TATACARAPENGURUSAN KEWANGAN

DAN PERAKAUNANSURUHANJAYA KOPERASI

MALAYSIA( K U M P U L A N W A N G O P E R A S I )

3

KandunganTAFSIRAN 7

BAHAGIAN I - TATACARA KEWANGAN 10BAHAGIAN II - TATACARA PERAKAUNAN 13

BAB I - Terimaan Wang 13

BAB II - Pembayaran 18

BAB III - Gaji dan Elaun 24

BAB IV - Panjar Wang Runcit 26

BAB V - Cek, Draf dan Pindahan Dana Elektronik 28

BAB VI - Peti Besi atau Bilik Kebal 30

BAB VII - Penyenggaraan Akaun dan Deposit 33

BAB VIII - Penyata Kewangan dan Audit 36

BAB IX - Kehilangan dan Hapuskira Wang Suruhanjaya 39

BAHAGIAN III - TATACARA PEROLEHAN 45

BAHAGIAN IV - PELABURAN 69

BAHAGIAN V - SISTEM KAWALAN RISIKO 72

BAHAGIAN VI - TATACARA PENGURUSAN ASET 73

BAB I - Tatacara Pengurusan Aset Alih 73

BAB II - Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih 94

BAHAGIAN VII - TATACARA PENGURUSAN STOR 95

BAHAGIAN VIII - PELBAGAI 113

LAMPIRAN 114

5

Tatacara Pengurusan Kewangan Dan PerakaunanSuruhanjaya Koperasi Malaysia

T atacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Suruhanjaya Koperasi Malaysia merupakan peraturan mengenai pengurusan kewangan dan perakaunan yang digunapakai oleh Suruhanjaya

di peringkat Ibu Pejabat dan Negeri-Negeri. Penyediaan tatacara pengurusan kewangan ini telah diseragamkan mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan (AP), Pekeliling Perbendaharaan (PP), Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP), Surat Pekeliling AM (SPA-JPM) dan peraturan-peraturan lain yang berkuatkuasa bertujuan meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan di Suruhanjaya ini dengan memberi lebih fleksibiliti kepada Pegawai Pengawal atauPegawai Yang Diberi Kuasa dalam membuat keputusan selaras dengan peranan yang dimainkan oleh Suruhanjaya sebagai Badan Berkanun Persekutuan mulai tahun 2008. Pemakaian tatacara ini telah diluluskan oleh Lembaga Pengarah di dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah Bilangan 4 Tahun 2013 bertarikh 19 Julai 2013 dan tertakluk kepada sebarang pindaan kepada pekeliling-pekeliling yang berkuat kuasa.

Datuk Nik Ali bin Mat YunusPengerusi EksekutifSuruhanjaya Koperasi Malaysia

7

Suruhanjaya membuat Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Suruhanjaya Koperasi Malaysia 2013 yang terdiri daripada Peraturan-Peraturan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Suruhanjaya Koperasi Malaysia 2013, Kumpulan Wang Operasi dan Kumpulan Wang Amanah.

Pengenalan1. Tatacara ini dinamakan Peraturan-Peraturan

Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Suruhanjaya Koperasi Malaysia 2013, Kumpulan Wang Operasi dan mula berkuat kuasa pada 19 Julai 2013.

Tafsiran2. Dalam peraturan ini, melainkan jika konteksnya

menghendaki makna yang lain:

“Akaun Belum Terima” ertinya jumlah wang yang sepatutnya telah diterima oleh Suruhanjaya pada sesuatu ketika tetapi belum diterima berasaskan kepada bil atau melalui dasar dan keputusan Suruhanjaya yang berkuatkuasa. Bil merangkumi invois, nota, pentaksiran atau notis lain yang dikeluarkan kepada penghutang;

“Akta” ertinya Akta Suruhanjaya Koperasi Malaysia (2007)[Akta 665];

“Aset” ertinya harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Suruhanjaya yang dibeli atau yang disewa beli dengan Kumpulan Wang Suruhanjaya atau Kumpulan

Wang Amanah atau yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan;

“Aset A l ih” e r t inya Aset yang bo leh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk Aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:

“Harta Modal” (a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya

seribu ringgit dan ke atas setiap satu; atau

(b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada Aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual atau buku panduan pengguna.

“Inventori” (a) Aset Alih yang harga perolehan

asalnya kurang daripada seribu ringgit setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual; atau

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal;

TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN SURUHANJAYA KOPERASI MALAYSIA 2013

8

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

“Hapuskira” ertinya satu proses untuk membatalkan rekod Aset yang hilang atau Kehilangan;

“Kadar Pusingan Stok” ertinya pengiraan purata nilai stok yang dikira setiap suku tahun dan setiap tahun bagi sesebuah Stor;

“Kehilangan” ertinya kehilangan Wang Suruhanjaya dan Aset Suruhanjaya disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian Pegawai dan Kakitangan, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia.

“Kementerian” ertinya Kementerian yang bertanggungjawab berkenaan dengan hal ehwal koperasi;

“Kumpulan Wang” ertinya kumpulan wang yang diperuntukkan dalam peraturan 3;

“Kumpulan Wang Operasi” ertinya kumpulan wang yang diperuntukkan dalam peraturan 3(3);

“Kumpulan Wang Rizab Am Suruhanjaya” ertinya kumpulan wang yang diperuntukkan dalam peraturan 3(5);

“Lembaga” ertinya Lembaga Pengarah Suruhanjaya;

“Lembaga Pemeriksa” ertinya lembaga yang dilantik oleh Pengerusi Eksekutif untuk memeriksa, menyemak dan membuat laporan mengenai wang tunai dan Aset Suruhanjaya dalam simpanan dan atau kawalan seseorang Pegawai dan Kakitangan Suruhanjaya;

“Pegawai Bertauliah” ertinya pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu;

“Pegawai dan Kakitangan” ertinya semua kategori pegawai dan pekerja yang sedang berkhidmat dengan Suruhanjaya secara tetap,

sementara, kontrak, sambilan, sangkutan atau pinjaman;

“Pegawai Pengesah” ertinya pegawai yang diberi kuasa oleh Pengarah untuk memperakukan barang-barang yang diterima;

“Pegawai Pemesan” ertinya pegawai yang diberi kuasa oleh Pengarah untuk membuat pesanan stok;

“Pegawai Penerima” ertinya pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan Aset dan stok yang diperolehi oleh Suruhanjaya;

“Pegawai Pengawal” ertinya Pengerusi Eksekutif Suruhanjaya yang diwakilkan kepadanya mana-mana kuasa atau fungsi Suruhanjaya di bawah Akta atau Akta Koperasi 1993 [Akta 502] atau mana-mana undang-undang bertulis lain selaras dengan subseksyen 24 (1) Akta;

“Pegawai Perakaunan” ertinya pegawai Suruhanjaya yang bertanggungjawab bagi perkara-perkara berikut:

(a) memungut, menerima atau mengakaun atau yang sebenarnya memungut, menerima atau mengakaun Wang Suruhanjaya; atau

(b) membelanja atau membayar atau yang sebenarnya membelanja atau membayar apa-apa Wang Suruhanjaya; atau

(c) menerima, menyimpan, mengeluar, melupus atau mengakaun Wang Suruhanjaya atau yang sebenarnya menerima, memegang, mengeluar atau melupus Wang Suruhanjaya.

“Pegawai Stor” ertinya pegawai yang dilantik oleh Pengarah untuk menguruskan Stor;

“Pejabat Pembayar” ertinya pejabat yang mengeluarkan Wang Suruhanjaya;

9

“Pejabat Perakaunan” ertinya Bahagian Kewangan Ibu Pejabat Suruhanjaya;

“Pelupusan” ertinya satu proses untuk mengeluarkan Aset dan stok dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan;

“Pemungut” ertinya pegawai Suruhanjaya yang berdasarkan jawatannya atau di bawah mana-mana undang-undang bertulis atau peraturan bertulis yang bertanggungjawab untuk memungut wang bagi pihak Suruhanjaya;

“Pengarah” ertinya Ketua Sektor, pengarah bahagian, pengarah negeri, dan termasuk timbalan pengarah, penolong pengarah atau ketua di bahagian atau unit atau wilayah di Ibu Pejabat atau negeri bagi perkara-perkara yang dia diberikan kuasa dengan sewajarnya;

“Pengerusi Eksekutif” ertinya Pengerusi Eksekutif Suruhanjaya yang dilantik oleh Yang di-Pertuan Agong menurut perenggan 11(3)(a) Akta;

“Perbendaharaan” ertinya Kementerian Kewangan;

“PTJ” ertinya Pusat Tanggungjawab iaitu bahagian atau pejabat negeri atau wilayah dalam Suruhanjaya yang menerima peruntukan untuk membuat pembayaran bagi sesuatu perbelanjaan atau menerima apa-apa kutipan hasil bagi pihak Suruhanjaya;

“Resit Rasmi” ertinya suatu dokumen akuan terima wang daripada orang awam yang mana amaun bayaran ditulis atau dicetak padanya;

“Surcaj” ertinya suatu bentuk denda atau tindakan tatatertib yang dikenakan ke atas mana-mana Pegawai dan Kakitangan yang terbukti bersalah mengikut Akta Badan¬-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605] dan Akta Prosedur Kewangan 1957 [Akta 61];

“Suruhanjaya” ertinya Suruhanjaya Koperasi Malaysia yang ditubuhkan di bawah seksyen 3 Akta;

“Stok” ertinya barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya;

“Stor” ertinya tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok;

“Stor Unit” ertinya Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir;

“Tahun Kewangan” ertinya suatu tempoh yang tidak melebihi dua belas bulan berturut-turut berakhir pada 31 Disember dalam mana-mana tahun;

“Timbalan Pengerusi Eksekutif” ertinya Timbalan Pengerusi Eksekutif SKM yang dilantik oleh Yang di-Pertuan Agong menurut perenggan 11(3)(b) Akta;

“Wang Suruhanjaya” mempunyai pengertian yang diberi kepadanya di bawah seksyen 3 Akta 61, dan termasuklah wang tunai, cek, kiriman wang, wang pos, draf bank, jaminan bank yang diterima atau dipegang oleh Pegawai Suruhanjaya atas jawatan rasmi mereka.

10

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

BAHAGIAN ITATACARA KEWANGANKumpulan Wang 3. (1) Suruhanjaya boleh menggunakan

Kumpulan Wang berikut untuk maksud-maksud sepertimana dinyatakan:

(a) Kumpulan Wang Operasi - dibelanjakan bagi maksud Belanja Mengurus dan Pembangunan;

(b) Kumpulan Wang Rizab - dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan yang diluluskan oleh Lembaga, hasil daripada lebihan keuntungan bersih; dan

(c) Kumpulan Wang Kebajikan Kakitangan Suruhanjaya - dibelanjakan bagi maksud pinjaman komputer dan kenderaan Pegawai dan Kakitangan Suruhanjaya.

(2) Selaras dengan subseksyen 34(1) Akta, satu kumpulan wang yang dikenali sebagai Kumpulan Wang Operasi dengan ini ditubuh, ditadbir dan dikawal oleh Suruhanjaya.

(3) Kumpulan Wang Operasi hendaklah terdiri daripada kesemua wang yang:

(a) diterima oleh Suruhanjaya melalui pemberian daripada Kerajaan;

(b)diterima oleh Suruhanjaya sebagai fidan bayaran kompaun;

(c) diterima oleh Suruhanjaya bagi perkhidmatan yang diberikan oleh Suruhanjaya kepada Kerajaan atau bagi perkhidmatan yang diberikan

oleh Suruhanjaya kepada mana-mana orang;

(d) diperoleh sebagai pendapatan daripada pelaburan oleh Suruhanjaya;

(e) diperoleh daripada Pelupusan, pajakan atau sewaan, atau apa-apa urusan lain yang berkaitan dengan harta yang diletakhakkan atau diperoleh oleh Suruhanjaya;

(f) dipinjam atau dijana oleh Suruhanjaya di bawah seksyen 35 Akta; dan

(g) dalam apa-apa cara menjadi kena dibayar kepada atau diletakhak kepada Suruhanjaya berkenaan dengan mana-mana perkara yang bersangkutan dengan fungsi dan kuasanya atau selainnya yang diterima dengan sah oleh Suruhanjaya.

(4) Kumpulan Wang Operasi hendaklah digunakan bagi maksud:

(a) membayar apa-apa perbelanjaan yang dilakukan dengan sah oleh Suruhanjaya, termasuk:

(i) saraan, atau pemberian pembiayaan Islam, kemudahan kredit, elaun, pencen atau gratuiti kepada Pengarah, Pegawai dan Kakitangan atau orang lain yang digaji atau dilantik oleh Suruhanjaya; atau

(ii)fidankosguamansertafidankoslain;

(b) membayar apa-apa perbelanjaan, kos atau belanjawan lain yang dilakukan atau disetuju terima dengan sepatutnya oleh Suruhanjaya dalam pelaksanaan fungsinya atau perjalanan kuasa atau tugasnya di bawah Akta;

11

(c) menguntukkan pemberian bagi pembangunan koperasi di bawah Akta, Akta Koperasi 1993 atau mana-mana undang-undang bertulis lain yang dikuatkuasakan oleh Suruhanjaya;

(d) membayar balik mana-mana wang yang dipinjam di bawah Akta dan pembayaran apa-apa pulangan atau faedah yang kena dibayar ke atasnya;

(e) membeli atau menyewa kelengkapan,

jentera dan apa-apa bahan lain, memperoleh harta tak alih dan mendirikan bangunan, serta menjalankan apa-apa kerja lain dan aku janji dalam pelaksanaan fungsinya atau penjalanan kuasa atau tugasnya di bawah Akta;

(f) memenuhi apa-apa kewajipan kewangan yang ditanggung secara sah oleh Suruhanjaya;

(g) memberi apa-apa pembiayaan Islam atau kemudahan kredit di bawah Akta; atau

(h) secara amnya, membayar apa-apa perbelanjaan bagi melaksanakan peruntukan Akta.

(5) Selaras dengan seksyen 32 Akta suatu Kumpulan Wang Rizab Am Suruhanjaya hendaklah ditubuhkan di mana:

(a) pada setiap akhir tahun kewangan, keuntungan bersih Suruhanjaya bagi tahun itu hendaklah ditentukan selepas membenarkan perbelanjaan operasi dan selepas peruntukan telah dibuat bagi hutang lapuk dan ragu, susut nilai dalam Aset, sumbangan kepada kakitangan dan kumpulan

wang pencen dan kontigensi lain yang lazimnya diperuntukkan oleh Suruhanjaya; dan

(b) keuntungan bersih Suruhanjaya hendaklah diletakkan dalam kredit Kumpulan Wang Rizab Am.

Surcaj4. Mana-mana Pegawai dan Kakitangan

Suruhanjaya yang adalah atau pernah berada dalam penggajian Suruhanjaya boleh disurcajkan jika melakukan apa-apa perlanggaran ke atas peraturan ini.

Penetapan Kuasa Kadar Bayaran5. Pengerusi Eksekutif boleh mengenakan

bayaran dan menetapkan kadar bayaran sebagaimana yang difikirkan patut bagikursus, latihan, syarahan, perundingan atau penyiasatan atau lain-lain perkhidmatan atau aktiviti atau kemudahan yang diberi atau dijalankan oleh Suruhanjaya.

Belanjawan Tahunan6. Suruhanjaya hendaklah menyediakan

cadangan belanjawan tahunan berdasarkan garis panduan dan format-format yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa. Pada amnya belanjawan itu ialah suatu rancangan urusan kewangan ataupun suatu anggaran perbelanjaan serta cara-cara pembiayaan yang dicadangkan bagi sesuatu tahun belanjawan.

Dasar Belanjawan7. Cadangan belanjawan Suruhanjaya

hendaklah menunjukkan kewajipan-kewajipan dan objektif-objektif Suruhanjaya sepertimana termaktub di dalam Akta. Suruhanjaya hendaklah mengkaji semula program-programnya pada setiap tahun untuk memastikan bahawa program-program itu mematuhi objektif-objektif yang diwajibkan. Suruhanjaya hendaklah meneliti semula program-program itu dari

12

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

segi keperluan dan kecukupannya dan memastikan ianya dilaksanakan dengan cekap pada ketika membuat rumusan belanjawan tersebut.

Penyediaan Anggaran Belanjawan8. (1) Penyediaan anggaran belanjawan

hendaklah dirancang dengan teliti dan teratur bagi memastikan pelaksanaan aktiviti berjalan dengan lancar serta memenuhi keperluan kewangan tahunan

di samping dapat mengelakkan lebihan atau kurangan peruntukan bagi sesuatu tahun. Suruhanjaya hendaklah memastikan perancangan, perlaksanaan, pemantauan dan penilaian setiap projek dibuat dengan teratur mengikut prosedur dan kaedah-kaedah yang ditetapkan. Anggaran belanjawan hendaklah disiapkan dalam tempoh masa yang ditetapkan.

(2) Setiap PTJ hendaklah menyediakan suatu anggaran belanjawan bagi membolehkan Pengerusi Eksekutif mengemukakannya kepada Lembaga.

(3) Setelah menimbangkan anggaran belanjawan tersebut Lembaga hendaklah memperaku dan mengemukakannya kepada Kementerian untuk kelulusan.

Pengagihan Peruntukan Tahunan9. (1) Berdasarkan belanjawan tahunan yang

diluluskan serta peruntukan atau baki dari tahun yang sebelumnya, jika ada, pengagihan peruntukan hendaklah dimaklumkan kepada Lembaga. Sebarang pindaan boleh dibuat melalui pindah peruntukan (viremen) dengan kelulusan Pengerusi Eksekutif atau mana-mana Pegawai dan Kakitangan yang diperturunkan kuasa.

(2) Sebarang permohonan peruntukan

tambahan / viremen bagi setiap PTJ hendaklah mendapat kelulusan seperti berikut:

AMAUN KUASA MELULUS

Sehingga RM20,000 Timbalan PengarahBahagian Kewangan

PengarahBahagian Kewangan

Ketua Sektor Pengurusan dan Kewangan

Pengerusi Eksekutifatau Timbalan Pengerusi Eksekutif

Melebihi RM20,000sehingga RM50,000

Melebihi RM50,000sehingga RM100,000

Melebihi RM100,000

13

BAHAGIAN IITATACARA PERAKAUNANBAB I - TERIMAAN WANG

Mengawal Terimaan Dan Penyimpanan Wang

10. (1) Pengerusi Eksekutif hendaklah bertanggungjawab bagi melaksanakan dengan sepenuhnya kewajipan kewangan Suruhanjaya termasuk menerima, memungut dan menyimpan dengan selamatnya segala wang yang patut diterima oleh Suruhanjaya serta bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan olehnya atau di bawah kuasanya didapati tidak betul.

(2) Mana-mana perwakilan kewajipan ini kepada Pegawai dan Kakitangan lain hendaklah dibuat melalui arahan bertulis. Walau bagaimanapun, perwakilan kewajipan ini tidak melepaskan Pengerusi Eksekutif daripada tanggungjawabnya.

Pengeluaran Resit Rasmi

11. (1) Resit Rasmi secara elektronik atau manual hendaklah dikeluarkan sebagai akuan terimaan wang yang dibayar kepada seseorang Pemungut.

(2) Resit Rasmi hendaklah dikeluarkan pada

masa urusan dibuat dan jika seseorang pembayar hadir sendiri, Resit Rasmi hendaklah diserahkan kepadanya. Apabila wang diterima melalui pos atau penghantar, Resit Rasmi hendaklah dikeluarkan dan dihantar kepada pembayar pada hari yang sama dan dihantar selewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya.

(3) Resit Rasmi tidak perlu dikeluarkan bagi pembayaran yang dibuat oleh Pegawai dan Kakitangan dengan cara potongan pada baucar melainkan jika sistem perakaunan yang digunakan mengkehendakinya.

Pengeluaran Resit Rasmi Elektronik

12. Semua Pemungut Suruhanjaya yang mempunyai sistem terimaan hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi secara elektronik kecuali dalam keadaan di mana sistem tidak dapat diakses semasa pengeluaran Resit Rasmi.

Keselamatan Kata Laluan

13. Pengguna sistem elektronik yang dipertanggungjawabkan dan diberi kuasa untuk mengeluarkan Resit Rasmi hendaklah menyimpan secara selamat dan merahsiakan kata laluannya. Kata laluan tersebut hendaklah ditukar dari semasa ke semasa.

Penyimpanan Resit Rasmi Elektronik

14. Resit Rasmi elektronik hendaklah disimpan dan difailkan mengikut nombor siri termasuk Resit Rasmi batal.

Pengeluaran Resit Rasmi Manual

15. Resit Rasmi manual hendaklah hanya digunakan oleh Pemungut yang tidak mempunyai sistem yang dapat menjana Resit Rasmi secara elektronik atau dalam keadaan sekiranya sistem terimaan tidak dapat diakses.

Tatacara Kawalan Buku Resit Rasmi

16. (1) Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab menerima buku Resit Rasmi hendaklah berpuas hati bahawa nombor di dalam buku Resit Rasmi tersebut adalah lengkap dan betul. Pegawai dan Kakitangan tersebut

14

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

hendaklah jika berkaitan, mencatat dan menandatangani di belakang helai pertama salinan pejabat dalam buku Resit Rasmi tersebut satu perakuan dalam bentuk yang berikut:

“Diperiksa oleh saya pada hari ini bertarikh ............................dan didapati mengandungi .................... borang Resit Rasmi berpendua atau berpeniga yang bernombor dengan betul.”

Tandatangan Pemungut: ....................... Nama Penuh Pemungut: .......................

(2) Mana-mana buku Resit Rasmi yang didapati rosak hendaklah dikembalikan kepada syarikat percetakan yang dilantik oleh Kerajaan.

(3) Buku Resit Rasmi yang hendak digunakan hendaklah dikeluarkan mengikut susunan yang betul.

Daftar Stok Resit Rasmi

17. (1) Satu Daftar Stok Resit Rasmi mengikut bentuk yang ditetapkan, menunjukkan semua buku Resit Rasmi yang diterima dan dikeluarkan hendaklah disenggara oleh Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab menyimpan buku-buku Resit Rasmi. Tiap-tiap satu catatan keluaran hendaklah ditandatangani oleh Pegawai dan Kakitangan yang kepadanya keluaran itu dibuat.

(2) Semua buku Resit Rasmi yang diterima daripada pencetak hendaklah dimasukkan ke dalam daftar stok Resit Rasmi dengan serta-merta. Rujukan baucar bayaran dan invois pencetak hendaklah dicatat bersama dengan semua catatan terimaan.

Menyimpan Selamat Buku Resit Rasmi

18. Semua buku Resit Rasmi yang sedang dan belum digunakan hendaklah disimpan dan dikunci dengan selamat di dalam peti besi.

Kehilangan Buku Resit Rasmi

19. Bagi setiap buku Resit Rasmi yang hilang, Pegawai dan Kakitangan yang berkenaan hendaklah memastikan bilangan dan nombor siri buku Resit Rasmi yang belum digunakan lagi dalam buku Resit Rasmi yang hilang tersebut. Laporan hendaklah dibuat kepada Pengerusi Eksekutif dan seterusnya dilaporkan segera kepada pihak polis.

Dua Pegawai Dikehendaki Bagi Mengeluarkan Resit

20. Resit Rasmi yang dikeluarkan secara manual atau elektronik hendaklah disediakan oleh Pegawai dan Kakitangan yang menerima wang dalam apa jua bentuk terimaan dan hendaklah disemak dan ditandatangani oleh seorang Pegawai dan Kakitangan yang lain. Pengecualian hanya dibenarkan dalam keadaan berikut:

(a) bayaran tetap ada tercetak pada Resit Rasmi;

(b) seseorang Pegawai dan Kakitangan diperlukan membuat pungutan di luar pejabat dan dalam keadaan di mana ia perlu bekerja seorang diri; atau

(c) jika tiada mana-mana Pegawai dan Kakitangan lain di pejabat dan kebenaran khusus telah diperolehi.

Pindaan Dan Pembatalan Resit Rasmi

21. (1) Tiada pindaan boleh dibuat ke atas mana-mana Resit Rasmi. Jika sesuatu Resit Rasmi itu rosak atau tidak boleh dikeluarkan atas apa-apa sebab, Resit

15

Rasmi tersebut hendaklah dibatalkan dan disimpan dan tidak boleh dimusnahkan.

(2) Resit Rasmi manual yang batal berserta salinannya hendaklah disimpan untuk tujuan pengauditan.

(3) Resit Rasmi elektronik yang batal dan laporan Resit Rasmi elektronik yang batal hendaklah disimpan untuk tujuan pengauditan.

(4) Resit Rasmi hanya boleh dibatalkan oleh Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa secara bertulis oleh Pengerusi Eksekutif.

Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang

22. Seseorang Pegawai dan Kakitangan tidak boleh menerima wang dalam apa jua bentuk terimaan kecuali mereka yang diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh Pemungut. Pemungut hendaklah menyenggara suatu rekod mengenai kebenaran yang telah diberi.

Memberitahu Orang Awam

23. (1) Pengerusi Eksekutif dan Pemungut hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklah:

(a) mendapatkan Resit Rasmi bagi semua wang yang dibayar;

(b) hanya menerima akuan terima atau Resit Rasmi yang bercetak dan bernombor atau Resit Rasmi yang dijana secara elektronik; dan

(c) bagi pembayaran melalui cek, Resit Rasmi menjadi sah apabila cek ditunaikan oleh bank.

(2) Pemberitahuan ini hendaklah dibuat

dalam bahasa kebangsaan dan

dipamerkan di tempat yang mudah dilihat oleh orang awam.

(3) Dalam persekitaran elektronik, orang awam hendaklah diberi pilihan untuk mencetak Resit Rasmi atau mendapatkan maklumat Resit Rasmi melalui media elektronik. Pemberitahuan kepada orang awam bagi maksud ini hendaklah disediakan dalam bahasa kebangsaan.

Terimaan Melalui Mel

24. (1) Pemungut hendaklah menyenggara satu daftar bagi merekod wang yang diterima melalui pos atau penghantar. Kewajipan ini tidak boleh dijalankan oleh Pegawai dan Kakitangan yang menerima pungutan atau oleh Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab bagi menyediakan Resit Rasmi.

(2) Semua butir-butir yang berkenaan hendaklah dicatatkan di dalam daftar terimaan melalui mel seperti tarikh terima, nama pengirim, nombor cek, amaun, nombor dan tarikh Resit Rasmi yang dikeluarkan bagi penerimaan wang tersebut.

(3) Wang yang diterima melalui mel atau penghantar hendaklah diserahkan kepada Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab untuk mengeluarkan Resit Rasmi. Pegawai dan Kakitangan yang mengeluarkan Resit Rasmi tersebut hendaklah menyemak dan menurunkan tandatangan pada daftar terimaan dan memberikan nombor Resit Rasmi untuk dicatatkan di dalam daftar itu.

Merekod Pungutan

25. (1) Setiap Resit Rasmi hendaklah direkodkan dalam buku tunai atau buku tunai elektronik.

16

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(2) Pungutan hendaklah direkodkan oleh seorang Pegawai dan Kakitangan yang lain daripada penerima wang kecuali dalam keadaan di mana Pegawai dan Kakitangan lain tidak ada iaitu dengan kebenaran khusus dan juga sekiranya sistem elektronik digunakan untuk menjana buku tunai.

Lebihan Atau Kurangan Pungutan26. Sekiranya terdapat apa-apa lebihan, ia

hendaklah dikreditkan dengan serta-merta ke dalam hasil Suruhanjaya. Bagi apa-apa kurangan yang berlaku, ia hendaklah dianggap sebagai satu Kehilangan dan hendaklah dilaporkan secara bertulis kepada Pemungut.

Cek Terimaan Hendaklah Dipalang27. Semua cek hendaklah dibayar atas nama

akaun Suruhanjaya yang berkenaan dan dipalang “Akaun Penerima Sahaja”. Nombor cek yang diterima hendaklah dicatatkan pada Resit Rasmi yang dikeluarkan.

Mata Wang Asing28. Mata wang asing yang tidak sah diperlakukan,

tidak boleh diterima sebagai bayaran.

Daftar Cek Tak Laku29. (1) Daftar cek tak laku hendaklah

disenggara dan Pemungut hendaklah bertanggungjawab untuk mendapatkan bayaran tersebut dan membatalkan Resit Rasmi yang asal.

(2) Pelarasan hendaklah dibuat ke dalam buku tunai atau buku tunai elektronik apabila diketahui cek tersebut adalah cek tak laku.

Terimaan Dimasukkan Ke Dalam Akaun Bank Suruhanjaya

30. (1) Semua Pemungut yang menerima Wang Suruhanjaya sama ada wang tersebut perlu diperakaunkan sebagai hasil atau tidak, hendaklah memasukkan semua pungutan ke dalam Akaun Bank Suruhanjaya pada hari yang sama, sekiranya:

(a) pungutan dalam bentuk tunai melebihi lima ratus ringgit; atau

(b) jumlah pungutan yang termasuklah wang kertas, duit syiling, cek, wang pos dan kiriman wang yang melebihi dua ribu ringgit.

(2) Sekiranya wang pungutan lewat diterima, tugas-tugas di bawah subperaturan (1) hendaklah dilakukan pada hari bekerja yang berikutnya. Walau bagaimanapun pungutan menerusi cek hendaklah didepositkan ke dalam Akaun Bank Suruhanjaya tidak lewat dari tujuh hari bekerja dari tarikh terima.

(3) Apabila pungutan dimasukkan ke dalam bank, slip bank hendaklah disediakan. Bagi cek, nombor dan nilai tiap-tiap satu cek tersebut hendaklah ditunjukkan pada slip bank itu.

(4) Setiap amaun yang dimasukkan ke dalam akaun bank hendaklah dicatatkan di dalam buku tunai atau buku tunai elektronik.

(5) Semua terimaan yang belum dimasukkan ke dalam akaun bank hendaklah dimasukkan pada hari bekerja yang akhir dalam tempoh akaun bulanan atau dalam apa-apa tempoh akaun yang lebih singkat sebagaimana yang ditetapkan oleh Pegawai Perakaunan.

17

Menyemak Slip Bank Bagi Kemasukan Wang Ke Akaun Bank

31. (1) Slip bank bagi wang yang dimasukkan ke dalam akaun bank hendaklah disemak amaunnya, tarikh dan cop pengesahan bank secara harian.

(2) Cek yang disenaraikan dalam slip bank hendaklah disemak dengan buku tunai atau resit untuk memastikan bahawa nilai tiap-tiap satu cek boleh ditentukan sebagai telah diakaun pada hari tersebut.

Menyemak Semua Catatan

32. Pemungut hendaklah bertanggungjawab memastikan semua catatan yang dibuat di dalam buku tunai atau buku tunai elektronik adalah betul. Pemungut atau Pegawai dan Kakitangan yang diwakilkan hendaklah memeriksa dan menyemak setiap hari semua catatan buku Resit Rasmi, buku tunai dan laporan-laporan yang dijana secara elektronik. Pegawai dan Kakitangan yang menyemak hendaklah menandatangan ringkas dan mencatat tarikh di tempat setakat mana buku atau laporan yang dijana secara elektronik itu telah disemak.

Dengan syarat bahawasanya Pegawai dan Kakitangan yang diwakilkan bukanlah Pegawai dan Kakitangan yang membuat catatan.

Wang Suruhanjaya Tidak Boleh Digunakan

33. Wang yang diterima tetapi masih belum dimasukkan ke dalam akaun bank tidak boleh digunakan bagi apa-apa maksud dan tiada mana-mana Pegawai dan Kakitangan boleh mendahulukan, meminjamkan atau menukarkan wang tersebut atau mana-mana bahagiannya.

Penerimaan Oleh Pegawai Dan Kakitangan Yang Bukan Pemungut Hasil

34. Mana-mana Pegawai dan Kakitangan yang tidak diberi kebenaran untuk menerima wang telah menerima wang, Pegawai dan Kakitangan tersebut hendaklah dengan segera menyerahkan wang tersebut kepada Pemungut.

Kredit Perbelanjaan Bagi Terimaan Bukan Hasil

35. Kredit perbelanjaan adalah dibenarkan hanya untuk melaras bayaran yang tidak disampaikan atau bayaran balik yang terlebih dibayar, atau wang yang telah tersalah dipertanggungkan kepada akaun tahun semasa atau jika dibenarkan untuk memperbetulkan salah peruntukan sebelum akaun tahun tersebut ditutup.

Pulangan Balik Hasil

36. Hasil hendaklah dipulangkan balik bagi bayaran yang terlebih pungut atau tersalah pungut, dan amaun tersebut hendaklah disahkan sebagai terlebih pungut atau tersalah pungut dengan kelulusan seperti berikut:

(a) kelulusan Pengarah Bahagian Kewangan bagi amaun sehingga seribu ringgit;

(b) kelulusan Ketua Sektor Pengurusan dan Kewangan bagi amaun yang melebihi seribu ringgit sehingga dua puluh lima ribu ringgit; atau

(c) kelulusan Pengerusi Eksekutif atau Timbalan Pengerusi Eksekutif bagi amaun yang melebihi dua puluh lima ribu ringgit.

Akaun Belum Terima

37. (1) Akaun Belum Terima hendaklah disediakan oleh PTJ pada setiap bulan untuk tujuan pelaporan.

18

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(2) Adalah menjadi tanggungjawab semua Pemungut dan Pengerusi Eksekutif bagi mengambil tindakan untuk memungut semua Akaun Belum Terima.

(3) Sekiranya terdapat hutang lapuk untuk dihapuskira, tindakan hendaklah diambil selaras dengan peraturan 142.

Pegawai Perakaunan Yang Tidak Mengakaun Wang Yang Patut Diterimanya Hendaklah Dilaporkan

38. Jika seseorang Pegawai Perakaunan tidak memungut atau tidak mengakaun dengan sempurna apa-apa Wang Suruhanjaya yang boleh diterima olehnya, maka hal itu hendaklah dilaporkan oleh Pengarah Bahagian Kewangan kepada Pengerusi Eksekutif. Jika Pengarah Bahagian Kewangan mempunyai sebab-sebab mempercayai bahawa hasil telah menjadi tunggakan dengan tidak sepatutnya, perkara tersebut hendaklah juga dilaporkan. Apa-apa perbuatan selain daripada arahan ini hanya boleh dilakukan dengan kebenaran bertulis daripada Pengarah Bahagian Kewangan.

Mesin Meresit Tidak Boleh Digunakan Tanpa Kelulusan Akauntan Negara

39. Tiada sistem resit bermesin atau elektronik atau cara lain mengeluarkan Resit Rasmi boleh digunakan tanpa kelulusan bertulis daripada Akauntan Negara.

BAB II - PEMBAYARANKawalan Perbelanjaan

40. Pengerusi Eksekutif atau Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa hendaklah mengawal perbelanjaan supaya vot bagi perkhidmatan tersebut tidak melebihi peruntukan yang telah diluluskan. Pengerusi Eksekutif adalah tidak terlepas daripada tanggungjawabnya sendiri setelah pemberian kuasa dibuat.

Perbelanjaan Darurat

41. Dalam sesuatu keadaan yang luar biasa, jika berlaku keadaan yang memerlukan perbelanjaan dilakukan dengan segera dan masa tidak mengizinkan bagi mendapat kebenaran mengikut cara biasa, seseorang Pegawai dan Kakitangan boleh, atas tanggungjawabnya sendiri, melakukan perbelanjaan itu dan kebenaran hendaklah diperoleh serta-merta daripada Pengerusi Eksekutif.

Peruntukan Tahunan

42. Peruntukan yang diluluskan bagi sesuatu Tahun Kewangan hendaklah dibelanjakan untuk tahun berkenaan sahaja. Baki peruntukan yang tidak dibelanjakan di penghujung Tahun Kewangan itu hendaklah luput. Pembayaran bagi menjelaskan tanggungan bagi kerja atau bekalan atau perkhidmatan yang telah disempurnakan sehingga 31 Disember Tahun Kewangan tersebut masih boleh dilakukan dengan peruntukan tahun semasa pada bulan Januari Tahun Kewangan berikutnya.

Tarikh Urusan

43. Tarikh urusan adalah tarikh catatan direkodkan dalam akaun.

Perbelanjaan Sesuatu Tahun

44. Perbelanjaan yang dipertanggungkan dengan yang sepatutnya kepada akaun

19

bagi sesuatu tahun yang tertentu hendaklah dikenakan kepada akaun tahun itu.

Pengawasan Atas Perbelanjaan

45. Perbelanjaan yang diluluskan hendaklah dijalankan secepat mungkin dan tidak boleh dilakukan hanya untuk menghabiskan peruntukan yang disediakan bagi akaun tahun berkenaan. Pengerusi Eksekutif hendaklah bertanggungjawab menentukan pengawasan yang sepatutnya dijalankan ke atas perbelanjaan di bawah kawalannya. Jika ada sesuatu perbelanjaan yang tidak berulang (one off) atau tidak boleh disiapkan secara ekonomik dalam Tahun Kewangan semasa, kelulusan Pengerusi Eksekutif hendaklah diperoleh untuk membayar perbelanjaan itu dalam tahun yang berikutnya.

Pembayaran Yang Memerlukan KebenaranKhas

46. (1) Kebenaran bertulis Pengerusi Eksekutif hendaklah diperoleh bagi membayar atau menyelaras baucar pembayaran yang dikemukakan selepas bulan Januari tahun semasa, berkaitan dengan pertanggungan-pertanggungan yang kena dibayar pada atau sebelum hujung Tahun Kewangan yang sebelumnya serta pertanggungan-pertanggungan yang melebihi setahun daripada Tahun Kewangan yang sebelumnya.

(2) Permohonan bagi kebenaran hendaklah disampaikan bersama huraian penuh mengenai sebab-sebab berlaku kelewatan dan ditunjukkan dengan jelas pihak yang bertanggungjawab.

(3) Permohonan dalam subperaturan (2) hanya boleh dipertimbangkan dengan syarat PTJ mempunyai baki peruntukan dalam tahun perbelanjaan itu kena dibayar. Jika ada keraguan atau peruntukan tidak mencukupi Pengerusi

Eksekutif hendaklah mengemukakan kertas permohonan kepada Lembaga Pengarah.

Pembayaran Bagi Barang-Barang Perkhidmatan Yang Dibekal Dengan Suci Hati Tidak Boleh Ditahan

47. (1) Pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang atau perkhidmatan yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada Suruhanjaya tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab.

(2) Jika Pengerusi Eksekutif berpuas hati bahawa sesuatu tanggungan kontrak telah dilakukan, tetapi berpendapat bahawa seseorang Pegawai dan Kakitangan mungkin telah bersalah melakukannya, bil itu hendaklah dibayar dengan segera dan dipertanggungkan pada mula-mulanya kepada Akaun Pendahuluan atas nama Pegawai dan Kakitangan yang berkenaan atau jika nama Pegawai dan Kakitangan yang berkenaan tidak ditentukan dengan serta merta, atas nama jawatan Pengerusi Eksekutif sementara menantikan keputusan tentang bagaimana perkara itu akan diselesaikan.

(3) Pengarah hendaklah dengan segera dalam tempoh enam puluh hari dari tarikh tempoh pendahuluan diri diluluskan, menyediakan kepada Pengerusi Eksekutif satu laporan bertulis menghuraikan sebab-sebab tidak mematuhi amalan lazim.

(4) Pelarasan pendahuluan diri hendaklah dilakukan setelah mendapat kelulusan bertulis daripada Pengerusi Eksekutif.

20

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Pegawai Yang Tidak Dibenarkan

48. Pembelian yang dibuat oleh mana-mana Pegawai dan Kakitangan tanpa kebenaran atau perwakilan kuasa yang sewajarnya daripada Pengerusi Eksekutif tidak mempunyai kuasa mengikat dan hendaklah dipertanggungjawabkan ke atas Pegawai dan Kakitangan tersebut bagi jumlah yang dibelanjakan itu.

Kuasa Perbelanjaan

49. (1) Pengerusi Eksekutif hendaklah bertanggungjawab ke atas perbelanjaan Wang Suruhanjaya.

(2) Pengerusi Eksekutif boleh mewakilkan kuasa kepada mana-mana Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab untuk melakukan perbelanjaan bagi pihak Suruhanjaya setakat had dan bagi maksud yang ditentukan.

(3) Seseorang Pegawai dan Kakitangan yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa yang sepatutnya hendaklah dipertanggungjawabkan bagi amaun yang dibelanjakan itu melainkan dengan kelulusan Pengerusi Eksekutif.

Pengawasan Sebelum Pembayaran

50. Sebelum membuat apa-apa pembayaran, seseorang Pegawai dan Kakitangan pembayar hendaklah berpuas hati bahawa:

(a) peruntukan adalah mencukupi untuk membiayai pertanggungan itu;

(b) perakuan yang sepatutnya telah diberi;

(c) bahawa prima facie tanggungan itu adalah betul dan sepatutnya kena dibayar; dan

(d) potongan yang sepatutnya mengenai

caruman, bayaran balik pendahuluan atau tanggungan-tanggungan lain yang telah diberitahu telah dibuat dengan sempurna daripada amaun bayaran itu.

Baucar Hendaklah Disokong Dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkap

51. Semua baucar atau baucar elektronik hendaklah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap mengenai tiap-tiap perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor, kuantiti, kiraan jauhnya dan kadar, untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang dikembarkan kepadanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak, baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak itu. Semua baucar beserta dokumen sokongan hendaklah disimpan dengan teratur dan selamat di PTJ.

Nama Seseorang Pegawai Dan Kakitangan Suruhanjaya Tidak Boleh Ditunjukkan Sebagai Penerima Bayaran

52. Nama seseorang Pegawai dan Kakitangan Suruhanjaya tidak boleh dicatatkan sebagai penerima bayaran pada sesuatu baucar kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan, pinjaman atau tuntutan persendirian yang lain.

Bayaran Balik Tanpa Resit Rasmi53. Jika Suruhanjaya mengemukakan tuntutan

untuk bayaran-bayaran yang telah dibuat olehnya dan Resit Rasmi tidak diperolehi, maka butiran tuntutan itu hendaklah ditandakan “*” dan dibuat perakuan seperti berikut:

“Saya memperakui bahawa perbelanjaan yang ditanda * sejumlah RM..................... telah sebenarnya dilakukan atas urusan rasmi dan telah dibayar oleh saya”.

21

Baucar Bagi Barang Dibeli Atau Kerja Dilaksanakan

54. Bagi barang-barang yang dibeli atau kerja yang dilaksanakan mengikut kadar atau harga kontrak, kadar atau harga itu hendaklah dinyatakan mengikut perkataan-perkataan yang digunakan dalam kontrak. Contohnya jika kadar kontrak itu dinyatakan bagi satu kilogram, kuantiti dalam baucar itu hendaklah dinyatakan di dalam kilogram dan gram. Bagi barang-barang atau perkhidmatan, ia hendaklah disebut mengikut susunan dalam jadual kepada kontrak itu dan suatu bil yang berasingan hendaklah diminta bagi barang-barang yang tidak termasuk dalam kontrak itu.

Perakuan Kesempurnaan Bekalan, Perkhidmatan Atau Kerja

55. (1) Baucar bayaran bagi bekalan, perkhidmatan atau kerja hendaklah mengandungi suatu perakuan bahawa bekalan, perkhidmatan atau kerja itu telah dilaksanakan dengan sempurna.

Bagi bekalan dan perkhidmatan yang diterima secara berpusat bagi suatu tempoh untuk tahun kewangan semasa (“Sistem Bayaran Pukal”), bayaran boleh dibuat terlebih dahulu atas maklumat yang diberi oleh pembekal dan apa-apa pelarasan (jika ada) hendaklah dibuat kemudiannya.

(2) Sesuatu bayaran kemajuan bagi kerja hendaklah diperakukan mengikut nilai kerja setakat mana yang telah dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya telah dibekalkan. Baucar bayaran bagi bekalan untuk kerja tersebut hendaklah disokong dengan suatu perakuan bahawa bekalan itu telah diterima dan sama ada dipertanggungkan dalam rekod Stor sepatutnya dengan menyatakan folio lejar atau nombor kad atau dikeluarkan bagi kegunaan segera dengan sempurnanya.

Pembayaran Kepada Orang Yang Lain Daripada Yang Dinamakan Dalam Baucar

56. Jika bayaran hendak dibuat kepada orang yang lain daripada yang dinyatakan namanya dalam baucar, kuasa yang membenarkan pembayaran itu dibuat hendaklah dicatatkan pada baucar itu, dan dalam urusan yang melibatkan surat kuasa wakil atau surat mentadbir pusaka, surat-surat itu hendaklah didaftarkan di Pejabat Perakaunan.

Pemberian Kuasa Menandatangani Baucar

57. PTJ hendaklah menyerahkan senarai nama Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab menandatangani baucar kepada Pejabat Perakaunan untuk mendapat kelulusan secara bertulis daripada Pengerusi Eksekutif. Satu salinan senarai nama Pegawai dan Kakitangan yang telah mendapat kelulusan secara bertulis daripada Pengerusi Eksekutif hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Pembayar.

