jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdkinta/attachments/article/7881... · Web viewMelaksanakan...

BAHAGIAN : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN CAWANGAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN, UNIT PENTADBIRAN

ALAMAT : ARAS 6, BLOK E8, KOMPLEKS E

NO. TELEFON : 03-88846255NO. FAKS. : 03-88895235LAMAN SESAWANG: moe.gov.my

1

myPortfolioPEMBANTU OPERASI

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN CAWANGAN PENTADBIRAN DAN

KEWANGAN

Nama : Saiful Hazmi bin Zaihan

Gelaran Jawatan : Pembantu Operasi

Gred Hakiki Jawatan : N11

Tarikh Penempatan : 01.12.2014

Nama :

Gelaran Jawatan :

Gred Jawatan :

Tarikh :

2

MAKLUMAT PEGAWAI

DILULUSKAN OLEH

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA

1.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

3

JADUAL PENGEMASKINIAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi

5-6

Carta Fungsi 7

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8

Deskripsi Tugas 9

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai

Semak bagi Aktiviti 1

10-21

Senarai Undang-undang, Peraturan dan

Punca Kuasa

22

Senarai Borang 23

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 24

4

KANDUNGAN

1.1 Agensi

5

1. CARTA ORGANISASI

1.2 Bahagian

6

8

2. CARTA FUNGSI

1. Melaksanakan tugas penyampaian atau kutipan surat/dokumen/notis

dengan sempurna, cekap dan berkesan.

2. Membantu membuat Salinan pendua dan penjilidan dokumen.

3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau

peralatan bekalan daripada stor Pejabat.

4. Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan selepas

mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat

diselenggara dengan baik.

5. Menjaga Kaunter BKP

6. Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

7. Penghantaran Surat Dengan Tangan

8. Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh

Penerimaan

10

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN PEMBANTU OPERASI KETUA PERKHIDMATAN KSU

RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO (PK) 1 KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN B.63.3.1.4.(322)

GRED JAWATAN N11/N14 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN

GRED JD N11 SUB-BIDANG OPERASI AM

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH

HIRARKI 1(BAHAGIAN) KHIDMAT PENGURUSAN DISEMAK OLEH

HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)

PENTADBIRAN & KEWANGAN DILULUSKAN OLEH

SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU OPERASI TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail, penghantaran dan pendaftaran surat/dokumen/notis

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Membantu tugas-tugas operasi am, penyampaian surat/dokumen/notis di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pejabat Seliaan.

1.Menjaga Kaunter BKP2.Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa3.Penghantaran Surat Dengan Tangan4.Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop

Tarikh Penerimaan5.Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan

dokumen6.Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang

atau peralatan bekalan daripada stor.

DIMENSI1. Bilangan Perjawatan:2. Bilangan Pengisian:3. Bilangan Skim Perkhidmatan:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

PMR dan setarafnya

KOMPETENSI

Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesanBerkebolehan mengurus masaBerkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesanKebolehan mengendalikan perisian komputer dan peralatan yang berkaitan dengan bidang tugas.

PENGALAMAN

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

11

4. DESKRIPSI TUGAS

5. PROSES KERJA

BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1.

PT/PO Menjaga kaunter mengikut arahan jadual giliran bertugas (Isnin- Khamis)

KPT

2.PT/PO Memulakan tugas dikaunter

mengikut waktu pajabat

3.PT/PO Memastikan kebersihan dikaunter

kemas dan teratur

4. PT/PO Memastikan Buku Daftar Pelawat dan cop Rasmi Bahagian disediakan

5. PT/PO Menerima, membuka dan cop penerimaan surat yang dihantar dengan tangan

6.PT/PO Melayan pertanyaan pelanggan

secara berhemah

7. PT/PO Membantu menjawab panggilan telefon

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

12


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1.PT/PO Memastikan alamat surat lengkap

dan tepat

2.PT/PO Cop alamat Bahagian jika

menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian

3.PT/PO Surat yang telah masukan dalam

sampul ditimbang mengikut berat dan di asingkan untuk menentukan harga penghantaran

4. PT/PO Menggunakan Franking Mesin yang telah disetkan harga pos / menampal setem mengikut keperluan

5. PT/PO Asingkan mengikut kelompok:i) Kuala

Lumpurii) Lain-

lain Negeri

6.PT/PO Surat yang telah dicetak dengan

franking mesin hendaklah dihantar pada hari yang sama untuk di pos

7. PT/PO Mengisi borang penghantaran melalui franking mesin

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

13


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1.PT/PO Memastikan alamat surat lengkap

dan tepat

2.PT/PO Cop alamat Bahagian jika

menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian

3.PT/PO Memastikan rujukan fail surat

dicatat dipenjuru kiri sampul

4. PT/PO Rekod surat dalam buku daftar surat keluar (Am. 109. Pin.3/82)

5. PT/PO Surat yang dihantar hendaklah dapatkan cop Jabatan /Bahagian dan ditandatangan penerimaan sebagi bukti penghantaran.

