TAKLIMAT PERKHIDMATAN REKOD DAN ARKIBPustaka Negeri Sarawak menyediakan latihan pemprosesan fail...
53
TAKLIMAT PERKHIDMATAN REKOD DAN ARKIB PERHIMPUNAN PEGAWAI REKOD JABATAN DAN PEGAWAI SERANTA SEMPENA SAMBUTAN HARI ARKIB SEDUNIA 2020
Transcript of TAKLIMAT PERKHIDMATAN REKOD DAN ARKIBPustaka Negeri Sarawak menyediakan latihan pemprosesan fail...
TAKLIMAT PERKHIDMATAN
REKOD DAN ARKIB
PERHIMPUNAN PEGAWAI REKOD JABATAN DAN PEGAWAI SERANTA
SEMPENA SAMBUTAN HARI ARKIB SEDUNIA 2020
KANDUNGAN
PENGENALAN
PERKHIDMATAN BAHAGIAN PENGURUSAN
REKOD
PERKHIDMATAN BAHAGIAN PENGURUSAN
ARKIB
PELAKSANAAN PERKHIDMATAN SELEPAS
PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN (PKP)
PENGENALANMenyediakan pemeliharaan dan penggunaan sumber-sumber pustaka atau
bahan-bahan yang diterbitkan.
Mewujudkan rekod bibliografi yang mengikut piawaian untuk sumber atau
bahan yang diterbitkan.
Menyelenggara rekod statistik sumber-sumber pustaka atau bahan-bahan
yang diterbitkan di Sarawak.
Menyelenggara, memelihara dan menyimpan rekod-rekod awam yang
melebihi dua puluh lima tahun, dan lain-lain dokumen, kertas, surat cara,
kanun negeri, perintah berkanun, dan peraturan yang diarah oleh Setiausaha
Kerajaan Negeri untuk diselenggara, dipulihara dan disimpan dalam
Depositori Negeri dengan mengambil kira nilai sejarah atau kepentingan
awamnya.
PERKHIDMATAN BAHAGIAN
PENGURUSAN REKOD
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERANAN DAN FUNGSI
Menyediakan garis panduan bagi
pembangunan program pengurusan rekod
yang komprehensif.
Menawarkan strategi dalam era perubahan
teknologi pengurusan rekod dan
memastikan integriti Rekod konvensional
dan Rekod elektronik dijaga.
Menyediakan keperluan bagi program
pengurusan rekod.
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERKHIDMATAN
LAWATAN KHIDMAT NASIHAT
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERKHIDMATAN
LAWATAN KHIDMAT NASIHAT
• Lawatan khidmat nasihat diadakan di jabatan
dan agensi kerajaan untuk memastikan jabatan
dan agensi mempraktikkan pengurusan rekod
yang efektif.
• Melalui lawatan tersebut, Bahagian Pengurusan
Rekod akan memberi nasihat dan panduan
pengurusan rekod yang sesuai untuk dipraktikkan
di jabatan dan agensi kerajaan.
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERKHIDMATAN
PENILAIAN REKOD
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERKHIDMATAN
PENILAIAN REKOD
• Jabatan dan agensi kerajaan dikehendaki untuk
mengenal pasti dan menyenaraikan rekod-rekod
yang telah melebihi tempoh 5 tahun untuk dinilai
oleh pihak Bahagian Pengurusan Rekod, Pustaka
Negeri Sarawak.
• Proses penilaian rekod perlu dilakukan di agensi
dan jabatan kerajaan bertujuan bagi mengenal
pasti rekod-rekod samada yang masih
mempunyai nilai atau tidak bernilai lagi kepada
operasi atau pengurusan sesebuah jabatan atau
agensi kerajaan.
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERKHIDMATAN
KURSUS DAN BENGKEL
PENGURUSAN REKOD
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERKHIDMATAN
KURSUS DAN BENGKEL
PENGURUSAN REKOD
• Kursus dan bengkel pengurusan rekod juga akan
diadakan oleh Bahagian Pengurusan Rekod dari
masa ke semasa.