Perakuan Pengerusi Eksekutif Atau Pegawai Dan Kakitangan Yang Diberi Kuasa

58. (1) Tandatangan Pengerusi Eksekutif atau Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa hendaklah memperakui tentang betulnya setiap butir-butir dalam baucar. Pegawai dan Kakitangan yang memperakukan baucar hendaklah bertanggungjawab menentukan bahawa:

(a) perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurnanya;

(b) harga yang dikenakan adalah sama ada mengikut kontrak atau skala yang diluluskan, atau patut dan munasabah mengikut kadar tempatan semasa;

(c) kebenaran telah didapati sebagaimana yang dinyatakan;

(d) penghitungan dan pengiraan adalah betul;

22

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(e) penerima yang dinamakan dalam baucar itu adalah pihak yang berhak

menerima bayaran;

(f) bayaran itu adalah pertanggungan yang sepatutnya kepada program dan aktiviti atau projek atau akaun yang dinyatakan; dan

(g) peruntukan mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain.

(2) Jika berlaku Kehilangan Wang Suruhanjaya akibat sesuatu perakuan yang tidak betul pada sesuatu baucar, Pegawai dan Kakitangan yang memperakuinya hendaklah dipertanggungjawabkan bagi Kehilangan itu.

Bil Hendaklah Dibayar Dengan Segera

59. Semua bil dan tuntutan berserta dokumen sokongan yang telah diperakui hendaklah disampaikan kepada Pejabat Pembayar dengan segera supaya pembayaran boleh dibuat dalam tempoh empat belas hari dari tarikh penerimaan bil atau tuntutan yang lengkap dan sempurna oleh Suruhanjaya.

Perbelanjaan Tidak Diperakui

60. Tiap-tiap pembayaran dalam akaun hendaklah disokong dengan suatu baucar dan dokumen yang sepatutnya. Sesuatu pembayaran hendaklah dianggap sebagai perbelanjaan tidak diperakui jika tiada keterangan bahawa ia telah dilakukan, dibenarkan dan diselesaikan dengan sepatutnya. Pembayaran tidak boleh dilaksanakan bagi perbelanjaan yang tidak diperakui. Oleh itu baucar dan dokumen hendaklah dikembalikan kepada pihak berkenaan untuk diperakui terlebih dahulu.

Baucar Hilang

61. Jika atas apa-apa sebab sesuatu baucar asal pembayaran hilang, Pegawai dan Kakitangan yang berkenaan hendaklah menggantikannya dengan suatu baucar salinan pejabat atau suatu salinannya yang diperakui. Salinan pejabat atau salinan yang diperakui hendaklah menunjukkan semua butir-butir yang terdapat pada baucar asal dan disertakan dengan apa-apa dokumen salinan pejabat atau salinannya yang diperakui benar yang dikembarkan kepada baucar asal. Keterangan bahawa bayaran telah diterima oleh penerima hendaklah juga dikeluarkan. Satu cek yang telah dibayar atas nama penerima boleh diterima sebagai keterangan penerimaan olehnya.

Tuntutan Perjalanan Pegawai Dan Kakitangan

62. (1) Tuntutan perjalanan mengikut Peraturan-Peraturan Perkhidmatan Awam dan Pekeliling Perbendaharaan hendaklah dikemukakan tidak lewat daripada sepuluh hari bulan dalam bulan yang berikutnya.

(2) Hanya satu tuntutan elaun perjalanan kenderaan atau tambang pengangkutan awam boleh dibuat bagi satu-satu bulan. Jika perjalanan dimulakan pada atau hampir hujung bulan dan disempurnakan dalam bulan yang berikutnya, hitungan kilometer pergi dan balik hendaklah dianggap sebagai perjalanan bagi bulan perjalanan itu disempurnakan.

(3) Tuntutan hendaklah di antaranya memberi butir-butir penuh mengenai tarikh, masa, jarak, kadar, jawatan Pegawai dan Kakitangan dan gaji pokok, cara perjalanan, jenis tugas dan sebagainya.

(4) Tuntutan bagi perjalanan rasmi dalam negeri atau luar negeri dan perpindahan

23

rumah hendaklah masing-masing dibuat pada suatu tuntutan yang berasingan.

(5) Jika tuntutan bagi perjalanan kerana bertugas kena dipertanggungkan kepada beberapa maksud perbelanjaan yang kesemuanya di bawah kawalan seorang Pengerusi Eksekutif, tiap-tiap maksud perbelanjaan dan amaun yang kena dipertanggungkan kepada maksud perbelanjaan itu hendaklah ditunjukkan dalam baucar.

(6) Amaun yang dipertanggungkan kepada maksud perbelanjaan masing-masing bagi elaun perjalanan kenderaan atau tambang pengangkutan awam hendaklah mengikut jarak yang kena dipertanggungkan kepada satu-satu maksud perbelanjaan.

Tanggungjawab Pegawai Dan Kakitangan Yang Menyemak Tuntutan Perjalanan

63. (1) Pegawai dan Kakitangan yang menyemak tuntutan perjalanan hendaklah memastikan bahawa kebenaran telah diberi oleh Pegawai dan Kakitangan yang menyelia kepada Pegawai dan Kakitangan yang membuat tuntutan untuk bertugas di luar pejabat.

(2) Tuntutan yang dikemukakan oleh Pegawai dan Kakitangan hendaklah dibuat mengikut peraturan ini.

(3) Tuntutan yang dihantar hendaklah lengkap dengan dokumen sokongan.

(4) Pejabat Perakaunan boleh menolak tuntutan perjalanan yang didapati tidak lengkap atau terdapat keraguan akan kesahihannya.

Pendahuluan Diri

64. Mana-mana Pegawai dan Kakitangan yang dikehendaki bertugas rasmi di luar pejabat

sama ada di dalam atau luar negeri adalah layak memohon pendahuluan diri tertakluk kepada Pekeliling Perbendaharaan dan lain-lain peraturan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa.

Pendahuluan Pelbagai

65. Mana-mana Pegawai dan Kakitangan yang dikehendaki menjalankan program atau aktiviti Suruhanjaya yang memerlukan perbelanjaan sama ada di dalam atau di luar negeri adalah layak memohon pendahuluan pelbagai tertakluk kepada Pekeliling Perbendaharaan dan lain-lain peraturan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa.

Buku Vot Elektronik

66. (1) Tiap-tiap Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa untuk mengawal mana-mana bahagian maksud perbelanjaan hendaklah menyelenggara sebuah buku vot elektronik yang menunjukkan dengan jelas pada bila-bila masa mengenai tiap-tiap program dan aktiviti atau projek di bawah mana-mana maksud perbelanjaan atau peruntukan di bawah kawalannya:

(a) amaun yang dibenarkan bagi tahun itu, ditolak amaun yang diuntukkan kepada PTJ atau yang dipindahkan kepada program dan aktiviti atau projek yang lain dan ditambah kepadanya amaun yang diterima seumpama itu;

(b) semua debit dan kredit kepada program dan aktiviti atau projek itu mengikut bila ia berlaku, serta dengan jumlah kemas kini mengenai perbelanjaan bersih;

(c) baki peruntukan pada setiap masa; dan

(d) tanggungan mengikut bila ia dilakukan.

24

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(2) Semua tanggungan yang belum selesai pada penutupan akaun tahun semasa, hendaklah dibatalkan dan diselesaikan pada tahun berikutnya.

(3) Buku vot elektronik hendaklah dicetak

dan diperiksa sekurang-kurangnya sekali setiap bulan oleh penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas.

BAB III – GAJI DAN ELAUN

Pembayaran Gaji Dan Elaun 67. Pembayaran gaji dan elaun bagi semua

Pegawai dan Kakitangan hendaklah diuruskan oleh Pejabat Pembayar dengan menggunakan sistem berkomputer pada setiap bulan.

Tanggungjawab Bahagian 68. (1) Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

(BPSM) hendaklah bertanggungjawab untuk menyimpan dan menyenggara semua maklumat perubahan gaji dan elaun yang diluluskan.

(2) Pejabat Perakaunan hendaklah bertanggungjawab menyimpan dan menyenggara semua maklumat berkaitan pembayaran dan potongan gaji dan elaun.

(3) Semua dokumen hendaklah disimpan dengan selamat dan difailkan dengan sempurna dan teratur.

Sijil Gaji Akhir69. Suruhanjaya tidak boleh membayar apa-

apa gaji atau elaun kepada Pegawai dan Kakitangan yang dahulunya dibayar oleh jabatan atau agensi yang lain sehingga sijil gaji akhir dihantar oleh jabatan atau agensi berkenaan.

Jadual Pembayaran Gaji 70. Jadual pembayaran gaji bagi tempoh

satu tahun oleh Suruhanjaya hendaklah selaras dengan pekeliling yang sedang berkuat kuasa dan hendaklah termasuk pertimbangan berikut:

(a) gaji dan elaun tidak boleh dibayar sebelum dua puluh lima hari bulan dalam bulan gaji dan elaun itu kena dibayar;

(b) cek atau pindahan dana elektronik bagi tujuan pembayaran gaji dan elaun boleh dikeluarkan sebelum dua puluh lima hari bulan tetapi hendaklah ditunaikan pada dua puluh lima hari bulan dalam bulan itu. Walau bagaimanapun, jika dua puluh lima hari bulan dalam bulan itu jatuh pada hari Jumaat, Sabtu dan Ahad, bayaran boleh dibuat pada hari kerja akhir sebelum hari Jumaat; dan

(c) gaji bulanan bagi Pegawai dan Kakitangan boleh dibayar terdahulu dalam bulan jatuhnya Hari Raya Puasa, Hari Raya Haji, Tahun Baru Cina dan Deepavali, jika hari perayaan itu jatuh selepas sebelas hari bulan daripada tarikh pembayaran gaji berkenaan.

Kelulusan Perubahan Gaji Dan Elaun

71. Semua maklumat perubahan gaji dan elaun hendaklah diluluskan secara bertulis oleh BPSM meliputi pelantikan baru, kenaikan pangkat, penamatan kontrak, pemberhentian atau penamatan perkhidmatan, perubahan kadar gaji dan elaun, pergerakan gaji tahunan dan apa-apa perubahan yang berkaitan dengan gaji dan elaun.

Kawalan Atas Perubahan Gaji Dan Elaun

72. (1) Semakan hendaklah dijalankan bagi

25

menentukan segala perubahan gaji dan elaun diambil kira dengan betul. Perkiraan jumlah gaji dan elaun yang dibayar hendaklah mengikut peraturan perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa.

(2) BPSM hendaklah mengambil tindakan segera memaklumkan secara bertulis kepada Pejabat Perakaunan untuk memberhentikan pembayaran gaji dan elaun bagi Pegawai dan Kakitangan yang ditukarkan ke jabatan atau agensi lain atau bersara atau meletak jawatan atau meninggal dunia.

Kaedah Pembayaran Gaji Dan Elaun

73. (1) Pejabat Perakaunan hendaklah menyediakan satu penyata pembayaran gaji yang lengkap selewat-lewatnya lima hari bekerja sebelum tarikh pembayaran gaji. Penyata pembayaran gaji berkenaan hendaklah disahkan dan diluluskan oleh Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab.

(2) Setiap pembayaran gaji dan elaun yang dilakukan hendaklah disokong dengan penyata penyesuaian gaji, laporan potongan gaji dan laporan pindahan ke bank.

(3) Pejabat Perakaunan hendaklah memastikan setiap Pegawai dan Kakitangan dimaklumkan mengenai pembayaran gaji dan elaunnya melalui penyata gaji bulanan. Setiap Pegawai dan Kakitangan adalah bertanggungjawab memastikan pembayaran gaji yang dibayar kepadanya setiap bulan adalah betul dan tepat. Sebarang kesilapan hendaklah dimaklumkan kepada BPSM atau Pejabat Perakaunan untuk tindakan pembetulan.

Pemotongan Gaji Dan Elaun

74. Pemotongan gaji dan elaun hendaklah dilaksanakan dengan tepat dan betul dan dibayar kepada pihak ketiga berserta penyatanya pada masa yang telah ditetapkan. Pihak ketiga bermaksud pihak yang mempunyai kuasa berkanun atau mempunyai hak untuk mengarah membuat pemotongan gaji dan elaun dan menerima bayaran tersebut.

Jenis-Jenis Potongan Gaji

75. Jenis-jenis potongan gaji adalah seperti berikut:

(a) potongan gaji mandatori iaitu potongan gaji hendaklah dilakukan apabila adanya arahan berkanun dari pihak ketiga mengikut kadar yang berkuat kuasa dari masa ke semasa;

(b) potongan gaji sukarela iaitu

pemotongan gaji boleh dilakukan apabila mendapat permohonan bertulis dari Pegawai dan Kakitangan untuk potongan sukarela. Pemotongan gaji sukarela adalah tertakluk kepada kebenaran Suruhanjaya;

(c) potongan gaji kerana ketidakhadiran tanpa cuti iaitu di mana Suruhanjaya berhak untuk membuat potongan gaji ke atas Pegawai dan Kakitangan yang disabitkan kesalahan tidak hadir bertugas tanpa cuti atau kebenaran terlebih dahulu atau tanpa apa-apa sebab yang munasabah. Segala gaji dan elaun bagi apa-apa tempoh yang Pegawai dan Kakitangan tersebut tidak hadir hendaklah dilucuthakkan walaupun Pihak Berkuasa Tatatertib yang berkenaan tidak mengarahkan pelucutan hak itu;

(d) potongan-potongan lain iaitu Suruhanjaya berhak membuat

26

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

potongan gaji Pegawai dan Kakitangan bagi pembayaran yang terlebih bayar dan hutang-hutang tanpa perlu mendapat kelulusan Pegawai dan Kakitangan berkenaan terlebih dahulu.

Gaji Dan Elaun Terlebih Bayar

76. Pegawai dan Kakitangan yang dipertanggungjawabkan hendaklah memastikan gaji dan elaun dibayar dengan betul dan tepat. Jika berlaku terlebih bayar, kutipan balik hendaklah dibuat dengan segera mengikut jadual yang telah diluluskan oleh Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa.

Penyata Penyesuaian Gaji

77. Pe jabat Perakaunan hendak lah bertanggungjawab mengeluarkan dan menghantar penyata penyesuaian gaji kepada PTJ bagi tujuan pengesahan oleh Pengarah Negeri dan dikembalikan ke Pejabat Perakaunan.

Tuntutan Elaun Lebih Masa

78. Tuntutan elaun lebih masa hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan pada atau sebelum sepuluh hari bulan dalam bulan berikutnya dan hendaklah dibayar bersama dengan gaji bagi bulan tersebut tertakluk kepada peraturan 70(c).

BAB IV - PANJAR WANG RUNCIT

Membenarkan Panjar Wang Runcit

79. Pengerusi Eksekutif atau Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa boleh membenarkan PTJ mengadakan panjar wang runcit dan boleh mengizinkan pengeluaran panjar wang runcit.

Panjar Wang Runcit Hendaklah DigunakanBagi Maksud Tertentu

80. Panjar wang runcit hendaklah digunakan bagi maksud ianya diadakan dan hendaklah dikeluarkan dan diakaunkan semata-mata mengikut syarat-syarat kelulusan yang diberi.

Permohonan Panjar Wang Runcit

81. (1) Permohonan panjar wang runcit oleh PTJ hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi Eksekutif untuk kelulusan dengan menyatakan anggaran perbelanjaan sebulan, justifikasikeperluan dan nama Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa. Amaun ini hendaklah dihadkan kepada keperluan minimum walaupun penebusan balik (recoupment) boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sebulan.

(2) Sekiranya terdapat keperluan untuk menambah had panjar wang runcit, permohonan hendaklah dikemukakan oleh PTJ kepada Pengerusi Eksekutif dengan menyatakan justif ikasi permohonan tambahan, nama Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa dan rekod buku panjar wang runcit bagi penebusan balik (recoupment) enam bulan terdahulu.

Pembayaran Daripada Panjar Wang Runcit

82. Dengan seberapa segera yang boleh, semua pembayaran bil yang tidak melebihi lima ratus ringgit boleh dibuat melalui panjar wang runcit. Arahan ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya untuk dibayar daripada panjar wang runcit sekiranya praktikal dan berfaedah.

Pengendalian Panjar Wang Runcit

83. (1) Panjar wang runcit hendaklah diuruskan oleh dua orang Pegawai dan Kakitangan

27

yang diberi kuasa oleh Pengerusi Eksekutif seperti berikut:

(a) Pegawai dan Kakitangan yang menerima wang panjar; dan

(b) Pegawai dan Kakitangan yang mengendali panjar wang runcit.

(2) Pemegang panjar hendaklah terdiri daripada Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab mengendalikan panjar wang runcit bagi setiap PTJ.

(3) Pemegang panjar hendaklah mendapatkan baucar kecil dengan dokumen sokongan untuk semua bayaran daripada panjar wang runcit. Jika tiada baucar kecil dengan dokumen sokongan, satu perakuan hendaklah diminta daripada Pegawai dan Kakitangan yang menuntut bayaran.

(4) Apabila penebusan balik (recoupment) panjar diperlukan, baucar bayaran bersama dengan senarai bayaran berserta dokumen-dokumen sokongan hendaklah disediakan dan dihantar kepada Pejabat Perakaunan.

(5) Pada permulaan setiap bulan, pemegang panjar hendaklah menghantar baki akhir buku tunai wang runcit kepada Pejabat Perakaunan bagi tujuan penutupan akaun bulanan.

(6) Setiap panjar wang runcit hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut:

(a) tiap-tiap Pegawai dan Kakitangan yang menerima panjar wang runcit hendaklah menyenggara suatu Buku Tunai Panjar mengikut bentuk seperti dalam Lampiran A1 pada Jadual A dengan menunjukkan semua amaun yang diterima dan dibayar. Semua baucar hendaklah diberi nombor dan dicatatkan pada hari ianya

dibayar. Buku Tunai Panjar hendaklah dijumlahkan pada penghujung hari;

(b) pada akhir setiap bulan, Buku Tunai Panjar hendaklah disesuaikan dengan Penyata Bank, jika ada, dan pemegang panjar hendaklah mengesahkan baki buku tunai dengan tunai sebenar; dan

(c) Pengarah hendaklah bertanggungjawab memastikan baki dalam buku tunai tidak terlebih dikeluarkan.

(7) Apabila berlaku pertukaran Pegawai dan Kakitangan yang mengendalikan panjar wang runcit, suatu penyata serupa dengan penyata bulanan panjar yang menunjukkan kedudukan panjar pada masa penyerahan tugas hendaklah disediakan, ditandatangani oleh kedua-dua Pegawai dan Kakitangan yang menyerah tugas dan yang mengambil alih tugas dan disampaikan kepada Pejabat Perakaunan dengan satu salinan kepada Pengerusi Eksekutif.

(8) Pada penghujung setiap tahun, kesemua pemegang panjar hendaklah mengemukakan sijil perakuan panjar bersama-sama dengan penebusan balik (recoupment) terakhir tersebut kepada Pejabat Perakaunan. Pengiraan fizikal hendaklah dilakukan bagi tujuanpenutupan akaun tahunan dan hendaklah disahkan oleh Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa.

(9) Sekiranya panjar wang runcit tidak diperlukan lagi, PTJ hendaklah mengemukakan cadangan untuk menutup akaun berkenaan kepada Pengerusi Eksekutif. Setelah mendapat kelulusan, panjar wang runcit tersebut hendaklah ditutup dan wang runcit hendaklah dipulangkan kepada Pejabat Perakaunan.

28

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

BAB V - CEK, DRAF DAN PINDAHAN DANA ELEKTRONIK

Pemeriksaan Stok Cek84. Stok cek hendaklah diperiksa dengan

serta-merta apabila diterima daripada bank untuk menentukan bahawa tiada cek yang hilang. Pemeriksaan hendaklah dilakukan oleh Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab menjaga urusan akaun bank. Pegawai dan Kakitangan hendaklah memperaku dan mencatat tarikh pemeriksaan di belakang kaunterfoil yang akhir atau di dalam daftar Stok cek bahawa pemeriksaan telah dibuat dan didapati betul.

Penyimpanan Stok Cek85. Stok cek yang tidak digunakan hendaklah

disimpan dalam peti besi yang kuncinya dipegang oleh Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab. Stok cek yang sedang digunakan hendaklah dijaga dengan selamat dan hendaklah disimpan dalam peti besi atau tempat lain yang selamat pada penutupan urusan setiap hari.

Pembayaran Dengan Cek Berpalang86. Semua cek yang dikeluarkan hendaklah

menggunakan cek yang dipalang “Akaun Penerima Sahaja” atas nama orang yang berhak menerima. Sekiranya cek dihantar dengan pos, cek tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berdaftar.

Tempoh Laku Cek87. Cek-cek yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya

hendaklah mempunyai tempoh sah laku hanya enam bulan dari tarikh cek tersebut dikeluarkan.

Pembayaran Melalui Pindahan DanaElekronik88. Suruhanjaya boleh membuat bayaran terus

kepada akaun penerima melalui pindahan dana elektronik.

Menandatangani Cek Atau KelulusanPindahan Dana Elektronik89. (1) Cek hendaklah ditandatangani oleh

Pegawai dan Kakitangan yang telah diberi kuasa oleh Pengerusi Eksekutif. Sekiranya mesin menandatangani cek digunakan, kawalan dalaman dan keselamatan yang mencukupi hendaklah diadakan.

(2) Urusan pindahan dan pembayaran melalui pindahan dana elektronik hendaklah dilakukan dan diluluskan oleh Pegawai dan Kakitangan yang telah diberi kuasa oleh Pengerusi Eksekutif. Sekiranya pindahan dana elektronik dilaksanakan, kawalan dalaman dan keselamatan yang mencukupi hendaklah diadakan.

(3) Pegawai dan Kakitangan yang menandatangani cek hendaklah bertanggungjawab secara bersesama dan masing-masing bagi memastikan cek itu dikeluarkan dengan sepatutnya.

(4) Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa untuk membuat pemindahan wang hendaklah bertanggungjawab secara bersesama dan masing-masing bagi memastikan bahawa pindahan itu dikeluarkan dengan sepatutnya.

Kehilangan Cek90. (1) Jika sesuatu cek Suruhanjaya hilang

atau salah letak sebelum ditunaikan oleh penerima, bayaran boleh dibuat jika penerima bayaran memberitahu secara bertulis kepada Suruhanjaya. Suruhanjaya hendaklah dengan segera membuat arahan kepada bank bagi menahan cek tersebut. Selepas tindakan menahan cek disahkan oleh bank, Suruhanjaya boleh mengambil tindakan menggantikan cek yang hilang.

29

(2) Tindakan menahan cek tidak perlu diambil jika tempoh laku cek tersebut telah luput.

Pembatalan Cek Dan Pindahan DanaElektronik

91. (1) Cek yang tidak ditunaikan selepas enam bulan dari tarikh ianya dikeluarkan hendaklah disifatkan sebagai terbatal dan pelarasan hendaklah dibuat dengan mendebit Akaun Tunai dan mengkredit Akaun Deposit Pelarasan Cek Terbatal. Sekiranya dituntut, cek ganti hendaklah dikeluarkan bagi menggantikan cek yang terbatal dengan mendebit Akaun Deposit Pelarasan Cek Terbatal.

(2) Dalam melaksanakan pindahan dana elektronik, pindahan wang yang dikembalikan oleh bank hendaklah disifatkan sebagai terbatal dan pelarasan hendaklah dibuat dengan mendebit Akaun Tunai dan mengkredit Akaun Pemiutang atau Akaun Perbelanjaan.

(3) Mana-mana amaun cek yang terbatal yang tidak dituntut selepas enam tahun dari tarikh cek hendaklah dikreditkan ke dalam Akaun Hasil Pelbagai.

(4) Sebarang pembatalan bayaran cek atau pindahan elektronik hendaklah dimaklumkan kepada PTJ untuk penyediaan baucar gantian.

(5) Pejabat Pembayar dan PTJ hendaklah menyenggara satu daftar cek-cek terbatal dan daftar pindahan dana elektronik terbatal.

Perakuan Sebab-Sebab Pembatalan Cek

92. Jika terdapat permohonan pembatalan cek, individu yang memohon hendaklah mengemukakan secara bertulis sebab-sebab pembatalan kepada Pejabat Pembayar.

Dokumen-Dokumen Bayaran YangDibatalkan

93. Semua dokumen yang dibatalkan dan tidak digunakan lagi hendaklah diendorskan dengan perkataan “BATAL” bagi mengelak dokumen tersebut digunakan semula.

Cek Batal Palang

94. Mana-mana individu yang tidak mempunyai akaun bank, boleh memohon supaya palang pada ceknya dibatalkan. Dua orang Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa boleh membatalkan palang dengan menandatangani batal palang tersebut dan memastikan nombor kad pengenalan penerima cek ditulis di belakang cek.

Draf Bank, Pindahan Telegraf, Surat KreditDan Sebagainya

95. Semua pembayaran secara draf bank, pindahan telegraf, surat kredit dan sebagainya boleh dilakukan setelah mendapat kebenaran Pengerusi Eksekutif atau Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa.

30

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

BAB VI - PETI BESI ATAU BILIK KEBAL

Peti Besi Atau Bilik Kebal Suruhanjaya

96. Peti besi atau bilik kebal yang kukuh dan mempunyai kunci berasingan hendaklah digunakan bagi menyimpan Wang Suruhanjaya. Peti besi atau bilik kebal itu hendaklah mempunyai dua kunci yang berasingan dengan anak kunci yang berlainan atau nombor kombinasi yang berlainan dipegang oleh dua orang Pegawai dan Kakitangan bertanggungjawab yang diberi kuasa secara bertulis oleh Pengarah. Pegawai dan Kakitangan itu hendaklah dari masa ke semasa mengesahkan dan memperakui kandungan peti besi atau bilik kebal itu.

Penyimpanan Selamat Wang Tunai, Cek Dan Sebagainya

97. (1) Wang tunai, cek, setem, buku hasil, dokumen dan lain-lain barang berharga yang diterima oleh Suruhanjaya hendaklah disimpan dalam peti besi atau bilik kebal dengan seberapa segera yang boleh.

(2) Dalam pejabat yang tidak mempunyai peti besi atau bilik kebal, semua wang tunai dan cek yang diterima lewat dan panjar wang runcit hendaklah disimpan di tempat yang selamat.

Bilik Kebal

98. Anak kunci bilik kebal hendaklah disimpan oleh dua orang Pegawai dan Kakitangan dan seorang daripadanya hendaklah berjawatan tidak rendah daripada Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf dengannya.

Penyimpanan Anak Kunci

99. (1) Pegawai dan Kakitangan yang memegang anak kunci hendaklah sentiasa bertanggungjawab menyimpan

dengan selamat dan menggunakan anak kunci dengan sepatutnya. Pegawai dan Kakitangan yang didapati bersalah kerana cuai dalam penyimpanan anak kunci boleh dikenakan tindakan tatatertib.

(2) Jika seseorang pemegang anak kunci tidak dapat menjalankan tugasnya, anak kunci tersebut hendaklah diambil alih oleh dua orang Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab di mana kedua-duanya bukan merupakan pemegang anak kunci yang satu lagi.

(3) Kedua-dua Pegawai dan Kakitangan tersebut, bersama dengan pemegang anak kunci yang seorang lagi itu hendaklah menyemak kandungan peti besi itu dan melaporkan kepada Pengarah. Sehingga diberikan kuasa dengan sewajarnya, Pegawai dan Kakitangan yang lebih kanan antara dua orang Pegawai dan Kakitangan yang mengambil alih menjaga anak kunci itu hendaklah menjalankan tugas memegang kunci Pegawai dan Kakitangan yang tidak dapat menjalankan tugasnya.

Kunci Kombinasi Peti Besi Atau Bilik Kebal

100. (1) Bagi peti besi atau bilik kebal yang menggunakan kunci kombinasi, kodnya hendaklah ditukar oleh kedua-dua orang Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab setiap enam bulan sekali atau setiap kali terdapat pertukaran Pegawai dan Kakitangan atau pada bila-bila masa disyaki bahawa kombinasi kod telah diketahui oleh orang yang tidak dibenarkan.

(2) Kombinasi itu hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan ke dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda “Rahsia Besar”. Nama Pegawai dan Kakitangan yang mengendalikan peti

31

besi atau bilik kebal dan tarikh sampul surat yang dimeterikan hendaklah juga ditulis di atas sampulnya. Sampul surat tersebut hendaklah disimpan dengan selamat oleh Pengarah atau Pegawai dan Kakitangan yang telah diberi kuasa mengikut peraturan 103(2).

Kehilangan Anak Kunci

101. (1) Sekiranya berlaku Kehilangan anak kunci bagi sesuatu peti besi atau bilik kebal Suruhanjaya, Kehilangan itu hendaklah dilaporkan dengan serta merta kepada Pengarah. Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa menyimpan kunci pendua hendaklah membuka peti besi itu, menyemak kandungannya dan jika perlu membuat aturan alternatif sementara bagi menyimpan selamat kandungan peti besi atau bilik kebal itu. Penggantian kunci baru bagi peti besi atau bilik kebal itu hendaklah ditukar dengan secepat mungkin.

(2) Pengarah hendaklah mengambil tindakan mengenai Kehilangan itu mengikut arahan atau pekeliling yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa.

Peti Besi Atau Bilik Kebal Tidak BolehMengandungi Lain Dari Wang Suruhanjaya

102. (1) Melainkan jika dibenarkan dengan tertentu oleh Pengerusi Eksekutif, tiada seorang pun boleh menyimpan atau membenarkan disimpan di dalam mana-mana peti besi atau bilik kebal di bawah jagaannya apa-apa wang kecuali Wang Suruhanjaya atau apa-apa wang yang ia terikat menerima dan mengakaun oleh kerana jawatannya.

(2) Penyimpanan harta persendirian di peti besi atau bilik kebal Suruhanjaya adalah tidak dibenarkan tanpa kebenaran bertulis Pengerusi Eksekutif.

Anak Kunci Ganti Peti Besi Atau Bilik Kebal

103. (1) Anak kunci ganti bagi tiap-tiap peti besi atau bilik kebal hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri yang pada sebelah luarnya ditulis perihal kandungannya, jabatannya dan tempat simpanan baginya kunci itu digunakan. Sampul berlakri tersebut hendaklah diberi tarikh dan ditandatangan oleh Pegawai dan Kakitangan yang telah diberi kuasa itu.

(2) Anak kunci ganti hendaklah disimpan mengikut arahan yang dikeluarkan oleh Pengerusi Eksekutif.

(3) Suatu rekod anak kunci hendaklah disenggara bagi menunjukkan di mana anak kunci ganti bagi tiap-tiap peti besi atau bilik kebal itu disimpan.

Pemeriksaan Dalaman

104. Pengerusi Eksekutif dan Pengarah, selain daripada menjalankan penyeliaan biasa urusan pejabat dan pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang berharga yang dinyatakan dalam peraturan 105 hendaklah dari semasa ke semasa menjalankan atau melantik Pegawai dan Kakitangan lain untuk menjalankan pemeriksaan mengejut atas sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan atau perakaunan (termasuk perakaunan Aset Suruhanjaya) yang dilakukan oleh Pegawai dan Kakitangan di bawah kawalannya, bagi maksud mengetahui sama ada prosedur-prosedur yang betul difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti. Perihal mengenai kewajipan yang diperiksa bersama dengan catatan pemeriksaan itu hendaklah dimasukkan ke dalam buku pemeriksaan mengejut seperti yang dinyatakan dalam peraturan 105.

32

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Pemeriksaan Mengejut

105. (1) Pengarah hendaklah melakukan pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas tiap-tiap peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan wang dalam jagaan seseorang Pegawai dan Kakitangan di setiap PTJ yang diamanahkan dengan penyimpanan Wang Suruhanjaya, setem atau barang-barang lain yang berharga.

(2) Pemeriksaan mengejut itu hendaklah dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh enam bulan dan hasil pemeriksaan itu hendaklah direkodkan dalam buku yang disimpan bagi maksud itu di setiap PTJ. Butiran yang dikehendaki dicatatkan dalam buku itu adalah seperti berikut:

(a) tarikh dan masa pemeriksaan;

(b) nama Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab menjaga wang tunai dan lain-lain dalam jagaannya yang diperiksa;

(c) amaun Wang Suruhanjaya dan setem yang diamanahkan kepadanya;

(d) perihal barang-barang berharga yang diamanahkan kepadanya;

(e) hasil pemeriksaan; dan

(f) tandatangan dan jawatan Pegawai dan Kakitangan pemeriksa.

Lembaga Pemeriksa Tahunan

106. Lembaga Pemeriksa yang dilantik oleh Pengerusi Eksekutif hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga orang ahli di mana Pegawai dan Kakitangan dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional hendaklah menjadi Pengerusi dan

hendaklah menjalankan pemeriksaan selepas penutupan urusan, pada hari kerja akhir urusan tiap-tiap satu tahun atau sebelum permulaan urusan pada hari kerja pertama dalam tahun yang berikutnya. Lembaga Pemeriksa hendaklah memeriksa wang Suruhanjaya, setem, barang-barang berharga dalam simpanan selamat, buku tunai dan rekod-rekod lain berdasarkan tatacara pemeriksaan Lembaga Pemeriksa seperti dalam Lampiran I pada Jadual B.

Pemeriksaan Mengejut Pungutan Hasil, Wang Tunai, Setem Dan Rekod Kewangan

107. Lembaga boleh melantik suatu Lembaga Pemeriksa Khas untuk mengadakan pemeriksaan ke atas mana-mana PTJ untuk memeriksa pungutan hasil, Wang Suruhanjaya, setem, rekod-rekod kewangan dan barang-barang berharga yang ada dalam simpanan PTJ. Pemeriksaan mengejut oleh Lembaga Pemeriksa Khas itu hendaklah dirahsiakan oleh semua pihak yang berkenaan.

33

BAB VII - PENYENGGARAAN AKAUN DAN DEPOSIT

Akaun Bank

108. Pegawai Perakaunan tidak boleh membuka dalam mana-mana bank apa-apa akaun Suruhanjaya atau akaun rasmi tanpa kebenaran bertulis daripada Lembaga.

Cara Penyenggaraan Akaun

109. Pengelasan akaun hasil dan perbelanjaan hendaklah mengikut anggaran yang diluluskan bagi tahun yang berkenaan.

Catatan Hendaklah Disokong Dengan Dokumen Yang Dibenarkan

110. Tiap-tiap catatan dalam buku akaun hendaklah disokong dengan suatu baucar, penyata pemungut, waran peruntukan atau dokumen yang dibenarkan dengan sepatutnya.

Buku-Buku Akaun Utama

111. Pejabat Perakaunan selain daripada menyenggara buku akaun utama seperti buku tunai dan lejar hendaklah juga menyenggara rekod-rekod kecil sebagaimana yang perlu. Semua buku akaun hendaklah diimbang tiap-tiap bulan dan baki dalam lejar-lejar kecil hendaklah disamakan dengan akaun kawalan yang berkenaan.

Buku Tunai Di Pejabat Perakaunan

112. Catatan dalam lejar tunai hendaklah dibuat mengikut susunan urusan berlaku. Pengarah Bahagian Kewangan hendaklah bertanggungjawab memastikan pada akhir setiap hari, baki bank bayaran tidak berbaki debit walaupun lejar tunai berbaki debit atau kredit. Pada hujung tiap-tiap satu bulan baki bank hendaklah disesuaikan dengan baki lejar tunai dan verifikasi inihendaklah direkodkan dengan bertulis dan

ditandatangani oleh Pengarah Bahagian Kewangan atau Pegawai dan Kakitangan Bahagian Kewangan yang diberi kuasa.

Buku Tunai Di PTJ113. (1) Tiap-tiap Pegawai Perakaunan di PTJ

hendaklah menyenggara buku tunai berpendua dan menghantar lembaran asal buku tunainya berserta dengan dokumen sokongan yang diperlukan kepada Pengarah Bahagian Kewangan dalam tempoh sepuluh hari selepas akhir tiap-tiap bulan. Dalam persekitaran elektronik, buku tunai dijana oleh sistem.

(2) Jika tidak ada terimaan dalam suatu tempoh akaun yang ditetapkan, suatu penyata ‘tiada terimaan’ hendaklah dihantar dalam tempoh sepuluh hari selepas akhir tiap-tiap bulan.

Lejar Tunai Hendaklah Disesuaikan DenganPenyata Bank114. Pada hujung tiap-tiap bulan, urusan bank

yang direkodkan dalam lejar tunai hendaklah disemak dengan urusan yang terdapat dalam penyata bank dan satu penyata penyesuaian hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh Pegawai Perakaunan dalam tempoh dua minggu.

Pindaan Atau Pemadaman Dalam BukuTunai Tidak Dibenarkan115. (1) Pindaan atau pemadaman angka tidak

boleh dibuat dalam apa-apa hal pun dalam buku tunai, baucar atau dokumen akaun yang lain. Pembayaran ke atas buku tunai, baucar atau dokumen akaun yang lain hendaklah ditolak sekiranya terdapat pindaan atau pemadaman pada dokumen tersebut.

(2) Sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan kecuali bagi baucar bayaran, angka asal hendaklah digaris dengan

34

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

satu garisan sahaja untuk menunjukkan dengan terang angka asal yang dicatatkan, dan angka yang betul hendaklah ditulis di bahagian atas angka asal. Pembetulan tersebut hendaklah ditandatangan ringkas oleh Pengarah atau wakilnya yang diberi kuasa. Kaedah yang sama hendaklah diikuti mengenai pembetulan dalam semua buku akaun, daftar sewa dan kadar dan geran tanah. Peraturan 21 hendaklah dipatuhi bagi urusan resit yang berkaitan dengan perenggan ini.

Pemusnahan Buku Akaun Dan RekodKewangan

116. (1) Semua buku dan rekod kewangan dan perakaunan termasuk rekod di dalam bentukmikrografikataumediaelektronikhendaklah disimpan dengan cermat tidak kurang daripada tempoh yang ditetapkan seperti dalam Lampiran M pada Jadual C selepas pengauditan oleh Ketua Audit Negara atau keperluan siasatan. Buku dan rekod kewangan serta perakaunan hendaklah dimusnahkan selepas tempoh minimum penyimpanan.

(2) Bagi tujuan pemusnahan buku dan rekod kewangan serta perakaunan termasuk rekod dalam bentuk mikro grafik ataumedia elektronik, kebenaran hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Ketua Pengarah Arkib Negara dan Ketua Audit Negara sebelum memohon kelulusan daripada Akauntan Negara. Permohonan hendaklah mengandungi maklumat mengenai jenis dan tempoh simpanan dokumen yang hendak dimusnahkan tersebut.

(3) Bagi pemusnahan semua buku dan rekod kewangan serta perakaunan termasuk rekod dalam bentuk mikro grafik atau media elektronik yang tidak

tercatat dalam Lampiran M, kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara dan Akauntan Negara hendaklah diperolehi terlebih dahulu selepas pengauditan tahun berkenaan dibuat oleh Ketua Audit Negara. Bagi pemusnahan semua buku dan rekod kewangan serta perakaunan termasuk rekod dalam bentuk mikro grafikataumediaelektronikyangterletakdi bawah bidang kuasa Negeri Sabah atau Sarawak, kelulusan hendaklah juga diperolehi daripada Arkib Negeri Sabah atau Pustaka Negeri Sarawak.

(4) Bagi buku dan rekod kewangan serta perakaunan yang disalin ke dalam bentuk mikro grafik atau media elektronik,pemusnahan boleh dilakukan selepas memperolehi kelulusan pihak tertentu yang dirujuk di subperaturan (1) dan (2).

(5) Setiap permohonan bagi kelulusan tersebut hendaklah disalinkan kepada Ketua Audit Negara.

Akaun Deposit

117. Pengerusi Eksekutif hendaklah bertanggungjawab atas penyenggaraan betul akaun deposit di bawah jagaannya. Akaun deposit hendaklah dibuka mengikut jenis deposit yang diterima. Jika sekiranya banyak bilangan deposit yang sama jenisnya diterima, rekod kecil hendaklah disenggara bagi tiap-tiap deposit.

118. (1) Apabila sesuatu deposit diterima Resit Rasmi hendaklah diberi kepada pendeposit. Pendeposit hendaklah dinasihatkan supaya menyimpan Resit Rasmi bagi tujuan mengambil balik deposit tersebut.

(2) Bagi terimaan deposit yang dibuat secara potongan daripada baucar bayaran,

35

Resit Rasmi tidak perlu dikeluarkan kepada pendeposit.

Tanggungjawab Pengerusi Eksekutif AtasPemulangan Deposit

119. (1) Apabila seseorang hendak mengambil balik sesuatu deposit atau sebahagian daripada sesuatu deposit Pengerusi Eksekutif hendaklah berpuas hati bahawa:

(a) orang itu berhak menerima wang itu; dan

(b) amaun itu ada direkodkan dalam lejar deposit.

(2) Nombor dan tarikh resit tiap-tiap deposit itu diterima hendaklah dicatatkan pada baucar bagi bayaran balik deposit tersebut. Resit Rasmi asal hendaklah dikembarkan jika ada. Jika resit asal hilang, surat akuan sumpah mestilah dibuat dan dikemukakan. Nombor resit dan tarikh pengeluaran dan PTJ yang mengeluarkannya hendaklah dinyatakan dalam ringkasan bayaran bulanan.

(3) Deposit tidak boleh dipulangkan balik oleh PTJ yang lain selain daripada PTJ di mana deposit itu diterima melainkan dengan kebenaran PTJ yang menerima deposit dan pemberitahuan mengenai pembayaran dan pelarasan pembayaran hendaklah dihantar kepada PTJ yang telah menerima deposit itu.

(4) Pegawai dan Kakitangan yang memperakui sesuatu perintah pindah atau baucar jurnal berkenaan dengan wang itu hendaklah bertanggungjawab sebagaimana PTJ yang menerima deposit itu.

Baki Deposit Tahunan

120. (1) Baki dalam rekod kecil di PTJ hendaklah dijumlah dan disamakan dengan akaun utama di Pejabat Perakaunan pada setiap bulan. Senarai baki pendeposit hendaklah disediakan oleh PTJ pada setiap suku tahun dan dihantar ke Pejabat Perakaunan pada bulan berikutnya. Senarai bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun hendaklah disimpan dengan teratur bagi tujuan pengauditan.

(2) Pengerusi Eksekutif hendaklah bertanggungjawab membayar wang bagi apa-apa pelarasan yang mungkin diperlukan kerana kesilapan butir-butir atau kerana salah bayar.

Deposit Yang Tidak Dituntut HendaklahDiwartakan

121. Jika tiada sebab-sebab khas pada sebaliknya, deposit yang tidak dituntut selepas tempoh dua belas bulan dari tarikh deposit boleh dikembalikan hendaklah diberitahu dalam Warta Kerajaan. Jika deposit itu masih tidak dituntut dalam masa tiga bulan selepas pemberitahuan itu ia hendaklah dikreditkan kepada hasil. Pengarah Bahagian Kewangan hendaklah menentukan bahawa pemberitahuan itu diwartakan seperti dalam Lampiran W pada Jadual D.

36

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

BAB VIII - PENYATA KEWANGAN DAN AUDIT

Penyimpanan Akaun Dan Rekod Kewangan

122. Suruhanjaya hendaklah bertanggungjawab untuk menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod kewangan mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum dan hendaklah menyediakan penyata kewangan tahunan yang memberikan gambaran yang benar dan saksama mengenai operasi dan kedudukannya.

Pengemukaan Penyata Kewangan

123. (1) Suruhanjaya hendaklah menyedia dan mengemukakan penyata kewangan dengan seberapa segera selepas penutupan Tahun Kewangan dalam masa yang ditetapkan. Penyata kewangan hendaklah dikemukakan kepada Ketua Audit Negara untuk diaudit selaras dengan subseksyen 5(1) Akta 240.

(2) Sekiranya Suruhanjaya tidak dapat mengemukakan penyata kewangan untuk diaudit dalam tempoh yang ditetapkan selepas berakhirnya Tahun Kewangan, Suruhanjaya hendaklah sebelum tamatnya tempoh masa itu, memohon secara bertulis kepada Menteri untuk perlanjutan tempoh dengan menyatakan sebab-sebab perlanjutan itu.

Prinsip Perakaunan Yang Diterima Umum

124. Prinsip perakaunan yang diterima umum bermakna prinsip-prinsip dan amalan perakaunan yang standard dan selaras dengan piawaian perakaunan yang dikeluarkan oleh Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia. Walau bagaimanapun, sekiranya terdapat percanggahan di antara peruntukan undang-undang dengan amalan dan prinsip-prinsip perakaunan yang diterima umum, peruntukan undang-undang hendaklah terpakai.

Dasar-Dasar Perakaunan

125. Dasar-dasar perakaunan yang diamalkan oleh Suruhanjaya dalam penyediaan dan persembahan penyata kewangan meliputi prinsip-prinsip, asas, kaedah dan tatacara. Kelulusan Lembaga hendaklah diperoleh dalam memilih dan mengamalkan dasar-dasar yang paling sesuai untuk melaporkan dengan sempurna kedudukan kewangan Suruhanjaya.

