Post on 11-Jun-2015
MANUAL PROSIDUR KERJA (MPK)
BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Nama Agensi : Kementerian Pendidikan MalaysiaAlamat : Paras 3, Blok J(Utara),
Pusat Bandar Damansara, 50604, Kuala Lumpur.
No. Telefon : 603 2098 3577No. Fax : 603 2095 4944E.mail : PBTMK@btmk.moe.gov.myLaman Web : http://www.moe.gov.my
FALSAFAH PENDIDIKAN NEGARA
“Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan kearah memperkembangkan lagi potensi
individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada tuhan. Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu,
bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan
terhadap keharmonian dan kemakmuran negara.”
MISI KEMENTERIAN
Membangunkan sistem pendidikan yang berkualiti bertaraf dunia bagi memperkembangkan potensi
individu sepenuhnya dan memnuhi aspirasi negara Malaysia.
PIAGAM PELANGGANKEMENTERIAN PENDIDIKAN
MALAYSIA
KAMI WARGA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DENGAN PENUH TEKAD DAN ILTIZAM
BERIKRAR DAN BERJANJI AKAN MENUMPUKAN SELURUH TENAGA DAN USAHA KAMI UNTUK:
1. Menyediakan sistem pendidikan yang terbaik berasaskan budaya ilmu bagi memenuhi kehendak individu, masyarakat dan negara serta memenuhi matlamat perpaduan negara;
2. Menentukan keluaran sistem pendidikan mempunyai nilai-nilai teras yang ditetapkan dan ciri-ciri yang selaras dengan Falsafah Pendidikan Negara;
3. Memberi peluang yang sama kepada setiap kanak-kanak tanpa mengira latar belakang, agama dan keturunan untuk mendapat pendidikan yang sebaik-baiknya;
4. Mewujudkan jentera dan sistem pengurusan pendidikan yang cekap, berkesan, canggih, dinamik dan berteraskan kepada pembaharuan yang berterusan;
5. Menguruskan kerja dengan cekap, pantas dan bijaksana;
6. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited, terlatih, berdisiplin, bertanggungjawab dan produktif;
7. Menyediakan kemudahan-kemudahan pendidikan yang selesa, lengkap dan mencukupi berteraskan piawaian-piawaian tertentu selaras dengan pengamalan perkhidmatan penyayang;
8. Memastikan Kementerian sentiasa peka dan responsif kepada kehendak-kehendak dan keperluan-keperluan pelanggan - murid, guru, masyarakat dan negara/Kerajaan; dan
9. Meningkatkan kegemilangan dan martabat profesion keguruan untuk menarik individu-individu yang terbaik menyertai perkhidmatan pendidikan.
2.1 LATARBELAKANG
Dalam bidang pendidikan peranan maklumat adalah kritikal. Sokongan komputer dipercayai dapat menambah keberkesanan proses pembelajaran disamping meningkatkan kepercayaan jentera pentadbiran Kementerian.
Bahagian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (BTMK) telah ditubuhkan untuk memberi sokongan kepada aspek pentadbiran seperti yang dinyatakan di atas, dengan tujuan “memberi kemudahan penggunaan teknologi moden bagi meringankan beban pengendalian data di seluruh Bahagian/Jabatan di Kementerian Pendidikan Malaysia”. Komputer telah lama digunakan di Kementerian, iaitu sejak tahun 1967 di Lembaga Peperiksaan Malaysia. Pada masa itu pengendalian komputer adalah tanggungjawab Unit Prosesan Data Elektronik (UPDE) yang dianggotai oleh beberapa pegawai teknikal dan bukan teknikal. Kategori pegawai berubah mengikut perkembangan teknologi komputer dan bilangannya bertambah untuk menampung sistem baru. Mulai tahun tujuh puluhan kemasukan Juruanalisa Sistem dan Pengatur Program Komputer dibuat secara besar-besaran oleh pihak Jabatan Perkhidmatan Awam. UPDE ini membantu mempercepatkan pemprosesan peperiksaan seperti LCE, SRP, MCE, SPM dan SPVM.
Proses-proses utama yang dijalankan ialah pengendalian kemasukan data, proses pemarkahan, percetakan sijil dan penganalisisan keputusan.
Perkhidmatan pengkomputeran ini berkembang ke beberapa bahagian lain di Kementerian mulai 1974, diantaranya Bahagian Kewangan, Bahagian Buku Teks, Bahagian Pendidikan Teknikal dan Vokasional, Bahagian Pendidikan Tinggi, Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan dan Bahagian Sekolah.
