RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2 - syabas.com.my Supply System Approval Manual... · ruj. panduan...
Transcript of RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2 - syabas.com.my Supply System Approval Manual... · ruj. panduan...
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 1 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
5.2 PENERANGAN CARTA ALIR
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
1.0
Pengemukaan Permohonan
Jurutera perunding C & S (pemohon) perlu
mengemukakan permohonan ke SYABAS. Untuk
cadangan pembangunan yang memerlukan jumlah
keperluan sehari 50,000 liter sehari dan lebih, maka
permohonan sistem bekalan air luaran hendaklah
dikemukakan di Jabatan Pembangunan, Ibu Pejabat
manakala untuk jumlah yang kurang daripada 50,000
liter sehari maka permohonan perlu dikemukakan ke
Unit Perancangan & Pembangunan Syabas wilayah
berkenaan.
Pemohon
2.0
Penerimaan Permohonan
Permohonan yang dihantar dengan tangan akan
diterima di kaunter Pembangunan dan akan disemak
oleh Pembantu Tadbir atau Juruteknik Pentadbiran
(HQ) dan pembantu tadbir (Wilayah) berdasarkan
Borang Semakan BA1/3b/i/Bhgn I.
Permohonan yang diterima secara pos, akan
disahterima oleh pembantu tadbir/ Juruteknik
Pentadbiran (HQ)/ Pembantu Tadbir (Wilayah) serta
melengkapkan dan melampirkan borang
BA1/3b/i/Bhgn I. Permohonan tersebut akan direkod
ke dalam EDPLAS sebelum dimajukan kepada
Jurutera (HQ)/ Juruteknik (Wilayah).
Pembantu Tadbir
/Juruteknik
pentadbiran (HQ) &
Pembantu Tadbir
(Wilayah)
5 - 2
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 2 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
2.1
Permohonan TIDAK LENGKAP
Bagi permohonan yang diterima dengan tangan,
sekiranya permohonan yang disemak di kaunter tidak
lengkap, maka permohonan akan dikembalikan terus
kepada pemohon untuk tindakan selanjutnya.
Untuk permohonan yang diterima secara pos yang
didapati tidak lengkap, Jurutera (HQ) / Juruteknik
(Wilayah) akan menyediakan surat BAS e/3b/i/Bhgn I
dan diserahkan pembantu tadbir untuk ditaip.
Setelah surat BAS e/3b/i/Bhgn I disemak maka surat
tersebut akan dikepilkan bersama Borang Semakan
Kaunter BA1/3b/i/Bhgn. I dan diserahkan kepada
Pengurus (HQ) / Ketua Unit (Wilayah) untuk
ditandatangani. Untuk proses penyerahan surat, rujuk
7.0.
Pembantu Tadbir
/Juruteknik
pentadbiran (HQ) &
Pembantu Tadbir
(Wilayah)
Jurutera (HQ) /
Juruteknik (Wilayah)
Pengurus (HQ) /
Ketua Unit (Wilayah)
3.0
Permohonan LENGKAP
Permohonan akan disahterima. Pembantu Tadbir atau
Juruteknik pentadbiran (HQ) / pembantu tadbir
(Wilayah) akan memasukkan data ke dalam sistem
EDPLAS. Pada masa yang sama bil untuk yuran
pemprosesan pelan yang dikemukakan bersama
permohonan akan dikeluarkan kepada pemohon.
Pembantu Tadbir
/Juruteknik
pentadbiran (HQ) &
Pembantu Tadbir
(Wilayah)
5 - 3
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 3 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
3.1
Sekiranya pengemukaan permohonan adalah melalui
serahan tangan, maka bil tersebut akan diserahkan
kepada pemohon dan pemohon perlu membuat
pembayaran di kaunter pembayaran. Salinan untuk
resit pembayaran tersebut hendaklah diserahkan
kembali kepada Pembantu Tadbir atau Juruteknik
Pentadbiran (HQ) dan Pembantu Tadbir (Wilayah)
untuk dikepilkan bersama-sama dengan permohonan
pelan yang dikemukakan sebelum ianya dimajukan
kepada Jurutera (HQ) / Juruteknik (Wilayah)
bertanggungjawab.
Pemohon / Pembantu
Tadbir / Juruteknik
Pentadbiran (HQ) &
Pembantu Tadbir
(Wilayah)
3.2
Untuk permohonan yang diterima secara pos, Bank
Draf yang diterima untuk caj proses plan akan
diuruskan pembayarannya oleh pembantu tadbir atau
juruteknik (HQ) atau Pembantu Tadbir (Wilayah)
yang mengeluarkan bil berkenaan, di kaunter
bayaran. Pembayaran ini akan dibuat secara
berkelompok iaitu sekali dalam sehari.
