SOKONGAN Halaman: 1/12 PENGURUSAN SUMBER...

SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PEJABAT PENDAFTAR

Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06

Halaman: 1/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD

Tarikh: 08/08/2011

1.0 TUJUAN

Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara Permohonan Cuti Tidak Berekod (CTB).

2.0 SKOP

Arahan Kerja ini meliputi pengurusan penerimaan permohonan CTB staf. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Perintah-Perintah Am (Bab C) Cuti

Perintah-Perintah Am (Bab G) Waktu Bekerja dan Lebih Masa

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11 Tahun 1980

Cuti Tidak Berekod Bagi Pegawai-Pegawai Kerajaan Yang Dipilih Untuk Mengambil Bahagian Dalam Sukan-Sukan Perwakilan

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 2002

Kemudahan Cuti Isteri Bersalin


Kemudahan Cuti Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat


Kemudahan Cuti Tanpa Rekod Untuk Anggota Perkhidmatan Awam Yang Dilantik Sebagai Jurulatih Program Latihan Khidmat Negara

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2009

Kemudahan Cuti Kursus Sambilan (CKS) Kepada Pegawai Yang Mengikuti Pengajian Secara Sambilan Di Institusi Pengajian Tinggi (IPT) Dalam Negara


Kemudahan Cuti Tanpa Rekod Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Yang Menderma Organ

Surat JPA 43/26Klt 4 (43) bth 7 September 2007

Memohon Penjelasan Berhubung Dengan Kaedah dan Peraturan Pemberian Cuti Gantian

Surat edaran Pejabat Pendaftar UPM/PEND/3.1.1. Bhg 4 bth 30 September 2010

Menjalankan Kerja Lebih Masa Bagi Tujuan Bayaran Kerja Lebih Masa atau Tuntutan Cuti Gantian

- E-Panduan Kemudahan Cuti

- Panduan Cuti on Web (Pegawai yang Melaksana)

- Panduan Cuti on Web (Umum)

- Panduan Cuti on Web (Cuti Gantian)

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 2/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

CTB : Cuti Tidak Berekod

CG : Cuti Gantian

AKLM : Arahan Kerja Lebih Masa

e-Punch : Sistem Perakam Waktu Online

PEND : Pejabat Pendaftar

PTJ : Pusat Tanggungjawab

KB : Ketua Bahagian

KS : Ketua Seksyen

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab

KJ : Ketua Jabatan

PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)

PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)

PL : Pegawai Pelulus

PS : Pegawai Penyokong

PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar

PYM : Pegawai yang Melaksana

Pembantu Tadbir (P/O) Pusat Tanggungjawab

Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab

Pembantu Makmal

Pembantu Perpustakaan

Penolong Pegawai Sains

Penolong Pegawai Tadbir

Penolong Pengurus Asrama

Pegawai Sains

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 3/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

5.0 TANGGUNGJAWAB

Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan prosedur arahan kerja ini dilaksanakan.

Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 4/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

6.0 CARTA ALIR

Mula

Kenalpasti Jenis Cuti

7.1

7.2

7.3

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.11

7.4

7.10

Layak?

Ya

Pemohon Bercuti

Tidak

Maklum Permohonan

Disokong

Terima dan Semak

Permohonan

Sokong ?

Pantau Pengambilan CTB

Isi Borang Permohonan

Hantar Permohonan

Maklum Permohonan Lulus

Tamat

Ya

7.12

Sokong ?

Kemaskini Rekod

7.15

Tidak

A

A

Hantar Untuk Sokongan PS

Hantar Untuk Kelulusan PL

Lulus ?

Tidak

Ya

7.16

7.17

7.18

7.19

7.20

Pemohon Bercuti

Tidak

Dapatkan Sokongan

Maklum

Permohonan

Tidak Disokong

Maklum

Permohonan

Tidak Disokong

Maklum

Permohonan

Tidak Lulus

Ya

7.21

7.22

7.23

7.24

7.25

Lulus ?

Maklum Permohonan Lulus

Maklum

Permohonan

Tidak Lulus

Buat Permohonan di Sistem

e-Cuti/Borang

Terima dan Semak

Permohonan Secara Online

7.13

7.14

Ya

Mohon CG ?Tidak

7.26

7.27

7.28

Ya

Tidak

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 5/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Kenal pasti Jenis Cuti 7.2.1 Kenalpasti jenis CTB yang hendak dipohon

berdasarkan syarat dan kelayakan. Rujuk:

Perintah Am Bab C;

Pekeliling Perkhidmatan;

Surat Pekeliling Perkhidmatan;

Surat Edaran;

E-Panduan Kemudahan Cuti

Pemohon/PYM

7.3 Isi Borang Permohonan 7.3.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02

(Permohonan Cuti Tidak Berekod) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar.

