SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 1/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
1.0 TUJUAN
Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara Permohonan Cuti Tidak Berekod (CTB).
2.0 SKOP
Arahan Kerja ini meliputi pengurusan penerimaan permohonan CTB staf. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
Perintah-Perintah Am (Bab C) Cuti
Perintah-Perintah Am (Bab G) Waktu Bekerja dan Lebih Masa
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11 Tahun 1980
Cuti Tidak Berekod Bagi Pegawai-Pegawai Kerajaan Yang Dipilih Untuk Mengambil Bahagian Dalam Sukan-Sukan Perwakilan
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 2002
Kemudahan Cuti Isteri Bersalin
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2002
Kemudahan Cuti Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2004
Kemudahan Cuti Tanpa Rekod Untuk Anggota Perkhidmatan Awam Yang Dilantik Sebagai Jurulatih Program Latihan Khidmat Negara
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2009
Kemudahan Cuti Kursus Sambilan (CKS) Kepada Pegawai Yang Mengikuti Pengajian Secara Sambilan Di Institusi Pengajian Tinggi (IPT) Dalam Negara
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2010
Kemudahan Cuti Tanpa Rekod Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Yang Menderma Organ
Surat JPA 43/26Klt 4 (43) bth 7 September 2007
Memohon Penjelasan Berhubung Dengan Kaedah dan Peraturan Pemberian Cuti Gantian
Surat edaran Pejabat Pendaftar UPM/PEND/3.1.1. Bhg 4 bth 30 September 2010
Menjalankan Kerja Lebih Masa Bagi Tujuan Bayaran Kerja Lebih Masa atau Tuntutan Cuti Gantian
- E-Panduan Kemudahan Cuti
- Panduan Cuti on Web (Pegawai yang Melaksana)
- Panduan Cuti on Web (Umum)
- Panduan Cuti on Web (Cuti Gantian)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 2/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
CTB : Cuti Tidak Berekod
CG : Cuti Gantian
AKLM : Arahan Kerja Lebih Masa
e-Punch : Sistem Perakam Waktu Online
PEND : Pejabat Pendaftar
PTJ : Pusat Tanggungjawab
KB : Ketua Bahagian
KS : Ketua Seksyen
KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab
KJ : Ketua Jabatan
PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)
PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)
PL : Pegawai Pelulus
PS : Pegawai Penyokong
PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar
PYM : Pegawai yang Melaksana
Pembantu Tadbir (P/O) Pusat Tanggungjawab
Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab
Pembantu Makmal
Pembantu Perpustakaan
Penolong Pegawai Sains
Penolong Pegawai Tadbir
Penolong Pengurus Asrama
Pegawai Sains
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 3/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
5.0 TANGGUNGJAWAB
Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan prosedur arahan kerja ini dilaksanakan.
Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 4/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
6.0 CARTA ALIR
Mula
Kenalpasti Jenis Cuti
7.1
7.2
7.3
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
7.11
7.4
7.10
Layak?
Ya
Pemohon Bercuti
Tidak
Maklum Permohonan
Disokong
Terima dan Semak
Permohonan
Sokong ?
Pantau Pengambilan CTB
Isi Borang Permohonan
Hantar Permohonan
Maklum Permohonan Lulus
Tamat
Ya
7.12
Sokong ?
Kemaskini Rekod
7.15
Tidak
A
A
Hantar Untuk Sokongan PS
Hantar Untuk Kelulusan PL
Lulus ?
Tidak
Ya
7.16
7.17
7.18
7.19
7.20
Pemohon Bercuti
Tidak
Dapatkan Sokongan
Maklum
Permohonan
Tidak Disokong
Maklum
Permohonan
Tidak Disokong
Maklum
Permohonan
Tidak Lulus
Ya
7.21
7.22
7.23
7.24
7.25
Lulus ?
Maklum Permohonan Lulus
Maklum
Permohonan
Tidak Lulus
Buat Permohonan di Sistem
e-Cuti/Borang
Terima dan Semak
Permohonan Secara Online
7.13
7.14
Ya
Mohon CG ?Tidak
7.26
7.27
7.28
Ya
Tidak
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 5/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Kenal pasti Jenis Cuti 7.2.1 Kenalpasti jenis CTB yang hendak dipohon
berdasarkan syarat dan kelayakan. Rujuk:
Perintah Am Bab C;
Pekeliling Perkhidmatan;
Surat Pekeliling Perkhidmatan;
Surat Edaran;
E-Panduan Kemudahan Cuti
Pemohon/PYM
7.3 Isi Borang Permohonan 7.3.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02
(Permohonan Cuti Tidak Berekod) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar.
