UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH...
Transcript of UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH...
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA
MANAJEMEN RISIKO
PERPUSTAKAAN UNSYIAH
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Sitti Hajar, S. IP
Badratun Nafis, S.IP
Dr.Taufiq Abdul Gani,
M.Eng.Sc.
Asisten Pustakawan Bidang Manajemen Mutu
Ketua Bidang Manajemen Mutu
Kepala
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Table of Contents
1 Ruang LINGKUP....................................................................................... 4
2 BIDANG LAYANAN PEMUSTAKA ....................................................... 4
2.1 LAYANAN INFORMASI ...................................................................... 4
2.2 LAYANAN CHECK-IN ......................................................................... 7
2.3 LAYANAN PEMERIKSAAN BARANG MASUK DAN BARANG
KELUAR ......................................................................................................... 9
2.4 LAYANAN PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN 11
2.5 LAYANAN PEMINJAMAN BUKU SECARA MANDIRI .................. 13
2.6 LAYANAN PENGEMBALIAN BUKU SECARA MANDIRI ............. 15
2.7 LAYANAN PENGECEKAN ETD DAN BEBAS PUSTAKA .............. 17
2.8 LAYANAN REFERENSI DAN ON-RESERVE................................... 19
2.9 LAYANAN KOLEKSI KARYA ILMIAH ........................................... 22
2.10 LAYANAN KOLEKSI SERIAL ........................................................... 24
2.11 LAYANAN DIGITAL CORNER ......................................................... 26
2.12 LAYANAN KOLEKSI DOKUMEN .................................................... 28
3 BIDANG PELAYANAN TEKNIS .......................................................... 29
3.1 PENANGAN KOLEKSI ....................................................................... 30
3.2 PENGELOLAAN TERBITAN BERKALA .......................................... 32
3.3 PEMELIHARAAN KOLEKSI .............................................................. 34
3.4 STOCK OPNAME DAN WEDDING ................................................... 35
3.5 PENGELOLAAN KOLEKSI ELEKTRONIK ...................................... 37
4 BIDANG LAYANAN PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN
SISTEM ......................................................................................................... 38
4.1 PROSES PENGEMBANGAN KOLEKSI............................................. 38
4.2 PENYUSUNAN PROGRAM DAN KEGIATAN TAHUNAN ............. 39
4.3 PROSEDUR PEMELIHARAAN JARINGAN, HARDWARE DAN
SOFTWARE .................................................................................................. 41
4.4 PENGEMBANGAN APLIKASI PERPUSTAKAAN ........................... 42
5 BIDANG LAYANAN ADMINSTRASI DAN TATA USAHA ............... 42
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
5.1 PERSURATAN..................................................................................... 42
5.2 SARANA DAN PRASARANA ............................................................ 44
5.3 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN ....................... 45
5.4 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN .............................. 47
6 BIDANG MANAJEMEN MUTU ............................................................ 48
6.1 PENGENDALIAN DOKUMEN ........................................................... 48
6.2 PENGENDALIAN REKAMAN ........................................................... 50
6.3 PROSES PEMBUATAN DOKUMEN RENSTRA ............................... 51
6.4 PROSES KOMUNIKASI INTERNAL ................................................. 52
6.5 PROSES TINJAUAN MANAJEMEN .................................................. 53
6.6 PROSES AUDIT INTERNAL .............................................................. 54
6.7 PROSES PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN ........................... 55
6.8 PROSES ANALISA DATA ................................................................. 56
6.9 PROSES TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN .............. 58
6.10 PROSES SURVEY PERBAIKAN BERKELANJUTAN ..................... 59
6.11 PROSES PENYELESAIAN KOMPLAIN ........................................... 60
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
1 RUANG LINGKUP
Manajemen risiko Perpustakaan Unsyiah dibentuk untuk dapat meminimalisir
risiko-risiko yang dapat terjadi sehingga mempengaruhi proses pelayanan dan
dapat memberikan ancaman terhadap kelancaran proses pelayanan.
Majanemen Risiko Perpustakaan Unsyiah membahas tentang:
a) Risiko yang dapat terjadi pada setiap bagian di Perpustakan Unsyiah.
b) Proses pencegahan yang dapat dilakukan dalam mengantisipasi risiko
yang dapat terjadi pada Perpustakaan.
c) Proses pengendalian yang dilakukan dengan mengendalikan secara
berkesinambungan.
2 BIDANG LAYANAN PEMUSTAKA
Bidang layanan memiliki peran yang sangat penting dalam hal melayani
kebutuhan pemustaka dikarenakan pada bagian layanan juga merupakan
bagian yang dapat berhadapan langsung/ berkomunikasi secara langsung
kepada pemustaka.
Terdapat beberapa bagian pada pada bidang layanan pemustaka yakni:
pelayanan informasi, pelayanan check-in counter, pemeriksaan barang bawaan
masuk dan keluar, sirkulasi, on-reserve, referensi, digital corner, karya ilmiah,
serial, dan dokumen serta user education. Proses-proses tersebut dapat
dijabarkan sesuai dengan fungsi dan kegunaannya pada Perpustakaan Unsyiah
sebagai berikut:
2.1 LAYANAN INFORMASI
A. DESKRIPSI
Layanan Informasi bertujuan untuk memberikan infomasi bagi pemustaka
yang membutuhkan informasi tentang perpustakaan. Oleh karena itu
pelaksanaannya akan berhubungan langsung dengan pemustaka atau entitas
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
luar dari perpustakaan. Dengan demikian pelayanan ini sangat menentukan
citra atau mutu pelayanan di mata pemustaka atau masyarakat. Sehingga
layanan ini memiliki risiko dan kesempatan yang dapat menurunkan atau
menaikkan citra perpustakaan.
B. VARIABEL RISIKO DAN KESEMPATAN
Risiko yang dapat terjadi yakni:
1. Antrian panjang pemustaka non-civitas
Antrian panjang di counter pelayanan terjadi karena
- ramainya Pemustaka non-civitas yang ingin berkunjung ke Perpustakaan
Unsyiah
- tidak adanya pertugas yang stand-by pada saat jam istirahat.
2. Kehilangan identitas yang dititipkan sebagai jaminan pemustaka saat
meminjam kunci loker
Perpustakaan memberikan pilihan kepada pemustaka untuk dapat
membawa masuk barang bawaan kedalam perpustakaan, maupun dapat
menitipkannya pada loker. Persyaratan yang berlaku pada bagian peminjaman
kunci loker yakni pemustaka wajib menitipkan identitas berupa Kartu Tanda
Penduduk (KTP) maupuan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).
Kehilangan identitas pemustaka bisa jadi disebabkan oleh kelalaian
petugas dalam menempatkan abjad nama pemustaka dalam file-box kartu.
Kelalaian petugas pada counter layanan informasi juga bisa menyebabkan
tertukarnya kartu identitas sesama pemustaka.
3. Pertanyaan pemustaka yang lebih sering ditujukan kepada petugas
counter check-in
Pemustaka yang kerap dan sering langsung bertanya pada bagian
counter check-in menyebabkan atrian pemustaka pada counter check-in harus
menunggu, hal ini terjadi karena petugas counter check-in menjawab terlebih
dahulu pertanyaan dari pemustaka.
4. Pengisian buku tamu yang sering dilupakan oleh pemustaka non-civitas
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Pemustaka yang tidak diingatkan oleh petugas counter layanan informasi
dalam mengisi buku tamu non-civitas, sehingga data-data yang didapatkan
terkait laporan jumlah maupun instansi dari pengunjung non-civitas tidak
valid.
5. Pemustaka yang tidak mengembalikan atau menghilangkan kunci loker.
Pemustaka yang tidak mengembalikan kunci loker atau menghilangkan
kunci loker terjadi karena factor tertentu, dapat menyebvabkan kerugian bagi
pihak perpustakaan terkait asset.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Dari beberapa risiko yang dapat terjadi pada Peprustakaan Unsyiah, terdapat
beberapa pencegahan yang dapat dilakukan:
- Petugas harus lebih disiplin dalam mejalankan tugas, dan petugas
sirkulasi yang standby ketika jam istirahat
- Petugas harus lebih teliti saat bertugas pada layanan counter informasi
- Petugas check-in dapat mengintruksikan langsung pemustaka untuk
menuju counter informasi agar mendapatkan informasi yang detail dan
menghindari terjadinya antrian panjang pemustaka pada counter check-
in.
- Petugas memberikan informasi bahwa pemustaka wajib mengisi buku
tamu
- Kehilangan kunci loker dapat dicegah dengan tetap menyimpan kartu
identitas pemustaka.
- Memberikan informasi tentang kewajiban pemustaka non-civitas untuk
mengisi buku tamu
- Menetapkan pembayaran denda atau sanksi jika pemustaka
menghilangkan kunci loker
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
D. UPAYA PENGENDALIAN
Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam mengendalikan resiko
yang terjadi pada Perpustakaan Unsyiah, yakni:
- Supervisor/Ka.Bid. Layanan memastikan petugas layanan counter
informasi berada di tempat pada saat bertugas dan pembayaran masuk
non-civitas pada saat petugas beristirahat dialihkan ke petugas bagian
sirkulasi
- Memastikan petugas layanan counter informasi lebih teliti dan berhati-
hati dengan memastikan langsung bahwa identitas yang diterima benar
milik pemustaka tersebut
- Memastikan petugas check-in ramah dan tegas mengarahkan pemustaka
ke layanan counter informasi
- Petugas berhati-hati dan memastikan kembali nama yang tertera pada
identitas ketika pemustaka saat pengembalian kartu
2.2 LAYANAN CHECK-IN
A. DESKRIPSI
Setiap pemustaka yang melintasi counter check-in diharuskan melakukan
melakukan scanning Kartu Tanda Anggota (KTA) atau Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM). Sedangkan bagi pemustaka non-civitas hanya
memperlihatkan struk pembayaran dari EDC pada bagian layanan counter
informasi.
Melalui counter check-in ini perpustakaan dapat mengetahui jumlah pemustaka
yang berkunjung ke Perpustakaan melalui database. Pada layanan counter
check-in dapat dilakukan pengukuran capaian salah satu sasaran mutu yang
telah ditetapkan oleh perpustakaan sebelumnya, hal ini merujuk pada hasil
statistik pengunjung.
Layanan counter check-in berdampak pada data statistik, berupa jumlah
kunjungan, lama kunjungan, dan emotikon kepuasan pemustaka selama berada
diperpustakaan.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi yakni:
1. Antrian panjang pemustaka yang ingin melakukan check-in
Hal ini disebabkan oleh:
- minat kunjungan pemustaka ke Perpustakaan meningkat
- terputusnya koneksi internet
- pemadaman listrik
2. Pemustaka menggunakan KTA/KTM pemustaka lainnya.
Pemustaka yang menggunakan KTA/KTM pemustaka lainnya dapat
disebabkan kelalaian petugas counter check-in. Tidak melihat secara teliti
antara pemustaka yang melakukan check-in dengan foto yang tertera pada
layar pc.
