SOP BEM FP 2011

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. [email protected]

1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

PERIODE 2010-2011

PENDAHULUAN

Manusia diciptakan memiliki akal untuk bisa memikirkan hal-hal yang luar biasa di

sekelilingnya hingga menyadari betapa Agungnya Sang Pencipta, yang telah menciptakan

segala sesuatu tanpa sia-sia, maka pantaslah puji dan syukur senantiasa kita lantunkan pada

Sang Khalik Allah SWT, Dzat yang Maha Melihat dan Maha Mengetahui apa yang

tersembunyi.

Badan Eksekutif Mahasiswa sebagai lembaga kemahasiswaan yang dipercaya

menjalankan amanah besar mahasiswa Universitas Trunojoyo Madura membutuhkan sebuah

perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan. Manajemen

yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuat

sebuah “Standart Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP.

SOP BEM FAPERTA adalah standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh

BEM FAPERTA untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar

terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan

terpercaya dalam menjalankan mekanisme kinerja organisasi dan mekanisme kinerja dari

pelaksanaan program-program kerja yang telah disahkan maupun belum pada saat rapat kerja.

SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan

melaksanakan kegiatan yang membawa nama Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Pertanian

Universitas Trunojoyo Madura. SOP dibuat secara tertulis sebagai panduan untuk

mempersiapkan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan sebuah program kerja yang

dilaksanakan Badan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Pertanian Universitas Trunojoyo

Madura.





2

BAB I

VISI, MISI, LAMBANG, MOTTO DAN ATRIBUT

A. VISI ORGANISASI

Membangun KM-FAPERTA yang lebih Aktif, Inovatif dan Progresif dalam

menumbuhkan insan intelektual berwawasan Akademis, Organisatoris dan Religious serta

berdaya saing gobal dan berbasis kearifan local.

B. MISI ORGANISASI

1. Meningkatkan semangat akademis dan organisatoris melalui kegiatan-kegiatan berbasis

intelektual, profesi, sosial dan moral serta minat dan bakat.

2. Meningkatkan kreatifitas mahasiswa dibidang karya ilmiah melalui kegiatan-kegitan

berbasis ilmiah.

3. Meningkatkan manajemen organisasi kemahasiswaan yang lebih baik dan progresif

dilingkungan Fakultas Pertanian.

4. Menumbuh-kembangkan sikap solidaritas dan kebersamaan Mahasiswa Fakultas

Pertanian.

5. Menumbuh-kembangkan sikap kritis dan inovatif serta mejadi controlling kebijakan

baik di Fakultas Pertanian maupun pemerintah dibidang pertanian.

C. LAMBANG

1. Lambang BEM FAPERTA adalah lambang Universitas Trunojoyo Madura dengan

ditambahi tulisan BEM FAKULTAS PERTANIAN di bawah lambang perahu.

2. Arti lambang BEM FAPERTA adalah :

a. Bingkai segi lima adalah melambangkan pancasila

b. Delapan penjuru bintang adalah melambangkan kebesaran mojopahit raya/dalam

cakra (surya kencana) wawasan nusantara raya) Trunojoyo ingin melanjutkan

wawasan nusantara dari Sultan Agung (mataram raya/wawasan nusantara).





3

c. Tombak melambangkan perjuangan Trunojoyo melawan penjajah.

d. Luk 3 melambangkan tri dharma perguruan tinggi

e. Cakra melambangkan kebesaran bangkalan

f. Buku melambangkan keilmuan

g. Perahu les ales melambangkan semangat perjuangan rakyat madura (abental ombak

asapok angin)

h. Tulisan BEM FAKULTAS PERTANIAN menandakan identitas diri dari BEM

FAPERTA.

D. MOTTO

BEM FAPERTA 2011 memiliki motto “total dalam bekerja,kreatif dalam berkarya dan

loyal dalam mengabdi”. Bahwa melalui seluruh aktivitasnya BEM FAPERTA bekerja

sepenuh hati, dapat secara kreatif dalam memberikan karya atau manfaat yang dirasakan

secara konkrit oleh civitas akademika dan masyarakat serta loyal dan gigih dalam

mengabdi bagi bangsa, negara dan agama. BEM FAPERTA mampu memberikan

sumbangsih dalam mengatasi permasalahan – permasalahan yang dihadapi oleh bangsa dan

umat manusia, sehingga eksistensi BEM FAPERTA sebagai Lembaga Kemahasiswaan

semakin kuat mengakar.

E. ATRIBUT

Atribut BEM FAPERTA adalah bendera berwarna hijau, bergambar lambang BEM

FAPERTA





4

BAB II

STRUKTUR ORGANISASI & JOBDESCRIPTION

A. STRUKTUR ORGANISASI BEM FAPERTA

STRUKTUR PENGURUS

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWAKELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN


PERIODE 2011

GUBERNURBEM

WAKIL GUBERNURSEKRETARIS

JENDRAL

BENDAHARA

UMUM

WASEKJEN WABENDUM

DEPARTEMEN

KOMINFO

DEPARTEMEN

ADKESMA

DEPARTEMEN

BIKERS

DEPARTENEN

SOSLING

DEPARTEMEN

LITBANG

DEPARTEMEN

AGAMA

DEPARTEMEN

MBM

DEPARTEMEN

PSDM

BIRO KESTARIKORDEP

EKSTERNAL

KORDEP

INTERNAL





5

B. JOBDESCRIPTION

Gubernur

Bertanggung jawab penuh terhadap aktivitas dan kinerja Badan Eksekutif Mahasiswa

Fakultas Pertanian Universitas Trunojoyo Madura selama satu periode kepengurusan.

1. Sebagai koordinator kebijakan BEM FAPERTA, baik internal maupun eksternal

2. Menjalankan fungsi kepemimpinan lembaga kemahasiswaan di tingkat Universitas

3. Memberikan pengarahan dan pendampingan dalam berjalannya roda organisasi.

4. Membuat kebijakan strategis BEM FAPERTA.

5. Mengawasi dan mengkoordinasikan Strategic Planning BEM FAPERTA.

Wakil Gubernur

Bertanggung jawab penuh membantu Gubernur selama satu periode kepengurusan serta

berwenang dalam membantu menjalankan roda organisasi BEM FAPERTA

1. Menjalankan roda koordinasi dan komunikasi antar organ/perangkat kelembagaan

BEM FAPERTA

2. Melakukan pemantauan dan pendampingan pelaksanaan kegiatan BEM FAPERTA

3. Membantu pelaksanaan fungsi dan tugas Gubernur apabila berhalangan.

Sekretaris Jenderal

Bertanggung jawab terhadap aspek administrasi kesekretariatan organisasi meliputi

berkas surat, peraturan, izin dan dokumentasi arsip lainnya. Serta pengelolaan fasilitas

dan sarana serta melakukan iinventarisasi aset yang dimiliki BEM FAPERTA

1. Melakukan pendataan surat (dokumen) masuk dan keluar kelembagaan BEM

FAPERTA

2. Membuat dan menyusun surat kelembagaan BEM FAPERTA dan penjadwalan

kegiatan (Gubernur)

3. Melakukan penyusunan jadwal kegiatan kelembagaan BEM FAPERTA dalam setiap

periodenya

Wakil Sekretaris Jendral

Bertanggung jawab membantu Sekretaris Jendral dalam dalam menjalankan tugas dan

fungsinya yang meliputi aspek administrasi kesekretariatan organisasi dan pengelolaan

fasilitas dan sarana serta melakukan inventarisasi aset yang dimiliki BEM FAPERTA

1. Mempersiapkan kelengkapan administrasi seperti surat, proposal, dll. Pada masing-

masing kegiatan.