Dengan meluasnya khidmat ke Bahagian-Bahagian lain, satu langkah telah diambil untuk menubuhkan satu Bahagian Komputer untuk Kementeiran. Pada 1 Januari 1982 , Bahagian Sistem Maklumat telah diwujudkan di mana UPDE di Lembaga Peperiksaan telah diserapkan menjadi sebahagian daripada Bahagian Sistem Maklumat. Walau bagaimanapun dari segi tugas, ia masih mengendalikan sistem-sistem peperiksaan. Selaras dengan Perkembangan ICT yang digalakkan oleh Kerajaan Malaysia dan bagi menyelaraskan Fungsi BSM, Nama Bahagian Sistem Maklumat telah ditukarkan kepada Bahagian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (BTMK) pada bulan September, 2002.
Pada keseluruhannya, dengan wujudnya Bahagian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi, perlaksanaan program pengkomputeran di Kementerian Pendidikan berkembang dengan pesatnya dan seterusnya akan memberi khidmat kepada Semua agensi termasuk Bahagian/Jabatan di Kementeiran Pendidikan , Jabatan Pendidikan Negeri dan Pejabat Pendidikan Daerah di Seluruh Negara.
OBJEKTIF BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
Mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan jentera pentadbiran pengurusan Kementerian Pendidikan Malaysia melalui penggunaan Teknologi Maklumat.
2.3 PIAGAM PELANGGAN BAHAGIAN
KAMI WARGA BTMK DENGAN PENUH TEKAD DAN ILTIZAM BERIKRAR DAN BERJANJI AKAN
• Menyediakan dan menyenggara system aplikasi yang dipersetujui bersama dalam tempoh yang dikehendaki mengikut kaedah standard dengan menggunakan teknologi bersesuaian
• Memberi khidmat pemprosesan berkomputer mengikut jadual dipersetujui
• Memperolehi dan menyediakan peralatan komputer untuk keperluan pengurusan apabila dipersetujui
• Memastikan warga Kementerian Pendidikan Malaysia akan mendapat respon dalam masa sejam untuk setiap laporan yang dibuat melalui Meja Bantuan
• Memberi khidmat dan nasihat teknikal kepada warga Kementerian Pendidikan Malaysia apabila diperlukan
• Memproses permohonan peralatan komputer untuk kelulusan Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Kementerian (JMPK) dalam tempoh sebulan
2.4 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (BTMK)
Pengarah Bahagian
(JUSA ‘C’ Khas)
Unit Pengurusan Teknikal
(PSM F2)
Unit Pengurusan Pusat Data Dan
Khidmat Sokongan(PSM F2)
Unit Aplikasi Peperiksaan
(PSM Gred F2)
Unit Pentadbiran & Kewangan
(PPT Gred N6)
Unit Pengurusan Rangkaian Dan
Komunikasi
(PSM F2)
Unit Aplikasi Pengurusan Pentadbiran
(PSM Gred F2)
Unit Aplikasi Pengurusan Pendidikan
(PSM Gred F2)
2.5 (i) CARTA ORGANISASI UNIT APLIKASI PENGURUSAN PENTADBIRAN (UAPT)
* PPSM – Penolong Pegawai Sistem Maklumat
Ketua Penolong Pengarah
JAMALUDIN MOHD SYED
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
IBRIZA BT IBRAHIM
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
JUNAIDAH BT ABD. HASHIM
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
NOR HAYANI BT. SALAM
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
ASMAH BT ALI
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
MOHD ZAMRI SELAMAT
PPSM F4
MOHD NORDIN MOHD YUSOFF
PPSM F4
CHE MURAT B. MAT
PPSM F4
EILEEN FOO AH MOAY