• Jabatan dan agensi kerajaan negeri boleh
memohon untuk mengadakan kursus pengurusan
rekod secara in-house mengikut keperluan.
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERKHIDMATAN
TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERKHIDMATAN
TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD
• Taklimat Pengurusan Rekod diadakan bertujuan
untuk memberi kesedaran mengenai pengurusan
rekod yang harus diaplikasikan di jabatan dan
agensi kerajaan.
• Pegawai dari Bahagian Pengurusan Rekod,
Pustaka Negeri Sarawak akan memberi
penerangan mengenai prosedur dan garis
panduan yang berkaitan dengan pengurusan
rekod.
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERKHIDMATAN
PELUPUSAN REKOD
BAHAGIANPENGURUSANREKOD
PERKHIDMATAN
PELUPUSAN REKOD
• Pustaka Negeri Sarawak bertanggungjawab
untuk memantau, merancang dan
melaksanakan program pelupusan rekod di
jabatan dan agensi kerajaan.
• Permohonan pelupusan rekod di jabatan dan
agensi kerajaan Negeri Sarawak haruslah
dikemukakan secara rasmi kepada Pustaka
Negeri Sarawak dan perlu mendapat kelulusan
daripada State Records and Archives Retention
Committee (SRARC). Pelupusan Rekod tanpa
kebenaran Pustaka adalah tidak dibenarkan.
• Pelupusan Rekod adalah menggunakan mesin
perincih bergerak yang dikendalikan oleh
Pustaka Negeri Sarawak.
PERKHIDMATAN DAN INISIATIF BAHAGIAN
PENGURUSAN ARKIB
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERANAN DAN FUNGSI
Melakukan pendigitalan dan mikrofilem ke
atas bahan rekod dan arkib yang
mempunyai nilai dan kepentingan sejarah
kepada Sarawak.
Mengekalkan, memelihara dan menyimpan
rekod awam yang tidak aktif yang berusia
lebih dari 25 tahun di Repositori Rekod
Negeri, Pustaka Negeri Sarawak seperti yang
dinyatakan di dalam Sarawak State Library
Ordinance 1999, Part IV, Section 14 (1)(d).
Memberi khidmat nasihat dan panduan
kepada agensi kerajaan dalam proses
pemindahan rekod ke Repositori Rekod
Negeri, Pustaka Negeri Sarawak melalui
program kesedaran tentang kepentingan
Arkib.
Mendapatkan rekod dan arkib mengenai
Sarawak yang diwujudkan pada atau
sebelum 1963 dan juga yang berada di luar
Sarawak atau Malaysia sama ada dalam
bentuk asal atau salinan.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
LATIHAN PEMPROSESAN FAIL PINDAH
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
LATIHAN PEMPROSESAN FAIL PINDAH
• Bahagian Pengurusan Arkib berperanan memberi
khidmat nasihat dan panduan kepada agensi
kerajaan dalam proses pemindahan rekod ke
Repositori Rekod Negeri.
• Pemprosesan fail pindah adalah dilakukan oleh
jabatan dan proses ini merupakan langkah asas
untuk pemeliharaan fail dan rekod untuk
mengurangkan risiko kerosakan fail tersebut dan
melambatkan kadar kemerosotan fail.
• Menyedari akan kepentingan langkah asas ini,
Pustaka Negeri Sarawak menyediakan latihan
pemprosesan fail pindah kepada Pegawai Rekod
Jabatan (PRJ) dan Pegawai Seranta jabatan.
