BAHAGIAN 4 KAWALAN ASET ALIH KERAJAANaudit.moh.gov.my/v2/images/dokumen/ICQ/BAHAGIAN 4 KAWALAN...
Transcript of BAHAGIAN 4 KAWALAN ASET ALIH KERAJAANaudit.moh.gov.my/v2/images/dokumen/ICQ/BAHAGIAN 4 KAWALAN...
-
ICQ Versi 1/2012
1
BAHAGIAN 4
KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN
PTJ: .
Tempoh Pengauditan: .
Disediakan Oleh :
Nama: .
Tarikh: .
Disemak Oleh :
Nama: .
Tarikh: ...
-
ICQ Versi 1/2012
2
BAHAGIAN 4
KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN
Tujuan :
Bagi menentukan sama ada rekod-rekod harta modal, inventori dan bekalan pejabat ada diselenggarakan, mengikut peraturan dan kemas kini dan juga bagi menentukan harta modal dan inventori yang diperoleh diguna dan disimpan mengikut peraturan. Peraturan:
1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan Bil. 6/1999 Inden Minyak Bil. 8/1999 Touch n Go Bil. 2/1980 Kenderaan Jabatan Bil. 5 Tahun 2009 - Tatacara Pengurusan Stor
2. Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 5 tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat 3. Dasar Keselamatan ICT MAMPU Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan : BAB A - PENERIMAAN KEW.PA 1 : Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan BAB B - PENDAFTARAN KEW.PA 2 : Daftar Harta Modal KEW.PA 3 : Daftar Inventori KEW.PA 4 : Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA 5 : Senarai Daftar Inventori KEW.PA 6 : Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori KEW.PA 7 : Senarai Aset Alih Kerajaan KEW.PA 8 : Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori Bagi Tahun ......... BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN KEW.PA 9 : Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 10 : Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA 11 : Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA 12 : Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori
-
ICQ Versi 1/2012
3
BAB D - PENYELENGGARAAN KEW.PA 13 : Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan KEW.PA 14 : Daftar Penyelenggaraan Harta Modal BAB E - PELUPUSAN KEW.PA 15 : Surat Lantikan Lembaga Pemeriksa KEW.PA 16 : Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA 17 : Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA 18 : Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 19 : Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 20 : Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 21 : Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 22 : Borang Tender Aset Alih Kerajaan KEW.PA 23 : Jadual Tender Pelupusan KEW.PA 24 : Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 25 : Borang Sebutharga Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 26 : Jadual Sebut Harga Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 27 : Kenyataan Jualan Lelongan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 27(A) : Senarai Aset Yang Dilelong BAB F KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA KEW.PA 28 : Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 29 : Perlantikan Jawatankuasa Penyiasatan KEW.PA 30 : Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA 31 : Sijil Hapuskira Aset Alih Kerajaan KEW.PA 32 : Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Buku Log Kenderaan Fail Sejarah Kenderaan Daftar Penggunaan Kad Inden Minyak Daftar Touch n Go Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) Kad Petak (KEW. 300 J4/KEW.PS -4) Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)
-
ICQ Versi 1/2012
4
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
4.1 AM
Dapatkan maklumat aset yang dibeli dalam tahun yang diaudit.
4.1.1 Adakah Unit Pengurusan Aset diwujudkan.
4.1.2 Setiap PTJ mempunyai seorang Pegawai Aset
4.1.3 Pegawai Aset adalah menjadi setiausaha JKPAK
4.2 BAB A : PENERIMAAN
4.2.1 Pegawai Penerima dilantik secara bertulis untuk bertanggungjawab menerima dan mengesahkan aset
yang diperolehi.
4.2.2 Bagi pembelian aset teknikal, adakah diperiksa oleh
pegawai teknikal yang bertauliah mengikut kesesuaian.
4.2.3 Adakah langkah-langkah berikut dipatuhi:
(a) Adakah aset yang diterima menepati
spesifikasi yang dipesan. (Rujuk Baucar Pembelian)
(b) Aset diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji sebelum mengesahkan penerimaannya.
(c) Adakah pengesahan dilakukan dengan serta
merta.
Jika tidak adakah catatan diterima dengan
syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji
dicatatkan.