PPSM F4
HAMIDAH BT ISMAIL
PPSM F5
NORLILI BT KASSIM
PPSM F5
MAHFUZAH BT MD.SAHAT
PPSM F5
AINON BT JUSOH
PPSM F5
NOOR AZLINA BT ZAMAN
PPSM F5
LOKMAN HAKIM MOHD JAID
PPSM F5
SITI BT MUSTAFA
PPSM F5
MOHD AMIR MOHD ZALI
PPSM F5
NOR LAILA BT MOHD
2.1 (ii) CARTA ORGANISASI UNIT APLIKASI PENGURUSAN PENDIDIKAN (UAPP)
* PPSM – Penolong Pegawai Sistem Maklumat
Ketua Penolong Pengarah
FAUDZIAH MOHD AMIN
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
SITI NOORASMAH HASHIM
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
ZAMZURI ABDULLAH
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
MOHD SEDEK ABD.RAHMAN
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
HARTINI BANI
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
NUR AZURA IBRAHIM
PPSM F4PPSM F4PPSM F4PPSM F4
PPSM F5PPSM F5PPSM F5PPSM F5PPSM F5
PPSM F5PPSM F5PPSM F5
2.5 (iii) CARTA ORGANISASI UNIT APLIKASI PEPERIKSAAN (UAP)
2.5 (iv) CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL
Ketua Penolong Pengarah
JAMALUDIN B. MOHD SHED
Ketua Pembantu Tadbir N22
ZAINAB OTHMAN
Pegawai Sistem Maklumat (F41)
ROSNITA ISMAIL
Pegawai Sistem Maklumat (F41)
SHABBIRUL AIN ABD. RAHMAN
Pegawai Sistem Maklumat (F41)
NOREHAN ABDUL AZIZWAN MUNIRAH W.MOHDWAN ROSNI W. MAHMUDYUHASLIZA MOHD YUSOHMOHD ZULKIFLI MOHD NAWIAZLINA AWANG AHMADHAIRUL BARRIAH MOHSIN
Juruteknik
ZAINOR AZMAN ZULKIFLIMOHD SHAHRIZAL NASIR
PPSM F32
(Kosong)ROSIMAH MOHAMMADFAREDAH IDRISNORZILA ZULKIFLI
Pembantu Tadbir Rendah N11
ISHAK ALIASSULIANA ISMAIL
OK F22
1 ORANG
PPSM F32
HASSAN YAHAYA
OK F17
2 ORANG
PPSM F29
(Kosong)WELLY WELSON SOMINDINGAZNI ALIRAMNAH JAISMAIZUN MOHD SHAFFIEIIRNITA REDUANAZMAN ISMAILMAZLI SAFFAWI HUSSINMAZLAN MANSORNAZILA CHE JAAFARNIK NORHAYATI NIK LEHSITI HAJARHANI DAHALAN OMPD F14/F11
F14 – 3 ORANGF11 – 21 ORANG
2.5 (v) CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN RANGKAIAN DAN KOMUNIKASI
Ketua Penolong Pengarah
SABRI OMAR
Pegawai Tadbir (N9)
ZAHIRAH HAMID
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
KAMARUL ARIF YUSOF
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
SALMIAH SUDIN
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
MAZIAH MAHMOOD
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
HAFIZAH YAHAYA
2.5 (vi) CARTA ORGANISASI UNIT PENGURUSAN PUSAT DATA DAN KHIDMAT SOKONGAN
Ketua Penolong Pengarah
KAMARUDZAMAN HASSAN
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
KHAIRUL AZMI
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
NOORHISHAM SHAHBUDIN
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
MOHD ZAMRI MAMAT
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
MOHD ZUKI MOHD ZAIN
* PPSM – Penolong Pegawai Sistem Maklumat
2.5 (vii) CARTA ORGANISASI UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
Ketua Penolong Pengarah
NGAINI YUSOFF
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
YEE FONG LENG
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
ROZITA ISMAIL
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
MOHD RADZI MOHD AMIN
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
MOHD FAIZAL NIZAM RAMLI
Pegawai Sistem Maklumat (F3)
