D. PENGURUSAN PROJEK HOSPITAL INFORMATION SYSTEM (HIS)
1. LATAR BELAKANG
KKM telah membangunkan Hospital Information System (HIS) pada tahun 2009 di hospital
Kerajaan di bawah Pakej 1 melibatkan kos sebanyak RM104,717,205. Projek ini
merangkumi 3 Hospital di iaitu Hospital Bintulu (HBTU), Sarawak, Hospital Sultanah Nur
Zahirah (HSNZ), Terengganu dan Hospital Sultan Haji Ahmad Shah (HoSHAS), Pahang.
Modul HIS di HBTU dan HSNZ seperti berikut:
HBTU:12 Modul HSNZ:17 Modul
1. Patient Management System 1. Patient Management System
2. Patient Billing and Account Receivable
System 2. Mortuary Management
3. Medical Record System 3. Electronic Medical Record (Clinical
Documentation)
4. Order and Report Management 4. Medical Report
5. Radiology Information System and Picture
Archiving Communication System 5. Pharmacy Information System
6. Laboratory Information System 6. Inventory
7. Pharmacy Information System 7. Orders
8. Executive Information System 8. Laboratory Information System
9. Forensic Information and Mortuary
Management System 9. Operation Theatre Management System
10. Clinical Documentation 10. Centralize Sterile Tracking System
11. Discharge Summary 11. Dietary
12. Blood Bank Information System 12. Labour and Delivery
13. Hemodialysis System
14. Critical Care Information System
15. Radiology Information System
16. Blood Bank Information System
17. Executive Information System
Objektif pembangunan HIS bertujuan membantu prosedur kerja supaya lebih efektif dan
efisien, data dan maklumat mengenai pesakit mudah dan senang dicari dengan lebih cepat,
keselamatan pesakit (patient safety), mengurangkan kesilapan data (errors), serta
membantu pentadbiran hospital membuat keputusan dan pelan/perancangan yang lebih
teratur.
2 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan HIS telah dirancang dan
dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta selaras dengan objektif yang ditetapkan.
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan ini merangkumi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan yang
dilakukan terhadap sistem ini bagi tempoh tahun 2012 dan 2013 di di HBTU dan HSNZ.
Pengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen yang berkaitan.
Pemeriksaan ke atas HIS juga dijalankan serta membuat analisis dan mengkaji laporan-
laporan yang dikeluarkan oleh HIS. Lawatan, pemeriksaan dan temu bual dengan pegawai
berkaitan juga telah dibuat di hospital berkenaan.
4. PENEMUAN AUDIT DALAM
4.1 Perolehan Kenderaan dan Kemudahan Peralatan Di Bawah Peruntukan
Kerja Awalan (Preliminaries)
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 Tahun 1999 hanya membenarkan agensi Kerajaan
memperolehi kenderaan dan kemudahan peralatan berkaitan melalui Peruntukan Kerja
Awalan bagi sesuatu kontrak kerja yang memudahkan pengurusan projek. SPP ini tidak
memberi kemudahan peruntukan kerja awalan kepada kontrak bekalan dan perkhidmatan.
Perolehan kenderaan dan kemudahan peralatan untuk projek HIS di HBTU dan HSNZ telah
dibuat tanpa kelayakan yang dibenarkan melalui SPP Bil. 13/1999. Perolehan tersebut
melibatkan 1 kenderaan dan 16 unit peralatan bernilai RM283,813.50 di HBTU, Sarawak
seperti di Jadual D-1, dan 1 kenderaan dan 15 unit kemudahan peralatan bernilai
RM113,884 di HSNZ, Terengganu seperti di Jadual D-2.