2. Melakukan pendataan administrasi dan arsip kegiatan BEM FAPERTA

3. Melakukan pengawasan dan pembinaan kepada sekretaris pelaksana dan Sie.

Kesekretariatan dalam setiap kegiatan





6

Bendahara Umum

Bertanggung jawab penuh terhadap alur dan lalu lintas (mekanisme administratif)

keuangan BEM FAPERTA

1. Melakukan pengajuan anggaran kemahasiswaan terhadap Birokrat.

2. Melakukan pengelolaan (penerimaan dan pemasukan) kas (keuangan) lembaga BEM

FAPERTA

3. Bertanggungjawab penuh terhadap pemantauan pengelolaan keuangan dari

departemen

4. Melakukan koordinasi pengelolaan keuangan dari departemen

5. Melakukan pengelolaan (penerimaan dan pemasukan) kas (keuangan) lembaga BEM

FAPERTA

Wakil Bendahara Umum

Bertanggung jawab penuh membantu bendara umum selama satu periode kepengurusan

serta berwenang dalam mengawasi keuangan BEM FAPERTA.

1. Membantu terhadap pengawasan alur dan lalu lintas keuangan BEM FAPERTA

2. Melakukan pengelolaan keuangan pada setiap kegiatan BEM FAPERTA

3. Membantu Bendahara Pelaksana dalam mengelola keuangan pada setiap kegiatan

BEM FAPERTA

4. Melakukan pendataan dana pada setiap kegitan BEM FAPERTA

BIRO KESTARI

Bertanggung jawab penuh untuk melengkapi, merawat, mengelola administrasi dan

inventaris organisasi serta merawat dan memfungsikan sekret selama satu periode

kepengurusan BEM FAPERTA.

1. Melengkapi dan memfungsikan Administrasi BEM FAPERTA.

2. Menjaga dan merawat inventaris BEM FAPERTA.

3. Melengkapi dan memfungsikan perlengkapan Sekret BEM FAPERTA.

4. Menjaga, melengkapi inventari sekber KM-FAPERTA.

5. Mengelola dan memfungsikan sekber KM-FAPERTA dengan baik.

Koordinator Internal

Bertanggung jawab penuh untuk mengkoordinir departemen internal serta melaporkan

semua kegiatan departemen kepada Gubernur selama satu periode kepengurusan BEM

FAPERTA.





7

Departemen internal meliputi:

1. Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM)

a. Mengembangkan sumber daya manusia yang kompeten di lingkungan Fakultas

Pertanian.

b. Mengembangkan potensi dan prestasi akademik Mahasiswa Fakultas Pertanian.

c. Menumbuh-kembangkan jiwa kepemimpinan pada diri Mahasiswa Fakultas

Pertanian.

d. Menumbuh-kembangkan jiwa organisatoris pada Mahasiswa Fakultas Pertanian.

e. Membangun kesembangan akademik dan organisasi pada Mahasiswa Fakultas

Pertanian.

2. Departemen Komunikasi dan Informasi

a. Melakukan kerja sama dengan Humas Universitas Trunojoyo Madura.

b. Melakukan komunikasi dan kerja sama dengan organisasi di lingkungan

Universitas Trunojoyo Madura.

c. Mencari informasi yang berkaitan dengan akademik dan organisasi di lingkungan

Universitas Trunojoyo Madura.

d. Mencari informasi sosial, akademik dan organisasi yang berasal dari luar kampus.

e. Mengaktifkan mading, bulletin, FB, Blog dan majalah BEM FAPERTA.

3. Departemen Minat dan Bakat Mahasiswa

a. Mengembangkan minat dan bakat Mahasiswa Fakultas Pertanian.

b. Meningkatkan prestasi Mahasiswa Fakultas Pertanian dibidang ilmiah, seni,

olahraga, sosial dan budaya.

c. Ikut berpartisipasi dan mendelegasikan mahasiswa untuk mengikuti lomba-lomba

sesuai dengan potensi minat dan bakatnya.

4. Departemen Penelitian dan Pengembangan

a. Melakukan penelitian dibidang organisasi di lingkungan Fakultas Pertanian.

b. Melakukan penelitian dibidang akademik di lingkungan Fakultas Pertanian.

c. Melakukan penelitian dibidang sosial di lingkungan kampus dan sekitarnya.

d. Melakukan pengembangan manajemen organisasi di lingkungan Fakultas

Pertanian.

e. Melakukan pengembangan nilai-nilai intelektual, profesi, moral, sosial dan

budaya di lingkungan Fakultas Pertanian.





8

Koordinator Eksternal

Bertanggung jawab penuh untuk mengkoordinir departemen eksternal serta melaporkan

semua kegiatan departemen kepada Gubernur selama satu periode kepengurusan BEM

FAPERTA.

Departemen eksternal meliputi:

1. Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa (ADKESMA)

a. Memperjuangkan kesejahteraan Mahasiwa Fakultas Pertanian.

b. Melakukan pengawalan kebijakan pimpinan di Fakultas Pertanian.

c. Melakukan pengawalan kebijakan pemerintah dibidang pertanian.

d. Memperjuangkan aspirasi Mahasiswa Fakultas Pertanian.

e. Melakukan pengawalan terhadap system organisasi dan akademik di lingkungan

Fakultas Pertanian.

2. Departemen Agama

a. Membangun nuansa religious di lingkungan Fakultas Pertanian.

b. Menumbuh-kembangkan moral dan akhlaq Mahasiswa Fakultas Pertanian.

c. Mengadakan kegiatan-kegiatan berbasis keagamaan.

d. Menjalin silaturrohmi dengan seluruh badan kelengkapan Fakultas Pertanian.

e. Melakukan hubungan dan kerja sama dengan para ulama yang ada di lingkungan

kampus dan sekitarnya.

