TUGAS PEMFAILAN

(FILING DUTIES)

BBM 104

DEFINISI FAILAlat yang dinomborkan dan didaftarkan mengikut kaedah tertentu dan digunakan untuk menyimpan dokumen yang berkaitan dengan sesuatu perkara

SISTEM FAIL DALAM ORGANISASI

Definisi

Proses mengelas, mengindeks, menyusun, menyimpan dan menyelenggara dokumen mengikut kaedah tertentu supaya mudah dikesan apabila diperlukan.

MATLAMAT SISTEM FAIL

1) MEMBOLEHKAN MAKLUMAT DIRUJUK SEMULA DENGAN MUDAH DAN CEPAT

- Membolehkan segala maklumat yang disimpan dirujuk semula dengan cepat dan mudah.

2) MEMASTIKAN DOKUMEN PEJABAT DAPAT DISIMPAN DENGAN KEMAS DAN SELAMAT.

-Segala dokumen hendaklah disimpan dengan kemas dan selamat terutamanya maklumat yang penting dan sulit.

-Dokumen ini perlu dijaga keselamatannya daripada risiko kebakaran atau diceroboh oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.

3) MEMBOLEHKAN ORGANISASI MEMBUAT LAPORAN DAN KEPUTUSAN.

-Dokumen yang disimpan akan digunakan untuk memudahkan penyediaan laporan kewangan, laporan tahunan dan sebagainya.

-Selain itu, pihak syarikat dapat membuat keputusan dalam usaha meningkatkan produktiviti dan merancang kejayaan organisasi.

Jenis Kulit Fail

Terdapat lima (5) jenis fail yang digunakan oleh pejabat awam

iaitu :

(i) a. TERBUKA :

Kulit fail berwarna putih

b. SAMPUL KECIL :

Kulit fail berwarna kuning

(ii) TERHAD :

Kulit fail berwarna putih

dengan cop TERHAD

(iii) SULIT:

Kulit fail berwarna hijau

(iv) RAHSIA :

Kulit fail berwarna merah

jambu berpalang merah

(v) RAHSIA BESAR :

Kulit fail berwarna kuning

muda, berpalang merah

KULIT FAIL TERBUKA SAMPUL KECIL

KULIT FAIL TERHAD KULIT FAIL SULIT

KULIT FAIL RAHSIA KULIT FAIL RAHSIA BESAR

KERTAS PEMBAHAGI FAIL

TALI FAIL

Fail yang hendak dibuka perlu mengandungi :-

i) Kertas Pembahagi Fail

ii) Tali Fail iii) Tajuk Fail

CARTA ALIR PENGURUSAN

FAIL

3. Memeriksa

Rekod

4. Memfailkan

rekod

1. Mengumpul Rekod

2. Penyisihan

Rekod

5. Penyimpanan Aktif

Rujuk kepada

rekod

6. Penilaian

semula

7.

Pembangunan

Fail

Penyimpanan

Tidak Aktif

8. Pelupusan FailARKIB

TIDAK

YA

1. Mengumpul Rekod

Rekod dalam bentuk surat, dokumen dll perlu dikumpul terlebih

dahulu pada suatu tempat sebelum memulakan tugas memfail.

2. Penyisihan Rekod

• Rekod yang telah dikumpul perlu diasingkan dan dikelaskan

mengikut sistem pemfailan yang telah ditetapkan oleh

organisasi.

• Rekod pelbagai jabatan boleh disisih atau diasingkan mengikut

jabatan/unit untuk memudahkan penyimpanannya.

3. Memeriksa Rekod

Pegawai hendaklah memeriksa rekod sekali lagi dengan cara :

a) Asingkan kelip kertas/pengikat pada rekod

b) Stapler surat/dokumen

c) Baiki rekod yang koyak

4. Memfailkan Rekod

• Rekod mesti dimasukkan ke dalam fail yang betul untuk

mengelak sebarang kesulitan.

• Rekod perlu disusun dengan dokumen terkini berada di

bahagian atas dalam fail yang berkenaan.

5. Penyimpanan Aktif

• Fail disimpan dalam pejabat atau bilik khas

• Selepas penggunaan fail, iai perlu dikembalikan semula ke

tempat asalnya.

• Setiap 2 minggu fail akan diperiksa.

6. Penilaian semula

• Fail yang tidak digunakan untuk tempoh masa tertentu perlu

diasingkan untuk memastikan statusnya aktif atau tidak.

• Fail perlu dinilai/ditentukan oleh pegawai yang

bertanggungjawab

7. Pembangunan Fail

a) Catat nombor fail pada kulit hadapan fail dan pada kertas

minit fail.

b) Tulis tajuk fail dengan huruf besar dengan tepat, ringkas dan

memberi pengertian yang jelas.

c) Fail baru perlu dibuka setelah fail lama mempunyai 100

dokumen.

d) Dokumen yang dimasukkan dalam fail perlu ditulis nombor

dan dicatat ke dalam kertas minit.

8. Pelupusan Fail

• Sekiranya diperlukan, fail-fail hendaklah disimpan di tempat penyimpanan tidak aktif iaitu di dalam Arkib.

• Sekiranya fail tidak diperlukan lagi, ia boleh dilupuskan dengan cara membakar atau mericih menggunakan mesin ricih.

Sistem Fail Mengikut Abjad

a) Menggunakan nama individu

b) Menggunakan nama syarikat

NAMA FAILKAN

Abdullah bin Ahmad Abdullah Ahmad

Harjit Singh Singh, Harjit

Salina binti Razak Salina Razak

Dr Zadihah binti Aris Zadihah Aris (Dr)

NAMA FAILKAN

Syarikat Seri Pagi Sdn Bhd Seri Pagi

Sistem Fail Mengikut Abjad

c) Menggunakan nama syarikat perkongsian

d) Menggunakan nama syarikat persendirian

e) Menggunakan nama singkatan

NAMA FAILKAN

Syarikat Hanis dan Hanim Sdn Bhd Hanis dan Hanim

NAMA FAILKAN

Harmonis Enterprise Harmonis

NAMA FAILKAN

MAYBANK Malayan Banking Berhad

Latihan cuti sekolahSusun nama di bawah berdasarkan sistem fail mengikut abjad.

Ali bin ArmanJulia binti MohdBadshah bin SaatSalima binti DaliDr. Ahmad bin FaizAmiza binti HamidHalim bin RamliKamalia binti SaidinKasmadiana binti GhaniKamalia binti Kamarudin

Tim Siew LingAli bin AhmadinFarid bin ImranDr Ahmad bin DaudKamsiah binti RamlanSaadiq bin WadiKamil bin TarmiziFarahdiyah binti RahmanHeng Soon Guat