Jadual D-1
Senarai Kenderaan Dan Kemudahan Peralatan
Bil. Butiran Model, Specs, Part No Kuantiti
(Unit)
Kos Seunit
(RM)
Jumlah
(RM)
1. Project Director
Transport Nissan XTrail 2.0 1 182,455.08 182,455.08
2. Sub Notebook
Computer Fujitsu LifeBook P1610 2 7,038.00 14,076.00
3. Notebook Computer Fujitsu LifeBook P1010 2 4,590.00 9,180.00
4. Antivirus Software Symantec Enterprise
Edition 10.2 4 100.98 403.92
5. Operating System Windows Vista Business 4 527.34 2,109.36
2013 | LAPORAN TAHUNAN 3
Bil. Butiran Model, Specs, Part No Kuantiti
(Unit)
Kos Seunit
(RM)
Jumlah
(RM)
6. Document Editing
Software
Microsoft Office
Professional 2007 4 1,133.22 4,532.88
7. Project Scheduling
Software Microsoft Project 2007 4 1,308.66 5,234.64
8. 3G Data Card &
Telephone Line Celcom 3G Card 3 3,963.00 11,889.00
9. Printer 1 HP Printer CU5550DN 1 12,451.36 12,451.36
10. Printer 2 HP Printer CP2025DN 1 1,723.80 1,723.80
11. LCD Projector Geha Compact 332 1 7,705.08 7,705.08
12. Digital Camera Sony DSC-5980 1 5,764.02 5,764.02
13. Camcoder Sony DCR-SR47E 1 2,300.00 2,300.00
14. Handphone 1 &
Telepohone Line HTC Diamond 1 4,731.52 4,731.52
15. Handphone 2 &
Telephone Line Nokia 5800 Xpress Music 1 3,889.52 3,889.52
16. Photocopy Machine Konica Minolta New
Bizhub C253 1 14,551.32 14,551.32
17. Blank CD-RW Imation Blank CD-RW 200 4.08 816.00
JUMLAH 283,813.50
Jadual D-2
Senarai Kenderaan Dan Kemudahan Peralatan
Bil. Butiran Model, Specs, Part No Kuantiti
(Unit)
Jumlah
(RM)
1. Sub Notebook Computer Fujitsu LifeBook P1610 2
113,884
2. Notebook Computer Fujitsu LifeBook L1010 2
3. Printer HP Color Laserjet 4700N 1
4. Printer HP Laserjet 4700N 1
5. Handphone Nokia Express Music 5800 1
6. Handphone HTC Diamond 1
7. Digital Camera Sony Digital Cybershot Model
DSC-S980 1
8. Handycam Sony Digital Handycam Model
DCR-SR47E 1
9. LCD Projector Sony LCD Projector VPL-DX11 1
10. Celcom Broadband 3G USB Broadband Celcom 3
11. Photocopy Machine Color Photocopier 1
12. Project Vehicle KIA Rondo 1
JUMLAH 16 113,884
4 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.2 Pengurusan Perkakasan dan Perisian
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan Aset Kerajaan hendaklah
disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang
bertanggungjawab. Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran
bertulis daripada Ketua Jabatan. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-
apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Pegawai
yang gagal mematuhi peraturan berkenaan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di
bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957. Ketua Jabatan hendaklah
memastikan setiap peralatan yang diterima hendaklah digunakan mengikut fungsi dan
tujuan sebenar peralatan tersebut dibeli.
Semakan Audit Dalam mendapati perkakasan dan perisian tidak digunakan seperti berikut :
4.2.1 Perkakasan dan Perisian Tidak Digunakan
a) 7 unit peralatan Dot Matrix printer model Lexmark 4227 di HBTU, Sarawak
bernilai RM24,358.32 yang telah diterima dalam bulan Oktober 2010 tidak
digunakan seperti di Gambar D-1 hingga Gambar D-7.
Gambar D-1 Gambar D-2
Maklum Balas BPM:
Pihak BPM mengambil maklum mengenai kemudahan pengangkutan dan
peralatan tertentu yang diperolehi tidak memenuhi syarat kriteria yang ditetapkan
dalam pekeliling tersebut dan akan memastikan ianya tidak berulang dalam projek-
projek ICT akan datang.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 5
Gambar D-3
Gambar D-4
Gambar D-5
Gambar D-6
Gambar D-7
Maklum Balas HBTU:
Peralatan telah dibekal
mengikut kontrak berdasarkan kajian
keperluan pengguna pada tahun
2007. Kebanyakan hospital-hospital
IT yang lain telah menggunakan Dot
Matrix Printer untuk tujuan penjanaan
resit dan bil pesakit.
Penggunaan Dot Matrix Printer
di HBTU akan dikaji semula dan akan
diagihkan di lokasi lain yang lebih
memerlukan. Perolehan bagi kertas
jenis printer tersebut akan dibuat oleh
pihak HBTU.
6 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Maklum Balas HBTU:
Terdapat perubahan fungsi
terhadap bilik Prosedur Klinik Pakar
Gynea menyebabkan workstation
RIS/PACS tersebut tidak digunakan
dan jarang digunakan yang mana
telah dikhususkan untuk kegunaan
visiting specialist sahaja dan akan
diagihkan ke lokasi lain yang lebih
memerlukan.
b) 1 unit RIS/PACS hardware DICOM Conversion Station model DBOX6000 3MP
DICOM Workstation di HBTU, Sarawak bernilai RM50,321.05 di bilik Prosedur Klinik
Pakar Gynea tidak digunakan seperti di Gambar D-8.
c) Therapy Data Management System (TDMS) dan aksesori bernilai RM875,220 di
HSNZ yang telah diterima pada bulan Oktober dan November 2010 tidak
digunakan semenjak 30 September 2013 seperti di Jadual D-3 dan Gambar
D-9 hingga D-12.