3. Pemustaka non civitas yang menggunakan struk pembayaran masuk
yang sudah expired atau milik orang lain.
Hal ini disebabkan oleh:
- Ketidakdisiplinan petugas untuk tepat waktu berada di counter
- Ketidak telitian petugas dalam memperhatikan struk pemustaka non-
civitas
4. Pemustaka yang lolos menggunakan kartu yang sudah habis masa
berlaku, seperti alumni
Pemustaka yang telah melakukan pengurusan surat bebas pustaka telah
dianggap menjadi alumni yang dikategorikan sebagai non-civitas akademika.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan pada bagian ini adalah:
- Petugas harus disiplin dalam bertugas
- Petugas melakukan pengecekan kesesuaian data dengan pemustaka
- Menyediakan line untuk batas antrian agar tertib
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- Mengarahkan pemustaka untuk memanfaatkan kedua scanner yang
tersedia
- Menghubungi staf IT jika terjadi putusnya koneksi internet
D. UPAYA PENGENDALIAN
Pengendalian yang dapat dilakukan dalam mengendalikan resiko yang terjadi
pada layanan counter check-in adalah:
- Supervisor/Ka.Bid. Layanan harus melakukan pengawasan berkala
untuk memastikan petugas yang standby
- Petugas memastikan pemustaka yang melakukan scanning sesuai dengan
data yang tertera pada monitor
- Petugas harus teliti dalam mengecek tanggal struk pembayaran masuk
non civitas pada saat check in
2.3 LAYANAN PEMERIKSAAN BARANG MASUK DAN BARANG
KELUAR
A. DESKRIPSI
Perpustakaan memberikan kenyamanan bagi seluruh pemustaka, termasuk
memperbolehkan pemustaka membawa masuk barang bawaan mereka. Hal ini
tertuang dalam peraturan yang dikeluarkan oleh Kepala Perpustakaan Unsyiah.
Setiap permustaka dapat memilih untuk membawa masuk barang bawaan
maupun menitipkannya diloker.
Setiap barang bawaan yang dibawa masuk dan keluar di Perpustakaan harus
melewati gate pemeriksaan barang masuk dan barang keluar.
Hal ini dilakukan agar setiap pemustaka dapat merasakan bahwasanya
perpustakaan unsyiah lebih dari sekedar perpustakaan pada umumnya sesuai
dengan quote perpustakaan unsyiah yakni “More Than Just Library”.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
B. VARIABEL RESIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Antrian panjang pemustaka yang ingin masuk ke perpustakaan
dikarenakan oleh tingginya minat kunjungan ke Perpustakaan
2. Barang yang tidak diizinkan masuk lolos dari petugas
Pemustaka yang membawa masuk barang terlarang (makanan basah,
berminyak, beraroma dan berbau) disebabkan oleh kelalaian petugas yang
tidak memeriksa dengan seksama barang bawaan pemustaka.
3. Koleksi yang lolos dari pemeriksaan barang keluar terjadi kareana:
- Pemeriksaan barang bawaan yang tidak ketat oleh petugas
- Petugas yang lalai memeriksa struk peminjaman
- Ketidaktelitian petugas dalam mengecek bukti kepemilikan koleksi
perpustakaan
- Petugas sepele dengan alarm yang berbunyi ketika pemustaka melewati
gate
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Menyediakan line untuk batas antrian agar tertib
- Supervisor/Ka.Bid. Layanan memastikan petugas yang standby secara
berkala
- Petugas harus teliti dalam bertugas
- Menyediakan line untuk batas antrian agar tertib
- Menghubungi dan melakukan konfirmasi kebenaran dari pihak sirkulasi
terkait koleksi yang tidak memiliki struk
- Membuat peraturan yang tertulis tentang larangan barang bawaan masuk
D. UPAYA PENGENDALIAN
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Pengendalian yang dapat dilakukan dalam mengendalikan resiko yang terjadi
pada layanan pemeriksaan barang masuk/keluar adalah:
- Petugas melakukan pengecekan langsung barang bawaan pemustaka
- Petugas harus teliti dalam mengecek barang bawaan pemustaka dan
bersikap sopan terhadap pemustaka
- Memastikan koleksi yang dipinjam oleh pemustaka memiliki struk
peminjaman
- Memastikan koleksi yang lolos gate dengan memeriksa bukti
kepemilikan perpustakaan unsyiah yang ditandai dengan stempel
kepemilikan pada halaman judul dan hal rahasia, no inventaris, tag rfid.
- Memastikan informasi yang tertera pada form fotocopy koleksi on-
reserve, referensi, dokumen dan serial) sesuai dengan koleksi yang
dimiliki oleh pemustaka
- Menunjukkan kepada pemustaka peraturan tentang barang bawaan
dengan bersikap sopan
2.4 LAYANAN PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN
A. DESKRIPSI
Perpustakaan memberikan pelayanan pembuatan kartu tanda anggota bagi non-
civitas akademika unsyiah yang berminat untuk menjadi bagian dari anggota
perpustakaan unsyiah. Setiap non-civitas wajib memenuhi syarat dan ketentuan
yang telah berlaku pada perpustakaan unsyiah. Kebijakan ini dikeluarkan
mengingat banyaknya minat dari non-civitas dalam memanfaatkan jasa dan
layanan yang terdapat pada perpustakaan unsyiah.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi pada layanan pembuatan kartu tanda anggota adalah:
1. Pemanfaatan kartu tanda anggota oleh pihak lain
2. Pemustaka yang memiliki kartu tanda mahasiswa ganda
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Pemustaka yang kehilangan kartu tanda mahasiswa dapat langsung mengurus
kartu tanda mahasiswa yang terbaru pada bagian kemahasiswaan. Sehingga
ketika kartu yang hilang tersebut ditemukan kembali, mahasiswa memiliki
kartu tanda mahasiswa ganda, hal ini menyebabkan pemustaka dapat
meminjam buku melebihi kuota yang ditetapkan.
3. Kartu Tanda Anggota (KTA) yang hilang
Kartu Tanda Anggota (KTA) yang telah diusulkan oleh pemustaka non-civitas
yang telah selesai dibuatkan, pada waktu yang telah ditentukan
pengambilannya, tidak diambil oleh pemustaka dalam waktu yang lama,
sehingga memiliki risiko kehilangan kartu pada bagian sirkulsai dalam waktu
yang lama. Pemustaka yang kurang teliti menyimpan KTA juga dapat menjadi
risiko kehilangan KTA.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Pencegahan yang dapat dilakukan pada bagian pembuatan kartu tanda anggota
adalah:
- Petugas harus melakukan pengecekan secara teliti pada database
- Petugas menghubungi pemustaka sehari sebelum tempo pengambilan
kartu
D. UPAYA PENGENDALIAN
Pengendalian dalam menangani resiko yang terjadi adalah:
- Petugas memastikan pemustaka yang mengambil kartu anggota sesuai
dengan yang melakukan pendaftaran
- Petugas memastikan no anggota tidak double pada database (KTM dan
KTA)
- Petugas mengarahkan pemustaka agar mengurus KTM baru di Biro
bagian kemahasiswaan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
2.5 LAYANAN PEMINJAMAN BUKU SECARA MANDIRI
A. DESKRIPSI
Demi meningkatkan peran perpustakaan bagi universitas, dan juga untuk
mengikuti perkembangan kebutuhan pemustaka yang semakin hari semakin
meningkat, maka perpustakaan unsyiah memberikan kemudahan bagi para
seluruh pemustakanya dalam melakukan peminjaman buku yakni melalui
peminjaman mandiri (self loan station) penggunakan RFID. Layanan
peminjaman buku secara mandiri ini menaikkan kesempatan perpustakaan
dalam meningkatkan pemanfaatan koleksi secara optimal di perpustakaan.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang terjadi pada layanan peminjaman buku secara mandiri yakni:
1. Antrian yang panjang pada self loan station
Meningkatnya statistika peminjaman koleksi pada perpustakaan dipengaruhi
oleh aktifitas dari keaktifan jadwal perkuliahan. Hal ini berdampak pada
antrian yang panjang pada layanan peminjaman mandiri (self loan station),
dikarenakan banyaknya referensi tugas yang menjadi kewajiban bagi
pemustaka untuk melakukan peminjaman buku. Hal ini menyebabkan antrian
yang panjang pada layanan peminjaman mandiri.
Beberapa hal juga dapat menjadikan antrian yang panjang pada layanan
peminjamanan mandiri, yakni:
- Mati lampu
- Jaringan off-line
2. Penggunaan KTM atau KTA oleh pihak lain
Setiap pemustaka yang telah memiliki kartu tanda anggota wajib melakukan
verifikasi pada bagian sirkulasi. Pada saat verifikasi pemustaka diwajibkan
memiliki password yang dimanfaatkan oleh pemustaka untuk peminjaman
mandiri. Setiap pemustaka wajib merahasiakan password peminjaman buku
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
mandiri dari pemustaka yang lainnya agar tidak salah dipergunakan kartu tanda
anggota nantinya.
3. Failed (kegagalan dalam peminjaman)
Daftar list yang ditampilkan pada mesin peminjaman mandiri tidak sesuai
dengan judul yang dipinjam oleh pemustaka, hal ini disebabkan oleh:
- Kesalahan dalam pengentrian data
- Tag rfid tidak terbaca
- Ketidaktepatan dalam final check
- Pemustaka yang telah melewati batas kuota peminjaman
- Pemustaka lupa password
- Pemustaka yang memasukkan ATM ke mesin RFID
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan pada layanan peminjaman mandiri ini
adalah:
- Memberikan batas antrian
- Menambah mesin RFID
- Menyediakan cadangan listrik (genset)
- Petugas pengolahan harus teliti dalam bertugas
- Ka.Bid. Layanan harus teliti dalam melakukan final check kesiapan
koleksi
- Ka. Bid. Pengolahan harus teliti dalam melakukan pemeriksaan
kelengkapan dan kesesuaian informasi koleksi
- Mengingatkan pemustaka pentingnya menyimpan password pada saat
verifikasi
- Menyediakan petunjuk penggunaan mesin RFID pada mesin.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan dalam mengatasi risiko adalah:
- Menambah layanan peminjaman secara manual
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- Menugaskan staf yang diperbantukan dalam peminjaman manual
- Melaporkan kepada tim IT jika terjadi off-line
- Melakukan pembatalan peminjaman melalui pc petugas
- Mencabut koleksi yang tidak terbaca tag dan melaporkannya pada pihak
pengolahan
- Memastikan pemustaka yang melakukan peminjaman melalui pc
petugas sirkulasi
- Petugas memastikan pemustaka menggunakan password yang mudah
diingat pada saat melakukan reset password
2.6 LAYANAN PENGEMBALIAN BUKU SECARA MANDIRI
A. DESKRIPSI
Perpustakaan unsyiah mengeluarkan kebijakan bagi para pemustaka dengan
memberikan tambahan kuota peminjaman koleksi (7 judul buku), hal ini
memberikan dampak yang sangat signifikan terhadap pemanfaatan koleksi
perpustakaan yang terus meningkat melalui statistika peminjaman koleksi.