Keperluan Pendedahan Am

126. (1) Penyata kewangan hendaklah menepati keperluan pendedahan am sebagaimana yang telah ditetapkan dalam piawaian perakaunan Malaysia. Sekiranya berlaku ketidakpatuhan terhadap prinsip perakaunan yang diterima umum, Suruhanjaya hendaklah mendedahkan dalam penyata kewangan mengenai sejauh mana penyata kewangan itu tidak mematuhi amalan dan prinsip-prinsip perakaunan yang diterima umum.

(2) Penyata kewangan yang disatukan dengan anak syarikat hendaklah disediakan untuk menunjukkan kedudukan kewangan dan hasil-hasil operasi kumpulan itu secara agregat. Sekiranya penyata kewangan yang disatukan tidak dapat disediakan, kelulusan Perbendaharaan hendaklah diperoleh terlebih dahulu.

Persembahan Dan Penyediaan PenyataKewangan

127. (1) Pada dasarnya, persembahan dan penyediaan penyata kewangan Suruhanjaya hendaklah mengikut prinsip perakaunan diterima umum dan piawaian perakaunan yang dikeluarkan oleh Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia.

37

(2) Penyata kewangan Suruhanjaya hendaklah disediakan selaras dengan Bahagian V Akta seperti berikut:

(a) Kumpulan Wang Operasi;

(b) Kumpulan Wang Amanah Pendidikan Koperasi;

(c) Kumpulan Wang Amanah Pembangunan Koperasi;

(d) Kumpulan Wang Pusat Koperasi;

(e) Kumpulan Wang Likuiditi Pusat;

(f) Akaun Pelikuidasian Koperasi;

(g) Akaun Deposit Koperasi; dan

(h) apa-apa kumpulan wang lain yang ditubuhkan oleh Suruhanjaya dengan kelulusan Menteri.

(3) Kesemua akaun di subperaturan (2) hendaklah disediakan secara berasingan dan hendaklah disatukan sebagai Penyata Kewangan Suruhanjaya.

(4) Semua amaun yang ditunjukkan dalam penyata kewangan hendaklah dinyatakan dalam ringgit Malaysia yang paling hampir.

(5) Penyata kewangan yang disediakan hendaklah menunjukkan perbandingan angka-angka yang sepadan bagi tempoh terdahulu yang terdekat. Jika penukaran persembahan telah dibuat pada butir-butir tertentu dalam akaun bagi tempoh semasa, angka-angka bagi tempoh terdahulu hendaklah dinyatakan semula selaras dengan persembahan yang baharu.

(6) Jika butir yang dikehendaki dinyatakan di dalam satu nota kepada akaun, amaun sepadan bagi tahun terdahulu yang terdekat hendaklah juga ditunjukkan.

Kandungan Penyata Kewangan

128. Penyata kewangan yang disediakan hendaklah termasuk:

(a) lembaran imbangan;

(b) penyata pendapatan; (c) penyata perubahan ekuiti;

(d) penyata aliran tunai;

(e) nota-nota kepada penyata kewangan;

(f) sijil dan penyata sebagaimana dinyatakan di bawah peraturan 133; dan

(g) penyata-penyata lain yang berkaitan dan keterangan yang merupakan sebahagian daripada penyata-penyata berkenaan.

Lembaran Imbangan

129. (1) Lembaran imbangan adalah bertujuan untuk menunjukkan gambaran yang benar dan saksama mengenai kedudukan kewangan Suruhanjaya pada sesuatu tarikh yang khusus.

(2) Gambaran yang benar dan saksama bermakna pengkelasan yang tepat dan pengumpulan butir-butir yang ditunjukkan dalam bentuk ringkasan iaitu amaun-amaun ekuiti, liabiliti jangka panjang, liabiliti semasa, Aset tetap dan Aset semasa.

(3) Tajuk-tajuk lain hendaklah digunakan jika ianyadifikirkan lebih tepatbagimaksudmengemukakan suatu gambaran yang benar dan saksama mengenai kedudukan kewangan Suruhanjaya.

Penyata Pendapatan

130. (1) Penyata pendapatan hendaklah menunjukkan semua pendapatan dan perbelanjaan yang boleh

38

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

dipertanggungkan kepada Suruhanjaya bagi sesuatu tahun dengan sepatutnya sama ada sebenarnya diterima atau dibayar dalam tahun itu ataupun tidak. Bakinya pada penghujung tahun merupakan lebihan atau kurangan daripada operasi-operasi sepanjang tahun itu.

(2) Penyata pendapatan hendaklah disediakan berasaskan kepada jumlah kasar. Sekiranya terimaan adalah bayaran balik daripada mana-mana perbelanjaan dalam tahun semasa, bayaran balik itu hendaklah ditunjukkan sebagai potongan daripada perbelanjaan dan tidak sebagai terimaan di bahagian pendapatan.

Penyata Perubahan Ekuiti

131. Dalam penyata perubahan ekuiti, modal hendaklah diasingkan daripada rizab untuk membezakan perubahan kepada ekuiti yang berlaku dalam tempoh pelaporan daripada mana-mana Kumpulan Wang. Lebihan pendapatan daripada Kumpulan Wang Operasi pada penghujung tahun hendaklah dipindahkan kepada Kumpulan Wang Rizab Am.

Penyata Aliran Tunai

132. Penyata aliran tunai dipersembahkan mengikut standard yang ditetapkan oleh Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia. Persembahan tersebut hendaklah memberikan maklumat mengenai aliran tunai masuk dan keluar dari aktiviti berlainan iaitu aktiviti operasi atau kendalian, aktiviti pelaburan dan aktiviti kewangan.

Sijil Dan Penyata

133. Penyata kewangan Suruhanjaya yang telah diaudit hendaklah disertakan dengan:

(a) Sijil Ketua Audit Negara dan Laporan

Ketua Audit Negara, jika ada, ke atas penyata kewangan yang telah diaudit;

(b) penyata oleh Pengerusi Eksekutif dan seorang ahli Lembaga; dan

(c) pengakuan oleh Pegawai dan Kakitangan utama yang bertanggungjawab ke atas pengurusan kewangan.

Dokumen Kepada Juruaudit

134. Suruhanjaya hendaklah menyertakan dokumen dan penyata-penyata lain yang berkaitan kepada juruaudit seperti berikut:

(a) imbangan duga;

(b) penyata pendapatan dan perbelanjaan;

(c) lembaran imbangan;

(d) sijil menunjukkan baki bank, jaminan dan cagaran yang dipegang oleh bank;

(e) penyata penyesuaian bank;

(f) sijil pengesahan baki wang dalam tangan;

(g) menandatangani dan memulangkan semula kepada juruaudit surat pengesahan akaun individu penghutangbagimaksudverifikasi;

(h) Aset tetap iaitu termasuk kos Aset tetap, pertambahan dan pengurangan Aset tetap, susut nilai terkumpul dan bakinya;

(i) deposit, pendahuluan dan bayaran terdahulu;

(j) simpanan tetap; dan

(k) pemiutang dan perbelanjaan terakru.

39

Akaun Yang Tidak Dapat Diimbangkan

135. Jika pada sesuatu tahun kewangan itu didapati bahawa terdapat akaun yang tidak boleh diimbangkan atas sebab-sebab berikut:

(a) perbelanjaan yang tidak dapat dikenal pasti tetapi telah dibelanjakan dengan pengurangan baki Aset;

(b) penerimaan yang tidak dapat dikenal pasti tetapi telah diterima dengan penambahan baki Aset; dan

(c) pengurangan perbelanjaan yang tidak dapat dikenal pasti,

Suruhanjaya boleh mengakaunkan sama ada baki yang tidak dapat diimbangkan tersebut sebagai perbelanjaan pelbagai atau pendapatan pelbagai dengan syarat mendapat kelulusan daripada Pengerusi Eksekutif.

Akaun Dan Audit

136. Akaun Suruhanjaya hendaklah diaudit tiap-tiap tahun oleh Ketua Audit Negara atau oleh juruaudit lain yang dilantik oleh Ketua Audit Negara.

Kewajipan Pegawai Dan KakitanganSuruhanjaya Mengenai Jawapan KepadaPemerhatian Audit

137. (1) Adalah menjadi kewajipan Pegawai dan Kakitangan Suruhanjaya memberi dengan segera segala pertolongan, penjelasan dan jawapan kepada semua pertanyaan dan pemerhatian yang dibangkitkan oleh juruaudit semasa auditannya.

(2) Pengerusi Eksekutif hendaklah memastikan bahawa semua teguran audit dan pemerhatian diberi jawapan dalam tempoh yang ditetapkan.

Tindakan Atas Pemerhatian Audit

138. Apabila menerima pemerhatian juruaudit atas penyata kewangan atau apa-apa perkara lain, Suruhanjaya hendaklah menyediakan jawapan kepada pemerhatian audit untuk diserahkan kepada Ketua Audit Negara dalam tempoh yang ditetapkan.

BAB IX - KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA WANG SURUHANJAYA

Kuasa Melulus Hapuskira

139. Kuasa meluluskan Hapuskira sesuatu Kehilangan Wang Suruhanjaya bagi setiap kes atau akaun adalah seperti berikut:

(a) kelulusan Pengerusi Eksekutif bagi amaun sehingga dua puluh lima ribu ringgit; atau

(b) kelulusan Lembaga bagi amaun yang melebihi dua puluh lima ribu ringgit.

Hapuskira Kehilangan Kerana Kecurian Atau Penipuan Atau Penyelewengan Dan Kecuaian

140. (1) Melaporkan Kehilangan Wang Suruhanjaya

Pengarah atau Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab ke atas Kehilangan atau yang menjaga atau yang mengetahui tentang sesuatu Kehilangan Wang Suruhanjaya yang telah berlaku hendaklah melaporkan mengenai Kehilangan Wang Suruhanjaya tersebut kepada Polis dalam tempoh dua puluh empat jam dari waktu Kehilangan Wang Suruhanjaya tersebut diketahui jika ia ada alasan untuk mempercayai bahawa suatu kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan Kehilangan Wang Suruhanjaya tersebut.

40

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(2) Laporan Awal

Suatu laporan awal hendaklah disediakan oleh Pengarah dengan menggunakan format seperti dalam Lampiran J pada Jadual E (“Laporan Awal”) seperti berikut:

(a) Laporan Awal hendaklah disediakan secepat mungkin tidak lewat daripada lima hari bekerja;

(b) bagi kes Kehilangan Wang Suruhanjaya yang melibatkan seseorang Pengarah, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh Pegawai dan Kakitangan atasannya;

(c) Pengarah di mana Kehilangan Wang Suruhanjaya yang berkenaan berlaku hendaklah dengan segera mengemukakan Laporan Awal dan salinan laporan polis kepada Pengerusi Eksekutif; dan

(d) selepas Laporan Awal itu dibuat, adalah menjadi tanggungjawab Pengarah untuk mendapatkan laporan penyiasatan polis untuk dikemukakan kepada Pengerusi Eksekutif dan satu salinan dikemukakan kepada Lembaga sesudah sahaja penyiasatan itu selesai atau empat bulan daripada tarikh laporan itu sekiranya penyiasatan itu belum selesai.

(3) Jawatankuasa Penyiasat

Pengerusi Eksekutif hendaklah menubuhkan jawatankuasa penyiasat secara bertulis dengan menggunakan format seperti dalam Lampiran 2 pada Jadual F (“Jawatankuasa Penyiasat”) dalam tempoh dua minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. Jawatankuasa Penyiasat hendaklah:

(a) mempunyai keanggotaan yang terdiri daripada:

(i) Pegawai dan Kakitangan yang tidak terlibat dengan Kehilangan Wang Suruhanjaya tersebut dan juga bukan dari Bahagian atau Unit yang sama yang mengalami Kehilangan Wang Suruhanjaya tersebut;

(ii) sekurang-kurangnya dua orang ahli dan Pegawai dan Kakitangan dari kumpulan Pengurusan dan Professional pada gred yang bersesuaian dan mempunyai pengalaman dalam pengurusan kewangan hendaklah menjadi Ketua;

(b) terdiri daripada pegawai Jabatan Kerajaan Malaysia di negara yang berkenaan yang tidak terlibat dengan Kehilangan Wang Suruhanjaya tersebut sebagai ahli Jawatankuasa Penyiasat sekiranya Kehilangan Wang Suruhanjaya tersebut berlaku di luar Malaysia;

(c) mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti berikut:

(i) menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan untuk:

(A) mengenalpasti Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab ke atas Kehilangan Wang Suruhanjaya;

(B) menyoal siasat Pegawai dan Kakitangan yang terlibat atau mana-mana pegawai yang difikirkanperluberkaitandenganKehilangan Wang Suruhanjaya;

(C) meneliti rekod-rekod kewangan, laporan polis dan Laporan Awal;

(D) melawat dan memeriksa tempat berlakunya Kehilangan Wang Suruhanjaya;

(E) mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian, salinan

41

dokumen-dokumen yang berkaitan sebagai bahan bukti

jika perlu; dan

(F) tindakan-tindakan lain yang difikirkan bersesuaian bagimelengkapkan siasatan;

(ii) memastikan sama ada peraturan ini dan Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan kewangan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan yang berkenaan dengan Kehilangan Wang Suruhanjaya ini dipatuhi;

(iii) mendapatkan keterangan sama ada Kehilangan Wang Suruhanjaya berkenaan berpunca daripada kecuaian Pegawai dan Kakitangan, kegagalan mematuhi peraturan yang disengajakan, kegagalan penyeliaan, tidak mempunyai pengetahuan atau pengalaman dalam pengurusan Wang Suruhanjaya;

(iv) mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga berlakunya Kehilangan Wang Suruhanjaya seperti yang dinyatakan dalam subperenggan (iii);

(v) mengenalpasti risiko keselamatan dan mengesyorkan langkah-langkah kawalan dan pencegahan bagi mengelak berulangnya kejadian Kehilangan Wang Suruhanjaya; dan

(vi) menyediakan laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir seperti yang dirujuk dalam subperaturan (4) dan mengemukakannya kepada Pengerusi Eksekutif untuk ulasan dan syor.

(4) Laporan Akhir

Jawatankuasa Penyiasat hendaklah menyediakan suatu laporan yang dirujuk sebagai “Laporan Akhir” seperti dalam lampiran K pada Jadual G dan dikemukakan kepada Pengerusi Eksekutif dalam tempoh dua bulan dari tarikh pelantikan. Laporan Akhir hendaklah:

(a) disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan rekod kewangan, laporan hasil penyiasatan polis, gambar lokasi kejadian jika perlu dan dokumen-dokumen berkaitan;

(b) keterangan bertulis dari Pegawai dan Kakitangan yang terlibat dilampirkan jika ada; dan

(c) dikemukakan mengikut tempoh

yang ditetapkan walaupun laporan hasil penyiasatan polis masih belum diperolehi.

(5) Tindakan oleh Pengerusi Eksekutif ke atas Laporan Akhir Pengerusi Eksekutif setelah:

(a) berpuas hati dengan hasil siasatan Laporan Akhir, hendaklah mengesyorkan supaya tindakan Hapuskira ke atas Kehilangan Wang Suruhanjaya dibuat dengan atau tanpa Surcaj atau tindakan tatatertib atau kedua-duanya sekali dan menandatangani syor dan ulasan tersebut;

42

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(b) tidak berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir, boleh mengarahkan siasatan semula dibuat. Bagi maksud ini Pengerusi Eksekutif boleh:

(i) mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada;

(ii) melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan semula; atau

(iii) memohon pelanjutan masa mengemukakan Laporan Akhir kepada Lembaga sekiranya tindakan di subperenggan (b) (i) dan (ii) perlu diambil; dan

(c) mengemukakan Laporan Akhir yang

lengkap dengan syor, ulasan dan keputusan kelulusan Hapuskira oleh Pengerusi Eksekutif kepada Lembaga untuk pertimbangan dalam tempoh empat bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

(6) Penahanan Kerja Pegawai Yang Bertanggungjawab Atas Kehilangan Wang Suruhanjaya

Sekiranya mana-mana Pegawai dan Kakitangan perlu ditahan kerja akibat daripada Kehilangan Wang Suruhanjaya tersebut, Pengerusi Eksekutif hendaklah membuat suatu laporan segera kepada Lembaga untuk mendapatkan kelulusan menahan kerja Pegawai dan Kakitangan itu.

(7) Pelarasan Kewangan Sementara Mengenai Kehilangan Wang Suruhanjaya

Sekiranya sesuatu Kehilangan Wang Suruhanjaya telah dipastikan dan pembayaran kepada pihak ketiga perlu

dilakukan dengan segera, Pengerusi Eksekutif atau Pengarah di mana Kehilangan Wang Suruhanjaya tersebut berlaku hendaklah:

(a) memohon atas namanya suatu pendahuluan yang sama banyaknya dari akaun pendahuluan diri bagi tujuan menggantikan wang yang hilang; dan

(b) pendahuluan ini hendaklah diselaraskan selepas kelulusan Hapuskira didapati dengan mendebit peruntukan maksud perbelanjaan kehilangan bagi PTJ berkenaan dan mengkredit ke akaun pendahuluan diri.

(8) Hapuskira Dan Syor Surcaj

Pengerusi Eksekutif hendaklah selepas menimbangkan Laporan Akhir mengambil tindakan sepatutnya di bawah seksyen 17 Akta 61 untuk Hapuskira Kehilangan itu. Jika Pengerusi Eksekutif berpendapat bahawa Surcaj atau tindakan tatatertib lain wajar diambil terhadap Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab ke atas Kehilangan Wang Suruhanjaya itu, ia hendaklah menghantar ulasan dan syornya kepada Lembaga bersama dengan salinan Laporan Awal dan Laporan Akhir untuk pertimbangan oleh Lembaga.

Hapuskira Kehilangan Kerana PembayaranLebih Atau Pembayaran Tanpa Kuasa

141.(1) Apabila satu pembayaran lebih atau pembayaran yang salah dibuat, pembayaran balik hendaklah didapatkan balik daripada penerima pembayaran yang lebih atau salah tersebut. Jika pembayaran balik sepenuhnya didapatkan balik, laporan tidak perlu dihantar kepada Lembaga melainkan jika Pengerusi Eksekutif berpendapat

43

bahawa suatu kes tindakan tatatertib hendaklah diambil ke atas mana-mana Pegawai dan Kakitangan kerana cuai berhubung dengan pembayaran tersebut.

(2) Mendapatkan Balik Pembayaran Lebih Dengan Ansuran

Jika penerima bayaran yang lebih atau salah itu adalah seorang Pegawai dan Kakitangan Suruhanjaya, Pengerusi Eksekutif boleh membenarkan

Pegawai dan Kakitangan tersebut memulangkan balik pembayaran lebih atau salah itu dengan ansuran bulanan dengan syarat bahawa bayaran balik sepenuhnya hendaklah dilakukan dengan secepat mungkin dan hendaklah tidak lewat dari lapan belas bulan selepas bayaran yang lebih atau salah itu diketahui atau sebelum Pegawai dan

Kakitangan itu meninggalkan perkhidmatannya dengan Suruhanjaya

mengikut mana yang lebih awal, kecuali dengan kelulusan Lembaga.

(3) Laporan Bayaran Lebih

Jika pembayaran balik sepenuhnya tidak boleh didapatkan atau jika Pengerusi Eksekutif berpendapat bahawa pembayaran yang lebih atau salah itu dibuat atau diterima bukan dengan suci hati, atau jumlah yang terlebih bayar itu tidak boleh atau tidak patut didapatkan balik dengan sepenuhnya daripada penerima bayaran, suatu penyiasatan hendaklah dibuat dan suatu laporan hendaklah dihantar kepada Lembaga dengan menyatakan dengan tepat mengenai:

(a) bagaimana bayaran yang lebih atau salah itu berlaku;

(b) Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab ke atas bayaran

yang lebih atau salah tersebut;

(c) sebab mengapa sesuatu jumlah wang tidak boleh atau tidak patut didapatkan balik daripada penerima bayaran itu; dan

(d) menyatakan sama ada pembayaran yang lebih atau salah itu disebabkan oleh kecuaian mana-mana Pegawai dan Kakitangan dan jika demikian, suatu syor hendaklah dibuat untuk tindakan Surcaj atau tindakan tatatertib lain diambil terhadap Pegawai dan Kakitangan yang berkenaan.

(4) Menimbangkan Laporan

Lembaga hendaklah memutuskan mengenai jumlah yang hendak didapatkan balik daripada penerima bayaran itu dan sama ada apa-apa tindakan lanjut patut diambil bagi mendapatkan pembayaran balik wang yang tidak boleh didapatkan balik oleh Pengerusi Eksekutif. Lembaga hendaklah mengarahkan supaya jumlah yang tidak dapat didapatkan balik itu dipertanggungkan kepada akaun.

(5) Syor Untuk Surcaj

Jika pembayaran yang lebih atau salah mengakibatkan Surcaj atau tindakan tatatertib lain diambil terhadap mana-mana Pegawai dan Kakitangan berkenaan, Lembaga hendaklah membuat syor dengan sewajarnya kepada pihak berkuasa tatatertib dengan menyertakan satu salinan laporan oleh Pengerusi Eksekutif dibawah subperaturan (4).

(6) Keputusan Suruhanjaya Perkhidmatan Yang Berkenaan

Pihak berkuasa tatatertib hendaklah mengambil tindakan Surcaj atau tatatertib

44

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

lain dan memaklumkan keputusannya kepada Pengerusi Eksekutif. Pengerusi Eksekutif hendaklah memanjangkan keputusan tersebut kepada Lembaga dalam tempoh tidak lewat daripada empat belas hari dari tarikh keputusan diterima daripada pihak berkuasa tatatertib.

Hapuskira Kehilangan Kerana Hutang DanTunggakan Hasil Yang Tidak BolehDidapatkan

142. (1) Sesuatu hutang atau amaun hasil yang tidak boleh didapatkan hendaklah dilaporkan oleh Pengarah yang bertanggungjawab untuk memungutnya kepada Lembaga atau Pengerusi Eksekutif, mengikut mana yang berkenaan. Laporan itu hendaklah mengandungi maklumat seperti dalam Lampiran L pada Jadual H.

(2) Lembaga atau Pengerusi Eksekutif, selepas menimbangkan laporan itu berpendapat bahawa hutang atau hasil tersebut tidak perlu didapatkan balik, hendaklah membuat keputusan sedemikian.

(3) Syor Untuk Surcaj

Jika Lembaga berpendapat bahawa Surcaj perlu dikenakan terhadap seseorang Pegawai dan Kakitangan kerana kecuaian dalam menjalankan kewajipannya yang mengakibatkan Kehilangan, Lembaga hendaklah mengesyorkan dengan sewajarnya kepada pihak berkuasa tatatertib dengan menghantar bersama satu salinan laporan tersebut.

(4) Keputusan Tatatertib

Pihak berkuasa tatatertib hendaklah mengambil tindakan yang sepatutnya

di bawah seksyen 18 Akta 61 dan memaklumkan keputusannya kepada Pengerusi Eksekutif. Pengerusi Eksekutif pula hendaklah memaklumkan keputusan tersebut kepada Lembaga .

Hapuskira Kehilangan Buku Resit, Lesen,Kupon Atau Buku Yang Seumpamanya

143. (1) Kehilangan dokumen atau buku yang digunakan untuk merekodkan atau mengesahkan kutipan hasil seperti buku resit, buku kupon, lesen atau buku-buku yang seumpamanya sama ada kesemuanya atau sebahagian daripadanya yang direkodkan telah dikeluarkan daripada Stor dan telah digunakan untuk merekodkan hasil adalah terjumlah kepada suatu Kehilangan yang hendaklah dikendalikan selaras dengan peraturan 140.

(2) Bagi Kehilangan buku resit, buku kupon, lesen atau buku-buku yang seumpamanya yang belum digunakan tetapi telah dikeluarkan daripada Stor untuk kegunaan Pegawai dan Kakitangan dan telah dipastikan bahawa tiada kutipan hasil pernah dibuat, Kehilangan berkenaan hendaklah diuruskan mengikut peraturan 143 (3).

(3) Pengarah hendaklah mengeluarkan notis pemberitahuan melalui iklan dalam satu surat khabar harian utama berbahasa Melayu bagi menyenaraikan kesemua nombor resit atau kupon atau lesen atau buku seumpamanya yang hilang.

(4) Bagi Kehilangan dokumen atau buku yang dikawal seperti buku cuti sakit atau sijil cuti sakit, buku pesanan kerajaan atau pesanan kerajaan itu, ianya tidak perlu dikendalikan melalui proses Hapuskira tetapi memadai dilakukan dengan menyiarkan nombor siri buku

45

atau dokumen yang hilang tersebut dalam laman web Suruhanjaya.

(5) Kehilangan buku resit, lesen atau buku seumpamanya yang masih berada di dalam Stor hendaklah dikendalikan sebagaimana tatacara pengendalian Stor.

BAHAGIAN IIITATACARA PEROLEHANPerolehan

144. (1) Perolehan bermaksud proses mendapatkan pemilikan, pembelian atau penyewaan sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja yang memenuhi keperluan, jenis, kuantiti dan kualiti yang dirancang, dipersetujui serta diperuntukkan selaras dengan peraturan perolehan Kerajaan yang berkuat kuasa.

(2) Perolehan yang bernilai melebihi lima puluh ribu ringgit yang dibuat oleh unit atau seksyen atau bahagian yang berkaitan hendaklah dikemukakan kepada Unit Perolehan, Bahagian Kewangan dan perolehan hanya dibenarkan setelah mendapat kelulusan Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa.

(3) Adalah menjadi kewajipan setiap Pegawai dan Kakitangan yang menguruskan perolehan membuat kajian pasaran bagi memastikan perolehan yang dibuat adalah yang paling sesuai dan menguntungkan setelah mengambil kira kualiti, harga, kegunaan dan faktor-faktor lain yang berkaitan.

(4) Bekalan, perkhidmatan dan kerja tempatan hendaklah digunakan sepenuhnya oleh Suruhanjaya. Perolehan melalui import hendaklah dipertimbangkan hanya setelah dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan.

46

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Jenis Perolehan

145. Jenis-jenis perolehan yang boleh dibuat oleh Suruhanjaya termasuklah:

(a) bekalan iaitu barangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek Suruhanjaya. Ia juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja atau perkhidmatan. Bekalan adalah seperti alatulis, peralatan ICT, makanan, pakaian, kenderaan, kelengkapan pejabat dan percetakan;

(b) perkhidmatan iaitu termasuklah perkhidmatan tenaga manusia, kepakaran atau kemahiran untuk melaksana dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua iaitu:

(i) perkhidmatan perunding iaitu perkhidmatan yang disediakan oleh firma perunding yangberdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang perkhidmatan perunding berkaitan dan dikategorikan sebagai perunding fizikal danperundingbukanfizikal.Pelantikanperkhidmatan perunding hendaklah dibuat berdasarkan prosedur perolehan perunding yang berkuat kuasa. Perkhidmatan perunding boleh meliputi kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikalyang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur bangunan, perundingan dan perkhidmatan kepakaran dalam bidang khusus seperti pembangunan koperasi dan organisasi, alam sekitar, pertanian, pengurusan projek dan sebagainya; dan

(ii) perkhidmatan bukan perunding iaitu perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, pengurusan acara, penyelenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan, pengiklanan dan promosi, pengangkutan dan sebagainya; dan

(c) kerja iaitu perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan sivil seperti pengubahsuaian bangunan atau pejabat, jalan raya, tapak kawasan serta kerja-kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

Kaedah Perolehan

146. Suruhanjaya boleh membuat perolehan menerusi kaedah-kaedah berikut:

(a) panjar wang runcit iaitu perolehan bagi perbelanjaan yang tidak melebihi lima ratus ringgit untuk kegunaan segera yang boleh dibuat dengan mengemukakan resit pembelian sahaja. Walau bagaimanapun, bil yang lebih besar jumlahnya boleh dibayar daripada panjar wang runcit sekiranya praktikal dan berfaedah;

(b) kontrak pusat iaitu perolehan bagi bekalan atau perkhidmatan guna sama yang perlu diperolehi melalui syarikat-syarikat di bawah kontrak pusat yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dari semasa ke semasa;

(c) pembelian terus iaitu perolehan bagi bekalan atau perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan tidak melebihi lima puluh ribu ringgit bagi satu jenis perkara atau

47

kelas jenis perkara yang berkaitan dengan membuat pesanan terus kepada mana-mana pembekal bumiputera atau bukan bumiputera yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan, yang menawarkan harga yang berpatutan;

(d) sebut harga iaitu perolehan bagi pembelian tiap-tiap satu jenis perkara atau perkhidmatan yang berkenaan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi lima puluh ribu ringgit tetapi tidak melebihi lima ratus ribu ringgit. Ia hendaklah dibuat dengan mempelawa sebut harga daripada sekurang-kurangnya lima pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang berkaitan, dengan menggunakan borang seperti dalam Lampiran Q pada Jadual I dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009;

(e) tender iaitu bagi semua perolehan yang nilainya melebihi lima ratus ribu ringgit setahun atau anggaran nilai sesuatu kontrak yang melebihi lima ratus ribu ringgit;

(f) rundingan terus iaitu perolehan bekalan atau perkhidmatan yang nilainya melebihi lima puluh ribu ringgit dan kerja bernilai melebihi dua puluh ribu ringgit daripada satu pembekal atau kontraktor sahaja disebabkan oleh:

(i) keperluan mendesak;

(ii) keperluan penyeragaman;

(iii) satu punca bekalan atau perkhidmatan;

(iv) melibatkan keselamatan atau strategik;

(v) kontrak dengan syarikat bumiputera; atau

(vi) bagi maksud menjalankan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej.

Tatacara Perolehan Bekalan DanPerkhidmatan

147. (1) Tatacara perolehan untuk bekalan dan perkhidmatan adalah seperti berikut:

(a) panjar wang runcit - tiada dokumen pembelian diperlukan dan memadai dengan resit sahaja. Tuntutan bayaran boleh dikemukakan kepada Pejabat Pembayar;

(b) kontrak pusat - tatacara perolehan ini hendaklah dirujuk dan dipatuhi sepertimana Surat Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Pesanan hendaklah dikemukakan terus melalui kontrak tersebut dengan mengemukakan borang permohonan pesanan tempatan sebagai dokumen pembelian;

(c) pembelian terus - pembelian bekalan atau perkhidmatan hendaklah dihadkan kepada jumlah perbelanjaan tahunan yang tidak melebihi lima puluh ribu ringgit setahun bagi sesuatu perkara atau kelas jenis perkara. Tatacara perolehan adalah seperti berikut:

(i) menentukan spesifikasi bekalanatau perkhidmatan dan kuantiti yang hendak diperolehi;

(ii) mempelawa mana-mana pembekal bertaraf bumiputera atau bukan bumiputera di daerah atau negeri berkenaan yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan

48

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Kementerian Kewangan, yang menawarkan harga berpatutan;

(iii) sekiranya pembekal di daerah atau negeri berkenaan tidak dapat membekal oleh sebab-¬sebab tertentu, pembekal dari daerah atau negeri yang berhampiran atau sempadan boleh dipelawa;

(iv) pelantikan boleh dibuat berdasarkan kepada mana-mana pembekal yang menawarkan harga yang berpatutan. Walau bagaimanapun, panggilan tawaran harga, jika perlu, boleh dibuat untuk tujuan perbandingan harga. Surat tawaran dan spesifikasibagi bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi hendaklah dinyatakan secara terperinci bagi memudahkan pembekal-pembekal mendapatkan gambaran yang jelas berhubung dengan perolehan berkenaan;

(v) semua tawaran harga yang telah diterima hendaklah dikaji dan disediakan justifikasi sebelumdisyorkan untuk pelantikan;

(vi) jika nilai perolehan melebihi lima puluh ribu ringgit tawaran harga tersebut hendaklah terbatal dan tatacara perolehan melalui sebut harga hendaklah dilaksanakan;

(vii) setelah keputusan dibuat oleh pegawai yang diberi kuasa, pesanan tempatan hendaklah dikeluarkan sebagai dokumen pembelian kepada syarikat yang berjaya;

(viii)surat setuju terima atau kontrak formal hendaklah disediakan bagi

semua perolehan bekalan atau perkhidmatan bermasa walaupun nilai perolehan kurang daripada lima puluh ribu ringgit;

(ix) memastikan pembekal yang dilantik menyempurnakan bekalan atau perkhidmatan berdasarkan kepada spesifikasi yangditetapkan;

(x) memeriksa dan menyemak bekalan yang telah dibekalkan mengikut spesifikasi yangditetapkan. Sekiranya bekalan telah dibekalkan, bayaran boleh dibuat berdasarkan pesanan tempatan, nota penghantaran dan invois;

(xi) mengambil tindakan berikut sekiranya bekalan tidak dapat dibekalkan dalam tempoh yang telah ditetapkan:

(A) membatalkan pesanan tempatan yang telah dikeluarkan;

(B) melantik pembekal baru; dan

(C) mengemukakan laporan kepada Kementerian Kewangan untuk diambil tindakan terhadap pembekal;

(d) sebut harga - Perolehan bekalan atau perkhidmatan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan yang melebihi lima puluh ribu ringgit tetapi tidak melebihi lima ratus ribu ringgit setahun bagi satu perkara atau kelas jenis perkara. Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi sembilan puluh hari dari tarikh tutup sebut harga bergantung kepada kerumitan sebut harga yang

49

dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga yang baru hendaklah dipelawa semula. Dalam menentukan perolehan secara sebut harga, penentuan hendaklah dibuat berdasarkan kepada nilai perolehan tahunan atau nilai kontrak. Memecah kecilkan perolehan bagi mengelakkan pelawaan sebut harga adalah dilarang. Tatacara perolehan sebut harga adalah seperti berikut:

(i) menyediakan spesifikasi teknikalbagi perolehan yang hendak dilaksanakan;

(ii) menyediakan dokumen sebut harga (bersama Lampiran Q) sepertimana yang dinyatakan dan disyaratkan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. Lampiran Q hendaklah dinyatakan secara terperinci bagi memudahkan pembuat atau pembekal mendapatkan gambaran yang jelas berhubung dengan perolehan berkenaan;

(iii) dokumen sebut harga (bersama Lampiran Q) merupakan sebahagian daripada kontrak dan hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:

(A) arahan kepada penyebut harga;

(B) syarat-syarat am/syarat-syarat khas yang jelas;

(C) format kontrak jika berkaitan;

(D)spesifikasi;dan

(E) pengalaman atau senarai pesanan bekalan atau

perkhidmatan yang sedang dan telah dibuat (jika perlu);

(iv) mempelawa sekurang-kurangnya lima sebut harga mengikut nilai perolehan seperti berikut:

(A) nilai yang melebihi lima puluh ribu ringgit tetapi tidak melebihi RM100,000 dipelawa dari pembuat atau pembekal tempatan yang bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan;

(B) nilai yang melebihi seratus ribu ringgit tetapi tidak melebihi lima ratus ribu ringgit dipelawa dari pembuat atau pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam kod bidang yang berkaitan. Sebut harga hendaklah terbuka kepada pembuat atau pembekal bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera. Syarikat pembuat atau pembekal bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan harga berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa;

(C) maksud pembuat atau pembekal tempatan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan adalah pembuat atau pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan beralamat di negeri berkaitan. Sekiranya bilangan pembuat atau pembekal di negeri berkenaan

50

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

tidak mencukupi, pembuat atau pembekal di negeri berhampiran atau sempadan boleh dipelawa. Walau bagaimanapun, jika bilangan syarikat bertaraf pembuat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan adalah kurang daripada bilangan minimum yang perlu dipelawa, maka sebut harga hendaklah dipelawa di kalangan syarikat bertaraf pembuat yang berkenaan sahaja;

(D) jika tidak terdapat syarikat bertaraf pembuat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan, maka perolehan boleh dibuat di kalangan pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan. Pelawaan kepada pembekal yang juga merupakan syarikat bertaraf pembuat untuk menyertai sesuatu perolehan sebut harga yang sama adalah dilarang;

(v) tempoh minimum pelawaan sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh hari dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan atau laman web sepanjang tempoh tersebut. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada melalui serahan tangan, pos berdaftar, atau pos laju;

(vi) satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga dan semua borang

sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk pengawalan. Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan;

(vii) penyebut harga hendaklah disyaratkan supaya mengemukakan tawaran harga dan tawaran teknikal dalam dua sampul surat yang berasingan dan berlakri;

(viii) anggaran harga Suruhanjaya bagi setiap sebut harga hendaklah disediakan dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga. Penutupan sebut harga adalah pada jam 12.00 tengah hari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan. Dokumen yang sampai atau diserahkan selepas jam 12.00 tengah hari hendaklah tidak diterima;

(ix) sebut harga yang diterima tanpa dibuka hendaklah dimasukkan ke dalam Peti Sebut Harga berkunci. Semua sebut harga hendaklah dialamatkan dan diserahkan dalam sampul surat yang berlakri dan ditulis nombor rujukan sebut harga sebelum ianya dibuka;

(x) jika bilangan pelawaan sebut harga yang dikehendaki tidak mencukupi, Urusetia Sebut Harga (Unit Perolehan) hendaklah memastikan bahawa bilangan pembekal adalah kurang daripada lima. Kelulusan Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah diperolehi bagi

51

meneruskan proses kelulusan dengan bilangan sebut harga kurang daripada lima;

(xi) semua sebut harga yang diterima bagi sesuatu permohonan hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang telah dilantik oleh Pengerusi Eksekutif atau wakilnya;

(xii) Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah ditubuhkan bagi menilai semua tawaran berdasarkan kepada spesifikasiyang telah ditentukan. Ahlinya hendaklah terdiri daripada Pegawai dan Kakitangan yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang perolehan tersebut;

(xiii) kedua-dua jawatankuasa hendaklah menyediakan dan menyerahkan laporan penilaian dalam tempoh empat belas hari dari tarikh terimaan dokumen daripada Unit Perolehan;

(xiv) kemampuan kewangan pembuat atau pembekal hendaklah dinilai bagi sebut harga bernilai melebihi dua ratus ribu ringgit hingga lima ratus ribu ringgit iaitu dari segi modal minimum yang hendaklah sekurang-kurangnya 1.5% daripada anggaran harga Suruhanjaya;

(xv) urusetia hendaklah menyediakan kertas taklimat berdasarkan kepada perakuan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga

serta mengesyorkan tawaran yang paling baik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan danspesifikasisebuthargauntukpertimbangan pihak berkuasa melulus iaitu Jawatankuasa Sebut Harga. Jika tawaran yang terendah tidak disetuju terima oleh Jawatankuasa Sebut Harga, sebab-sebab penolakan tawaran hendaklah dinyatakan dalam keputusan sebut harga;

(xvi) perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas;

(xvii) keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dibuat secara sebulat suara dan tidak melebihi had nilai sebut harga. Keputusan yang tidak sebulat suara dan atau melebihi had nilai sebut harga hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan untuk keputusan;

(xviii) surat setuju terima atau kontrak hendaklah dikeluarkan kepada pembekal yang berjaya;

(xix) keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dipamerkan secepat mungkin di papan kenyataan Suruhanjaya dengan menyatakan nama pembekal yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap atau tempoh penghantaran selepas surat setuju terima dikeluarkan;

52

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(xx) pembekal yang berjaya hendaklah mengembalikan akuan setuju terima dalam tempoh tujuh hari dari tarikh surat setuju terima;

(xxi) mendapatkan Bon Pelaksanaan dalam tempoh empat belas hari dari tarikh surat setuju terima. Kadar bon pelaksanaan bagi sebut harga yang bernilai melebihi dua ratus ribu ringgit adalah sebanyak dua setengah peratus (2.5%). Bon Pelaksanaan adalah dikecualikan bagi perolehan yang bernilai kurang daripada dua ratus ribu ringgit. Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan bermasa yang berkuatkuasa bagi tempoh dua tahun atau lebih, peratus dan amaun bon pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran nilai kontrak setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

(xxii) Bon Pelaksanaan boleh dibuat sama ada dalam bentuk:

(A) jaminan bank atau syarikat kewangan;

(B) jaminan Bank Islam;

(C) jaminan insuran;

(D) jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful; atau

(E) jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan Malaysia Berhad (BPMB) atau Bank Perusahaan Kecil dan Sederhana Malaysia Berhad (SME Bank)

(xxiii) memastikan pembuat atau pembekal yang dilantik membekal berdasarkan spesifikasiyangditetapkan;

(xxiv) memeriksa dan menyemak bekalan atau perkhidmatan yang telah dibekalkan mengikut spesifikasi yang ditetapkan.Sekiranya bekalan telah diserahkan, bayaran boleh dibuat berdasarkan Invois, Nota Penghantaran dan surat setuju terima atau kontrak;

(xxv) mengambil tindakan berikut sekiranya bekalan atau perkhidmatan tidak dapat dibekalkan dalam tempoh yang telah ditetapkan:

(A) membatalkan surat setuju terima atau kontrak yang telah dikeluarkan;

(B) melantik pembekal baru; dan

(C) mengemukakan laporan kepada Kementerian Kewangan untuk mengambil tindakan terhadap pembekal;

(e) Tender - Bagi perolehan melebihi lima ratus ribu ringgit setahun, pelawaan secara tender terbuka hendaklah dilakukan sebagaimana yang digariskan di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 dan pekeliling semasa yang berkaitan. Tatacara perolehan adalah seperti berikut:

(i) menyediakanspesifikasiatauskopbagi bekalan atau perkhidmatan secara terperinci di dalam dokumen tender yang hendak dilaksanakan;

(ii) mengiklankan tender di akhbar-akhbar tempatan sekurang-kurangnya satu akhbar harian utama Bahasa Melayu. Perkara-perkara berikut hendaklah dinyatakan di dalam iklan tender:

53

(A) agensi yang memanggil tender;

(B) tajuk tender yang diiklankan;

(C) jenis tender sama ada terbuka dan atau dikhaskan kepada Bumiputera;

(D) syarat-syarat kelayakan petender bagi tender bekalan dan perkhidmatan hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang dan sub-bidang yang berkenaan;

(E) tempat, tarikh dan masa dokumen tender dijual;

(F) tempat, tarikh dan masa bagi lawatan tapak, jika berkenaan;

(G) harga dan cara bayaran dokumen tender; dan

(H) tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup;

(iii) mempamerkan pemberitahuan tender di papan kenyataan awam dan laman web Suruhanjaya selain daripada mempelawa tender melalui iklan di akhbar;

(iv) memastikan tempoh pelawaan tender adalah sekurang-kurangnya dua puluh satu hari bagi tender tempatan dan penutupan pelawaan adalah pada jam 12.00 tengah hari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan. Dokumen yang sampai atau diserahkan selepas jam 12.00 tengah hari hendaklah ditolak;

(v) semua tawaran yang diterima bagi sesuatu permohonan akan dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender yang telah dilantik oleh

Pengerusi Eksekutif atau wakilnya;

(vi) menubuhkan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga bagi menilai semua tawaran berdasarkan kepada spesifikasiyang telah ditentukan. Ahlinya hendaklah terdiri daripada Pegawai dan Kakitangan yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang perolehan tersebut. Kedua-dua jawatankuasa hendaklah menyediakan dan menyerahkan laporan kepada Unit Perolehan;

(vii) kertas taklimat tender hendaklah disediakan oleh Urusetia Perolehan dengan mengambil kira laporan penilaian teknikal dan harga untuk dibentangkan kepada pihak berkuasa melulus iaitu Lembaga Perolehan;

(viii) membentang kertas taklimat tender untuk pertimbangan dan keputusan Lembaga Perolehan. Minit mesyuarat hendaklah disediakan;

(ix) keputusan yang tidak sebulat suara hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan;

(x) mengeluarkan surat niat kepada petender yang berjaya untuk proses rundingan mengenai kontrak tender berkenaan;

(xi) surat setuju terima hendaklah dikeluarkan kepada petender yang berjaya;

(xii) memastikan petender yang berjaya mengembalikan akuan

54

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

setuju terima dalam tempoh empat belas hari dari tarikh surat setuju terima;

(xiii) mendapatkan Bon Pelaksanaan dalam tempoh tiga puluh hari dari tarikh surat setuju terima. Kadar Bon Pelaksanaan bagi tender yang bernilai melebihi lima ratus ribu ringgit adalah 5%. Bon Pelaksanaan boleh dibuat sama ada dalam bentuk:

(A) jaminan bank atau syarikat kewangan;

(B) jaminan Bank Islam;

(C) jaminan insuran; atau

(D) jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful; atau

(E) jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan Malaysia Berhad (BPMB) atau Bank Perusahaan Kecil dan Sederhana Malaysia Berhad (SME Bank);

(xiv) menyediakan dokumen kontrak serta ditandatangani oleh pihak yang terlibat tidak lewat dari empat bulan daripada tarikh surat setuju terima dikeluarkan; dan

(xv) memastikan petender telah melaksana dan menyempurnakan bekalan atau perkhidmatan dengan memuaskan dan sempurna. Bayaran hendaklah dibuat mengikut terma pembayaran seperti yang dipersetujui.

(2) Walau apa pun yang dinyatakan dalam peraturan ini, Suruhanjaya boleh membuat perolehan ke atas bekalan atau perkhidmatan secara pembelian

terus, sebut harga atau tender sekiranya bekalan atau perkhidmatan tersebut tidak menepati spesifikasi atau ianyadapat diperolehi dengan harga yang munasabah, kompetitif dan kualiti yang lebih baik daripada perolehan melalui kontrak pusat.