Pembantu Tadbir /
Juruteknik
Pentadbiran (HQ) &
Pembantu Tadbir
(Wilayah)
5 - 4
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 4 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
3.3
Pihak perunding akan dimaklumkan berkenaan resit
pembayaran asal yang telah siap disediakan.
Sekiranya pihak perunding ingin mengambil sendiri
resit asal pembayaran, maka resit tersebut akan
disimpan dan semasa resit tersebut diambil, maka
butir-butir diri penerima akan dicatat dalam Buku
Rekod Pengambilan Dokumen/ Resit. Jika pihak
perunding bersetuju untuk resit tersebut dipos, maka
resit asal pembayaran proses pelan tersebut akan
dimasukkan ke dalam sampul surat dan dihantar ke
Bahagian Pentadbiran / Seksyen Pentadbiran untuk di
pos.
Pembantu Tadbir /
Juruteknik
Pentadbiran (HQ) &
Pembantu (Wilayah)
3.4
Salinan resit pembayaran akan dikepilkan bersama
permohonan pelan yang dikemukakan sebelum ianya
dimajukan kepada Jurutera (HQ) dan Juruteknik
(Wilayah) bertanggungjawab.
Pembantu Tadbir /
Juruteknik
Pentadbiran (HQ) &
Pembantu Tadbir
(Wilayah)
4.0
Pemprosesan Permohonan
Semakan terperinci akan dibuat berdasarkan Senarai
Semakan Teknikal BA2/3b/i/Bhgn I oleh Jurutera
(HQ) atau Juruteknik (Wilayah) bagi memastikan
keperluan garis panduan SYABAS dipatuhi.
Permohonan tersebut beserta borang BA2/3b/i/Bhgn I
kemudian akan diserahkan kepada Pengurus (HQ) /
Ketua Unit (Wilayah) untuk semakan.
Jurutera (HQ) &
Juruteknik (Wilayah)
Pengurus (HQ) /
Ketua Unit (Wilayah)
5 - 5
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 5 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
4.1
Permohonan Tidak Memenuhi Keperluan
Sekiranya permohonan masih tidak memenuhi
keperluan, maka surat ulasan BAS a/3b/i/Bhgn I akan
ditaip oleh pembantu tadbir mengikut ulasan yang
disediakan oleh jurutera (HQ) / juruteknik (Wilayah).
Setelah surat ulasan tersebut disemak, surat tersebut
dimajukan kepada Pengurus (HQ) / Ketua Unit
(Wilayah) untuk ditandatangani dan permohonan
akan dikembalikan kepada pemohon untuk tindakan
selanjutnya. Untuk proses penyerahan surat, rujuk
7.0.
Jurutera (HQ) /
Juruteknik (Wilayah)
Pengurus (HQ) /
Ketua Unit (Wilayah)
4.2
Permohonan Memenuhi Keperluan
Sekiranya semua keperluan teknikal dipatuhi atau
hanya terdapat pindaan-pindaan kecil mengikut
pertimbangan Jurutera (HQ) / Juruteknik (Wilayah)
pada pelan sistem bekalan air yang dicadangkan,
maka surat caj pembayaran SKP, BAS b/3b/i/Bhgn. I
untuk pembayaran Sumbangan Kos Pembangunan
(SKP) beserta Borang Akujanji, BA3/3b/i/Bhgn.I akan
disediakan oleh jurutera (HQ)/juruteknik (Wilayah)
termasuk ulasan-ulasan untuk pindaan –pindaan
kecil.
Walau bagaimanapun, pemohon perlu membuat
pembetulan terhadap pindaan-pindaan kecil tersebut
sebelum Surat Kelulusan Sistem Bekalan Air Luaran,
BAS c/3b/i/Bhgn. I dikeluarkan kepada pemohon.
Jurutera (HQ) /
Juruteknik (Wilayah)
5 - 6
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 6 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
4.3
Surat SKP yang telah disemak oleh Pengurus (HQ) dan
Ketua Unit (Wilayah) akan dimajukan kepada Ketua
Jabatan Pembangunan / Ketua Wilayah untuk
ditandatangani sebelum dikeluarkan kepada pemohon.
Untuk proses penyerahan surat, rujuk 7.0.