Penurunan tingkat statistika denda dipengaruhi oleh pengembalian koleksi
buku secara tepat waktu, hal ini dipengaruhi karena tersedianya aplikasi uilis
yang dapat melakukan perpanjangan koleksi melalui smartphone tanpa harus
ke perpustakaan.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi pada bagian layanan pengembalian mandiri adalah:
1. Antrian pemustaka yang panjang
Antrian pemustaka yang panjang disebabkan oleh beberapa faktor, yakni:
- Jaringan off-line
- Pemadaman listrik
2. Koleksi hilang
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Pemustaka yang telah melakukan peminjaman koleksi, namun kehilangan
koleksi tersebut diwajibkan melapor pada bagian sirkulasi agar tidak
bertambahnya denda pemustaka tersebut.
Koleksi yang hilang bisa disebabkan oleh beberapa factor seperti pemustaka
yang meminjamkan KTA maupun KTM kepada pemustaka lainnya, maupun
karena kurang berhati-hatinya pemustaka tersebut dalam menjaga koleksi yang
telah dipinjam.
3. Koleksi rusak
Beberapa faktor yang dapat menyebabkan koleksi rusak yakni dikarenakan
koleksi tersebut merupakan koleksi yang menjadi favorit bagi pemustaka.
Semakin tinggi minat pemustaka dalam melakukan peminjaman koleksi maka
semakin besar risiko koleksi tersebut rusak. Ketidak hati-hatian pemustaka
dalam memanfaatkan koleksi tersebut juga sangat berdampak pada kerusakan
koleksi.
4. Tag rfid rusak
Tag RFID yang rusak dapat disebabkan oleh pemustaka yang tidak berhati-hati
dalam menggunakan koleksi tersebut. Juga bisa disebabkan oleh pemustaka
yang tidak disiplin meletakkan koleksi pada rak pengembalian koleksi yang
tersedia.
5. Keterlembatan pengembalian koleksi
Pemustaka yang terlambat mengembalikan koleksi mendapat sanksi berupa
denda yang wajib dibayar oleh pemustaka, sebagai bentuk tanggung jawab
pemustaka dalam memanfaatkan koleksi tersebut.
6. Pemustaka yang tidak melakukan pembayaran denda
Perpustakaan telah mengeluarkan kebijakan bagi pemustaka yang melakukan
keterlambatan pengembalian koleksi dengan ditetapkannya denda berdasarkan
SK Rektor. Ada beberapa factor yang menyebabkan pemustaka tidak
melakukan pembayaran denda, yakni:
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- Pemustaka tidak memiliki ATM (BRI, BNI, MANDIRI) maupun kartu
Brizzi
- Pemustaka tidak setuju dengan pemberlakuan kebijakan pemustaka
tentang pembayaran denda menggunakan mesin EDC
- Pemustaka yang mengabaikan denda yang nominalnya sedikit/kecil
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Menyediakan batas antrian
- Menyediakan mesin pengembalian mandiri
- Mengirim pemberitahuan melalui surat, sms maupun email
- Menyediakan cadangan listrik (genset)
- Menyediakan rak tambahan pengembalian koleksi
- Melakukan sinkronisasi dengan pihak puksi terkait pemblokiran
pengisian KRS online pemustaka yang belum mengembalikan buku
maupun belum melakukan pembayaran denda
- Memberikan apresiasi kepada pemustaka yang selalu melakukan
pengembalian koleksi buku yang tepat waktu
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dpat dilakukan adalah:
- Memberlakukan no antrian
- Menginformasikan langsung kepada pemustaka yang memiliki denda
- Menginstruksikan pemustaka agar meletakkan koleksi pada rak yang
tersedia
- Menghubungi langsung via telpon pemustaka yang belum melakukan
pembayaran denda
- Menugaskan staf yang diperbantukan dalam pengembalian manual
2.7 LAYANAN PENGECEKAN ETD DAN BEBAS PUSTAKA
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
A. DESKRIPSI
Electronic Theses and Dissertations (ETD) merupakan salah satu product
knowledge yang dimiliki perpustakaan yang dihasilkan dari tugas akhir
mahasiswa (D3, S1, S2, dan S3) dan hasil karya ilmiah para civitas unsyiah.
Perpustakaan memberikan layanan yang memudahkan para civitas dalam
menyimpan hasil karya mereka melalui menu ETD pada portal aplikasi
perpustakaan. Proses upload ETD ini juga dapat dilakukan dimana saja, tanpa
harus berkunjung langsung ke perpustakaan. Hal ini memberikan dampak yang
baik bagi perpustakaan karena dengan danya repositori hasil karya ilmiah
civitas unsyiah tersedia dan bisa diakses oleh siapapun dari manapun.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Antrian pemustaka yang panjang
Antrian pemustaka yang panjang disebabkan oleh beberapa faktor, yakni:
- Berakhirnya masa pendaftaran siding, yudisium maupun wisuda
- Jaringan off-line
- Pemadaman listrik
- Server down
- Crash Database
2. Tidak terlampir lembaran pengesahan tugas akhir
Pemustaka yang melakukan upload ETD tidak melampirkan lembaran
pengesahan yang menjadi syarat agar mendapatkan surat keterangan bebas
perpustakaan. Kelengkapan upload seluruh hasil karya ilmiah pemustaka
menjadi salah satu syarat dikeluarkannya surat keterangan bebas pustaka.
3. Failed (kegagalan upload)
Kegagalan upload ini bisa disebabkan oleh beberapa faktor yakni:
- Besarnya ukuran file karya ilmiah
- Pemustaka yang tidak teliti pada saat melakukan login pada laman ETD
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- Pemustaka lupa password
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Menyediakan batas antrian
- Menyediakan cadangan listrik (genset)
- Melakukan pengecekan server maupun database secara berkala
- Menyediakan flyer berisi informasi tentang tatacara upload karya ilmiah
pada aplikasi ETD
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Memberlakukan no antrian
- Menyediakan kursi bagi pemustaka
- Menambah petugas yang diperbantukan untuk pengecekan tugas akhir
- Menghubungi pihak IT ketika terjadi crash database maupun server
- Petugas memastikan hasil upload sesuai dengan identitas pembuat surat
keterangan bebas pustaka
- Petugas melakukan pengecekan secara teliti hasil upload pemustaka
mulai dari cover hingga lampiran
- Menginformasikan secara rinci pedoman upload karya ilmiah kepada
pemustaka
- Supervisor/Ka.Bid. Layanan memastikan petugas standby pada bagian
sirkulasi
2.8 LAYANAN REFERENSI DAN ON-RESERVE
A. DESKRIPSI
Perpustakaan Unsyiah memiliki manajemen yang baik terkait dengan koleksi,
salah satunya adalah menyediakan ruang On-Reserve. Ruangan ini bertujuan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
untuk menyimpan koleksi buku tercetak yang dianggap penting untuk
dicadangkan, sehingga setiap pemustaka tetap mendapatkan informasi yang
terdapat pada koleksi tersebut meskipun koleksi tersebut sedang dipinjam oleh
pemustaka lainnya.
Meskipun koleksi yang terdapat pada ruang on-reserve ini tidak dapat dipinjam
oleh pemustaka, namun dengan tersedianya ruangan on-reserve ini sangat
membantu para pemustaka yang tidak mendapatkan kesempatan dalam
meminjam koleksi yang dibutuhkan. Hal ini dikarenakan oleh adanya
kebijakan dari perpustakaan yang memberikan kesempatan untuk melakukan
foto copy koleksi buku tersebut.
Selain menyediakan koleksi referensi dalam bentuk primer, sekunder dan
tersier, perpustakaan juga menyediakan layanan Literature Searching Services
(LSS), yang memberikan dampak yang baik bagi perpustakaan yang
memberikan layanan tambahan dalam pencarian informasi yang dibutuhkan
oleh pemustaka. Layanan ini juga memberikan kemudahan bagi para
pemustaka yang tidak memiliki banyak waktu dalam penelusuran informasi
seperti halnya peneliti.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi pada bagian On-Reserve dan Referensi yakni:
1. Pemustaka tidak mengisi buku pengunjung
Setiap pemustaka yang memasuki ruang On-Reserve dan Referensi diwajibkan
mengisi tabulasi pengunjung. Hal in dianggap penting karena staf dapat
melakukan rekapitulasi untuk laporan pada bagian penjaminan mutu setiap
bulannya, dan juga bermanfaat untuk mengukur keberhasilan Key Performance
Indicator (KPI) yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Koleksi yang tidak dapat ditemukan
Koleksi yang terdapat pada bagian On-reserve dan Referensi yang tidak dapat
ditemukan bisa saja disebabkan oleh:
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- kesalahan dalam proses shelving
Kelalaian kordinator dalam mengawasi shelving crew, juga mempengaruhi
kebenaran penempatan koleksi pada rak.
- Ketidak tepatan pada proses penginputan data
Kelalaian petugas dalam melakukan pengentrian data pada bagian pengolahan
juga berdampak pada ketidak sinkronan koleksi dengan informasi yang
tersedia pada OPAC.
3. Pemadaman listrik
Pemadaman listrik dapat mempengaruhi kehilangan koleksi yang tidak
terdeteksi pada gate yang terdapat pada bagian On-reserve dan Referensi.
Pemadaman listrik juga menunda staf dalam menjawab pertanyaan dan
permintaan LSS pemustaka pada email.
4. Pemustaka yang tidak membawa tanda pengenal
Pemustaka yang ingin memanfaatkan koleksi dapat melakukan foto copy
dengan mengisi form fotocopy dan menitipkan tanda pengenal berupa KTM
maupun KTA.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Kordinator shelving wajib melakukan pengecekan penempatan koleksi
setiap hari kerja
- Menyediakan listrik cadangan (genset)
- Melakukan pembelian gate baru untuk mencegah pemustaka yang
membawa keluar koleksi tanpa sepengetahuan staf
- Memberikan pelatihan-pelatihan kepada staf tentang penelusuran
informasi yang cepat dan tepat
- Staf melakukan pengecekan email terkait LSS pada pagi hari
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
D. UPAYA PENGENDALIAN
- Staf memastikan penempatan koleksi oleh shelving crew
- Petugas memberikan pemahaman tentang koleksi On-reserve maupun
Referensi kepada pemustaka
- Memberikan informasi langsung kepada pemustaka untuk mengisi buku
tamu
2.9 LAYANAN KOLEKSI KARYA ILMIAH
A. DESKRIPSI
Perpustakaan memiliki pelayanan Koleksi Karya Ilmiah (KKI) yang
merupakan hasil karya dari civitas akademika unsyiah. Saat ini perpustakaan
juga telah memiliki aplikasi Electronic Theses and Dissertasion (ETD) yang
menampung karya ilmiah dalam bentuk soft copy. Peralihan penerimaan
koleksi karya ilmiah ini juga menjadi salah satu bentuk pencegahan plagiat dan
kehilangan koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan.