Jadual D-3
Senarai TDMS Dan Aksesorinya
Bil. Butiran Item Serial No. Kuantiti
(Unit)
1. Therapy Monitor Server + 10 clients TDMS F988471 1
2. Update Therapy Monitor Unlimited Client TDMS F988481 1
3. Therapy Manager Standard 5 User TDMS F981761 1
4. Therapy Manager Professional 5 User F981771 1
5. Therapy Manager Upgrade Unlimited User TDI F981781 1
6. Seca 460 RS232 Adapter F938551 1
7. CD 1syXchange F938551 1
8. HL7 Interface Server F988351 1
9. Smart reader usb finess/TDMS F915481 3
10. Patient card 5W8S M357651 160
11. Smartcard reader F4008 decices finess F920501 31
12. Cable 4008 BSL/isylink 2.5m finess / TDMS F914361 31
13. Bed side link BSL 2001EC F915511 3
14. Tape measure for wall mounting 0 200 cm - 1
Gambar D-8
2013 | LAPORAN TAHUNAN 7
Gambar D-9 Gambar D-10
Smart Reader Usb Finess/TDMS,
Smartcard Reader F4008 Decices Finess,
Cable 4008 BSL/Isylink 2.5m Finess /
TDMS
Patient Card 5W8S
Gambar D-11 Gambar D-12
Smartcard reader F4008 decices finess Tape measure for wall mounting 0 200
cm
Maklumbalas BPM dan HSNZ:
Penggunaan TDMS akan dikaji semula sekiranya semua mesin hemodialisis
dapat diintegrasi dengan TDMS, dan TDMS dengan HIS. Bagi tujuan ini,
peruntukan yang mencukupi perlu disediakan terlebih dahulu. Change Request
telah dibuat pada 7 Januari 2014 untuk memohon supaya integrasi di antara
sistem HIS dan TDMS dilakukan. Anggaran kos pemasangan sistem TDMS bernilai
RM11,000 seunit.
8 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
d) Perisian SAS ver 9.2 di HSNZ yang digunakan untuk mereka bentuk modul
EIS bernilai RM221,950 telah diinstall dan digunakan pada peringkat awal.
BPM telah membuat bayaran berjumlah RM155,365 (70%), walau
bagaimanapun perisian ini tidak digunakan semenjak November 2012 kerana
laporan yang dijana tidak memenuhi kehendak pengguna seperti di Gambar
D-13.
e) 20 daripada 80 unit Bamboo Pen & Touch di HSNZ bernilai RM38,400 yang
diterima pada 10 Januari dan 17 Januari 2011 masih belum diagihkan seperti
di Gambar D-14 dan D-15.
Gambar D-14 Gambar D-15
20 unit Bamboo Pen & Touch masih belum diagihkan dan disimpan di bilik Pegawai Unit Pengurusan
Maklumat, HSNZ
Gambar D-13
Perisian SAS ver 9.2 yang tidak
digunakan
Maklumbalas BPM dan HSNZ:
Pembangunan modul EIS di
dalam Oracle masih berjalan
sehingga sekarang manakala
modul pembangunan EIS di dalam
SAS telah tergendala semenjak 21
November 2012 kerana lesen
penggunaan SAS telah tamat.
Pihak HSNZ dan KKM bersetuju
pembangunan modul EIS di dalam
SAS diganti dengan menggunakan
perisian Speed Miner. Sehingga ke
hari ini modul EIS belum siap dan
masih lagi di peringkat
pembangunan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 9
f) 4 daripada 18 unit bamboo pen di HSNZ yang diagihkan ke Klinik Ortopedik
tidak digunakan (Gambar D-16 dan D-17) dan baki 14 unit tidak dapat
dikesan.
Gambar D-16 Gambar D-17
4 unit Bamboo Pen & Touch di Klinik Ortopedik tidak digunakan
g) 1 unit toughbook di HSNZ bernilai RM12,000 di Bilik Pakar Perunding
Ortopedik tidak digunakan seperti di Gambar D-18.