Ketua Jabatan
Pembangunan /
Ketua Wilayah
5.0
Pembayaran SKP 40%
Pemohon perlu membuat pembayaran minimum 40%
daripada jumlah keseluruhan SKP sebelum sebarang
kelulusan pelan dapat dikeluarkan. Manakala baki
pembayaran SKP pula perlu dibayar di SYABAS
Wilayah berkaitan sebelum pemasangan meter.
Pemohon hendaklah mengemukakan bank draft atas
nama SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
untuk pembayaran SKP minimum 40% di kaunter
Jabatan Pembangunan atau Unit Perancangan &
Pembangunan bersama-sama permohonan yang telah
lengkap.
Pemohon
5.1
Sekiranya pengemukaan bank draft adalah melalui
serahan tangan, maka bil tersebut akan diserahkan
kepada pemohon dan pemohon perlu membuat
pembayaran di kaunter pembayaran. Salinan untuk resit
pembayaran tersebut hendaklah diserahkan kembali
kepada Pembantu Tadbir atau juruteknik (HQ) dan
Pembantu Tadbir (Wilayah) untuk dikepilkan
Pembantu Tadbir /
Juruteknik
Pentadbiran (HQ) &
Pembantu Tadbir
(Wilayah)
5 - 7
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 7 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
bersama-sama dengan permohonan pelan yang
dikemukakan sebelum ianya dimajukan kepada
Jurutera (HQ) dan Juruteknik (Wilayah)
bertanggungjawab.
5.2
Untuk bank draft yang diterima secara pos, bil untuk
caj SKP akan diuruskan pembayarannya oleh
pembantu tadbir atau juruteknik pentadbiran (HQ)
dan Pembantu Tadbir atau Juruteknik (Wilayah) yang
mengeluarkan bil berkenaan, di kaunter bayaran.
Pembayaran ini akan dibuat secara berkelompok iaitu
sekali dalam sehari.
Pembantu Tadbir /
Juruteknik
Pentadbiran (HQ) &
Pembantu Tadbir
(Wilayah)
5.3
Pihak perunding akan dimaklumkan berkenaan resit
pembayaran asal yang telah siap disediakan.
Sekiranya pihak perunding berhajat untuk mengambil
sendiri resit asal pembayaran, maka resit tersebut
akan disimpan dan semasa resit tersebut diambil,
maka butir-butir diri penerima akan dicatat dalam
Buku Rekod Pengambilan Dokumen/ Resit. Jika pihak
perunding bersetuju untuk resit tersebut dipos, maka
resit asal pembayaran proses pelan tersebut akan
dimasukkan ke dalam sampul surat dan dihantar ke
Bahagian Pentadbiran (HQ) / Seksyen Pentadbiran
(Wilayah) untuk di pos.
Pembantu Tadbir /
Juruteknik
Pentadbiran (HQ) &
Pembantu Tadbir
(Wilayah)
5 - 8
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 8 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
5.4
Salinan resit pembayaran akan dikepilkan bersama
permohonan pelan yang dikemukakan dan sistem
EDPLAS akan dikemaskini oleh pembantu tadbir atau
juruteknik pentadbiran (HQ) dan pembantu tadbir
(Wilayah) sebelum ianya dimajukan kepada Jurutera
(HQ) dan Juruteknik (Wilayah) bertanggungjawab.
Pembantu Tadbir /
Juruteknik
Pentadbiran (HQ) &
Pembantu Tadbir
(Wilayah)
5.5
Pemprosesan Permohonan
Semakan akhir akan dibuat oleh Jurutera (HQ) dan
Juruteknik (Wilayah) bagi memastikan pemohon telah
membuat pembetulan terhadap pindaan-pindaan
kecil yang dinyatakan dalam surat BAS b/3b/i/Bhgn. I.
Jurutera (HQ) dan
Juruteknik (Wilayah)
5.6
Masih Tidak Memenuhi Ulasan.
Untuk permohonan yang masih tidak memenuhi
keperluan SYABAS, surat ulasan BAS a/3b/i/Bhgn.I
dan surat ulasan tersebut diserah kepada Pengurus
(HQ) atau Ketua Unit (Wilayah) untuk disemak.
Setelah surat BAS a/3b/i/Bhgn I disemak maka surat
tersebut diserahkan kepada Pengurus (HQ) / Ketua
Unit (Wilayah) untuk ditandatangani. Untuk proses
penyerahan surat, rujuk 7.0.