• Selari dengan keadaan semasa, latihan ini akan
diadakan secara atas talian. Jabatan yang berminat
boleh membuat pendaftaran untuk mengikuti sesi
tersebut.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
PENYEDIAAN RUANG SANGKUTANMEMPROSES FAIL PINDAH DI REPOSITORIREKOD NEGERI
1. BILIK/RUANG YANG
DISEDIAKAN UNTUK
JABATAN
2. PERALATAN MEMPROSES
DISEDIAKAN
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
PENYEDIAAN RUANG SANGKUTANMEMPROSES FAIL PINDAH DI REPOSITORIREKOD NEGERI
Bagi memudahkan jabatan yang mempunyai fail pindah untuk
memproses fail tersebut, Pustaka Negeri Sarawak menyediakan
Ruang Sangkutan untuk jabatan memproses fail di Repositori
Rekod Negeri. Ruang ini disediakan untuk memudahkan jabatan
memproses fail di tempat yang lebih kondusif dan lengkap
dengan peralatan yang diperlukan untuk memproses fail.
SIAPAKAH YANG BOLEH MENGGUNAKAN RUANG SANGKUTAN INI?
Ruang sangkutan ini disediakan untuk:
• Jabatan yang mempunyai fail pindah
• Jabatan yang mempunyai fail diwujudkan sebelum tahun 1963
dan berminat untuk memindahkan fail tersebut kepada
pustaka.
• Jabatan yang tidak mempunyai ruang untuk memproses fail di
jabatan sendiri
Untuk permohonan penggunaan ruang sangkutan, jabatan
boleh membuat permohonan secara bertulis kepada ketua
Pegawai Eksekutif Pustaka Negeri Sarawak.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
INISIATIF
PROGRAM DAN INISIATIF PEMINDAHANREKOD
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
INISIATIF
PROGRAM DAN INISIATIF PEMINDAHANREKOD
• Kempen 1 Fail 1 Minggu adalah inisiatif untuk
memberikan panduan kepada Pegawai Rekod
Jabatan/Pegawai Seranta dalam pemprosesan
rekod dan pemindahan rekod yang telah
dibersihkan ke Repositori Rekod Negeri.
• Rescue Government Records & Archives
Programme (REGRAP) adalah inisiatif Pustaka
untuk membantu jabatan yang mempunyai fail
pindah memproses fail tersebut sewaktu
program.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN DAN
INISIATIF
PENDIGITALAN DAN MIKROFILEM
SMA51 Archive Writer - for digital to microfilm writing.
Sunrise Apollo MicrofilmScanner - for scanning ofmicrofilm to digital images.
Imagelink Film Processor -for developing microfilm.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN DAN
INISIATIF
PENDIGITALAN DAN MIKROFILEM
• Fail pindah yang berstatus arkib dan telah
mencapai usia 25 tahun akan melalui proses
pendigitalan dan mikrofilem.
• Proses ini dilakukan ke atas bahan rekod dan
arkib yang mempunyai nilai dan kepentingan
sejarah kepada Sarawak.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN DAN
INISIATIF
TUJUAN PENDIGITALAN DANMIKROFILEM
Pemeliharaan rekod negeri
Sarawak.
Penyediaan akses kepada
rekod untuk dirujuk.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PROGRAM DAN
INISIATIF
PEMULIHARAAN REKOD
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PROGRAM DAN
INISIATIF
PEMULIHARAAN REKOD
• Pustaka Negeri Sarawak bertanggungjawab
memulihara rekod yang telah dipindah kekal ke
Repositori Rekod Negeri.
• Kerja-kerja pemuliharaan melibatkan
pemuliharaan ringkas atau minor repair dan juga
major repair bergantung kepada tahap
kerosakan bahan.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PROGRAM DAN
INISIATIF
BENGKEL PEMULIHARAAN RINGKASREKOD SELEPAS BENCANA
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PROGRAM DAN
INISIATIF
BENGKEL PEMULIHARAAN RINGKASREKOD SELEPAS BENCANA
Sekiranya pemuliharaan rekod hanya dilakukan
apabila rekod telah dipindah kekal ke Pustaka,
adalah dikhuatiri fizikal rekod berada dalam
keadaan yang tidak menggalakkan.
Oleh yang demikian, Bengkel Pemuliharaan
Ringkas Rekod Selepas Bencana diperkenalkan
kepada jabatan.
Selari dengan situasi semasa, pengendalian
bengkel/taklimat/latihan/kursus akan diadakan
secara atas talian.