Tatacara Perolehan Kerja

148. Kerja Yang Tidak Melebihi Lima Ratus Ribu Ringgit

(1) Perolehan kerja-kerja yang tidak melebihi lima ratus ribu ringgit boleh dibuat seperti berikut:

(a) kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal bernilai tidak melebihi seratus ribu ringgit menggunakan Jadual Kadar Kejuruteraan Awam yang telah diluluskan oleh Perbendaharaan hendaklah dirujuk sebagai “kerja-kerja requisition”. Perolehan secara requisition terbahagi kepada dua iaitu:

(i) kerja yang bernilai tidak melebihi dua puluh ribu ringgit - Perolehan dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkenaan dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan. Lantikan terus bagi kerja hendaklah menggunakan Pesanan Tempatan atau inden kerja sebagai dokumen untuk pembelian atau perolehan mengikut mana yang berkaitan; dan

(ii) kerja yang bernilai melebihi dua puluh ribu ringgit hingga seratus ribu

55

ringgit - pemilihan kontraktor dibuat secara adil melalui undian atau pusingan di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan sub kepala yang berkenaan dan CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan;

(b) kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam hendaklah dirujuk sebagai “kerja-kerja bukan requisition”.

(2) Tatacara perolehan kerja-kerja bukan requisition terbahagi kepada dua iaitu:

(a) Kerja yang bernilai tidak melebihi dua puluh ribu ringgit - perolehan dibuat secara Lantikan Terus. Tatacara perolehan adalah:

(i) spesifikasi kerja hendaklahdisediakan dengan jelas supaya kontraktor mendapat gambaran yang tepat tentang kerja dan anggaran kos kerja yang akan dilaksanakan;

(ii) mempelawa mana-mana kontraktor tempatan kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan sub kepala yang berkenaan dan CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan;

(iii) pelantikan boleh dibuat berdasarkan kepada mana-mana kontraktor di daerah atau negeri berkaitan yang diketahui menawarkan harga berpatutan. Walau bagaimanapun, panggilan tawaran harga hendaklah dibuat untuk tujuan perbandingan harga;

(iv) sekiranya kontraktor di daerah

atau negeri berkenaan tidak dapat membekal oleh sebab-sebab tertentu, kontraktor dari daerah atau negeri berhampiran atau sempadan boleh dipelawa;

(v) setiap tawaran yang diterima hendaklah dikaji dan dibuat justifikasisebelumdisyorkanuntukpelantikan;

(vi) jika nilai perolehan melebihi dua puluh ribu ringgit, tawaran harga tersebut hendaklah terbatal dan tatacara perolehan melalui sebut harga hendaklah dilaksanakan;

(vii) setelah keputusan dibuat oleh pihak berkuasa melulus, Pesanan Tempatan hendaklah dikeluarkan sebagai dokumen pesanan kerja kepada kontraktor yang berjaya;

(viii) memastikan kontraktor yang dilantik melaksanakan kerja berdasarkan spesifikasi yangditetapkan;

(ix) memeriksa dan menyemak kerja-kerja yang dilaksanakan mengikut spesifikasi yang ditetapkan.Sekiranya kerja telah disiapkan, bayaran boleh dibuat berdasarkan Pesanan Tempatan, invois dan perakuan siap kerja;

56

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(x) mengambil tindakan berikut sekiranya kerja tidak disiapkan dalam tempoh yang telah ditetapkan:

(A) membatalkan Inden Kerja atau Pesanan Tempatan yang telah dikeluarkan;

(B) melantik kontraktor baru; dan

(C) mengemukakan laporan kepada PKK untuk diambil tindakan tatatertib terhadap kontraktor;

(b) kerja yang bernilai melebihi dua puluh ribu ringgit hingga lima ratus ribu ringgit - Perolehan hendaklah dibuat secara sebut harga. Perolehan kerja yang dilaksanakan secara sebut harga tidak dibenarkan menggunakan perkhidmatan perunding. Sekiranya tidak berkemampuan, rujukan hendaklah dibuat kepada Jabatan Teknikal iaitu Jabatan Kerja Raya (JKR), Jabatan Pengaliran dan Saliran (JPS) dan sebagainya. Perolehan kerja secara pakej adalah dibenarkan merangkumi kerja induk dan kerja melibatkan Wang Kos Prima seperti kerja-kerja mekanikal dan elektrik. Walau bagaimanapun, kontraktor induk hendaklah disyaratkan melantik subkontraktor yang berdaftar dengan PKK dalam kelas, kepala dan sub-kepala yang bersesuaian serta CIDB dalam gred yang berkaitan.

Tatacara perolehan adalah:

(i) menyediakan spesifikasi teknikalbagi perolehan yang hendak dilaksanakan;

(ii) menyediakan dokumen sebut harga bagi perolehan kerja menggunakan borang atau format JKR atau

JPS yang diubah suai mengikut keperluan Suruhanjaya;

(iii) dokumen sebut harga hendaklah dinyatakan secara terperinci bagi memudahkan pembekal mendapatkan gambaran yang jelas berhubung dengan perolehan berkenaan dan mengandungi perkara-perkara berikut:

(A) arahan kepada penyebut harga;

(B) syarat-syarat sebut harga;

(C) borang sebut harga termasuk Ringkasan Sebut Harga atau Senarai Kuantiti;

(D) spesifikasi;

(E) Pelan Tapak Bina dan Lukisan Teknikal jika ada;

(F) Jadual Kadar Harga; dan

(G) Pengalaman dan senarai kerja dalam tangan;

(iv) mempelawa sekurang-kurangnya lima sebut harga mengikut nilai perolehan seperti berikut:

(A) nilai yang melebihi dua puluh ribu ringgit tetapi tidak melebihi dua ratus ribu ringgit, pelawaan hendaklah di kalangan kontraktor tempatan Kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan; dan

(B) nilai yang melebihi dua ratus ribu ringgit tetapi tidak melebihi lima ratus ribu ringgit, pelawaan hendaklah dipelawa daripada kalangan kontraktor tempatan

57

Kelas E yang berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan;

(v) maksud kontraktor tempatan bagi perolehan kerja untuk kontraktor Kelas F adalah kontraktor yang berdaftar dengan PKK di daerah berkenaan dan CIDB. Sekiranya bilangan kontraktor di daerah berkenaan tidak mencukupi, kontraktor di daerah berhampiran atau sempadan boleh dipelawa. Maksud kontraktor tempatan bagi perolehan kerja untuk kontraktor Kelas E adalah kontraktor yang berdaftar dengan PKK di negeri berkenaan dan CIDB. Sekiranya bilangan kontraktor di negeri berkenaan tidak mencukupi, kontraktor di negeri berhampiran atau sempadan boleh dipelawa;

(vi) tempoh minimum pelawaan sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh hari dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan dan laman web di sepanjang tempoh tersebut. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada melalui serahan tangan, pos berdaftar atau pos laju;

(vii) satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga dan semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk pengawalan. Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu tawaran sebut harga sahaja.

Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan;

(viii) bagi sebut harga kerja, memadai tawaran dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja;

(ix) anggaran harga oleh Suruhanjaya bagi setiap sebut harga hendaklah disediakan dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga. Penutupan sebut harga adalah pada jam 12.00 tengah hari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan. Dokumen yang sampai atau diserahkan selepas jam 12.00 tengah hari hendaklah ditolak;

(x) sebut harga yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam Peti Sebut Harga berkunci. Semua sebut harga hendaklah dialamatkan dan diserahkan dalam sampul surat yang berlakri dan ditulis nombor rujukan sebut harga sebelum ianya dibuka;

(xi) jika bilangan pelawaan sebut harga yang dikehendaki tidak mencukupi, Urus Setia Sebut Harga atau Unit Perolehan hendaklah berpuas hati bahawa bilangan pembekal adalah kurang daripada lima. Kelulusan Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah diperolehi bagi meneruskan proses kelulusan dengan bilangan sebut harga kurang dari lima;

(xii) semua sebut harga yang diterima bagi sesuatu permohonan hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang telah dilantik

58

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

oleh Pengerusi Eksekutif atau wakilnya;

(xiii) laporan penilaian hendaklah disiapkan dalam tempoh empat belas hari dari tarikh terimaan dokumen daripada Unit Perolehan. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa;

(xiv) kemampuan kewangan pembekal hendaklah juga dinilai bagi sebut harga bernilai melebihi dua ratus ribu ringgit hingga lima ratus ribu ringgit iaitu dari segi modal minimum sekurang-kurangnya 1.5% daripada anggaran harga jabatan;

(xv) menyediakan kertas taklimat berdasarkan perakuan Jawatankuasa Sebut Harga serta mengesyorkan tawaran yang paling baik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Suruhanjaya dan spesifikasisebut harga untuk pertimbangan pihak berkuasa melulus iaitu Jawatankuasa Sebut Harga. Jika tawaran yang terendah tidak disetuju terima oleh Jawatankuasa Sebut Harga, sebab- sebab penolakan tawaran hendaklah dinyatakan dalam keputusan sebut harga;

(xvi) perbincangan dan keputusan oleh Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas;

(xvii) keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dibuat secara sebulat suara dan tidak melebihi had nilai sebut harga. Keputusan yang tidak sebulat suara atau melebihi had nilai sebut harga hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan untuk keputusan;

(xviii) melantik kontraktor dengan mengeluarkan inden atau surat setuju terima atau kontrak setelah spesifikasidankosdiluluskan;

(xix) keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan Suruhanjaya dengan menyatakan nama kontraktor yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap atau penghantaran secepat mungkin selepas inden atau surat setuju terima dikeluarkan;

(xx) memastikan kontraktor yang berjaya mengembalikan akuan setuju terima dalam tempoh empat belas hari dari tarikh surat setuju terima;

(xxi) mendapatkan Bon Pelaksanaan dalam tempoh tiga puluh hari dari tarikh inden atau surat setuju terima. Kadar Bon Pelaksanaan bagi sebut harga yang bernilai melebihi dua ratus ribu ringgit adalah sebanyak 5%. Bon Pelaksanaan adalah dikecualikan bagi perolehan yang bernilai kurang dua ratus ribu ringgit. Bon Pelaksanaan boleh dibuat sama ada dalam bentuk:

(A) jaminan bank;

(B) jaminan insuran;

59

(C) jaminan syarikat kewangan;

(D) jaminan Bank Islam; atau

(E) jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful.

(xxii) sekiranya kontraktor tidak mengemukakan Bon Pelaksanaan, kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) hendaklah diguna pakai seperti mana yang ditetapkan dalam peraturan mengenai tatacara pengurusan tender yang berkuat kuasa;

(xxiii) melantik kontraktor dengan mengeluarkan surat setuju terima atau kontrak setelah spesifikasidan kos diluluskan;

(xxiv) memastikan kontraktor yang dilantik menjalankan kerja berdasarkan spesifikasi yangditetapkan;

(xxv) memeriksa dan menyemak kerja yang dilakukan mengikut spesifikasi yang ditetapkan.Sekiranya kerja telah disiapkan, bayaran boleh dibuat berdasarkan surat setuju terima atau kontrak dan invois; dan

(xxvi) mengambil tindakan berikut sekiranya kerja tidak dapat disiapkan dalam tempoh yang telah ditetapkan:

(A) membatalkan surat setuju terima atau kontrak yang telah dikeluarkan;

(B) melantik pembekal baru; dan

(C) mengemukakan laporan

kepada Perbendaharaan untuk diambil tindakan tatatertib terhadap pembekal.

(3) Perolehan kerja-kerja elektrik boleh dibuat seperti berikut:

(a) bagi kerja-kerja yang bernilai tidak melebihi lima puluh ribu ringgit, ia boleh dipelawa secara requisition dengan menggunakan Jadual Kadar Kerja Elektrik yang diluluskan oleh Perbendaharaan;

(b) bagi semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi lima puluh ribu ringgit hingga lima ratus ribu ringgit, ia hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar dengan PKK di bawah kelas elektrik yang berkaitan dan CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan. Semua kerja elektrik yang bernilai sehingga seratus ribu ringgit adalah dikhaskan kepada kontraktor Bumiputera sahaja; dan

(c) tatacara perolehannya adalah sama seperti kerja-kerja requisition dan bukan requisition.

Kerja Bernilai Melebihi Lima Ratus Ribu Ringgit

(4) Bagi perolehan melebihi lima ratus ribu ringgit setahun, syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi:

(a) pelawaan secara tender terbuka hendaklah dilakukan sebagaimana yang digariskan di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 dan pekeliling semasa yang berkaitan;

(b) bagi tender terhad, kelulusan Perbendaharaan hendaklah diperolehi terlebih dahulu;

60

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(c) Jabatan Teknik iaitu Jabatan Kerja Raya (JKR), Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS) hendaklah dirujuk terlebih dahulu untuk mendapatkan pelepasan sebelum melaksanakan sendiri sesuatu projek kerja yang kos projeknya melebihi RM5 juta;

(d) sekiranya Jabatan Teknikal tidak berkemampuan untuk melakukan kerja-kerja tersebut atau tidak memberi jawapan dalam tempoh empat belas hari, Suruhanjaya boleh melaksanakannya dengan menggunakan perkhidmatan perunding berdasarkan prosedur dan peraturan perolehan perkhidmatan perunding yang berkuat kuasa; dan

(e) pelawaan tender kerja hendaklah dibuat berdasarkan had kewangan seperti berikut:

(i) tender kerja yang dianggarkan bernilai tidak melebihi RM30 juta hendaklah dipelawa kepada syarikat yang seratus peratus milik warganegara;

(ii) tender kerja yang dianggarkan bernilai antara tiga puluh juta ringgit hingga lima puluh juta ringgit hendaklah dipelawa kepada:

(A) syarikat yang seratus peratus milik warganegara; atau

(B) syar ika t tempatan yang disenaraikan di Bursa Malaysia, iaitu syarikat-syarikat yang ditubuh dan diperbadankan di Malaysia oleh warganegara dengan syarat pegangan saham individu asing tidak melebihi tiga puluh peratus dan lembaga pengarah, pengurusan dan pekerja dianggotai seratus peratus oleh warganegara.

(iii) tender kerja yang dianggarkan bernilai melebihi lima puluh juta ringgit hendaklah dipelawa kepada:

(A) syarikat yang seratus peratus milik warganegara;

(B) s y a r i k a t t e m p a t a n y a n g disenaraikan di Bursa Malaysia;

(C) syarikat usahasama yang diperbadankan di Malaysia tanpa mengambil kira sama ada ia disenaraikan di BSKL atau tidak

dengan syarat pegangan ekuiti asing tidak melebihi 49% dan majoriti ahli Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara Malaysia.

(5) Tatacara perolehan secara tender hendaklah seperti berikut:

(a) menentukan jenis projek yang hendak dilaksanakan dan disediakan skop kerja dan dokumen tender;

(b) mengiklankan tender di akhbar-akhbar tempatan sekurang-kurangnya satu akhbar harian utama Bahasa Melayu.

Perkara-perkara berikut hendaklah dinyatakan di dalam iklan tender:

(i) agensi yang memanggil tender;

(ii) tajuk tender yang diiklankan;

(iii) jenis tender sama ada terbuka dan atau dikhaskan kepada Bumiputera;

(iv) syarat-syarat kelayakan petender bagi tender bekalan dan perkhidmatan hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang dan sub-bidang yang berkenaan;

(v) tempat, tarikh dan masa dokumen tender dijual;

(vi) tempat, tarikh dan masa bagi lawatan tapak, jika berkenaan;

61

(vii) harga dan cara bayaran dokumen tender; dan

(viii) tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup, mempamerkan pemberitahuan tender di papan kenyataan awam dan laman web selain daripada mempelawa tender melalui iklan di akhbar;

(c) memastikan tempoh pelawaan tender adalah sekurang- kurangnya dua puluh satu hari bagi tender tempatan dan penutupan pelawaan adalah pada jam 12.00 tengah hari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan. Dokumen yang sampai atau diserahkan selepas jam 12.00 tengah hari hendaklah ditolak;

(d) semua tawaran yang diterima bagi sesuatu permohonan hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender yang telah dilantik oleh Pengerusi Eksekutif atau wakilnya;

(e) menubuhkan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga bagi menilai semua tawaran berdasarkan spesifikasi yang telahditentukan. Bagi tender selain daripada tender yang berasaskan konsep Turnkey atau Design and Build, ia bolehlah dibuat oleh satu Jawatankuasa Penilaian sahaja;

(f) ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah terdiri daripada Pegawai dan Kakitangan yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang perolehan tersebut. Kedua-dua jawatankuasa hendaklah menyedia dan menyerahkan laporan kepada Unit Perolehan;

(g) Urusetia Perolehan hendaklah menyediakan kertas taklimat tender dengan mengambil kira laporan penilaian teknikal dan harga untuk dibentangkan kepada pihak berkuasa melulus iaitu

Lembaga Perolehan SKM;

(h) Urusetia Perolehan hendaklah membentang kertas taklimat tender untuk pertimbangan dan keputusan Lembaga Perolehan dan menyediakan minit mesyuarat;

(i) keputusan yang tidak sebulat suara hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan;

(j) mengeluarkan surat niat kepada petender yang berjaya untuk proses rundingan mengenai kontrak tender berkenaan;

(k) mengeluarkan surat setuju terima kepada petender yang berjaya dan petender yang tidak berjaya hendaklah dimaklumkan melalui surat;

(l) memastikan petender yang berjaya mengembalikan akuan setuju terima dalam tempoh empat belas hari dari tarikh surat setuju terima;

(m) mendapatkan bon pelaksanaan dalam tempoh tiga puluh hari dari tarikh surat setuju terima. Kadar bon pelaksanaan bagi tender kerja 5% daripada jumlah harga kontrak. Bon pelaksanaan boleh dibuat sama ada dalam bentuk:

(i) jaminan bank;

(ii) jaminan insuran;

(iii) jaminan syarikat kewangan;

(iv) jaminan Bank Islam;

(v) jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful; atau

(vi) Wang Jaminan Pelaksanaan;

(n) menyediakan dokumen kontrak serta ditandatangani oleh pihak yang terlibat tidak lewat dari empat bulan daripada tarikh surat setuju terima dikeluarkan; dan

(o) memastikan petender telah melaksana

dan menyempurnakan kerja dengan

62

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

memuaskan dan sempurna. Bayaran hendaklah dibuat mengikut terma pembayaran seperti yang dipersetujui.

Perolehan Melalui Rundingan Terus

149. Perolehan secara rundingan terus hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Perbendaharaan kecuali yang dibenarkan melalui Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa seperti perolehan kenderaan, perkhidmatan latihan secara pakej dan perolehan berkaitan Information and Communication Technology (ICT) dan rangkaian internet.

Kuasa Melulus Perolehan

150. (1) Pengerusi Eksekutif hendaklah menentukan Pegawai dan Kakitangan yang berkenaan untuk membuat perolehan secara Pembelian Terus dan nilai had perolehan tersebut di peringkat Ibu Pejabat atau Negeri dari semasa ke semasa.

(2) Kuasa meluluskan Perolehan secara Sebut Harga dan Tender di Ibu Pejabat Suruhanjaya adalah seperti berikut:

(3) Kuasa meluluskan Perolehan secara Sebut Harga di Peringkat Negeri adalah seperti berikut:

Jawatankuasa-Jawatankuasa DalamPerolehan

151. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Atau Tender

(1) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau Tender hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pengerusi Eksekutif dan keahliannya hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang Pegawai dan Kakitangan di mana seorang daripadanya hendaklah daripada Pegawai dan Kakitangan Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri daripada mereka yang berlainan daripada Ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Ahli Jawatankuasa Penilaian Harga.

(2) Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau Tender adalah seperti yang berikut:

(a) membuka peti tawaran pada waktu dan tarikh yang ditetapkan;

JENIS PEROLEHAN

NILAI PEROLEHAN

KUASA MELULUS

Jawatankuasa Sebut Harga yang dilantik oleh PengerusiEksekutif

Lembaga Perolehan ‘A’

Lembaga Perolehan ‘B’

KementerianKewangan

Lembaga Perolehan ‘A’

Lembaga Perolehan ‘B’

Melebihi RM50,000 Sehingga RM500,000

Melebihi RM20 jutaSehingga RM100 juta

Melebihi RM500,000Sehingga RM20 juta

Melebihi RM100 juta

Melebihi RM5 juta sehingga RM10 juta

Di bawah RM5 juta

Sebut Harga

Tender

TenderTerhad

JENIS PEROLEHAN

NILAI PEROLEHAN

KUASA MELULUS

Jawatankuasa Sebut Harga di Peringkat Negeri yang dilantik oleh Pengerusi Eksekutif

Melebihi RM50,000 Sehingga RM100,000

Sebut Harga

Sebut Harga

Melebihi RM100,000 Sehingga RM500,000

Jawatankuasa Sebut Harga di peringkat Ibu Pejabat Suruhanjaya yang dilantik oleh Pengerusi Eksekutif

63

(b) membuka setiap tawaran sebut harga atau tender dan memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut harga yang diterima;

(c) mengesahkan penyebut harga atau petender yang telah mengemukakan semua dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan;

(d) menyedia dan melengkapkan borang Jadual Sebut Harga atau Tender dengan mencatatkan nama penyebut harga atau petender, tawaran harga, tempoh siap atau tempoh penyerahan dan seterusnya menandatangani borang tersebut. Nama dan jawatan semua ahli jawatankuasa hendaklah dicatatkan di borang Jadual Sebut Harga atau Tender;

(e) menandatangani ringkas pada helaian yang menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau taipan dalam dokumen sebut harga atau tender;

(f) memastikan tawaran harga dan

tawaran teknikal dikemukakan dalam dua sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi sebut harga atau tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga atau tender bagi kerja, memadai dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja;

(g) memastikan bahawa nama penyebut harga atau petender tidak tercatat di dalam dokumen teknikal penyebut harga atau petender. Sekiranya terdapat nama atau tanda syarikat dalam dokumen teknikal maka ianya hendaklah dicatatkan dalam borang jadual sebut harga atau tender; dan

(h) Borang Jadual Sebut Harga atau Tender hendaklah dipamerkan di papan tanda yang mudah dilihat oleh orang awam sekurang-kurangnya bagi tempoh dua minggu.

Jawatankuasa Penilaian

152. Penilaian sebut harga bekalan atau perkhidmatan hendaklah dibuat oleh dua jawatankuasa berasingan iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. Penilaian sebut harga kerja boleh dibuat oleh satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.

Jawatankuasa Penilaian Teknikal

153. (1) Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pengerusi Eksekutif dan keahliannya hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga orang Pegawai dan Kakitangan di mana seorang daripadanya hendaklah merupakan Pegawai dan Kakitangan daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

(2) Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah dianggotai oleh Pegawai dan Kakitangan yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan mengenai kerja atau barangan atau perkhidmatan sebutharga atau tender berkenaan. Sekiranya Suruhanjaya tidak mempunyai kepakaran dalaman, maka pegawai dari agensi lain yang mempunyai kepakaran yang berkenaan boleh dijemput bagi menganggotai Jawatankuasa ini.

(3) Jawatankuasa ini hendaklah membuat penilaian secara mendalam dan terperinci bagi memastikan penilaian yang dibuat adalah berasaskan kepada spesifikasi.Penilaian ini hendaklah dibuat secara penilaian di atas kertas, penyataan

64

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

pematuhan (statement of compliance) dan penilaian teknikal.

(4) Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran hendaklah tidak dibenarkan.

Jawatankuasa Penilaian Harga

154. (1) Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pengerusi Eksekutif dan keahliannya terdiri dari sekurang-kurangnya dua orang Pegawai dan Kakitangan di mana seorang daripadanya hendaklah merupakan Pegawai dan Kakitangan daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

(2) Penilaian harga hendaklah mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing).

(3) Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran hendaklah tidak dibenarkan.

(4) Penerangan lanjut berkaitan tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah merujuk kepada Arahan Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Tender dan Garis Panduan Penilaian Tender di Agensi Kerajaan.

(5) Penilaian bagi Tender bekalan dan perkhidmatan hendaklah dibuat oleh

dua jawatankuasa berasingan iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. Penilaian tender kerja, selain daripada tender yang berasaskan konsep Turnkey atau Design and Build bolehlah dibuat oleh sebuah Jawatankuasa Penilaian sahaja.

(6) Ahli Jawatankuasa adalah dilarang menghubungi syarikat yang sedang dibuat penilaian. Sekiranya Jawatankuasa Penilaian memerlukan sebarang kepastian atau keterangan (clarification)berkaitan maklumat-maklumat di dalam dokumen sebut harga atau tender, permohonan hendaklah dibuat kepada Urus Setia.

Jawatankuasa Pelulus

155. (1) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah tertakluk kepada perkara-perkara berikut:

(a) Jawatankuasa Sebut Harga berkuasa mempertimbangkan menyetuju terima perolehan yang bernilai tidak melebihi lima ratus ribu ringgit;

(b) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pengerusi Eksekutif dan keahliannya hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga orang Pegawai dan Kakitangan dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional; dan

(c) Jawatankuasa Sebut Harga hanya boleh mempertimbang dan menyetujui terima sebut harga dengan syarat keputusan yang dibuat adalah sebulat suara dan tidak melebihi had nilai sebut harga. Keputusan yang tidak sebulat suara dan atau melebihi had nilai sebut harga hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa

65

Sebut Harga di Peringkat Ibu Pejabat atau Lembaga Perolehan mengikut mana yang berkenaan untuk keputusan.

(2) Lembaga Perolehan hendaklah tertakluk

kepada perkara-perkara berikut:

(a) Lembaga Perolehan berkuasa mempertimbang dan menyetuju perolehan yang bernilai melebihi lima ratus ribu ringgit tetapi tidak melebihi seratus juta ringgit;

(b) kuorum bagi mesyuarat Lembaga Perolehan hendaklah tidak kurang daripada tiga orang. Kehadiran wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan dalam Lembaga Perolehan ‘A’ adalah diwajibkan, manakala dalam Lembaga Perolehan ‘B’ kehadiran wakil Kementerian adalah diwajibkan;

(c) Tender yang nilainya melebihi had seratus juta ringgit hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan dan keputusan muktamad;

(d) Lembaga Perolehan hendaklah dipengerusikan oleh Pengerusi Eksekutif atau Timbalan Pengerusi Eksekutif sebagai pengerusi gantian;

(e) Lembaga Perolehan hendaklah mengambil kira perkara-perkara berikut dalam mempertimbang dan membuat keputusan:

(i) memberi keutamaan kepada petender Bumiputera;

(ii) memberi keutamaan kepada barang atau perkhidmatan tempatan;

(iii) dasar pemindahan teknologi;

(iv) dasar perolehan barangan import; dan

(f) hendaklah merujuk kepada Arahan Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Tender dan Garis Panduan Penilaian Tender di Agensi Kerajaan bagi penerangan lanjut berkaitan tugas dan tanggungjawab Lembaga Perolehan.

Pentadbiran Kontrak

Bayaran Pendahuluan

156. Bayaran pendahuluan bagi kontrak sebut harga boleh dibuat tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

(a) ia dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi dua ratus ribu ringgit hingga lima ratus ribu ringgit;

(b) Inden Kerja atau Pesanan Kerajaan telah ditandatangani dan dikeluarkan;

(c) polisi-polisi insuran seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan;

(d) jaminan bagi bayaran pendahuluan bagi bekalan atau perkhidmatan atau kerja hendaklah dikemukakan sama ada dalam bentuk jaminan bank, jaminan insuran, jaminan syarikat kewangan, jaminan Bank Islam atau jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful. Jaminan berkenaan hendaklah sama nilainya dengan bayaran pendahuluan;

(e) bayaran pendahuluan hendaklah dipohon pada peringkat awal kontrak dan tidak melebihi satu bulan dari

66

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

tarikh Inden Kerja atau Pesanan Kerajaan, mengikut mana yang berkaitan; dan

(f) bayaran pendahuluan hendaklah tidak dibenarkan bagi perolehan bekalan atau perkhidmatan atau siap kerja tidak melebihi tiga bulan.

Bayaran Balik Pendahuluan

157. (1) Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan atau perkhidmatan yang telah disempurnakan.

(2) Bagi kontrak kerja, potongan hendaklah selesai dibuat selewat-lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%.

(3) Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan, potongan hendaklah selesai pada tahap 75% bekalan atau perkhidmatan disempurnakan.

Arahan Perubahan Kerja

158. (1) Sesuatu perubahan daripada kontrak kerja bermaksud sebarang penyimpangan daripada perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan, spesifikasidanatausenaraikuantitisamaada dipinda, ditambah atau dikurangkan.

(2) Setiap perubahan daripada kontrak kerja hendaklah memenuhi kriteria berikut:

(a) tempoh kontrak masih berjalan semasa Arahan Perubahan Kerja dikeluarkan, kecuali dibenarkan di bawah syarat- syarat kontrak;

(b) perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal;

(c) bagi kerja tambahan, pelaksanaannya hendaklah di tapak bina kontrak; dan

(d) bagi kerja gantian, perubahan adalah di dalam skop kontrak asal dan kerja asal yang ditentukan dalam skop kontrak asal hendaklah dapat dikenal pasti dalam kerja-kerja gantian tersebut.

(3) Had nilai perubahan dan pihak berkuasa melulus adalah seperti berikut:

KAEDAH NILAI PERUBAHAN KUASA MELULUS

Jawatankuasa Sebut Harga dengan seorang Pegawai dan Kakitangan Teknikal sebagai ahli Jawatankuasa

Kementerian Kewangan

Lembaga Perolehan

Lembaga Perolehan

Kementerian Kewangan

Jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi 20% daripada nilai kontrak atau tidak melebihi RM100,000 mengikut mana yang terendah.

Jumlah perubahan kerja terkumpul melebihi 20% daripada nilai kontrak atau RM100,000.

Jika harga asal kontrak tidak melebihi RM10 juta dan jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi 10% daripada nilai kontrak ATAU jika harga asal kontrak melebihi RM10 juta dan jumlah perubahan kerja yang dicadangkan tidak melebihi RM1 juta.

Jika harga asal kontrak tidak melebihi RM20 juta dan jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi 20% atau jika harga asal kontrak melebihi RM20 juta dan jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi RM4 juta.

Dalam semua hal lain

Sebut Harga

Tender

67

Perubahan Dan Pelanjutan Tempoh Kontrak Untuk Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan

159. Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan sebut harga atau tender asal dengan syarat-syarat berikut:

(a) tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa semasa permohonan perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan;

(b) perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

(c) pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua tahun; dan

(d) perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak tidak dibenarkan bagi perolehan yang diuruskan secara sebut harga. Bagaimanapun, perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh penghantaran yang tidak melibatkan tambahan kos boleh dibenarkan bagi sebut harga dan tender tertakluk kepada syarat- syarat di dalam dokumen kontrak.

(e) Had nilai perubahan dan pihak berkuasa melulus:

Pelanjutan Masa (Extension Of Time atau EOT)

160. (1) Bagi memelihara kepentingan Suruhanjaya dan memastikan semua projek kerja disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan, pelanjutan masa yang pertama hendaklah diberi berasaskan satu tempoh yang dianggap berpatutan bagi kontraktor menyiapkan projek. Pelanjutan masa yang berulang kali hendaklah dielakkan.

(2) Permohonan pelanjutan masa bagi

tender kerja hendaklah dikemukakan dalam tempoh kontrak dan diluluskan oleh Pengarah. Pelanjutan masa bagi kontrak kerja secara sebut harga bernilai melebihi dua ratus ribu ringgit hingga lima ratus ribu ringgit hendaklah dibenarkan tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga terlebih dahulu.

(3) Selaras dengan itu, tindakan hendaklah diambil untuk memanjangkan tempoh sah laku Bank Guarantee berdasarkan EOT yang diluluskan.

KAEDAH NILAI PERUBAHAN KUASA MELULUS

Jawatankuasa Sebut Harga

Jawatankuasa Sebut Harga

Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.

Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.

Sebut Harga

Lembaga Perolehan

Lembaga Perolehan

Kementerian Kewangan

Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta.

Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta.

Dalam semua hal lain

Tender

68

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(4) Pelanjutan masa hendaklah dibenarkan sekiranya punca kelewatan projek adalah diluar kawalan kontraktor serta memenuhi peraturan dan syarat-syarat yang termaktub di dalam kontrak kerja atau perkhidmatan. Pelanjutan masa boleh diberi atas sebab-sebab berikut:

(a) oleh sebab Force Majeure;

(b) oleh sebab apa-apa keburukan cuaca yang luar biasa;

(c) kelewatan atau kerosakan yang disebabkan oleh mana- mana perkara luar jangka yang disebut dalam kontrak;

(d) arahan yang diberi oleh pegawai diberi kuasa yang mengakibatkan penangguhan projek;

(e) kelewatan disebabkan oleh Pegawai Penguasa berpunca dari arahan, lukisan, penamaan subkontraktor atau pembekal yang diperuntukkan dalam kontrak atau kelewatan yang disebabkan oleh Suruhanjaya dalam melaksanakan kerja kemahiran yang tidak menjadi sebahagian daripada kontrak;

(f) kelambatan memberi milik tapak bina mengikut kontrak;

(g) apa-apa tindakan yang berpunca dari penyatuan pekerja-pekerja setempat atau mogok atau tutup pintu; dan

(h) kontraktor tidak berupaya kerana sebab-sebab yang tidak dapat dikawal dan diramal olehnya dengan munasabah.

(5) Sekiranya kelewatan menyiapkan projek adalah berpunca daripada kelemahan di pihak kontraktor, Ganti Rugi Yang Ditentukan dan Ditetapkan atau Liquidated and Ascertained Damages

(LAD) hendaklah dikenakan terhadap kontraktor tersebut seperti yang termaktub dalam kontrak.

(6) Projek yang mana kemajuan pelaksanaannya telah mengalami kelewatan melebihi tiga bulan atau 30% daripada jadual yang ditetapkan boleh dianggap sebagai projek sakit. Justeru itu, tindakan penamatan kontraktor dan pelantikan kontraktor penyiap bagi projek sakit hendaklah diambil mengikut peraturan yang berkuat kuasa.

Tempoh Tanggungan Kecacatan

161. (1) Bagi kontrak kerja yang bernilai di antara dua ratus ribu ringgit hingga lima ratus ribu ringgit, tempoh tanggungan kecacatan hendaklah selama enam bulan dari tarikh kerja diperakukan siap. Dalam kes-kes tertentu oleh kerana jenis dan kerumitan kerja, tempoh tanggungan kecacatan yang lebih lama daripada enam bulan boleh dikenakan. Bagi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal, tempoh waranti ke atas alat-alat dan loji-loji hendaklah selama dua belas bulan.

(2) Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi lima ratus ribu ringgit, tempoh tanggungan kecacatan hendaklah sekurang-kurangnya dua belas bulan dari tarikh kerja diperakukan siap. Dalam kes- kes tertentu oleh kerana jenis dan kerumitan kerja, tempoh tanggungan kecacatan yang lebih lama daripada dua belas bulan boleh dikenakan. Bagi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal, tempoh waranti ke atas alat-alat dan loji-loji hendaklah selama dua belas bulan.

69

BAHAGIAN IVPELABURANDasar Pelaburan

162. Dasar Pelaburan Kumpulan Wang Suruhanjaya hendaklah selaras dengan kehendak seksyen 37 Akta, seksyen 5 Akta 61 dan lain-lain peraturan yang berkaitan yang termasuklah:

(a) Kumpulan Wang Suruhanjaya iaitu: (i) Kumpulan Wang Operasi

Suruhanjaya;

(ii) Kumpulan Wang Rizab Am; dan

(iii) lain-lain Kumpulan Wang yang diwujudkan atau diletak hak kepada Suruhanjaya; dan

(b) Kumpulan Wang Amanah Koperasi iaitu:

(i) Kumpulan Wang Amanah Pendidikan Koperasi;

(ii) Kumpulan Wang Amanah Pembangunan Koperasi;

(iii) Kumpulan Wang Pusat Koperasi;

(iv) Akaun Pelikuidasian Koperasi;

(v) Kumpulan Wang Likuiditi Pusat;

(vi) Akaun Deposit Koperasi; dan

(vii) lain-lain Akaun yang diwujudkan di bawah Kumpulan Wang Amanah.

Tanggungjawab

163. (1) Bahagian Pengurusan Dana hendaklah bertanggungjawab menjalankan fungsi pelaburan.

(2) Jawatankuasa Kewangan dan Pelaburan

Suruhanjaya yang dilantik oleh Lembaga Pengarah hendaklah bertanggungjawab untuk mengawasi perkara-perkara berikut:

(a) menentukan wujud dasar dan strategi pelaburan yang kukuh;

(b) memastikan wujud sistem pengurusan risiko pelaburan yang efektif;

(c) menentukan peruntukan Aset bagi pelaburan serta jenis-jenis instrumen pelaburan;

(d) memastikan modal yang diperuntukkan terpelihara dengan membuat pelaburan yang bersesuaian;

(e) memilih dan melantik pengurus atau perunding pelaburan, jika perlu;

(f) memantau dan menyemak prestasi pelaburan keseluruhan berbanding dengan objektif yang telah ditentukan termasuk prestasi pengurus atau perunding pelaburan;

(g) memastikan wujudnya mudah tunai bagi memenuhi keperluan operasi Suruhanjaya dan kegunaan sektor koperasi;

(h) mencadangkan kadar pulangan yang berpatutan ke atas dana-dana yang dilaburkan di bawah pengurusan Suruhanjaya secara telus; dan

(i) memastikan pendapatan yang optimum diperoleh daripada pelaburan dengan pendedahan risiko yang sewajarnya.

70

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Proses Pelaburan 164. Pegawai dan Kakitangan Bahagian

Pengurusan Dana hendaklah memastikan setiap pelaburan yang dijalankan mematuhi perkara-perkara berikut:

(a) jadual kematangan deposit atau pelaburan secara berkala hendaklah dikemaskinikan dengan:

(i) menyemak penyata atau sijil pelaburan yang matang bagi setiap kumpulan wang, penyata atau sijil pelaburan yang akan matang dan perancangan penggunaan wang;

(ii) menentukan penempatan pelaburan baru atau memperbaharui atau menebus pelaburan, jangkamasa pelaburan yang akan dibuat dan institusi kewangan yang akan dipilih;

(iii) mendapatkan kadar jangkaan pulangan untuk pelaburan; dan

(iv) menyediakan jadual cadangan pelaburan;

(b) pelaburan untuk Kumpulan Wang

Suruhanjaya dan Kumpulan Wang Amanah Koperasi hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Bahagian Pengurusan Dana;

(c) kajian hendaklah dibuat dengan menghubungi institusi kewangan untuk mendapatkan kadar persaingan jangkaan dividen yang terbaik;

(d) Pegawai dan Kakitangan Bahagian Pengurusan Dana hendaklah bertanggungjawab:

(i) menyediakan Dealing Chit bagi penempatan baru atau penebusan atau memperbaharui pelaburan;

(ii) mendapatkan pengesahan Dealing

Chit daripada Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa bagi penempatan baru atau penebusan atau memperbaharui pelaburan; dan

(iii) menyediakan dan mengemukakan surat persetujuan bagi penempatan baru atau penebusan atau memperbaharui pelaburan kepada institusi kewangan yang berkenaan.

Rekod-Rekod Pelaburan

165. Pegawai dan Kakitangan Bahagian Pengurusan Dana hendaklah bertanggungjawab menyenggara dan meyimpan rekod-rekod pelaburan seperti berikut:

(a) Dealing Chit;

(b) Buku Daftar Pelaburan;

(c) Surat Arahan Pelaburan;

(d) Surat Pengesahan Pelaburan; dan

(e) Sijil Pelaburan.

Pelaporan Dan Penyata

166. Pegawai dan Kakitangan Bahagian Pengurusan Dana hendaklah bertanggungjawab menyedia dan melaporkan prestasi pelaburan kepada:

(a) Lembaga;

(b) Jawatankuasa Kewangan dan Pelaburan Suruhanjaya;

(c) Jawatankuasa Pengurusan dan Kewangan Suruhanjaya; dan

(d) Jawatankuasa Kumpulan Wang Amanah Koperasi yang berkenaan.

Senarai Pelaburan Yang Dibenarkan DanSekatan Pelaburan

167. (1) Dalam melaksanakan pelaburan, Pegawai dan Kakitangan Bahagian Pengurusan Dana hendaklah mematuhi

71

Garis Panduan Pelaburan Suruhanjaya.

(2) Senarai pelaburan yang dibenarkan adalah seperti berikut:

(a) instrumen yang ditawarkan oleh institusi kewangan yang dilesenkan di Malaysia iaitu yang dilesenkan di bawah Akta 372, Akta 276, Akta 618, apa-apa Akta Parlimen yang lain yang mungkin dikuatkuasakan dari semasa ke semasa dan institusi–institusi lain yang diluluskan oleh Jawatankuasa Pelaburan dan Lembaga;

(b) akaun semasa berlandaskan syariah yang termasuklah:

(i) Liquidity Management Account (Call money);

(ii) Money Market;

(iii) Interbank deposit atau Mudharabah Interbank Investment;

(iv) Repurchase Agreement (REPO);

(v) Simpanan Tetap atau Pelaburan Mudharabah;

(vi) Bankers’ Acceptance atau Islamic Acceptance Bills (BA); dan

(vii) Negotiable Instrument of Deposit (NID);

(c) simpanan dengan koperasi iaitu simpanan dengan mana-mana koperasi kredit yang diluluskan oleh Lembaga;

(d) surat jaminan Kerajaan seperti:

(i) Bil Perbendaharaan Malaysia atau Malaysian Islamic Treasury Bills;

(ii) instrumen pelaburan yang dikeluarkan oleh Bank Negara Malaysia;

(iii) sekuriti Kerajaan Malaysia; dan

(iv) bon yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia sama ada konvensional (MGS) atau berlandaskan syariah (GII);

(e) Commercial Papers iaitu yang dikeluarkan oleh syarikat milik kerajaan dan syarikat berkaitan kerajaan yang mendapat penarafan sekurang-kurangnya P1 oleh RAM atau MARC;

(f) Private Debt Securities yang dikeluarkan oleh syarikat milik Kerajaan, syarikat berkaitan Kerajaan yang mendapat penarafan sekurang-kurangnya AA1 oleh RAM atau AA+ oleh MARC;

(g) tertakluk kepada sekatan-sekatan pelaburan iaitu:

(i) semua pelaburan hendaklah dalam Ringgit;

(ii) tempoh matang pelaburan dalam Bankers’ Acceptance tidak melebihi dua ratus hari;

(iii) pelaburan dalam instrumen jangka panjang seperti sekuriti Kerajaan dan private debt securities hendaklah mempunyai baki tempoh matang tidak melebihi lima tahun daripada tarikh pembelian;

(iv) simpanan atau deposit di dalam satu-satu institusi kewangan tidak boleh melebihi 30% daripada jumlah setiap Kumpulan Wang tertakluk kepada had maksima tiga puluh juta ringgit. Walau bagaimanapun, Lembaga boleh membuat pengecualian 40% daripada jumlah setiap Kumpulan Wang kepada Bank Rakyat atau lain-lain institusi yang diluluskan

72

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

oleh Jawatankuasa Pelaburan dan Lembaga;

(v) jumlah keseluruhan pelaburan dalam private debt securities tidak boleh melebihi 20% daripada jumlah setiap Kumpulan Wang;

(vi) pelaburan di dalam private debt securities yang dikeluarkan oleh sesuatu organisasi tidak boleh melebihi 10% daripada nilai setiap tawaran;

(vii) bagi Kumpulan Wang yang sebahagian besarnya diperlukan dalam jangka pendek seperti Kumpulan Wang Pusat Koperasi, Kumpulan Wang Operasi SKM, Akaun Deposit Koperasi, Kumpulan Wang Likuiditi Pusat dan Tabung Bantuan Bantuan Kecemasan, pelaburan dalam instrument jangka panjang iaitu termasuklah sekuriti kerajaan dan private debt securities tidak boleh melebihi 10% daripada jumlah setiap Kumpulan Wang; dan

(viii) bagi Kumpulan Wang yang sebahagian besarnya tidak diperlukan dalam jangka pendek seperti Kumpulan Wang Amanah Pendidikan Koperasi, Kumpulan Wang Amanah Pembangunan Koperasi dan Akaun Pelikuidasian Koperasi, pelaburan dalam instrument jangka panjang iaitu termasuklah sekuriti kerajaan dan private debt securities tidak boleh melebihi 90% daripada jumlah setiap Kumpulan Wang.

BAHAGIAN VSISTEM KAWALAN RISIKOKawalan Risiko Pasaran, Risiko Kredit DanRisiko Operasi

168. Pengerusi Eksekutif hendaklah bertanggungjawab mewujudkan struktur kawalan risiko bagi menangani risiko pasaran, risiko kredit dan risiko operasi. Struktur kawalan risiko SKM hendaklah:

(a) mempunyai sistem yang mantap bagi memproses setiap urusniaga;

(b) mempunyai satu struktur yang mantap dan mematuhi Dasar Pelaburan Suruhanjaya yang disediakan;

(c) mengasingkan tugas di antara Pegawai dan Kakitangan yang memproses dan melaksanakan pelaburan; dan

(d) memperuntukkan bahawa Audit Dalam hendaklah memastikan pematuhan oleh Suruhanjaya kepada Dasar Pelaburan Suruhajaya dan menyediakan pelaporan yang bebas.