B. VARIABEL RISIKO
Resiko yang dapat terjadi adalah:
1. Kehilangan koleksi
Pelayanan KKI bersifat close access (tertutup) dimana pemustaka tidak
diperkenankan memasuki ruang tersebut. Salah satu penyebab terjadinya
kehilangan koleksi pada bagian karya ilmiah yakni dipengaruhi oleh kelalain
staf dalam bertugas. Dimana petugas tidak standby pada jam kerja dan pada
jam istirahat maupun pada saat jam layanan tambahan.
Sehingga hal ini dapat menyebabkan pemustaka membawa keluar koleksi
tersebut tanpa sepengetahuan petugas. Kehilangan koleksi juga dapat
dipengaruhi oleh kelalaian shelving crew yang keliru dalam menempatkan
koleksi.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
2. Pemustaka yang melakukan vandalisme
Salah satu vandalisme yang dilakukan oleh pemustaka seperti merusak koleksi
dapat terjadi jika staf tidak teliti dalam mengecek keutuhan koleksi saat
pengembalian.
3. Pemustaka mengambil gambar (foto) koleksi
Hal ini dapat terjadi dikarenakan kelalain petugas dalam memantau pemustaka
yang memnafaatkan koleksi. Pemustaka melakukan plagiat dalam bentuk
mengambil gambar koleksi karya ilmiah baik sebagian maupun seluruhnya.
4. Pemustaka yang menggunakan identitas lain
Pemanfaatan koleksi dibatasi dengan aturan dan syarat yang berlaku, seperti
peminjaman koleksi untuk dibaca ditempat hanya berlaku 3 judul perharinya
bagi yang memiliki KTA maupun KTM, sedangkan bagi pemustaka non
civitas hanya dibatasi dengan 1 judul perharinya.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Staf harus lebih disiplin dalam mejalankan tugas dan standby ketika jam
istirahat
- Kordinator shelving wajib melakukan pengecekan penempatan koleksi
setiap hari kerja
- Petugas harus lebih teliti saat menerima koleksi yang telah dimanfaatkan
oleh pemustaka
- Menyediakan petunjuk tentang larangan masuk pada ruang koleksi
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Petugas memastikan koleksi yang diterima dari pemustaka dalam
kondisi yang baik
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- Petugas memberikan informasi langsung terkait larangan melakukan
pengambilan gambar (foto) kepada pemustaka
- Petugas menunjukkan peraturan tentang layanan fotocopy dan
peminjaman baca ditempat kepada pemustaka
2.10 LAYANAN KOLEKSI SERIAL
A. DESKRIPSI
Koleksi yang terdapat pada layanan koleksi serial merupakan koleksi yang
sanagt terbatas, dikarenakan koleksi hanya didapatkan dari hibah/hadiah baik
dari penerbit, instansi, maupun universitas. Oleh sebab itu petugas yang
terdapat pada bagian ini diharuskan berada ditempat dan disiplin dalam
bertugas, karena pada layanan koleksi serial sangat berisiko kehilangan
koleksi. Hal ini disebabkan oelh minimnya tingkat pengamanan koleksi, seperti
tidak tersedianya gate maupun tag RFID. Namun dalam rangka mengurangi
kehilangan koleksi tersebut, perpustakaan mengeluarkan kebijakan tentang
kewajiban penitipan barang bawaan pada loker yang telah tersedia.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi pada bagian serial adalah:
1. Petugas yang tidak standby
Petugas yang memberikan layanan koleksi serial seharusnya berada ditempat
dan disipilin dalam bertugas, karena hal ini bertujuan untuk mencegah
terjadinya vandalisme dan kehilangan koleksi.
Petugas yang tidak disiplin dalam bertugas sangat beresiko kehilangan
koleksi, hal ini disebabkan oleh tidak adanya pengamanan yang tersistem pada
bagian serial (gate maupun tag RFID).
2. Kesalahan penempatan koleksi
Koleksi yang tidak dapat ditemukan disebabkan oleh shelving crew yang tidak
menempatkan koleksi sesuai pada tempatnya. Proses penempatan koleksi pada
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
bagian serial berbeda dengan penempatan koleksi pada umumnya yang
menggunakan DDC, namun pada serial koleksi ditempatkan berdasarkan
subjek.
3. Kehilangan kunci loker
Pemustaka yang memanfaatkan layanan serial diwajibkan untuk menitipkan
barang bawaan pada loker yang tersedia. Kehilangan kunci loker bisa
disebabkan oleh kelalaian pemustaka, dan ketidaktelitian petugas dalam
mengembalikan identitas yang dititipkan.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Petugas harus disiplin dalam bertugas untuk mencegah terjadinya
kehilangan koleksi
- Petugas harus melakukan pengamatan untuk memastikan tidak adanya
tindakan vandalisme dari pemustaka
- Petugas yang berada pada bagian pengecekan barang keluar wajib
melakukan pengecekan secara teliti untuk mencegah hilangnya koleksi
- Menyediakan loker untuk penyimpanan tas dan barang bawaan
- Menetapkan pembayaran denda atau sanksi jika pemustaka
menghilangkan kunci loker
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Petugas memastikan koleksi yang telah difotocopy dalam keadaan baik
- Petugas melakukan pengecekan secara teliti identitas yang dititipkan
dengan pemustaka yang mengembalikan koleksi
- Petugas menunjukkan peraturan tentang penitipan barang bawaan
diloker
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
2.11 LAYANAN DIGITAL CORNER
A. DESKRIPSI
Digital corner merupakan layanan yang memberikan kemudahan bagi
pemustaka dalam mengakses koleksi yang bersifat elektronik. Tingginya
tingkat pemustaka yang memanfaatkan koleksi elektronik dikarenakan adanya
pelayanan akun proxy kampus yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka
dimanapun. Tingginya minat pemustaka dalam mengakses koleksi elektronik
tersebut berdampak pada semakin membaiknya hasil karya ilmiah pemustaka,
dan semakin tingginya kepercayaan pihak rektorat terhadap perpustakaan.
Pemustaka yang membutuhkan informasi tentang koleksi elektronik juga
diberikan pelayanan tambahan berupa kelas literasi informasi yang bertujuan
untuk memberikan kemudahan bagi pemustaka dalam mendapatkan informasi
yang dibutuhkan. Perpustakaan juga memberikan kesempatan kepada seluruh
civitas untuk mengikuti kelas literasi informasi yang bertujuan untuk
mempermudahkan pemustaka dalam mengakses koleksi elektronik.
Sedangkan bagi para pemustaka yang kesulitan dalam menulis karya ilmiah
yang baik, perpustakaan juga memberikan layanan kelas sitasi kepada seluruh
civitas yang membutuhkan. Semua kemudahan ini bisa didapatkan oleh civitas
tanpa pungutan biaya apapun (gratis).
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi pada bagian serial adalah:
1. Antrian pemustaka yang panjang
Antrian panjang pemustaka yang ingin mengaktifkan akun proxy disebabkan
oleh ketidak disiplinan petugas dalam bertugas.
Petugas yang tidak standby juga dapat mengakibatkan antrian pemustaka yang
gagal melakukan upload karya ilmiah pada aplikasi ETD.
2. Kegagalan pendaftaran akun ETD
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Kegagalan pendaftaran akun ETD disebabkan oleh kelalaian pemustaka yang
menggunakan no anggota pemustaka yang lainnya. Pemustaka yang tidak teliti
dalam melakukan pengentrian infomasi pada platform registrasi menyebabkan
kegagalan login bagi pemustaka lainnya.
3. Pemustaka yang gagal melakukan settingan akun Proxy
Kegagalan dalam melakukan pengaturan (instalasi) akun proxy pada laptop
pemustaka disebabkan informasi yang disampaikan kepada pemustaka tidak
lengkap, maupun karena disebabkan oleh kelalaian pemustaka dalam melewati
tahapan settingan.
4. Kehilangan koleksi digital (VCD, DVD)
Petugas yang tidak standby pada saat bertugas juga dapat mengakibatkan
kehilangan koleksi digital yang dapat dengan mudah diakses oleh pemustaka di
ruang digital corner.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Petugas memberikan saran kepada petugas IT untuk memasukkan
pemberitahuan “Mohon teliti dalam memasukkan NIM” pada tampilan
awal regsitrasi ETD
- Petugas harus disiplin dalam bertugas untuk mencegah terjadinya
kehilangan koleksi dan antrian panjang pemustaka
- Membuat flyer yang berisi nformasi tentang tatacara upload ETD, dan
pendaftaran akun proxy kampus
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Petugas hadir tepat waktu dan standby pada jam kerja untuk mengatasi
antrian panjang pemustaka
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- Petugas menunjukkan flyer yang berisi informasi tentang tatacara
pendaftaran akun proxy dan tatacara upload ETD
- Petugas melakukan registrasi ulang pemustaka yang gagal upload
- Petugas membantu pemustaka melakukan proses instalasi akun proxy
kampus
2.12 LAYANAN KOLEKSI DOKUMEN
A. DESKRIPSI
Perpustakaan juga memberikan layanan koleksi dokumen yang berisi informasi
tentang laporan statistika, sejarah Aceh, prosiding dan hasil seminar.
Ketersediaan koleksi ini sangat membantu para pemustaka terutama bagi para
peneliti yang dalam pembuatan karya ilmiah karena mendapatkan sumber yang
kredibel.
Koleksi yang terdapat pada bagian dokumen dapat dipastikan tersedia jika
dibutuhkan, karena layanan pada koleksi ini berifat semi terbuka, sehingga
pemustaka yang memanfaatkan koleksi pada layanan ini tidak diperkenankan
untuk membawa pulang, karena hanya dapat dibaca ditempat dan difotocopy
saja.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi pada bagian serial adalah:
1. Koleksi yang tidak tersedia
Koleksi yang tidak tersedia dirak namun pada informasi OPAC tersedia bisa
saja disebabkan oleh kesalahan penempatan oleh shelving crew.
2. Kehilangan koleksi dokumen
Petugas yang tidak standby pada saat bertugas juga dapat mengakibatkan
kehilangan koleksi yang terdapat pada layanan koleksi dokumen, karena
koleksi tersebut dapat mudah diakses oleh pemustaka pada rak yang tersedia.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
3. Pemustaka yang menggunakan identitas pemustaka lain
Pelanggaran yan dilakukan oleh pemustaka seperti penggunaan identitas oleh
pemustaka yang lain dapat disebabkan oleh ketidak telitian petugas dalam
menerima jaminan identitas yang dititipkan oleh pemustaka sebagai syarat
melakukan fotocopy koleksi.