DZULHUSNI ANJANG ABD. RAHMAN
Pengarah
Syed Mohamed B. Syed Hussin
2.6 FUNGSI-FUNGSI UTAMA BAHAGIAN
1. Pembangunan dan penyenggaraan sistem aplikasi berkomputer yang berteraskan,
i. Pengurusan Pentadbiranii. Pengurusan Pendidikaniii. Pengurusan Peperiksaan
Penolong Akauntan
Azlina Bt. Ibrahim
Pegawai Eksekutif
Abdul Razak B. Ahmad Zaki
Pembantu Khas
Rahemah Bt. Tan
Ketua Pembantu Tadbir
Zainab Othman
Ketua Pembantu Tadbir
Rusli B. Hassan
Pem.Tadbir Rendah
Pem.Tadbir Rendah
Pem.Tadbir Rendah
Pem.Tadbir Rendah
Pem.Tadbir Rendah
Pem.Am Rendah
Pem.Am Rendah
Pem.Am Rendah
Pem.Am Rendah
Pem.Am Rendah
Pemandu Pemandu
Pem.Tadbir Pem.Tadbir Pem.Tadbir Pem.Tadbir Pem.Tadbir Pem.Tadbir
2. Pusat Data dan khidmat sokongan.
3. Rangkaian dan komunikasi.
4. Perancangan dan perolehan ICT.
5. Pengurusan pejabat
2.7 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI-FUNGSI UTAMA
1. Pembangunan dan penyenggaraan sistem aplikasi berkomputer yang berteraskan,
Pengurusan Pentadbiran Pengurusan Pendidikan Pengurusan Peperiksaan
a. Kajian Penggunab. Kajian Kemungkinan
c. Analisis sistemd. Rekabentuk sisteme. Pemprogramanf. Pengujian dan penerimaan sistemg. Pelaksanaan Sistemh. Kajian Impak / System Review
2. Pusat Data dan khidmat sokongan.
a. Pusat Datab. Penyenggaraan peralatan ICTc. Meja Bantuan (Help Desk)d. Keselamatan Peralatan ICTe. Khidmat Kemasukan Data
3. Rangkaian dan komunikasi.
a. Rangkaian komunikasi data KPM*netb. Penyenggaraan peralatan komunikasic. Keselamatan rangkaian komunikasi
4. Pengurusan Perancangan dan perolehan ICT.
a. Dasar ICT Kementerian meliputi, Perancangan dan penyelarasan peruntukan kewangan
keperluan ICT Pelaksanaan perolehan dan perbekalan ICT Pengurusan pelupusan ICT
b. Urusetia Jawatankuasa Maklumat Pengkomputeran Kementerianc. Latihan dan kemajuan staf bahagian.
5. Pengurusan pejabat
a. Perkhidmatanb. Pentadbiran pejabatc. Kewangan
2.8 PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA
A. Pembangunan dan Penyenggaraan Sistem
Aktiviti 2.8.1(a)(i)
Kajian Pengguna
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Jawatan Proses Kerja
Ketua Penolong Pengarah
1. Terima arahan untuk membuat kajian sistem aplikasi baru.
2. Buat perbincangan dengan pengguna/pemohon bagi mendapatkan kepastian kesediaan dan kesungguhan pengguna serta maklumat-maklumat tambahan.
3. Melakukan “fact finding” yang merangkumi maklumat berikut,
i. Kesediaan peruntukan kewanganii. Kesediaan tenaga kerjaiii. Kesediaan disetiap peringkat penggunaiv. Kemudahan infrastruktur ICT masakiniv. Kos terlibatvi. Jadual perancangan
4. Sediakan laporan ‘Project Brief”.
5. Kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan.
6. Jika projek tidak diluluskan, maklumkan kepada pengguna.
7. Jika projek diluluskan, tubuhkan pasukan projek yang dianggotai oleh,
i. Pegawai Sistem Maklumat - ketua projekii. Pen. Pegawai sistem Maklumatiii. Pegawai dari Bahagian Pemohon.
8. Serahkan ‘Project Brief’ kepada ketua projek untuk memulakan kajian kemungkinan.
Aktiviti 2.8.1(a) (ii)
Kajian Pengguna
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Carta Aliran Kerja
Aktiviti 2.8.1(a) (ii)
Kajian Pengguna
SubAktiviti -
Muka Surat 2/2
Carta Aliran Kerja
Mula
Sediakan Laporan
Lakukan ‘fact finding’
Bincang dengan pengguna / pemohon
Terima Arahan
A
Tidak Ya
Aktiviti 2.8.1(a) (iii)
Kajian Pengguna
SubAktiviti -
Muka Surat 1/1
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
A
Kemukakan Laporan kepada Pengarah
Serah Laporan kepada ketua projek
Tubuh pasukan projek
Lulus ?
Tamat
Maklum kepada pengguna/pemohon
Tamat
Tiada
Aktiviti 2.8.1(b)(i)
Kajian Kemungkinan
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Jawatan Proses Kerja
Pegawai Sistem Maklumat
1. Terima dokumen ‘Project brief’.
2. Bincang dengan kumpulan projek dan pengguna tentang skop sistem.
3. Tentukan objektif, terma rujukan (TOR), metodologi kajian dan jadual kerja.
4. Lakukan kajian kemungkinan dengan mengambil kira secara terperinci butiran seperti,
i. Kesediaan peruntukan kewanganii. Kesediaan tenaga kerjaiii. Kesediaan disetiap peringkat penggunaiv. Kemudahan infrastruktur ICT masakiniv. Kos terlibatvi. Jumlah tenaga kerja terlibat.vii. Jangkaan masa yang diperlukan.viii. Tahap keutamaan projek.ix. Cadangan sistem aplikasix. Cadangan samada diteruskan atau tidak.
5. Sediakan laporan lengkap.
6. Bentangkan di mesyuarat Pemandu ICT Bahagian untuk persetujuan.
7. Jika diluluskan, kemaskini Jadual Perancangan sistem dan laksanakan aktiviti analisa Sistem.
Aktiviti 2.8.1(b) (ii)
Kajian Kemungkinan
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Carta Aliran Kerja
Aktiviti 2.8.1(b) (ii)
Kajian Kemungkinan
SubAktiviti -
Muka Surat 2/2
Carta Aliran Kerja
Mula
Terima dokumen ‘project brief’
Bincang dengan kumpulan projek dan
pengguna
Tentukan Objektif, TOR, metodologi kajian dan jadual
kerja
Lakukan kajian kemungkinan dan sediakan laporan
A
Tidak Ya
Aktiviti 2.8.1(b) (iii)
Kajian Kemungkinan
SubAktiviti -
Muka Surat 1/1
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
A
Bentangkan di mesyuarat
penyelarasan dengan Pengguna
Kemaskini Jadual Perancangan Sistem
Setuju
Buat pembetulan / pindaan.