73

BAHAGIAN VITATACARA PENGURUSAN ASETBAB I - TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH

Peranan Dan Tanggungjawab PengerusiEksekutif

169. Pengerusi Eksekutif hendaklah memastikan pengurusan Aset Alih Suruhanjaya dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di Suruhanjaya dengan melaksanakan perkara-perkara berikut:

(a) mewujudkan Unit Pengurusan Aset;

(b) melantik:

(i) Pegawai Aset di Suruhanjaya;

(ii) pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas Aset;

(iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan Pelupusan Aset; dan

(iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes Kehilangan Aset;

(c) menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Suruhanjaya (JKPAS); dan

(d) memastikan semua Aset Alih diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

Tugas Dan Tanggungjawab Unit PengurusanAset

170. Unit Pengurusan Aset hendaklah bertanggungjawab melaksanakan perkara-perkara berikut:

(a) menguruskan semua Aset Alih

Suruhanjaya di bawah kawalannya yang meliputi:

(i) penerimaan;

(ii) pendaftaran;

(iii) penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan;

(iv) penyelenggaraan;

(v) Pelupusan; dan

(vi) Kehilangan dan Hapuskira.

(b) menguruskan pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat;

(c) menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Suruhanjaya (JKPAS);

(d) menguruskan Pelupusan Aset Alih Suruhanjaya;

(e) menguruskan Kehilangan dan Hapuskira; dan

(f) menyelaras penyediaan laporan berikut:

(i) Harta Modal dan Inventori;

(ii) Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori;

(iii) Pelupusan Aset Alih Suruhanjaya; dan

(iv) tindakan Surcaj atau tatatertib.

Jawatankuasa Pengurusan Aset AlihSuruhanjaya (JKPAS)

171. (1) Keanggotaan JKPAS di Ibu Pejabat Suruhanjaya adalah seperti berikut:

Pengerusi: Pengerusi Eksekutif atau pegawai yang diwakilkan kuasa secara bertulis oleh Pengerusi Eksekutif.

74

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Setiausaha: Pegawai Aset Ibu Pejabat Ahli: Ketua Sektor Pengurusan dan Kewangan

Semua Ketua Bahagian atau Unit Pegawai-pegawai lain yang sesuai.

(2) Keanggotaan JKPAS di Negeri adalah seperti berikut:

Pengerusi: Pengarah Negeri Setiausaha: Pegawai Aset Negeri Ahli: Timbalan Pengarah Negeri Semua Ketua Bahagian atau

Pegawai Wilayah Pegawai-pegawai lain yang sesuai.

(3) Agenda mesyuarat JKPAS di Ibu Pejabat atau Negeri adalah seperti berikut:

(a) kedudukan Semasa Aset Alih;

(b) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih;

(c) Laporan Tindakan Pelupusan;

(d) Laporan Tindakan Surcaj atau Tatatertib; dan

(e) masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan Aset Alih.

(4) Bidang tugas JKPAS adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan Aset Alih Suruhanjaya.

(5) Mesyuarat JKPAS hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

Skop Tatacara Pengurusan Aset AlihSuruhanjaya

172. (1) Tatacara pengurusan Aset Alih Suruhanjaya ini adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori

yang meliputi skop seperti berikut:

(a) penerimaan;

(b) pendaftaran;

(c) penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan;

(d) penyelenggaraan;

(e) Pelupusan; dan

(f) Kehilangan dan Hapuskira.

(2) Harta Modal dan Inventori hendaklah mengandungi kategori Harta Modal dan Inventori yang ditetapkan seperti berikut:

(a) kategori bagi Harta Modal ialah:

(i) loji atau jentera berat;

(ii) kenderaan; dan

(iii) peralatan atau kelengkapan ICT atau telekomunikasi atau penyiaran atau perubatan atau pejabat atau makmal atau bengkel atau dapur atau sukan;

(b) kategori bagi Inventori ialah: (i) peralatan atau kelengkapan ICT

atau telekomunikasi atau penyiaran atau perubatan atau pejabat atau makmal atau bengkel atau dapur atau sukan.

(ii) perabot;

(iii) hamparan, hiasan dan langsir; dan

(iv) pinggan mangkuk. (3) Pengurusan kenderaan Suruhanjaya

hendaklah diuruskan selaras dengan peruntukan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2013 yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dan apa-apa pindaan kepadanya dari semasa ke semasa dan hendaklah terpakai dengan pengubahsuaian yang sewajarnya bagi tujuan Suruhanjaya.

75

Objektif Penerimaan Aset

173. Penerimaan Aset oleh Suruhanjaya hendaklah mematuhi objektif-objektif berikut:

(a) memastikan setiap Aset yang diterima menepatispesifikasiyangditetapkan;

(b) menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan

(c) memastikan Aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

Peraturan Penerimaan Aset

174. (1) Pengarah hendaklah melantik Pegawai dan Kakitangan sebagai Pegawai Penerima.

(2) Aset yang diterima hendaklah dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikaniamenepatispesifikasiyangditetapkan.

(3) Pemeriksaan teknikal oleh Pegawai Bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.

(4) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima Aset:

(a) menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan Aset yang diterima adalah betul;

(b) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya;

(c) sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan

‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”;

(d) setelah disemak dan diperiksa, Pegawai Aset atau Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Suruhanjaya seperti dalam KEW.PA-1 pada Jadual J jika terdapat kerosakan atau perselisihan;

(e) borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Pengarah hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal;

(f) Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa Aset diterima berserta dengan surat jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalamperjanjian pembelian; dan

(g) Pegawai Penerima hendaklah memastikan Aset yang diterima disertakan dengan manual penggunaan, jika ada.

Objektif Pendaftaran Aset

175. Pendaftaran Aset hendaklah mematuhi objektif-objektif berikut:

(a) mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(b) memudahkan pengesanan dan pemantauan;

(c) membolehkan keadaan Aset diketahui; dan

(d) memudahkan penyelenggaraan, Pelupusan dan penggantian Aset.

76

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Tempoh Pendaftaran Aset176. Setiap Aset hendaklah didaftarkan

dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

Pendaftaran Aset Hadiah177. Aset yang diterima secara hadiah

bagi tujuan pameran atau latihan atau pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walau bagaimanapun, Suruhanjaya hendaklah mewujudkan satu senarai daftar Aset berkenaan bagi tujuan rekod.

Punca Maklumat Pendaftaran Aset178. Bagi mendaftar Aset, dokumen berikut

boleh dirujuk: (a) Aset yang dibeli:

(i) Pesanan Rasmi Kerajaan; (ii) nota serahan;

(iii) invois;

(iv) dokumen kontrak; (v) kad jaminan;

(vi) manual Pengguna; dan

(vii) dokumen-dokumen lain yang berkaitan;

(b) Aset yang disewa beli:

(i) Surat Ikatan Perjanjian; dan

(ii) dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

(c) Aset yang diterima daripada sumber lain:

(i) salinan kad daftar jika Aset diterima secara pindahan; dan

(ii) surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap Aset berkaitan.

(d) Aset yang belum berdaftar seperti peruntukan perenggan (a), (b) dan (c) di atas, pendaftaran hendaklah berasaskan kepada maklumat fizikalAset berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

Dokumen Pendaftaran Aset

179. (1) Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu Aset, dokumen berikut hendaklah digunakan:

(a) Daftar Harta Modal seperti dalam KEW.PA-2 pada Jadual K; dan

(b) Daftar Inventori seperti dalam KEW. PA-3 pada Jadual L.

(2) Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi:

(a) format yang sama hendaklah diguna pakai;

(b) daftar hendaklah dicetak; dan

(c) ditandatangani oleh Pengarah.

Butiran Maklumat

180. Butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.

Pengesahan Pendaftaran Aset

181. Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut:

“Telah direkodkan pada....(tarikh) . Nombor siri pendaftaran Aset ....(seperti nombor pada daftar)”

Urusan Pendaftaran Aset

182. Pendaftaran Aset Alih Suruhanjaya hendaklah sentiasa mematuhi perkara-

77

perkara berikut:

(a) Pendaftaran:

(i) didaftarkan oleh Pegawai Aset di Suruhanjaya dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3;

(ii) satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan format seperti dalam KEW.PA-4 pada Jadual M dan Senarai Daftar Inventori seperti dalam KEW.PA-5 pada Jadual N hendaklah disediakan;

(iii) salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemukakan secara tahunan oleh Pegawai Aset Negeri kepada Ibu Pejabat untuk tujuan pemantauan Aset;

(iv) daftar Aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara berikut:

(A) penambahan atau penggantian atau penaiktarafan Aset;

(B) pemeriksaan Aset;

(C) Pelupusan; dan

(D) Hapuskira;

(b) Pelabelan Aset:

(i) semua Aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Suruhanjaya di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada Aset berkenaan. Bagi kenderaan khas yang digunakan untuk tujuan penyamaran dan risikan, Aset tersebut hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah dilihat; dan

(ii) setiap Aset hendaklah ditandakan dengan nombor siri pendaftaran yang dijana oleh sistem pengurusan Aset berkomputer seperti MyAset;

(c) Pergerakan Aset: pergerakan Aset bagi tujuan pinjaman

atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal atau Inventori seperti dalam KEW.PA-6 pada Jadual O;

(d) Penyimpanan daftar:

(i) KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci;

(ii) Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci; dan

(iii) daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi;

(e) Senarai Aset Di Lokasi seperti dalam (KEW.PA-7) pada Jadual P:

(i) senarai Aset mengikut lokasi Aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua salinan;

(ii) satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab; dan

(iii) senarai tersebut hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab.

78

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Penggunaan Aset183. (1) Penggunaan Aset Suruhanjaya

hendaklah mematuhi peraturan berikut:

(a) bagi tujuan rasmi sahaja;

(b) mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual atau buku panduan pengguna;

(c) dikendalikan oleh Pegawai dan Kakitangan yang mahir dan berkelayakan;

(d) hendaklah direkodkan; dan

(e) melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset seperti dalam KEW.PA-9 pada Jadual Q.

(2) Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Pengarah. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau tamat tempoh kelulusannya mengikut mana yang lebih awal.

Penyimpanan Aset184. (1) Aset Suruhanjaya hendaklah disimpan

di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelakkan berlakunya kerosakan atau Kehilangan Aset.

(2) Setiap Pegawai dan Kakitangan adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau Kehilangan Aset di bawah tanggungjawabnya.

(3) Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi dan mudah terdedah kepada

risiko Kehilangan hendaklah sentiasa di letakkan di bawah kawalan yang sewajarnya.

Pematuhan

185. Pegawai dan Kakitangan yang gagal mematuhi peraturan 183 dan 184 boleh dikenakan tindakan termasuk Surcaj.

Pemeriksaan Aset

186. (1) Pemeriksaan Aset hendaklah dibuat ke atas aspek-aspek berikut:

(a) fizikal;

(b) rekod; dan

(c) penempatan.

(2) Pemeriksaan hendaklah dibuat bagi:

(a) mengetahui keadaan dan prestasi Aset tersebut;

(b) memastikan setiap Aset mempunyai daftar atau rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan

(c) memastikan setiap Aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

(3) Pengerusi Eksekutif hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan Aset untuk membuat pemeriksaan ke atas Harta Modal dan Inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

(4) Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal seperti dalam KEW.PA-10 pada Jadual R dan Laporan Pemeriksaan Inventori seperti dalam KEW.PA-11

79

pada Jadual S. Pemeriksaan hendaklah dijalankan seperti berikut:

(a) peringkat Negeri - Pengarah Negeri dan dipanjangkan kepada Ketua Sektor Pengurusan dan Kewangan; dan

(b) peringkat Ibu Pejabat - Ketua Sektor Pengurusan dan Kewangan.

(5) Ketua Sektor Pengurusan dan Kewangan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori seperti dalam KEW.PA-12 pada Jadual T kepada Pengerusi Eksekutif selewat-lewatnya pada lima belas hari bulan Mac setiap tahun selepas pendaftaran Aset tersebut dan selagi Aset tersebut tidak dilupuskan.

(6) Pengerusi Eksekutif akan menandatangani KEW.PA-12 sebagai bukti pengesahan pemeriksaan Harta Modal dan Inventori telah dibuat oleh Negeri berkenaan bagi tahun tersebut.

(7) Kewajipan melakukan sendiri pemeriksaan mengejut sekurang-kurangnya sekali setahun hendaklah dilakukan oleh:

(a) Ketua Sektor Pengurusan dan Kewangan – bagi mana-mana Aset Suruhanjaya;

(b) Pengarah Pentadbiran – Aset Suruhanjaya di Ibu Pejabat; dan

(c) Pengarah Negeri – Aset Suruhanjaya Negeri.

Objektif Penyelenggaraan Aset

187. (1) Penyelenggaran Aset Alih Suruhanjaya hendaklah sentiasa mematuhi perkara-perkara berikut:

(a) memastikan Aset berfungsi dengan

lancar secara berterusan dan selamat digunakan;

(b) memelihara dan memanjangkan jangka hayat;

(c) meningkatkan keupayaan;

(d) mengurangkan kerosakan;

(e) menjimatkan perbelanjaan Suruhanjaya;

(f) menjamin keselamatan pengguna;

(g) mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan

(h) memelihara imej Suruhanjaya.

(2) Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:

(a) “Penyelenggaraan Pencegahan” (Preventive Maintenance) iaitu nyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menyenggara, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratursupaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

(b) “Penyelenggaraan Pemul ihan” (Corrective Maintenance) iaitu membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapatberfungsi mengikut piawaian yang ditetapkan.

Manual Penyelenggaraan Aset188. Setiap manual atau buku panduan

pengguna berkaitan Aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

Panduan Penyelenggaraan Aset189. Pegawai Aset adalah bertanggungjawab

untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:

(a) Menyediakan Senarai Aset Yang

80

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Memerlukan Penyelenggaraan: Aset yang memerlukan

penyelenggaraan hendaklah dikenalpasti dan disenaraikan seperti dalam KEW.PA-13 pada Jadual U;

(b) Merancang Penyelenggaraan: Aset yang memerlukan

penyelenggaraan hendaklah disenaraikan dan jadual penyelenggaraan juga hendaklah dirancang dan disediakan;

(c) Melaksanakan Program Penyelenggaraan:

penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu Aset itu memerlukan penyelenggaraan segera;

(d) Merekodkan Penyelenggaraan: setiap penyelenggaraan hendaklah

d i r e k o d k a n d a l a m D a f t a r Penyelenggaraan Harta Modal seperti dalam KEW.PA-14 pada Jadual V;

(e) Menilai Program Penyelenggaraan: penilaian hendaklah dibuat ke atas

program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:

(i) menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;

(ii) memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;

(iii) mengenalpasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan

(iv) membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang bersesuaian ke atas Aset berkenaan;.

(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta:

kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.

Objektif Pelupusan Aset

190. Pelupusan Aset Alih Suruhanjaya hendaklah sentiasa mematuhi perkara-perkara berikut:

(a) memastikan Suruhanjaya tidak menyimpan Aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan;

(b) menjimatkan ruang simpanan di pejabat;

(c) mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan

(d) membolehkan Aset milik Suruhanjaya dipindahkan ke pihak yang lain atas sebab-sebab tertentu.

Justifikasi Pelupusan Aset

191. Asetbolehdilupusberdasarkanjustifikasiberikut:

(a) tidak Ekonomi Dibaiki;

(b) usang atau obselete;

(c) rosak dan tidak boleh digunakan;

(d) luput tempoh penggunaan;

(e) keupayaan Aset tidak lagi di peringkat optimum;

(f) tiada alat ganti;

(g) pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;

(h) disyor selepas pemeriksaan Aset;

81

(i) tidak lagi diperlukan oleh Suruhanjaya;

(j) perubahan teknologi; dan

(k) melebihi keperluan.

Kuasa Melulus Pelupusan Aset

192. Setiap Aset yang hendak dilupuskan hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Pelupusan seperti berikut:

(a) Peringkat Ibu Pejabat: (i) nilai perolehan asal setiap Aset

melebihi lima puluh ribu ringgit atau jumlah keseluruhannya melebihi lima ratus ribu ringgit dan kenderaan

(ii) Keanggotaan Jawatankuasa Pelupusan Suruhanjaya di peringkat Ibu Pejabat adalah seperti berikut:

(A) Pengerusi-Ketua Sektor Pengurusan dan Kewangan

(B) Setiausaha-Pegawai Aset peringkat SKM Ibu Pejabat

(C) Penolong Setiausaha-Penolong Pegawai (Unit Pengurusan Aset)

(D) Ahli-ahli: (AA) Pengarah Bahagian

Pentadbiran;

(BB) Pengarah Bahagian Kewangan;

(CC) Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat;

(DD) Lembaga Pemeriksa; dan

(EE) pegawai teknikal (jika berkaitan dengan Pelupusan peralatan ICT);

(b) Peringkat Negeri: (i) nilai perolehan asal setiap Aset

tidak melebihi lima puluh ribu ringgit atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi lima ratus ribu ringgit.

(ii) Keanggotaan Jawatankuasa Pelupusan Suruhanjaya di peringkat Negeri adalah seperti berikut:

(A) Pengerusi-Pengarah Negeri;

(B) Setiausaha-Pegawai Aset peringkat Negeri;

(C) Penolong Setiausaha-Ketua Kerani/Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi); dan

(D) Ahli-ahli: (AA) Timbalan Pengarah

Negeri;

(BB) Penolong Pengarah (bilangan tidak dihadkan);

(CC) Lembaga Pemeriksa; dan

(DD) pegawai teknikal (jika berkaitan dengan Pelupusan peralatan ICT)

Urus Setia Jawatankuasa Pelupusan Aset

193. (1) Unit Pengurusan Aset adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Jawatankuasa Pelupusan.

(2) Tugas-tugas Urus Setia Jawatankuasa Pelupusan adalah seperti berikut:

(a) mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut seperti dalam KEW.PA-15 pada Jadual W;

(b) mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) seperti dalam KEW.PA16 pada Jadual X;

(c) mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa seperti dalam KEW.PA-17 pada Jadual Y;

(d) menyemak dan memastikan permohonan Pelupusan lengkap dan teratur;

82

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(e) mengemukakan permohonan Pelupusan kepada Jawatankuasa Pelupusan;

(f) memaklumkan kelulusan kepada Suruhanjaya untuk tindakan;

(g) memohon pelanjutan tempoh Pelupusan;

(h) memohon kelulusan meminda kaedah Pelupusan;

(i) melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurang-kurangnya Pegawai dan Kakitangan Sokongan bagi Pelupusan melalui kaedah pemusnahan;

(j) mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset seperti dalam KEW.PA-18 pada Jadual Z;

(k) mendapatkan Sijil Pelupusan Aset seperti dalam KEW.PA-19 pada Jadual A1 bagi semua Pelupusan yang telah dilaksanakan; dan

(l) menghantar KEW.PA-19 kepada Jawatankuasa Pelupusan.

Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16

194. (1) Borang Perakuan Pelupusan KEW.PA-16 (“PEP”) hendaklah digunakan bagi semua Aset mekanikal, teknikal, elektrikal dan elektronik seperti dalam Kembaran A pada Jadual A2 dan untuk perkakasan komputer hendaklah seperti dalam Kembaran B pada Jadual A3.

(2) Pengarah hendaklah merujuk kepada Jabatan Kerja Raya atau Jabatan yang mempunyai bengkel sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP.

(3) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai

Sistem Maklumat (Gred F) atau Pegawai dan Kakitangan lain yang dilantik oleh Suruhanjaya.

(4) Setiap PEP hendaklah disahkan oleh dua orang Pegawai dan Kakitangan yang mempunyai pengalaman sekurang-kurangnya tiga tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan Aset berkenaan.

(5) Nilai semasa Aset yang dinyatakan dalam PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu tahun sahaja. Sekiranya tempoh PEP tersebut melebihi satu tahun, Suruhanjaya hendaklah menyediakan PEP yang baru untuk mendapatkan pengesahan nilai semasa yang terkini.

Lembaga Pemeriksa

195. (1) Lembaga Pemeriksa hendaklah membuat pemeriksaan ke atas Aset yang hendak dilupuskan.

(2) Anggota Lembaga Pemeriksa hendaklah

terdiri daripada:

(a) sekurang-kurangnya dua orang Pegawai dan Kakitangan (seorang pengerusi dan seorang ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian Aset berkenaan;

(b) Pegawai dan Kakitangan yang mempunyai kepakaran memeriksa Aset, jika perlu;

(c) Pegawai dan Kakitangan daripada Pengurusan & Professional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; dan

(d) seorang pegawai daripada Kementerian atau Jabatan atau Agensi lain jika perlu,

dan tempoh pelantikan mereka hendaklah tidak melebihi dua tahun.

83

(3) Tugas-tugas Lembaga Pemeriksa adalah seperti berikut:

(a) menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan Suruhanjaya;

(b) memeriksa Aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu bulan dari tarikh diarahkan oleh Suruhanjaya;

(c) memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan;

(d) menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;

(e) mengesyorkan kaedah Pelupusan yang sesuai; dan

(f) menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Urusetia Pelupusan.

Tempoh Tindakan Pelupusan Aset

196. Tindakan Pelupusan Aset mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga bulan dari tarikh surat kelulusan dikeluarkan oleh Jawatankuasa Pelupusan Aset.

Pelanjutan Tempoh Pelupusan Aset

197. (1) Permohonan melanjutkan tempoh tindakan Pelupusan Aset hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Pelupusan selewat-lewatnya dalam tempoh dua minggu sebelum tamat tempoh untuk tindakan Pelupusan Aset tersebut. Pelanjutan tempoh untuk tindakan Pelupusan Aset tersebut hendaklah dibenarkan sekali sahaja.

(2) Sekiranya tindakan Pelupusan Aset tersebut tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, kelulusan tersebut hendaklah terbatal dan permohonan yang baru hendaklah dikemukakan bagi

memastikan nilai semasa Aset tersebut dan kesesuaian kaedah Pelupusan.

Pinda Kaedah Pelupusan Aset

198. Permohonan untuk meminda kaedah Pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Pelupusan sebelum tamat tempoh kelulusan Pelupusan. Sekiranya tempoh tindakan Pelupusan telah tamat, kelulusan Pelupusan tersebut hendaklah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

Kaedah Pelupusan Aset

199. Dalam urusan Pelupusan Aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Jawatankuasa Pelupusan boleh menetapkan kaedah Pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Suruhanjaya. Kaedah Pelupusan bolehlah terdiri daripada mana-mana yang berikut:

(a) jualan secara: (i) tender; (ii) sebutharga; atau (iii) lelong; (b) jualan sisa;

(c) tukar barang (barter trade);

(d) tukar beli (trade in);

(e) tukar ganti (cannibalize);

(f) pindahan;

(g) hadiah; (h) musnah secara: (i) ditanam; (ii) dibakar; (iii) dibuang; atau (iv) ditenggelam; atau

(i) kaedah lain Pelupusan yangdifikirkansesuai.

84

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Perlaksanaan Kaedah Pelupusan Aset

200. (1) Pelupusan secara tender hendaklah dibuat seperti berikut:

(a) tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Suruhanjaya seperti dalam KEW.PA-21 pada Jadual A4;

(b) tender boleh disertai oleh syarikat, koperasi atau orang perseorangan dengan menggunakan Borang seperti dalam KEW.PA-22 pada Jadual A5 kecuali Pegawai dan Kakitangan yang menguruskan tender dan Aset berkenaan;

(c) kenyataan tender yang mengandungi maklumat seperti di KEW.PA-21 hendaklah diiklankan melalui sekurang-kurangnya satu akhbar utama tempatan;

(d) harga rizab hendaklah berdasarkan kepada nilai semasa sebagaimana yang dinyatakan dalam Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;

(e) deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksima sepuluh ribu ringgit hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan tender diperolehi deposit tender akan diselaraskan kepada petender yang berjaya atau dikembalikan kepada petender-petender yang gagal;

(f) tawaran hendaklah menggunakan sampul berlakri dan dimasukkan ke dalam peti tender Suruhanjaya pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Tender yang lewat diterima hendaklah tidak dipertimbangkan;

(g) Jawatankuasa Pembuka Tender untuk membuka dan menjadualkan tender hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pengerusi Eksekutif. Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang Pegawai dan Kakitangan di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Kumpulan Pengurusan Dan Profesional. Sekiranya berlaku ketiadaan Pegawai dan Kakitangan dari kumpulan Pengurusan Dan Profesional, Pengerusi Eksekutif hendaklah melantik seorang Pegawai dan Kakitangan kanan dari Kumpulan Sokongan I;

(h) tender hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Jika tender tersebut tidak dapat dibuka pada hari tersebut, Pengarah atau Pengerusi Lembaga Perolehan hendaklah memastikan supaya peti tawaran itu dilakri pada waktu tutup yang ditetapkan dan mengatur supaya peti itu dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka tender secepat mungkin pada hari bekerja berikutnya;

(i) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah menyenaraikan semua tawaran yang diterima dengan menggunakan Borang Jadual Tender seperti dalam KEW.PA-23 pada Jadual A6 dan menandatangani Jadual Tender;

(j) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mengemukakan Jadual Tender yang dirujuk dalam perenggan (i) di atas bersama-sama dengan dokumen tawaran kepada Suruhanjaya;

85

(k) Pengarah hendaklah membuat penilaian dan perakuan tender kepada Lembaga Perolehan untuk keputusan. Perakuan hendaklah disertakan dengan salinan iklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan;

(l) Lembaga Perolehan hendaklah menimbang tender-tender dan memilih tawaran yang tertinggi;

(m) dalam memilih tawaran yang tertinggi, Lembaga Perolehan hendaklah memastikan harga tawaran yang diterima tidak kurang daripada 70% daripada harga rizab. Sekiranya harga tawaran tersebut kurang daripada 70% daripada harga rizab, Lembaga Perolehan hendaklah mengemukakan tawaran tertinggi tersebut kepada Lembaga untuk pertimbangan;

(n) petender yang berjaya hendaklah diberitahu dengan serta merta. Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran, deposit tender tersebut hendaklah disita dan tidak dikembalikan;

(o) Lembaga Perolehan hendaklah dimaklumkan mengenai,,,penolakan tawaran tersebut bagi membolehkannya menimbang tawaran tertinggi berikutnya;

(p) jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula atau tawaran hendaklah dirujuk kepada Lembaga untuk kelulusan;

(q) sekiranya tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawa semula atau Urusetia Pelupusan hendaklah membuat permohonan

untuk meminda kaedah Pelupusan daripada Jawatankuasa Pelupusan.

(r) dalam memproses tender, Pengerusi Eksekutif atau Pengarah atau Pegawai dan Kakitangan lain yang menguruskan tender, mengikut mana yang berkenaan, hendaklah tidak mempunyai sebarang kepentingan yang bercanggah atau kepentingan terletakhak mengenai tender itu. Pengerusi Eksekutif atau Pengarah atau Pegawai dan Kakitangan lain yang menguruskan tender itu mempunyai apa-apa kepentingan yang bercanggah atau kepentingan terletakhak, Pengerusi Eksekutif atau Pengarah atau Pegawai dan Kakitangan lain yang menguruskan tender itu hendaklah mengisytiharkan kepentingan tersebut secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan tender itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual dan analisis tender kepada Lembaga Perolehan; dan

(s) Pegawai dan Kakitangan Suruhanjaya yang melupuskan Aset yang mempunyai sebarang kepentingan yang bercanggah atau kepentingan terletakhak mengenai tender itu tidak dibenarkan menyertai tender;

(2) Pelupusan secara sebutharga hendaklah dibuat seperti berikut:

(a) sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya kepada sepuluh buah syarikat, koperasi atau orang perseorangan;

(b) Kenyataan Tawaran Sebut Harga hendaklah seberapa boleh disebarkan kepada umum dengan menggunakan Borang seperti dalam KEW.PA-24 pada Jadual A7;

86

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(c) tawaran sebut harga hendaklah menggunakan Borang seperti dalam KEW.PA-25 pada Jadual A8;

(d) harga rizab adalah berdasarkan nilai semasa di Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17;

(e) deposit sebut harga sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada had maksima lima ribu ringgit hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan sebutharga diperolehi, deposit sebutharga hendaklah diselaraskan kepada penyebut harga yang berjaya dan hendaklah dikembalikan kepada penyebut harga yang gagal;

(f) tawaran hendaklah dikemukakan dengan menggunakan sampul berlakri dan dimasukkan ke dalam peti sebut harga Suruhanjaya sebelum tarikh dan waktu yang ditetapkan. Sebutharga yang diterima lewat hendaklah tidak dipertimbangkan;

(g) sebut harga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga pada tarikh dan waktu yang ditetapkan;

(h) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pengerusi Eksekutif untuk membuka dan menjadualkan sebutharga. Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang Pegawai dan Kakitangan di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Kumpulan Pengurusan Dan Profesional. Sekiranya berlaku ketiadaan Pegawai dan Kakitangan Kumpulan Pengurusan Dan

Profesional, Pengerusi Eksekutif hendaklah melantik seorang Pegawai dan Kakitangan kanan dari Kumpulan Sokongan I;

(i) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah menyenaraikan semua tawaran yang diterima dengan menggunakan Borang seperti dalam KEW.PA-26 pada Jadual A9 dan menandatangani Jadual Sebutharga tersebut;

(j) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah mengemukakan Jadual Sebutharga yang dirujuk dalam perenggan (i) di atas kepada Urus Setia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Suruhanjaya untuk pertimbangan dan keputusan selanjutnya;

(k) dalam memilih tawaran yang tertinggi Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah memastikan harga tawaran yang diterima tidak kurang daripada 70% daripada harga rizab. Sekiranya harga tawaran tersebut kurang daripada 70% daripada harga rizab, tawaran hendaklah dirujuk kepada Lembaga untuk pertimbangan;

(l) dalam memproses sebut harga, Pengarah atau Pegawai dan

Kakitangan lain yang menguruskan sebut harga tersebut hendaklah tidak mempunyai sebarang kepentingan yang bercanggah atau kepentingan terletakhak mengenai sebut harga itu. Jika Pengarah atau Pegawai dan Kakitangan lain yang menguruskan sebut harga tersebut mempunyai apa-apa kepentingan yang bercanggah atau kepentingan terletakhak, mereka hendaklah

87

mengisytiharkan kepentingan mereka secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan sebutharga tersebut. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual dan analisis sebut harga kepada

Jawatankuasa Sebut Harga;

(m) penyebut harga yang berjaya hendaklah diberitahu dengan serta merta. Sekiranya penyebut harga yang terpilih menolak tawaran, deposit sebut harga tersebut hendaklah disita dan tidak dikembalikan. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang tawaran tertinggi yang lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula; dan

(n) Pegawai dan Kakitangan dari Suruhanjaya yang melupuskan Aset yang mempunyai kepentingan yang bercanggah atau kepentingan terletakhak tidak dibenarkan menyertai sebut harga tersebut.

(3) Pelupusan secara lelong hendaklah dibuat seperti berikut:

(a) Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke atas Aset seperti yang berikut:

(i) mempunyai nilai pasaran; (ii) kuantiti yang banyak; dan (iii) terdapat permintaan yang tinggi;

(b) Kenyataan Lelong iaitu seperti dalam KEW.PA-27 pada Jadual A10 hendaklah mengandungi maklumat terperinci tentang semua Aset yang hendak dilelong. Tarikh, waktu dan tempat lelongan hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam Kenyataan Lelong tersebut. Kenyataan Lelong tersebut hendaklah disebarkan

kepada umum dan dipamerkan di papan kenyataan Suruhanjaya. Bagi maksud mengiklankan sesuatu lelongan, adalah memadai notis itu mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat lelongan yang hendak diadakan;

(c) harga rizab untuk lelongan hendaklah berdasarkan kepada nilai semasa Aset dalam Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17 dan dinyatakan dalam senarai Aset yang hendak dilelong;

(d) urusan pelelongan hendaklah dibuat di ruang terbuka atau dalam dewan dan disediakan dengan kemudahan yang bersesuaian;

(e) Aset yang akan dilelong hendaklah dipamerkan untuk dilihat oleh orang ramai sekurang-kurangnya bagi tempoh dua hari dan harga rizab juga hendaklah dipamerkan pada Aset yang hendak dilelong;

(f) pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, hendaklah mendaftar diri dengan pegawai pelelong dengan memberikan nama penuh, nombor Kad Pengenalan dan alamat kepada pegawai pelelong semasa lelongan dilakukan serta membayar deposit sebanyak 5% daripada harga rizab atau had maksima RM1,000.00. Setelah keputusan lelong diperolehi, deposit lelong hendaklah diselaraskan kepada pembida yang berjaya dan hendaklah dikembalikan kepada pembida yang gagal;

(g) Pembida yang berjaya hendaklah menjelaskan bayaran penuh bidaannya dalam tempoh tujuh

88

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

hari dari tarikh lelongan. Aset yang dibeli hendaklah diambil dalam tempoh empat belas hari dari tarikh lelongan. Sekiranya Aset yang telah dilelong tidak diambil oleh pembida yang berjaya dalam tempoh yang dinyatakan, Suruhanjaya boleh mengenakan apa-apa caj atau fi keatas penyimpanan dan penjagaan Aset yang dilelong tersebut; dan

(h) sekiranya harga tawaran tertinggi kurang daripada 70% daripada harga rizab, tawaran hendaklah dirujuk kepada Lembaga untuk pertimbangan.

(4) Pelupusan secara jualan sisa hendaklah dibuat seperti berikut:

(a) kaedah Pelupusan secara jualan sisa hendaklah dilaksanakan bagi Aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam (besi, tembaga dan lain-lain), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan;

(b) jualan sisa dilaksanakan dengan cara:

(i) tender mengikut subperaturan(1) kecuali subperaturan (1)(b);

(ii) sebutharga mengikut subperaturan (2) kecuali subperaturan (2)(a); dan

(iii) dipelawa kepada syarikat bumiputra mengikut negeri atau setempat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh Perlu Permit. Keutamaan hendaklah diberikan kepada syarikat-syarikat setempat;

(c) sekiranya kuantiti yang hendak dilupuskan secara jualan sisa

adalah banyak, Suruhanjaya boleh mewujudkan kontraknya sendiri;

(d) kenderaan yang telah diluluskan Pelupusan secara jualan sisa tidak boleh didaftarkan semula; dan

(e) Pelupusan bahan sisa terjadual hendaklah mengikut Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 24 September 2010 dan apa-apa pindaan kepadanya dari semasa ke semasa hendaklah terpakai dengan pengubahsuaian yang sewajarnya bagi tujuan Suruhanjaya.

(5) Pelupusan secara tukar beli (trade-in) hendaklah dibuat seperti berikut:

(a) kaedah Pelupusan secara tukar beli (trade-in) dilaksanakan bagi Aset yang masih boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Suruhanjaya dan tiada Kementerian atau Jabatan atau Agensi lain yang berminat dan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan berminat membeli Aset tersebut;

(b) kaedah Pelupusan secara tukar beli (trade-in) dilaksanakan berasaskan:

(i) Aset yang sama jenis;

(ii) Aset perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang seperti alat penghawa dingin perlu dibuka sebelum penghawa dingin gantinya dipasang;

(iii) penggantian Aset hendaklah disahkan oleh Jabatan Teknikal (jika perlu);

(iv) harga jualan dirundingkan di antara Suruhanjaya dengan pembekal;

(v) nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal atau mengikut nilai pasaran;

89

(vi) peruntukan yang mencukupi bagi membiayai harga penuh Aset

yang akan diganti;

(vii) harga jualan Aset hendaklah dikreditkan mengikut peraturan 202 dan tidak boleh ditolak daripada harga sebenar Aset yang dibeli; dan

(viii) cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender atau sebutharga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan.

(6) Pelupusan secara tukar ganti (cannibalize) hendaklah dibuat seperti berikut:

(a) kaedah Pelupusan secara tukar ganti (cannibalize) boleh dilaksanakan ke atas Aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi bahagian-bahagian tertentu Aset tersebut boleh dikeluarkan dan dipasang sebagai alat atau komponen gantian bagi pembaikan Aset yang lain;

(b) Pelupusan secara tukar ganti (cannibalize) hendaklah dilaksanakan jika:

(i) pemeriksaan dan pengesahan mengenai kesesuaiannya telah dibuat oleh Pegawai Teknikal; dan

(ii) terdapat keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan penjimatan; dan

(c) alat atau komponen tukar ganti yang dipasang kepada Aset penerima hendaklah direkodkan dalam KEW.PA-2 Aset tersebut.

(7) Pelupusan secara pindahan hendaklah dibuat seperti berikut:

(a) Pelupusan secara pindahan boleh dilaksanakan di antara Suruhanjaya dengan kementerian atau jabatan atau agensi kerajaan bagi Aset yang boleh digunakan dalam bentuk asalnya tetapi tidak diperlukan lagi kerana:

(i) melebihi keperluan;

(ii) tidak diperlukan selepas projek siap; dan

(iii) lapuk (obsolete);

(b) kaedah Pelupusan secara pindahan hendaklah dilaksanakan berasaskan:

(i) permohonan atau keperluan Suruhanjaya atau kementerian atau jabatan atau agensi penerima;

(ii) tidak dikenakan apa-apa bayaran;

(iii) kos pengendalian pindahan hendaklah ditanggung oleh kementerian atau jabatan atau agensi penerima;

(iv) daftar Aset tersebut hendaklah diserahkan kepada kementerian atau jabatan atau agensi penerima; dan

(v) surat akuan penerimaan daripada kementerian atau jabatan atau agensi penerima hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Pelupusan selepas Aset diterima oleh kementerian atau jabatan atau agensi penerima.

(8) Pelupusan secara hadiah hendaklah dibuat seperti berikut:

(a) ciri-ciri Aset yang boleh dilupuskan secara hadiah adalah:

(i) Aset tersebut boleh digunakan

90

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

lagi dalam bentuk dan fungsi asal tetapi tidak diperlukan lagi oleh Suruhanjaya; atau

(ii) Aset tersebut tidak ekonomik dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pameran;

(b) Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:

(i) oleh Suruhanjaya kepada kementerian atau jabatan atau agensi bagi tujuan latihan atau pameran sahaja; atau

(ii) oleh Suruhanjaya kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela, koperasi atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan;

(c) kaedah Pelupusan secara hadiah hendaklah dilaksanakan berasaskan kepada:

(i) permohonan atau keperluan penerima; dan

(i i ) kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh penerima;

(d) cadangan Pelupusan secara hadiah hendaklah disokong dengan surat permohonan daripada kementerian atau jabatan atau agensi, koperasi, organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang berkenaan; dan

(e) surat akuan penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Suruhanjaya berserta Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 selepas Aset tersebut diterima oleh pemohon.

(9) Pelupusan secara musnah hendaklah dibuat:

(a) terhadap Aset yang tiada nilai jualan atau tiada nilai sisa atau Aset yang berunsur keselamatan seperti

berikut: (i) ditanam; (ii) dibakar; (iii) dibuang; dan (iv) ditenggelam;

(b) berdasarkan kepada langkah-langkah berikut sebelum Pelupusan secara musnah dilaksanakan:

(i) mendapat kelulusan tempat pemusnahan daripada pihak berkuasa yang berkenaan seperti Pihak Berkuasa Tempatan, Jabatan Alam Sekitar, Jabatan Laut dan lain-lain;

(ii) mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan oleh pihak berkuasa yang berkenaan;

(iii) ditanggal atau dikeluarkan terlebih dahulu bahan-bahan yang boleh digunakan sebagai alat ganti untuk kegunaan akan datang;

(iv) tindakan bersesuaian diambil terlebih dahulu supaya tiada mana-mana pihak dapat mengambil dan menjual semula Aset tersebut seperti diketuk, dipotong, digelek dan sebagainya perlu atau bagi Aset yang mempunyai unsur-unsur keselamatan, tiada sebarang maklumat dapat diakses; dan

(v) Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 hendaklah disediakan oleh Pegawai dan Kakitangan Suruhanjaya selepas tindakan Pelupusan diambil.

91

(10) Pelupusan secara kaedah lain yang difikirkan bersesuaian hendaklah dibuatdengan syarat kaedah Pelupusan yang diputuskan itu hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam minit mesyuarat Jawatankuasa Pelupusan.

Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan

201. (1) Sebarang label berhubung dengan ‘Hak Suruhanjaya’ pada Aset tersebut hendaklah dipadamkan.

(2) Sekiranya Aset yang dilupuskan adalah kenderaan, Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai Pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Suruhanjaya dibatalkan dan kad pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali Pelupusan secara jualan sisa.

Pendepositan Hasil Pelupusan

202. Hasil Pelupusan hendaklah didepositkan ke dalam akaun seperti bawah:

(a) sekiranya Aset tersebut diperolehi daripada Kumpulan Wang Suruhanjaya, ia hendaklah didepositkan ke dalam akaun Kumpulan Wang Operasi SKM; dan

(b) sekiranya Aset tersebut diperolehi daripada Kumpulan Wang Amanah, ia hendaklah didepositkan ke dalam akaun Kumpulan Wang Amanah yang berkaitan.

Hapuskira Aset

203. Hapuskira Aset Alih Suruhanjaya hendaklah sentiasa mematuhi perkara-perkara berikut:

(a) mengawal kerugian yang ditanggung oleh Suruhanjaya akibat Kehilangan Aset;

(b) menyelaraskan rekod Aset;

(c) meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan Aset Suruhanjaya; dan

(d) membolehkan tindakan Surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian Pegawai dan Kakitangan.

Kuasa Melulus Hapuskira Aset

204. (1) Pengerusi Eksekutif hendaklah mempunyai kuasa untuk meluluskan Hapuskira terhadap Kehilangan Aset Suruhanjaya.

(2) Kehilangan peralatan elektronik, komunikasi dan ICT yang nilai semasanya tidak melebihi lima ribu ringgit hendaklah diuruskan selaras dengan peruntukan Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 5 Februari 2009 yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dan apa-apa pindaan kepadanya dari semasa ke semasa dengan pengubahsuaian yang sewajarnya bagi tujuan Suruhanjaya.

Urus Setia Kehilangan Dan Hapuskira Aset

205. (1) Unit Pengurusan Aset di Suruhanjaya adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapuskira.

(2) Tugas-tugas Urus Setia Kehilangan dan Hapuskira adalah seperti berikut:

(a) mendapatkan maklumat mengenai Aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal atau Inventori;

(b) mendapatkan Laporan Awal seperti dalam KEW.PA-28 pada Jadual A11 daripada Pengarah;

(c) mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pengerusi Eksekutif;

92

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(d) menguruskan pelant ikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format seperti dalam KEW.PA-29 pada Jadual A12;

(e) mendapatkan hasil siasatan polis;

(f) mendapatkan Laporan Akhir seperti dalam KEW.PA-30 pada Jadual A13 daripada Jawatankuasa Penyiasat;

(g) mengemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan syor daripada Pengerusi Eksekutif;

(h) menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan Hapuskira lengkap dan teratur;

(i) mengemukakan permohonan Hapuskira kepada Pengerusi Eksekutif dalam tempoh empat bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum diperolehi;

(j) memaklumkan keputusan kepada Pengarah untuk tindakan kemaskini rekod daftar Aset;

(k) memaklumkan syor Surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia pihak berkuasa tatatertib untuk tindakan selanjutnya;

(l) mendapatkan Sijil Hapuskira seperti dalam KEW.PA-31 pada Jadual A14 daripada Pengarah dan mengemukakannya kepada Pengerusi Eksekutif dalam tempoh satu bulan dari tarikh kelulusan Hapuskira diperolehi; dan

(m) mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj atau tatatertib daripada Urus Setia

Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya kepada Pengerusi Eksekutif.

Proses Hapuskira Aset

206. (1) Melaporkan Kehilangan Apabila terdapat apa-apa Kehilangan

Aset Suruhanjaya, tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:

(a) Pegawai dan Kakitangan yang mengetahui tentang Kehilangan Aset tersebut hendaklah melaporkannya kepada Pengarah dengan serta merta; dan

(b) Pengarah atau Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab ke atas Kehilangan atau yang menjaga atau yang mengetahui tentang Kehilangan Aset tersebut berlaku hendaklah melaporkan mengenai Kehilangan Aset tersebut kepada Polis dalam tempoh dua puluh empat jam dari waktu Kehilangan diketahui.

(2) Laporan Awal (KEW.PA-28) Laporan Awal hendaklah disediakan oleh

Pengarah dengan menggunakan borang KEW.PA-28 seperti berikut:

(a) Laporan Awal hendaklah disediakan bagi setiap kes Kehilangan;

(b) bagi kes Kehilangan yang melibatkan seseorang Pengarah, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya; dan

(c) Pengarah di mana Kehilangan Aset yang berkenaan berlaku hendaklah dengan segera, dalam tempoh dua hari bekerja, menghantar Laporan Awal dan salinan laporan polis terus kepada Pengerusi Eksekutif.