4. Koleksi yang dibawa keluar
Pemustaka yang membawa keluar koleksi dokumen tanpa sepengetahuan
petugas dapat disebabkan oleh kelalaian petu
gas.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Staf harus lebih disiplin dalam mejalankan tugas dan standby ketika jam
istirahat
- Kordinator shelving wajib melakukan pengecekan penempatan koleksi
setiap hari kerja
- Petugas harus lebih teliti saat menerima koleksi yang telah dimanfaatkan
oleh pemustaka
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Petugas memastikan koleksi yang diterima dari pemustaka dalam
kondisi yang baik
- Petugas memastikan penempatan koleksi oleh petugas shelving sesuai
- Petugas menunjukkan peraturan tentang layanan fotocopy dan
peminjaman baca ditempat kepada pemustaka
3 BIDANG PELAYANAN TEKNIS
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Bidang layanan teknis mencakup kegiatan pengadaan, pengkatalogan dan
perawatan koleksi. Mekanisme dan prosedur kerja dari kegiatan tersebut harus
dirumuskan dengan baik agar kegiatan pembinaan koleksi tersebut dapat
berjalan dengan lancar. Standar-standar pengolahan harus ditetapkan fasilitas
serta bahan-bahan yang diperlukan untuk itu harus disediakan.
Bagian layanan teknis merupakan bagian backoffice yang tidak berhadapan
langsung/berkomunikasi secara langsung dengan pemustaka. Terdapat
beberapa sub kegiatan pada layanan teknis yakni Penanganan koleksi,
Pengolahan terbitan berkala, pemeliharaan koleksi, proses weeding dan stock
opname dan pengelolaan koleksi elektronik.
Risiko yang dapat terjadi dan pencegahan serta pengendaliannya tersebut dapat
dijabarkan sesuai pada Perpustakaan Unsyiah sebagai berikut:
3.1 PENANGAN KOLEKSI
A. DESKRIPSI
Kegiatan penanganan koleksi baru dilakukan sesuai dengan posedur yang telah
ditetapkan. Prosesnya dimulai dari verifikasi koleksi yang diterima,
inventarisasi, katalogisasi, input data bibliografi, penempelan tag RFID,
encoding data, pemberian kelengkapan koleksi dan penyampulan. Proses
terakhir dilakukan final check kemudian diserahkan kepada bagian pelayanan
pemustaka.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi yakni:
1. Kesalahan katalogisasi
Kesalahan dalam menganalisis subjek merupakan hal yang sering terjadi dalam
proses katalogisasi koleksi, hal tersebut disebabkan oleh proses penganalisaan
dan pengkajian yang berbeda pemahaman terhadap objek kajiannya.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Kesalahan klasifikasi juga dapat terjadi disebabkan petugas klasifikasi tidak
merujuk lagi ke bagan dengan menggunakan nomor klasifikasi yang sudah
unassigned (tidak digunakan lagi), sehingga subjek yang sama menghasilkan
nomor klasifikasi yang berbeda, hal tersebut mempengaruhi penempatan buku
yang sama pada rak yang berbeda.
2. Kesalahan pengentrian data
Kesalahan pada proses entri data seperti kesalahan dalam pengetikan atau entri
data yang tidak pada tempatnya. Sehingga data yang tersimpan dalam database
menjadi tidak valid, dan data bibliografi yang tampil di Opac menjadi tidak
akurat. Padahal peran data bibliografis sangat penting untuk menemukan
kembali koleksi di rak. Hal tersebut juga berguna untuk memastikan
bahwasanya informasi yang disajikan akurat, tepat dan mutakhir serta tersedia
bagi pemustaka.
3. Kesalahan encoding data
Kesalahan encoding data dapat terjadi apabila petugas encoding tidak dengan
seksama melakukan encoding. Pada saat mengetik kode inventaris meskipun
hanya satu kode dapat berakibat fatal terutama pada saat peminjaman koleksi,
data koleksi tersebut akan keluar judul buku yang lain. kesalahan encoding data
dapat terjadi apabila petugas encoding tidak dengan seksama melakukan
encoding.
4. Kesalahan pemasangan label buku
Kesalahan pemasangan label buku dapat terjadi ketika petugas kurang teliti
dalam melakukan melakukan pemasangan label tersebut. Hal tersebut akan
berdampak pada saat temu kembali koleksi yang telah ditempatkan di rak.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Dari beberapa risiko yang dapat terjadi pada Pepustakaan Unsyiah, terdapat
beberapa pencegahan yang dapat dilakukan:
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Kesalahan klasifikasi
- Petugas klasifikasi harus lebih meningkatkan kemampuan menganalisa
subjek supaya objek yg dianalisa lebih fokus dan spesifik.
- Petugas klasifikasi harus lebih teliti dalam merujuk indeks relatif dan
subject headings.
- Petugas entri data harus berhati-hati dan memastikan kembali lebih teliti
dalam melakukan pengentrian data
- Petugas encoding data harus teliti dan seksama ketika melakukan encoding
data
- Pemasangan label label buku harus dilakukan dengan teliti supaya tidak
terjadi kesalahan.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam mencegah resiko yang
terjadi pada proses penanganan koleksi, yakni:
- Setelah menganalisa subjek dan menentukan nomor klasifikasi melalui
indeks relative atu subject heading Petugas klasifikasi harus kembali
merujuk ke bagan untuk memastikan nomor tersebut di bagan masih
digunakan
- Ka.Bid. Layanan teknis melakukan validasi terhadap hasil analisis subjek
dan data bibliografi yang sudah dientri sehingga mengurangi kesalahan
dalam menentukan suatu subjek yang dianalisis dan kesalahan pengetikan
data bibliografi.
- Ka.Bid. Layanan teknis melakukan final check terhadap pemasangan label
dan keakuratan name tag koleksi yang di encoding pada setiap koleksi
sehingga dapat mengurangi kesalahan dan kesilapan dalam memasang label
dan encoding data koleksi.
3.2 PENGELOLAAN TERBITAN BERKALA
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
A. DESKRIPSI:
Kegiatan yang berkenaan dengan penanganan koleksi terbitan berkala sejak
diterima oleh perpustakaan samapai selesai diproses.Terbitan berkala biasanya
terbit seara terus-menerus tidak hanya sekali terbit seperti buku. Pengelolaanya
mulai dari menerima koleksi, menginventaris, memberi subjek, memasang
label dan menginput judul artikel kedalam database. Koleksi terbitan berkala
tersebut adalah jurnal, majalah, buletin, dan terbitan harian lainnya.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi yakni:
1. Kesalahan menganalisa subjek
Kesalahan menganalisis subjek merupakan hal yang dapat terjadi dalam
proses katalogisasi koleksi terbitan berkala tercetak, hal tersebut disebabkan
oleh proses penganalisaan dan pengkajian yang berbeda pemahaman terhadap
objek kajiannya. Terkadang juga ada koleksi terbitan berkala yang multi-
subyek sehingga susah untuk menentukan subyeknya.
2. Kesalahan pemasangan label tipe dan subyek
Kesalahan pemasangan label buku dapat terjadi ketika petugas kurang teliti
dalam melakukan pemasangan label. Hal tersebut akan berdampak pada saat
temu kembali koleksi di rak yang tidak sesuai tipe dan subyeknya.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan yakni:
- Petugas harus lebih meningkatkan kemampuan menganalisa subjek supaya
objek yg dianalisa lebih fokus dan spesifik.
- Pemasangan label buku harus dilakukan dengan teliti supaya tidak terjadi
kesalahan.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Ka.Bid. Layanan teknis seharusnya melakukan validasi terhadap hasil
analisis subjek dan data bibliografi yang sudah dientri sehingga mengurangi
kesalahan dalam menentukan suatu subjek yang dianalisis dan kesalahan
pengetikan data bibliografi.
- Ka.Bid. Layanan teknis melakukan final check terhadap pemasangan label
pada setiap koleksi sehingga dapat mengurangi kesalahan dan kesilapan
dalam memasang label.
3.3 PEMELIHARAAN KOLEKSI
A. DESKRIPSI
Pemeliharaan dan perawatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan menjaga
atau mengusahakan agar bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan awet
dan terawat dengan baik
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi yakni:
1. Kesilapan dalam mengaktifkan kembali (Disable dan unnable)
Kesilapan dalam mengaktifkan kembali buku yang sudah dinonaktifkan
merupakan risiko yang bisa terjadi dalam proses pemeliharaan dan perawatan
koleksi, hal ini disebabkan oleh petugas yang kurang teliti sehingga lupa untuk
mengaktifkan kembali, Jika petugas sudah melakukan disable terhadap sebuah
buku untuk dilakukan pemeliharaan dan perawatan kemudian lupa melakukan
unable kembali maka akan berpengaruh terhadap buku tersebut, tidak dapat
dipinjamkan dan ditelusuri di Opac karena datanya dalam pemeliharaan
sedangkan sebenarnya buku tersebut sudah ada dirak siap untuk dimanfaatkan.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Petugas harus lebih teliti dalam melakukan disable buku yang akan
dilakukan pemeliharaan dan perawatan.
- Petugas harus lebih teliti dalam melakukan unable kembali buku yang
sudah dilakukan pemeliharaan dan perawatan.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Ka.Bid. Layanan teknis seharusnya melakukan validasi terhadap hasil
unable kembali buku yang akan dikembalikan ke rak sehingga mengurangi
kesilapan dalam mengaktifkan kembali koleksi yang sudah selesai dilakukan
pemeliharaan dan perawatan koleksi.
3.4 STOCK OPNAME DAN WEDDING
A. DESKRIPSI
Stock opname adalah penyesuaian koleksi di rak dengan database,
penghitungan ulang jumlah koleksi di perpustakaan. Dengan stock opname,
kita dapat mengetahui jumlah buku yang dipinjam, yang paling diminati
maupun yang tidak diminati oleh pemustaka, buku yang hilang, rusak, dan
yang harus ada dalam perawatan. Semuanya dapat diperoleh dengan data yang
akurat. Weeding adalah proses penyiangan berupa upaya pengeluaran
sejumlah koleksi dari perpustakaan karena dianggap tidak relevan lagi, terlalu
banyak jumlah eksemplarnya, sudah ada edisi baru, atau koleksi itu termasuk
terbitan yang dilarang.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi yakni:
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
1. Ketidak sesuaian data
Koleksi yang telah ditarik dari rak untuk diperbaiki terjadi kesalahan yang
berulang seperti data yang masih tampil di OPAC namun telah dilakukan stock
opname. Kesalahan dalam pengentrian ulang koleksi yang telah di wedding
juga dapat menyebabkan tidak sesuainya data yang terdapat pada database dan
rak.