3. Departemen Bisnis & Kewirausahaan

a. Menumbuh-kembangkan jiwa intreprenuer pada Mahasiswa Fakultas Pertanian.

b. Melakukan pelatihan profesi dan kewirausahaan pada Mahasiwa Fakultas

Pertanian.

c. Melakukan bisnis atau usaha untuk membantu keuangan organisasi.

d. Melakukan kerja sama dengan dinas terkait untuk pengembangan organisasi.

e. Melakukan kerja sama dengan UMKM di sekitar Universitas Trunojoyo Madura.

4. Departemen Sosial dan Lingkungan

a. Melakukan bakti sosial kepada masyarakat sekitar kampus.

b. Melakukan pengawasan lingkungan dan sosial masyarakat di lingkungan kampus

dan sekitarnya.

c. Melakukan pembinaan dan pelatihan terhadap masyarakat disekitar kampus dan

sekitarnya.

d. Melakukan bakti lingkungan di sekitar kampus dan sekitarnya.





9

BAB III

KOORDINASI PENGURUS

DAN TATA LAKSANA ORGANISASI

A. SISTEM KOORDINASI INTERN PENGURUS

1. Pengantar

Kepengurusan BEM FAPERTA tidak akan berjalan lancar tanpa adanya koordinasi,

integrasi dan evaluasi yang sangat kuat. Untuk melaksanakan hal tersebut maka

diturunkan dalam bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup pengurus inti (Gubernur,

Wakil Gubernur, Sekteraris Jendral dan Wasekjend, Bendahara Umum dan Wabendum,

Koordinator Departemen), rapat departemen, rapat koordinasi, rapat kerja dan

sebagainya.

2. Rapat

Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur, mengevaluasi

kemajuan kerja Departemen selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain

diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua

pengurus BEM FAPERTA dapat mengetahui hasil rapat tersebut.

a. Pimpinan Rapat

1) Rapat pengurus inti dipimpin oleh Gubernur BEM FAPERTA atau Sekteraris

Jendralatau pengurus inti yang diberikan wewenang.

2) Rapat Departemen dipimpin oleh Ketua Departemen atau Sekretaris Departemen,

atau anggota Departemen yang diberikan wewenang.

3) Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh Panitia SC,

Ketua Departemen dan Sekretaris Departemen yang terkait.

b. Undangan Rapat

1) Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekteraris Jendral kemudian

disebarkan Ketua Departemen.

2) Undangan Rapat Departemen dibuat oleh sekretaris Departemen (setelah

melaksanakan konfirmasi dengan Ketua Departemen) dan diserahkan kepada

setiap anggota Departemen.

3) Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia dan diserahkan kepada

humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.





10

c. Berita Acara Rapat

a. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Jendral, kemudian

disebarluaskan kepada seluruh pengurus.

b. Berita Acara Rapat Departemen dibuat oleh Sekretaris Departemen

c. Berita Acara Rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris panitia.

3. Macam Rapat

Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Rapat kerja

1) Pelaksanaan rapat kerja dilaksanakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal

pembentukan kepengurusan dan Pertengahan kepengurusan BEM FAPERTA).

2) Agenda

a) Rapat Kerja I

Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Gubernur BEM

FAPERTA.

Pembahasan Jobdescription pengurus BEM FAPERTA.

Pembahasan Standart Operasional Prosedur BEM FAPERTA.

Pembahasan Rencana Strategis BEM FAPERTA.

Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja.

Pembahasan Anggaran Keuangan

b) Rapat Kerja II

Laporan pengurus selama setengah periode

Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus

Analisis dan Pembahasan Program

Rekomitmen Pengurus

b. Rapat pimpinan

1) Rutin dilaksanakan sesuai kebutuhan.

2) Agenda

Menentukan kebijakan ditingkat fakultas bila tidak memungkinkan

dilangsungkan rapat pleno pengurus.

Silaturahmi pengurus

Evaluasi program kerja yang sedang dan akan dilaksanakan

Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.

3) Diikuti seluruh pengurus inti





11

c. Rapat Departemen

1) Rutin dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan

2) Agenda

Menentukan kebijakan teknis di tingkat departemen

Silaturahmi anggota departemen

Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.

Penjadwalan aktivitas Departemen dalam dua pekan mendatang.

Strategi pencapaian program.

3) Diikuti ketua departemen, sekretaris departemen bendahara departemen dan

seluruh staf departemen

d. Rapat koordinasi kegiatan

1) Dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan

2) Agenda

Membahas hal-hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan.

Pembahasan rencana, persiapan dan pelaksanaan.

Penyampaian Jobdesc oleh Ketua Panitia

Pembahasan manajemen kegiatan

Diakhir pelaksanaan kegiatan dilakukan evaluasi.

B. TATA LAKSANA ORGANISASI

1. Pelaksanaan

Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam PERDA KM-

FAPERTA dan Job Description yang disusun Gubernur BEM FAPERTA.

2. Hierarki kepengurusan

Hierarki hubungan antara pimpinan dan staff kepengurusan adalah komando sedangkan

antar staff kepengurusan adalah koordinasi.

3. Mekanisme Laporan

a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada Gubernur BEM FAPERTA

paling lambat 2 (dua) minggu setelah kegiatan.

b. Pengurus BEM FAPERTA wajib melaporkan kegiatan kepada DPMF paling lambat

1 bulan setelah melaksanakan kegiatan.

c. Jika dalam waktu yang ditentukan BEM FAPERTA tidak memberikan laporan, maka

DPMF berhak memberikan surat teguran.





12

4. Mekanisme peringatan

a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan

yang berlaku di BEM FAPERTA, maka akan diberikan peringatan pertama secara

lisan.

b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan kedua

berupa surat teguran

c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 (dua) kali surat teguran diabaikan.





13

BAB IV KEUANGAN

A. ADMINISTRASI KEUANGAN

1. Administrasi keuangan merupakan bagian penting dalam proses pencatatan

pengikhtisaran dan pelaporan keuangan suatu organisasi.

2. Laporan keuangan yang akurat hanya dapat disusun jika setiap transaksi telah dicatat

dengan tepat, maka dalam tahap pencatatan ini, setiap cash flow yang masuk dan keluar

dicatat dalam buku kas, buku tabungan disamping mendokumentasikan sumber asli dari

transaksi-transaksi.

B. PENGELOLAAN DAN PENGGUNAAN DANA BEM FAPERTA

1. Ketentuan Umum

a. Pengajuan dana hanya dapat dilakukan oleh Bendahara Umum dan atau Gubernur

dengan sepengetahuan Bendahara Umum.

b. Semua bentuk administrasi keuangan BEM harus melalui Bendahara Umum

c. Semua pengeluaran dari BEM FAPERTA harus menggunakan kwitansi dari

Bendahara Umum dan mendapat persetujuan Gubernur.

d. Hal – hal mengenai pengelolaan dan penggunaan dana BEM FAPERTA yang belum

di atur dalam bab ini akan diputuskan melalui Rapat Pengurus Harian.