(d) Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima menyediakan borang laporan
penerimaan aset alih kerajaan KEW.PA-1
disediakan jika terdapat kerosakan atau perselisihan.
(e) Borang KEW.PA-1 yang disahkan dan
ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada ejen pembekal/ syarikat dengan serta
merta.
(f) Pegawai penerima memastikan aset diterima
berserta surat jaminan, manual penggunaan dan penyelenggaraan (jika ada).
-
ICQ Versi 1/2012
5
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
4.3 BAB B : PENDAFTARAN
4.3.1 Adakah aset didaftarkan dalam tempoh 14 hari dari
tarikh penerimaan.
4.3.2 Pengesahan pendaftaran hendaklah di cop pada dokumen punca maklumat (Pesanan Kerajaan/ Nota
Serahan/ Invois/ Dokumen Kontrak).
Telah direkodkan pada .......(tarikh). Nombor siri pendaftaran aset .......(seperti nombor pada daftar)
4.3.3 Dokumen Pendaftaran: Daftar Harta Modal KEW.PA-2;
Daftar Inventori KEW.PA-3
(a) Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) disediakan dengan
lengkap dan kemas kini dan maklumat adalah
lengkap dan tepat
(b) Daftar Harta Modal dan Inventori menggunakan format yang sama dengan
pekeliling.
(c) Daftar Harta Modal Dan Inventori
ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
(d) Salinan asal Daftar KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 ditempatkan dilokasi aset sekiranya jarak
lokasi aset jauh dari PTJ.
(e) Adakah KEW.PA 2 dan KEW.PA-3 disimpan
dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.
(f) Ambil 10 sampel harta modal dan 10 sampel
inventori bagi setiap unit yang dilawati untuk mengesahkan butiran aset.
4.3.4 Senarai Harta Modal (KEW.PA-4) Senarai Inventori (KEW.PA-5)
(a) Adakah semua aset yang dimiliki disenaraikan
dalam daftar:
(i) KEW.PA-4 Senarai Harta Modal (ii) KEW.PA-5 Senarai Inventori
(b) Ambil 10 sampel harta modal dan 10 inventori bagi setiap unit yang dilawati untuk
mengesahkan aset telah disenaraikan.
-
ICQ Versi 1/2012
6
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
4.3.5 Pelabelan Aset
(a) Adakah semua aset dilabelkan Hak Kerajaan
Malaysia (HKM) dan Nama Kementerian/Jabatan di tempat yang mudah
dilihat.
(b) Kenderaan penyamaran dilabel di tempat yang tidak mudah dilihat. Adakah kebenaran dari
Kementerian Kewangan telah diperolehi.
(c) Adakah aset dilabel mengikut nombor siri
pendaftaran yang betul dan lengkap.
4.3.6 Pergerakan Aset
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara direkod dalam Buku Daftar
Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) dan
disimpan dalam kabinet berkunci.
4.3.7 Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7)
(a) Disediakan oleh Pegawai Aset dan
ditandatangani oleh pegawai bertanggungjawab.
(b) Disediakan dalam 2 salinan. 1 salinan disimpan
oleh pegawai aset manakala 1 salinan lagi
disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab dan dikemas kini sekiranya
berlaku perubahan.
4.3.8 Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-8) dikemukakan kepada
JKN/KKM/Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun
berikutnya.
4.4 BAB C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
4.4.1 Adakah aset yang dibeli digunakan.
Jika tidak, sila nyatakan sebabnya.
4.4.2 Adakah kerosakan aset dilaporkan dengan
menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) dan tindakan susulan diambil.
4.4.3 Adakah aset disimpan di tempat yang selamat dan
sentiasa berada di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.
-
ICQ Versi 1/2012
7
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
4.4.4 Adakah pemeriksaan aset dilakukan.
(Semak KEW.PA-10 dan KEW.PA-11)
(a) Adakah sekurang-kurangnya 2 orang pegawai pemeriksa dilantik oleh KSU.
(b) Adakah pegawai pemeriksa adalah pegawai
yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset.
(c) Adakah pemeriksaan aset dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
4.4.5 Adakah pegawai pemeriksa mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Ketua
Jabatan.