Maklum Balas HNSZ:
Pihak Jabatan Ortopedik telah menjumpai kesemua 18 unit Bamboo Pen
yang telah diberi kepada mereka sebelum ini.
Maklum Balas BPM:
Bamboo Pen tidak digunakan kerana kurang user friendly dan pihak hospital
tidak dapat mengambil tindakan kerana Bamboo Pen tidak termasuk di dalam
kontrak asal. Bagi mengatasi masalah ini, latihan penggunaan Bamboo Pen akan
diadakan oleh pihak kontraktor pada 6 Mac 2014.
Baki 20 unit Bamboo Pen telah diagihkan ke Jabatan Perubatan (10);
Anestesiologi (3); Dermatologi (2); dan Oftalmologi (5) pada 12-16 Februari 2014.
10 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
h) Lapan (8) set peralatan Frame Grabber Workstation di HSNZ, Terengganu
yang diterima pada 24 September 2010 tidak digunakan dengan alasan tidak
sesuai digunakan dengan modality sedia ada. Didapati, 3 set Frame Grabber
tersebut telah dipasang di Bilik Endoscopy Ultrasound, Endoscopy Laser dan
Ujian Pendengaran Otorinalaringology tetapi masih tidak digunakan seperti di
Gambar D-19 hingga D-21. Manakala 5 set peralatan berkenaan masih
belum direkodkan.
Gambar D-19 Gambar D-20
Bilik Endoscopy Ultrasound Bilik Endoscopy Laser
Gambar D-18
Maklum Balas BPM:
Satu kajian telah dilakukan pada 9
Februari 2014 bagi menentukan sama ada
Jabatan yang telah diberi toughbook
menggunakan peralatan tersebut atau
tidak. Satu surat arahan telah dikeluarkan
kepada jabatan-jabatan tersebut supaya
menggunakan toughbook tersebut.
Sekiranya tiada keperluan untuk
menggunakannya, jabatan diminta untuk
memulangkan peralatan tersebut kepada IT
HSNZ untuk diagihkan kepada pihak yang
lebih memerlukan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 11
4.2.2 Peralatan Tidak Dapat Dikesan Dan Disimpan Di Luar Premis
Kerajaan
Daripada 5 set Frame Grabber yang belum direkod seperti perenggan di atas, 4 unit
CPU, 2 unit monitor, 5 unit UPS dan 1 unit pedal infinitt tidak dapat dikesan.
Manakala 1 unit CPU, 3 unit monitor, 4 unit pedal infinitt dan 1 unit Barco 2MP
colour monitor telah disimpan di luar premis Kerajaan tanpa dokumen kebenaran
dari Ketua Jabatan seperti di Gambar D-22 hingga D-32.
Perkakasan 5 set Frame Grabber di Luar Premis Kerajaan
Gambar D-22 Gambar D-23
Gambar D-21
Bilik Ujian Pendengaran
Otorinalaringology
Maklumbalas HSNZ:
Peralatan 8 set Frame Grabber
tersebut telah diagihkan ke Jabatan lain
iaitu Klinik Oftalmologi, Klinik ORL, Unit
Endoskopi dan Dewan Bedah tetapi
masih tidak digunakan kerana imej yang
dihasilkan adalah hitam putih. Ke
semua peralatan RIS/PACS tidak
didaftarkan secara rasmi dengan
Bahagian Aset dan Perolehan kerana
tiada dokumen lengkap diberikan
oleh kontraktor third-party.
Pihak HSNZ menaiktaraf Frame
Graber daripada hitam putih kepada
berwarna menggunakan peruntukan
HSNZ secara berperingkat.
12 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
3 unit Monitor Frame Grabber
Gambar D-24
Gambar D-25
Gambar D-26
4 unit Pedal Infinitt
Gambar D-27 Gambar D-28
1 unit CPU Frame Grabber
Gambar D-29 Gambar D-30
2013 | LAPORAN TAHUNAN 13
1 unit Barco 2MP Colour Monitor yang dianggarkan
bernilai melebihi RM70,000
Gambar D-31 Gambar D-32
4.3 Peralatan Rosak Tidak Diganti
Merujuk kepada kontrak perjanjian HIS Para
14.3 Appendix 2 Technical Requirements If
a critical equipment has to be removed for
repair or service or be made inoperable in
excess of two (2) hours, the Contractor shall
provide and install a temporary replacement
unit with an equivalent configuration
immediately for the whole duration of repair.