Tamat
Laksana aktiviti Analisa Sistem
Tiada
Aktiviti 2.8.1(c)(i)
Analisis Sistem
SubAktiviti
Muka Surat 1/2
Jawatan Proses Kerja
Pegawai sistem Maklumat
1. Dapatkan maklumat awal dari laporan kajian kemungkinan seperti berikut,
i. Masalah sistem semasaii. Sempadan/skop sistemiii. Kos terlibat
2. Tubuhkan pasukan projek dan buat persediaan bagi perkara-perkara berikut untuk permulaan,
i. Definasi skop sistemii. Anggaran masa pelaksanaan projekiii. Definasi bidang tugas ahli-ahliiv. Pemilihan ‘development tools’, pangkalan data
dan support tools.v. Menyediakan kaedah temuduga
3. Buat kajian terhadap sistem semasa dengan menggunakan kaedah ‘work flow diagram’ merangkumi aspek-aspek berikut,
i. Aliran dokumenii. Aliran kerjaiii. Senarai dokumen iv. Sumber dokumenv. Struktur organisasivi. Proses sistem masakini
4. Kaji dan rangka ‘logical data structure’ untuk sistem yang dicadangkan.
5. Sediakan dokumentasi dan bentangkan dalam mesyuarat pemandu ICT pengguna.
6. Jika bersetuju, mulakan aktiviti Reka Bentuk Sistem.
Aktiviti 2.8.1(c) (ii)
Analisis sistem
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Carta Aliran Kerja
Aktiviti 2.8.1(c) (ii)
Analisis Sistem
SubAktiviti
Muka Surat 2/2
Carta Aliran Kerja
Mula
Sediakan laporan analisa sistem serta
cadangan sistem
Buat kajian sistem semasa
Tubuhkan pasukan projek
Dapatkan maklumat awal dari kajian kemungkinan
A
Tidak Ya
Aktiviti 2.8.1(c) (iii)
Analisis Sistem
SubAktiviti -
Muka Surat 1/1
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
A
Bentangkan di mesyuarat
Mulakan aktiviti Rekabentuk Sistem
Setuju
Buat pembetulan / pindaan.
Tamat
Tiada
Aktiviti 2.8.1(d)(i)
Rekabentuk Sistem
SubAktiviti
Muka Surat 1/2
Jawatan Proses Kerja
Pegawai Sistem Maklumat
1. Bincang dengan pengguna dan pilih landasan sistem yang paling sesuai samada berasaskan,
i. Kerangka Utamaii. Server basediii. Stand-alone (komputer mikro)iv. Web based
2. Dapatkan maklumat berikut berasaskan landasan yang dipilih,
i. Kosii. Jangkamasaiii. Masalah fizikaliv. Kemudahan infrastrukturv. Kesan ke atas organisasivi. Prosidur operasivii. ‘system sizing’
3. Sediakan spesifikasi sistem dan rekabentuk data dalam bentuk,
i. Rational data analysisii. Logical data designiii. rekabentuk proses (process design)
4. Kaji dan bincang semula rekabentuk untuk mendapatkan yang paling optima.
5. Alihkan rekabentuk logikal kepada rekabentuk fizikal khusus kepada pangkalan data yang dipilih.
6. Sediakan dan lakukan perkara berikut,i. Wujudkan fail/databaseii. Spesifikasi programiii. System test planiv. Operational and manual proceduresv. Implementation plan
7. Mulakan aktiviti pemprograman.
Aktiviti 2.8.1(d) (ii)
Rekabentuk Sistem
SubAktiviti
Muka Surat 1/2
Carta Aliran Kerja
Aktiviti 2.8.1(d) (ii)
Rekabentuk Sistem
SubAktiviti
Muka Surat 2/2
Carta Aliran Kerja
Mula
Sediakan dokumentasi
rekabentuk sistem
Kaji dan bincang untuk mendapat
sistem yang optima
Sediakan spesifikasi sistem
Bincang dan kaji untuk memilih
landasan sistem
A
Ya Tidak
Aktiviti 2.8.1(d) (iii)
Rekabentuk Sistem
SubAktiviti -
Muka Surat 1/1
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
A
Kemukakan kepada KPP
Bangunkan rekabentuk fizikal
Pindaan
Buat pembetulan / pindaan.