4.4.6 Adakah Ketua Jabatan mengemukakan KEW.PA-10
dan KEW.PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-12)
kepada KSU.
4.4.7 Adakah Ketua Jabatan melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa dan
direkod dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut (AM28).
4.5 BAB D : PENYELENGGARAAN
4.5.1 Pegawai Aset yang bertanggungjawab
melaksanakan langkah-langkah berikut kecuali bagi penyelenggaraan dan pemantauan yang dilakukan
oleh syarikat konsesi:-
(a) Adakah aset yang memerlukan
penyelenggaraan disenaraikan mengikut KEW.PA-13.
(b) Adakah program penyelenggaraan dirancang.
(c) Adakah penyelenggaraan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
(d) Adakah penyelenggaraan direkod dalam
Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) dengan lengkap dan kemas kini.
-
ICQ Versi 1/2012
8
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(e) Menilai program penyelenggaraan bagi
(i) Menentukan matlamat program
penyelenggaraan tercapai. (ii) Berkualiti/ bersesuaian
(iii) Kos yang munasabah
(iv) Masa yang diambil
(f) Adakah tarikh penyelenggaraan yang seterusnya dikenalpasti dan dikemas kini
dalam daftar
4.5.2 Bagi penyelenggaraan dan pemantauan yang dilakukan oleh syarikat konsesi:-
Adakah penyelenggaraan oleh syarikat konsesi diselia
dan dipantau oleh SIHAT seperti syarat-syarat yang
ditetapkan.
4.6 BAB E : PELUPUSAN
4.6.1 Fail Pelupusan disedia dan diselenggarakan.
4.6.2
Jabatan/pejabat mempunyai perancangan
melupuskan aset sama ada secara Tahunan
Bulanan
Masa ke semasa
4.6.3 Adakah unit pengurusan aset bertanggungjawab dan berperanan sebagai Urusetia Pelupusan.
4.6.4 Adakah Lembaga Pemeriksa ada ditubuhkan dan ahli dilantik bagi membuat pemeriksaan ke atas aset
yang hendak dilupuskan (KEW.PA-15)
Tempoh lantikan tidak melebihi dua
(2) tahun berdasarkan jawatan.
Ahli tidak terlibat secara langsung dalam
pengendalian aset Lantikan Pegawai Pemeriksa oleh KSU
4.6.5 Lembaga Pemeriksa menyediakan jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan.
4.6.6 Pemeriksaan dilakukan dalam tempoh satu (1) bulan
dari tarikh diarahkan oleh Jabatan
4.6.7 Adakah Perakuan Pelupusan [PEP] (KEW.PA-16)
disediakan bagi aset mekanikal, teknikal, elektronik dan perkakasan komputer
-
ICQ Versi 1/2012
9
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
PEP bagi perkakasan komputer disediakan oleh
Pegawai Sistem Maklumat
PEP bagi peralatan pergigian disediakan oleh
Juruteknologi Pergigian Merujuk kepada JKR atau Jabatan yang
mempunyai bengkel bagi peralatan tertentu
PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai
pengalaman sekurang-kurangnya tiga (3) tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset
berkenaan Pastikan nilai aset di PEP sah digunakan untuk
tempoh satu (1) tahun sahaja. Sekiranya
melebihi 1 tahun, Jabatan perlu mendapat
pengesahan nilai semasa yang baru
4.6.8 Adakah kaedah pelupusan aset dibuat berdasarkan syor Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)
4.6.9
Lembaga Pemeriksa menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Urusetia Pelupusan
4.6.10 Adakah kelulusan pelupusan diperoleh daripada:
(a) Perbendaharaan:
(i) Perolehan asal satu aset melebihi
RM500,000 untuk setiap barang individu dan lebih RM1,000,000 nilai agregat.
(ii) Pelupusan tanpa mengisi nilai perolehan
asal seperti hadiah, pindahan dari
Jabatan Persekutuan ke Negeri, tukar beli, tukar barang.
(b) KSU
(i) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM200,000 untuk setiap barang
individu dan tidak melebihi RM1,000,000 nilai agregat
(ii) Pindahan aset antara Jabatan
Persekutuan bagi nilai perolehan satu
aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan tidak melebihi
RM500,000
(c) Ketua Pengarah
Perolehan asal satu aset tidak melebihi
RM50,000 untuk setiap barang individu dan tidak lebih RM500,000 nilai agregat.