7.3.2 Buat permohonan mengikut tempoh yang telah
ditetapkan. Jika tidak mematuhi tempoh yang ditetapkan beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang.
Pemohon/PYM
Pemohon
7.4 Hantar Permohonan 7.4.1 Hantar borang permohonan yang lengkap
disertakan dokumen sokongan kepada PYM.
Pemohon/PYM
7.5 Terima dan Semak Permohonan 7.5.1 Terima dan semak borang permohonan yang
dilampir dokumen sokongan. 7.5.2 Jika tidak lengkap, minta pemohon
melengkapkan borang permohonan dan ikut langkah 7.4.
7.5.3 Jika lengkap, ikut langkah 7.6.
PT PTJ/PYM
PT PTJ/PYM
PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 6/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
7.6 Layak ? 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.7. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.27.
PYM
PYM
7.7 Dapatkan Sokongan 7.7.1 Hantar borang untuk dapat sokongan daripada
PS.
PS/PYM
7.8
Sokong ? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.10. 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9 dan 7.27.
PT PTJ/PYM
PT PTJ/PYM
7.9 Maklum Permohonan Tidak Disokong 7.9.1 Hantar salinan borang permohonan kepada
pemohon untuk maklumkan permohonan tidak disokong.
7.9.2 Failkan borang permohonan ke dalam Fail Cuti
Staf.
Pemohon/PYM
PYM
7.10 Maklum Permohonan Disokong 7.10.1 Maklum secara lisan permohonan disokong.
Pemohon/PYM
7.11 Lulus ? 7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.13 7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.12.
PL/PYM
PL/PYM
7.12 Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.12.1 Hantar salinan borang permohonan kepada
pemohon untuk maklumkan permohonan tidak lulus.
7.12.2 Masuk borang permohonan ke dalam Fail Cuti
Staf.
Pemohon/PYM
PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 7/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
7.13 Maklum Permohonan Lulus 7.13.1 Rekod permohonan CTB yang dilulus ke dalam
Sistem e-Cuti. 7.13.2 Terima makluman pemohonan CTB yang dilulus
melalui e-mel.
PYM
Pemohon
7.14 Pemohon Bercuti
7.14.1 Ambil CTB mengikut tarikh yang diluluskan.
Pemohon
7.15 Mohon CG ?
7.15.1 Jika ya, ikut langkah 7.16.
7.15.2 Jika tidak, ikut langkah 7.27.
Pemohon
Pemohon/PYM
7.16
Buat Permohonan di Sistem e-Cuti/Borang
7.16.1 Buat permohonan secara online di Sistem e-Cuti dalam tempoh tiga (3) hari sebelum tarikh cuti bermula.
Rujuk:
Manual Pengguna di Sistem e-Cuti 7.16.2 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05
(Permohonan Cuti Gantian), jika sistem tidak berfungsi. Masukkan ke dalam Sistem e-Cuti rekod permohonan jika sistem telah berfungsi.
7.16.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan jika
permohonan cuti dibuat kurang daripada tempoh tiga (3) hari sebelum tarikh cuti bermula.
Pemohon
Pemohon/PYM
Pemohon
7.17 Terima dan Semak Permohonan Secara Online/borang 7.17.1 Terima dan semak permohonan secara online di Sistem e-Cuti/borang.
PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 8/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
7.17.2 Semak rekod di Fail Cuti Staf. Pemohon telah melalui proses berikut:
mendapat kelulusan/arahan menjalankan kerja lebih masa;
membuat tuntutan CG di sistem atau melalui borang SOK /BUM/BR01/B-Cuti 04
(Borang Tuntutan Cuti Gantian [Kerja Lebih Masa]);
jumlah masa/hari yang dituntut mencukupi; dan
tempoh kerja lebih masa belum luput.
PYM
7.18 Hantar Untuk Sokongan PS 7.18.1 Hantar permohonan yang telah disemak dan
lengkap secara online di Sistem e-Cuti kepada PS untuk proses sokong/tidak disokong.