Jurutera (HQ) dan
Juruteknik (Wilayah)
Pengurus (HQ) /
Ketua Unit (Wilayah)
5 - 9
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 9 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
6.0
Permohonan memenuhi ulasan
Permohonan yang telah lengkap akan dibentangkan
di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelulusan Pelan
JKP1/ JKP2/ JKP3 dengan menggunakan Borang
JKP1/2/3 yang telah disediakan oleh Jurutera (HQ)
dan Juruteknik (Wilayah) dan diserah kepada
Pengurus (HQ)/ Ketua Unit (Wilayah).
Pembentangan dibuat oleh Pengurus (HQ) / Ketua
Unit (Wilayah) dalam mesyuarat JKP berkaitan.
Jurutera (HQ) /
Juruteknik (Wilayah)
Pengurus (HQ) /
Ketua Unit (Wilayah)
& Ahli JKP berkaitan.
6.1
Permohonan TIDAK LULUS
Sekiranya keputusan JKP berkaitan tidak meluluskan
permohonan tersebut, maka surat ulasan BAS
d/3b/i/Bhgn. I akan disediakan oleh Jurutera (HQ) /
juruteknik (Wilayah) berdasarkan ulasan dan
keputusan JKP untuk ditaip oleh pembantu tadbir.
Pengurus (HQ) /
Ketua Unit (Wilayah)
6.2
Surat ulasan yang telah disediakan oleh Jurutera (HQ)
/ juruteknik (Wilayah) akan diserah kepada Pengurus
(HQ) / Ketua Unit (Wilayah) untuk semakan.
Setelah disemak, surat tersebut dimajukan kepada
Ketua Jabatan / Ketua Wilayah untuk ditandatangani
bagi pihak atau merangkap pengerusi JKP yang telah
diadakan. Untuk proses penyerahan surat, rujuk 7.0.
Pengurus (HQ) /
Ketua Unit (Wilayah)
Ketua Jabatan / Ketua
Wilayah
5 - 10
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 10 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
6.3
Permohonan LULUS
Sekiranya JKP berkaitan meluluskan permohonan
tersebut, maka surat kelulusan BAS c/3b/i/Bhgn.I akan
disediakan oleh Jurutera (HQ)/ Juruteknik (Wilayah)
yang bertanggungjawab untuk ditaip oleh pembantu
tadbir.
Jurutera (HQ) /
Juruteknik (Wilayah
6.4
Surat kelulusan yang telah disediakan oleh Jurutera
(HQ) / juruteknik (Wilayah) beserta pelan susunatur
akan diserah kepada Pengurus (HQ) / Ketua Unit
(Wilayah) untuk semakan.
Setelah disemak, surat dan pelan tersebut dimajukan
kepada Ketua Jabatan / Ketua Wilayah untuk
ditandatangani bagi pihak atau merangkap pengerusi
JKP yang telah diadakan. Pelan susunatur perlu dicop
lulus & ditandatangani.
Pengurus (HQ) /
Ketua Unit (Wilayah)
Ketua Jabatan / Ketua
Wilayah
7.0
Penyerahan Surat
Surat kelulusan / ulasan akan difax kepada Perunding
atau pemaju. Surat asal akan dihantar ke Bahagian
Pentadbiran (HQ) / Seksyen Pentadbiran (Wilayah)
untuk dipos. Sekiranya penerima mengambil sendiri
permohonan di Jabatan / Unit Perancangan &
Pembangunan maka penerima dikehendaki
melengkapkan butir-butir diri didalam Buku Rekod
Pengambilan Dokumen / Resit. yang disediakan.
Pembantu Tadbir
5 - 11
RUJ. PANDUAN PMDD/D/SOP/2
TARIKH APRIL 2007
NO. KELUARAN 1
NO. PINDAAN 0
SYARIKAT BEKALAN AIR SELANGOR SDN BHD
MUKA SURAT 11 dari 11
JABATAN PEMBANGUNAN IBU PEJABAT/ UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN SYABAS
WILAYAH
MANUAL UNTUK PROSES KELULUSAN PELAN SISTEM BEKALAN AIR
PERKARA PROSES SEMAKAN PERMOHONAN PELAN TERPERINCI SISTEM BEKALAN AIR LUARAN
.
RUJ PERLAKSANAAN PROSEDUR TINDAKAN
7.1
Sesalinan surat kelulusan yang telah ditandatangani
oleh Ketua Jabatan atau Ketua Wilayah akan
diberikan kepada pembantu tadbir untuk dikemaskini
dalam sistem EDPLAS.
Pembantu Tadbir
5 - 12