Gambar D-33
Maklum Balas HSNZ:
Pemindahan peralatan ini adalah atas arahan pihak pengurusan hospital untuk
memindahkan segera akibat ancaman bencana alam (ribut Sonamu) yang dijangka
berlaku pada 7 Januari 2013.
Pihak HSNZ telah menghantar surat rasmi kepada kontraktor bagi meminta
penjelasan mengenai kehilangan Frame Grabber. Pihak Strateq Sdn. Bhd telah
mengemukakan satu surat rasmi berkenaan kronologi kehilangan Frame Graber.
Susulan daripada penemuan audit, tindakan telah diambil dengan mengarahkan pihak
kontraktor membawa baki peralatan Frame Grabber ke HSNZ dengan segera. Pihak
kontraktor juga telah membuat laporan polis berkenaan premis mereka diceroboh
sehingga menyebabkan kehilangan perkakasan Frame Grabber.
14 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Semakan Audit Dalam mendapati seunit Firewall - Fortinate Fortigate FG-500A-BDL di HBTU
bernilai RM108,259.20 (Gambar D-33) yang rosak dan dihantar untuk pembaikan pada 10
Julai 2012 masih belum diterima semula daripada kontraktor sehingga tarikh pengauditan.
Peralatan tersebut adalah bertujuan untuk mencegah daripada pencerobohan ke atas
sistem. Sekiranya primary firewall tidak berfungsi, risiko pencerobohan ke atas sistem
adalah tinggi kerana secondary firewall tidak ada.
4.4 FM-200 Gas Fire Suppression System tidak disokong dengan Sijil Bomba
Semakan Audit Dalam mendapati 1 unit FM-200 Gas
Fire Suppression System di HSNZ bernilai RM57,574
yang dibekal dan dipasang di bilik Data Centre tidak
disokong dengan Sijil Bomba seperti di Gambar D-
34.
4.5 Pelan Kesinambungan Perkhidmatan Tidak Lengkap
Pelan Kesinambungan Perkhidmatan perlu disediakan bagi memastikan kesinambungan
sistem yang dibangunkan termasuklah mewujudkan off site back up data dan perisian
komputer serta prosedur pemulihan bencana. Dasar Keselamatan ICT, KKM (DKICT KKM)
yang dikeluarkan pada 2010 dan yang terkini semakan no. 4 tahun 2013 menyatakan
Salinan Penduaan (Backup) perlu disediakan bagi memastikan sistem dapat dibangunkan
semula setelah berlakunya bencana dan salinan penduaan juga hendaklah dilakukan setiap
kali konfigurasi berubah.
Semakan Audit Dalam mendapati pihak hospital telah membuat salinan penduaan ke atas
semua data dan maklumat secara harian, mingguan dan bulanan. Bagaimanapun, salinan
penduaan tidak disimpan di lokasi yang berlainan (off site). Juga didapati, pengujian
Gambar D-34
Maklum Balas BPM:
Sijil Bomba Kompleks Rawatan Harian
telah diperolehi pada 2 Januari 2014.
Maklum Balas BPM:
Surat peringatan telah dihantar kepada pihak PJSB pada 22 Januari 2014.
Maklumbalas dari pihak PJSB menyatakan peralatan tersebut tidak dapat dibaiki dan
pengantian akan dilakukan dalam masa terdekat. BPM dan Unit ICT HBTU akan
memastikan penggantian dibuat dengan kadar segera.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 15
backup sedia ada tidak dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan
ianya dapat berfungsi dengan sempurna, boleh dipercayai dan berkesan apabila digunakan
khususnya pada waktu kecemasan.
4.6 Modul Billing & Account Receivable di HBTU Tidak Digunakan Secara
Keseluruhan
4.6.1 Kod Hasil Bagi Bayaran Balik Deposit Tidak Diwujudkan
Di dalam Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 7 Tahun 2010 mengenai Garis Panduan
Penggunaan Akaun Panjar Khas Pesakit Hospital, penggunaan kod untuk bayaran
balik (refund) adalah seperti berikut:
i. Deposit Bayaran Cagaran Hospital (Warganegara Malaysia) Kod 76302
(eSPKB) / 876302 (GFMAS)
ii. Deposit Bayaran Cagaran Hospital (Warganegara Asing) - Kod 76303 (eSPKB) /
876303 (GFMAS)
Semakan Audit Dalam mendapati bayaran balik deposit bagi Kod Perakaunan 76302
dan 76303 tidak dilaksanakan melalui modul Account Receivable kerana kod tersebut
tidak diwujudkan. Pelaksanaan bayaran balik deposit ini telah dibuat melalui sistem
e-Terimaan.
