8

Impak Peribadi

Alat untuk meningkatkan kehadiran dan impak

Impak peribadi: Alat untuk meningkatkan kehadiran dan impak Personal impact: Tools for increasing presence and impact ms 148 – 150

8.1 Persiapan idea Ideas preparation

Apakah ia? What is it? Mengemukakan idea kepada seseorang dan memperoleh penerimaan dan komitmen boleh menjadi sesuatu yang sukar, walaupun orang yang paling berpengaruh. Kadang-kadang seseorang itu bergantung kepada keupayaan mereka untuk bercakap dengan fasih bagi mempengaruhi orang lain. Tetapi untuk benar-benar berpengaruh, banyak yang perlu difikirkan dan persiapan diperlukan. Lebih banyak seseorang itu fikirkan bagaimana mereka akan mengemukakan idea mereka dan meramalkan jenis tindak balas yang mungkin mereka mendapatnya, semakin besar kemungkinan mereka untuk berjaya. Ada yang memerlukan sokongan untuk dapat menyediakan dan menyusun cadangan dan juga cabaran untuk memastikan bahawa urusan mereka betul-betul cukup. Coach boleh memainkan peranan yang berharga dalam menyediakan sokongan dan cabaran ini. Presenting an idea to someone and achieving buy-in and commitment can be difficult for even the most influential person. Sometimes people rely on their ability to talk fluently to influence others. But to be truly influential, a lot of thought and preparation is required. The more a person thinks through how they will present their idea and predicts the type of responses they might get, the more likely they are to succeed. Some people need support to be able to prepare and structure a proposal, as well as challenge to ensure that their business case is indeed sound. The coach can play a valuable part in providing this support and challenge.

Untuk apakah ia? What is it for? Sebarang keadaan di mana pelanggan mengatakan mereka mempunyai idea yang mereka mahu untuk bentangkannya – terutamanya apabila banyak bergantung kepada perbentangan yang berjaya dan pelanggan perlu mendapatkan komitmen untuk melaksanakan ideanya. Jika mereka sedang membuat perbentangan kepada satu kumpulan, ianya adalah penting persediaan dibuat dan pelanggan juga membuat latihan bagi memastikan mereka telah meliputi semua sudut. Any situation in which a client says that they have an idea that they want to present – particularly when a lot relies on the presentation being successful and the client needs to gain commitment for implementing their idea. If they are presenting to a group, it is critical that this preparation takes place and that the client also has a practice run-through of the pitch to ensure that they have covered all angles.

Bilakah saya menggunakannya? When do I use it?

Teknik ini boleh digunakan sama ada pada awal konsep idea supaya tidak terlalu banyak masa dihabiskan ke atasnya jika kelihatan seolah-olah ia tidak berfungsi; atau ia boleh digunakan apabila idea itu berfungsi sepenuhnya dan sebelum seseorang membuat perbentangan. Ia boleh digunakan juga apabila seseorang itu membuat persembahan satu-sama-satu di sekeliling meja atau untuk senario perbentangan lebih formal. This technique can be used either early in the conception of an idea so that not too much time is spent on it if it looks as if it is not going to work; or it can be used when the idea is fully worked up and just before the person is due to make a presentation. It can be used equally well when someone is making a one-to-one presentation around the table or for more formal presentation scenarios.

Apakah proses? What is the process? Dengan menggunakan Jadual 8.1, minta pelanggan untuk memberikan gambaran dengan jelas apa yang ia akan jual sebagai idea. Minta mereka untuk menuliskannya dengan jelas dan mengenal pasti mesej utama mereka perlu sampaikan. Using Table 8.1, ask the client to clearly depict what it is that they are selling as an idea. Get them to write it down clearly and identify the key message they need to get across.

Minta mereka untuk menulis semua faedah secara jelas. Terangkan perbezaan di antara ciri-ciri dan faedah – faedah adalah apa yang ia akan lakukan untuk orang lain. Ia mungkin berguna untuk merangka sumbang saran atau peta minda.

Ask them to write all the benefits clearly. Explain the difference between features and benefits – a benefit is what it will do for the other person. It may be useful to draw up a brainstorm or a mind map.

Sekarang minta pelanggan untuk fikir tentang akibat daripada idea yang tidak digunakan dan bagaimana mereka mungkin menggambarkan ini semasa pembentangan.

Now ask the client to think about the consequences of the idea not being adopted and how they might portray this during the presentation.

Minta pelanggan untuk fikir dengan teliti tentang penonton. Apakah mereka ada ciri-ciri dari segi kuasa dan pengaruh? Berapa ramai yang ada semasa perbentangan? Apa pengetahuan awal penonton ada berhubung dengan latar belakang terhadap idea? Apakah kedudukan dan kepentingan mereka?

Ask the client to think carefully about the audience. What is their make-up in terms of power and influence? How many will be at the presentation? What prior knowledge does the audience have of the background to the idea? What are their positions and interests?

Galakkan pelanggan untuk sumbang saran semua soalan yang berpotensi kemungkinan timbul daripada penonton dan cuba mengenal pasti yang akan menjadi soalan utama dalam fikiran mereka. Apabila ini dikenal pasti, pelanggan mungkin boleh menstruktur keseluruhan yang ada di lapangannya. Menjawab soalan yang utama lebh awal akan menjadi sesutu yang berkesan dalam mempengaruhi penonton.

Encourage the client to brainstorm all the potential questions the audience may have and to try and identify which will be the big burning question on their mind.

Once this is identified, the client may be able to structure the whole pitch around it. Answering the burning question early will be powerful in influencing the audience.

Jika pelanggan tahu gaya personaliti penonton, bantu mereka untuk bekerja dengan cara yang berbeza daripada menyampaikan maklumat yang sesuai dengan gaya yang berbeza, contoh orang analitikal, orang-berorientasikan pencapaian, 'pembantu' orang.

If the client knows the personality styles of the audience, help them to work through different ways of presenting the information to suit different styles, eg analytical people, achievement-orientated people, people ‘helpers’.

Setelah pelanggan jelas mengenai apa yang mereka suarakan dan kehendak penonton, maka mereka boleh mula untuk menyediakan nada mereka dengan jalan menerusi apa kenyataan pembukaan mereka akan menjadi, bagaimana untuk membentangkan maklumat secara logik dan bagaimana mereka akan menutupnya dengan berkesan. Walau bagaimanapun, ia adalah penting bagi mereka untuk ingat yang mereka harus lakukan mendengar lebih daripada bercakap. Jadi sementara persediaan adalah benar-benar penting mereka tidak perlu melihat ini sebagai persembahan satu hala – membantu mereka fikir melalui soalan berwawasan untuk meminta penonton dan yang akan membantu pelanggan untuk mendapatkan lebih banyak bahan. Semakin mereka tahu tentang kedudukan dan keperluan pelanggan, lebih berpengaruh mereka akan.

Once the client is clear on what they are pitching and the audience requirements, then they can start to prepare their pitch by working through what their opening statement will be, how to logically present the information and how they will close powerfully. However, it is important for them to remember they should be doing more listening than talking. So whilst the preparation is really important they should not see this as a one-way presentation – help them think through insightful questions to ask the audience and that would help the client to get even more material. The more they know about the client’s position and needs, the more influential they will be.