Tamat
Mulakan Aktiviti Pemprograman
Tiada
Aktiviti 2.8.1(e)(i)
Pemprograman
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Jawatan Proses Kerja
Penolong Pegawai Sistem Maklumat
1. Terima spesifikasi program dari PSM.
2. Semak spesifikasi program mengenai perkara-perkara berikut,
i. Tujuanii. Definasi failiii. Prosesiv. Inputv. Outputvi. Cartalir
3. Bangunkan program mengikut spesifikasi.
4. Uji program yang dibangunkan bersama-sama ketua projek / Pegawai Sistem Maklumat.
5. Buat pembetulan jika ada ralat atau perubahan spesifikasi.
6. Kemaskinikan dokumentasi spesifikasi program.
7. Serahkan dokumentasi kepada ketua projek / Pegawai sistem Maklumat.
Aktiviti 2.8.1(e) (ii)
Pemprograman
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Carta Aliran Kerja
Aktiviti 2.8.1(e) (ii)
Pemprograman
SubAktiviti -
Muka Surat 2/2
Carta Aliran Kerja
Mula
Terima spesifikasi program
Semak spesifikasi program
Bangunkan program
Uji program
A
Ya Tidak
Aktiviti 2.8.1(e) (iii)
Pemprograman
SubAktiviti -
Muka Surat 1/1
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
A
Pindaan
Kemaskini dokumentasi
spesifikasi program
Tamat
Buat pembetulan / pindaan.
Serahkan dokumentasi kepada
ketua projek
Tiada
Aktiviti 2.8.1(f)(i)
Pengujian dan Penerimaan Sistem
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Jawatan Proses Kerja
Ketua Projek/Pegawai Sistem Maklumat
1. Semak status aktiviti pemprograman telah lulus ujian.
2. Pastikan pemasangan sistem aplikasi baru selesai.
3. Sediakan ‘system test plan’ dan perkara berikut,i. Data ujian ( test data )ii. Keputusan ujian yang dijangkakan
4. Lakukan pengujian sistem secara berperingkat.
5. Terima keputusan ujian.
6. Jika berlainan keputusan dengan yang dirancangkan, adakan perbincangan bagi mengenalpasti kesilapan.
7. Buat pembetulan dari segi pemprograman atau data.
8. Lakukan ujian sehingga mendapat keputusan yang dijangkakan / dirancangkan.
9. Kemaskini semua dokumentasi yang terlibat.
10. Aturkan mesyuarat penerimaan sistem oleh pengguna.
Aktiviti 2.8.1(f) (ii)
Pengujian dan Penerimaan Sistem
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Carta Aliran Kerja
Aktiviti 2.8.1(f) (ii)
Pengujian dan Penerimaan Sistem
SubAktiviti -
Muka Surat 2/2
Carta Aliran Kerja
Mula
Semak status aktivit programan
Pastikan pemasangan sistem
baru selesai
Sediakan ‘system test plan’
A
Tidak Ya
Aktiviti 2.8.1(f) (iii)
Pengujian dan Penerimaan Sistem
SubAktiviti -
Muka Surat 1/1
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
A
Lakukan ujian sistem
Kemaskini dokumentasi
o.k. ?
Buat pembetulan / pindaan.
Tamat
Aturkan penerimaan sistem
Tiada
Aktiviti 2.8.1(g)(i)
Pelaksanaan Sistem
SubAktiviti-
Muka Surat 1/2
Jawatan Proses Kerja
Ketua Projek / Pegawai Sistem Maklumat
1. Pastikan perkara berikut telah dibuat,
i. Pemasangan sistem baruii. Peralihan data ke format sistem baruiii. Perbekalan dan pemasangan infrastrukturiv. Kesediaan infrastruktur
2. Siapkan pelan tindakan peralihan sistem.
3. Uji dan larikan sistem dengan data sebenar.
4. Sediakan program latihan untuk pengguna.
5. Sediakan jadual operasi sistem.
6. Laksanakan operasi selari / parallel operation bagi tempoh yang dipersetujui bersama.
7. Serah sistem baru secara resmi.
Aktiviti 2.8.1(g) (ii)
Pelaksanaan Sistem
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Carta Aliran Kerja
Aktiviti 2.8.1(g) (ii)
Pelaksanaan Sistem
SubAktiviti
Muka Surat 2/2
Carta Aliran Kerja
Mula
Pastikan infrastruktur sistem
siap
Siapkan pelan tindakan peralihan
sistem
Uji sistem dengan data sebenar
Sediakan program latihan dan jadual
operasi
A
Tidak Ya
Aktiviti 2.8.1(g) (iii)
Pelaksanaan Sistem
SubAktiviti -
Muka Surat 1/1
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
A
Laksanakan ujian selari / parallel
running
Serahkan sistem kepada pengguna
secara resmi
Berjaya
Buat pembetulan / pindaan.
