5/17/2018 Bab7 Dasar Dan Teknik Pengawasan

1/8

DASAR DAN TEKNIKPENGAWASAN

PENGAWASAN(CONTROLLING)

A. PENGANTAR:Banyak kasus di suatu organisasi tidak. dapat terselesaikan seluruhnya karena tidak

ditepatinya waktu penyelesaian (deadline), anggaran yang berlebihan, dan kegiatan lainyang menyimpang dari reneana semula., Dalam bab ini akan dipelajari berbagai teknik dan metode pengawasan yang sangat

berguna bagi manajemen.

B. DEVINISI PENGAWASAN:Menurut Robert J .Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar

pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem infonnasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi

165

5/17/2018 Bab7 Dasar Dan Teknik Pengawasan

2/8

dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimi le itelah dipergunakan denga efektif dan efisien, *1

Perencanaan

Gombar 48 Hubungan pengawasan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

c. BENTUK-BENTUK PENGAWASAN:c.l. Pengawasan Pendahuluan (feedforward control, Steering controls):

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan kore idibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan inl akan efektif bila manajer dap tmenemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atperkembangan tujuan.

C.2. Pengawasan Concurrent (concurrent control):Yaitu pengawasan "Ya-Tidak", dim ana suatu aspek dari prosedur harus memen

syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanakegiatan.

C.3 . Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls):Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukpenyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

* 1 Robert 1. M o ec kle r, T h e M a na ge m en t ControlProcess, P re nt ic e H a ll . E n gl ew o od C l if fs , 1972, haJaman

166I. I

5/17/2018 Bab7 Dasar Dan Teknik Pengawasan

3/8

Standar untukhasil yang diingin-kan dan untukpetunjukPeramaIan

faktor-faktorekstern dan masukanyang akan mempe-ngaruhi hasil akhir

PeramaIanh as il a kh ir

H as i I - ha s ilintern yang

dicapai

Kegiatan-kegiatanS um be r : W illia m H . N ewma n. C on stru ctiv e C on tro l, P re ntice -H all. In c. 1975. h alama n 1 3.

Gambar 50 Unsur-unsur dalam siklus pengawasan.

G. MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM (MIS):Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan perencanaan yang efektif.Pengertian Mis yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen.infonnasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu prosespembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan danoperasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

169

5/17/2018 Bab7 Dasar Dan Teknik Pengawasan

4/8

Apakahada penyirn-pangan

Mengukurpelaksanaankegiatan

MenetapkanStandar

Apakahpenyirnpang-an bersifat

pengecualian

Mengambil Menganalisatindakan k------tdanmengevaluasikoreksi penyimpangan

Agar MIS berjalan efektif maka hams memenuhi lima kriteria, yaitu:I. Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan.2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi.4. Adanya pengujian pendahuluan.5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemak .sistem.

Gambar 51 Management by exception

Tahap perancangan dari MIS yaitu:I. survai pendahuluan dan perumusan masalah.2. desain konsepsual.3. desain terperinci.4. implementasi akhir.

170. I

5/17/2018 Bab7 Dasar Dan Teknik Pengawasan

5/8

Kriteria utama MIS efektif yaitu:1. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar..2. Tepat waktu dalam pemakaiannya.3. Menekan biaya secara efektif.4. Sistem yang digunakan harns tepat dan akurat.5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan.

Adapun karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi:1. Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.2. Tepat-waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secara cepat dan

tepat dimana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.3. Obyektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.4. Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang palingsering terjadi,5. Realistik secara ekonomis, dimana biaya sistem pengawasan hams lebih rendahatau sarna dengan kegunaan yang didapat.6. Realistik secara organisasional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di

organisasi.7. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses ataugagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.8. Fleksibel, hams dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehinggatidak harus buat sistern barn bila terjadi perubahan kondisi.9. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukkan deviasi

standar sehingga dapat menentukan koreksi yang akan diambil.10. Diterima para anggota organisasi, mampumengarahkanpelaksanaan kerja anggotaorganisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan prestasi.

H. RINGKASAN:1. Antara pengawasan dan perencanaan merupakan hal yang sangat erat sekali. Langkahawal proses pengawasan sebenarnya langkah perencanaan, penetapan tujuan dan

standar pelaksanaan kegiatan.2. Ada tiga jenis bentuk pengawasan, yaitu pengawasan pendahuluan. pengawasanbersama dan pengawasan umpan balik.

3. Sistem inforrnasi manajemen merupakan sistem pengadaan, pemrosesan, penyim-panan dan penyebaran inforrnasi yang telah di rencanakan agar dapat dibuat kepu-tusan yang efektif.

171

5/17/2018 Bab7 Dasar Dan Teknik Pengawasan

6/8

4. Pengawasan sebenarnya mengandung arti penjagaan stabilitas dan keseimbang ,untuk mencapainya manajer harus selalu merubah apa yang dikerjakan atau stan ryang digunakan. Metode pengawasan ada dua yaitu kuantitatif dan bukan kuantita

PEMECAHAN MASALAH(SOLVE PROBLEM)

1. Jelaskan apa yang dimaksud pengertian pengawasan !JAWAB:

Pengawasan (controlling) yaitu kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan agkegiatan yang dilakukan terlaksana sesuai dengan jadual dan perencanaan sebelnya.