Panduan dan petua Hints and tips Minta pelanggan untuk memberitahu anda sebanyak yang boleh tentang sejarah proposal dan penonton yang akan disampaikan kepada mereka – lebih banyak anda boleh masuk ke dalam minda penonton, lebih banyak membantu anda dalam mencabar pelanggan untuk fikir bantahan yang berpotensi keadaan berkenaa.. Ask the client to tell you as much as they can about the history of the proposal and the audience that they will be presenting to – the more you can get into the mindset of the audience, the more helpful you can be in challenging the client to think of potential objections to the pitch.

Masa Diperlukan Time required Kira-kira 45 minit, termasuk amalan menjelang melalui persembahan. Approximately 45 minutes, including a practice run-through of the presentation.

Jadual 8.1 Persiapan Idea Table 8.1 Ideas preparation

IDEA THE IDEA

Apakah konsep utama idea – perkara yang paling penting yang saya perlu sampaikan? What is the key concept of the idea – the most important thing I have to get across?

Apakah faedah daripada idea? What are the benefits of the idea?

Apakah akibat tidak menerima pakai idea? What are the consequences of not adopting the idea?

PENONTON THE AUDIENCE

Apakah komposisi penonton? What is the audience make-up?

Apakah yang penonton sedang fikir atau percaya sekarang? What does the audience currently think or believe?

Apa soalan mereka yang mereka ada tentang idea? Apa yang akan menjadi soalan utama mereka? What questions will they have about the idea? What will be their burning question?

Apa bantahan yang mereka ada kepada idea? What objections will they have to the idea?

Apa gaya personaliti saya akan persembahkan? What personality styles will I be presenting to?

NADA THE PITCH

Pernyataan pembukaan: bagaimana untuk melibatkan penonton dan menggambarkan idea dengan jelas Opening statement: how to engage the audience and describe the idea clearly

Pendekatan utama: apa dan bagaimana? Main approach: what and how?

Penutup: bagaimana untuk menjadikannya kelihatan menarik Close: how to make it compelling

B8.1 PERSIAPAN IDEA

IDEA

Apakah konsep utama idea – perkara yang paling penting yang saya perlu sampaikan?

Apakah faedah daripada idea?

Apakah akibat tidak menerima pakai idea?

PENONTON

Apakah komposisi penonton?

Apakah yang penonton sedang fikir atau percaya sekarang?

Apa soalan mereka yang mereka ada tentang idea? Apa yang akan menjadi soalan utama mereka?

Apa bantahan yang mereka ada kepada idea?

Apa gaya personaliti saya akan persembahkan?

NADA

Pernyataan pembukaan: bagaimana untuk melibatkan penonton dan menggambarkan idea dengan jelas

Pendekatan utama: apa dan bagaimana?

Penutup: bagaimana untuk menjadikannya kelihatan menarik

Impak peribadi: Alat untuk meningkatkan kehadiran dan impak Personal impact: Tools for increasing presence and impact ms 151 – 156

8.2 Audit kemahiran dan inventori kemahiran komunikasi Communication skills audit and skills inventory

Apakah ia? What is it? Komunikasi, komunikasi, komunikasi! Anda akan tidak cukup dengannya! Bagaimana baik anda berkomunikasi menentukan keupayaan anda untuk mempengaruhi, memimpin, berhubung dengan orang lain dan secara amnya meningkatkan hubungan anda di tempat kerja dan rumah. Ini adalah cara terbaik untuk mengetahui bagaimana orang lain berpengalaman dengan anda dan bagaimana baik anda berkomunikasi dengan mereka. Communication, communication, communication! You can never have enough of it! How well you communicate determines your ability to influence, lead, relate to others and generally improve your relationships both at work and home. This is an excellent way of finding out how others experience you and how well you communicate with them.

Untuk apakah ia? What is it for? Alat ini digunakan untuk mengumpul data berdasarkan satu set soalan berstruktur yang berkaitan dengan kemahiran komunikasi. Ia meminta penerima untuk memberi skor terhadap pelanggan berdasarkan pelbagai kenyataan dan meminta pelanggan untuk menilai diri terhadap pernyataan yang sama. Ia adalah cara yang baik untuk melihat jika terdapat mana-mana jurang dalam persepsi kemahiran komunikasi antara pelanggan dan lain-lain. This tool is used to collect data around a set of structured questions all relating to communication skills. It asks the recipient to score the client against a series of statements and asks the client to self-assess against the same statements. It is a great way of seeing if there are any gaps in perception of communication skills between the client and others.

Bilakah saya menggunakannya? When do I use it? Alat ini membantu dalam bekerja dengan pelanggan yang seolah-olah mempunyai cabaran berhubung dengan mempengaruhi atau bekerja secara produktif dengan orang lain. Ia juga boleh membantu untuk menggunakan alat ini dengan pelanggan yang ingin meningkatkan prestasi mereka atau membuatkan kerjaya mereka bergerak kerana ia membantu mereka memahami apa tindakan khusus yang mereka perlukan untuk ambil bagi meningkatkan kemahiran komunikasi mereka. Inventori boleh diberikan kepada pasukan pelanggan, kepada rakan-rakan mereka,

kepada ketua mereka, kepada pelanggan mereka dan secara ideal untuk semua kumpulan ini untuk mendapatkan maklum balas 360-darjah. This tool is particularly helpful in working with clients who seem to have a challenge around influencing or working productively with others. It can also be helpful to use this tool with clients who want to improve their performance or make a career move, because it helps them understand what specific actions they need to take to improve their communication skills. The inventory can be issued to the client’s team, to their peers, to their boss, to their clients and ideally to all of these groups to obtain 360-degree feedback.

Apakah proses? What is the process? Minta pelanggan untuk menentukan sekumpulan orang yang mereka mahu dapatkan maklum balas berkaitan dengan kemahiran komunikasi mereka. Saiz kumpulan ini akan menentukan bilangan bentuk inventori dikeluarkan. Ask the client to define a group of people from whom they want feedback on their communication skills. The size of this group will determine the number of inventory forms to be sent out.

Seterusnya, secara rawak pilih penerima dalam setiap kumpulan. Cara mudah untuk melakukan ini adalah untuk meletakkan nama dalam topi dan memilih mereka secara rawak. Bilangan penerima boleh menjadi kira-kira enam bagi setiap kumpulan. Untuk saiz kumpulan antara enam dan lapan ia mungkin idea yang baik untuk menghantar satu salinan borang tersebut kepada semua orang. Tujuannya adalah untuk mendapatkan nombor yang dipilih secara rawak daripada kumpulan itu, untuk mengelakkan berat sebelah, dan pada masa yang sama jumlah yang mencukupi untuk menjadi wakil seluruh kumpulan.

Next randomly select recipients within each group. An easy way of doing this is to put names in a hat and pick them out at random. The number of recipients will be approximately six for each group. For a group size between six and eight it is probably a good idea to send a copy of the form to everyone. The aim is to get a randomly selected number from the group, to avoid bias, and at the same time sufficient numbers to be representative of the whole group.