2. Kesalahan penarikan koleksi yang tidak sesuai kriteria
Kesalahan dalam melakukan wedding menentukan kriteria mengaktifkan
kembali buku yang sudah dinonaktifkan merupakan risiko yang bisa terjadi
dalam proses pemeliharaan dan perawatan koleksi, hal ini disebabkan oleh
petugas yang kurang teliti sehingga lupa untuk mengaktifkan kembali, Jika
petugas sudah melakukan disable terhadap sebuah buku untuk dilakukan
pemeliharaan dan perawatan kemudian lupa melakukan unable kembali maka
akan berpengaruh terhadap buku tersebut, tidak dapat dipinjamkan dan
ditelusuri di OPAC karena datanya dalam pemeliharaan sedangkan sebenarnya
buku tersebut sudah ada dirak siap untuk dimanfaatkan.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat terjadi adalah:
- Petugas harus lebih teliti dalam melakukan penarikan koleksi saat wedding
- Petugas harus lebih teliti dalam melakukan penginputan/ pengetrian ulang
data saat stock opname.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat terjadi adalah:
- Kordinator melakukan pengontrolan saat proses stock opname dan wedding
berlangsung
- Ka. Bid. Layanan Teknis melakukan validasi dan final check hasil koleksi
yang telah dilakukan wedding dan stock opname
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
3.5 PENGELOLAAN KOLEKSI ELEKTRONIK
A. DESKRIPSI
Proses pengelolaan koleksi elektronik merupakan proses penanganan
berkas-berkas tugas akhir mahasiswa seperti skripsi, thesis dan disertasi dalam
bentuk digital. Kegiatan pengelolaan ETD dilakukan sesuai dengan posedur
yang telah ditetapkan. Prosesnya dimulai dari membuka web ETD yang sudah
diupload, memasukkan data bibliografi (impressum) kemudian melakukan
katalogisasi yaitu menganalisis subyek, menentukan nomor klasifikasi dan
menentukan kata kunci, dan melakukan pengindeksan. Langkah terakhir yang
dilakukan adalah memasukkan data yg telah diproses ke database supaya dapat
diakses pemustaka melalui OPAC, portal aplikasi dan website perpustakaan.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi yakni:
1. Kesalahan katalogisasi
Kesalahan menganalisis subjek merupakan hal yang sering terjadi dalam
proses katalogisasi koleksi, hal tersebut disebabkan oleh proses penganalisaan
dan pengkajian yang berbeda pemahaman terhadap objek kajiannya.
Kesalahan klasifikasi juga dapat terjadi disebabkan petugas klasifikasi tidak
merujuk lagi ke bagan dengan menggunakan nomor klasifikasi yang sudah
unassigned (tidak digunakan lagi), sehingga subjek yang sama menghasilkan
nomor klasifikasi yang berbeda.
2. Banyaknya koleksi yang belum terproses
Pelepasan lulusan yang dilakukan empat kali dalam setahun oleh Universitas
Syiah Kuala tentunya menghasilkan karya tulis yang sangat banyak juga untuk
dikelola oleh UPT.Perpustakaan sebagai local content. Banyaknya koleksi
yang masuk membuat petugas tidak mampu menangani proses pengolahannya
dengan baik dan tepat waktu, sehingga masih banyak koleksi tahun
sebelumnya menumpuk karena belum selesai diproses.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Petugas klasifikasi harus lebih meningkatkan kemampuan menganalisa
subjek supaya objek yg dianalisa lebih fokus dan spesifik.
- Petugas klasifikasi harus lebih teliti dalam merujuk indeks relatif dan
subject headings.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Setelah menganalisa subjek dan menentukan nomor klasifikasi melalui
indeks relative atau subject heading petugas klasifikasi harus kembali
merujuk ke bagan untuk memastikan nomor tersebut di bagan masih
digunakan
- Ka.Bid. Layanan teknis melakukan validasi terhadap hasil analisis
subjek dan data bibliografi yang sudah dientri sehingga mengurangi
kesalahan dalam menentukan suatu subjek yang dianalisis dan kesalahan
pengetikan data bibliografi.
4 BIDANG LAYANAN PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN
SISTEM
4.1 PROSES PENGEMBANGAN KOLEKSI
A. DESKRIPSI
Proses pengembangan koleksi adalah proses yang berkaitan dengan penentuan
keijakan koleksi, menilai kebutuhan pemakai, evaluasi koleksi, identifikasi
kebutuhan koleksi, seleksi kebutuhan pustaka dan kebijakan kerjasama
sumberdaya koleksi.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi yakni:
1. Pembelian koleksi bukan berdasarkan kebutuhan sehingga koleksi tidak
termanfaatkan secara efektif dan efisien.
2. Jumlah pengadaan koleksi yang minim sehingga tidak sesuai dengan
kebutuhan pengguna karena keterbatasan Anggaran.
Proses pengembangan koleksi ini berhubungan langsung dengan bidang tata
usaha. Berdasarkan hasil verifikasi, daftar buku yang diusulkan kemudian
diserahkan ke bidang tata usaha untuk dilakukan pembelian.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Pengembangan koleksi dilakukanberdasarkan analisa hasil survey relevansi
kebutuhan.Memberi kesempatan langsung kepada tenaga pendidik dan
mahasiswa aktif untuk mengusulkan koleksi sesuai dengan mata kuliah yang
relefan, agar koleksi dapat termanfaatkan secara efektif. Pengadaan koleksi ini
berhubungan langsung dengan bidang tata usaha. Berdasarkan hasil verifikasi,
daftar buku yang diusulkan kemudian diserahkan ke bidang tata usaha untuk
dilakukan pembelian.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Pengembangan koleksi dilaksanakan setelah ada hasil analisa survey relevansi
kebutuhan dan selanjutnya melakukan pengecekan kesesuaian pesanan setelah
barang tiba.
4.2 PENYUSUNAN PROGRAM DAN KEGIATAN TAHUNAN
A. DESKRIPSI
Penyusunan program dan kegiatan tahunan adalah instrumen kebijakan yang
berisi satu atau lebih kegiatan, yang dilaksanakan oleh suatu organisasi sebagai
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
upaya untuk mengimplementasikan strategi dan kebijakan dalam rangka
mencapai tujuan dan sasaran suatu organisasi.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Permintaan Penyusunan program dan kegiatan tidak terskedul (tiba-tiba)
dan harus diselesaikan dengan waktu singkat sehingga penyusunan
program tidak efektif.
2. Tidak adanya informasi tentang perubahan kebijakan menyangkut
penyelenggaraan rencana Anggaran.
3. Informasi perubahan Kebijakan yang telat diinformasikan oleh pembuat
kebijakan
4. Terjadinya revisi anggaran dan kegiatan seketika tidak terjadwal
5. Kegiatan tidak terlaksanakan tepat waktu
C. UPAYA PENCEGAHAN
Dari beberapa risiko yang dapat terjadi pada perpustakaan Unsyiah, terdapat
beberapa pencegahan yang dapat dilakukan:
- Menyiapkan dan mengusulkan SPK diawal tahun atau dibulan Januari
agar proses kegiatannya dapat dilakukan setelah SPK keluar sehingga
pelaksanaan kegiatan tepat waktu.
- Membuat Plan kegiatan yang Valid diawal tahun (januari) untuk usulan
tahun kedepannya.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam mengendalikan resiko
yang terjadi pada perpustakaan, yakni :
- Melakukan monitoring terhadap Realisasi Anggaran dan Pelaksanaan
Kegiatan
- Mengintruksikan kepada setiap koordinator kegiatan untuk
melaksanakan kegiatan sesuai jadwalnya.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
4.3 PROSEDUR PEMELIHARAAN JARINGAN, HARDWARE DAN
SOFTWARE
A. DESKRIPSI:
Prosedur pemeliharaan jaringan, hardware, dan software adalah suatu upaya
untuk menjaga, melindungi, mengendalikan, memperbaiki, menanggulangi dan
mengembangkan sistem yang ada. Pemeliharaan ini diperlukan untuk
meningkatkan efisisensi dan efektivitas kinerja sistem yang ada agar
penggunaannya dapat optimal.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Peretasan ke dalam sistem jaringan
2. Kerusakan hardware
3. Pencurian data kedalam database
C. UPAYA PENCEGAHAN
Dari beberapa risiko yang dapat terjadi pada perpustakaan Unsyiah, terdapat
beberapa pencegahan yang dapat dilakukan:
- Update software
- Mengoperasi UPS
- Membangun koleksi yang aman antara Software dan database
- Membackup Software dan database perhari
D. UPAYA PENGENDALIAN
Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam mengendalikan resiko
yang terjadi pada perpustakaan, yakni :
- Memonitoring peralatan hardware.
- Membuat Schedule pengecekan hardware.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
4.4 PENGEMBANGAN APLIKASI PERPUSTAKAAN
A. DESKRIPSI:
Pengembangan Aplikasi perpustakaan merupakan proses penyusuaian sistem
yang lama untuk meningkatkan sistem yang sudah ada guna menunjang
kegiatan operasional organisasi.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Peretasan ke dalam sistem aplikasi
2. Kerusakan software
3. Keterbatasan peralatan
4. Ruang penyimpanan data yang semakin besar
C. UPAYA PENCEGAHAN
Dari beberapa risiko yang dapat terjadi pada perpustakaan Unsyiah, terdapat
beberapa pencegahan yang dapat dilakukan:
- Menggunakan secutiry software yang up to date
- Membuat password yang sulit atau tidak mudah di tebak
- Membackup software
- Membeli peralatan yang up to date
- Menambah ruang penyimpanan aplikasi
D. UPAYA PENGENDALIAN
Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam mengendalikan resiko
yang terjadi pada perpustakaan, yakni :
- Memonitoring aplikasi yang berjalan.
- Melakukan schedule pengecekan aplikasi
5 BIDANG LAYANAN ADMINSTRASI DAN TATA USAHA
5.1 PERSURATAN
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
A. DESKRIPSI
Surat adalah sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan
sebagainya. Pengelolaan surat dalam suatu lembaga dikategorikan atas dua,
yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk merupakan surat yang
diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/instansi lain yang
bersifat kedinasan. Dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh
organisas/instansi yang dibuat oleh organisasi yang bersifat kedinasan. Dalam
sebuah lembaga/instansi baik negeri maupun swasta selalu berhubungan
dengan surat menyurat. Pada dasarnya banyak surat masuk maupun keluar
perlu dilakukan penataan yang baik. Tata persuratan yang dilakukan dengan
baik oleh sebuah lembaga/instansi dapat memudahkan lembaga/instansi
tersebut dalam menemukan kembali surat-surat yang telah diarsipkan tersebut.
B. VARIABEL RISIKO
Resiko yang dapat terjadi adalah
1. Surat yang dikirimkan oleh staf tidak diterima oleh yang bersangkutan.
Saat pengiriman surat terdapat alamat atau kode pos yang salah sehingga surat
yang telah dikirim tidak sampai ketujuan yang dimaksud sehingga surat tidak
diterima oleh yang bersangkutan.
2. Surat tidak dapat diproses dengan cepat karena terjadi pemadaman listrik
yang tidak bisa diatasi.
Surat yang telah masuk sesegera mungkin akan diproses jika tidak terjadi
pemadaman listrik yang lama dalam artian tidak bisa diatasi secara internal,
maka surat tidak bisa diproses dengan cepat.