2. Kas BEM FAPERTA

a. Dana BEM dikelola secara terpusat oleh Bendahara Umum/Fakultas.

b. Pengeluaran dana di luar proker dan bersifat insidental atas persetujuan Gubernur

BEM dengan pertimbangan Bendahara umum.

c. Bendahara Umum BEM FAPERTA mempertanggunggjawabkan hasil administrasi

keuangan selama satu periode kepengurusan kepada muswa di akhir kepengurusan.

3. Dana Kepanitiaan

a. Setiap bidang dan departemen yang akan menyelenggarakan kegiatan memperoleh

dana dari Fakultas melalui Bendahara umum.

b. Apabila terdapat dana sisa pasca kegiatan, maka seluruh dana yang masih ada harus

dikembalikan ke Bendahara umum.

c. Biaya pembubaran panitia diserahkan pada kebijakan Bendahara Umum dengan

persetujuan Gubernur.

d. Seluruh dana sosial disalurkan pada yang berhak menerima.





14

e. Peminjaman uang di luar kas BEM FAPERTA untuk kepentingan pelaksanaan

kegiatan harus sepengetahuan Bendahara Umum dengan dilampiri bukti tertulis.

4. Dana Pendelegasian

Dana dari Fakultas dan atau kas BEM FAPERTA yang digunakan untuk pendelegasian

harus dipertanggungjawabkan oleh delegasi yang bersangkutan dengan cara :

a. Delegasi harus membuat LPJ tertulis yang diserahkan pada Sekretaris jendral

b. Membuat laporan keuangan pada Bendahara maksimal 7 hari pasca kegiatan

c. Sisa dana pendelegasian 100 % harus dikembalikan ke BEM FAPERTA.





15

BAB V

ADMINISTRASI

A. PENDAHULUAN

Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu

sekretaris umum, dan sekretaris Departemen. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen

yang paling penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi.

Selain kelancaran administrasi merupakan suatu tolok ukur keberhasilan organisasi (dalam

hal ini BEM FAPERTA). Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai

perlu dirapihkan dan diarsipkan, sehingga kemampuan administrative semakin diperlukan.

Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi

dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukan bahwa pengelolaan

administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.

B. URAIAN TUGAS KESEKRETARIATAN

1. Sekteraris Jendral

a. Mengkoordinasikan pengaturan koordinasi administrasi BEM FAPERTA

b. Mengelola sistem administrasi organisasi termasuk diantaranya adalah pengelolaan

surat masuk dan keluar baik internal maupun eksternal organisasi.

c. Membuat rencana, agenda dan mengatur administrative.

d. Menjalankan dan merealisasikan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan

kesekretariatan.

e. Mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi

kepada Gubernur BEM FAPERTA.

2. Sekretaris departemen

a. Menggantikan fungsi ketua Departemen apabila ketua berhalangan.

b. Mengelola administrasi Departemennya.

c. Melakukan fungsi koordinasi dengan Sekretaris Jendral.

d. Membantu tugas ketua Departemen dalam melaksanakan tugas dan wewenang

kerjanya.

e. Bersama-sama ketua Departemen merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang

berhubungan dengan Departemen yang dibawahinya.

f. Bersama-sama ketua Departemen mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan

kebijakan yang dikeluarkan kepada Gubernur BEM FAPERTA.





16

C. SURAT MENYURAT

1. Perlengkapan Surat

a. Kop surat

1) Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo Universitas dan logo

BEM FAPERTA).

2) Kop surat umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin di

bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas termasuk mencantumkan nama

kota, kode pos, nomor telepon, e-mail dan nomor faximili (bila ada). penggunaan

kertas (jenis dan ukuran kertas) harus sama/standar setiap kali BEM FAPERTA

mencetak kop surat baru.

3) Tipe huruf sebaiknya konsisten, terutama untuk nama BEM FAPERTA.

b. Memorandum

Yaitu suatu bentuk komunikasi tertulis intern organisasi (antar departemen/biro).

Merupakan surat sederhana yang sifatnya formal, dengan ukuran ½ A4.

c. Amplop surat

Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat BEM

FAPERTA, sebaiknya desain senada dengan kop surat, dan ukuran standar amplop

cabinet.

d. Stempel/cap

Stempel atau cap merupakan bukti validasi/legalitas dari surat yang dikeluarkan

BEM FAPERTA. Stempel harus disimpan/tidak boleh di bawa keluar karena

menyangkut nama suatu organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh kepanitiaan

kepanitiaan besar. Pencantumannya dapat dilihat pada bagian wewenang pembuatan

surat.

2. Pengelolaan Surat

Berkas dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan

klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan

dan pengelolaan berkas adalah biro administrasi.

a. Surat Masuk

Standarisasi Surat Masuk

1) Penerimaan surat

Berkas surat yang diterima Sekteraris Jendral terlebih dahulu di sortir mana yang

merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus atau surat-surat lainnya. Surat

organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat pemilahan,





17

mana surat bagi Gubernur BEM FAPERTA, Sekteraris Jendral, Bendum dan

Ketua Departemen.

2) Pencatatan surat

Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk.

Berikut point-point yang dapat dicantumkan :

a) Nomor urut

b) Tanggal Masuk

c) Nama dan Alamat Pengirim

d) Tanggal dan Nomor surat

e) Perihal/ditujukan untuk urusan

f) Pihak yang dituju

g) Lampiran

h) Keterangan

Format Buku Registrasi Surat Masuk

No Tanggal masuk Alamat Pengirim Tgl & No Surat Prihal Tujuan Lampiran Ket.

3) Penyampaian Surat

Setelah dicatat dalam buku registrasi Surat masuk. Lalu diparaf dan dibubuhi

stempel tanggal (bila ada) atau diberi keterangan tanggal penerimaaan. Kemudian

dibuat lembar disposisi/digandakan, lalu disampaikan pada pihak yang

bersangkutan untuk ditindaklanjuti.

4) Penindaklanjutan surat

Bila pihak/Departemen yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak

harus memberitahukan kepada Sekteraris Jendral ,untuk dibuatkan surat balasan.

Bila departemen/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat

sendiri, Departemen tsb tetap harus memberitahu Sekteraris Jendral untuk

meminta nomor surat.

5) Penyimpanan Surat

Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh :

a) Sekteraris Jendral (surat asli, untuk keperluan pengarsipan)

b) Departemen yang bersangkutan, bila perlu (difotokopi).





18

3. Klasifikasi Surat

Dilihat dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan menjadi :

a. Surat Khusus

Surat yang termasuk ke dalam klasifikasi surat khusus adalah keputusan yang

dikeluarkan oleh Gubernur BEM FAPERTA.

b. Surat Umum (format terlampir)

Surat umum terdiri dari surat ekstern (ke luar) BEM FAPERTA dan Surat Intern (ke

dalam). Perihal surat umum dibedakan sebagai berikut :

1) Surat Permohonan

2) Surat Tugas

3) Surat Berita Acara

4) Surat perjanjian, dan sebagainya.