2. Bagaimana hubungan antara fungsi pengawasan dengan fungsi manajemen lai ~nya!JAWAB:

Perencanaan, penetapan tujuan dan standar merupakan Iangkah awal dalamngawasan. Pengawasan membantu fungsi-fungsi manajemen lainnya yang ada dalorganisasi, sebab tidak bisa lepas segala tindakan dan keputusan yang diambil lepdati faktor pengawasan, oleh karena itu fungsi pengawasan selalu melekat dengfungsi Iainnya, dan juga fungsi pengawasan juga tidak lepas dari pengawasan, dimdiharapkan fungsi pengawasan memberikan informasi yang tepat dan akurat semencukupi interval waktu.

3. Sebutkan langkah-Iangkah utama dalarn fungsi pengawasan !JAWAB:Langkah-Iangkah utama dalam fungsi pengawasan yaitu:a. Membuat standar pokok,b. Mengadakan perhitungan terhadap kegiatan yang telah dikerjakan.c. Membandingkan kenyataan dengan standar bakunya.d. Mengadakan perbaikan dan penyesuaian-penyesuaian.

172" I , I

5/17/2018 Bab7 Dasar Dan Teknik Pengawasan

7/8

4. Apa keuntungan dan kelemahan dari pengawasan pendahuluan dan pengawasanconcurrent !JAWAB:

Keduajenis pengawasan tersebut di atas memungkinkan manajer danmanajemenmembuat tindakan koreksi yang tepat untuk mencapai tujuan. Hal yang hams diper-timbangkan atas kedua jenis pengawasan di atas yaitu besarnya biaya yang hams di-tanggung, tidak semua kegiatan dapat termonitor secara kontinue dan pengawasanyang berlebihan menurunkan produktivitas pekerja.

5. Mengapa pengawasan semakin diperlukan dalam setiap organisasi ? Faktor-faktorapa saja yang membuat pengawasan itu penting sekali,JAWAB:

Bahwa organisasi akan berjalan terns dan semakin komplek dari waktu ke waktu,banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatanyang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin pentingdalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan meng-hasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupunbagi para pekerjanya.Adapun faktor-faktor yang membuat pengawasan penting yaitu:a. Perubahan lingkungan.b. Peningkatan kompleksitas organisasi.c. Kesalahan-kesalahan,d. Kebutuhan pendelegasian.e. Komunikasi.

6. Bidang-bidang strategik apa yang membuat organisasi meraih sukses denganefektif !JAWAB:

Bidang strategik yang membuat organisasi secara keseluruhan mencapai suksesyaitu:a. Transaksi keuangan.b. Hubungan manajer dan bawahan.c. Operasi-operasi produktif

173

5/17/2018 Bab7 Dasar Dan Teknik Pengawasan

8/8

7. Sebutkan tiga jenis biaya harus dipertimbangkan bila menyusun anggavariabel !JAWAB:a. Biaya Variabel, yaitu biaya yang berubah sesuai dengan perubahan kuanti

yang diproduksi. Contoh biaya bahan baku, Biaya listrik, Biaya bahan pe -bantu dan lain-lain.

b. Biaya Tetap, yaitu biaya yang harus tetap dikeluarkan walaupun tidak melakukproses produksi, seperti biaya gaji manajer, biaya penyusutan mesin, gedu ,kantor dan lain-lain.

c. Biaya Semi Variabel, yaitu biaya yang berubah sesuai dengan aktivitas kegiatdengan proporsi yang berbeda. Jadi biaya ini bersifat variabel dan tetap.

8. Sebutkan tiga cara untuk memisahkan antara biaya variabel dan biaya tetap se abiaya semi varibel.JAWAB:Tiga cara pemisahan biaya. yaitu:a. Metode titik tertinggi dan terendah dengan membandingkan antara dua je s

anggaran, dimana selisihnya dibagi dengan selisih volume produksi yang men -hasilkan biaya variabel.

b. Metode korelasi, dengan mengumpulkan data-data sebelwnnya yang selanjutn adiproyeksikan ke dalam suatu rumus.

C. Perkiraan langsung, dengan memperkirakan unsur-unsur biaya variabel yberdasarkan pada pengalaman atau ketetapan.

SOAL LATIHAN:1. Sebutkan fungsi apa yang dimiliki oleh fungsi pengawasan ?2. Bagaimanakah hubungan antara pengawasan dengan fungsi-fungsi manajemen lai -

nya. Sampai seberapa jauh kegunaan dari fungsi pengawasan dalam organisasi ydihubungkan dengan fungsi-fungsi manajemen yang ada.

3. Faktor-faktor apa saja yang membuat fungsi pengawasan diperlukan ?4. Karakteristik apa sehingga pengawasan merupakan sistem yang efektif ? Dian

karakteristik yang saudara tahu mana yang dianggap paling penting5. Sebutkan alat-alat pengawasan yang ada. Bagaimana kaitan antara metode peng -

wasan dengan jalannya organisasi.

174 I