3. Surat rusak
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Surat yang diterima dalam keaadaan rusak sehingga pihak persuratan harus
menghubungi pihak yang bersangkutan jika surat tersebut masih bisa
diidentifikasi.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah :
- Bagian persuratan harus memfollow up surat ke instansi yang dituju
- Menyediakan listrik cadangan
- Pengarsipan yang rapi akan lebih mudah saat semua surat belum bisa di
balas
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya Pengendalian yang dapat dilakukan adalah :
- Bagian persuratan memastikan surat yang diterima dalam kondisi baik
- Bagian persuratan melakukan pengecekan identitas jika surat yang
dikirim tidak jelas alamat yang dituju.
5.2 SARANA DAN PRASARANA
A. DESKRIPSI
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud dan tujuan. Prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses.Sarana lebih ditujukan untuk
benda-benda bergerak seperti komputer dan mesin. Sedangkan prasarana lebih
ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung.
B. VARIABLE RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
1. Sering terjadinya kerusakan alat-alat listrik seperti AC, pompa air,
lampu atau yang berhubungan dengan mesin-mesin.
2. Kerusakan ruangan seperti kebocoran saat hujan
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah :
- Petugas sarpras melalukan pengecekan ketersediaan air dan listrik yang
memadai
- Menyediakan cadangan listrik
- Meriksa keadaan gedung secara berkala agar dapat diketahui kerusakan
yang terjadi
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah :
- Petugas sarpras harus selalu melakukan pengawasan berkala untuk
menghindari kerusakan alat dan gedung
- Petugas memastikan listrik serta air berjalan dengan lancar pada saat jam
layanan
- Petugas harus teliti dalam mengecek kerusakan atau kebutuhan
pemakaian ruangan dan fasilitas yang ada didalam perpustakaan
5.3 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A. DESKRIPSI
Proses pengelolaan administrasi kepegawaian adalah mengelola seluruh
aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan semua staf. Pengelolaan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
administrasi kepegawaian meliputi, verifikasi data Daftar Penilaian
Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) pegawai, kenaikan pangkat pegawai, pencatatan
penerimaan paket koleksi dan pengendalian kehadiran serta absensi.
B. VARIABEL RISIKO
Resiko yang dapat terjadi adalah :
1. Daftar pegawai yang sudah berubah tetapi belum terdata di bagian
kepegawaian perpustakaan
2. Pencatatan koleksi yang tidak sesuai dengan koleksi yang diterima
3. Absensi yang tidak terekam
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan pada bagian ini adalah :
- Bagian kepegawaian harus update tentang daftar pegawai yang sudah
berubah
- Bagian kepegawaian harus teliti dalam pencatatan koleksi yang diterima
- Memeriksa absensi pegawai yang tidak terekam saat melakukam finger
D. UPAYA PENGENDALIAN
Pengendalian yang dapat dilakukan dalam mengendalikan resiko yang terjadi
pada bagian kepegawaian adalah :
- Bagian kepegawaian harus memeriksa setiap terjadi perubahan data
pegawai
- Bagian kepegawaian harus teliti terhadap pemberian koleksi dari pihak
luar
- Bagian kepegawaian harus selalu mengecek absensi pegawai yang tidak
terekam dikarenakan koneksi internet yang lambat
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
5.4 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN
A. DESKRIPSI
Pengelolaan administrasi keuangan adalah pengelolaan yang meliputi seluruh
aktifitas yang berkaitan dengan keuangan untuk mencapai tujuan sebuah
organisasi ataupun perusahaan tertentu. Dengan adanya administrasi keuangan
yang baik, maka akan tercipta suasana kerja yang lebih nyaman serta produktif.
Pengelolaan keuangan, dimana pengertian ini merujuk pada administrasi
keuangan secara luas. Proses pengaturan serta penetapan kebijakan yang
berkaitan dengan pengadaan maupun pemanfaatan keuangan, sehingga tugas
pokok organisasi dapat terwujud secara efektif dan efisien adalah inti dari
proses pengelolaan keuangan itu sendiri.Tata usaha keuangan, dimana
pengertian ini merujuk pada administrasi keuangan secara sempit. Seluruh
kegiatan yang termasuk dalam proses penerimaan, penyimpanan, dan
pengeluaran uang berdasarkan aktivitas penatabukuan adalah inti dari tata
usaha keuangan.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Perencanaan RKAKL yang belum sesuai dengan anggaran yang
ditetapkan oleh pihak Biro Unsyiah.
2. Terjadinya kesalahpahaman dalam penyusunan mata anggaran dengan
kegiatan yang akan dilakukan oleh Perpustakaan Unsyiah
3. Ketidak telitian dari petugas keuangan dalam pembuatan kwitansi
pengamprahan
4. Kegagalan saat memasukkan SIMKEU yang telah di buat dikarenakan
jaringan Biro yang lambat
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah :
- Memastikan mata anggaran sehingga kesalahan saat pengamprahan bisa
teratasi
- Menyediakan cadangan listrik
- Lebih teliti dalam pembuatan kwitansi
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah :
- Petugas keuangan melakukan pengecekan mata anggaran sebelum
memulai pengamprahan
6 BIDANG MANAJEMEN MUTU
6.1 PENGENDALIAN DOKUMEN
A. DESKRIPSI
Pengendalian dokumen bertujuan memastikan bahwa informasi yang
terdokumentasi dikendalikan dengan tepat. Pengendalian dokumen mencakup
kegiatan yang mengkaji dokumen sebelum didistribusikan untuk mencegah
beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek dilapangan,
merevisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis
sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan disetujui oleh
pimpinanagarberkomitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat
dilakukan sepenuhnya.Pengendalian juga dilakukan dengan cara
mendistribusikan kepada orang-orang yang berkepentingan saja, dapat juga
dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja (stempel
terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Adanya ketidaksesuaian antara dokumen hasil revisi dengan proses kerja
terkait.
2. Kesalahan dalam menentukan status nomor revisi dokumen.
3. Staf yang bersangkutan tidak melakukan pelaporan terkait perubahan job
desk kepada MR.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- MR melakukan pembagian dokumen yang dapat dijadikan sebagai acuan
atau cadangan ketika listrik padam maupun database eror.
- MR melakukan verifikasi secara detail terhadap dokumen yang telah
direvisi secara berkala.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- MRmemastikan bahwa dokumen yang diterima sudah final.
- MR memastikan bahwa penomoran terhadap dokumen tersebut sudah
benar baik itu nomor baru ataupun nomor revisi.
- MRmemastikan keamanan dokumen tersebut.
- MRmelakukan pengesahan terhadap dokumen dan segera dipublikasi ke
web sebagai dokumen terkendali. Untuk dokumen eksternal diberikan
stempel “ Dokumen Eksternal” dan disimpan oleh MR.Sedangkan
dokumen lama harus ditarik dan distempel “ Dokumen Kadaluarsa” dan
disimpan ditempat khusus.
- Pimpinan bersama MR menentukan masa simpan dokumen tersebut.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
6.2 PENGENDALIAN REKAMAN
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan pemberian standarisasi dalam penanganan
rekaman/catatan untuk menjamin kefektifan pelaksanaan sistem manajemen
mutu perpustakaan.
B. VARIABEL RISIKO
Adapun resiko yang dapat terjadi yakni:
1. Kesalahan dalam penentuan dokumen/catatan yang akan dimusnahkan.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- MR membuat usulan penghapusan rekaman yang disetujui oleh
pimpinan.
- MR membuat daftar rekaman, lokasi penyimpanan dan metode
pemusnahan.
- MR juga melakukan penyimpanan dalam bentuk data elektronik
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- MR harus benar-benar melakukan verifikasi terhadap usulan
pemusnahan rekaman sebelum dilakukan pemusnahan.
- MR memastikan rekaman yang akan dimusnahkan telah dilakukan
pendataan.
- MR memastikan list rekaman yang akan dimusnahkan telah
didokumentasikan pada bagian Tata Usaha.
- MR melakukan pengawasan pada saat pemusnahan dokumen
dilakukan.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
6.3 PROSES PEMBUATAN DOKUMEN RENSTRA
A. DESKRIPSI :
Kegiatan ini berkaitan dengan penyusunan dokumen yang berhubungan
dengan visi, misi dan rencana strategis perpustakaan selama 5 tahun kedepan.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Tidak semua rencana kerja yang ditetapkan dapat terlaksana dengan
baik.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Pimpinan dan MR melakukan evaluasi pada akhir tahun terkait program
kegiatan kerja perpustakaan yang telah ditetapkan pada rencana strategis
perpustakaan.
- Pimpinan dan MR wajib melakukan analisis dan rumusan yang terdapat
pada perpustakaan untuk dijadikan dokumen 5 tahun kedepan.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- MR memastikan setiap kegiatan sesuai dengan visi dan misi
perpustakaan
- MR melakukan monitoring kegitan tahunan yang telah direncanakan
sebelumnya secara berkala
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
6.4 PROSES KOMUNIKASI INTERNAL
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan standarisasi terhadap tugas dan
tanggung jawab dalam proses komunikasi internal sehingga layanan
perpustakaan terlaksana dengan baik.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Tidak berjalannya komunikasi yang baik antara pimpinan dan staf
sehingga menghambat pencapaian visi dan misi.
2. Staf tidak menginformasikan kepada pihak penjaminan mutu terkait
dikeluarkannya Nota Tugas dari pimpinan kepada staf yang
bersangkutan.
3. Tidak adanya catatan tentang hasil rapat berupa notulen.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Pimpinan mengadakan rapat secara rutin minimal satu (1) kali dalam
sebulan dengan staf maupun ketua bidang.
- Staf penjaminan mutu menyiapkan dokumen rapat berupa absen dan
notulen (keputusan rapat) setiap pimpinan mengadakan rapat baik
dengan ketua bidang maupun dengan seluruh staf.
- Pimpinan menerima masukan dan saran dari setiap staf yang
dipertimbangkan untuk ditetapkan dalam mendukung visi misi
perpustakaan unsyiah.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37
merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- MR memastikan setiap hasil rapat akan dikomunikasikan kesemua pihak
terkait baik melalui rapat maupun melalui media papan informasi, dll.
- MR memastikan setiap program kerja akan dipublikasikan secara
terbuka.
- Pimpinan memastikan tugas/tanggung jawab dan wewenang masing-
masing posisi struktural dan fungsionalsesuai tupoksi sudah dipahami
oleh staf, kejelasan, persoalan operasional akandiinformasikan pada saat
rapat.
6.5 PROSES TINJAUAN MANAJEMEN
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan tinjauan dan evaluasi terhadap kemajuan dan
kelemahan dalam pelaksanaan layanan perpustakaan. Dengan tujuan sebagai
evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem manajemen terhadap isu-isu
kualitas, peraturan dan perubahan yang terjadi. Proses tinjauan manajemen ini
pada perpustakaan unsyiah diberlakukan dua kali dalam setahun, yakni pada
saat setelah dilakukannya audit internal.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Tidak semua kelemahan yang terjadi dapat diselesaikan sesuai harapan.