4. Jenis-Jenis Surat

Dalam melakukan administrasi surat menyurat tentu akan selalu mengeluarkan surat

yang berbeda-beda. Jenis surat ini antara lain:

a. Surat Keputusan (SK)

b. Surat Undangan (SU)

c. Surat Permohonan (SPm)

d. Surat Pemberitahuan (SPb)

e. Surat Peminjaman (SPj)

f. Surat Pernyataan (SPn)

g. Surat Laporan Pertanggung Jawaban (SLPJ)

h. Surat Mandat (SM)

i. Surat Tugas (ST)

j. Surat Keterangan (SKet)

k. Surat Rekomendasi (SR)

l. Surat Balasan (SB)

m. Surat Ucapan Terima Kasih (STK)

5. Sistem Penomoran Surat

a. Surat Keputusan

Contoh :

NO : XX/SK/GUB/BEM-FP/KM-UTM/I/2011

XX : Nomor surat

SK : Surat Keputusan

GUB : yang mengeluarkan

BEM- FP : Tetap (cukup jelas)





19

KM-UTM : Tetap (cukup jelas)

I : Kode bulan berjalan

2011 : Tahun berjalan

b. Surat selain surat keputusan

NO : XX/SU/S.J/BEM-FP/KM-UTM/I/2011

XX : Nomor surat

SU : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)

S.J : yang mengeluarkan





c. Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing departemen

NO : XX/SPm/Biro.KESTARI/BEM-FP/KM-UTM/I/2011

XX : Nomor surat

SPm : Jenis surat (lihat daftar jenis surat)

DEP-KESTARI : contoh departemen yang mengeluarkan

BEM-FP : Tetap (cukup jelas)




d. Surat Kegiatan non-Departemen

NO : XX/SPm/Pan-Pel/BEM-FP/KM-UTM/I/2011

XX : Nomor surat


Pan-Pel : Panitia pelaksana kegiatan





e. Surat Kepanitiaan di Bawah Departemen atau divisi

NO : XX/SPm/Pan-Pel/Biro.KESTARI/BEM-FP/KM-UTM/I/2011

XX : Nomor surat


Pan-Pel : Panitia pelaksana kegiatan





20

DEP-KESTARI : Departemen yang membawahi kepanitiaan





6. Kode Bulan Berjalan

I : Januari

II : Febuari

III : Maret

IV : April

V : Mei

VI : Juni

VII : Juli

VIII : Agustus

IX : September

X : Oktober

XI : November

XII : Desember

7. Kode Surat

GUB : Ketua bem

S.J : Sekretaris Jenderal

B.U : Bendahara Umum

KORDEP. Int : Koordinator Internal

KORDEP.Eks : Koordinator Eksternal

BIRO. KESTARI : Biro Keseketariatan dan Administrasi

DEP. ADKESMA : Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa

DEP.PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia

DEP.MBM : Departemen Minat dan Bakat Mahasiswa

DEP.LITBANG : Departemen Penelitian dan Pengembangan

DEP.KOMINFO : Departemen Komunikasi dan Informasi

DEP.AG : Departemen Agama

DEP.BIKERS : Departemen Bisnis dan Kewirausahaan

DEP.SOSLING : Departemen Sosial dan Lingkungan





21

CAP

CAP

CAP

CAP

CAP

8. Lembar Pengesahan

a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Gubernur BEM

Gubernur BEM

Nama Jelas

NIM

b. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnya

surat permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Gubernur BEM dan Sekretaris

jendral.

Gubernur BEM Sekjend

Nama Jelas Nama Jelas

NIM NIM

c. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnya

surat permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Gubernur BEM dan Ketua

Departemen atau ketua pelaksana kegiatan yang bersangkutan

Gubernur BEM Departemen


NIM NIM

d. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama,

ditandatangani oleh Gubernur BEM, ketua pelaksana dan sekretaris Pelaksana yang

bersangkutan

Ketua Pelaksana Sekretaris pelaksana


NIM NIM

Mengetahui,

Gubernur BEM

Nama Jelas

NIM





22

CAP

CAP

CAP

CAP

CAP

e. Surat kepada pihak intern atau memorandum, ditandatangani oleh Gubernur BEM

yang bersangkutan

Gubernur BEM

Nama Jelas

NIM

f. Surat ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/bantuan lain ditanda

tangani oleh Gubernur BEM dan Sekretaris Jendral

Gubernur BEM Sekjend


NIM NIM

g. Surat izin kegiatan kepada pejabat/Birokrat kampus yang berwenang

Gubernur BEM Ketua Panitia


NIM NIM

Pejabat yang berwenang

Nama Jelas

NIP

9. Wewenang Pembuatan Surat

1. Pihak yang membuat

Surat umumnya dibuat oleh Sekteraris Jendral, tetapi bisa saja Sekertaris Departemen

membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor

surat pada Sekteraris Jendral. Pada intinya, setiap surat yang keluar harus diketahui

oleh Sekteraris Jendral.

Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri

yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Dalam





23

hal ini Sekteraris Jendral hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya

dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan.

2. Pihak yang menandatangani/menyetujui

Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu :

a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Gubernur BEM FAPERTA / Sekteraris

Jendral

b. Surat kepada pihak luar BEM FAPERTA tetapi masih lingkup intra kampus yang

bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat

undangan) ditandatangani oleh Ketua Departemen dan Gubernur BEM FAPERTA

atau Sekteraris Jendral dan Gubernur BEM FAPERTA atau ketua pelaksana

kegiatan dan Gubernur BEM FAPERTA.

c. Surat kepada pihak luar BEM FAPERTA dalam lingkup ekstra kampus yang

bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangai oleh ketua

pelaksana, Gubernur BEM FAPERTA dan Pejabat yang berwenang

d. Surat kepada pihak internal BEM FAPERTA atau memorandum, ditandatangani

oleh Sekretaris Departemen dan Ketua Departemen yang bersangkutan.

e. Ucapan terima kasih atas sumbangan / paritipasi / sponsor / bantuan lain

ditandatangani oleh Sekteraris Jendral dan Gubernur BEM FAPERTA.

f. Surat Izin kegiatan kepada pejabat / birokrat kampus yang berwenang : Surat

ditandatangani oleh Sekretaris Pelaksana, Ketua Pelaksana, dan Gubernur BEM

FAPERTA

D. ADMINISTRASI KEARSIPAN

Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan yaitu pengelolaan

surat menyurat, surat masuk, maupun surat keluar, pengarsipannya dan dokumentasi agar

teratur dan sistematis, maka sistem pengarsipan surat menyurat perlu diatur sendiri. Unsur-

unsur yang penting untuk dicatat adalah:

1. Nomor urut surat

2. Nomor surat

3. Tanggal diterima

4. Tanggal dikeluarkan

5. Isi surat

6. Asal surat

7. Keterangan





24

E. ADMINISTRASI PEMAKAIAN DAN PEMINJAMAN INVENTARIS BEM

FAPERTA

1. Barang yang dipinjam harus mendapat persetujuan Gubernur

2. Peminjaman harus disertai surat peminjaman, kecuali buku, dan meninggalkan KTM

sebagai jaminan.