7.3.2 Buat permohonan mengikut tempoh yang telah

ditetapkan. Jika tidak mematuhi tempoh yang ditetapkan beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang.

Pemohon/PYM

Pemohon

7.4 Hantar Permohonan 7.4.1 Hantar borang permohonan yang lengkap

disertakan dokumen sokongan kepada PYM.

Pemohon/PYM

7.5 Terima dan Semak Permohonan 7.5.1 Terima dan semak borang permohonan yang

dilampir dokumen sokongan. 7.5.2 Jika tidak lengkap, minta pemohon

melengkapkan borang permohonan dan ikut langkah 7.4.

7.5.3 Jika lengkap, ikut langkah 7.6.

PT PTJ/PYM

PT PTJ/PYM

PYM

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 6/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

7.6 Layak ? 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.7. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.27.

PYM

PYM

7.7 Dapatkan Sokongan 7.7.1 Hantar borang untuk dapat sokongan daripada

PS.

PS/PYM

7.8

Sokong ? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.10. 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9 dan 7.27.

PT PTJ/PYM

PT PTJ/PYM

7.9 Maklum Permohonan Tidak Disokong 7.9.1 Hantar salinan borang permohonan kepada

pemohon untuk maklumkan permohonan tidak disokong.

7.9.2 Failkan borang permohonan ke dalam Fail Cuti

Staf.

Pemohon/PYM

PYM

7.10 Maklum Permohonan Disokong 7.10.1 Maklum secara lisan permohonan disokong.

Pemohon/PYM

7.11 Lulus ? 7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.13 7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.12.

PL/PYM

PL/PYM

7.12 Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.12.1 Hantar salinan borang permohonan kepada

pemohon untuk maklumkan permohonan tidak lulus.

7.12.2 Masuk borang permohonan ke dalam Fail Cuti

Staf.

Pemohon/PYM

PYM

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 7/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

7.13 Maklum Permohonan Lulus 7.13.1 Rekod permohonan CTB yang dilulus ke dalam

Sistem e-Cuti. 7.13.2 Terima makluman pemohonan CTB yang dilulus

melalui e-mel.

PYM

Pemohon

7.14 Pemohon Bercuti

7.14.1 Ambil CTB mengikut tarikh yang diluluskan.

Pemohon

7.15 Mohon CG ?

7.15.1 Jika ya, ikut langkah 7.16.

7.15.2 Jika tidak, ikut langkah 7.27.

Pemohon

Pemohon/PYM

7.16

Buat Permohonan di Sistem e-Cuti/Borang

7.16.1 Buat permohonan secara online di Sistem e-Cuti dalam tempoh tiga (3) hari sebelum tarikh cuti bermula.

Rujuk:

Manual Pengguna di Sistem e-Cuti 7.16.2 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05

(Permohonan Cuti Gantian), jika sistem tidak berfungsi. Masukkan ke dalam Sistem e-Cuti rekod permohonan jika sistem telah berfungsi.

7.16.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan jika

permohonan cuti dibuat kurang daripada tempoh tiga (3) hari sebelum tarikh cuti bermula.

Pemohon

Pemohon/PYM

Pemohon

7.17 Terima dan Semak Permohonan Secara Online/borang 7.17.1 Terima dan semak permohonan secara online di Sistem e-Cuti/borang.

PYM

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 8/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

7.17.2 Semak rekod di Fail Cuti Staf. Pemohon telah melalui proses berikut:

mendapat kelulusan/arahan menjalankan kerja lebih masa;

membuat tuntutan CG di sistem atau melalui borang SOK /BUM/BR01/B-Cuti 04

(Borang Tuntutan Cuti Gantian [Kerja Lebih Masa]);

jumlah masa/hari yang dituntut mencukupi; dan

tempoh kerja lebih masa belum luput.

PYM

7.18 Hantar Untuk Sokongan PS 7.18.1 Hantar permohonan yang telah disemak dan

lengkap secara online di Sistem e-Cuti kepada PS untuk proses sokong/tidak disokong.