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh

Penerimaan

14


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA

1.PT/PO Memastikan alamat surat yang

dituju betul

2.PT/PO Buka sampul mengikut

keutamaan: i) Serta

mertaii) Segeraiii) Terimaan

Biasa

3.PT/PO Pastikan cop dibetulkan mengikut

tarikh semasa

4. PT/PO Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima

5. PT/PO Susun surat yang telah dicop mengikut keutamaan

6. PT/PO Serahkan surat yang telah dicop penerimaan kepada PA(SUB)untuk diminitkan

15


16

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Menjaga kaunter mengikut arahan jadual giliran bertugas (Isnin- Khamis)

Memulakan tugas dikaunter mengikut waktu pajabat

Memastikan kebersihan dikaunter kemas dan teratur

Memastikan Buku Daftar Pelawat dan cop Rasmi Bahagian disediakan

Menerima, membuka dan cop penerimaan surat yang dihantar dengan tangan

Melayan pertanyaan pelanggan secara berhemah

Membantu menjawab panggilan telefon

Tamat

6. CARTA ALIR



17


Mula

Memastikan alamat surat lengkap dan tepat

Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian

Surat yang telah masukan dalam sampul ditimbang mengikut berat dan di asingkan untuk menentukan harga penghantaran

Menggunakan Franking Mesin yang telah disetkan harga pos/ menampal setem mengikut keperluan

Asingkan mengikut kelompok:i. Kuala Lumpurii. Lai-lain Negeri Surat yang telah dicetak dengan franking mesin hendaklah dihantar pada hari yang sama untuk di pos

Mengisi borang penghantaran melalui franking mesin untuk rekod

Tamat


Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh

18

Mula

Memastikan alamat surat lengkap dan tepat


Memastikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru kiri sampul

Rekod surat dalam buku daftar surat keluar ( Am. 109. Pin.3/82)


Tamat

Penerimaan

19


Mula

Memastikan alamat surat yang dituju betul

Buka sampul mengikut keutamaan: i) Sertamertaii) Segeraiii) Terimaan

Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut keutamaan

Serahkan surat yang telah dicop penerimaan kepada PA(SUB)untuk diminitkan

Tamat


BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1.Memastikan alamat surat yang dituju betul

2.

Buka sampul mengikut keutamaan: i) Sertamertaii) Segeraiii) Terimaan Biasa

3. Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh semasa

4.Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima

5.Susun surat yang telah dicop mengikut keutamaan

20

7. SENARAI SEMAK



1.Memastikan alamat surat lengkap dan tepat

2.Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian

3.

Surat yang telah masukan dalam sampul ditimbang mengikut berat dan di asingkan untuk menentukan harga penghantaran

4.Menggunakan Franking Mesin yang telah disetkan harga pos/menampal setem mengikut keperluan

5.Asingkan mengikut kelompok:i. Kuala Lumpurii. Lain-lain Negeri

6.Surat yang telah dicetak dengan frangking mesin hendaklah dihantar pada hari yang sama untuk di pos

7.Mengisi borang penghantaran melalui fagnking mesin


21


1.Memastikan alamat surat lengkap dan tepat

2.Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian

3. Memastikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru kiri sampul

4.Rekod surat dalam buku daftar surat keluar (Am. 109. Pin.3/82)

5.Dapatkan cop Jabatan/Bahagian dan ditandatangan penerimaan sebagi bukti penghantaran.

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop

22

Tarikh Penerimaan


1.Memastikan alamat surat yang dituju betul

2.

Buka sampul mengikut keutamaan: i) Serta mertaii) Segeraiii) Terimaan Biasa

3. Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh semasa

4.Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima

5.Susun surat yang telah dicop mengikut keutamaan

23

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Arahan Perbendaharaan (Bab A- Bab C)

2. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan

3. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 – Bab 8)

4. Arahan Keselamatan

5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari

semasa ke semasa oleh BKP.

6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada

secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh SUB, BKP.

24

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang penghantaran surat Franking

2.Buku penghantaran surat -Am. 109.

Pin.3/82

25

9. SENARAI BORANG

26

10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdkinta/attachments/article/7881... · Web viewMelaksanakan...

Documents

Transcript of jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdkinta/attachments/article/7881... · Web viewMelaksanakan...