3. Barang yang dipinjam harus dikembalikan tepat waktu

4. Barang yang akan dipinjam harus dalam keadaan tidak dipakai atau dibutuhkan oleh

BEM FAPERTA.

5. Barang tidak dipinjamkan untuk kepentingan pribadi

6. Barang yang sudah digunakan harus dikembalikan ke tempatnya semula.

7. Segala bentuk transaksi peminjaman harus dicatat dalam buku peminjaman inventaris

BEM FAPERTA.

8. Peminjam inventaris BEM FAPERTA, selain aktivis BEM FAPERTA harus

menyerahkan fotocopi KTM.

9. Barang yang dipinjam dikembalikan seperti kondisi semula, apabila rusak/ hilang, maka

peminjam harus mengganti barang yang rusak/ hilang senilai dengan barang tersebut.

F. INVENTARISASI DAN DOKUMENTASI ORGANISASI

Inventarisasi organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa

kekayaan organisasi. Sedangkan dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang

menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan, serta pengawetan dokumen-

dokumen organisasi.

G. ADMINISTRASI TIAP DEPARTEMEN

1. Pendahuluan

Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Departemen

untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang

perencanaan, dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi BEM FAPERTA.

2. Petunjuk Administrasi Tiap Departemen

a. Berita Acara Rapat Departemen

1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Departemen .

2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Departemen

Judul (sesuai nama Departemen )

Tempat,tanggal

Waktu

Ketua Rapat





25

Notulen

Peserta

Agenda Rapat

Hasil rapat

3) Berita Acara Rapat Departemen disimpan oleh sekretaris Departemen kemudian

diserahkan pada Sekteraris Jendral sebagai lampiran laporan bulanan tiap

Departemen .

b. Laporan Bulanan Tiap Departemen

1) Setiap Sekretaris Departemen wajib membuat laporan bulanan secara tertulis,

yang diserahkan kepada Sekretaris jendral, pada saat Rapat Pimpinan BEM

FAPERTA.

2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut

a) Pendahuluan

b) Laporan Perkembangan Departemen

c) Kehadiran dan kinerja anggota Departemen

d) Laporan keuangan

e) Evaluasi

f) Saran

g) Lampiran:

Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Departemen

Berita Acara rapat Departemen

3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip BEM FAPERTA dan untuk

dipublikasikan ke pengurus BEM FAPERTA lainnya. Laporan dikumpulkan

dalam bentuk print out dan file dalam diske/Flash disc/CD.

c. Laporan Akhir Tiap Departemen

Di akhir kepengurusan setiap Departemen wajib membuat laporan akhir Departemen

secara tertulis Laporan akhir tiap Departemen diketik rapi dengan sistematika

laporan sebagai berikut

1) Pendahuluan

Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Departemen , hal yang melandasi

pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas

Departemen .

2) Deskripsi Tugas

Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Gubernur BEM FAPERTA

kepada Departemen dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi.





26

3) Kondisi Objektif

Kondisi objektif merupakan situasi ril yang dialami Departemen , biasanya

berhubungan dengan kinerja Departemen, jumlah personil, kerja sama dan

koordinasi anggota Departemen serta peran dan fungsi yang diemban Departemen

4) Program Kerja

Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Departemen pada saat rapat

kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode

kepengurusan.

5) Realisasi Program Kerja

Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan

oleh Departemen . Pada bagian ini dicantumkan bagian-bagian berikut :

Nama Kegiatan

Tujuan Kegiatan

Waktu dan Tempat Kegiatan

Peserta Kegiatan

Nara sumber kegiatan

Gambaran Kegiatan

Alokasi Dana

Hambatan-hambatan

Evaluasi dan rekomendasi

6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi

Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan

untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran

organisasi khususnya sesuai Departemen garapannya.

7) Saran dan Rekomendasi

Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal

yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.

8) Penutup

Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima kasih.

Laporan akhir Departemen diserahkan kepada Sekteraris Jendral 3 (tiga) minggu

sebelum MUSWA dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan

file dalam CD/disket/Flash disc.





27

BAB VI

PROGRAM KERJA

Program kerja BEM FAPERTA Periode 2011 terdiri dari :

1. Program Kerja Rutin :

Proker yang biasa dilakukan secara berkala (mingguan/bulanan/tahunan).

Contoh :

a. Agricultur Training (AT)

b. Kajian Rutin

c. Penerbitan Mading dan Buletin

2. Program Kerja Nonrutin :

Proker yang telah dirumuskan dan disepakati dalam Raker

Contoh :

a. Baksos dan Ansos

b. Bakti Lingkungan

3. Program Kerja Hasil Kerjasama:

Proker yang dilaksanakan setelah terjadi kesepakan antara BEM FAPERTA dengan

institusi baik dalam maupun luar kampus, baik bersifat profitable maupun unprofitable

Contoh :

a. Seminar-Seminar

b. Pelatihan-Pelatihan

4. Program Kerja Insidental :

Proker yang dilakukan dalam rangka penyikapan-penyikapan terhadap suatu permasalahan

dan peringatan- peringatan baik di dalam maupun di luar kampus

Contoh :

a. Aksi-Aksi

b. Santunan kepada korban bencana alam





28

BAB VII

KEGIATAN BEM FAPERTA

A. PENDAHULUAN

Kegiatan BEM FAPERTA merupakan realisasi dari pelaksanaan rapat kerja yang

dilaksanakan oleh pengurus. Program Kerja yang akan dilaksanakan tersebut, memerlukan

prosedur sistematis dan terorganisir. Kegiatan ini melibatkan tim atau Departemen secara

kepanitiaan sebagai komponen pendukung berjalannya kegiatan Program Kerja BEM

FAPERTA. Unsur sumber daya manusia yang tergabung dalam tim kerja harus mengetahui

ruang lingkup tugasnya masing-masing selama pelaksanaan Program Kerja BEM

FAPERTA, untuk mendukung hal tersebut maka dibutuhkan kejelasan tugas dan teknis

pelaksanaannya, yang dikenal dengan SOP (Standar Operasional Prosedur).

B. PENGERTIAN

Standar Opeeasional Prosedur (SOP) merupakan Prosedur sistematis dan terorganisir yang

berisi kerja teknis dari satuan kerja yang dilakukan oleh anggota tim dalam suatu

organisasi dan atau panitia. Prosedur tersebut mendeskripsikan prosedur pelaksanaan suatu

kegiatan dan keadministrasian yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan yang

dilakukan oleh seluruh pengurus BEM FAPERTA periode 2010-2011.

