BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pasal 1 angka 8 Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan Undang-Undang No. 30

Tahun 2004 Tetang Jabatan Notaris (UU Jabatan Notaris) memberikan pengertian Protokol Notaris adalah

kumpulan dokumen-dokumen notaris yang terdiri dari Minuta Akta, Gross Akta, dan akta-akta lainnya, yang

mana terkategori sebagai arsip negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh Notaris sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.1

Selain memposisikan protokol notaris sebagai arsip negara dan mewajibkan para notaris untuk

menyimpan dan menjaga protokol notarisnya. Apabila notaris yang bersangkutan cuti atau meninggal

dunia maka notaris yang bersangkutan wajib menyerahkan protokol kepada notaris pengganti yang

kemudian dibuatkan berita acara penyerahannya untuk selanjutnya disampaikan kepada Majelis Pengawas

Wailayah. Selain itu, Pasal 65 ayat (3) UU Jabatan Notaris juga mengamanatkan terhadap protokol notaris

yang telah berusia lebih dari 25 tahun untuk diserahkan kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD) untuk

disimpan. UU Jabatan Notaris juga memberikan sanksi kepada notaris yang tidak menjalankan amanah

Pasal 1 angka 13 UU Jabatan Notaris. Sanksi tersebut antara lain berupa peringatan tertulis,

pemberhentian sementara, pemberhentian dengan hormat, hingga pemberhentian dengan tidak hormat.

Ketatnya aturan dan beratnya sanksi untuk menjaga protokol notaris ini tidak berbanding lurus

dengan solusi yang diberikan oleh undang-undang kepada para notaris mengenai penyimpanan protokol

notaris ini. Sebab bagaimanapun juga sebagaimana yang kita ketahui arsip negara merupakan dokumen

yang sangat penting sehingga tidak boleh sampai hilang ataupun musnah. Sedangkan jika arsip negara

yang penting ini disimpan pada tempat biasa seperti rumah atau kantor maka resiko untuk hilang atau

musnahnya arsip ini sangat tinggi. Kondisi ini tidak dicermati oleh penyusun undang-undang sehingga UU

Jabatan tidak memberikan keterangan dengan jelas tentang bagaimana dan dimana protokol notaris ini

disimpan. Berdasarkan kondisi tersebut penulis tertarik untuk menyusun karya ilmiah tentang

“Penyimpanan Protokol Notaris Sebagai Arsip Negara”.

1 Lihat Pasal 1 angka 13 Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 jo Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Tetang Jabatan Notaris

BAB IIPEMBAHASAN

2.1. Mekanisme Penyimpanan Protokol Notaris Menurut UU Jabatan Notaris

Pasal 1 angka 13 UU Jabatan Notaris tidak memberikan secara terperinci mengenai penyimpanan

protokol notaris. Undang-undang ini hanya memerintahkan notaris untuk menyimpan protokol notaris

sebagai arsip negara. Yang dimaksud dengan protokol notaris adalah kumpulan dokumen seperti Minuta

Akta (Bundel Minuta akta), Buku Daftar Akta / Repertorium, Buku Daftar Surat dibawah tangan yang di

Sahkan, Buku Daftar Surat dibawah tangan yang di Bukukan, Klaper Daftar Akta, Klaper daftar surat

dibawah akta yang di sahkan, Buku daftar Protes, Buku daftar Wasiat, dan Buku daftar koperasi.2

Undang-Undang Jabatan Notaris ini hanya mengatur tentang penyerahan protokol notaris kepada

notaris sementara apabila notaris yang bersangkutan cuti dikarenakan diangkat sebagai pejabat negara

maka protokol notarisnya harus diserahkan kepada notaris pengganti yang ditunjuknya dan notaris

pengganti ini merupakan pemegang sementara protokol notaris tersebut, yang apabila notaris yang

bersangkutan telah tidak menjabat sebagai pejabat negara maka protokolnya diserahkan kembali oleh

notaris pengganti.3 Sedangkan apabila seorang notaris meninggal dunia maka setelah diberitahukan oleh

keluarga/ahli waris dari notaris tersebut maka akan ditunjuk pejabat sementara notaris oleh Majelis

Pengawas Daerah paling lama 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak notaris meninggal dunia. Selanjutnya

pejabat sementara notaris harus mengumpulkan seluruh protokol notaris yang meninggal dunia tersebut

dan menyerahkannya kepada Majelis Pengawas Daerah paling lama 60 (enam puluh) hari terhitung sejak

notaris yang besangkutan meninggal dunia.4

2.2. Mekanisme Penyimpanan Arsip Negara

Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang

“KETENTUAN POKOK KEARSIPAN “ pada Bab I Pasal I yang berbunyi sebagai berikut :

2 Lihat Pasal 62 Tahun 2004 jo Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Tetang Jabatan Notaris dan http://perlengkapan-notaris.blogspot.co.id/p/buku-notaris.html, pada tanggal 23 November 2015.3 Lihat Pasal 11 ayat (4), ayat (5), dan ayat (6) dan Pasal 32 Undang-Undang No. 30 Tahun Tahun 2004 jo Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan Undang-Undang No. 30 Tahun 2004 Tetang Jabatan Notaris 4 Lihat Pasal 35 ayat (3) dan ayat (4), Ibid.

1. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan

Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;

2. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau

perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,

dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sebagai naskah-naskah rekaman yang bersifat urgent maka diperlukan mekanisme penyimpanan yang

tepat demi menjaga keadaan arsip tersebut. Berdasarkan Pasal 1 angka 15 Undang-Undang No. 43 Tahun

2009 Tentang Kearsipan menetapkan ANRI sebagai lembaga pengelola arsip nasional sedang untuk

tingkat daerah baik Provinsi maupun Kabupaten/Kota dibentuk Badan Arsip daerah sebagai lembaga

pengelola arsip daerah. Lembaga-lembaga ini yang kemudian mengatur, merawat, dan mengelola arsip

negara dan menjaga kondisi serta keotentikannya. Sebagai bentuk aktifitasnya lembaga arsip ini

melakukan pemeriksaan, perawatan, dan penyelamatan arsip secara berkala. Selain itu, berdasarkan

Pasal 21 UU Kearsipan ANRI berwenang untuk menentukan depot tempat penyimpanan arsip. Sehingga

dengan mekanisme-mekanisme tersebut maka arsip-arsip yang ada akan terjamin keamanan dan

keasliannya.

BAB IIIPENUTUP

3.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian di atas maka penulis berkesimpulan mengenai protokop notaris perlu

dibangun “Kerjasama Penyimpanan Arsip”. Dengan melihat urgensi protokol notaris sebagai arsip negara

maka tidak ada salahnya apabila organisasi notaris membangun kerjasama dengan badan-badan

kearsipan negara dalam hal penyimpanan, perawatan, dan pengelolaan terhadap protokol notaris. Dengan

adanya kerjasama ini maka protokol notaris akan lebih terjamin dan terjaga ketimbang disimpan pada

rumah ataupun kantor notaris.