93

(3) Jawatankuasa Penyiasat Jawatankuasa Penyiasat hendaklah

dilantik secara bertulis oleh Pengerusi Eksekutif dengan menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dan tidak lewat daripada dua minggu dari tarikh Laporan Awal diterima.

(4) Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri daripada:

(a) Pegawai dan Kakitangan yang tidak terlibat dengan Kehilangan Aset tersebut dan bukan dari Bahagian atau Unit yang sama;

(b) Pegawai dan Kakitangan yang berpangkat lebih tinggi daripada Pegawai dan Kakitangan yang terlibat; dan

(c) sekurang-kurangnya dua orang ahli di mana Pegawai dan Kakitangan yang lebih kanan sebagai Pengerusi

(5) Bagi Kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pengerusi Eksekutif boleh melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia di negara yang berkenaan yang tidak terlibat dengan Kehilangan Aset tersebut sebagai ahli Jawatankuasa Penyiasat.

Tugas Dan Tanggungjawab JawatankuasaPenyiasat

207. Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat adalah seperti berikut:

(a) menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan;

(b) memeriksa sendiri tempat berlakunya Kehilangan Aset;

(c) meneliti laporan polis yang dibuat mengenai Kehilangan Aset;

(d) memeriksa rekod-rekod mengenai Aset yang hilang;

(e) memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih Suruhanjaya dan Arahan Keselamatan Kerajaan dipatuhi;

(f) mengenalpasti kelemahan yang wujud;

(g) mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian Kehilangan; dan

(h) menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir.

Laporan Akhir KEW.PA-30

208. (1) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah menyediakan Laporan Akhir dan kemukakan kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapuskira dalam tempoh dua bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada Pegawai dan Kakitangan yang terlibat hendaklah dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(2) Urus Setia Kehilangan dan Hapuskira hendaklah mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan kepada Pengerusi Eksekutif dalam tempoh tujuh hari dari tarikh terima Laporan Akhir.

(3) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal atau Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian, jika perlu, dan dokumen-dokumen berkaitan.

(4) Laporan Akhir hendaklah dikemukakan mengikut tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis masih belum diperolehi.

(5) Pengerusi Eksekutif setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan

94

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Akhir hendaklah mengesyorkan supaya tindakan Hapuskira ke atas Aset yang hilang dibuat dengan atau tanpa Surcaj atau tindakan tatatertib atau kedua-duanya sekali dan menandatangani syor dan ulasan tersebut.

(6) Sekiranya Pengerusi Eksekutif tidak berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir, Pengerusi Eksekutif boleh mengarahkan siasatan semula. Bagi maksud ini Pengerusi Eksekutif boleh:

(a) mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(b) melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan semula.

(7) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor, ulasan dan keputusan kelulusan Hapuskira oleh Pengerusi Eksekutif hendaklah dikemukakan dalam tempoh empat bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

Tindakan Suruhanjaya Selepas Kelulusan

209. (1) Setiap kelulusan Hapuskira hendaklah dicatatkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA 2) atau Inventori (KEW.PA 3).

(2) Setiap pelaksanaan tindakan Hapuskira hendaklah dimaklumkan kepada Pengerusi Eksekutif dengan mengemukakan Sijil Hapuskira Aset KEW.PA-31 dalam tempoh satu bulan dari tarikh kelulusan.

BAB II - TATACARA PENGURUSAN ASET TAK ALIH210. Pengurusan Aset Tak Alih Suruhanjaya

hendaklah diuruskan selaras dengan peruntukan Pekeliling Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri dan apa-apa pindaan kepadanya dari semasa ke semasa dan hendaklah terpakai dengan pengubahsuaian yang sewajarnya bagi tujuan Suruhanjaya.

95

BAHAGIAN VIITATACARA PENGURUSAN STORPenubuhan Unit Pengurusan Aset Suruhanjaya

211.(1) Suruhanjaya hendaklah menubuhkan unit yang sesuai bagi menguruskan Aset Suruhanjaya yang terdiri daripada Aset Alih dan Stor. Struktur organisasi Pengurusan Aset Suruhanjaya hendaklah mempunyai dua fungsi berasingan iaitu Pengurusan Aset Alih dan Pengurusan Stor dan hendaklah diketuai oleh Pegawai dan Kakitangan yang lebih kanan.

(2) Pegawai-Pegawai Aset atau Stor hendaklah menjalankan tugas sepenuh masa bagi menguruskan Aset Alih atau Stor secara berasingan. Bilangan dan gred perjawatan yang akan diwujudkan adalah tertakluk kepada beban tugas, nilai serta bilangan Aset Suruhanjaya di bawah kawalan atau pegangan masing-masing.

Tanggungjawab Pengerusi Eksekutif Dalam Pengurusan Stor Suruhanjaya

212. Pengerusi Eksekutif hendaklah memastikan pengurusan Stor Suruhanjaya dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan dengan melaksanakan perkara-perkara berikut:

(a) memastikan organisasi Stor diletakkan di bawah kawalan Unit Pengurusan Aset Suruhanjaya;

(b) menentukan Pegawai dan Kakitangan yang khusus menguruskan Stor Suruhanjaya berasaskan beban tugas dan pegangan Stok, jika perlu;

(c) memastikan lokasi Stor di tempat yang

selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan;

(d) memastikan:

(i) kajian keperluan menyimpan Stok dilakukan;

(ii) Stor tidak dijadikan tempat menghabiskan peruntukan dengan pembelian barang-barang sehingga simpanan Stok berlebihan;

(e) meluluskan pindahan Stok yang tidak diperlukan selepas pengiraan atau verifikasidibawahkawalan;

(f) memberi kelulusan penyimpanan Stok maksimum melebihi dua belas bulan bagi barang-barang yang diimport;

(g) memastikan laporan prestasi pengurusan Stor dibincangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Suruhanjaya (JKPAS) dan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA), dan

(h) meluluskan Hapuskira kekurangan Stok.

Tanggungjawab Pengarah

213. Pengarah hendaklah memastikan pengurusan Stor di Ibu Pejabat atau negeri masing-masing diuruskan mengikut tatacara dalam peraturan ini dengan melaksanakan perkara-perkara berikut:

(a) menyediakan Laporan Kedudukan Stok;

(b) mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Suruhanjaya (JKPAS);

(c) meluluskan pelarasan Stok di Penyata Pelarasan Stok;

96

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(d) mengesyorkan pindahan Stok yang tidak diperlukan selepas pengiraan atau pemeriksaan atau verifikasi danmendapat kelulusan Pengerusi Eksekutif terlebih dahulu tanpa melalui proses Pelupusan sekiranya ada permohonan;

(e) melantik Pegawai dan Kakitangan sebagai Pegawai Penerima;

(f) melantik Pegawai dan Kakitangan untuk melaksanakan pemeriksaan Stok;

(g) melantik Pegawai dan Kakitangan membuat pemeriksaan ke atas Stok bernilai rendah yang hendak dilupuskan; dan

(h) memberi perhatian terhadap keselamatan dan kebersihan Stor.

Tanggungjawab Unit Pengurusan Aset

214. Unit Pengurusan Aset yang menguruskan Aset Alih Suruhanjaya adalah bertanggungjawab untuk menguruskan Stor seperti berikut:

(a) menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor daripada Ibu Pejabat atau negeri untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JKPAS yang diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan;

(b) mengurus Pelupusan Stok;

(c) mengurus Kehilangan dan Hapuskira Stok;

(d) mengurus pelantikan Pegawai dan Kakitangan yang membuat verifikasiStor; dan

(e) menyelaras penyediaan laporan tahunan daripada Ibu Pejabat dan negeri untuk

dikemukakan kepada Ketua Sektor Pengurusan dan Kewangan sebelum 15 Mac pada setiap tahun berikutnya iaitu:

(i) LaporanPemeriksaan/VerifikasiStorseperti dalam (KEW.PS-14) pada Jadual A15;

(ii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor seperti dalam (KEW.PS-15) pada Jadual A16;

(iii)Laporan Tahunan Verifikasi Storseperti dalam (KEW.PS-16) pada Jadual A17;

(iv) Laporan Tahunan Pelupusan Stok seperti dalam (KEW.PS-20) pada Jadual A18; dan

(v) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira Stok seperti dalam (KEW.PS-22) pada Jadual A19.

Kategori Stor Suruhanjaya215. Semua Stor Suruhanjaya hendaklah

dikategorikan sebagai Stor Unit.

Objektif Pengurusan Stor216. Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan

secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:

(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; dan

(b) kualiti Stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

Fungsi Stor217. Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan

bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut:

(a) menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal;

97

(b) menyimpan Stok mengikut kaedah dan

lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang Stor secara optimum;

(c) menjaga dan menyelenggara Stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan;

(d) mengeluarkan Stok mengikut keperluan pelanggan;

(e) menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk Stok secara tepat, teratur dan kemaskini;

(f) merancang dan mengurus penokokan Stok bagi memastikan bilangan Stok yang terdapat dalam Stor sentiasa mengikut paras yang ditetapkan;

(g) mengendali pembungkusan dan penghantaran Stok kepada pelanggan;

(h)menjalankan verifikasi bagi mengesandan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan Stok, Stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak;

(i) menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan Stor;

(j) mengambil tindakan Pelupusan ke atas stok yang usang (obsolete) rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan supaya prestasi Stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang penyimpanan; dan

(k) menguruskan tindakan Hapuskira ke atas Stok yang hilang.

Pengurusan Kawalan Stok

218.(1) Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan Stok sentiasa berada pada paras keperluan yang sesuai dan memenuhi keperluan pelanggan pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah diambil kira supaya Stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.

(2) Pengurusan kawalan Stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan faedah-faedah berikut:

(a) ketiadaan Stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi;

(b) penggunaan modal yang lebih ekonomik serta mengelakkan wang terikat dalam bentuk Stok;

(c) perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya daripada Stor;

(d) mengelakkan atau meminimakan bilangan Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang; dan

(e) ruang simpanan dapat dioptimumkan.

(3) Setiap Stor Unit hendaklah disediakan dengan senarai barang-barang yang terdapat dalam simpanannya.

Paras Stok

219.(1) Paras Stok adalah jumlah Stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa dan ditentukan seperti berikut:

(a) Paras Stok Maksimum: Kuantiti Stok tertinggi yang di simpan

pada satu-satu masa mengikut paras yang ditetapkan;

98

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(b) Paras Menokok Stok: Kuantiti Stok yang menunjukkan telah

sampai masa untuk memesan stok baru mengikut paras yang ditetapkan; dan

(c) Paras Stok Minimum: Kuantiti stok terendah yang di simpan

pada satu-satu masa mengikut paras yang ditetapkan.

(2) Dalam menentukan paras Stok, kadar

penggunaan bulanan hendaklah dikira dengan mengambil purata pengeluaran bagi dua belas bulan terakhir sebelum bulan pesanan baru dibuat.

(3) Paras Stok bagi barang-barang yang dibeli di pasaran tempatan atau hendaklah disimpan pada satu-satu masa adalah seperti berikut:

(a) kuantiti Stok maksimum - 3 bulan penggunaan;

(b) angka menokok Stok - 2 bulan penggunaan; dan

(c) kuantiti Stok minimum - 1 bulan penggunaan.

(4) Bagi barang-barang yang diimport, paras

Stok yang boleh disimpan pada sesuatu masa adalah mengikut budi bicara Pengarah setelah mengambil kira tempoh serahan, nilai dan kepentingannya. Walau bagaimanapun, Stok maksima tidak boleh melebihi dua belas bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan Pengerusi Eksekutif.

(5) Paras Stok hendaklah dikaji semula apabila:

(a) Stok yang dikeluarkan kurang daripada empat kadar pusingan;

(b) membuat pesanan baru; atau

(c) berlaku kecemasan atau keadaan

yang memerlukan stok berlebihan seperti kejadian wabak, bencana alam dan sebagainya. Sekiranya keadaan pulih semula, paras Stok hendaklah mengikut paras asal yang telah ditetapkan.

(6) Barang-barang yang mahal dan boleh dibeli di pasaran tempatan tidak perlu disimpan sebagai Stok kecuali jika ada keperluan yang mendesak. Pemesanan hendaklah dibuat apabila diperlukan.

(7) Pemesanan pertama bagi barang-barang baru hendaklah dibuat bagi tujuan memenuhi keperluan sehingga angka pemesanan sebenar ditentukan mengikut paras yang ditetapkan.

Prestasi Stor

220. Prestasi sesebuah Stor boleh diukur melalui:

(a) Kadar Pusingan Stok:

(i) kadar Pusingan Stok hendaklah dibuat pengiraan setiap suku tahun dan setiap tahun mengikut jumlah nilai stok;

(ii) Stor yang diuruskan dengan baik merupakan Stor yang mencapai kadar pusingan tertinggi dan dapat membekalkan Stok dengan kerap kepada pengguna;

(iii) Stok tidak aktif hendaklah dikaji semula parasnya supaya Stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok usang atau tidak bergerak adalah Stok yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun dari tarikh penerimaannya; dan

(iv) Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek-projek khas tidak perlu diambilkira semasa menyediakan kadar pusingan Stok;

99

(b) Paras Simpanan: Stor yang menyimpan Stok tidak boleh melebihi paras yang ditetapkan; dan

(c) Paras Perkhidmatan: Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai paras perkhidmatan yang baik.

BAB I – PENERIMAAN

Objektif

221. Proses penerimaan Stok dilaksanakan untuk memastikan perkara-perkara berikut dipenuhi:

(a) memastikan setiap barang-barang Stor yangditerimamenepatispesifikasiyangditetapkan;

(b) menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan

(c) memastikan barang-barang Stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

Peraturan Penerimaan Daripada Pembekal

222. Semua barang-barang hendaklah diterima melalui Stor dan mematuhi perkara-perkara berikut:

(a) barang-barang yang diterima hendaklah dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasiyang ditetapkan;

(b) pemeriksaan dan pengesahan teknikal ke atas barang-barang yang diterima hendaklah dilakukan oleh Pegawai dan Kakitangan Suruhanjaya yang berkelayakan bersama Pegawai Stor, apabila perlu, mengikut kaedah yang bersesuaian;

(c) Pegawai Penerima hendaklah dengan segera menyemak terlebih dahulu barang yang diterima daripada pembekal dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut:

(i) memastikan barang yang diterima secara fizikal disertakan dengandokumen sokongan yang berkaitan;

(ii) mengesah kuantiti sebenar yang diterima dengan segera di atas pesanan rasmi atau sistem elektronik atau apa-apa dokumen lain yang berkenaan bagi tujuan pembayaran;

(iii) sekiranya pengesahan penerimaan tidak dapat dilakukan dengan serta-merta maka dokumen penerimaan tersebut hendaklah diendorskan dengan perkataan-perkataan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”;

(iv) penerimaan barang-barang daripada pembekal hendaklah direkodkan terus di Kad Petak seperti dalam (KEW.PS-4) pada Jadual A20;

(v) Borang Laporan Terimaan Barang-Barang seperti dalam (KEW.PS-2) pada Jadual A21 hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhispesifikasi;

(vi) Pegawai Penerima hendaklah menyemak salinan Pesanan Rasmi Kerajaan serta nota hantaran daripada pembekal dan mencatatkan di ruang No. Rujukan Penerimaan di KEW.PS-2;

(vii) KEW.PS-2 hendaklah disediakan dalam dua salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama hendaklah dikemukakan kepada pembekal atau agen penghantaran mengikut mana yang

100

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

berkenaan dengan serta merta dan salinan kedua disimpan oleh Stor untuk rujukan.

Pengujian Kualiti

223. Kualiti barang-barang yang diterima melalui pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah menepati spesifikasi dalam perjanjian.Pegawai Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi:

(a) sampel barang bersama-sama dengan sijil pengesahan kualiti oleh pembekal yang telah diterima hendaklah dihantar ke agensi teknikal untuk diuji;

(b) barang-barang yang tidak menepati kualiti sebagaimana disahkan oleh agensi teknikal hendaklah dipulangkan kepada pembekal; dan

(c) menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak daripada pembekal.

Penerimaan Di Luar Kawasan Stor224. Pelaksanaan penerimaan di luar kawasan

Stor hendaklah dilaksanakan dalam keadaan berikut:

(a)ukuranataukeadaanfizikalbarangtidaksesuai diserahkan di kawasan Stor; dan

(b) mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti penyerahan di tapak projek dan sebagainya.

Penerimaan Barang-Barang MudahTerbakar Atau Kimia

225. Barang-barang mudah terbakar atau kimia yang diterima hendaklah dihantar terus ke Stor barang-barang mudah terbakar atau kimia untuk disimpan.

Tuntutan

226. Tuntutan berkaitan penerimaan barang-barang yang rosak, tidak cukup bekal, berkualiti rendah, Kehilangan dan sebagainya hendaklah merujuk kepada

syarat-syarat perjanjian dan Arahan Perbendaharaan yang berkuatkuasa.

BAB II - MEREKOD STOK

Jenis-Jenis Rekod

227.(1) Semua stok yang diterima oleh Stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dalam Kad Petak KEW.PS-4.

(2) Kad Petak boleh dicetak sendiri oleh Suruhanjaya dengan menggunakan format yang sama. Penggunaan warna kad hendaklah seperti berikut:

(a) Kad Petak berwarna hijau; dan (b) Kad Petak berwarna merah jambu

untuk stok bertarikh luput.

(3) Butiran maklumat di Kad Petak hendaklah direkod dengan lengkap dan tepat yang menunjukkan perkara-perkara berikut:

(a) Nombor Kad; (b) Rujukan Kawalan Stok; (c) No. Kod Stok; (d) Perihal Stok dan kumpulan Stok;

(e) lokasi iaitu seperti dalam No. Borang Terimaan Barang-Barang (BTB) atau Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok (BPPS);

(f) kuantiti diterima, dikeluar dan baki;

dan

(g) tandatangan Pegawai Stor

Penempatan Kad Petak

228.(1) Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama Stok.

(2) Kad Petak bagi Stok bahan-bahan kimia,

101

mudah terbakar dan Stok yang disimpan diruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan.

Tatacara Merekod

229.(1) Setiap penerimaan hendaklah direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran hendaklah direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Petak.

(2) Semua Kad Petak hendaklah dikemaskini untuk setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran.

(3) Suatu Kad Petak hendaklah digunakan untuk merekod setiap satu barangan Stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan.

(4) Tiada apa-apa pindaan atau pemadaman pada rekod boleh dibuat. Sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi:

(a) angka asal hendaklah dipotong dengan satu garisan sahaja;

(b) angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan

(c) pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.

Penggunaan Rekod Melalui SistemElektronik

230. Sistem merekod atau melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan seperti berikut:

(a) format yang sama dengan kaedah secara manual hendaklah diguna pakai; dan

(b) dikemaskini dan dicetak dari semasa ke

semasa.

Rekod Komponen Atau Alat Ganti YangMasih Boleh Guna

231. Komponen atau alat ganti yang telah diluluskan Pelupusannya melalui kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah dimasukkan ke dalam Stok untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis atau kegunaannya. Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod.

BAB III – PENYIMPANAN

Susun Atur

232. Susun atur di setiap Stor Suruhanjaya hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut:

(a) ruang Stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira factor keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasanStor;

(b) Stor hendaklah mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan Stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa;

(c) susun atur hendaklah mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahkan kakitangan dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat;

(d) rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah gunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak, tingkat, petak atau arah supaya teratur dan kemas; dan

(e) penyimpanan Stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50

102

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

sentimeter daripada siling bagi tujuan keselamatan.

Lokasi Dan Letakan Stok233.(1) Lokasi Stok hendaklah diwujudkan bagi

memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan verifikasi dan lokasi Stok hendaklahdirekodkan dalam Kad Petak.

(2) Stor hendaklah mengamalkan kaedah penyimpanan dirujuk sebagai “Letakan Stok Tetap”. Jika tidak dapat dipraktikkan maka “Letakan Stok Sementara” dibenarkan dalam keadaan berikut:

(a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan;

(b) Stok yang baru diterima tetapi belum sempat disusun; atau

(c) ruang yang terhad disebabkan oleh kuantiti, ukuran dan berat.

(3) “Letakan Stok Sementara” hendaklah diberi tanda pengenalan mengenai perihal Stok supaya memudahkan penyimpanan atau pengeluarannya.

Penyimpanan Stok

234. Penyimpanan Stok di setiap Stor Suruhanjaya hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut:

(a) menggunakan ruang simpanan secara optimum;

(b) menyusun dengan cara teratur agar tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan oleh Pegawai dan Kakitangan dan alat pengendalian barang barang;

(c) menyusun bagi memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD);

(d) menyimpan di tempat penyimpanan yang sesuai dengan mengambil kira jenis Stok tertentu seperti berikut:

(i) bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk Stok yang memerlukan suhu yang rendah;

(ii) ruang yang bersiling untuk mengurangkan hawa panas; dan

(iii) ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan Stok tertentu menjadi keras;

(e) penyimpanan Stok secara amnya bergantung kepada jenisnya dan ruang Stor yang ada, tertakluk kepada pekara-perkara berikut:

(i) ruang Stor hendaklah dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang seperti Seksyen Bahan Kimia, Alat Ganti, Alat Tulis, Alatan Makmal dan sebagainya;

(ii) setiap seksyen atau kumpulan hendaklah diberi tanda pengenalan menggunakan susunan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali seperti berikut:

(A) setiap para melintang diberi satu huruf; dan

(B) setiap jalur kotak (tegak) diberi satu nombor; *Contoh: Liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak nombor 2, para B dan kotak nombor 2; dan *Lokasi Liquid Paper botol ialah di B-2B2;

(f) Stok memerlukan cara penyimpanan yang berbeza berdasarkan kepada jenis, bahan kandungan atau pembuatannyadankeadaanfizikalnya.peraturan-peraturan penyimpanan yang ditetapkan dalam manual penggunaan hendaklah dipatuhi bagi mengekalkan kualiti Stok.

103

Stok Dalam Bekas Asal

235.(1) Stok dalam bekas asal seperti bungkusan, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah dikekalkan penyimpanannya dalam bekas asalnya dengan memastikan label dapat dilihat.

(2) Setiap bekas itu hendaklah mengandungi hanya Stok yang mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama.

Barang-Barang Tercerai

236. Barang-barang tercerai hendaklah dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran standard dan disimpan mengikut bilangan atau unit yang memudahkan pengeluaran. Barang-barang tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun dengan kemas.

Barang-Barang Berharga Dan Menarik

237.(1) Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat di bawah kawalan Pegawai dan Kakitangan yang bertanggungjawab atau Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa.

(2) Arahan Keselamatan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya Kehilangan atau kerosakan.

(3) Pengeluaran hendaklah dibuat sendiri oleh Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa melainkan dalam hal-hal tertentu sahaja.

(4) Penyimpanan dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik hendaklah mematuhi peraturan penyimpanan di bawah peraturan Dadah Berbahaya 1952 dan peraturan Racun 1952 dan peraturan Bahan Psikotropik 1989.

(5) Stok berunsur keselamatan seperti alat-alat persenjataan, peta-peta dan seumpamanya hendaklah disimpan mengikut peraturan keselamatan yang ditetapkan.

Stok Yang Mudah Terjejas Akibat Hawa Panas Dan Lembab

238. Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembab hendaklah disimpan dalam bilik atau tempat berhawa dingin atau peti sejuk yang suhu dan kelembapannya boleh dikawal. Stok yang tidak tahan lembab hendaklah disimpan dalam bilik kering atau nyah-lembapan.

Stok Yang Tahan Kepada Cuaca Panas Dan Hujan239. Stok yang tahan kepada cuaca panas,

hujan dan sukar dialih hendaklah disimpan di tempat lapang yang berpagar.

Stok Barang-Barang Berat240.(1) Stok barang-barang berat hendaklah

disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan. Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan faktor-faktor berikut hendaklah diambil kira:

(a) senang dikendali dan memudahkan pengeluaran Stok mengikut sistem MDKD;

(b) kemungkinan peti-peti di lapisan bawah ditindih oleh peti yang lebih berat;

(c) barang-barang tersebut mudah dijilat api;

(d)memudahkanpengiraandanverifikasi;dan

(e) susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi di antara dua hingga tiga meter, melainkan jika fork lift digunakan.

104

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(2) Susunan atau tindanan Stok barang hendaklah diselang-selikan supaya lebih kukuh.

(3) Landasan, belantan atau palet hendaklah diletakkan di bawah susunan atau tindanan barang-barang untuk mengelak daripada bersentuh dengan lantai secara langsung supaya dapat memberi ruang udara danmengurangkan kemungkinan kerosakan kerana penindihan.

(4) Landasan, belantan atau palet hendaklah diatur dengan jarak yang sesuai bagi memastikan barang-barang yang disusun atau ditindan tidak tergelungsur atau tergelincir.

(5) Ruangan di antara tindanan hendaklah cukup luas untuk dijadikan lorong bekerja atau berjalan dan juga sebagai laluan kecemasan jika berlaku kebakaran.

(6) Ukuran palet yang sesuai hendaklah digunakan untuk menindan barang- barang bagi mengelak pembaziran ruang.

(7) Barang-barang hendaklah dit indan seberapa tinggi yang boleh dan tidak membahayakan keselamatan pekerja jika menggunakan alat pengendalian barang seperti fork lift atau kren.

Stok Bertarikh Luput241.(1) Pegawai Stor hendaklah memberitahu

Pegawai Pemesan supaya mengarahkan pihak pembuat atau pembekal melabelkan tarikh luput Stok.

(2) Tarikh luput Stok hendaklah dicatatkan di kotak, bekas atau bungkusannya bagi memudahkan Pegawai Stor mengenalpasti dan memantau semua Stok bertarikh luput.

(3) Kad Petak berwarna merah jambu yang

dikepilkan dengan teg berwarna biru hendaklah digunakan bagi semua Stok Bertarikh Luput.

(4) Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan dalam penyimpanan Stok.

(5) Jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan, maka label MDKD seperti dalam (KEW.PS-8) pada Jadual A22 hendaklah dilekatkan dikotak atau bekas barang tersebut.

(6) Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat Stok yang masuk kemudian tetapi tarikh luput tempohnya lebih awal daripada Stok yang masuk dahulu.

(7) Senarai Stok Bertarikh Luput seperti dalam (KEW.PS-9) pada Jadual A23 hendaklah disediakan oleh Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti Stok bertarikh luput dalam bulan yang sama.

(8) Kedudukan Stok hendaklah dikemaskini di KEW.PS-9 dalam tempoh enam bulan sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan dengan mencatatkan baki Stok dan tarikh dikemaskini. Contoh: Stok yang tarikh luputnya dalam bulan Julai 2009 hendaklah dikemaskini dalam minggu pertama bulan Januari 2009.

(9) Sekiranya Stok tidak dapat dihabiskan dalam tempoh enam bulan sebelum tamat tarikh luput, tindakan berikut hendaklah diambil ke atas Stok tersebut:

(a) dikeluarkan bagi tujuan latihan, pengembangan, pembangunan dan seumpamanya;

(b) memulangkan kepada pembekal tertakluk kepada syarat-syarat perjanjian; atau

(c) melupuskan mengikut peraturan Pelupusan yang berkuat kuasa.

105

Stok Bahan Kimia Dan Mudah Terbakar

Melabel Bekas

242.(1) Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia atau bahan mudah terbakar hendaklah diberi tanda pengenalan secukupnya.

(2) Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang pada bekas-bekas tersebut dengan menggunakan dakwat yang tidak mudah padam.

(3) Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia dan bahan mudah terbakar hendaklah dilabelkan untuk menunjukkan jenis kandungannya dan langkah-langkah keselamatan hendaklah diambil semasa mengendalikannya.

Contoh: jika kalsium karbid digunakan, bekasnya hendaklah dilabelkan atau menggunakan simbol keselamatan seperti berikut:

(4) Bahan kimia yang berlainan jenis hendaklah disimpan dalam bekas yang berasingan. Bekas-bekas tersebut hendaklah ditegakkan dan diluarnya hendaklah ditanda “Mudah Pecah” atau “Ini Sebelah Atas” seperti berikut:

Penyimpanan

243.(1) Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar, mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di Stor berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan rawatan kecemasan.

(2) Semua jenis asid hendaklah disimpan jauh daripada Stok mudah terbakar atau Stok yang boleh terjejas akibat wapnya dan dielakkan daripada tersentuh logam atau air kerana ia akan bertindakbalas.

(3) Cecair di dalam tong yang sangat mudah terbakar pada suhu kurang dari 23ºC hendaklah dialas tinggi dari paras lantai supaya senang dilihat jika bocor dan bertujuan mencegah kebakaran.

(4) Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal hendaklah disimpan jauh dari bangunan Stor dan jika perlu ia hendaklah disimpan dalam tangki bawah tanah.

(5) Stok barang keselamatan seperti peluru, bahan letupan atau seumpamanya hendaklah ditempatkan di bangunan berasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan semasa yang berkuatkuasa.

Pengendalian

244.(1) Pengendalian Stok mudah terbakar dan bahan kimia seperti memunggah, membuka, membungkus, mengangkut dan seumpamanya hendaklah dilakukan dengan berhati-hati.

(2) Cecair yang mudah meruap seperti astilin, karbon dioksida, hidrogen, nitrogen, petrol, alkohol, ether, spirit dan seumpamanya hendaklah disimpan didalam bekas ditutup rapat kerana ia

“BAHAYA” “MUDAH TERBAKAR”

“SIMPAN DI TEMPAT KERING”“KANDUNGAN MUNGKIN

MENGELUARKAN GASBERACUN”

“MUDAH TERBAKAR JIKA LEMBAB”

atau simbol

106

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

mudah terbakar dan boleh segera sejat atau keras jika terdedah kepada udara.

(3) Bahan mudah terbakar seperti kalsium karbid, berilium, kalsium fosfat dan seumpamanya hendaklah disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara dan dijauhkan dari api dan air kerana mudah terbakar serta jika terkena air boleh mengeluarkan gas yang memabukkan.

(4) Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, karbon tetraklorida, kalium hidroksida, kuprum sulfat, ammonia klorida dan lain-lain termasuk racun dan baja hendaklah disimpan ditempat yang mempunyai peredaran udara, dingin dan kering kerana jika terkena air, ia akan rosak dan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu hendaklah digunakan untuk mengalas bekas-bekas tersebut.

(5) Jika berlaku kebocoran pada bekas-bekas, tin atau tong yang boleh dikesan daripada bau gas, pemeriksaan serta merta hendaklah dilakukan. Bekas yang rosak hendaklah dikeluarkan dari Stor dan dikembalikan kepada pembekal.

(6) Semasa mengendalikan bahan-bahan tersebut, langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi:

(a) memakai pakaian keselamatan yang bersesuaian;

(b) bahan kimia yang mengeluarkan wap yang memabukkan hendaklah dituang atau digunakan di luar bangunan. Arah tiupan angin hendaklah diambilkira;

(c) pengeluaran bahan kimia hendaklah dibuat dalam bekas asalnya yang belum dibuka. Sekiranya pengeluaran dibuat secara agihan, pendedahan

bekas-bekas tersebut hendaklah dibuat dengan sesingkat yang mungkin; dan

(d) semua peraturan penggunaan dan keselamatan yang ditetapkan oleh pengeluar hendaklah dipatuhi.

Penerimaan Dan Pengeluaran Stok MudahTerbakar Dan Bahan Kimia

245.(1) Stok mudah terbakar dan bahan kimia yang diterima hendaklah dihantar terus ke Stor bahan mudah terbakar untuk disimpan.

(2) Pengeluaran Stok mudah terbakar dan bahan kimia hendaklah dibuat daripada tempat simpanannya sahaja dibawah penyeliaan seorang Pegawai Stor.

Penyelenggaraan Stok

246.(1) Stok hendaklah diselenggarakan dari semasa ke semasa supaya sentiasa berada dalam keadaan baik dan boleh digunakan. Bagi tujuan tersebut langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi:

(a) menyapu minyak tertentu untuk mengelakkan karat;

(b) mengekalkan bungkusan asal untuk mengelakkan debu; dan

(c) menyembur ubat serangga untuk mengawal serangan dari serangga.

(2) Stok bagi barang yang mempunyai ciri-ciri keselamatan hendaklah mematuhi peraturan atau arahan semasa yang sedang berkuat kuasa.

107

BAB IV – PENGELUARAN

Kebenaran Pengeluaran Stok

247. Pengeluaran Stok di semua Stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau Pegawai dan Kakitangan yang diberi kuasa secara bertulis oleh Pengarah.

Sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu

248. Pengeluaran Stok hendaklah mengikut sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) dengan memastikan Stok yang diterima dahulu dikeluarkan terlebih dahulu. Sistem pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara-perkara berikut:

(a) pengeluaran tanpa kebenaran;

(b) pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang dipesan; dan

(c) Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan.

Permohonan Dan Pengeluaran Stok

249.(1) Semua pesanan hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok seperti dalam KEW.PS-11 pada Jadual A24.

(2) KEW.PS-11 hendaklah disediakan oleh pemohon dalam dua salinan.

(3) Satu salinan hendaklah disimpan oleh pemohon dan satu salinan dikemukakan kepada Stor unit.

(4) Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan ke atas KEW.PS-11 yang diterima seperti berikut:

(a) mendaftarkan KEW.PS-11 dan memberi nombor permohonan;

(b) menentukan kuantiti pengeluaran; (c) mendapatkan kelulusan pengeluaran;

dan

(d) mencatatkan pengeluaran di Kad

Petak.

(5) Pegawai Stor hendaklah menurunkan tandatangan dan tarikh di KEW.PS-11. Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan.

Barang-Barang Gunahabis

250.(1) Barang-barang yang kerap digunakan atau mudah rosak atau mudah haus atau bernilai rendah atau tidak ekonomi untuk dikesan satu persatu atau mengikut aturan manual penggunaannya yang dikeluarkan untuk bekalan pejabat, makmal, asrama, institusi latihan, domestik, sukan, bengkel, dapur, pembedahan, pertanian, penyelidikan, pameran, keselamatan, latihan dan seumpamanya yang dikeluarkan terus kepada pengguna adalah barang-barang guna habis.

(2) Barang-barang guna habis adalah seperti alat pengira, pen-drive, gunting, stapler, alatan pembedahan, jarum, tabung uji, penunu bunsen, alatan bengkel, alatan pemutar, wayar, peluru, pisau, parang, tali, bahan-bahan pameran, cadar, kostum, tuala, gelas, bakul sampah, pinggan mangkuk atau sudu atau garpu dan seumpamanya.

Kawalan ‘Keluar-Masuk’ Barang-BarangGunahabis

251.(1) Barang-barang guna habis yang dikeluarkan bagi tujuan gunasama hendaklah disimpan semula setelah selesai penggunaannya.

(2) Borang kawalan keluar masuk barang-barang guna habis hendaklah disediakan mengikut format Suruhanjaya sebagai rekod penggunaan. Sekiranya barang-barang ini tidak boleh digunakan atau

108

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

tidak diperlukan dan mempunyai nilai jualan, ia hendaklah dijual secara jualan sisa Stok atau barang-barang terpakai.

Jualan Sisa Stok Atau Barang-BarangTerpakai

252.(1) Sisa Stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan pembelajaran, kajian, penyelidikan, penyelenggaraan, latihan, program pembangunan dan pameran hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan Pengarah. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut:

(a) bagi barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada satu ribu kilogram, ia boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh Perlu Permit; atau

(b) bagi barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi satu ribu kilogram, ia hendaklah mengikut peraturan 192 hingga 202.

(2) Hasil jualan hendaklah dikreditkan ke dalam Akaun Hasil Suruhanjaya

BAB V – PEMERIKSAAN

Pengiraan Stok

253. Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan secara terus menerus sepanjang tahun. Pengarah hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi:

(a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan Stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi

memastikan baki Stok fizikal sentiasabertepatan dengan rekod; dan

(b) setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Stor.

Verifikasi Stor

254. Verifikasi Stor hendaklah dilaksanakansekurang-kurangnya sekali setahun sebelum berakhir pada 31 Disember. TujuanverifikasiStoradalahsepertiberikut:

(a) mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan Stok secara seratus peratus bagi menentukan jumlah Stok fizikal adalahtepat dengan baki di Kad Petak;

(b) memastikan pelarasan Stok diambil tindakan;

(c) memastikan Stok lebihan atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan Pelupusan;

(d) memastikan Stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan Hapuskira;

(e) melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14; dan

(f) melaporkan pengurusan Stor secara keseluruhan iaitu organisasi Stor, kawalan Stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan atau verifikasi, keselamatan ataukebersihan, Pelupusan, Kehilangan atau Hapuskira dan nilai Stok dengan menggunakan Laporan Tahunan

109

Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15.

Pelantikan Pegawai Dan KakitanganVerifi kasi Stor

255. Penge rus i Ekseku t i f ada l ah bertanggungjawab melantik Pegawai dan Kakitangan yang bersesuaian untuk menjalankanverifikasiStor.

Tempoh Pelantikan

256. Pegawai dan Kakitangan verifikasi Storhendaklah dilantik berdasarkan kepada jawatan mereka dan tempoh pelantikan hendaklah tidak melebihi dua tahun.

Keanggotaan Pegawai Dan KakitanganVerifi kasi Stor

257. Keanggotaan Pegawai dan Kakitangan verifikasiStorhendaklahterdiridaripada:

(a) sekurang-kurangnya dua orang Pegawai dan Kakitangan;

(b) Pegawai dan Kakitangan tersebut tidak bertugas di Stor yang di verifikasikan;dan

(c) Pegawai dan Kakitangan tersebut mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan Stor

Tugas-Tugas Pegawai Dan KakitanganVerifi kasi Stor

258.(1) Pegawai danKakitangan verifikasi Storhendaklah menyediakan jadual lawatan

ke Stor bagi setiap tahun.

(2) Pegawai dan Kakitangan verifikasiStor hendaklah menyemak semua Stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 (Laporan Verifikasi Stor) danmelengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat disenarai tersebut dan mengemukakannya kepada Pengarah.

(3) Pegawai danKakitangan verifikasi Storhendaklah mengira dan merekodkan baki fizikal Stok dan kemudiannyamengesahkan ketepatan rekod sebenar dengan Kad Petak.

(4) Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi Stok semasa verifikasidilaksanakan.

(5) PegawaidanKakitanganverifikasiStorhendaklah menyediakan KEW.PS-15 dan mengemukakannya kepada Pengarah.

Tanggungjawab Pengarah

259. (1) Pengarah hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, Pelupusan, Hapuskira atau pelarasan Stok yang dinyatakan dalam KEW.PS-14 seperti berikut:

(a) syor pindahan Stok hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi Eksekutif untuk kelulusan;

(b) syor Pelupusan dan Hapuskira hendaklah diambil tindakan dengan merujuk kepada Bab VI dan VII; dan

(c) syor pelarasan Stok (kekurangan atau lebihan) disebabkan silap pengiraan di seperti dalam KEW.PS-17 pada Jadual A25 hendaklah diluluskan oleh Pengarah.

(2) Pengarah hendaklah menyemak, mengesah, mengesyorkan penambahbaikan dan mengemukakan KEW.PS 14 dan KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan Pengerusi Eksekutif.

(3) Pengarah hendaklah mengambil tindakan ke atas syor penambahbaikan

110

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

setelah mendapat kelulusan daripada Pengerusi Eksekutif di KEW.PS-15.

(4) Pengarah hendaklah melaksanakan pemeriksaan mengejut sekurang-kurangnya sekali setahun.

Pelarasan Stok

260. (1) Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan Stok apabila terdapat Stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan dan verifikasi Stor dilakukandengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17. KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Pengarah.

(2) Pegawai Stor hendaklah merekodkan transaksi pelarasan Stok diruangan “Terima” bagi Stok lebihan atau diruangan Keluar bagi Stok kurangan pada Kad Petak serta hendaklah ditandatangani.

Tanggungjawab Urusetia Pengurusan Aset

261. (1) Urusetia Pengurusan Aset di negeri hendaklah menghantar KEW.PS-14, KEW.PS-15 dan Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16 kepadaUnit Pengurusan Aset Ibu Pejabat sebelum 15 Mac pada setiap tahun untuk mendapatkan perakuan dan tandatangan Pengerusi Eksekutif.

(2) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 dan Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16 hendaklah diserahkan semula kepada Urusetia Pengurusan Aset Ibu Pejabat dan negeri selepas mendapat perakuan dan tandatangan dari Pengerusi Eksekutif.

Mengambil Alih Tugas Stor

262. Apabila berlaku pertukaran diantara Pegawai Stor, tindakan berikut hendaklah diambil:

(a) menyediakan Perakuan Ambil Alih seperti dalam KEW.PS-18 pada Jadual A26 dalam tempoh dua minggu dari tarikh mengambil alih Stor;

(b) membuat semakan di Kad Petak secara seratus peratus bagi memastikan baki StokadalahsamadenganStokfizikal;

(c) KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh kedua-dua Pegawai dan Kakitangan berkenaan dan disahkan oleh Pengarah; dan

(d) Pegawai Stor yang mengambil alih tugas Stor hendaklah melakukan tindakan pelarasan Stok di peraturan 260, jika terdapat Stok lebihan atau kurangan.

BAB VI – KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

Kawalan Kebakaran

263. (1) Stor hendaklah dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti “fire alarm, smoke detector, water sprinkler” dan lain-lain.

(2) Alat-alat pemadam api seperti “fire extinguisher” dan “hose reel” hendaklah ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat dan mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

(3) Setiap Stor hendaklah mempamerkan pelan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT).

111

(4) Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti ”Dilarang Merokok”, “Mudah Terbakar” dan sebagainya.

(5) Pengarah hendaklah merujuk kepada Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat bagi mendapatkan pandangan dan nasihat dalam mematuhi kawalan kebakaran.

(6) Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai Stor.

Kebersihan

264. (1) Pegawai Stor hendaklah memastikan Stor sentiasa bersih supaya kualiti Stok terjamin.

(2) Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala.

BAB VII – PELUPUSAN

Justifi kasi Pelupusan Stok

265. Stok boleh dilupuskan sekiranya menepati justifikasisepertiberikut:

(a) rosak;

(b) luput tempoh penggunaan;

(c) tidak boleh digunakan;

(d) tidak diperlukan;

(e) tidak bergerak;

(f) melebihi keperluan; atau

(g) disyorkan selepas pengiraan Stok atauverifikasiStok

Pelupusan Stok

266. Pelupusan Stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam peraturan 192 hingga 202 kecuali Pelupusan Stok bernilai rendah.

Pelupusan Stok Bernilai Rendah

267. (1) Pelupusan Stok yang bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi Stok yang nilai perolehan asalnya tidak melebihi sepuluh ribu ringgit bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan.

(2) Pengarah hendaklah melantik dua orang Pegawai dan Kakitangan yang tidak terlibat secara langsung menguruskan Stok berkenaan bagi membuat pemeriksaan Stok yang hendak dilupuskan.

(3) Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah seperti dalam KEW.PS-19 pada Jadual A27.

(4) Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan Stok serta memberi syor kaedah Pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Pengarah. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Petak di ruang ‘keluar’ dan di ruang ‘baki’.

Kuasa Melulus Pelupusan Stok BernilaiRendah

268. Pengarah hendaklah bertanggungjawab untuk menentukan keputusan Pelupusan Stok bernilai rendah dengan mengisi KEW.PS-19 di ruangan keputusan.

Perakuan Pelupusan (PEP)-KEW.PA-16

269. Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 tidak diperlukan bagi semua Pelupusan Stok bernilai rendah.

Urusetia Pelupusan

270. Urusetia Pengurusan Aset Suruhanjaya hendaklah bertanggungjawab sebagai Urusetia Pelupusan Stok.

112

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

Laporan Tahunan Pelupusan Stok

271. Pengarah hendaklah mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 ke Unit Pengurusan Aset Ibu Pejabat sebelum 15 Mac pada setiap tahun.

BAB VIII – KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

272. Hapuskira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam tatacara pengurusan Aset Alih Suruhanjaya kecuali kekurangan Stok bernilai rendah.

Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah273. (1) Stok yang bernilai rendah bermaksud

jumlah nilai keseluruhan perolehan asalnya tidak lebih daripada dua ratus lima puluh ringgit yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan atau kekurangan yang tidak dapat dielakkan.

(2) Kekurangan Stok tersebut bukan

disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai dan Kakitangan.

Kuasa Melulus Hapuskira Kekurangan Stok274. Pengerusi Eksekutif bertanggungjawab

meluluskan Hapuskira kekurangan Stok.

Laporan Hapuskira Kekurangan Stok275. (1) Pegawai Stor hendaklah menyediakan

Laporan Hapuskira Kekurangan Stok seperti dalam KEW.PS-21 pada Jadual A28 dengan merujuk di ruangan syor olehPegawai danKakitangan verifikasiStor di KEW.PS-14.

(2) KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh

Pengarah sebelum dikemukakan kepada Pengerusi Eksekutif untuk kelulusan Hapuskira.

(3) Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Petak di ruang ‘keluar’ dan di ruang ‘baki’.

(4) Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes kekurangan Stok yang bernilai rendah kecuali kes-kes yang melibatkan perbuatan jenayah.