C. TUJUAN

Adapun tujuan yang di tetapkannya Standar Oprasional Prosedur adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah pelaksanaan tugas

2. Mengawasi kinerja Departemen dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih

pekerjaan.

3. Memberi gambaran tugas spesifik sesuai manajemen kepanitiaan BEM FAPERTA.

D. PROSEDUR PENYELENGGARAAN KEGIATAN BEM FAPERTA

1. Tahap Rancangan Kegiatan

Dalam merancangan suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan :

a. Nama kegiatan

b. Dasar Penyelenggaraan

Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.

c. Tujuan Kegiatan

Pada bagian ini dicantumkan tujuan kegiatan. Tujuan disususn dalam dua tingkat

yaitu tujan umum dan tujuan khusus.





29

d. Sasaran Kegiatan

Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta dan jumlah

peserta (bisa berupa prakiraan/target).

e. Narasumber Acara

Pada bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasi

termasuk lembaga asal narasumber.

f. Organisasi / Kepanitiaan

Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan

kegiatan.

g. Materi Kegiatan

Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi

kegiatan.

h. Waktu dan tempat

Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa

lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.

i. Biaya

Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang

diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tersebut.

2. Tahap Persiapan Kegiatan

A. Penyusunan proposal dan pengajuannya

1) Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan kesekretariatan.

2) Sistematika pembuatan proposal kegiatan

a. Latar Belakang

Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang

diajukan.

b. Dasar Pemikiran

Bagian ini berisi dasar pemikiran yang merupakan rasionalisasi

diselenggarakannya kegiatan.

c. Landasan Kegiatan

Di bagian ini tercantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan,

kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang akan

diselenggarakan.

d. Nama Kegiatan

Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan,

e. Tema Kegiatan

Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial sistematis kegiatan.





30

f. Tujuan Kegiatan

Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan kongkret. Biasa juga

dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan.

g. Sasaran Kegiatan

Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam

rangka mendukung pencapaian tujuan.

h. Peserta Kegiatan

Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena menyangkut izin

kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur maka identitas komponen ini pun

harus dicantumkan pula.

i. Waktu dan tempat

Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan

digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan,

lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu

penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain.

j. Materi Kegiatan

Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan digelar.

Didalamnya tercantumkan juga pengisi materi kegiatan.

k. Jadwal Acara/Kegiatan

Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya tercakup urutan kegiatan mulai dari

persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara

spesifik urutan/susunan acara dan para pelaksana yang terkait dengan dalam

kegiatan tersebut.

l. Pembiayaan

Dalam penyusunan anggaran, sebaiknya di dasarkan pada rincian kegiatan

yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan

memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Sumber dan besar dana

harus dijelaskan agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian

biayanya.

m. Susunan kepanitiaan

a) Pelindung

Tingkat Universitas : Rektor

Tingkat Fakultas : Dekan

b) Penasehat

Pembantu Dekan III

c) Penanggung jawab

Gubernur BEM FAPERTA

d) Panitia Pelaksana





31

Panitia Pelaksana terdiri atas unsur ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-

seksi sesuai kebutuhan. Personil panitia pelaksana disertakan nama lengkap,

jurusan dan angkatan.

n. Anggaran Biaya (rekapitulasi tiap seksi)

o. Penutup

p. Lampiran

3) Proposal dibuat pada kertas berkop kepanitiaan dan berlogo BEM FAPERTA

dengan Header Footer panitia.

4) Penandatanganan Proposal

a. Acara internal

Proposal BEM FAPERTA ditandatangani oleh Sektetaris panitia, Ketua

panitia, Yang diketahui Gubernur BEM FAPERTA atas Persetujuan Pembantu

Dekan III.

b. Acara Eksternal

Proposal BEM FAPERTA ditandatangani oleh Sektetaris panitia, Ketua

panitia, Yang diketahui Gubernur BEM FAPERTA dan PRESMA UTM atas

Persetujuan Pembantu Dekan III dan Pembantu Rektor III

5) Proposal minimal dibuat 2 rangkap

a. Arsip BEM FAPERTA

b. Keperluan Panitia

B. Persiapan teknis

a. Rapat Panitia

b. Perencanaan waktu

c. Pembagian tugas

d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat.

e. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi.

C. Tahap Pelaksanaan kegiatan

Tahap pelaksanaan merupakan puncak kegiatan yang telah direncanakan. Baik

buruknya kegiatan bergantung pada perencanaan dan persiapan yang matang.

Format pelaksanaan kegiatan.

No Kegiatan Waktu & Tempat Saran Keterangan

PJ Pra Acara Pelaksanaan Pasca acara

Catatan : dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh

ketua pelaksana dan panitia.





32

D. Evaluasi Kegiatan

a. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan hingga pelaksanaan.

b. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

c. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan

criteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.

d. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang.

Format Pasca Kegiatan

No Kegiatan Waktu & Tempat Saran Bentuk Evaluasi PJ

Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun

laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.

Selain melaksanakan evaluasi, setelah kegiatan wajib menyusun laporan kegiatan.

Peraturan untuk laporan diantaranya :

1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyususn laporan

pertanggungjawaban dengan bantuan/ konsultasi dengan wakil Sekteraris Jendral

dan wakil bendahara umum.

2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Gubernur BEM FAPERTA melalui

wakil sektertaris jendral.

3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada bendahara

umum.

4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan Sekteraris Jendralpaling lambat 2

(dua) minggu setelah pelaksanaan





33

BAB VIII

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

A. PENYUSUNAN

Laporan Pertanggungjawaban yang selanjutnya disebut LPJ merupakan susunan laporan

kegiatan paska acara.LPJ paling lambat disusun 14 hari setelah pelaksanaan kegiatan. LPJ

dibuat rangkap dua, untuk arsip Sekretaris jenderal dan fakultas.

LPJ terdiri dari :

1. Kata Pengantar

Berisi kalimat-kalimat pengantar dari panitia.

2. Latar Belakang

Berisi tentang alasan-alasan diperlukannya pembuatan laporan pertanggungjawaban ini

dibuat.

3. Nama Kegiatan.

Berisi judul kegiatan

4. Proses jalannya acara.

Berisi laporan proses jalannya acara mulai dari awal hingga akhir acara. Terbagi dalam

2 tahapan :

a. Tahap Persiapan :

Disusun berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan per seksi acara.

b. Tahap pelaksanaan :

Disusun berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan per seksi acara.

5. Evaluasi kegiatan

Berisi laporan mengenai jalannya kegiatan, jumlah peserta dan juga kendala atau

hambatan yang terjadi pada tahap persiapan maupun pelaksanaan acara.