Apabila orang berkenaan telah dipilih, meminta pelanggan untuk menghantar maklum balas lembaran audit kemahiran komunikasi (lihat Jadual 8.2), bersama-sama dengan sampul surat dan tarikh pulangan yang dikehendaki. Biasanya tempoh masa dua minggu adalah diperlukan – terlalu lama, penerima akan menundanya atau lupa tentang hal itu, terlalu pendek, mereka tidak mempunyai masa untuk menyiapkannya.

When people have been selected, ask the client to send out the communication skills audit feedback sheet (see Table 8.2), along with a return addressed envelope and a required return date. Usually a two-week time frame is all that is needed – too long and the recipients put it off or forget about it, too short and they don’t have time to complete it.

Minta pelanggan untuk melengkapkan penilaian mereka sendiri, meminta mereka jujur dan pergi dengan tindak balas pertama mereka tanpa terlebih dahulu menganalisis jawapan mereka.

Ask the client to complete their own assessment, asking them to be honest and to go with their first response without over-analysing their answers.

Minta mereka untuk memastikan soal selidik dikembalikan dalam sampul surat yang bertutup sebelum sesi coaching yang akan datang.

Ask them to keep the returned questionnaires in their sealed envelopes until the next coaching session.

Semasa sesi, lihat kembali respons oleh pelanggan dan meletakkan skor kepada keputusan kunci keseluruhan (Jadual 8.3).

At that session review the responses with the client and place the scores on the overall results sheet (Table 8.3).

Menganalisis keputusan keseluruhan bersama-sama, mencari trend, persamaan, jurang dalam persepsi variasi yang luar biasa (positif dan negatif),.

Analyse the overall results together, looking for trends, similarities, gaps in perception (positive and negative), unusual variations.

Bincangkan hasil dan mengenal pasti kekuatan dan bidang yang perlu diperbaiki mana pelanggan yang ingin mengambil tindakan ke atas.

Discuss the outcomes and identify strengths and areas for improvement which the client wishes to take action on.

Pastikan rancangan tindakan untuk bidang-bidang tertentu dan keutamaan, mengusahakan dua atau tiga kawasan untuk membangunkan ke dalam pelan tindakan.

Keep the action planning to specific and priority areas, working on two or three areas to develop up into an action plan.

Panduan dan petua Hints and tips Semak bahawa pelanggan telah memilih individu secara rawak, untuk memastikan tidak berat sebelah yang positif atau negatif. Check that the client has selected individuals randomly, to ensure no positive or negative bias.

Jika pelanggan mengenal pasti lebih daripada tiga bidang untuk memperbaiki, kemudian membangunkan rancangan untuk bekerja pada tiga teratas pertama, kemudian tiga kemudiannya dan sebagainya.

If the client identifies more than three areas to work on improving, then develop a plan to work on the top three first, then the next three and so on.

Adalah penting untuk mengenal pasti kekuatan serta bidang yang perlu diperbaiki, jadi memastikan bahawa pelanggan anda melihat kekuatan mereka dan memahami bagaimana mereka boleh terus menggunakan ini sebagai sumber.

It is important to identify strengths as well as areas for improvement, so ensure that your client looks at their strengths and understands how they can continue to use these as a resource.

Masa Diperlukan Time required Pada peringkat awal proses pemilihan akan mengambil masa lebih kurang 15 minit. Kajian semula jawapan akan mengambil kira-kira 45 minit. Initially the selection process will take about 15 minutes. The review of responses will take around 45 minutes.

Jadual 8.2 Audit kemahiran komunikasi: lembaran maklum balas Table 8.2 Communication skills audit: feedback sheet Dalam usaha saya untuk memahami cara saya berkomunikasi, sila nyatakan pandangan anda terhadap keberkesanan kemahiran saya. Sila berikan skor bagi setiap pernyataan dalam julat 5 (1 = rendah dan 5 = tinggi). Sila fikir dengan berhati-hati dan jujur – penilaian skor 3 tidak akan membantu saya mengenal pasti dengan jelas bidang yang perlu saya kekalkan atau tambah baik.. In order for me to understand more about the way I communicate, would you please indicate your view of the effectiveness of my skills. Please score each question out of 5 (1 = low and 5 = high). Please think carefully and be honest – a rating of all 3s will not help me to identify clearly the areas to work on. Sila kembalikan lembaran dalam sampul surat tertutup. Terima kasih. Please return the sheet in a sealed envelope. Thank you.

KEMAHIRAN KOMUNIKASI COMMUNICATION SKILL

SKOR SCORE

1 Memberikan tanggapan pertama yang baik Making a good first impression

2 Mengambil kira perasaan yang mendasari orang lain Picking up underlying feelings from others

3 Mendapatkan idea-idea orang lain Getting ideas across to others

4 Menyampaikan walaupun sesuatu perkara itu sukar Communicating even when things are tough

5 Tidak bercakap terlalu banyak Not talking too much

6 Menarik keluar sesuatu perkara yang lain Drawing others out

7 Kekal terbuka kepada idea-idea orang lain Staying open to others’ ideas

8 Memberi panduan kepada orang lain Giving instructions to others

9 Mengabaikan penentangan orang lain Ignoring the hostility of others

10 Bercakap bagi pandangan saya sendiri Speaking up for my own view

11 Membuat perbentangan yang jelas kepada kumpulan Giving a clear presentation to a group

12 Kekal senyap apabila perlu Staying silent when necessary

13 Mendengar dengan penuh perhatian kepada kritikan Listening attentively to criticism

14 Memujuk orang lain untuk melakukan apa yang saya mahu Persuading others to do what I want

15 Memberi maklum balas yang jelas kepada orang lain apa yang telah dilakukan dengan baik Giving clear feedback to others on what they have done well

16 Memahami idea orang lain Understanding others’ ideas

17 Meninggalkan perbincangan yang tidak melibatkan saya Leaving discussions that don’t involve me

18 Menemu bual orang lain secara berkesan Interviewing others effectively

19 Mengumpul maklumat daripada orang lain Collecting information from others

20 Meletakkan seseorang dalam suasana tenang Putting people at ease

21 Meletakkan komen negatif orang lain keluar dari fikiran saya Putting others’ negative comments out of my mind

22 Membiarkan orang lain tahu bagaimana saya rasa Letting others know how I feel

23 Menyumbang kepada keberkesanan semasa mesyuarat Contributing effectively at meetings

24 Menjadikanya lebih baik apabila ditemu bual Coming over well when being interviewed

25 Membangunkan hubungan baik dengan orang lain Building rapport with others

26 Menjadikan orang lain untuk menerima idea saya Getting others to accept my ideas

27 Memetik reaksi penonton untuk perbentangan saya Picking up the audience’s reaction to my presentation

28 Membantu kemajuan dalam mesyuarat Helping a meeting progress

29 Menyampaikan perasaan saya kepada orang lain Conveying my feelings to others

30 Membuat keputusan, tidak membuat komen Deciding not to make comments

31 Memahami bila seseorang itu kecewa Understanding when someone is upset

32 Mengetahui tentang kepentingan orang lain Finding out about other people’s interests

33 Mencipta perbualan Making conversation

34 Menyampai emosi saya dengan jelas apabila saya memilihnya Communicating my emotions clearly when I choose to

Jadual 8.3 Audit kemahiran komunikasi: keputusan keseluruhan Table 8.3 Communication skills audit: overall results Bagi setiap kemahiran di bawah, lengkapkan markah dalam ruang yang sesuai, beri skor kemahiran dari 1 (rendah) kepada 6 (tinggi). For each of the skills below, complete the scores in the appropriate column, scoring the skills from 1 (low) to 6 (high).