7.18.2 Hantar borang permohonan yang telah disemak
dan lengkap kepada PS untuk proses sokong/tidak disokong jika sistem tidak berfungsi.
PS/PYM
PS/PYM
7.19 Sokong ? 7.19.1 Jika ya, ikut langkah 7.21. 7.19.2 Jika tidak, ikut langkah 7.20.
PS
PS/Pemohon
7.20 Maklum Permohonan Tidak Disokong 7.20.1 Terima e-mel daripada PS maklum status
permohonan tidak disokong. 7.20.2 Hantar salinan borang kepada pemohon untuk
maklum permohonan tidak disokong jika permohonan menggunakan borang. Ikut langkah 7.27.
PS/Pemohon
PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 9/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
7.21 Hantar Untuk Kelulusan PL 7.21.1 Laksana pemberian kelulusan CG samada
diluluskan/tidak diluluskan menerusi Sistem e-Cuti.
7.21.2 Hantar borang permohonan yang telah
disokong kepada PL untuk kelulusan.
PL
PYM
7.22 Lulus ? 7.22.1 Jika ya, ikut langkah 7.24. 7.22.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23.
Pemohon
Pemohon/PYM
7.23 Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.23.1 Terima e-mel daripada PL maklum status
permohonan tidak lulus. Ikut langkah 7.27.
Pemohon
7.24 Maklum Permohonan Lulus 7.24.1 Terima e-mel daripada PL maklum status
permohonan lulus. 7.24.2 Hantar salinan borang permohonan yang telah
diluluskan untuk maklum status permohonan lulus jika permohonan menggunakan borang.
Pemohon
PYM
7.25 Pemohon Bercuti 7.25.1 Ambil CG mengikut tempoh masa dan tarikh
yang diluluskan. 7.25.2 Cetak permohonan CG staf melalui Sistem
e-Cuti. Semak dan sahkan pada borang dan masukkan ke dalam Fail Cuti Staf.
Pemohon
PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 10/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
7.26 Pantau Pengambilan CTB 7.26.1 Pantau dan semak pengambilan CTB staf
melalui penyata cuti di Sistem e-Cuti dan Fail Cuti Staf.
7.26.2 Maklum kepada pemohon jika kelayakan CTB tiada/kelayakan sudah habis. Ambil CR/CG yang layak.
PYM
PYM
7.27 Kemaskini Rekod 7.27.1 Rekod tarikh cuti dan jenis cuti CTB dalam Sistem e-Cuti bagi CTB yang dimohon menggunakan
borang. 7.27.2 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf mana-mana rekod
kualiti yang berkenaan:
borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod);
borang SOK /BUM/BR01/B-Cuti 19 (Surat Arahan Dan Kelulusan Menjalankan Kerja Lebih Masa)/surat/dokumen lain yang berkaitan;
borang SOK /BUM/BR01/B-Cuti 04 (Borang Tuntutan Cuti Gantian [Kerja Lebih Masa]);
borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian)
dokumen-dokumen sokongan; dan
penyata cuti
PYM
PYM
7.28 Tamat
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 11/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan Kuasa Melupus
1.
UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod) yang lengkap
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 06 (Borang Permohonan Cuti Isteri Bersalin)
Surat atau dokumen sokongan permohonan CTB
Surat arahan kerja lebih masa/surat atau dokumen yang mengesahkan arahan kerja lebih masa.
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 04 (Tuntutan Cuti Gantian) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan tuntutan cuti gantian yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian) yang lengkap
Penyata cuti staf
PYM
PTJ
Sepanjang tempoh
perkhidmatan
PTJ
2.
e-Cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my)
UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti)
UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-Cuti)
Pegawai Teknologi Maklumat
iDEC
PYM
iDEC
PTJ
PTJ
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTAR
Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 06
Halaman: 12/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI TIDAK BEREKOD
Tarikh: 08/08/2011
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia/ Disemak Oleh
Disahkan Oleh
Tarikh Kuat kuasa
02 00 Keseluruhan Keluaran Pertama untuk
satu pensijilan KB Pengurusan
Sumber Manusia WP 15/02/2011
02 01 SOK (BUM)
3/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 08/08/2011
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
Top Related