7. Laporan Keuangan

Berisi :

a. Sumber pemasukan dana

b. Penggunaan dana

c. Keterangan Rugi atau Laba

8. Kesimpulan dan Rekomendasi

Berisi kesimpulan dari panitia mengenai acara tersebut, dan rekomendasi untuk kegiatan

selanjutnya.

Rekomendasi dalam bentuk :

a. Rekomendasi tempat pelaksanaan kegiatan

b. Rekomendasi pembicara





34

c. Rekomendasi tempat pemesanan catering

d. Rekomendasi sewa peralatan, dll

9. Lampiran

Berisi seluruh data yang digunakan dalam acara tersebut (hard copy) yang merupakan

dokumentasi keseluruhan acara, seperti :

a. Kontak Person yang harus dihubungi atau bagian yang harus dihubungi untuk

kegiatan yang sejenis berikutnya

b. Surat yang dikeluarkan dan surat masuk

c. Foto-foto kegiatan

B. MEKANISME PERTANGGUNG JAWABAN

Laporan Pertanggung Jawaban dibuat secara tertulis dan disampaikan dalam forum Badan

Pengurus Harian selanjutnya diberikan kepada pihak fakultas.





35

BAB IX

PENDELEGASIAN

Pendelegasian dilaksanakan berdasarkan permintaan dari institusi baik di dalam maupun

di luar kampus yang melalui surat resmi. Mekanisme pengiriman delegasi adalah sebagai

berikut :

Surat Masuk S.J

Gubernur

Departemen

Delegasi

Keterangan :

Tugas Gubernur:

Merekomendasikan siapa saja yang tepat untuk dijadikan delegasi dalam sebuah

kegiatan

Mencari informasi terkait dengan kegiatan yang akan dihadiri oleh peserta delegasi dan

memberikan pengarahan tentang segala sesuatu yang perlu dipersiapkan oleh peserta

delegasi

Memonitoring peserta delegasi

Mengupayakan agar tidak terjadi kemonotonan pengiriman delegasi

Mendata semua hasil yang diperoleh oleh peserta delegasi pasca kegiatan untuk

kemudian dikaji

Mendata institusi maupun organisasi yang mengundang delegasi dari BEM FAPERTA

dalam rangka menciptakan jaringan eksternal

Memberikan pembekalan kepada peserta delegasi sehubungan dengan kegiatan yang

akan dihadirinya, khususnya terkait dengan perluasan jaringan.

Delegasi yang dikirim memiliki kewajiban sebagai berikut :

1. Memberikan laporan tertulis kepada Sekretaris Jenderal mengenai hasil-hasil kegiatan

yang telah diikuti dan mempresentasikan laporan tersebut dalam forum Aktivis yang

disepakati oleh PH

2. Mengembalikan dana yang tersisa kepada Bendahara umum pasca kegiatan disertai dengan

laporan keuangannya secara tertulis maksimal 14 hari setelah kegiatan berlangsung

3. Menyerahkan semua makalah dan atau kenang-kenangan dalam bentuk apapun kepada

BEM FAPERTA





36

BAB X

PERNYATAAN SIKAP

Pernyataan sikap dibuat bilamana dianggap perlu dalam rangka menyikapi berbagai

permasalahan baik di dalam maupun di luar kampus. Ini dilakukan dalam rangka kepeduliaan

BEM FAPERTA terhadap lingkungan di sekitar kampus maupun masyarakat dan juga

eksistensi BEM FAPERTA.

Pernyataan sikap dapat berupa :

1. Pernyataan tertulis ( Press Release ) yang ditandatangani oleh Gubernur BEM FAPERTA.

2. Pernyataan tidak tertulis ( Press Conference ) yang disampaikan oleh Gubernur BEM

FAPERTA atau Aktivis lain yang mendapat Mandat dari Gubernur.

Masalah Gubernur Penyikapan





37

BAB XI

REWARD DAN PUNISHMENT

A. REWARD

Reward merupakan bentuk penghargaan yang diberikan kepada Aktivis baik perseorangan

maupun atas nama Departemen yang ada di BEM FAPERTA.

Reward diberikan kepada Aktivis BEM FAPERTA yang :

1. Behasil menyelenggarakan kegiatan BEM FAPERTA dengan baik yang dinilai mulai

dari persiapan (pra-kegiatan), pada saat pelaksanaan kegiatan dan setelah pelaksanaan

kegiatan

2. Berperan aktif di setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh BEM FAPERTA. Reward

diberikan oleh Gubernur BEM FAPERTA melalui mekanisme Rapat Pengurus Harian

berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari Departemen/Kepala Bidang.

B. BENTUK-BENTUK REWARD

1. Pemberian ucapan selamat atas keberhasilan dalam menjalankan suatu event

2. Memberikan sertifikat kepada Aktivis maupun kepanitiaan

3. Prioritas untuk menjadi delegasi BEM FAPERTA pada suatu kegiatan yang akan diikuti

C. PUNISHMENT

Punishment merupakan bentuk sebuah sanksi yang diberikan kepada Aktivis BEM

FAPERTA. Punishment diberikan kepada kepada Aktivis yang :

1. Mangkir / tanpa ijin selama tujuh hari berturut – turut tanpa izin.

2. Pengurus Harian yang tidak hadir dalam rapat PH selama 2 kali berturut-turut tanpa

izin.

Pemberian Punishment merupakan hak dari Gubernur BEM FAPERTA kepada Aktivis

yang tidak aktif berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari Departemen/ Kepala Bidang

terkait.

D. BENTUK-BENTUK PUNISHMENT

1. Aktivis yang selama tujuh hari berturut – turut tidak aktif tanpa izin akan dikenai sanksi

berupa teguran secara lisan.

2. Apabila 2 Minggu setelah teguran lisan tersebut diabaikan, maka akan diberikan sanksi

berupa peringatan secara tertulis.

3. Apabila 2 Minggu setelah peringatan tertulis juga diabaikan, maka Aktivis yang

bersangkutan akan dinonaktifkan melalui mekanisme Rapat Pengurus Harian.

4. Mekanisme penggantian Aktivis yang terkena sanksi merupakan hak Gunernur atas

pertimbangan dari Pengurus Harian.





38

BAB XII

PENUTUP

Demikian Standart Operational Procedure (SOP) ini dibuat. Semoga dengan adanya SOP

ini semua kegiatan BEM FAPERTA Periode 2011 dapat berjalan dengan baik. Segala aturan

yang belum tercantum dalam Standar Operational Procedure (SOP) Badan Eksekutif Mahasiswa

Universitas Trunojoyo Madura akan diatur dikemudian hari dan semoga SOP BEM FAPERTA

periode 2011 ini digunakan dengan sebaik-baiknya untuk kejayaan BEM FAPERTA.

SOP BEM FP 2011

Documents

Transcript of SOP BEM FP 2011