-
ICQ Versi 1/2012
10
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(d) Jabatan/ Bahagian/ Timbalan Ketua
Pengarah
Perolehan asal satu aset tidak melebihi
RM25,000 untuk setiap barang individu dan tidak lebih RM500,000 nilai agregat.
(e) Negeri Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua Jabatan
Perolehan asal satu aset tidak melebihi
RM10,000 untuk setiap barang individu dan tidak lebih RM100,000 nilai agregat.
4.6.11 Adakah pelaksanaan pelupusan dibuat mengikut kaedah pelupusan yang disyorkan oleh Lembaga
Pemeriksa (KEW. PA-17) setelah mendapat kelulusan.
Sekiranya tidak, adakah permohonan untuk meminda kaedah pelupusan dikemukakan kepada Kuasa
Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.
4.6.12 Adakah aset dilupuskan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan pelupusan.
4.6.13 Pelanjutan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh
pelupusan.
4.6.14
Kelulusan terbatal sekiranya tindakan pelupusan tidak
dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan (perlu mendapat kelulusan baru).
4.6.15 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-18) disediakan selepas pelupusan kaedah
musnah selesai dijalankan.
4.6.16 Adakah Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) disediakan selepas proses pelupusan dan ditandatangani oleh
Ketua Jabatan.
4.6.17 KEW.PA-19 hendaklah dikemukakan kepada Kuasa
Melulus beserta:- Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan
Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah
pindahan/hadiah
KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah
-
ICQ Versi 1/2012
11
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
4.6.18 Adakah tindakan berikut diambil:
(a) Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama
Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan.
(b) Borang KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 bagi aset
yang dilupuskan disimpan dalam Fail Pelupusan.
(c) Bagi kenderaan:
Kad Pendaftaran Kenderaan dibatalkan
dan dimaklumkan kepada JPJ Diserahkan kepada pembeli kecuali
pelupusan secara sisa
4.6.19 Adakah Laporan Tahunan Pelupusan (KEW.PA-20) dikemukakan ke PTJ 1/Ibu Pejabat dan ke
Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
4.7 BAB F : KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
4.7.1 Adakah unit pengurusan aset jabatan/pejabat
bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan dan Hapuskira.
4.7.2 Sekiranya berlaku kehilangan aset di sesebuah
jabatan/pejabat adakah Ketua Jabatan/ Pegawai
yang bertanggungjawab ke atas kehilangan/yang menjaga aset/ yang mengetahui kehilangan berlaku:
(a)
Melaporkan kepada polis dalam tempoh 24 jam
dari waktu kehilangan diketahui.
(b) Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal
Kehilangan Aset (KEW.PA-28).
(c) Ketua Jabatan mengemukakan laporan awal dan salinan laporan polis kepada KSU
Kementerian dan Perbendaharaan dalam
tempoh 2 hari bekerja dan salinan kepada Akauntan Negara dan Ketua Audit Negara.
4.7.3 Adakah Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara
bertulis (KEW.PA-29) dengan segera dalam tempoh 2
minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani dan melaksanakan tanggungjawabnya.
-
ICQ Versi 1/2012
12
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
4.7.4 Adakah Laporan Akhir (KEW.PA-30) disediakan oleh
Jawatankuasa Penyiasat dan dikemukakan kepada Urusetia Kehilangan dan Hapuskira dalam tempoh 2
bulan dari tarikh pelantikan.
(a) Laporan Akhir disertakan dengan dokumen
sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/Inventori, gambar lokasi kejadian (jika
perlu).
(b) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal dikemukakan
kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat
(4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikeluarkan.
(c) Laporan Akhir perlu dikemukakan mengikut tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan
Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.
4.7.5 Adakah hapuskira mendapat kelulusan:
(a) Perbendaharaan
Perolehan asal satu aset melebihi RM500,000
untuk setiap barang individu dan lebih
RM1,000,000 nilai agregat.
Semua kehilangan yang melibatkan
peralatan elektronik, komunikasi dan ICT
seperti telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, PDA,
LCD Projector, pemain CD/DVD dan smart phone.