KEMAHIRAN KOMUNIKASI COMMUNICATION SKILL

own score

other’s score

other’s score

other’s score

1 Memberikan tanggapan pertama yang baik Making a good first impression

2 Mengambil kira perasaan yang mendasari orang lain Picking up underlying feelings from others

3 Mendapatkan idea-idea orang lain Getting ideas across to others

4 Menyampaikan walaupun sesuatu perkara itu sukar Communicating even when things are tough

5 Tidak bercakap terlalu banyak Not talking too much

6 Menarik keluar sesuatu perkara yang lain Drawing others out

7 Kekal terbuka kepada idea-idea orang lain Staying open to others’ ideas

8 Memberi panduan kepada orang lain Giving instructions to others

9 Mengabaikan penentangan orang lain Ignoring the hostility of others

10 Bercakap bagi pandangan saya sendiri Speaking up for my own view

11 Membuat perbentangan yang jelas kepada kumpulan Giving a clear presentation to a group

12 Kekal senyap apabila perlu Staying silent when necessary

13 Mendengar dengan penuh perhatian kepada kritikan Listening attentively to criticism

14 Memujuk orang lain untuk melakukan apa yang saya mahu Persuading others to do what I want

15 Memberi maklum balas yang jelas kepada orang lain apa yang telah dilakukan dengan baik Giving clear feedback to others on what they have done well

16 Memahami idea orang lain

KEMAHIRAN KOMUNIKASI COMMUNICATION SKILL

own score

other’s score

other’s score

other’s score

Understanding others’ ideas

17 Meninggalkan perbincangan yang tidak melibatkan saya Leaving discussions that don’t involve me

18 Menemu bual orang lain secara berkesan Interviewing others effectively

19 Mengumpul maklumat daripada orang lain Collecting information from others

20 Meletakkan seseorang dalam suasana tenang Putting people at ease

21 Meletakkan komen negatif orang lain keluar dari fikiran saya Putting others’ negative comments out of my mind

22 Membiarkan orang lain tahu bagaimana saya rasa Letting others know how I feel

23 Menyumbang kepada keberkesanan semasa mesyuarat Contributing effectively at meetings

24 Menjadikanya lebih baik apabila ditemu bual Coming over well when being interviewed

25 Membangunkan hubungan baik dengan orang lain Building rapport with others

26 Menjadikan orang lain untuk menerima idea saya Getting others to accept my ideas

27 Memetik reaksi penonton untuk perbentangan saya Picking up the audience’s reaction to my presentation

28 Membantu kemajuan dalam mesyuarat Helping a meeting progress

29 Menyampaikan perasaan saya kepada orang lain Conveying my feelings to others

30 Membuat keputusan, tidak membuat komen Deciding not to make comments

31 Memahami bila seseorang itu kecewa Understanding when someone is upset

32 Mengetahui tentang kepentingan orang lain Finding out about other people’s interests

33 Mencipta perbualan Making conversation

34 Menyampai emosi saya dengan jelas

KEMAHIRAN KOMUNIKASI COMMUNICATION SKILL

own score

other’s score

other’s score

other’s score

apabila saya memilihnya Communicating my emotions clearly when I choose to

Impak peribadi: Alat untuk meningkatkan kehadiran dan impak Personal impact: Tools for increasing presence and impact ms 157 – 167

8.3 Maklum balas 360-darjah 360-degree feedback

Apakah ia? What is it? Maklum balas adalah cara terbaik untuk mengetahui jika strategi yang anda guna berfungsi sebagaimana anda inginkan. Dalam senario coaching, ianya sumber yang sangat baik untuk membantu mana-mana pelanggan bertanggungjawab untuk mengurus dan memimpin orang ramai untuk mendapatkan maklum balas berstruktur sekitar aspek spesifik mengenai kemahiran kepimpinan mereka. Feedback is an excellent way of finding out if the strategies you are using are working as you intended or falling short of their mark. In a coaching scenario they are an excellent resource to help any client with a responsibility for managing and leading people to get structured feedback around specific aspects of their leadership skills.

Untuk apakah ia? What is it for? Maklum balas berstruktur boleh memberikan sumber yang kaya untuk coach bekerja dengan pelanggan di bidang-bidang tertentu kepimpinan mereka. Ia adalah cara yang benar-benar hebat untuk pelanggan mendapatkan maklumat dalaman bidang gaya kepimpinan dan pengurusan mereka yang boleh diperbaiki dan bidang mana ada kekuatan. Maklum balas 360 darjah sangat berguna untuk pelanggan yang tidak mencapai apa yang mereka sepatutnya dengan peranan mereka sebagai pemimpin. Ia juga adalah baik untuk pemimpin yang mencapai kejayaan tetapi tidak tahu mengapa; mereka perlu dibantu memahami kekuatan mereka supaya mereka boleh mengambil kesempatan ke atas mereka seterusnya. Structured feedback can provide a rich resource for the coach to work with the client on specific areas of their leadership. It is a really great way for the client to gain insight on which areas of their leadership and management style could be improved and which areas are a strength. 360-degree feedback is particularly helpful for clients who are not achieving what they might in their leadership roles. It is also great for leaders who are achieving success but don’t know why; they need help understanding their strengths so that they can capitalize on them further.

Bilakah saya menggunakannya? When do I use it? Keindahan alat ini ialah ia boleh digunakan pada bila-bila masa semasa hubungan coaching: pada permulaan untuk membantu mereka membentuk matlamat bimbingan, semasa hubungan coaching untuk mengenalpasti kekuatan utama dan bidang yang perlu diperbaiki, pada awal dan akhir hubungan coaching untuk

mengukur kemajuan. Kunci kepada alat ini adalah maklum balas berstruktur diberikan tanpa nama dan diserah kembali secara sulit kepada pelanggan. Semakin besar keyakinan pelanggan ada yang sebarang data tidak akan diserah kembali kepada orang lain yang penting dalam organisasi, lebih berguna maklum balas dalam membantu mereka bentuk tindakan penambahbaikan. The beauty of this tool is that it can be used at any time during the coaching relationship: at the beginning to help design the coaching goals, during the coaching relationship to identify key strengths and areas for improvement, at the beginning and end of the coaching relationship to measure progress. The key to this tool is that structured feedback is given anonymously and fed back confidentially to the client. The greater the confidence the client has that any data won’t be fed back to significant others in the organization, the more useful the feedback is in helping design improvement actions.

Apakah proses? What is the process? Tanya pelanggan, kumpulan mana adalah yang paling relevan untuk memberi maklum balas kepada mereka berhubung dengan kemahiran kepimpinan dan pengurusan mereka. Biasanya ia melibatkan orang yang mereka urus secara langsung, juga mana-mana orang yang mereka urus tidak secara langsung, iaitu pasukan maya, ketua mereka dan rakan-rakan mereka. Bilangan orang dalam kumpulan-kumpulan ini akan menentukan bilangan jawapan soal selidik yang diperlukan. Ask the client which groups of people are most relevant to give feedback to them on their leadership and management skills. Typically this will be the people they directly manage, any people they indirectly manage, ie virtual teams, their boss and their peers. The number of people within these groups will determine the number of questionnaire responses required.