Urusetia Kehilangan Dan Hapuskira Stok

276. Urusetia Pengurusan Aset Suruhanjaya hendaklah bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan dan Hapuskira Stok.

Laporan Tahunan Kehilangan Dan HapuskiraStok

277. (1) Pengarah hendaklah melaporkan kesemua kes Kehilangan dan Hapuskira Stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira Stok KEW.PS-22.

(2) KEW.PS-22 hendaklah dikemukakan ke Unit Pengurusan Aset Ibu Pejabat sebelum 15 Mac pada setiap tahun.

113

BAHAGIAN VIIIPELBAGAI278. Sekiranya terdapat apa-apa perkara yang

tidak diliputi oleh Tatacara ini atau apa-apa kekeliruan dalam tafsiran pemakaian, rujukan hendaklah dibuat kepada Arahan Perbendaharan atau mana-mana pekeliling Kerajaan yang berkenaan.

279. Pemakaian Tatacara ini tertakluk kepada sebarang pindaan kepada pekeliling-pekeliling yang berkuatkuasa.

114

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADU

AL A

LAM

PIR

AN A

1BU

KU

WAN

G R

UN

CIT

Ring

kasa

n Pe

njen

isan

Perb

elanj

aan:

Ko

d Pe

rbela

njaa

an

Jum

lah

TERI

MAA

NBA

YARA

N

Tarik

hNo

. Ba

ucar

Butir

-but

irJu

mlah

Tarik

hNo

. Bau

car

Wan

g Ru

ncit

Butir

-but

irKo

dPe

rbela

njaa

nJu

mlah

RMSe

nRM

Sen

115

JADUAL BLAMPIRAN I

TATACARA BAGI LEMBAGA PEMERIKSA1. Tatacara-tatacara ini dipakai bagi pemeriksaan yang dijalankan di

bawah peruntukan Peraturan 106 dan bagi hal-hal lain di mana suatu Lembaga ditubuhkan bagi menjalankan suatu pemeriksaan wang tunai, barang-barang bernilai dan baki bank di bawah jagaan seorang Pegawai Perakaunan.

2. Lembaga hendaklah berkumpul di pejabat pegawai perakaunan yang akan diperiksa sebelum permulaan urusan pada hari pemeriksaan itu diadakan. Pegawai Perakaunan atau wakilnya hendaklah hadir sepanjang pemeriksaan itu.

3. Lembaga hendaklah meminta buku wang tunai, dan jika buku itu belum diimbangkan, hendaklah mencatatkan nombor resit yang akhir dan bayaran yang direkodkan dalamnya dan meminta pegawai perakaunan menggaris dan mengimbangkan buku wang tunai itu dengan sertamerta. Lembaga hendaklah merekod baki wang tunai dan baki bank yang ditunjukkan dalam buku wang tunai itu pada Borang Laporan (Kew. 78 Pindaan).

4. Lembaga hendaklah meminta pegawai perakaunan menunjukkan semua peti besi, bilik kebal, dan sebagainya, dalam mana wang tunai, cek, dan sebagainya, disimpan, dan hendaklah memeriksa kandungan tiap-tiap satunya, memastikan bahawa tiada pindah-memindah boleh dilakukan sehingga jumlah wang tunai itu telah diverifikasikan.

5. Lembaga hendaklah mengira semua wang kertas dan duit syiling kecuali dalam bungkusan yang diperakui dengan meteri seorang Pegawai Mata Wang atau Bank. Jika diminta oleh pegawai perakaunan, Lembaga boleh menverifikasi dan melepaskan duit laci untuk membolehkanpejabat itu menjalankan urusannya semasa pemeriksaan dijalankan.

6. Segala wang tunai, cek, kiriman wang, dll. yang menjadi baki wang tunai hendaklah disemak dan disenaraikan oleh Lembaga dalam Borang Laporan pada Penyata A dan B. Segala wang tunai, cek, dll., yang belum dimasukkan ke dalam bank, tetapi telah dicatatkan dalam buku wang tunai dan sedia untuk dimasukkan ke dalam bank hendaklah disemak dan disenaraikan oleh Lembaga pada Penyata C.

TATACARA BAGI LEMBAGA PEMERIKSA

1. Tatacara-tatacara ini dipakai bagi pemeriksaan yang dijalankan di bawah peruntukan Peraturan 106 dan bagi hal-hal lain di mana suatu Lembaga ditubuhkan bagi menjalankan suatu pemeriksaan wang tunai, barang-barang bernilai dan baki bank di bawah jagaan seorang Pegawai Perakaunan.

2. Lembaga hendaklah berkumpul di pejabat pegawai perakaunan yang akan diperiksa sebelum permulaan urusan pada hari pemeriksaan itu diadakan. Pegawai Perakaunan atau wakilnya hendaklah hadir sepanjang pemeriksaan itu.

3. Lembaga hendaklah meminta buku wang tunai, dan jika buku itu belum diimbangkan, hendaklah mencatatkan nombor resit yang akhir dan bayaran yang direkodkan dalamnya dan meminta pegawai perakaunan menggaris dan mengimbangkan buku wang tunai itu dengan sertamerta. Lembaga hendaklah merekod baki wang tunai dan baki bank yang ditunjukkan dalam buku wang tunai itu pada Borang Laporan (Kew. 78 Pindaan).

4. Lembaga hendaklah meminta pegawai perakaunan menunjukkan semua peti besi, bilik kebal, dan sebagainya, dalam mana wang tunai, cek, dan sebagainya, disimpan, dan hendaklah memeriksa kandungan tiap-tiap satunya, memastikan bahawa tiada pindah-memindahbolehdilakukansehinggajumlahwangtunaiitutelahdiverifikasikan.

5. Lembaga hendaklah mengira semua wang kertas dan duit syiling kecuali dalam bungkusan yang diperakui dengan meteri seorang Pegawai Mata Wang atau Bank. Jikadimintaolehpegawaiperakaunan,Lembagabolehmenverifikasidanmelepaskanduit laci untuk membolehkan pejabat itu menjalankan urusannya semasa pemeriksaan dijalankan.

6. Segala wang tunai, cek, kiriman wang, dll. yang menjadi baki wang tunai hendaklah

disemak dan disenaraikan oleh Lembaga dalam Borang Laporan pada Penyata A dan B. Segala wang tunai, cek, dll., yang belum dimasukkan ke dalam bank, tetapi telah dicatatkan dalam buku wang tunai dan sedia untuk dimasukkan ke dalam bank hendaklah disemak dan disenaraikan oleh Lembaga pada Penyata C. Segala wang tunai, cek, dll., yang tidak menjadi sebahagian daripada baki wang tunai yang ditunjukkan dalam buku wang tunai (contohnya, baki pembayaran baucar yang belum dibayar sepenuhnya dan panjar wang runcit) hendaklah disemak dan disenaraikan oleh Lembaga pada Penyata D.

116

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

7. Lembaga hendaklah meminta pegawai perakaunan menunjukkan adanya wang yang diterima lewat untuk dibayar kepada Akauntan Negara atau ke dalam sesuatu Perbendaharaan atau bank, dan jika ada, meminta pegawai berkenaan mengeluarkan wang itu untuk disemak. Wang ini hendaklah dikeluarkan dan hendaklah direkodkan oleh Lembaga dalam Borang Laporan pada Penyata D.

8. Lembaga hendaklah memeriksa buku resit dan daftar mel, dan audit roll/audit trail untuk memastikan bahawa catatan yang akhir telah dimasuk kira dalam Buku Tunai.

9. Apabila jumlah wang tunai seperti Penyata A dan B telah ditentukan ia hendaklah dibandingkan dengan baki wang dalam Buku Tunai. Jika ada selisih, ia hendaklah dicatat dalam Borang Laporan. Jika ada selisihan besar, Lembaga hendaklah melaporkan dengan segera kepada Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri.

10. Bagi tiap-tiap baki bank dalam Buku Tunai, Lembaga hendaklah meminta pegawai perakaunan mengemukakan dengan seberapa segera yang boleh, dua salinan tiap-tiap satu perakuan bank dan satu penyata penyesuaian. Lembaga hendaklah menyemak bahawa baki pada tiaptiap satu penyata penyesuaian bank adalah sama dengan perakuan bank dan Buku Tunai.

11. Apabila selesai pemeriksaan, Lembaga hendaklah menandatangani penyata penyesuaian dan apa-apa senarai yang dikembarkan; dan menyampaikan kepada Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri dua salinan Borang Laporan yang diperakui bersama dengan perakuan bank dan Penyata Penyesuaian Bank dalam tempoh 30 hari daripada tarikh pemeriksaan.

12. Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri hendaklah menghantar satu set laporan lengkap Lembaga Pemeriksa kepada Ketua Audit Negara atau Pengarah Audit Negeri, mana yang berkenaan dalam tempoh 14 hari dari tarikh laporan.

117

JADUAL CLAMPIRAN M

TEMPOH MINIMUM BAGI MENYIMPAN BUKU DAN REKOD KEWANGAN SERTA PERAKAUNAN

Buku atau Rekod Tempoh minimum penyimpanan

1) Lejar dan Rekod Khas, contohnya, Daftar Pinjaman Hutang Suruhanjaya dan Daftar Pindah Milik.

2) Lejar Perakaunan Utama, Buku Wang Tunai, Jurnal Besar, Ringkasan dan Lejar Kecil.

3) a) Sistem Perakaunan Secara Manuali. Baucar bayaran dengan

kontrakii. Baucar-baucar lain

b) Sistem Perakaunan Secara Elektronik

i. Penyimpanan dokumen secara hardcopy termasuk baucar bayaran dengan kontrak

ii. Penyimpanan dokumen secara softcopy

4) Penyata Pemungut termasuk resit rasmi pendua

5) Buku Wang Tunai Harian, Buku Bayaran Pos dan sebagainya.

6) Pendua atau Kaunterfoil dalam bentuk buku

7) Laporan atau listing kecil komputer atau maklumat berkenaan yang direkod dan disimpan secara makro grafik atau media elektronik lain.

20 tahun selepas penyelesaian akhir segala urusan dan penutupan akaun terakhir dalamnya.

7 tahun selepas penyelesaian akhir segala urusan dan penutupan akaun terakhir dalamnya.

7 tahun

4 tahun

4 tahun

7 tahun

3 tahun

1 tahun

Selepas penyelesaian akhir tindakan atas segala borang asal.

Selepas penyelesaian akhir tindakan atas laporan atau listing kecil komputer.

1) Lejar dan Rekod Khas, contohnya, Daftar Pinjaman Hutang Suruhanjaya dan Daftar Pindah Milik.

2) Lejar Perakaunan Utama, Buku Wang Tunai, Jurnal Besar, Ringkasan dan Lejar Kecil.

3) a) Sistem Perakaunan Secara Manual

i. Baucar bayaran dengan kontrak

ii. Baucar-baucar lain

b) Sistem Perakaunan Secara Elektronik

i. Penyimpanan dokumen secara hardcopy termasuk baucar bayaran dengan kontrak

ii. Penyimpanan dokumen secara softcopy

4) Penyata Pemungut termasuk resit rasmi pendua

5) Buku Wang Tunai Harian, Buku Bayaran Pos dan sebagainya.

6) Pendua atau Kaunterfoil dalam bentuk buku

7) Laporan atau listing kecil komputer atau maklumat berkenaan yang direkod dandisimpansecaramakrografik atau media elektronik lain.

Buku atau Rekod Tempoh minimum penyimpanan

20 tahun selepas penyelesaian akhirsegala urusan dan penutupan akaunterakhir dalamnya.

7 tahun selepas penyelesaian akhir segalaurusan dan penutupan akaun terakhirdalamnya.

7 tahun

4 tahun

4 tahun

7 tahun

3 tahun

1 tahun

Selepas penyelesaian akhir tindakan atas segala borang asal.

Selepas penyelesaian akhir tindakan atas laporan atau listing kecil komputer.

TEMPOH MINIMUM BAGI MENYIMPAN BUKU DAN REKOD KEWANGAN SERTA PERAKAUNAN

118

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADU

AL D

LAM

PIR

AN W

DAF

TAR

DEP

OSI

T U

NTU

K D

IWAR

TAK

AN

Saya

mem

pera

kui b

ahaw

a bu

tir-b

utir

di

atas

seb

enar

nya

terc

atat

di d

alam

Daf

tar

Depo

sit u

ntuk

diw

arta

kan

Pada

.....

......

......

......

......

..

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Bil.

Kod

Aka

un

depo

sitNa

ma

Pend

epos

itNo

mbo

r Res

it/

Ta

rikh

Nom

bor P

enya

ta

Pem

ungu

t / T

arikh

Tarik

h De

posit

Pat

ut

Dipu

langk

anAm

aun

(RM

)

Jum

lah

Nam

a Ja

bata

n :

Nam

a Pe

gaw

ai :

Jaw

atan

:

Tand

atan

gan

:

Tarik

h

:

119

JADUAL E LAMPIRAN J

LAPORAN AWAL MENGENAI KEHILANGAN WANG SURUHANJAYA

Nyatakan:

Jenis kehilangan.

Anggaran jumlah Wang Suruhanjaya.

Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.

Tarikh dan masa kehilangan berlaku.

Cara bagaimana kehilangan berlaku.

Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan wang yang hilang itu.

ada seseorang pegawai difikirkan prima face bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.

Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja. Jika ya, nama dan jawatannya.

Sama ada laporan kepada Polis telah dibuat selaras dengan Peraturan 140 (1). Sila nyatakan rujukan Laporan Polis.

Langkah berjaga-jaga yang telah diambil untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.

Langkah-langkah yang akan diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

Catatan-catatan lain sekiranya ada.

Tarikh: ..................................................... Tandatangan Pengarah:

Nama:Jawatan:Cop Jabatan:

LAPORAN AWAL MENGENAI KEHILANGAN WANG SURUHANJAYA____________________________________________________________________________________

Nyatakan:

1) Jenis kehilangan.

2) Anggaran jumlah Wang Suruhanjaya.

3) Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.

4) Tarikh dan masa kehilangan berlaku.

5) Cara bagaimana kehilangan berlaku.

6) Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan wang yang hilang itu.

7) Samaadaseseorangpegawaidifikirkanprimafacebertanggungjawabkeatas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.

8) Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja. Jika ya, nama dan jawatannya.

9) Sama ada laporan kepada Polis telah dibuat selaras dengan Peraturan 140 (1). Sila nyatakan rujukan Laporan Polis.

10) Langkah berjaga-jaga yang telah diambil untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.

11) Langkah-langkah yang akan diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

12) Catatan-catatan lain sekiranya ada. __________________________________________________________________________________

Tarikh: ..................................................... Tandatangan Pengarah

Nama: Jawatan:

Cop Jabatan:

120

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL F LAMPIRAN 2

Kepada:

Pegawai/Pegawai-pegawaiPenyiasatan Yang Dilantik.

LANTIKAN PEGAWAI PENYIASAT BERHUBUNG DENGAN KEHILANGAN WANG SURUHANJAYA

Selaras dengan peruntukan Peraturan 140 (4), saya sebagai Pegawai Pengawal, dengan ini melantik Tuan/Puan untuk menyiasat kehilangan (Jumlah wang)..................... yang telah dilaporkan berlaku di ...................(Tempat) pada.....................(Tarikh) Sesalinan Laporan Awal berkenaan disertakan bersama-sama ini untuk rujukan tuan/puan.

2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan tugas bagi mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan.

3. Laporan Akhir penyiasatan mengenai kehilangan tersebut hendaklah berpandukan format seperti di ‘Lampiran K’ pada Jadual G Peraturan-Peraturan Kewangan dan Perakaunan SKM dan mengandungi semua maklumat yang berkaitan secara terperinci. Laporan ini mestilah dikemukakan kepada Pegawai Pengawal sebelum ..............................

Tarikh:

...........................................(Tandatangan)

...........................................(Nama Pegawai Pengawal)

...........................................(Kementerian/Jabatan)

Kepada:

Pegawai/Pegawai-pegawai Penyiasatan Yang Dilantik.

LANTIKAN PEGAWAI PENYIASAT BERHUBUNG DENGAN KEHILANGAN WANG SURUHANJAYA

Selaras dengan peruntukan Peraturan 140 (4), saya sebagai Pegawai Pengawal, dengan ini melantik Tuan/Puan untuk menyiasat kehilangan (Jumlah wang) yang telah dilaporkan berlaku di (Tempat) pada ...................... (Tarikh) Sesalinan Laporan Awal berkenaan disertakan bersama-sama ini untuk rujukan tuan/puan.

2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan tugas bagi mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan.

3. Laporan Akhir penyiasatan mengenai kehilangan tersebut hendaklah berpandukan format seperti di ‘Lampiran K’ pada Jadual G Peraturan-Peraturan Kewangan dan Perakaunan SKM dan mengandungi semua maklumat yang berkaitan secara terperinci. Laporan ini mestilah dikemukakan kepada Pegawai Pengawal sebelum ...............................

(Tarikh)

................................................. (Tandatangan)

................................................. (Nama Pegawai Pengawal)

................................................. (Kementerian/Jabatan)

121

JADUAL GLAMPIRAN K

LAPORAN AKHIR MENGENAI KEHILANGAN WANG SURUHANJAYA

(1) Nyatakan sama ada wang tunai, cek, wang pos atau kiriman wang, dan sebagainya.

(2) Nyatakan sama ada kehilangan Wang Suruhanjaya itu kepunyaan Ibu Pejabat atau Negeri, jika kedua-duanya sekali, nyatakan jumlah/ nilai masing-masing.

(3) Adakah suatu akaun pendahuluan diri (pegawai Suruhanjaya) dibuka untuk menampung kehilangan itu sebagaimana yang dikehendaki oleh Peraturan 140(4). Jika sudah, nyatakan jumlahnya dan rujukan Peraturan.

(4) Tempat, tarikh dan masa sebenarnya kehilangan itu berlaku.

(5) Cara sebenar bagaimana kehilangan itu berlaku (Keterangan yang ringkas, tepat dan lengkap adalah dikehendaki).

(6) Tarikh dan bagaimana kehilangan diketahui (Nyatakan nombor rujukan Laporan Awal Peraturan 140(2).

(7) (a) Nama pegawai yang:(i) disyaki terlibat atas kehilangan jika berkenaan;

(ii) secara langsung menjaga Wang Suruhanjaya; atau

(iii) bertanggungjawab secara langsung sebagai penyelia.

(b) Mengenai tiap-tiap seorang pegawai di atas nyatakan:(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan itu;

LAPORAN AKHIR MENGENAIKEHILANGAN WANG SURUHANJAYA

1) Nyatakan sama ada wang tunai, cek, wang pos atau kiriman wang, dan sebagainya.

2) Nyatakan sama ada kehilangan Wang Suruhanjaya itu kepunyaan Ibu Pejabat atau Negeri, jika kedua-duanya sekali, nyatakan jumlah/ nilai masing-masing.

3) Adakah suatu akaun pendahuluan diri (pegawai Suruhanjaya) dibuka untuk menampung kehilangan itu sebagaimana yang dikehendaki oleh Peraturan 140(7). Jika sudah, nyatakan jumlahnya dan rujukan Peraturan.

4) Tempat, tarikh dan masa sebenarnya kehilangan itu berlaku.

5) Cara sebenar bagaimana kehilangan itu berlaku (Keterangan yang ringkas, tepat dan lengkap adalah dikehendaki).

6) Tarikh dan bagaimana kehilangan diketahui (Nyatakan nombor rujukan Laporan Awal Peraturan 140(2).

7) (a) Nama pegawai yang:

(i) disyaki terlibat atas kehilangan jika berkenaan;

(ii) secara langsung menjaga Wang Suruhanjaya; atau

(iii) bertanggungjawab secara langsung sebagai penyelia.

(b) Mengenai tiap-tiap seorang pegawai di atas nyatakan:

(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan itu; (ii) Tugasnya (sertakan SENARAI TUGAS);

(iii) Taraf jawatan; Tetap/Berpencen/Tidak Berpencen/Dalam Percubaan/Sementara;

(iv) Sama ada Pegawai Ibu Pejabat atau Negeri;

122

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(v) Sama ada digantung kerja atau ditahan kerja. Tarikhnya berkuat kuasa hukuman ini;

(vi) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan. Saraan yang akan dibayar kepadanya oleh Suruhanjaya;

(vii) Apa-apa kesalahan dan luar aturan yang telah dilakukan dahulu serta hukumannya, dengan memberi butir-butir ringkas dan rujukan bagi tiap satunya; dan

(viii) Maklumat lain.

8) (i) Jika Laporan telah dibuat kepada Polis, kemukakan Laporan Hasil Penyiasatan Polis yang diketahui pada masa menulis laporan ini; dan

(ii) Jika laporan tidak dibuat kepada Polis, nyatakan sebabnya.

9) Nyatakan sama ada hal tidak mematuhi langkah berjaga-jaga dan aturan keselamatan sebagaimana yang dikehendaki oleh Pekeliling, Perintah Am, Peraturan Kewangan dan Arahan Jabatan telah juga menyebabkan kehilangan itu;

(i) Jika ya, nyatakan apakah pekeliling dan sebagainya, yang telah tidak dipatuhi dan oleh siapa; dan

(ii) Jika tidak, apakah aturan Jabatan yang telah dibuat untuk mencegah kehilangan itu dan siapakah yang bertanggungjawab untuk memastikan aturan itu diikuti.

10) Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. 11) Syor mengenai surcaj, dengan memberi sebab-sebab mengapa surcaj difikirkan patut atau tidak.

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

........................................................................................................................................... (sila sertakan lampiran sekiranya perlu.)

123

Pegawai Penyiasat/Ahli Jawatankuasa Penyiasat

No. Rujukan ........................................... Tandatangan:

Tarikh ..................................................... Nama:

Jawatan:

Cop Jabatan:

12. Ulasan dan syor Pegawai Pengawal

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................... (sila sertakan Lampiran sekiranya perlu.)

Pegawai Pengawal

No. Rujukan ........................................... Tandatangan :

Tarikh ..................................................... Nama:

Jawatan:

Cop Jabatan:

124

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL HLAMPIRAN L

LAPORAN MENGENAI TUNGGAKAN HASIL/AKAUN BELUM TERIMA (ABT) YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN

(1) Nama dan alamat pihak yang kena membayar wang itu;

(2) Untuk apakah wang yang kena dibayar itu, amaunnya, dan tarikh sepatutnya dikenakan membayar wang itu kepada kerajaan;

(3) Tarikh bil/tuntutan dihantar atau tarikh diberitahu tentang amaun yang genap masanya untuk didapatkan balik wang itu;

(4) Apakah tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan bayaran semenjak bil/ tuntutan dihantar atau bila diberitahu amaun yang genap masanya untuk didapatkan. Jika tatacara memberi notis dan mendapatkan wang itu ditetapkan dalam undang-undang, adakah tatacara tersebut dipatuhi;

(5) Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab memungut wang itu;

(6) Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab selaku penyelia;

(7) Sama ada kegagalan memungut disebabkan oleh kegagalan mematuhi sesuatu peraturan atau arahan atau sebab-sebab lain;

(8) Sama ada tindakan tatatertib disyorkan terhadap seseorang pegawai. Jika tiada surcaj disyorkan, sebab-sebab hendaklah diberi; dan

(9) Dalam tiap-tiap satu hal di mana nama seseorang pegawai disebut, nyatakan sama ada pegawai itu ialah seorang Pegawai Negeri atau Ibu Pejabat, dalam jawatan tetap atau dalam perkhidmatan sementara.

LAPORAN MENGENAI TUNGGAKAN HASIL/AKAUN BELUM TERIMA (ABT) YANG TIDAK BOLEH

DIDAPATKAN

1) Nama dan alamat pihak yang kena membayar wang itu;

2) Untuk apakah wang yang kena dibayar itu, amaunnya, dan tarikh sepatutnya dikenakan membayar wang itu kepada kerajaan;

3) Tarikh bil/tuntutan dihantar atau tarikh diberitahu tentang amaun yang genap masanya untuk didapatkan balik wang itu;

4) Apakah tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan bayaran semenjak bil/ tuntutan dihantar atau bila diberitahu amaun yang genap masanya untuk didapatkan. Jika tatacara memberi notis dan mendapatkan wang itu ditetapkan dalam undang-undang, adakah tatacara tersebut dipatuhi;

5) Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab memungut wang itu;

6) Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab selaku penyelia;

7) Sama ada kegagalan memungut disebabkan oleh kegagalan mematuhi sesuatu peraturan atau arahan atau sebab-sebab lain;

8) Sama ada tindakan tatatertib disyorkan terhadap seseorang pegawai. Jika tiada surcaj disyorkan, sebab-sebab hendaklah diberi; dan

9) Dalam tiap-tiap satu hal di mana nama seseorang pegawai disebut, nyatakan sama ada pegawai itu ialah seorang Pegawai Negeri atau Ibu Pejabat, dalam jawatan tetap atau dalam perkhidmatan sementara.

125

Tarikh ................................................. Tandatangan Ketua Jabatan Nama: Jawatan:

Cop Jabatan:

12. Ulasan dan syor Pegawai Pengawal

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................... (sila sertakan Lampiran sekiranya perlu.)

Tarikh .......................................... ............................................................................... Tandatangan Pegawai Pengawal

Nama: Jawatan:

Cop Jabatan:

126

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL ILAMPIRAN Q

Bila menjawab, sila nyatakannombor ini:

(Kew. 284-Pin. 5/94)

SURUHANJAYA KOPERASI MALAYSIA

SEBUT HARGA UNTUK BEKALAN/PERKHIDMATAN

Dokumen ini hendaklah disifatkan menjadi dan dibaca dan ditaksirkan sebagai sebahagian daripada Perjanjian Sebut Harga.

Kepada (Nama Syarikat) .......................

No. Telefon: ................................................. No. Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan: .................................................. Kod bidang pendaftaran yang relevan dengan pembelian ini .............................

1. Sila beri sebut harga untuk bekalan/perkhidmatan yang disenaraikan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:

1.1. Syarat penyerahan/penyempurnaan ......................................................

No. Sebutharga

……………

| Pelawaan sebut harga dikeluarkan| oleh Suruhanjaya Koperasi Malaysia | (Alamat Lengkap)| ..........................................................................

| ..........................................................................|||| No. Telefon: ................................................|| Tarikh: ..........................................................

127

1.2. Tarikh penyerahan/penyempurnaan dikehendaki..............................

1.3 Arahan pengiriman ...........................................................................................

1.4. Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam suatu sampul berlakri dan bertanda nombor sebut harga….................................................................

1.5. Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran yang berkenaan di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengah hari ...........................hb.......................

1.6. Tempoh sah laku sebut harga hendaklah ..................... hari selepas tarikh tutup.

Tarikh: ......................... Tandatangan : .................................... Nama Pegawai : .................................... Jawatan: ...............................................................

Bil.Perihal Bekalan/

Perkhidmatan dan Syarat-syarat Khas

Unit Ukuran

Kuantiti / Kekerapan

Kadar (RM)

Harga (RM)

Untuk Diisi oleh Kementerian/Jabatan Untuk Diisi oleh Penyebutharga

Tarikh penyerahan / penyempurnaanditawarkan ……………………………..

*Sila sertakan salinan Sijil Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan

JUMLAH _________

128

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

(i) Harga yang ditawarkan adalah harga bersih; dan

(ii) Tarikh penyerahan/penyempurnaan ialah .................................

Saya/Kami dengan ini menawar untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan di atas dengan harga dan syarat-syarat yang dinyatakan di atas tertakluk kepada syarat-syarat di atas dan di belakang ini.

Tandatangan Penyebut Harga : ....................................

Nama dan K/P : ....................................

Alamat Syarikat : ....................................

Tarikh : ....................................

Mustahak - Lihat Syarat-syarat Am Di Belakang(untuk Bekalan sahaja)

129

SYARAT-SYARAT AM

Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di tempat lain dalam pelawaan ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syarat-syarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh penyebutharga.

1. KEADAAN BARANG Semua barang yang dibekalkan hendaklah tulen, baru dan belum digunakan.

2. HARGA Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan

kos tambahan yang berkaitan.

3. SEBUT HARGA SEBAHAGIAN Sebut harga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian

bilangan item.

4. BARANG SETARA Sebut harga boleh ditawarkan bagi barang setara yang sesuai dengan syarat

butir-butir penuh diberi.

5. PERSETUJUAN (i) Kerajaan tidak terikat untuk setuju terima sebut harga yang terendah atau

mana-mana sebut harga; dan

(ii) Setiap butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebut harga yang berasingan.

6. PEMERIKSAAN (i) Kerajaan sentiasa berhak melantik seseorang pegawai untuk memeriksa

dan menguji bekalan itu semasa tempoh pembuatan atau pada bila-bila masa lain sebelum penyerahan bekalan tersebut; dan

(ii) Penyebut harga hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau pengujian apabila dikehendaki.

7. PERAKUAN MENYATAKAN SPESIFIKASI TELAH DIPATUHI Penyebut harga dikehendaki memperakui bahawa bekalan/ perkhidmatan yang

dibekalkanolehmerekaadalahmengikutspesifikasiataupiawai(jikaada)yangdinyatakan di dalam pelawaan ini.

130

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

8. PENOLAKAN (i) Barang yang rendah mutunya atau yang berlainan daripada bekalan yang

telah dipersetujui sebut harganya boleh ditolak;

(ii) Apabila diminta, penyebut harga hendaklah menyebabkan barang yang ditolak itu dipindahkan atas tanggungan dan perbelanjaannya sendiri, dan ia hendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala perbelanjaan yang telah dilakukan mengenai bekalan yang ditolak itu; dan

(iii) Fasal-kecil (i) dan (ii) di atas ini tidaklah memudaratkan apa-apa hak Kerajaan untuk mendapatkan ganti rugi kerana kegagalan memenuhi obligasi kontrak.

9. PENGIKLANAN Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana sebutharga

boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah, atau lain-lain saluran iklan tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri terlebih dahulu.

10. TAFSIRAN Sebut harga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah

diertikan mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia, dan penyebut harga bersetuju tertakluk hanya kepada bidang kuasa Mahkamah Malaysia sahaja dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan jua pun yang mungkin timbul mengenai sebut harga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.

11. INSURANS Tiada apa-apa insurans atas barang dalam perjalanan daripada negeri pembekal

atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam sebutharga.

131

BARANG-BARANG EX-STOK ATAU BARANG-BARANG KELUARAN MALAYSIA

12. CUKAI Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan.

13. PEMBUNGKUSAN

(i) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan; dan

(ii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan yang tidak mencukupi atau yang cacat, hendaklah diganti oleh penjual.

14. PENGENALAN

Nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri tempat asal barang itu, jika berkenaan, hendaklah ditunjukkan.

BARANG DIPESAN DARI LUAR MALAYSIA

15. CUKAI Harga tawaran hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai dan unsur-

unsur cukai adalah dikehendaki ditunjukkan berasingan.

16. MATA WANG Sebut harga hendaklah dinyatakan dalam Ringgit Malaysia (RM).

17. PEMBUNGKUSAN

(i) Barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke Malaysia melainkan jika mengikut norma perdagangan bekalan itu dieksport dengan tidak membungkus;

(ii) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan; dan

(iii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan yang tidak mencukupi atau cacat hendaklah diganti oleh penyebut harga.

132

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL JKEW.PA-1

BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH SURUHANJAYA(Hendaklah diisi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan/ perselisihan)

Nama Pembekal : ……………………………………....……….........................................Alamat Pembekal : .....................……………………………………....................….……... ....................……………………………………...................…….……. .....................……………………………………...................………….No. Telefon : ......................……………………………………...................…………No. Faks : ......................…………………………………...................……………

Bil.Nota

HantaranNama Aset Kuantiti Perihal

Kerosakan Catatan

No. Tarikh Dipesan Diterima Perselisihan

Pegawai Penerima PengarahTandatangan : Tandatangan :Nama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :

133

JADUAL K KEW.PA-2 (No. Siri Pendaftaran: )

DAFTAR HARTA MODAL

Bahagian/Negeri:

BAHAGIAN A

Kod NasionalKategoriSub KategoriJenis/Jenama/ModelBuatan Harga Perolehan AsalJenis Dan No.Enjin Tarikh DiterimaNo Casis/Siri Pembuat No. Pesanan Rasmi SuruhanjayaNo Pendaftaran(Bagi Kenderaan)

Tempoh JaminanNama PembekalDan Alamat:KOMPONEN/AKSESORI:

……………………….. Tandatangan Pengarah

Nama : Jawatan : Tarikh : Cop :

PENEMPATANLokasiTarikhNama PegawaiTandatangan

PEMERIKSAANTarikhStatus AsetNama PemeriksaTandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRARujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

134

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

KEW.PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil. Tarikh Butiran TempohJaminan Kos (RM) Nama

Dan Tandatangan

135

JADUAL L KEW.PA-3 (No. Siri Pendaftaran: )

DAFTAR INVENTORI

Bahagian/ Negeri : Kod NasionalKategoriSub KategoriJenis Harga Perolehan AsalKuantiti Tarikh DiterimaUnit Pengukuran No. Pesanan Rasmi

Kerajaan dan TarikhTempoh Jaminan

Nama Pembekal Dan Alamat:

..........................................Tandatangan Pengarah

Nama : Jawatan : Tarikh :

Cop :

PENEMPATANKuantitiNo.Siri PendaftaranLokasiTarikhNama PegawaiTandatangan

PEMERIKSAANTarikhStatus AsetNama PemeriksaTandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRATarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan

136

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL MKEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL

BIL. NOMBOR SIRI PENDAFTARAN NAMA ASET TARIKH

PEROLEHANHARGA PEROLEHAN

ASAL (RM)

JUMLAH

137

JADUAL NKEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI

BIL. NOMBOR SIRI PENDAFTARAN NAMA ASET TARIKH

PEROLEHANHARGA PEROLEHAN

ASAL (RM)

JUMLAH

138

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADU

AL O

K

EW. P

A-6

DAF

TAR

PER

GER

AKAN

HAR

TA M

OD

AL D

AN IN

VEN

TOR

I

Je

nis :

Pega

wai

Peng

eluar

Cata

tan

Je

nam

a da

n M

odel

:

No

. Siri

Pem

buat

:

No

. Siri

Pend

afta

ran

:

Bil

Nam

aPe

min

jam

Tarik

hTa

ndat

anga

nPe

min

jam

Ketik

a Di

kelu

arka

nKe

tika

Dipu

langk

an

Dike

luar

kan

Jang

kaDi

pulan

gkan

Tand

atan

gan

Tarik

hTa

ndat

anga

nTa

rikh

139

JADUAL PKEW.PA-7

SENARAI ASET ALIH SURUHANJAYA

BAHAGIAN/NEGERI/WILAYAH : LOKASI:

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI

(a) Disediakan oleh: (b) Disahkan oleh:

…………………………………….......... ……………………………………..........Tandatangan Tandatangan

Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh :

Nota:

a) Disediakan oleh Pegawai Aset b) Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab ke

atas aset berkenaan contohnya :i) Lokasi bilik Penolong Pengarah - disahkan oleh Penolong Pengarah.ii) Lokasi bilik mesyuarat - disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat

c) Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab

140

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL Q

KEW.PA-9

BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Bahagian I (untuk diisi oleh Pegawai Aset)1. Jenis Aset : 2. Keterangan

8.1 Jenis kerosakan :8.2 Pembaikan dalaman / waranti / pihak luar :8.3 Kos (jika ada) :8.4 Catatan :

Aset : 3. Nombor Siri Pendaftaran : 4. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) : 5. Pengguna Terakhir : 6. Tarikh Kerosakan :7. Perihal Kerosakan :

9. Syor Pegawai Aset

Nama: Jawatan: Tarikh:

Bahagian II (Keputusan Pengarah)

Diluluskan / Tidak Diluluskan*

…………………..........…………………………. Tandatangan

……………………………………………. Tandatangan

Nama: Jawatan: Tarikh:

Nota: *Potong mana yang berkenaan

10. Tarikh hantar:

Nama: Jawatan: Tarikh:

……………………………………………. Tandatangan

11. Tarikh siap:

Nama: Jawatan: Tarikh:

8. Semakan Pegawai Teknikal (jika perlu)

141

JADUAL Q

KEW.PA-9

BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Bahagian I (untuk diisi oleh Pegawai Aset)1. Jenis Aset : 2. Keterangan

8.1 Jenis kerosakan :8.2 Pembaikan dalaman / waranti / pihak luar :8.3 Kos (jika ada) :8.4 Catatan :

Aset : 3. Nombor Siri Pendaftaran : 4. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) : 5. Pengguna Terakhir : 6. Tarikh Kerosakan :7. Perihal Kerosakan :

9. Syor Pegawai Aset

Nama: Jawatan: Tarikh:

Bahagian II (Keputusan Pengarah)

Diluluskan / Tidak Diluluskan*

…………………..........…………………………. Tandatangan

……………………………………………. Tandatangan

Nama: Jawatan: Tarikh:

Nota: *Potong mana yang berkenaan

10. Tarikh hantar:

Nama: Jawatan: Tarikh:

……………………………………………. Tandatangan

11. Tarikh siap:

Nama: Jawatan: Tarikh:

8. Semakan Pegawai Teknikal (jika perlu)

142

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADU

AL R

KEW

.PA-

10

LAPO

RAN

PEM

ERIK

SAAN

HAR

TA M

OD

AL(d

iisi o

leh P

egaw

ai Pe

mer

iksa)

Baha

gian

/Neg

eri:

Bil

No. S

iriPe

ndaf

tara

n Je

nis

Harta

Mod

al

Loka

si

Men

giku

t Rek

odSe

bena

r

Dafta

rLe

ngka

pKe

mas

kini

Kead

aan

Harta

Mod

alCa

tata

n

( KEW

.PA

-2)

YaTi

dak

Tida

kYa

Not

aDa

ftar:

Tand

akan

√

pada

yan

g be

rken

aan.

Loka

si: N

yata

kan

loka

si ha

rta m

odal

men

giku

t rek

od

d

an lo

kasi

harta

mod

al se

mas

a pe

mer

iksaa

n.Ke

adaa

n Ha

rta M

odal:

Nya

taka

n sa

mad

a se

dang

di

guna

kan

atau

tidak

dig

unak

an.

Cata

tan:

Pen

jelas

an k

epad

a pe

nem

uan p

emer

iksa

an

(Nam

a Pe

gaw

ai Pe

mer

iksa

1)(N

ama

Pega

wai

Pem

eriks

a 2)

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

(Tan

data

ngan

)(T

anda

tang

an)

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

(Jaw

atan

)(J

awat

an)

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

(Tar

ikh P

emer

iksaa

n)(T

arikh

Pem

eriks

aan)

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

143

JADU

AL S

KEW

.PA-

11LA

POR

AN P

EMER

IKSA

AN IN

VEN

TOR

I(d

iisi o

leh

Pega

wai

Pem

erik

sa)

Baha

gian

/Neg

eri:

(Tan

data

ngan

)

(Nam

a Pe

gaw

ai Pe

mer

iksa

2)

(Jaw

atan

)

(Tar

ikh P

emer

iksaa

n)

(Tan

data

ngan

)

(Nam

a Pe

gaw

ai Pe

mer

iksa

1)

(Jaw

atan

)

(Tar

ikh P

emer

iksaa

n)

Bil

Jeni

s In

vent

ori

Dafta

rLo

kasi

Kuan

titi

Kead

aan

Inve

ntor

iCa

tata

nLe

ngka

pKe

mas

kini

YaTi

dak

YaTi

dak

Men

giku

tRe

kod

Sebe

nar

Men

giku

tRe

kod

Sebe

nar

Not

a:

Dafta

r: Ta

ndak

an √

pad

a ya

ng b

erke

naan

.

Loka

si: N

yata

kan

loka

si in

vent

ori m

engi

kut r

ekod

dan

loka

si

in

vent

ori s

emas

a pe

mer

iksaa

n.

uata nakanugid gnades ada

mas nakatayN :irotnevnI naadaeK

tidak

dig

unak

an.

Cata

tan:

Pen

jelas

an k

epad

a pe

nem

uan p

emer

iksa

an.

144

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL T KEW.PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI SURUHANJAYA

Tahun:

Bahagian/Negeri :

Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di

(Bahagian/Negeri)

telah diperiksa pada (tarikh pemeriksaan)

Tandatangan: ............................................................................... Nama Pengerusi Eksekutif: ........................................................... Tarikh: .......................................................................................... Cop Suruhanjaya: .........................................................................

145

JADU

AL U

KEW

.PA-

13

SEN

ARAI

ASE

T AL

IH S

URU

HAN

JAYA

YAN

G M

EMER

LUKA

N P

ENYE

LEN

GG

ARAA

N(d

iisi o

leh P

egaw

ai As

et)

Baha

gian

/Neg

eri:

Bil.

No. S

iri Pe

ndaf

tara

n As

et

Jeni

s / J

enam

a / M

odel

Loka

si As

etCa

tata

n

146

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADU

AL V

KEW

.PA-

14

DAF

TAR

PEN

YELE

NG

GAR

AAN

HAR

TA M

OD

AL(d

iisi o

leh P

egaw

ai As

et)

Sub

Kate

gori :

No. S

iri Pe

ndaf

tara

n :

Jeni

s :

Loka

si

:

(a)

Tarik

h(b

)Bu

tir-b

utir

kerja

(c)No

. Kon

trak/

Pesa

nan

Kera

jaan

dan T

arik

h

(d)

Nam

a Sy

arik

at/J

baata

nYa

ng M

enye

lengg

ara

(e)

Kos

(RM

)(f)

Nam

a da

nTa

ndat

anga

n

Not

a a)

Tar

ikh p

emba

ikan/

peny

eleng

gara

an y

ang

telah

dila

kuka

n ba

gi h

arta

mod

al be

rken

aan.

b)

But

ir-bu

tir k

erja;

Ket

eran

gan

men

gena

i ker

ja-ke

rja p

emba

ikan

term

asuk

alat

gan

ti ya

ng d

ibeli

. c)

No.

kont

rak/

No. P

esan

an R

asm

i Ker

ajaan

bes

erta

tarik

h No

. Ruj

ukan

Pes

anan

Ker

ajaan

/No.

Kont

rak

bese

rta ta

rikh.

d)

Nam

a Sy

arika

t ata

u Ja

bata

n ya

ng m

elaks

anak

an k

erja-

kerja

pen

yelen

ggar

aan.

f) N

ama

dan

Tand

atan

gan

Pega

wai

Aset

/Peg

awai

Peng

angk

utan

hen

dakla

h m

enan

data

ngan

i bag

i men

gesa

hkan

but

ir-bu

tir p

enye

lengg

araa

n te

rseb

ut.

e)

Kos

-Kos

alat

gan

ti at

au k

os p

emba

ikan

atau

ked

ua-d

uany

a se

kali.

147

JADUAL W

KEW.PA-15

No. Rujukan: Tarikh:

Kepada:

(Nama Pegawai yang dilantik)

LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Saya sebagai Pengerusi Eksekutif dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli Lembaga Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh selama (tahun) mulai dari hingga

2. Laporan pemeriksaan nagned nakaidesid halkadneh menggunakan borang Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) dan dikemukakan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan

(Tandatangan Pengerusi Eksekutif )

Nama

Cop :

:

.....................................................................

................................................................................. ..................................................

.....................................................................

.....................................................................

dijalankan.

No. Rujukan: Tarikh:

Kepada:.....................................................................

.....................................................................(Nama Pegawai yang dilantik)

LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Saya sebagai Pengerusi Eksekutif dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli Lembaga Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh selama ............................ (tahun) mulai dari .................................. hingga .........................................

2. Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borang Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) dan dikemukakan kepada Urusetia Pelupusan Aset Alih Suruhanjaya dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan dijalankan.

....................................................................... (Tandatangan Pengerusi Eksekutif)

Nama: ............................................................

Cop:

148

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL XKEW.PA-16

SURUHANJAYA KOPERASI MALAYSIAPERAKUAN PELUPUSAN (PEP)

ASET ALIH SURUHANJAYA

No.Chasis/Siri Pembuat

Bahagian/Negeri:Alamat:No.Siri Pendaftaran (KEW.PA-2/PA-3):

No. Kodifikasi Nasional : Jumlah jarak perjalanan (km)/ : Tempoh penggunaan (jam)

Jenis, Jenama dan Model :

Tahap Penyampaian Perkhidmatan(%) : : Jumlah Kos Penyelenggaraan Terdahulu :

No.Enjin : Anggaran Kos Penyelenggaraan Semasa : No.Pendaftaran (kenderaan) : Nilai Semasa :

Tarikh dibeli : Anggaran Nilai selepas dibaiki :Harga Perolehan Asal : Anggaran Tahan selepas dibaiki :

LAPORAN PEMERIKSAAN

Butir-butir penambahbaikan yang perlu:1. ………………………………………………………………………………….................................………………2. ……………………………………………………………………………………….................................…………3. ………………………………………………………………………………….................................………………

Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan atas sebab-sebab berikut: 1. ………………………………………………………………………………….................................………………2. ………………………………………………………………………………….................................………………3. …………………………………………………………………………………….................................……………

…………………………………………. ………………………………………… (Tandatangan) (Tandatangan)

Nama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :Cop : Cop :

Ruangan ini hendaklah diisi jika PEP melebihi tempoh satu (1) tahun.

Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM………………………………

………………………………………… Cop : (Tandatangan)

Nama :Jawatan :Tarikh :

149

JADU

AL Y

KEW

.PA

- 1 7

LAPO

RAN

LEM

BAG

A PE

MER

IKSA

ASE

T AL

IH S

UR

UH

ANJA

YA

Ta

ndat

anga

n:...

......

......

......

......

......

......

......

(Pen

geru

si)

Na

ma:

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

..

Jaw

atan

:.....

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

.....

T

anda

tang

an:..

......

......

......

......

......

......

......

......

.... (

Ahli)

Nam

a:...

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

....

Ja

wat

an:..

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

.

Bil.

Baha

gian

/Ne

geri

Kete

rang

an

Aset

Unit

Kuan

titi

Tarik

h Pe

mbe

lian

Tem

poh

Digu

naka

n/Si

mpa

nan

Harg

a Pe

roleh

an

Asal

Nilai

Sem

asa

Nyat

akan

Ke

adaa

n As

et D

enga

n Je

las

Syor

Ka

edah

pe

lupu

san

dan

Just

ifikas

iSe

unit

Jum

lahSe

unit

Jum

lahSe

unit

Jum

lah(R

M)

(RM

)(R

M)

(RM

)(R

M)

(RM

)

Jum

lah

Kese

luru

han

Tarik

h pe

lantik

an L

emba

ga P

emer

iksa:

......

......

......

......

......

......

......

... Ta

rikh

pem

eriks

aan:

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

.....

Tem

pat p

emer

iksaa

n:...

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

150

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL ZKEW.PA-18

BAHAGIAN/NEGERI:

SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.

Jenis Aset

Kuantiti

Secara :

:

:

:

:

Tarikh

Tempat

............................................................................................................

..................................................................................................

......................................................................................................

.........................................................................................................

Tandatangan

Nama:

Jawatan:

Cop:

...................................................

........................................

...........................................

....................................

Tandatangan

Nama:

Jawatan:

Cop:

...................................................

........................................

...........................................

....................................

......................................................................................................

151

JADUAL A1KEW.PA-19

BAHAGIAN/NEGERI:

Merujuk surat kelulusan No. Rujukanbertarikh , saya mengesahkan tindakan pelupusan telah dilaksanakan

seperti berikut

1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah. Bilangan item di pindahkan/hadiah

kepada (Surat Akuan Terima disertakan)

2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual. Bilangan item No.Resit (salinan resit disertakan)

3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah. Bilangan item: Cara dimusnahkan: (Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)

4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain. Bilangan item: Kaedah pelupusan: (Dokumen berkaitan disertakan)

5. Aset berikut telah di masukkan ke dalam stok. Bilangan item (Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan)

Tandatangan Pengarah : …………………………………… Nama : …………………………..………. Jawatan : …………………………………… Tarikh : ……………………………………Cop Bahagian/Negeri :

.......................................................................................................

..............................................................................

..................................................................................................................

...................................................................................................................

............................

...........................................................

........................................................................................................................................................................................................

.........................................................................................................

........................................................................................................

......................................... .........................................

...........................................

152

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

BIL PERKARA

1. Agricultural Machinery

2.Agricultural, horticultural or forestry machinery for soil preparation or cultivation, lawn or sports ground rollers such as ploughs, harrow, scarifiers, cultivator, weeder, seders, planter, spreaders and fertilizer distributors.

3.Harvesting or threshing machinery, including straw of folder balers, grass or hay mowers, machines for cleaning, sorting or grading eggs, fruit or other agricultural produce and other agricultural machinery.

4. Milking machines and dairy machinery.

5.Agricultural, forestry, poultry-keeping or bee-keeping machinery, including germination plant fitted with mechanical or thermal equipment, poultry incubators and brooders.

6.Machines for cleaning, sorting or grading seed, grain or dried leguminious vegetables, machinery used in the milling industry or for the working of cereal or dried leguminous vegetables, other than Farm-type machinery.

7. Air Conditioning Machinery

8. Refrigerators, freezers and other refrigerating or freezing equipment, heat pumps and air conditioning machinery.Automot ives

Motorcycles, cars, vans, lorries, trucks, recovery vehicles, cranes and Etc.

Boilers

Steam or other vapours generating boilers, super -heated water boilers.

9. Cranes and Hoist

10. Pulley tackle and hoists, skip hoists, winches and capstans, jacks.

11.Ships derricks, cranes, including cable cranes, mobile lifting frames, staddle carries and works trucks fitted with a crane – overhead travelling crane, bridge cranes, tower cranes, portal or pedestal jib cranes.

12. Construction Plants and Machinery

13.Bulldozers, angledozers, graders, levelers, scrapers, mechanical shovels, excavators, shovel loaders, tamping machines, horing machinery, pile drivers, road rollers and other building or road construction machinery.

14. Dish Washing Machines, Packing Or Rapping Machines

JADUAL A2KEMBARAN A

ASET YANG BOLEH DIKELUARKAN ( PEP ) OLEH JKRKEMBARAN A ASET YANG BOLEH DIKELUARKAN (PEP) OLEH JKR

Bil PERKARA

1. Agricultural Machinery

2.Agricultural, horticultural or forestry machinery for soil preparation or cultivation, lawn or sports ground rollers such as ploughs, harrow, scarifiers, cultivator, weeder, seders, planter, spreaders and fertilizer distributors.

3.Harvesting or threshing machinery, including straw of folder balers, grass or hay mowers, machines for cleaning, sorting or grading eggs, fruit or other agricultural produce and other agricultural machinery.

4. Milking machines and dairy machinery.

5. Agricultural, forestry, poultry-keeping or bee-keeping machinery, including germination plant fitted with mechanical or thermal equipment, poultry incubators and brooders.

6.Machines for cleaning, sorting or grading seed, grain or dried leguminious vegetables, machinery used in the milling industry or for the working of cereal or dried leguminous vegetables, other than Farm-type machinery.

7. Air Conditioning Machinery

8.

Refrigerators, freezers and other refrigerating or freezing equipment, heat pumps and air conditioning machinery.

Automotives

Motorcycles, cars, vans, lorries, trucks, recovery vehicles, cranes and Etc.

Boilers

Steam or other vapours generating boilers, super-heated water boilers.

9. Cranes and Hoist

10. Pulley tackle and hoists, skip hoists, winches and capstans, jacks.

11.Ships derricks, cranes, including cable cranes, mobile liftingframes, staddle carries and works trucks fitted with a crane - overhead travelling crane, bridge cranes, tower cranes, portal or pedestal jib cranes.

12. Construction Plants and Machinery

13.Bulldozers, angledozers, graders, levelers, scrapers, mechanical shovels, excavators, shovel loaders, tamping machines, horing machinery, pile drivers, road rollers and other building or road construction machinery.

14. Dish Washing Machines, Packing Or Rapping Machines

153

BIL PERKARA

15.

Dish washing machines, machinery for cleaning or drying bottles or other containers, machinery for filling, closing, sealing or labeling bottles, cans, boxes, bags or other containers, machinery for capsuling bottles, jars, tubes and similar containers, other packing or wrapping machinery for aerating beverages.

16.

Engines

Spark-ignition reciprocating or rotary internal combustion piston engines.

Compression-ignition internal combustion piston engines (diesel or semi-diesel engines).

Fans

Air or other gas compressors and fans, ventilating or recycling hoods.

Furnace

Furnace burners for liquid fuel, for pulverised solid fuel or gas, mechanical stokers, including their mechanical ash dischargers and similar appliances.

17.Industrial or laboratory furnaces and ovens, including incinerators.

Gas Producer

18.Gas producer, acetylene gas generator and

etc. Handing Equipments

19.Forklift trucks, other works trucks fitted with lifting or handling equipment.

Heat Treatment Equipments And Heat Exchanges

20.

Machinery, plant or laboratory equipment, for the treatment of materials by process involving a change of temperature such as heating, cooking, roasting, distilling, rectifying, sterilizing, pasteurising, steaming, drying, evaporating, vaporising, condensing or cooling, instantaneous or storage water heater.

21.Medical,, surgical or laboratory sterilizes, dryers, heat, exchange, cooling tower.

Jet Projecting Machines

22.

Mechanical appliances for projecting, dispersing or spraying liquids or powder, fire fighting equipments including fire extinguishers and auxiliary equipments, steam or sand blasting machines and similar jet projecting machines.

Lift And Escalators

Lift and escalators, conveyors and other lifting, handling, loading or unloading machinery.

154

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

BIL PERKARA

23. Locomotives

24. Rail locomotives and coaches

25.Railway or tramway maintenance or service vehicles (for example, workshops, cranes, ballast tampers, trackliners, testing coaches and track inspection vehicles).

26. Railway or tramway goods vans and wagons.

27.

Railway or tramway track fixtures and fitting, mechanical, including electro mechanical) signalling, safety or traffic equipment for railways, tramways, roads, inland waterways, parking facilities, port installations or airfields.

Mecha-Electric Equipments

28. Electric motors and generators.

29. Electric generating sets and rotary converters.

30.Electro magnets, electro magnetic or permanent magnet chucks, clamps and similar bolding devices, electro-magnetic couplings, clutches and brakes, electro-magnetic lifting heads.

31. Electro-mechanical domestic appliance, with self-contained electric motor.

32.Soldering, brazing or welding, machines and apparatus. Electric machines and apparatus for hot spraying of metals or cermets.

Metrological Equipments

33.

Drawing, marking out or mathematical calculating instruments (for example, drafting machines, pantographs, protractors, drawing sets, slide rules, disc calculators), instruments for measuring length, for use in the hands (for examples, measuring rods and tapes, micrometers, callipers).

34.Hydrometers and similar floating instruments, thermometers, pyrometers, barometers, hygrometers and psychrometers.

35.

Instruments and apparatus for measuring or checking the flow, level, pressure or other variables liquids or gases (for example polarimeter, refractometers, spectrometers, gas or smoke and analysis apparatus, instruments and apparatus for measuring or checking viscosity, porosity, expansion, surface tension, checking quantity of heat, sound or light.

36. Gas, liquid or electricity supply or production meter.

37. Revolution counters, production counters, taximeters, miliometers, pedometers and speed indicator tachometer.

38.Wrist-watches, pocket-washes and other watches, including stop watches, alarm clock, wall clocks.

155

BIL PERKARA

39.

Weighing Machinery.

Medical Equipments

40.

Instruments and appliances used in medical, surgical, dental or veterinary sciences, including scientigraphic apparatus, other electromedical apparatus and sight testing instruments.

Musical Instruments

41.

All musical instruments.

Turbines

42.Steam turbines, gas turbines, hydraulic turbines, water wheels.

Textile Machinery

43. Machines for extruding, drawing texturing or cutting textile materials.

44.

Machines for preparing textile fibres, spinning, doubling or twisting machines and other machinery for producing textiles yarns textile reeling or winding machines and machines for preparing textile yarns for use on the machines.

Weaving machines (looms)

45.Knitting machines, stitch-bonding machines and machines for making gimped yarn, tulle, lace, embroidery, trimmings, braid or net and machines for tufting.

46. Workshop Equipments

47.Workshop equipments and machinery such as lathe machine, sharper, driller, hydraulic jack machine, milling machine and etc.

Nota: Sumber daripada JKR.

156

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A3KEMBARAN B

SENARAI PERKAKASAN KOMPUTER

JENIS PERKAKASAN ALAT/KOMPONEN

Perkakasan Utama

1. Unit Pemprosesan Pusat (CPU)

2. Unit Kawalan, Kira-kira dan Logik

3. Ingatan Utama

4. Alatan yang terkandung di dalam CPU

5. Komputer Tablet

6. Telefon Pintar

7. Personal Data Assistant (PDA)

Perkakasan Periferal/Storan Sekunder

1. Pemacu cakera dan kawalannya

2. Pemacu pita magnetik dan kawalannya

3. Pemacu cakera liut

4. Alat storan mikroflis

5. Pemacu pita katrij/kaset dan lain-lain

Alat Input/Output

1. Unit pameran video

2. Unit konsol

3. Teletaip

4. Pembaca pita kertas,

5. Pembaca kad

6. Mesin penebuk

7. Pembaca aksara aptik (OCR)

8. Pembaca tanda optik (OMR)

9. Alat pen bercahaya

157

Alat Input/Output

10. Tetikus

11. Degitiser

12. Scanner

13. Pencetak

14. Pemplot

15. Telepencetak dan lain-lain

16. LCD Projector

Perkakasan Komunikasi

1. Unit Kawalan Komunikasi

2. Modem

3. Line Driver

4. Alat antara muka

5. Alat rangkaian (networking device) dll

158

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A4KEW.PA-21

No. Tender :

KENYATAAN TAWARAN TENDER PELUPUSAN ASET ALIH SURUHANJAYA

1. Tender adalah dipelawa dari syarikat atau orang perseorangan yang berminat untuk membeli aset seperti berikut:

2. Aset boleh dilihat pada hingga di antara jam hingga di

3. Tender akan ditutup pada jam 12.00 tengahari.

4. Tawaran boleh dibuat dengan menggunakan Borang Tender Pelupusan AsetSuruhanjaya (KEW.PA22) yang boleh diperolehi di alamat seperti di para 5.Tempoh sah laku tawaran adalah 60 hari bagi tender tempatan atau 90 haribagi tender antarabangsa bermula dari tarikh tender ditutup.

5. Semua tawaran dengan maklumat yang lengkap hendaklah menggunakansampul berlakri dan ditanda dengan No. Tender ______________ dan dihantarmelalui pos atau dimasukkan kedalam Peti Tender di alamat:

Bil. Keterangan aset Kuantiti Harga Simpanan Deposit Tender

1.

2.

3.

No. Tender:

KENYATAAN TAWARAN TENDER PELUPUSAN ASET ALIH SURUHANJAYA

1. Tender adalah dipelawa dari syarikat atau orang perseorangan yang berminat untuk membeli aset seperti berikut:

Bil. Keterangan aset Kuantiti Harga Simpanan Deposit Tender1.2.3.

2. Aset boleh dilihat pada ................................. hingga ........................................... di antara

jam .................................... hingga ..................................... di ..........................................

3. Tender akan ditutup pada jam12.00 tengahari.

4. Tawaran boleh dibuat dengan menggunakan Borang Tender Pelupusan Aset Suruhanjaya (KEW.PA 22) yang boleh diperolehi di alamat seperti di para 5. Tempoh sah laku tawaran adalah 60 hari bagi tender tempatan atau 90 hari bagi tender antarabangsa bermula dari tarikh tender ditutup.

5. Semua tawaran dengan maklumat yang lengkap hendaklah menggunakan sampul berlakri dan ditanda dengan No. Tender ..............................................dan dihantar melalui pos atau dimasukkan ke dalam Peti Tender di alamat:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

159

6. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN TENDER

6.1 Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.

6.2 Petender adalah dikehendaki menyertakan deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran bagi setiap aset atau tertakluk kepada maksima RM10,000. Deposit Tender hendaklah dalam bentuk kiriman wang/wang pos/draf bank atau Cashier’s Order atas

nama ................................................................................................................................

.......................................................................................................................................... (Suruhanjaya).

6.3 Tawaran tanpa/kurang deposit tender tidak akan dipertimbangkan.

6.4 Semua aset adalah dijual sebagaimana keadaannya semasa dilihat (as-is-where-is-basis).

6.5 Suruhanjaya ini tidak bertanggungjawab ke atas aset yang telah dijual.

6.6 Semua perbelanjaan berkaitan pembelian aset seperti kos menanggal (dismantle), mengangkut dan sebagainya hendaklah ditanggung oleh pembeli sendiri.

6.7 Petender yang berjaya hendaklah membuat pembayaran penuh dalam tempoh 14 hari dari tarikh pemberitahuan keputusan. Jika bayaran penuh tidak dijelaskan dalam tempoh 14 hari, deposit tender akan dirampas.

6.8 Petender yang berjaya hendaklah mengambil aset dalam tempoh 7 hari selepas bayaran penuh dijelaskan. Jika gagal, bayaran yang telah dibuat tidak akan dikembalikan.

160

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A5KEW PA-22

BORANG TENDER PELUPUSAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Nama Individu/Syarikat:No.Kad Pengenalan/Pendaftaran Syarikat:

Alamat:

Kepada:

(Nama dan Alamat Suruhanjaya)

Tuan,

Tawaran Untuk Tender No.…………../……..

Merujuk kepada perkara di atas, saya/syarikat berminat menyertai tender tersebut.

1. Tawaran saya/syarikat adalah seperti berikut:

Bil Keterangan Aset Kuantiti Harga Tawaran(RM)

3. Bersama-sama ini disertakan deposit sebutharga (sebanyak 10% daripada harga tawaran aset di atas atau RM5,000 mengikut mana yang terendah) yang bernilai RM ................................................. (Ringgit Malaysia .........................................)dalam bentuk kiriman wang/wang pos/draf cashier’s order no. ............................ atas nama..........................................................................(Suruhanjaya). 4. Saya/syarikat memahami dan bersetuju dengan semua syarat-syarat yang ditetapkan.

Sekian, terima kasih.

Tandatangan ................................................

Nama/Cop Syarikat

161

JADUAL A6KEW.PA-23

JADUAL TENDER PELUPUSAN ASET ALIH SURUHANJAYA(Untuk dipamer di Papan Kenyataan)

Nota: Harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat di dalam dokumen tender yang diterima sebelum diperiksa. Suruhanjaya adalah tidak terikat menerima mana-mana tender yang dijadualkan.

(Tandatangan Pengerusi)

Nama : ……………............................. Jawatan : ………………………...............

Tarikh: ...................................................

Bil. Kod Petender Harga

(Tandatangan Ahli)

Nama:................................................. Jawatan:.............................................

Nama:................................................. Jawatan:.............................................

(Tandatangan Ahli)

162

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A7 KEW.PA-24

No. Sebutharga :

KENYATAAN TAWARAN SEBUTHARGAPELUPUSAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Bahagian/Negeri:

1. Tawaran adalah dipelawa dari syarikat atau orang perseorangan yang berminat untuk

2. Aset boleh dilihat pada dan/hingga di antara jam hingga di .

3. Tawaran sebutharga boleh dibuat dengan menggunakan Borang Sebutharga PelupusanAset Suruhanjaya (KEW.PA25) yang boleh diperolehi di alamat seperti di para 5. Tawaran hendaklah sah bagi tempoh 60 hari.

4. Semua tawaran dengan maklumat yang lengkap hendaklah menggunakan sampul surat

berlakri dan ditanda No. Sebutharga ____________________ /___________________ dandihantar melalui pos atau dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga di alamat:

5. Tarikh tutup sebutharga pada jam 12.00 tengahari. Sebutharga yang diterima lewat tidak akan dipertimbangkan.

(Tandatangan Pengarah)

Alamat:Tarikh:

Bil. Keterangan aset Kuantiti HargaSimpanan

DepositTender

1.

2.

3.

membeli aset seperti berikut:

163

SYARAT DAN PERATURAN SEBUTHARGA

1. Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.

2. Penyebutharga adalah dikehendaki menyertakan deposit sebutharga sebanyak 10% daripada harga tawaran bagi setiap aset atau RM5,000 mengikut mana yang terendah. Deposit sebutharga hendaklah dalam bentuk kiriman wang/ wang pos/draf bank atau Cashier’s Order sahaja atas nama .................................................................................................

.................................................................................................................. (Suruhanjaya).

3. Tawaran tanpa/kurang deposit sebutharga tidak akan dipertimbangkan.

4. Semua aset adalah dijual sebagaimana keadaannya semasa dilihat ( as-is-where-is basis ).

5. Suruhanjaya ini tidak bertanggungjawab ke atas aset yang telah dijual.

6. Semua perbelanjaan berkaitan pembelian aset seperti kos menanggal (dismantle), mengangkut dan sebagainya hendaklah ditanggung oleh pembeli sendiri.

7. Pembeli yang berjaya hendaklah membuat pembayaran penuh dalam tempoh satu (1) minggu dari tarikh pemberitahu keputusan. Jika bayaran tidak dijelaskan dalam tempoh tersebut, deposit sebutharga tidak akan dikembalikan.

8. Pembeli yang berjaya hendaklah mengambil aset dalam tempoh 7 hari selepas bayaran penuh dijelaskan. Jika gagal, bayaran yang telah dibuat tidak akan dikembalikan.

164

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A8 KEW. PA-25

BORANG SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Nama Individu/Syarikat:

No. Kad Pengenalan/Pendaftaran Syarikat :

Alamat:

Kepada:

(Nama dan Alamat Suruhanjaya)

Tuan,

Tawaran Untuk Sebutharga No. /

Merujuk kepada perkara di atas, saya/syarikat berminat menyertai sebutharga tersebut.

1. Tawaran saya/syarikat adalah seperti berikut:

Bil Keterangan Aset Kuantiti Harga Tawaran(RM)

3. Bersama-sama ini disertakan deposit sebutharga (sebanyak 10% daripada harga tawaran aset di atas atau RM5,000 mengikut mana yang terendah) yang bernilai RM (Ringgit Malaysia

)

dalam bentuk kiriman wang/wang pos/draf bank/cashier’s order no atas nama (Suruhanjaya ).

4. Saya/syarikat memahami dan bersetuju dengan semua syarat-syarat yang ditetapkan.

Sekian, terima kasih.

Tandatangan ..............................................................

Nama/Cop Syarikat

165

JADUAL A9KEW.PA-26

JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH SURUHANJAYA(Untuk Dipamer Di Papan Kenyataan)

Nota: Harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat di dalam dokumen sebutharga yang diterima sebelum diperiksa. Suruhanjaya adalah tidak terikat menerima mana-mana sebutharga yang dijadualkan.

(Tandatangan Pengerusi)

Nama: ......………………....................

Jawatan: ......………………................

Tarikh

Bil. Kod Penyebutharga Harga

……………….....................................

(Tandatangan Ahli)

Nama: ......………………....................

Jawatan: ......………………................

……………….....................................

……………….....................................

(Tandatangan Ahli)

Nama: ......………………....................

Jawatan: ......………………................

……………….....................................

166

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A10KEW.PA-27

KENYATAN JUALAN LELONGAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Dimaklumkan bahawa........................................... (nama Suruhanjaya) akan mengadakan jualan lelong aset seperti berikut:

2. Senarai aset yang akan dilelong adalah seperti di .................... KEW.PA-27(A). Semua aset boleh dilihat pada tarikh ...............................................dan / hingga ............................... di alamat .........................................................................

............................... di antara jam .............................hingga ...........................

3. Syarat dan peraturan lelong adalah seperti berikut:

(i) Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.

(ii) Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu mendaftardengan pegawai pelelong dengan memberikan nama penuh,no. Kad Pengenalan dan alamat kepada Pegawai Pelelong semasalelongan dilakukan serta membayar deposit sebanyak 5% daripadaharga simpanan atau maksima RM1,000.

(iii) Penawar harga tertinggi adalah pembida yang berjaya dan jikaada apa-apa perselisihan yang berbangkit mengenai penawaryang tertinggi, aset berkenaan akan dilelong semula.

(iv) Suruhanjaya berhak mengubah susunan jualan tersebut di senaraiKEW.PA-27(A) dan menarik balik mana-mana aset daripada senaraitersebut.

Tarikh : ...........................................................

Masa : ............................................................

Tempat : ........................................................

KENYATAN JUALAN LELONGANASET ALIH SURUHANJAYA

Dimaklumkan bahawa ................................................... (nama Suruhanjaya) akan mengadakan jualanlelong aset seperti berikut:

Tarikh : .................................................................................................

Masa : .................................................................................................

Tempat : .................................................................................................

2. Senarai aset yang akan dilelong adalah seperti di KEW.PA-27(A). Semua aset boleh dilihat pada tarikh ................................ dan/hingga ............................... di alamat ............................................. ................................................................................di antara jam .................... hingga ....................

3. Syarat dan peraturan lelong adalah seperti berikut: (i) Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.

(ii) Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu mendaftar dengan pegawai pelelong dengan memberikan nama penuh, no. Kad Pengenalan dan alamat kepada Pegawai Pelelong semasa lelongan dilakukan serta membayar deposit sebanyak 5% daripada harga simpanan atau maksima RM1,000.

(iii) Penawar harga tertinggi adalah pembida yang berjaya dan jika ada apa- apa perselisihan yang berbangkit mengenai penawar yang tertinggi, aset berkenaan akan dilelong semula.

(iv) Suruhanjaya berhak mengubah susunan jualan tersebut di senarai KEW.PA-27(A) dan menarik balik mana-mana aset daripada senarai tersebut.

(v) Semua aset adalah dilelong sebagaimana keadaannya semasa dilihat (as-is-where-is-basis).

(vi) Suruhanjaya ini hendaklah bertanggungjawab ke atas aset yang telah dijual.

(vii) Semua perbelanjaan bagi mengangkut aset hendaklah ditanggung oleh pembida sendiri.

(viii) Pembida yang berjaya hendaklah memberitahu nama penuh, no. Kad Pengenalan dan alamat kepada pegawai pelelong semasa jualan dilakukan.

(ix) Pembayaran penuh hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh lelongan.

(x) Pembida yang berjaya hendaklah mengambil aset dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh lelong. Jika tidak, Suruhanjaya berhak untuk melupuskannya.

(xi) Segala bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya sebelum aset boleh dikeluarkan dari premis Suruhanjaya.

167

JADUAL A10KEW.PA-27(A)

SENARAI ASET YANG DILELONG

BAHAGIAN/NEGERI:

.................................................... (Tandatangan Pengarah)

Nama: ....................................................................................... Jawatan: ................................................................................... Tarikh: .......................................................................................

Cop Suruhanjaya:

Bil Jenis Aset Kuantiti Harga Simpanan(RM)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

168

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A11KEW.PA-28

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Nyatakan:

1. Keterangan Aset yang hilang. (a) Jenis Aset(b) Jenama dan Model(c) Kuantiti(d) Tarikh Perolehan(e) Harga Perolehan Asal

2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.

3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui.

4. Cara bagaimana kehilangan berlaku.

5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang.

6. Samaada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.

7. Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja.

8. No. Rujukan dan Tarikh Laporan Polis.

9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.

10. Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

11. Catatan.

.......................................................Tandatangan Pengarah

Nama :Jawatan : Tarikh :

Cop Suruhanjaya :

169

JADUAL A12KEW.PA-29

No. Rujukan Fail:

Kepada:

Tarikh:

…………………………............…....……………………………………................………(Nama dan Jawatan Pegawai yang dilantik)

PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Saya sebagai Pengerusi Eksekutif dengan ini melantik tuan/puan sebagai Pengerusi /Ahli Jawatankuasa Penyiasat untuk menyiasat kehilangan ....................................... (nama aset)

(No. Rujukan Laporan Awal ...............................................................)

2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan.

Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai panduan.

3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (KEW.PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum ..................................... (tarikh).

Tandatangan: .......................................................

Nama Pengerusi Eksekutif: ..................................................................... Cop Pengerusi Eksekutif: ........................................................................

di .......................................... (Bahagian/Negeri) mulai dari tarikh surat ini.

170

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A13KEW.PA-30

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH SURUHANJAYA

Nyatakan:1. Keterangan Aset yang hilang.

(a) Jenis Aset(b) Jenama dan Model(c) Kuantiti(d) Tarikh Perolehan(e) Harga Perolehan Asal(f) Anggaran Nilai Semasa

2. Perihal Kehilangan(a) Tarikh diketahui(b) Tarikh sebenar berlaku(c) Tempat kejadian.(d) Bagaimana kehilangan diketahui(e) Bagaimana kehilangan berlaku

3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.

4. (a) Nama pegawai yang: (i) Secara langsung menjaga aset tersebut. (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia. (iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.

(b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan:(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan (ii) Tugasnya (sertakan senarai tugas) (iii) Taraf Jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak) (iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman.(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan

(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)

(vii) Maklumat lain, jika ada.

171

5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih Suruhanjaya, Arahan Keselamatan Kerajaanatau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.

7. Rumusan Siasatan

6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.

8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikanjustifikasi.

Tandatangan: .....................................................(Pengerusi)

Nama: ................................................................................. Jawatan: ............................................................................. Tarikh: .................................................................................

Tandatangan: ..............................................................(Ahli)

Nama: ................................................................................. Jawatan: ............................................................................. Tarikh: .................................................................................

Tandatangan: ..............................................................(Ahli)

Nama: ................................................................................. Jawatan: ............................................................................. Tarikh: .................................................................................

9. Syor dan Ulasan Pengerusi Eksekutif

Syor:

Ulasan:

Tandatangan: ......................................................................

Nama: ................................................................................. Tarikh: ................................................................................. Cop Suruhanjaya: ................................................................

172

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A14

KEW.PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH SURUHANJAYA (diisi oleh Pegawai Aset)

Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil ..............................................................................bertarikh ......................... Aset berikut telah dihapus kira dan Daftar Harta Modal / Inventoriberkenaan telah dikemaskini.

Tandatangan Pengarah: ...............................................

Nama: ............................................................................................................................... Jawatan: ........................................................................................................................... Tarikh: ...............................................................................................................................

Cop Suruhanjaya:

Bil Jenis Aset No. Pendaftaran

1.

2.

3.

4.

5.

173

JADU

AL A1

5KE

W.P

S-14

LAPO

RAN

PEM

ERIK

SAAN

/ VE

RIFI

KASI

STO

R SU

RUH

ANJA

YATA

HUN

......

......

...Ba

hagi

an/N

eger

i:

* Sila

pot

ong

yang

ber

kena

an

DIIS

I OLE

H PE

GAW

AI S

TOR

DIIS

I OLE

H P

EMVE

RIFI

KASI

No. K

ad

Kaw

alan

Stok

Perih

al St

okKo

s Se

unit

(RM

)

Kuan

titi S

tok

Pene

mua

n Ke

adaa

n St

ok (u

sang

/ro

sak/

tidak

dig

unak

an la

gi/ti

dak

aktif

/lupu

t tem

poh/

dll)

Syor

/Cad

anga

n (lu

pus/

hapu

s kir

a/

pelar

asan

sto

k/

pind

ahan

sto

k)Fi

zikal

Stok

Baki

di K

ad

Kaw

alan

Stok

Lebi

hKu

rang

Kuan

titi

Just

ifikas

i

JUM

LAH

Dilen

gkap

kan

oleh

Peg

awai

Pem

verif

ikasi

Tand

atan

gan:

Tand

atan

gan:

Nam

a Pe

mve

rifika

si: Na

ma

Pem

verif

ikasi:

Ja

wat

an:

Jaw

atan

:Ba

hagi

an/N

eger

i: Ba

hagi

an/N

eger

i:Ta

rikh

Pelan

tikan

: Ta

rikh

Pelan

tikan

: Ta

rikh

Verif

ikasi:

Tarik

h Ve

rifika

si:

Stok

di N

o.Ka

d ...

......

......

......

......

......

. disy

orka

n un

tuk

kelu

lusa

n.

......

......

......

......

......

......

......

......

...

(Tan

data

ngan

Pen

gara

h)Na

ma:

Ja

wat

an:

Tarik

h:

(DIL

ULUS

KAN

/ TID

AK D

ILUL

USKA

N)*

......

......

......

......

......

......

......

......

......

.. (T

anda

tang

an P

enge

rusi

Ekse

kutif

)Na

ma:

Ja

wat

an:

Tarik

h:Co

p:

174

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A16KEW.PS-15

LAPORAN TAHUNAN KESELURUHAN PENGURUSAN STOR SURUHANJAYA TAHUN ................

Bahagian/Negeri:

Bil PemverifikasiPenemuan dan

Ulasan Syor

Pemverifikasi Pengesahan dan Syor

PenambahbaikanOleh Ketua Jabatan

1. Organisasi Stor

2. Keselamatan/ Kebersihan

3. Kawalan Stok

4. Proses Penerimaan

5. Penyelenggaraan Rekod

6. Proses Penyimpanan

7. Proses Pengeluaran

8. Proses Pelupusan

9. Proses Hapus Kira

175

Ulasan Pengerusi Eksekutif:

10.Hasil Pengiraan/

Pemeriksaan/ Verifikasi

11.Nilai

Keseluruhan Stok Disimpan (RM)

12. Lain-lain Penemuan

Disediakan Oleh Pegawai Pemverifikasi Stor:

Nama Pemverifikasi 1:

Jawatan:Bahagian/Negeri:Tarikh Lantikan: Tarikh Verifikasi:

…………………………………………………………………………………………Nama Pemverifikasi 2:

Jawatan:Bahagian/Negeri:Tarikh Lantikan: Tarikh Verifikasi:

…………………………………….... (Tandatangan Pengerusi Eksekutif )

Nama : Jawatan: Tarikh:

Cop:

Bil Pemverifikasi Penemuan danUlasan

SyorPemverifikasi

Pengesahan dan SyorPenambahbaikan

Oleh Ketua Jabatan

176

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADUAL A17KEW.PS-16

LAPORAN TAHUNAN VERIFIKASI STOR SURUHANJAYATAHUN …………….

Bil. Bahagian/Negeri Kategori Stor

TarikhVerifikasi

Nilai Keseluruhan

Stok Disimpan (RM)

JUMLAH KESELURUHAN NILAI STOK DISIMPAN

Disediakan Oleh Unit Pengurusan Aset:

........................................ (Tandatangan)

Nama: Jawatan: Tarikh:

Diperakukan oleh:

.......................................................... (Tandatangan Pengerusi Eksekutif)

Jawatan: Tarikh: Tarikh: Cop:

177

JADU

AL A1

8

LAPO

RAN

TAH

UN

AN P

ELU

PUSA

N S

TOK

SU

RU

HAN

JAYA

TAHU

N ...

......

.

KEW

.PS-

20

Bil

Baha

gian

/Neg

eri/W

ilaya

hJu

mlah

Nila

iPe

roleh

an(R

M)

Hasil

Pelu

pusa

n(R

M)

Jum

lah N

ilai P

erol

ehan

Sto

k (R

M)

Juala

nPi

ndah

anM

usna

hKa

edah

Lain

Dise

diak

an O

leh U

nit P

engu

rusa

n As

et:

......

......

......

......

......

......

....

(Tan

data

ngan

)

Nam

a:

Jaw

atan

:

Ta

rikh:

Dipe

raku

kan

oleh

:

......

......

......

......

......

......

......

......

......

....

(Tan

data

ngan

Pen

geru

si Ek

seku

tif)

Nam

a:Ja

wat

an:

Tarik

h:Co

p:

178

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADU

AL A1

9LA

POR

AN T

AHU

NAN

KEH

ILAN

GAN

DAN

HAP

US

KIR

A ST

OK

SU

RU

HAN

JAYA

TAHU

N …

……

……

KEW

.PS-

22

Bil.

Baha

gian

/Neg

eri

Perih

al St

okTa

rikh

Kehi

langa

nKu

antit

iNi

laiPe

roleh

an(R

M)

Tarik

hHa

pusk

iraSe

bab

Kehi

langa

n

JUM

LAH

Dise

diak

an O

leh U

nit P

engu

rusa

n As

et:

......

......

......

......

......

......

....

(Tan

data

ngan

)

Nam

a:

Jaw

atan

:

Ta

rikh:

Dipe

raku

kan

oleh

:

......

......

......

......

......

......

......

......

......

....

(Tan

data

ngan

Pen

geru

si Ek

seku

tif)

Nam

a:Ja

wat

an:

Tarik

h:Co

p:

179

JADUAL A20KEW.PS-4

No. Kad: ..................KAD PETAK

( Tatacara Pengurusan Stor )

Nota* Diisi oleh Stor Pusat/Utama sahajaBTB – Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)BPPS – Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11)

Ruj. Kawalan Stok*: Nombor Kod:

Perihal Stok:

Kumpulan Stok: Lokasi Stok:

Bil. TarikhNo. Ruj. BTB

atauNo. Ruj. BPPS

KuantitiTandatanganPegawai StorTerima Seunit

(RM) Keluar Baki

Baki dibawa ke hadapan

Baki dipindahkan ke hadapan

180

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADU

AL A2

1K

EW.P

S-2

BOR

ANG

LAP

OR

AN T

ERIM

AAN

BAR

ANG

-BAR

ANG

(Dise

diak

an d

alam

2 s

alina

n ol

eh P

egaw

ai Pe

nerim

a)

Salin

an 1

– K

epad

a Pe

mbe

kal/A

gen

Peng

hant

aran

Salin

an 2

- Un

tuk

simpa

nan

Stor

Pega

wai

pene

rima

Akua

n Te

rima

Pem

beka

l/Age

n Pe

ngha

ntar

an

……

……

……

……

……

……

……

……

.Na

ma:

Ja

wat

an:

Tarik

h:Co

p Ja

bata

n:

Disa

hkan

bar

ang-

bara

ng in

i dite

rima

untu

k tin

daka

n at

as s

ebab

-seb

ab b

eriku

t:…

Kua

ntiti

Dito

lak…

Kua

ntiti

Kura

ng…

Kua

ntiti

Lebi

h

……

……

……

……

……

……

…...

.……

……

.Na

ma:

Tarik

h:Co

p Sy

arika

t:

Nam

a da

n Al

amat

Pem

beka

l/ Ag

en P

engh

anta

ran

No. d

an T

arikh

Pesa

nan

Kera

jaan

Butir

-but

irPe

ngan

gkut

anBu

tir-B

utir

Peng

hant

aran

Butir

-but

irBu

ngku

san

No. R

uj. P

ener

imaa

n

No.

Kod

Perih

al Ba

rang

Kuan

titi

Seba

b-se

bab

Peno

lakan

Harg

a RM

)

Dipe

san

Dite

rima

Kura

ng/L

ebih

Dito

lakSe

unit

Jum

lah

181

JADU

AL A2

2K

EW.P

S-8

LABE

L M

ASU

K-D

AHU

LU-K

ELU

AR D

AHU

LU (M

DK

D)

(Tat

acar

a Pe

ngur

usan

Sto

r 105

)

PERI

HAL

STO

K:

NO. K

OD:

TARI

KH D

IBUA

T:

NO. L

OKA

SI S

TOK:

TARI

KH L

UPUT

:

NO. P

EMBU

AT/P

ENG

ENAL

AN:

TARI

KH D

ITER

IMA:

182

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADU

AL A2

3K

EW.P

S-9

SEN

ARAI

STO

K B

ERTA

RIK

H L

UPU

T(T

atac

ara

Peng

urus

an S

tor 1

07)

Baha

gian

/ Ne

geri:

Kate

gori

Stor

:Bu

lan:

* Dike

mas

kini k

uant

iti da

n ta

rikh

oleh

Peg

awai

Stor

dala

m b

ulan

yan

g sa

ma

Bil.

Perih

al St

okNo

. Ko

dLo

kasi

Stok

Kuan

titi

Terim

aan

Tarik

hLu

put

Baki

Stok

Bag

i 6 B

ulan

Seb

elum

Ta

mat

Tem

poh

Lupu

t*(K

uant

iti da

n ta

rikh

kem

askin

i)Ca

tata

n

6 bu

lan5

bulan

4 bu

lan3

bulan

2 bu

lan1

bulan

183

JADUAL A24KEW.PS-11

No. Permohonan: …….........................………

BORANG PERMOHONAN STOK (Untuk kegunaan di Stor Unit-diisi dalam 2 salinan)

* sila potong yang berkenaan

Kemaskini Rekod:Stok telah dikeluarkan dan direkod di Kad Petak No

………………………………….(Tandatangan Pegawai Stor)Nama: Jawatan:Tarikh:

Perakuan Penerimaan:Disahkan bahawa stok yang diluluskan telah diterima.

………………………………….(Tandatangan Pemohon) Nama:Jawatan:Tarikh:

Bil.

Permohonan Pegawai Pelulus

CatatanPerihal Stok Kuantiti

DipesanKuantiti

DiluluskanBaki Kuantiti

Dipesan

………………………………….(Tandatangan Pemohon)

Nama: Jawatan: Tarikh:

Kelulusan:Permohonan diluluskan/tidak diluluskan*

………………………………….(Tandatangan Pegawai Pelulus)

Nama: Jawatan: Tarikh:

184

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADU

AL A2

5K

EW.P

S-17

PEN

YATA

PEL

ARAS

AN S

TOK

SU

RU

HAN

JAYA

Baha

gian

/Neg

eri:

* Sila

pot

ong

yang

ber

kena

an

Bil.

Perih

al St

okNo

. Kad

Ka

wala

n St

ok

Tarik

h Pe

nem

uan

(Pen

gira

an/

Pem

eriks

aan/

Ve

rifika

si)

Harg

a Se

unit

(RM

)

Keku

rang

anLe

biha

nJu

stifik

asi

silap

pe

ngira

anKu

antit

iNi

lai(R

M)

Kuan

titi

Nilai

(RM

)

Dise

diak

an o

leh:

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

...

(Tan

data

ngan

Peg

awai

Stor

)

Nam

a:

Jaw

atan

: Ba

hagi

an/N

eger

i:Ta

rikh:

(DIL

ULUS

KAN

/ TID

AK D

ILUL

USKA

N)*

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

. (T

anda

tang

an P

enga

rah)

Nam

a:

Jaw

atan

: Ba

hagi

an/N

eger

i:Ta

rikh:

185

JADU

AL A2

6K

EW.P

S-18

PER

AKU

AN A

MBI

L AL

IH

Baha

gian

/Neg

eri:

......

......

......

......

......

......

......

..(T

anda

tang

an P

egaw

ai ya

ng

men

yera

h tu

gas

stor

)

Nam

a:

Jaw

atan

:Ta

rikh:

Tind

akan

pela

rasa

n ak

an d

iambi

l sep

erti

di P

erat

uran

260

Tata

cara

Pen

guru

san

Stor

:

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

...(T

anda

tang

an P

egaw

ai ya

ng m

enga

mbi

lalih

sto

r)

Nam

a:

Jaw

atan

: Ta

rikh:

Disa

hkan

Oleh

:

......

......

......

......

......

......

......

......

(T

anda

tang

an P

enga

rah)

Nam

a:

Jaw

atan

: Ta

rikh:

Cop

Suru

hanj

aya:

Bil.

No. K

ad

Kaw

alan

Stok

Perih

al St

okHa

rga

Seun

it (R

M)

Kad

Kaw

alan

Stok

Baki

Fizik

al St

okKu

antit

i Fizi

kal S

tok

Kead

aan

Stok

(usa

ng/ro

sak/

tidak

di

guna

kan

lagi/

tidak

akt

if/ lu

put

tem

poh/

dll)

Kuan

titi

Nilai

(R

M)

Kuan

titi

Nilai

(RM

)Le

bih

Kura

ng

JUM

LAH

186

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

JADU

AL A2

7KE

W.P

S-19

LAPO

RAN

PEL

UPU

SAN

STO

K BE

RNIL

AI R

END

AH

Baha

gian

/ Ne

geri:

Bil.

No.

Kod

Perih

al St

okTa

rikh

Terim

aTe

mpo

hSi

mpa

nan

Kuan

titi

Nilai

Per

oleh

an (R

M)

Just

ifikas

iPe

lupu

san

Syor

Kaed

ah P

elupu

san

Seun

itJu

mlah

JUM

LAH

Pega

wai

Pem

eriks

a 1:

……

……

……

……

……

……

……

……

..Na

ma:

Jaw

atan

: Ba

hagi

an/N

eger

i: Ta

rikh:

Pega

wai

Pem

eriks

a 2:

……

……

……

……

……

……

…...

...…

..Na

ma:

Ja

wat

an:

Baha

gian

/Neg

eri :

Tarik

h:

Kepu

tusa

n Ku

asa

Melu

lus:

Dilu

lusk

an p

elupu

san

stok

yan

g di

sena

raika

n m

engi

kut k

aeda

h be

rikut

:

……

……

……

……

……

……

……

……

..Ta

ndat

anga

n:

Nam

a:

Jaw

atan

: Ta

rikh:

Cop

Suru

hanj

aya:

187

JADU

AL A2

8K

EW.P

S-20

LAPO

RAN

TAH

UN

AN P

ELU

PUSA

N S

TOK

SU

RU

HAN

JAYA

TAHU

N ...

......

.

BAHA

GIA

N/NE

GER

I:

Bil

Baha

gian

/Neg

eri/W

ilaya

hJu

mlah

Nila

iPe

roleh

an(R

M)

Hasil

Pe

lupu

san

(RM

)

Jum

lah N

ilai P

erol

ehan

Sto

k (R

M)

Juala

nPi

ndah

anM

usna

hKa

edah

Lain

Dise

diak

an o

leh U

nit P

engu

rusa

n As

et:

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

...

(Tan

data

ngan

)Na

ma:

Ja

wat

an:

Tarik

h:

Dipe

raku

kan

oleh

:

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

. (T

anda

tang

an P

enge

rusi

Ekse

kutif

)Na

ma:

Ja

wat

an:

Tarik

h:Co

p:

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

188

Tarikh:. . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .

NOTA

189

Tarikh:. . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .

NOTA

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

190

Tarikh:. . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .

NOTA

191

Tarikh:. . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .

NOTA

[K

UM

PU

LA

N

WA

NG

O

PE

RA

SI

]

192

Tarikh:. . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .

NOTA