Semua kehilangan melibatkan kecurian,
penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai asal perolehan
(b) Pegawai Pengawal
Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi
RM200,000 untuk setiap barang individu dan tidak melebihi RM1,000,000 nilai agregat
Kehilangan melibatkan kecurian, penipuan
atau kecuaian yang tidak melibatkan
pegawai awam
-
ICQ Versi 1/2012
13
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(c) Ketua Pengarah
Perolehan asal satu aset tidak melebihi
RM50,000 untuk setiap barang individu dan
tidak lebih RM500,000 nilai agregat.
(d) Jabatan/ Bahagian/ Timbalan Ketua
Pengarah
Perolehan asal satu aset tidak melebihi
RM25,000 untuk setiap barang individu dan tidak lebih RM500,000 nilai agregat.
(e) Negeri Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua
Jabatan
Perolehan asal satu aset tidak melebihi
RM10,000 untuk setiap barang individu dan tidak lebih RM100,000 nilai agregat
4.7.6 Adakah kelulusan hapuskira telah direkodkan di Daftar Harta Modal/Inventori.
4.7.7 Adakah Sijil Hapuskira (KEW.PA-31) dikemukakan
dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan kepada Kuasa Melulus.
4.7.8 Syor surcaj/ Tatatertib hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib Kementerian/ Jabatan dalam
tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.
4.8 KENDERAAN JABATAN
Lampiran 1
4.8.1 Jabatan /Agensi ada melantik seorang Pegawai Pengangkutan/pegawai yang diberi kuasa.
4.8.2 Di Pejabat yang mempunyai lebih daripada 20 buah
kenderaan, Pegawai Pengangkutan yang mempunyai
sijil dalam bidang kejuruteraan motor ada dilantik untuk menguruskan fleet kenderaan.
4.8.3 Seorang pemandu bertanggungjawab ke atas sebuah
kenderaan.
4.8.4 Pegawai selain pemandu hendaklah diberi kuasa
untuk memandu kenderaan bagi setiap perjalanan oleh Ketua Jabatan
-
ICQ Versi 1/2012
14
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
4.8.5 Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai
Pengangkutan bagi setiap perjalanan.
4.8.6 Fail sejarah kenderaan diselenggara bagi setiap kenderaan dan lengkap dengan maklumat seperti
Daftar Harta Modal (KEW.PA-2), sijil pemeriksaan
daripada JKR, kad pendaftaran, rekod pusat kenderaan , invois penyelenggaraan kenderaan,
rekod kemalangan kenderaan (sekiranya berlaku kemalangan) dan lain-lain
4.8.7 Pastikan Buku Log diselenggara dengan lengkap dan
kemas kini.
Lampiran 2
4.8.8 Tiap-tiap catitan dalam Buku Log dibuat berpendua
dan dimulakan dengan muka helai yang baru bagi sesuatu bulan
4.8.9
Buku Log hendaklah diperiksa dan ditandatangani oleh Pegawai Pengangkutan pada hari akhir setiap
minggu.
4.8.10 Keratan salinan asal Buku Log yang telah dicatitkan hendaklah dicerai dan disimpan di pejabat dan
diperiksa sekurang- kurangnya sebulan sekali oleh
Ketua Jabatan atau Pegawai yang dilantik bagi tujuan tersebut.
4.8.11 Semakan fizikal kenderaan untuk memastikan jarak
kenderaan yang dicatitkan dalam Buku Log adalah
bersamaan dengan angka meter/odometer di kenderaan.
4.8.12 Kenderaan ada dihantar untuk diservis mengikut
tempoh jarak yang disyorkan oleh pembuat
kenderaan.
4.8.13 Pemeriksaan tahunan ada dijalankan. [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1980)
4.8.14 Kos pembaikan dan penyenggaraan kenderaan ada
direkodkan dalam fail sejarah kenderaan atau Daftar
Harta Modal.
4.8.15 Adakah pembaikan/ penyenggaraan kenderaan dijalankan dengan kerap.
4.8.16
Kenderaan disimpan dengan selamat.