Seterusnya, bagi kumpulan orang yang mereka urus dan rakan-rakan mereka, secara rawak pilih penerima dalam setiap kumpulan. Proses ini adalah sama seperti dalam audit kemahiran komunikasi di atas. Bilangan penerima akan menjadi kira-kira enam bagi setiap kumpulan, bergantung kepada saiz kumpulan. Untuk sebarang saiz kumpulan yang ada di antara enam dan lapan, ia mungkin idea yang baik untuk menghantar satu salinan soal selidik untuk semua orang. Tujuannya adalah untuk mendapatkan nombor yang dipilih secara rawak daripada kumpulan itu, untuk mengelakkan berat sebelah dan pada masa yang sama cukup untuk mewakili seluruh kumpulan.

Next, for the groups of people they manage and their peers, randomly select recipients within each group. The process for this is the same as in the communications skills audit, above. The number of recipients will be approximately six for each group, depending on the size of the group. For any group size that is between six and eight, it is probably a good idea to send a copy of the questionnaire to everyone. The aim is to get a randomly selected number from the group, to avoid bias and at the same time sufficient to be representative of the whole group.

Apabila orang berkenaan telah dipilih, minta pelanggan untuk menghantar maklum balas soal selidik 360 darjah (lihat Jadual 8.4) bersama-sama dengan pulangan sampul surat dan tarikh pulangan yang dikehendaki. Biasanya tempoh masa dua minggu adalah diperlukan - terlalu lama dan penerima menundanya atau

lupa tentang hal itu, terlalu pendek dan mereka tidak mempunyai masa untuk menyiapkannya.

When people have been selected, ask the client to send out the 360-degree feedback questionnaire (see Table 8.4) along with a return addressed envelope and a required return date. Usually a twoweek time frame is all that is needed – too long and the recipients put it off or forget about it, too short and they don’t have time to complete it.

Minta pelanggan untuk melengkapkan penilaian mereka sendiri, minta mereka untuk jujur dan teruskan dengan tindak balas pertama mereka tanpa terlebih menganalisis jawapan mereka.

Ask the client to complete their own assessment, asking them to be honest and to go with their first response without over-analysing their answers.

Minta mereka untuk memastikan soal selidik dikembalikan dalam sampul surat yang bertutup sehingga sesi latihan yang akan datang.

Ask them to keep the returned questionnaires in their sealed envelopes until the next coaching session.

Di sesi berkenaan kaji semula maklum balas bersama pelanggan dan meletakkan skor di lembaran markah keseluruhan (Jadual 8.5).

At that session review the responses with the client and place the scores on the overall results sheet (Table 8.5).

Analisia keputusan keseluruhan bersama-sama, mencari trend, persamaan, jurang dalam persepsi (positif dan negatif), variasi yang luar biasa,. Adakah terdapat mana-mana kategori tertentu yang menonjol? Sebagai contoh, adakah kemahiran pengurusan pelanggan markah lebih tinggi daripada kemahiran membina pasukan mereka?

Analyse the overall results together, looking for trends, similarities, gaps in perception (positive and negative), unusual variations. Are there any specific categories that stand out? For example, are the client’s management skills scored higher than their team building skills?

Bincangkan hasil dan mengenal pasti kekuatan dan bidang yang perlu diperbaiki mana pelanggan yang ingin mengambil tindakan ke atas.

Discuss the outcomes and identify strengths and areas for improvement which the client wishes to take action on.

Pastikan perancangan tindakan yang tertentu dan mengutamakan kawasan, mengusahakan dua atau tiga kawasan untuk membangunkan ke dalam pelan tindakan.

Keep the action planning specific and prioritize areas, working on two or three areas to develop up into an action plan.

Panduan dan petua Hints and tips Semak bahawa pelanggan telah memilih individu secara rawak, untuk memastikan tidak berat sebelah yang positif atau negatif. Check that the client has selected individuals randomly, to ensure no positive or negative bias.

Jika pelanggan mengenal pasti lebih daripada tiga bidang untuk memperbaiki, kemudian bangunkan rancangan untuk tumpukan pada tiga teratas pertama, kemudian tiga berikutnya dan sebagainya.

If the client identifies more than three areas to work on improving, then develop a plan to work on the top three first, then the next three and so on.

Adalah penting untuk mengenal pasti kekuatan serta bidang yang perlu diperbaiki, jadi memastikan bahawa pelanggan anda melihat kekuatan mereka dan memahami bagaimana mereka boleh terus menggunakan ini sebagai sumber.

It is important to identify strengths as well as areas for improvement, so ensure that your client looks at their strengths and understands how they can continue to use these as a resource.

Masa Diperlukan Time required Pada peringkat awal proses pemilihan akan mengambil masa lebih kurang 15 minit. Benarkan 60 hingga 90 minit untuk maklum balas keputusan dan membincangkan perancangan tindakan dengan pelanggan. Initially the selection process will take about 15 minutes. Allow 60 to 90 minutes to feedback the results and discuss action planning with the client.

Jadual 8.4 Soal selidik maklum balas 360-darjah Table 8.4 360-degree feedback questionnaire Saya akan melaksanakan inisiatif pembangunan diri dan mohon agar anda untuk melengkapkan inventori ini bagi memberi maklum balas kepada saya tentang bagaimana berkesannya kemahiran pengurusan saya berdasarkan pendapat anda. I am about to undertake a development initiative and would like you to complete this inventory to give me feedback on how effective you find my management skills. Inventori berikut bertujuan untuk meneroka semua aspek pengurusan dan maklumat yang dikumpul akan membantu saya untuk memahami kekuatan dan bidang untuk dibangunkan. The following inventory is designed to explore all aspects of management, and the collated information will help me to understand strengths and areas to develop. Maklum balas anda adalah sememangnya tanpa nama, mohon dikembalikan inventori yang lengkap dalam sampul surat putih A4 yang tertutup. Your feedback is absolutely anonymous, so would you please return your completed inventory in a white A4 sealed envelope. Sila beri ulasan mengenai keberkesanan saya dengan melengkapkan soal selidik ini. Sila tandakan pada skala 1 – 6 (1 = keberkesanan rendah dan 6 = keberkesanan yang tinggi). Saya juga mengalu-alukan sebarang komen pada kekuatan atau bidang pembangunan diri saya yang mungkin anda sedar. Please comment on my effectivness by completing this questionnaire. Please indicate on a scale of 1–6 (1 = low effectiveness and 6 = high effectiveness). I would also welcome any comments on strengths or development areas you may be aware of. Anda boleh yakin bahawa semua maklum balas akan diproses tanpa nama. You may be assured that all feedback will be treated anonymously. Terima kasih atas input anda. Thank you for your input. Sebagai panduan untuk memberi skor: As a guide to scoring: 6 – Sangat tinggi keberkesanan 6 – Highly effective 5 – Sangat berkesan 5 – Very effective 4 – Berkesan 4 – Effective 3 – Boleh jadi lebih berkesan 3 – Could be more effective 2 – Tidak konsisten berkesan 2 – Inconsistently effective 1 – Tidak berkesan 1 – Not effective