Maklum Balas BPM:
Keperluan penambahbaikan bagi mewujudkan kod hasil baru merupakan
keperluan baru dan diluar skop projek. Pihak Kontraktor telah bersetuju untuk
melaksanakan penambahbaikan kod hasil baru tanpa sebarang kos.
Penambahbaikan sistem bagi kod hasil baru telah dilaksanakan pihak Kontraktor
namun masih gagal memenuhi keperluan pengguna sehingga kontrak telah
tamat. Modul PBAR dalam HIS telah diintegrasi dengan Sistem eTerimaan dan
kebanyakan fungsi-fungsi yang terdapat di PBAR telah digunakan di dalam Sistem
eTerimaan. Sebarang penambahbaikan/enhancement yang terhadap sistem
selepas tarikh penerimaan pengujian akhir sistem (FAT) perlu melalui proses
Change Request yang mugkin mempunyai implikasi kos sekiranya melibatkan
major enhancement.
Maklum Balas BPM:
Pihak HSNZ sedang menguruskan back up data dalam bentuk tape untuk disimpan di Unit Teknologi Maklumat, JKNT. Bagi tujuan pengujian backup (restore)
HSNZ akan membuat pengujian pada bulan Jun 2014.
16 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.6.2 Surat Peringatan Tidak Dapat Dijana
Modul PJMedica PB&ARPatient Billing and Account Receivable Module berkebolehan
untuk menjana surat-surat peringatan bagi bil-bil pesakit kakitangan
Kerajaan/tanggungan dan persendirian yang masih belum dijelaskan atau
tertunggak.
Semakan ke atas modul PJMedica PB&AR mendapati semua surat peringatan tidak
dapat dijana dari sistem. Surat tersebut adalah seperti berikut:
i. Surat peringatan pertama bayaran persendirian;
ii. Surat peringatan kedua bayaran persendirian;
iii. Surat peringatan ketiga bayaran persendirian; dan
iv. Surat peringatan pertama penjawat awam.
4.6.3 Laporan Cek Tendang Tidak Tepat
Laporan Cek Tendang bertujuan memaparkan maklumat cek yang telah
dikembalikan oleh pihak bank. Semakan Audit Dalam mendapati Laporan Cek
Tendang tidak menyenaraikan cek-cek yang telah dikembalikan oleh bank tetapi
hanya menyenaraikan bayaran secara tunai dan cek yang sah dalam Laporan
tersebut.
Penambahbaikan yang telah dimajukan kepada pihak Kontraktor (Request
ID 15896/24.01.14) masih di dalam tindakan pihak Kontraktor. Contoh laporan
bayaran balik deposit yang telah dikemaskini akan dikemukakan kepada pihak
audit selepas kerja-kerja penambahbaikan selesai.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 17
4.7 Pengiraan Jumlah Hari Kemasukan Wad Dan Discaj Pesakit Tidak Tepat
Kawalan pemprosesan bertujuan memastikan setiap transaksi yang dilakukan oleh sistem
adalah sah dan diproses dengan betul. Di bawah PERINTAH FEE (PERUBATAN) 1982,
bagi maksud pengiraan bayaran wad, jumlah hari yang dikira adalah seperti berikut:
(a) hari kemasukan hendaklah dikira sebagai satu hari penuh;
(b) hari discaj hendaklah dikira sebagai satu hari penuh jika ia melebihi dua belas jam.
Semakan Audit Dalam terhadap modul revenue system yang dibangunkan di Unit Hasil
mendapati proses pengiraan jumlah hari kemasukan dan discharge pesakit dalam sistem
tersebut tidak tepat. Proses pengiraan tersebut adalah secara auto generate dalam sistem
tersebut. Contoh pengiraan yang tidak tepat bagi kes 1 dan 2 seperti di Jadual D-4 dan
D-5.
Kes 1: Pengiraan Terkurang:
Bilangan hari yang patut dikira di dalam bil ialah dua hari tetapi telah dikira
sebagai satu hari.
Maklum Balas BPM:
HBTU telah mengkaji semula laporan-laporan yang ada di dalam sistem HIS samada laporan-laporan tersebut diperlukan atau tidak bagi mengelakkan pembaziran seterusnya dari segi wang, tenaga dan masa untuk sesuatu yang tidak diperlukan.