Tamat
Tiada
Aktiviti 2.8.1(h)(i)
Kajian Impak / System review
SubAktiviti
Muka Surat 1/2
Jawatan Proses Kerja
Ketua Penolong Pengarah
1. Kenalpasti sistem aplikasi yang perlu dibuat kajian impak berasaskan keperluan pengguna atau masalah/isu yang timbul darinya.
2. Sedia kertas kerja ringkas kajian impak mengandungi perkara berikut,
i. Kesan ke atas organisasi.ii. Kepuasan pengguna.iii. Faedah-faedah.iv. Masalah dan isu yang timbulv. Tahap pencapaian
3. Bentang kertas kerja di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian.
4. Jika bersetuju, jalankan kajian impak secara terperinci mengandungi maklumat berikut,
i. Objektifii. Kesan ke atas organisasi.iii. Kepuasan pengguna.iv. Faedah-faedah.v. Masalah dan isu yang timbul.vi. Tahap pencapaian.vii. Cadangan ( kajian semula / perubahan sistem ).
5. Sediakan laporan kajian impak.
6. Bentang cadangan di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian dan terima keputusan mengenainya.
7. Laksanakan keputusan mesyuarat.
Aktiviti 2.8.1(h) (ii)
Kajian Impak / System review
SubAktiviti
Muka Surat 1/2
Carta Aliran Kerja
Aktiviti 2.8.1(h) (ii)
Kajian Impak / System review
SubAktiviti
Muka Surat 2/2
Carta Aliran Kerja
Mula
Kenalpasti sistem aplikasi yang
memerlukan kajian impak
Sediakan kertas kerja
Bentangkan dalam mesyuarat
Lakukan kajian impak secara terperinci dan
sediakan laporan
A
Tidak Ya
Aktiviti 2.8.1(h) (iii)
Kajian Impak / System review
SubAktiviti -
Muka Surat 1/1
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
A
Bentangkan di mesyuarat
Laksanakan keputusan mesyuarat
setuju
Buat pembetulan / pindaan.
Tamat
Tiada
2.8 PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA
B. Pusat Data dan Khidmat Sokongan
5. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI PENGURUSAN PEJABAT
1. Perkhidmatan/Perjawatan
(a) Urusan Pengesahan Dalam Jawatan(b) Urusan Pengisian Jawatan
(c) Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen
(d) Urusan Penanggungan Kerja(e) Urusan Cuti Separuh Gaji(f) Urusan Cuti Tanpa Gaji(g) Urusan Cuti Tanpa Rekod(h) Urusan Peperiksaan Jabatan(i) Urusan Kursus Perkhidmatan(j) Urusan Peperiksaan Dalam
Perkhidmatan(k) Urusan Pengesahan Perlantikan(l) Urusan Penanggungan Kerja(m) Urusan Hal Ehwal Perkhidmatan
Pegawai(n) Urusan Pengemaskinian Buku
Perkhidmatan(o) Urusan Hal Ehwal Pencen(p) Urusan Pergerakan Gaji(q) Urusan Penyata Perjawatan Suku
Tahunan
2. Pentadbiran
(a) Urusan Surat Menyurat(b) Urusan Penggunaan Kad Perakam
Waktu(c) Urusan Keselamatan Pejabat(d) Urusan Kebersihan Pejabat(e) Urusan Pengawalan Pengedaran Fail(f) Urusan Penghantaran Surat(g) Urusan Pengurusan Masa
Berkomputer(SPMS)(h) Urusan Cuti Rehat(i) Urusan Permohonan Lawatan
Rasmi/Persendirian Luar Negeri(j) Urusan Pengemaskinian Carta
Organisasi BTMK
(k) Urusan Surat Pengenalan/Akuan Sakit
3. Kewangan
(a) Urusan Penyediaan Belanjawan Tahunan
(b) Urusan Pembayaran(c) Urusan Penyata Penyesuaian Akaun(d) Urusan Pindah/Tambah Peruntukan(e) Urusan Menyemak Dan
Menandatangani Baucer Pembayaran Gaji
(f) Urusan Menyemak Dan Menandatangani Baucer Bayaran
(g) Urusan Menyemak Dan Menandatangani Semua Baucer Jurnal Dan Waran Peruntukan
(h) Urusan Menyemak Dan Menguruskan Pinjaman Kenderaan, Perumahan Dan Komputer
(i) Urusan Tempahan Tiket-Tiket Perjalanan
(j) Urusan Anggaran Belanjawan(k) Urusan Menyemak Panjar Wang
Runcit(l) Urusan Menyemak Resit(m) Urusan Menyemak Dan
Menandatangani Semua Perubahan Gaji Kakitangan Bahagian
(n) Urusan Penyediaan Pesanan Tempatan
(o) Urusan Pesanan Tempatan(p) Urusan Semakan Buku Vot
Aktiviti 5.1.(a)(i)
Urusan Pengesahan Dalam Jawatan
SubAktiviti-
Muka Surat 1/2
Jawatan Proses Kerja
Pembantu TadbirPerkhidmatan
Pegawai Eksekutif
Ketua Jabatan /Pengarah Bahagian
Pegawai Eksekutif
Pembantu Tadbir Perkhidmatan
Pegawai Eksekutif
Pembantu Tadbir Perkhidmatan
1. Semak daftar perkhidmatan setiap bulan dan pastikan pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan
2. Semak fail peribadi dan Buku Perkhidmatan pegawai-pegawai berkenaan dan kemukakan fail-fail peribadi pegawai-pegawai yang layak mengikut tempoh perkhidmatannya kepada Pegawai Eksekutif (BTMK)
3. Jika pegawai tidak memenuhi syarat mengikut skim Perkhidmatan arah Pembantu Tadbir Perkhidmatan mengambil tindakan melanjutkan tempoh percubaan jika tempoh percubaan telah tamat.