7.18.2 Hantar borang permohonan yang telah disemak

dan lengkap kepada PS untuk proses sokong/tidak disokong jika sistem tidak berfungsi.

PS/PYM

PS/PYM

7.19 Sokong ? 7.19.1 Jika ya, ikut langkah 7.21. 7.19.2 Jika tidak, ikut langkah 7.20.

PS

PS/Pemohon

7.20 Maklum Permohonan Tidak Disokong 7.20.1 Terima e-mel daripada PS maklum status

permohonan tidak disokong. 7.20.2 Hantar salinan borang kepada pemohon untuk

maklum permohonan tidak disokong jika permohonan menggunakan borang. Ikut langkah 7.27.

PS/Pemohon

PYM

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 9/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

7.21 Hantar Untuk Kelulusan PL 7.21.1 Laksana pemberian kelulusan CG samada

diluluskan/tidak diluluskan menerusi Sistem e-Cuti.

7.21.2 Hantar borang permohonan yang telah

disokong kepada PL untuk kelulusan.

PL

PYM

7.22 Lulus ? 7.22.1 Jika ya, ikut langkah 7.24. 7.22.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23.

Pemohon

Pemohon/PYM

7.23 Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.23.1 Terima e-mel daripada PL maklum status

permohonan tidak lulus. Ikut langkah 7.27.

Pemohon

7.24 Maklum Permohonan Lulus 7.24.1 Terima e-mel daripada PL maklum status

permohonan lulus. 7.24.2 Hantar salinan borang permohonan yang telah

diluluskan untuk maklum status permohonan lulus jika permohonan menggunakan borang.

Pemohon

PYM

7.25 Pemohon Bercuti 7.25.1 Ambil CG mengikut tempoh masa dan tarikh

yang diluluskan. 7.25.2 Cetak permohonan CG staf melalui Sistem

e-Cuti. Semak dan sahkan pada borang dan masukkan ke dalam Fail Cuti Staf.

Pemohon

PYM

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 10/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

7.26 Pantau Pengambilan CTB 7.26.1 Pantau dan semak pengambilan CTB staf

melalui penyata cuti di Sistem e-Cuti dan Fail Cuti Staf.

7.26.2 Maklum kepada pemohon jika kelayakan CTB tiada/kelayakan sudah habis. Ambil CR/CG yang layak.

PYM

PYM

7.27 Kemaskini Rekod 7.27.1 Rekod tarikh cuti dan jenis cuti CTB dalam Sistem e-Cuti bagi CTB yang dimohon menggunakan

borang. 7.27.2 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf mana-mana rekod

kualiti yang berkenaan:

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod);

borang SOK /BUM/BR01/B-Cuti 19 (Surat Arahan Dan Kelulusan Menjalankan Kerja Lebih Masa)/surat/dokumen lain yang berkaitan;

borang SOK /BUM/BR01/B-Cuti 04 (Borang Tuntutan Cuti Gantian [Kerja Lebih Masa]);

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian)

dokumen-dokumen sokongan; dan

penyata cuti

PYM

PYM

7.28 Tamat

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 11/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan Kuasa Melupus

1.

UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod) yang lengkap

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 06 (Borang Permohonan Cuti Isteri Bersalin)

Surat atau dokumen sokongan permohonan CTB

Surat arahan kerja lebih masa/surat atau dokumen yang mengesahkan arahan kerja lebih masa.

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 04 (Tuntutan Cuti Gantian) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan tuntutan cuti gantian yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian) yang lengkap

Penyata cuti staf

PYM

PTJ

Sepanjang tempoh

perkhidmatan

PTJ

2.

e-Cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my)

UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti)

UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-Cuti)

Pegawai Teknologi Maklumat

iDEC

PYM

iDEC

PTJ

PTJ

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

http://www.putra.upm.edu.my/


PEJABAT PENDAFTAR


Halaman: 12/12

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tarikh: 08/08/2011

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia/ Disemak Oleh

Disahkan Oleh

Tarikh Kuat kuasa

02 00 Keseluruhan Keluaran Pertama untuk

satu pensijilan KB Pengurusan

Sumber Manusia WP 15/02/2011

02 01 SOK (BUM)

3/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 08/08/2011

DOKUM

EN TID

AK TERKAW

AL

SOKONGAN Halaman: 1/12 PENGURUSAN SUMBER...

Documents

Transcript of SOKONGAN Halaman: 1/12 PENGURUSAN SUMBER...