Unit Hasil, HBTU memutuskan untuk dinyahaktifkan laporan/modul yang berikut:
i) Bill Management View dishonoured cheque Government Servant Reminder (kakitangan awam diberi
pengecualian penuh)
Refund Acknowledgement Letter (kos percetakan yang tinggi-kertas dan ink)
ii) Account Penyesuaian Akaun Hasil (menggunakan sistem eTerimaan) Penyesuaian Akaun Amanah(menggunakan sistem eTerimaan) Write Off
iii) Report Laporan Cek Tak Laku (menggunakan laporan sistem eTerimaan)
iv) Generated Bill Blood Bank External (tiada link dengan billing) Misscellaneous (tiada link dengan billing)
18 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Jadual D-4
Pengiraan Jumlah Hari Yang Dikenakan Bayaran Wad
Tarikh Perintah Fee (Perubatan)
1982
Bil. Hari
Yang
Dikira
Kiraan Bil Yang
Dijana Dalam
Sistem
Tarikh
Masuk
18/09/2013
23:58
hari kemasukan hendaklah
dikira sebagai satu hari penuh. 1 hari Tiada
Tarikh
Keluar
19/09/2013
12:47
hari discaj hendaklah dikira
sebagai satu hari penuh jika ia
melebihi dua belas jam.
1 hari 1 hari
Jumlah hari yang perlu dikenakan bayaran 2 hari 1 hari
Kes 2: Pengiraan Terlebih:
Bilangan hari yang patut dikira di dalam bil ialah satu hari tetapi telah dikira
sebagai dua hari.
Jadual D-5
Pengiraan Jumlah Hari Yang Dikenakan Bayaran Wad
Tarikh Perintah Fee (Perubatan)
1982
Bil. Hari
Yang
Dikira
Kiraan Bil Yang
Dijana Dalam
Sistem
Tarikh
Masuk
20/10/2013
01:00
hari kemasukan hendaklah
dikira sebagai satu hari penuh. 1 hari 1 hari
Tarikh
Keluar
21/09/2013
11:36
haridischarge hendaklah dikira
sebagai satu hari penuh jika ia
melebihi dua belas jam.
Tidak
dikira 1 hari
Jumlah hari yang perlu dikenakan bayaran 1 hari 2 hari
4.8 Modul Executive Information System (EIS) Di HBTU Tidak Sempurna
EIS menyediakan maklumat pengurusan pesakit dari pelbagai sumber bagi membantu pihak
pengurusan membuat keputusan dan perancangan. Perisian Crystal Reports digunakan
untuk merekabentuk dan menghasilkan statistik dan laporan. Sejumlah 291 laporan telah
disediakan dan boleh diakses oleh pegawai yang dibenarkan sahaja. Walkthrough ke atas
sistem ini mendapati kelemahan-kelemahan berikut:
a) Laporan Reporting Death In Paediatric tidak dapat dijana.
b) Laporan Buku Daftar Bersalin yang dijana tidak lengkap dengan maklumat
Kumpulan Etnik/ Bangsa, Tarikh daftar masuk wad dan tarikh kelahiran bayi.
Maklum Balas BPM:
Bagi tindakan pembetulan, satu Change Request telah dihantar kepada pihak
kontraktor pada 17 Februari 2014.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 19
4.9 Preventive Maintenance Tidak Dilaksanakan Mengikut Kontrak
Di dalam Appendix 2 Technical Requirements, Para 14.5 the Contractor shall provide a
Planned Preventive Maintenance (PPM) schedule at least four (4) preventive maintenance
services annually. Maintenance services must include dusting, vacuuming and shampooing
of all ICT equipment
Semakan Audit Dalam mendapati preventive maintenance bagi peralatan ICT hanya
dilaksanakan sekali setahun berbanding 4 kali seperti yang ditetapkan mengikut kontrak.
Tarikh Preventive Maintenance Yang Dilaksanakan
Pada Tahun 2011 dan 2012
Tahun Nombor Rujukan Tarikh Preventive Maintenance
2011 HBB/ICT/300/1-3(9) 5 hingga 29 Disember
2012 HBB/ICT/300/1-1(15) 12 hingga 30 Mac
4.10 Latihan Daripada Pihak Kontraktor Tidak Mencukupi
Berdasarkan Schedule 9, Training And Transfer Of Technology, pihak kontraktor hendaklah
memberikan latihan seperti yang telah dinyatakan dalam kontrak. Jadual dari Perenggan
29.1 adalah dirujuk. Manakala Schedule 9, Paragraph 4, menyatakan bahawa sijil
penyertaan akan diberikan kepada setiap peserta.
a) Latihan Daripada Pihak Pembekal Tidak Mencukupi
Semakan Audit Dalam terhadap Training Report HIS Application Phase 1 dan 2 di
HBTU mendapati latihan yang diberikan oleh pembekal kepada pengguna adalah
tidak mencukupi seperti yang ditetapkan dalam kontrak. Butiran lanjut seperti di
Jadual D-6.