4. Jika pegawai telah memenuhi syarat, rujuk(minit) dalam fail peribadi dan nyatakan semua syarat-syarat telah dipenuhi untuk perakuan pegesahan dalam jawatan.
5. Catat perakuan dalam fail peribadi pegawai berkenaan dan kembalikan fail kepada Pegawai Eksekutif.
6. Minit dalam fail peribadi dan arah Pembantu Tadbir Perkhidmatan memproses urusan pengesahan dalam jawatan.
7. Sediakan dokumen-dokumen untuk tandatangan Pegawai Eksekutif seperti berikut:-
(i) Borang perakuan Pengesahan Dalam Jawatan (Perintah Am 36);
(ii) Kenyataan Lulus Peperiksaan; dan(iii) Kenyataan Perkhidmatan(iv) Surat Sokongan
8. Kemukakan semua dokumen di atas (para 7) kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA).
9. Terima surat pengesahan dalam jawatan dari SPA dan kemukakan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan dokumentasi.
10. Ambil tindakan-tindakan berikut:
(i) Serahkan surat asal kepada
pegawai berkenaan(ii) Sediakan Penyata Perubahan
(Kew.8) dalam (4) salinan dan (iii) Edarkan kepada Pembantu Tadbir
Kewangan, SPA,JPA dan Fail Peribadi.
Aktiviti 5.1.(a) (ii)
Urusan Pengesahan Dalam Jawatan
SubAktiviti -
Muka Surat 1/2
Carta Aliran Kerja
Semak daftar perkhidmatan Pegawai belum sah Jawatan
Semak fail peribadi dalam Buku Rekod Perkhidmatan,
Tidak Ya
Arah PT Perkhidmatan ambil Tindakan lanjut tempoh percubaan
Minit dalam fail peribadi dan Nyatakan semua syarat telah dipenuhi Catat perakuan dalam fail peribadi Kembalikan fail kepada Pegawai Perkhidmatan
Aktiviti 5.1. (a) (ii)
Urusan Pengesahan Dalam Jawatan
SubAktiviti
Muka Surat 2/2
Carta Aliran Kerja
Mula
A
Minit dalam fail , arah PT Perkhidmatan Proses dan sediakan dokumen untuk Tandatangan Pegawai
Pegawai terima surat pengesahan dalam Jawatan dari Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir Proses dan Edar
Aktiviti 2.8.1(g) (iii)
Pelaksanaan Sistem
SubAktiviti -
Muka Surat 1/1
A
Tamat
Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
Tiada
Aktiviti 2.8.1(h)(i)
Kajian Impak / System review
SubAktiviti
Muka Surat 1/2
Jawatan Proses Kerja
Ketua Penolong Pengarah
8. Kenalpasti sistem aplikasi yang perlu dibuat kajian impak berasaskan keperluan pengguna atau masalah/isu yang timbul darinya.
9. Sedia kertas kerja ringkas kajian impak mengandungi perkara berikut,
vi. Kesan ke atas organisasi.vii. Kepuasan pengguna.viii. Faedah-faedah.ix. Masalah dan isu yang timbulx. Tahap pencapaian
10.Bentang kertas kerja di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian.
11.Jika bersetuju, jalankan kajian impak secara terperinci mengandungi maklumat berikut,
viii. Objektifix. Kesan ke atas organisasi.x. Kepuasan pengguna.xi. Faedah-faedah.xii. Masalah dan isu yang timbul.xiii. Tahap pencapaian.xiv. Cadangan ( kajian semula / perubahan sistem ).
12.Sediakan laporan kajian impak.
13.Bentang cadangan di dalam mesyuarat Pemandu ICT Bahagian dan terima keputusan mengenainya.
14.Laksanakan keputusan mesyuarat.