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Skor Score

KEMAHIRAN PENGURUSAN MANAGEMENT SKILLS

1 Memperuntukkan masa untuk perbincangan penting mengenai masalah dan keputusan Making time for important discussions on problems and decisions

2 Menunjukkan gambaran yang lebih besar supaya orang ramai memahami dengan jelas betapa pentingnya peranan mereka dan tugas-tugas yang berkaitan Demonstrating the big picture so that people understand clearly the importance of their role and associated tasks

3 Kekal menyentuh sasaran dan matlamat individu Keeping in touch with targets and goals of individuals

4 Berkomunikasi dengan berkesan dan tepat pada masanya kepada perubahan yang memberi kesan kepada organisasi dan peranan ahli pasukan Communicating in an effective and timely manner on changes affecting the organization and the team member’s role

5 Membuat orang berasa penting, dipercayai dan dihargai ahli daripada pasukan Making the person feel an important, trusted and valued member of the team

6 Memberi maklum balas yang membina yang membantu untuk membina keyakinan Giving constructive feedback that helps to build confidence

7 Memahami bila untuk menawarkan nasihat dan bimbingan dan bila untuk membiarkan seseorang itu meneruskannya Understanding when to offer advice and coaching and when to let people continue

8 Menjelaskan bagaimana kejayaan akan diukur; membantu orang untuk menetapkan visi dan objektif yang jelas Clarifying how success will be measured; helping people to set clear visions and objectives

9 Secara tetap memeriksa sasaran dan bersetuju memberi sokongan selanjutnya jika diperlukan mengikut kesesuaian Regularly checking on targets and agreeing further support needed as appropriate

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Skor Score

10 Mencari projek untuk mengembangkan kemahiran asas Finding projects to stretch skills base

KEMAHIRAN KOMUNIKASI COMMUNICATION SKILLS

11 Menggunakan teknik menyoal yang produktif bagi menggalakkan ahli-ahli pasukan untuk berfikir tentang akibat daripada tindakan Using a productive questioning technique that encourages team members to think about consequences of actions

12 Ambil perhatian untuk berkomunikasi secara jelas, bagi mengelak apa-apa peluang mesej yang bercampur aduk Taking care to communicate clearly, to avoid any chance of mixed messages

13 Menggunakan kemahiran mendengar yang aktif Using active listening skills

14 Berhati-hati untuk mengurus emosi mereka sendiri secara profesional Being careful to manage their own emotions professionally

15 Berurusan dengan emosi orang lain secara produktif Dealing with emotions of others productively

16 Terus neutral apabila bercakap tentang isu-isu: parafrasa dan merumuskan tetapi tidak menilai Remaining neutral when talking about issues: paraphrasing and summarizing but not judging

BEKERJA DENGAN PELANGGAN WORKING WITH CLIENTS

17 Memperlihatkan yang pelanggan adalah nombor satu diberi keutamaan Demonstrating that clients are the number one priority

18 Memastikan yang semua individu mengenali pelanggan utama (pengguna kepada keputusan) dan keperluan mereka Ensuring that all individuals know their main clients (users of results) and their needs

19 Memperlihatkan profesionalisme pada setiap masa Demonstrating professionalism at all times

20 Menyediakan maklum balas proaktif untuk pelanggan Providing proactive responses to clients

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Skor Score

21 Memperlihatkan pengetahuan teknikal pada tahap tinggi yang memberi inspirasi keyakinan Demonstrating a high level of technical knowledge that inspires confidence

22 Memberi respons dalam skala masa yang dipersetujui Responding within agreed timescales

23 Memeriksa tahap kepuasan pelanggan Checking clients’ satisfaction levels

24 Memastikan ahli pasukan mendapat pendedahan yang sewajarnya kepada pelanggan Ensuring that team members get appropriate exposure to clients

PRESTASI PENGURUSAN MANAGING PERFORMANCE

25 Memberi maklum balas pada masanya mengenai kemajuan terhadap matlamat prestasi Giving timely feedback on progress towards performance goals

26 Memberi maklum balas yang membina, jelas dan terbuka mengenai kekuatan dan bidang pembangunan Giving constructive, clear and open feedback on strengths and development areas

27 Mengurus isu-isu prestasi secara objektif (berasaskan kenyataan atau fakta sebenar) dan pada peringkat awal Managing performance issues objectively and at an early stage

28 Memastikan maklum balas yang bukan bersifat peribadi Ensuring that feedback is not personal

29 Mencari peluang untuk meraikan kejayaan Finding opportunities to celebrate success

30 Menyebut bila seseorang itu mencapai sesuatu perkara yang betul dan bukan sahaja bila mereka membuat kesilapan Pointing out when people get things right and not only when they make errors

31 Memudahcarakan pemikiran kreatif untuk mencari peluang-peluang untuk meningkatkan kepuasan kerja Facilitating creative thinking to find opportunities to increase job satisfaction

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Skor Score

32 Menyedari bahawa kesilapan adalah penting untuk pembangunan Recognizing that mistakes are important for development

33 Menjadikan tinjauan semula prestasi sesuatu yang memotivasi dan produktif Making performance reviews motivating and productive

34 Bersikap jujur tentang prospek kerjaya Being honest about career prospects

PEMBINAAN PASUKAN TEAM BUILDING

35 Mencari cara untuk meningkatkan keberkesanan pasukan Looking for ways to increase the effectiveness of the team

36 Menggalakkan kerja berpasukan, amanah dan komunikasi antara rakan-rakan dalam pasukan Encouraging teamwork, trust and communication between peers in the team

37 Mencari idea daripada pasukan untuk meningkatkan proses, dasar atau kerja berpasukan dan secara aktif mengikut terus idea-idea berkenaan Seeking ideas from the team on improving processes, policies or teamwork and actively following through the ideas

38 Mengambil masa untuk membincangkan matlamat, kepentingan, dan isu-isu yang berkaitan dengan individu dalam pasukan Taking time to discuss goals, interests and issues that concern individuals in the team

39 Menguruskan konflik dengan sewajarnya dalam pasukan Managing conflict appropriately in the team

40 Mendapatkan maklum balas daripada pasukan mengenai prestasi sebagai pengurus Seeking feedback from the team on performance as a manager

41 Menggunakan sebarang maklum balas yang diterima untuk mengubah gaya atau kaedah Using any feedback received to change style or methods

KOMEN PILIHAN

OPTIONAL COMMENTS

Bidang kekuatan: Strengths areas:

Bidang pembangunan Development areas:

Jadual 8.5 Maklum balas 360-darjah: keputusan keseluruhan Table 8.5 360-degree feedback: overall results

Sebagai panduan untuk memberi skor: As a guide to scoring: 6 – Sangat tinggi keberkesanan 6 – Highly effective 5 – Sangat berkesan 5 – Very effective 4 – Berkesan 4 – Effective 3 – Boleh jadi lebih berkesan 3 – Could be more effective 2 – Tidak konsisten berkesan 2 – Inconsistently effective 1 – Tidak berkesan 1 – Not effective