Maklum Balas BPM:
BPM mengambil maklum dan akan memastikan perkara sama tidak berulang
dalam projek-projek ICT akan datang.
Maklum Balas BPM:
Laporan Reporting Death In Paediatric dan Buku Daftar Bersalin telah
diperbetulkan.
20 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Jadual D-6
Latihan Daripada Pihak Pembekal Tidak Mencukupi
Bil Tajuk Modul Kategori
Pengguna
Jumlah Latihan
Seperti Dalam
Kontrak
(jam)
Jumlah
Latihan
Telah
Diberikan
(jam)
Jumlah
Latihan
Kurang
Diberikan
(Jam)
1. Person Management
System (PMS)
Doctors 16 8 8
Registration Clerk 20 8 12
2. Pateint Billing & AR Nurse 40 0 40
Super User 14 8 6
3. Manage Diseases Person
(FIMMS)
Medical Assistant 20 8 12
4. Medical Record
Management
Medical Record
Staff
32 16 16
5. Discharge Summary Doctor 28 4 24
6. Order and Report
Management
Doctor 16 8 8
Sp Clinic Nurse/MA
and Physiotherapy
16 12 4
7. Clinical Documentation Doctor 36 12 24
8. System Administration for
Profdoc HIS
System
Administrator / Unit
Administrator
46 9 37
9. Laboratory Information
System
User Training I
Laboratory Staff
16 8 8
10. System Administration for
Training Profdoc LIS
System
Administrator / Unit
Administrator
46 4 42
11. Pharmacy Information
System (PhIS) & MMS
Store (MM) 16 0 16
Super User 20 8 12
12. RIS/PACS Doctor, MA, Nurse 20 12 8
Radiographer 20 12 8
IT Administrator 12 4 8
b) Sijil Penyertaan Menghadiri Latihan Tidak Diberikan Kepada Peserta
Semakan Audit Dalam terhadap fail latihan di HBTU mendapati sijil penyertaan setiap
peserta tidak diberikan oleh pihak kontraktor apabila tamat sesuatu latihan.
c) Latihan Daripada Pihak Pembekal di HSNZ Tidak Dapat Disahkan
Semakan Audit Dalam di HSNZ mendapati dokumen sokongan iaitu training report tidak
dikemukakan untuk mengesahkan bahawa pihak pembekal ada memberi latihan kepada
pengguna.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 21
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Bagi memastikan pengurusan dan penggunaan HIS di Hospital Bintulu dan HSNZ
dilaksanakan dengan lebih teratur dan mendapat value for money terhadap perbelanjaan
yang dibuat, adalah disyorkan perkara berikut:
(a) Kemudahan kenderaan dan peralatan di bawah peruntukan kerja awalan
tidak boleh dilaksanakan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan serta
perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak diurus bersama projek
pembinaan;
(b) Perancangan yang teliti terhadap keperluan perolehan perkakasan dan
perisian boleh mengurangkan risiko berlakunya pembaziran akibat peralatan
dan perisian tidak digunakan;
(c) Meningkatkan pemantauan terhadap penyimpanan peralatan bagi
memastikan ianya selamat di bawah tanggungjawab pegawai berkenaan;
(d) Meningkatkan pemantauan terhadap peralatan yang rosak dan memastikan
penggantian dibuat seperti yang dinyatakan dalam kontrak;
(e) Tindakan pembetulan hendaklah dibuat terhadap modul berkaitan bagi
memastikan output yang dikeluarkan adalah tepat;
(f) Memastikan penyenggaraan dalam waranti dilakukan oleh pihak pembekal
mengikut kekerapan yang ditetapkan dalam kontrak; dan
(g) Semua pegawai hendaklah diberi latihan kepenggunaan secara berterusan.
Maklum Balas BPM:
Pihak HBTU telah mengadakan latihan HIS kepada pengguna pada setiap hari Khamis minggu ke-3 setiap bulan dan Sijil Penyertaan telah dikeluarkan kepada
peserta kursus.
Maklum Balas HSNZ:
Pihak HSNZ masih belum menerima laporan baru daripada pembekal mengikut
pengiraan jumlah latihan di dalam kontrak asal. Strateq telah merancang latihan HIS
yang perlu diberikan kepada pengguna.
Top Related