Hebahan akan diadakan melalui e-mel kepada
Pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai Seranta
serta dipromosikan di akaun media sosial Pustaka.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
PERKHIDMATAN PEWASAPAN DIREPOSITORI REKOD NEGERI
BIOMASTER FUMIGATION MACHINE
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
PERKHIDMATAN PEWASAPAN DIREPOSITORI REKOD NEGERI
Perkhidmatan pewasapan rekod yang ditawarkan
oleh Pustaka terbahagi kepada dua iaitu
pewasapan dalaman atau in-house fumigation
yang dijalankan di premis Pustaka dan di jabatan.
Untuk in-house fumigation, Biomaster Fumigation
Machine akan digunakan. Proses pewasapan
dilakukan ke atas fail pindah yang diterima
daripada jabatan sebelum disimpan di dalam
repositori.
Pewasapan dilakukan ke atas rekod tersebut bagi
memastikan rekod bebas daripada sebarang unsur
biologikal yang boleh merosakkan rekod atau
menjangkiti rekod lain yang terdapat di dalam bilik
repositori.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
BERBAYAR
PERKHIDMATAN PEWASAPAN DIJABATAN
ULTRAPEL INTENSIVE FOGGING MACHINE
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
BERBAYAR
PERKHIDMATAN PEWASAPAN DIJABATAN
Manakala, perkhidmatan pewasapan yang
dijalankan di jabatan adalah perkhidmatan
berbayar.
Tujuan pewasapan rekod di jabatan adalah:
1.Untuk menghalang pembiakan biologikal yang
boleh merosakkan fail dan Rekod.
2.Disamping mengekalkan persekitaran yang
kondusif dengan menghilangkan bau hapak di
bilik rekod.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
BERBAYAR
Pustaka Negeri Sarawak akan mengeluarkan
sebut harga kepada jabatan yang
memohon.
TERMA & SYARAT PERKHIDMATANPEWASAPAN DI JABATAN
Pewasapan hanya akan dilakukan di bilik
rekod dan bukan ruang kerja staf.
Bilik rekod hendaklah mempunyai kawalan
penghawa dingin tidak berpusat.
Jabatan/agensi perlu memastikan kawasan
pewasapan di kuarantin selama 48 jam
bermula pada tarikh pewasapan dijalankan.
Pustaka Negeri Sarawak tidak akan
bertanggungjawab terhadap kerosakan
rekod/fail sepanjang tempoh pewasapan.
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
BERBAYAR
PERKHIDMATAN PENYEDIAAN KOTAKBEBAS ASID
MESIN PEMBUATAN KOTAK
KOTAK FAIL UNTUK
MENYIMPAN REKODKOTAK MIKROFILEM &
KOTAK GAMBAR
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
BERBAYAR
PERKHIDMATAN PENYEDIAAN KOTAKBEBAS ASID
Pustaka turut menawarkan perkhidmatan
menyediakan kotak bebas asid bagi tujuan
penyimpanan rekod jabatan/agensi sama ada
yang telah dipindahkan ke Pustaka atau masih
disimpan di jabatan/agensi.
Kotak yang disediakan adalah:
• kotak fail
• kotak mikrofilem
• kotak surat khabar
• kotak gambar
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
BERBAYAR
TERMA & SYARAT PERKHIDMATANPENYEDIAAN KOTAK BEBAS ASID
Pustaka Negeri Sarawak akan membekalkan
Kotak Bebas Asid kepada jabatan/agensi
secara percuma untuk 100 kotak pertama.
Pustaka Negeri Sarawak akan mengeluarkan
sebut harga kepada jabatan yang
memohon.
Jabatan yang berminat boleh
mengemukakan permohonan kepada
Pustaka dengan mengisi borang
permohonan.
Keutamaan adalah untuk penyimpanan
fail/rekod yang dipindahkan ke PustakaNegeri Sarawak.