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Own score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

KEMAHIRAN PENGURUSAN MANAGEMENT SKILLS

1 Memperuntukkan masa untuk perbincangan penting mengenai masalah dan keputusan Making time for important discussions on problems and decisions

2 Menunjukkan gambaran yang lebih besar supaya orang ramai memahami dengan jelas betapa pentingnya peranan mereka dan

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Own score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

tugas-tugas yang berkaitan Demonstrating the big picture so that people understand clearly the importance of their role and associated tasks

3 Keeping in touch with targets and goals of individuals Kekal berhubung dengan sasaran dan matlamat individu

4 Berkomunikasi dengan berkesan dan tepat pada masanya kepada perubahan yang memberi kesan kepada organisasi dan peranan ahli pasukan Communicating in an effective and timely manner on changes affecting the organization and the team member’s role

5 Membuat orang berasa penting, dipercayai dan dihargai ahli daripada pasukan Making the person feel an important, trusted and valued member of the team

6 Memberi maklum balas yang membina yang membantu untuk membina keyakinan Giving constructive feedback that helps to build confidence

7 Memahami bila untuk menawarkan nasihat dan bimbingan dan bila untuk membiarkan seseorang itu meneruskannya Understanding when to offer advice and coaching and when to let people continue

8 Menjelaskan bagaimana kejayaan akan diukur; membantu orang untuk menetapkan visi dan objektif yang jelas

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Own score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Clarifying how success will be measured; helping people to set clear visions and objectives

9 Secara tetap memeriksa sasaran dan bersetuju memberi sokongan selanjutnya jika diperlukan mengikut kesesuaian Regularly checking on targets and agreeing further support needed as appropriate

10 Mencari projek untuk mengembangkan kemahiran asas Finding projects to stretch skills base

KEMAHIRAN KOMUNIKASI COMMUNICATION SKILLS

11 Menggunakan teknik menyoal yang produktif bagi menggalakkan ahli-ahli pasukan untuk berfikir tentang akibat daripada tindakan Using a productive questioning technique that encourages team members to think about consequences of actions

12 Ambil perhatian untuk berkomunikasi secara jelas, bagi mengelak apa-apa peluang mesej yang bercampur-campur Taking care to communicate clearly, to avoid any chance of mixed messages

13 Menggunakan kemahiran mendengar yang aktif Using active listening skills

14 Berhati-hati untuk mengurus emosi mereka sendiri secara profesional Being careful to manage their own emotions professionally

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Own score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

15 Berurusan dengan emosi orang lain secara produktif Dealing with emotions of others productively

16 Terus neutral apabila bercakap tentang isu-isu: parafrasa dan merumuskan tetapi tidak menilai Remaining neutral when talking about issues: paraphrasing and summarizing but not judging

BEKERJA DENGAN PELANGGAN WORKING WITH CLIENTS

17 Memperlihatkan yang pelanggan adalah nombor satu diberi keutamaan Demonstrating that clients are the number one priority

18 Memastikan yang semua individu mengenali pelanggan utama (pengguna kepada keputusan) dan keperluan mereka Ensuring that all individuals know their main clients (users of results) and their needs

19 Memperlihatkan profesionalisme pada setiap masa Demonstrating professionalism at all times

20 Menyediakan maklum balas proaktif untuk pelanggan Providing proactive responses to clients

21 Memperlihatkan pengetahuan teknikal pada tahap tinggi yang memberi inspirasi keyakinan

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Own score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Demonstrating a high level of technical knowledge that inspires confidence

22 Memberi respons dalam skala masa yang dipersetujui Responding within agreed timescales

23 Memeriksa tahap kepuasan pelanggan Checking clients’ satisfaction levels

24 Memastikan ahli pasukan mendapat pendedahan yang sewajarnya kepada pelanggan Ensuring that team members get appropriate exposure to clients

PRESTASI PENGURUSAN MANAGING PERFORMANCE

25 Memberi maklum balas kena pada masanya mengenai kemajuan terhadap matlamat prestasi Giving timely feedback on progress towards performance goals

26 Memberi maklum balas yang membina, jelas dan terbuka mengenai kekuatan dan bidang pembangunan Giving constructive, clear and open feedback on strengths and development areas

27 Mengurus isu-isu prestasi secara objektif (berasaskan kenyataan atau fakta sebenar) dan pada peringkat awal Managing performance issues objectively and at an early stage

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Own score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

28 Memastikan maklum balas yang bukan bersifat peribadi Ensuring that feedback is not personal

29 Mencari peluang untuk meraikan kejayaan Finding opportunities to celebrate success

30 Menyebut bila seseorang itu mencapai sesuatu perkara yang betul dan bukan sahaja bila mereka membuat kesilapan Pointing out when people get things right and not only when they make errors

31 Memudahcarakan pemikiran kreatif untuk mencari peluang-peluang untuk meningkatkan kepuasan kerja Facilitating creative thinking to find opportunities to increase job satisfaction

32 Menyedari bahawa kesilapan adalah penting untuk pembangunan Recognizing that mistakes are important for development

33 Menjadikan tinjauan semula prestasi memotivasi dan produktif Making performance reviews motivating and productive

34 Bersikap jujur tentang prospek kerjaya Being honest about career prospects

PEMBINAAN PASUKAN TEAM BUILDING

35 Mencari cara untuk meningkatkan keberkesanan pasukan

Skor Kemahiran dan Aktiviti Skills and Activities Score

Own score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Other’s score

Looking for ways to increase the effectiveness of the team

36 Menggalakkan kerja berpasukan, amanah dan komunikasi antara rakan-rakan dalam pasukan Encouraging teamwork, trust and communication between peers in the team

37 Mencari idea daripada pasukan untuk meningkatkan proses, dasar atau kerja berpasukan dan secara aktif mengikut terus idea-idea berkenaan Seeking ideas from the team on improving processes, policies or teamwork and actively following through the ideas

38 Mengambil masa untuk membincangkan matlamat, kepentingan, dan isu-isu yang berkaitan dengan individu dalam pasukan Taking time to discuss goals, interests and issues that concern individuals in the team

39 Menguruskan konflik dengan sewajarnya dalam pasukan Managing conflict appropriately in the team

40 Mendapatkan maklum balas daripada pasukan mengenai prestasi sebagai pengurus Seeking feedback from the team on performance as a manager

41 Menggunakan sebarang maklum balas yang diterima untuk mengubah gaya atau kaedah Using any feedback received to change style or methods

KOMEN PILIHAN OPTIONAL COMMENTS

Bidang kekuatan: Strengths areas:

Bidang pembangunan Development areas:

Impak peribadi: Alat untuk meningkatkan kehadiran dan impak Personal impact: Tools for increasing presence and impact ms 168 – 170

8.4 Menjadi model diri sendiri dan orang lain Modelling yourself and others

Apakah ia? What is it? Sari kata alat ini boleh menjadi 'belajar daripada yang terbaik'. Menjadi model tingkah laku yang berjaya adalah cara yang baik untuk belajar dan bertambah baik. Ini boleh menjadi model tingkah laku dari kejayaan anda sendiri; apa yang anda lakukan, bagaimana anda bercakap, apa yang anda tidak lakukan dan sebagainya. Ia juga berguna untuk melihat model tingkah laku orang yang berjaya dengan memerhatikannya, jika boleh, bertanya soalan secara terperinci tentang mengapa dan bagaimana mereka melakukan apa yang mereka lakukan. The subtitle of this tool could be ‘learning from the best’. Modelling successful behaviour is a great way to learn and improve. This could be modelling behaviour from your own successes; what you did, how you spoke, what you didn’t do and so on. It can also be useful to model the behaviour of successful people by observing and, if possible, asking detailed questions about why and how they do what they do.