2. Tidak semua hasil tinjauan manajemen diselesaikan sesuai waktu yang
telah ditetapkan.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- MR melakukan rapat tinjauan manajemen pada waktu yang telah
ditetapkan
- MR membagikan setiap PIC hasil tinjauan manajemen
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37
merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- MR menginformasikan hasil rapat pada papan display pengumuman
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- MR memastikan semua kelemahan yang terjadi telah terselesaikan
dengan baik.
- MR melaksanakan evaluasi secara berkala setiap bulan pasca tinjauan
manajemen.
6.6 PROSES AUDIT INTERNAL
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem
manajemen mutu yang berhubungan dengan isu kualitas, peraturan dan
perubahan keadaan serta informasi kinerja yang menjadi masukan dan
pembahasan dalam tinjauan manajemen. Audit internal belangsung dua kali
dalam setahun. Audit internal ini dilaksanakan untuk melihat ketidak sesuaian
proses kerja dengan dokumen, maupun hal-hal lainnya yang dianggap perlu
untuk dilakukan perubahan kea rah yang lebih baik.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Tidak dapat terlaksananya audit internal sesuai dengan ketentuan
2. Laporan hasil audit tidak selesai tepat waktu
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- MR memonitoring setiap kegiatan audit internal agar berjalan dengan
baik sesuai dengan ketentuan.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37
merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- Melakukan verifikasi hasil kerja tim audit untuk penyelesaian laporan
audit internal tepat waktu.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Pimpinan dan MR harus mendiskusikan rencana dan tahapan audit
- Pimpinan harus membentuk dan mengesahkan tim audit
- Ketua tim audit melakukan pengarahan kepada tim audit dan melakukan
audit dan menuliskan temuan audit, kemudian ditandatangani oleh
audite.
- Ketua audit melakukan konsolidasi laporan audit dan memaparkan
dalam rapat penutupan audit
- MR dan ketua tim audit melakukan tindak lanjut laporan hasil audit
sampai selesai
- MR merangkum semua hasil dan menjadi masukan dalam rapat tinjauan
manajemen
6.7 PROSES PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan proses evaluasi terhadap hasil temuan audit
internal maupun laporan dari staf perpustakaan,menjelaskan secara rinci
terhadap uraian ketidak sesuaian dari temuan dan usulan yang disertai rencana
tindakan pencegahan dan perbaikan. Dengan tujuan sebagai evaluasi resmi
mengenai kesesuaian sistem manajemen terhadap isu-isu kualitas, peraturan
dan perubahan yang terjadi.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37
merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
1. Tidak semua laporan ketidak sesuaian dapat diselesaikan sesuai dengan
waktu yang telah ditentukan.
2. Terjadinya ketidaksesuaian pekerjaan dengan prosedur yang telah
berlaku
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Ketua audit melakukan pengecekan semua ketidaksesuaian yang terjadi
benar-benar telah diselesaikan oleh unit yang berkaitan.
- Ketua Audit dan MR mendiskusikan kelayakan penyelesaian laporan
ketidaksesuaian
- MR melakukan verifikasi dan validasi terkait hasil laporan dari ketua
audit
- Setiap laporan audit telah diperiksa sebelumnya oleh MR sebelum
diumumkan pada saat tinjauan manajemen
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- MR melakukan analisa terhadap laporan hasil temuan audit internal.
- MR memberikan penjelasan terhadap uraian LKS dari temuan atau
usulan.
- MR membuat rencana mengenai tindakan pencegahan dan perbaikan
terhadap ketidaksesuaian tersebut
- MR memastikan seluruh hasil temuan ketidaksesuaian yang dilaporkan
oleh ketua audit diumumkan pada rapat tinjauan manajemen
6.8 PROSES ANALISA DATA
A. DESKRIPSI :
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37
merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
Kegiatan ini berkaitan denganproses mengumpulkan, mengolah dan
menganalisa data-data internal perpustakaan yang berhubungan seluruh aspek
kegiatan perpustakaan. Kegiatan ini bertujuan sebagai sarana pengumpulan
data dan informasi untuk kebutuhan penyelenggaraan dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan layanan perpustakaan.
B. VARIABEL RISIKO
1. Tidak semua data dari unit terkait dapat dikumpulkan.
2. Data yang diterima oleh pihak penjaminan mutu tidak sesuai dengan
data yang dibutuhkan
3. Staf tidak memberikan data tepat pada waktu yang telah disepakati
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Staf penjaminan mutu mengintruksikan kepada unit terkait agar
mengirim dan memberikan data yang dibutuhkan oleh penjaminan mutu
setiap akhir bulan.
- Staf penjaminan mutu melakukan pengumpulan data dari unit terkait
setiap awal bulan.
- Staf penjaminan mutu menginformasikan melalui papan pengumuman
dan media social (grup wa Pustaka) secara rutin setiap akhir bulan
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Staf penjaminan mutu meminta langsung secara rutin data yang
dibutuhkan ke semua unit terkait
- Staf penjaminan mutu memastikan setiap unit terkait mengetahui
pengumpulan data rutin setiap bulannya.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37
merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- Staf penjaminan mutu menghubungi unit terkait yang belum
mengumpulkan data pada tempo waktu yang telah disepakati.
6.9 PROSES TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan tindakan meminimalisir terhadap ketidaksesuain
yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan layanan perpustakaan, agar kesalahan
yang sama tidak terulang kembali. Kegiatan ini bertujuan untuk mencegah
terulang kembali ketidak sesuain yang yang terjadi dalam proses layanan
tersebut.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Tidak semua laporan ketidaksesuaian dapat terselesaikan dengan baik
sesuai harapan.
2. Ketidaksesuaian yang telah diperbaiki kembali terulang. Hal ini
disebabkan oleh karena tidak adanya pengontrolan secara rutin baik dari
penganggung jawab counter maupun dari pihak penjaminan mutu.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- MR melakukan pengumpulan keluhan, saran dan kritik baik dari
pemustaka maupun dari staf.
- MR membuat permintaan tindakan koreksi dan pencegahan kepada
pihak terkait
- MR menyimpan dokumen ketidaksesuaian sebagai arsip
- MR melakukan pengontrolan dan pengecekan baik dalam bentuk survey
maupun pengontrolan langsung terhadap proses kerja para staf
- MR dan pimpinan bidang membahas dan memberi arahan penyelesaian
terhadap semua laporan ketidak sesuaian
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37
merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- MR melakukan identifikasi terhadap ketidak sesuaian yang berhubungan
dengan layanan yang berkaitan, baik berdasarkan laporan
ketidaksesuaian hasil audit
- MR menetapkan tindakan koreksi yang diperlukan utuk menghilangkan
penyebab ketidaksesuaian tersebut.
- MR menerapkan pengendalian untuk menjamin bahwa tindakan koreksi
dilaksanakan dengan baik
6.10 PROSES SURVEY PERBAIKAN BERKELANJUTAN
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan proses penelitian baik terhadap pemustaka
maupun staf dengan menggunakan metode penelitian di seluruh aspek di UPT
Perpustakaan. Dengan tujuan sebagai proses pengumpulan data dalam rangka
evaluasi resmi mengenai isu-isu kualitas dalam layanan perpustakaan.
B. VARIABEL RISIKO
Risiko yang dapat terjadi adalah:
1. Responden yang sama dapat terjadi jika pihak yang melakukan survey
tidak teliti dalam memberikan instrument penelitian.
2. Data yang tidak valid dapat terjadi dikarenakan berbagai hal, salah
satunya adalah responden yang tidak jujur menjawab pertanyaan
kuesioner. Hal lainnya yang dapat menyebabkan data tidak valid adalah
proses penyebaran instrument yang dilakukan serentak pada waktu yang
bersamaan.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37
merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Pihak penjaminan mutu melakukan survey secara berkala yang
disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan
- MR dan pimpinan melakukan rapat terkait penetapan tema survey,
menentukan metode,pembuatan instrument survey, proses survey atau
pengumpulan data sesai kebutuhan perpustakaan.
- MR membuatpenyusunan laporan dan analisa survey sebagai laporan
pada saat tinjauan manajemen.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- Pihak penjaminan mutu memastikan analisa kevalidan data yang
diperoleh hasil survey dengan memilih metode yang akurat dalam
pengolahan data.
- Pihak penjaminan mutu memastikan proses survey yang dilakukan
sesuai dengan hasil rapat antara MR dengan pimpinan dengan
melakukan pemantauan (monitoring).
- Pihak penjaminan mutu memastikan semua hasil survey telah dilakukan
pengarsipan.
6.11 PROSES PENYELESAIAN KOMPLAIN
A. DESKRIPSI :
Kegiatan ini berkaitan dengan poses penyelesaian komplain yang disampaikan
pelanggan terhadap kegagalan yang terjadi dalam layanan perpustakaan.
Kegiatan ini bertujuan untuk menanganikeluhan yang disampaikan pelanggan
terhadap ketidaknyamanan dalam layanan perpustakaan.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37
merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
B. VARIABEL RISIKO
Adapun resiko yang mungkin terjadi adalah
1. Tidak semua keluhan yang disampaikan pelanggan dapat terselesaikan
dengan baik.
2. Tidak semua complain yang ada disampaikan kepada bagian penjaminan
mutu.
C. UPAYA PENCEGAHAN
Upaya pencegahan yang dapat dilakukan adalah:
- Staf digital corner melakukan respon terhadap complain yang
disampaikan oleh pemustaka baik melalui web maupun melalui email
perpustakaan.
- Staf digital corner meneruskan hasil complain tersebut kepada bidang
penjaminan mutu.
- Bidang penjaminan mutu melakukan analisa dan identifikasi komplain
untuk diteruskan ke unit kerja terkait.
- Unit kerja terkait menyelesaikan komplain melalui admin yang akan
diteruskan ke pemustaka.
- Meminta persetujuan pelanggan bahwa kasus tersebut telah selesai
seskuai harapan.
- Bidang penjaminan mutu mencari akar permasalah dan koreksi
menyeluruh terhadap komplain yang diterima untuk mencegah
terjadinya komplain yang sama dikemudian hari.
D. UPAYA PENGENDALIAN
Upaya pengendalian yang dapat dilakukan adalah:
- MR mengidentifikasi dan menganalisa secara mendetail setiap komplain
yang diterima dari staf maupun dari pemustaka
- MR melakukan rapat dengan pimpinan dan unit kerja terkait complain
yang diterima
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan milik UPT Perpustakaan Unsyiah, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37
merupakan dokumen terkendali,selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali,semua dokumen yang terdapat pada web tersebut bersifat open access.
DOKUMEN
JUDUL: Pedoman Mutu
Kode : Manajemen Risiko
Tanggal Efektif : 05 Februari 2018
No. Revisi : 0 Area :
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
- MR memastikan complain yang diterimatelah dilakukan perbaikan dan
diselesaikan dengan baik sesuai dengan komplain yang diterima
- Bidang penjaminan mutu melakukan verifikasi ke unit terkait bahwa
komplain tersebut telah diselesaikan dengan baik.
- MR memastikan proses penyelesaian complain telah diterima oleh phak
yang melakukan complain.