Fail/dokumen yang telah dipindahkankepada Pustaka Negeri Sarawak boleh dirujuk oleh pengguna dan penyelidik.
Rujukan selepas tamat tempoh PerintahKawalan Pergerakan (PKP) adalah secaraatas talian.
Pengguna/penyelidik boleh membuat carianbahan melalui Archival RecordsManagement System (ARMS) yang bolehdiakses melalui laman sesawang PustakaNegeri Sarawak.
Untuk penerangan lanjut mengenai rujukanfail/dokumen yang telah dipindahkan, silaajukan pertanyaan [email protected].
PERKHIDMATAN RUJUKAN BAHAN ARKIBDI REPOSITORI REKOD NEGERI
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
PERKHIDMATAN RUJUKAN BAHAN ARKIBDI REPOSITORI REKOD NEGERI
BAHAGIANPENGURUSANARKIB
PERKHIDMATAN
Manakala bagi rekod yang berstatus tertutup
atau belum mencapai usia 25 tahun, rekod
tersebut hanya boleh dirujuk oleh jabatan
pewujud sahaja. Ia tidak boleh dirujuk oleh
pengguna atau penyelidik.
Bagaimana sekiranya ada penyelidik yang
ingin merujuk kepada rekod tersebut?
Sekiranya ada penyelidik yang membuat
permohonan untuk merujuk kepada rekod
tertutup, Pustaka akan menasihatkan
penyelidik untuk berhubung dengan
jabatan pewujud rekod untuk
mendapatkan kebenaran bertulis.
Pustaka juga akan memaklumkan Pegawai
Rekod Jabatan mengenai permohonan
tersebut.
TEMPAT PENYIMPANAN
REKOD
SEBELASREPOSITORI
REPOSITORI4REPOSITORI2REPOSITORI1REPOSITORI1
REPOSITORI1
FAIL & REKOD JABATAN
KOLEKSI SURATKHABAR
MIKROFILEM DAN FOTO
KOLEKSI PENYERAHAN BAHAN-BAHAN
TERBITAN
LUKISAN
CIRI-CIRI BILIKREPOSITORI
AKSES BIOMETRIC
Setiap bilik repositori hanya boleh diakses oleh
pegawai tertentu sahaja. Contoh: Bilik
repositori tempat menyimpan fail dan rekod
hanya boleh diakses oleh pegawai daripadaBahagian Pengurusan Arkib sahaja.
CIRI-CIRI BILIKREPOSITORI
RAK MUDAH ALIH
Rak mudah alih digunakan untuk menyimpan
bahan koleksi bagi menjimatkan ruangpenyimpanan.
CIRI-CIRI BILIKREPOSITORI
ALAT PENCEGAH KEBAKARAN
Pemercik air (water sprinkler)
Alat pemadam api
CIRI-CIRI BILIKREPOSITORI
KAWALAN PERSEKITARAN
Dehumidifier Gel SilikaPEM Data
Logger
PEM Data logger, dehumidifier dan gel silika
digunakan untuk kawalan kelembapan dansuhu di dalam bilik repositori.
PELAKSANAAN PERKHIDMATAN
SELEPAS PERINTAH KAWALAN
PERGERAKAN (PKP)
TAKLIMAT/BENGKEL/LATIHAN
Platform pengendalian
bengkel/taklimat/latihan/kursus akan diadakan
secara atas talian.
Hebahan akan diadakan melalui e-mel kepada
Pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai Seranta
serta dipromosikan di akaun media sosial Pustaka.
PENGENDALIAN PROGRAM SELEPAS PKP
GARISPANDUAN
VISITOR’S CARE
PROTOCOL
GARISPANDUAN
PERKHIDMATAN REKOD
SELEPAS PKP
GARISPANDUAN
PERKHIDMATAN ARKIB
SELEPAS PKP
GARISPANDUAN
PERKHIDMATAN ARKIB
SELEPAS PKP
PERTANYAAN? KETERANGAN LANJUT?
HUBUNGI KAMI
Untuk maklumat lanjut sila hubungi kami di:
082- 440 488