Untuk apakah ia? What is it for? Alat ini membantu pelanggan memahami strategi yang menyumbang kepada kejayaan. Dengan memahami secara khusus apa yang individu tertentu lakukan yang menyumbang kepada kejayaan mereka, pelanggan boleh mencontohi mereka. Ia juga adalah alat yang baik untuk membantu pelanggan menggambarkan tentang masa bila mereka telah berjaya, sehingga mereka mempunyai gambaran yang lebih besar tentang gaya pembelajaran mereka sendiri. This tool helps the client understand the strategies that contribute to success. By understanding specifically what a particular individual does that contributes to their success, the client can then emulate them. It is also a good tool for helping the client reflect about the times when they have been successful, so that they have greater insight about their own learning style.

Bilakah saya menggunakannya? When do I use it? Alat ini boleh digunakan pada bila-bila masa apabila pelanggan sedang belajar sesuatu yang baru atau ingin maju melebihi tahap semasa prestasi mereka: sebagai contoh, pelanggan yang ingin maju dalam kerjaya mereka tetapi memerlukan kemahiran dan pendekatan baru atau berbeza untuk langkah kerjaya mereka yang akan datang . This tool can be used at any time when a client is learning something new or wishes to progress beyond their current level of performance: for example, a client wishing

to progress in their career but needing new or different skills and approaches for their next career move.

Apakah proses? What is the process? Minta pelanggan untuk mengenal pasti seseorang yang telah berjaya dalam bidang atau pekerjaan yang mereka ingin bergerak kepadanya – ianya perlu seseorang yang mereka mempunyai akses supaya mereka boleh menyoal mereka tentang strategi mereka. Ini mesti menjadi orang yang sebenar dan bukan versi seseorang yang ideal. Ask the client to identify someone who is already successful in the field or job that they wish to move into – this should be someone that they have access to so that they can question them about their strategies. This must be an actual person and not an idealized version of a person.

Minta pelanggan untuk mengaturkan masa untuk bercakap dengan orang yang mereka jadi model peranan. Dengan menggunakan Jadual 8.6, mereka kemudian meminta individu yang dipilih untuk dibuat beberapa pemerhatian terperinci tentang apa yang mereka lakukan. Pelanggan merekodkan jawapan oleh model peranan.

Ask the client to arrange a time to talk with the person they are role modelling. Using Table 8.6, they then ask the chosen individual to make some detailed observations about what they do. The client records the role model’s answers.

Jika perlu, pelanggan perlu bertanya soalan tambahan: Mengapa mereka melakukan apa yang mereka lakukan? Apa yang mungkin menjadi motivasi kepada mereka?

If necessary, the client should ask additional questions: Why do they do what they do? What might be their motivations?

Pada sesi berikutnya,kaji semula tingkah laku model peranan dengan pelanggan dan kerja melaluinya apa yang mereka perlu lakukan untuk meniru strategi kejayaan yang model peranan yang guna. Semak bagaimana selesa mereka melakukannya - apa yang mereka perlu rasakan supaya dapat melakukan perkara yang sama seperti orang itu?

At the next session review the role model behaviour with your client and work through what they would need to do to copy the success strategies that the role model uses. Check how comfortable they would be about doing that – what would they need to feel to be able to do the same things as that person?

Panduan dan petua Hints and tips Untuk mendapatkan yang terbaik daripada alat ini ia adalah benar-benar membantu untuk mempunyai input daripada orang yang dimodelkan. Ia adalah mungkin untuk menggunakan alat ini tanpa bercakap dengan model peranan - dengan meminta pelanggan anda untuk berfikir menerusi soalan dan menjawab mereka berdasarkan pemerhatian mereka model peranan. Keputusan terbaik, bagaimanapun, akan datang daripada meminta model peranan secara langsung. To get the most out of this tool it is really helpful to have the input of the person being modelled. It is possible to use this tool without talking with the role model – by

asking your client to think through the questions and answer them based on their observations of the role model. The best results, however, will come from asking the role model directly.

Apabila pelanggan meminta model peranan untuk jawapan mereka, ia mungkin idea untuk mendapatkan mereka untuk bercakap melalui peristiwa tertentu - untuk mendapatkan mereka untuk menghidupkan kembali agar pelanggan dapat melihat bahasa badan dan juga mendengar jawapan mereka. Sebagai contoh, mereka mungkin melihat bahawa model peranan yang menjadi sangat animasi di tempat-tempat tertentu atau yang ia menjadi sangat renungan. Kelakuan ini mungkin membentuk sebahagian daripada strategi kejayaan mereka, yang pelanggan boleh menguji untuk diri mereka sendiri.

When the client asks the role model for their answers, it might be an idea to get them to talk through a specific event – to get them to relive it so that the client can observe body language as well as listening to their answers. For example, they might notice that the role model becomes very animated at certain points or that they become very contemplative. This behaviour might form part of their success strategy, which the client can then test for themselves.

Masa Diperlukan Time required Untuk mendapatkan yang terbaik daripada alat ini, membenarkan sekurang-kurangnya 40 minit untuk 'wawancara' model peranan. Untuk sesi latihan yang berikut membolehkan satu lagi 30 minit untuk mengkaji dan membincangkan bagaimana pelanggan boleh menggunakan pengetahuan dan memohon kepada tingkah laku mereka sendiri. To get the most out of this tool, allow at least 40 minutes to ‘interview’ the role model. For the coaching session that follows allow another 30 minutes to review and discuss how the client can use the knowledge and apply it to their own behaviour. Jadual 8.6 Menjadi model diri sendiri dan orang lain Table 8.6 Modelling yourself and others

PERSON

Apa yang saya perhatikan tentang mereka? What do I observe about them?

Apakah kesan daripada apa yang mereka lakukan pada orang lain? What is the impact of what they do on others?

Apa yang khusus yang boleh saya perasan tentang mereka? What specifically can I notice about them?

Apa yang membuatkan mereka berkelakuan dengan cara ini? What makes them behave in this way?

Bagaimana mereka rasa apabila berkelakuan dengan cara ini? How do they feel when the behave this way?

Bagaimana mereka menjadi mampu untuk melakukan apa yang mereka lakukan? How did they become able to do what they do?

Apa yang ia akan mengambil masa bagi saya untuk dapat melakukan perkara yang sama? What would it take for me to be able to do the same things?

Bagaimana saya perlu berasa untuk melakukannya? How would I need to feel in order to do it?

Apakah tindakan tertentu saya akan mengambil masa untuk sampai ke sana? What are the specific actions I will take to get there?