-
ICQ Versi 1/2012
15
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
4.8.17
Kunci disimpan oleh pegawai pengangkutan dan
diserahkan kepada pemandu bila diperlukan.
4.8.18 Adakah terdapat kenderaan yang buruk, usang dan tidak dapat digunakan yang tersadai.
4.8.19 Penggunaan minyak bulanan ada dikira dan dicatatkan di ruangan bawah helaian buku log.
4.8.20 Kad Touch N Go [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1999]
(a)
Kad Elektronik bagi pembayaran tol dikawal
oleh Pegawai Pengangkutan dan hanya dikeluarkan apabila diperlukan.
Lampiran 3
(b) Kad hendaklah disimpan oleh Pegawai
Pengangkutan/Kenderaan
(c) Buku daftar penggunaan kad hendaklah
diselenggara dan semua transaksi direkod dengan kemaskini bagi memastikan baki nilai
kad adalah tepat.
(d) Dapatkan/cetak dan semak salinan penyata
dari syarikat untuk memastikan tidak berlaku penyalahgunaan.
(e) Kehilangan kad ini hendaklah dilaporkan
sebagai kehilangan wang awam [AP 315 (a)].
4.8.25 Kad Inden Minyak [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6/1999]
Lampiran 4
(a) Resit pembelian minyak disimpan secara tersusun dan semua butiran pembelian
minyak direkod dalam buku log oleh pemandu.
(b) Penyata pembelian bulanan hendaklah disahkan oleh pemandu/ pegawai
pengangkutan dan semua perbezaan dilaporkan kepada Pegawai Kenderaan/
Pengangkutan.
(c) Pastikan penggunaan bahan api berpatutan
dengan jumlah jarak perjalanan
-
ICQ Versi 1/2012
16
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(d) Sediakan analisis mengenai jumlah jarak
perjalanan sebulan dibandingkan dengan jumlah penggunaan bahan api dalam bulan
berkenaan
(e) Kad hendaklah disimpan oleh Pegawai
Pengangkutan/Kenderaan kecuali bagi Pegawai Kanan Gred Jusa C dan keatas.
(f) Setiap pergerakan kenderaan secara guna
sama mesti ada surat arahan.
(g)
Kad adalah untuk pembelian minyak
petrol/diesel sahaja.
(h) Kad inden khas (kad induk) hanya digunakan dalam keadaan kecemasan bagi membeli
minyak petrol/diesel, air bateri dan lain-lain
keperluan kenderaan
(i) Buku rekod pergerakan kad inden pemandu hendaklah diselenggara dan diperiksa oleh
Ketua Jabatan.
4.9 Bekalan Pejabat [Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2009]
4.9.1 Penerimaan
(a) Adakah pegawai yang terima barang diberi
kuasa oleh Ketua Pejabat sebagai Pegawai
Penerima? (Tentukan Pegawai Penerima Stok dan dapatkan salinan surat kuasanya)
(b) Adakah penerimaan barang daripada pembekal mengambil langkah-langkah
berikut:
Dokumen seperti pesanan kerajaan,
nota serahan, invois, kontrak, kad jaminan, perakuan kualiti diterima
daripada pembekal. Diperiksa secara dikira, diukur,
ditimbang dengan disaksikan oleh
seorang pegawai yang lain.
4.9.2
Merekod Stok
(a) Adakah Kad Petak (Kew.PS-4) digunakan
untuk merekod terimaan stok dan diisikan dengan lengkap
-
ICQ Versi 1/2012
17
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(b) Adakah penggunaan warna kad berikut:
Kad Kawalan Stok (Kew.PS-3) Putih Kad Petak (Kew.PS-4) Hijau
Stok Bertarikh Luput Merah Jambu
(c) Kad Petak ditempatkan bersama dengan stok
barang
(d) Tatacara penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran dalam pen
hitam/biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak
(e) Senarai Daftar Kad Kawalan Stok (Kew.PS-5) diselenggarakan
4.9.3 Pengeluaran Stok
(a) Semua pesanan kepada Stor Unit
menggunakan Kew.PS-11. Tentukan tindakan diambil atas KEW.PS-11
yang diterima : Mendaftarkan KEW.PS-11 dan
memberi nombor permohonan;
Menentukan kuantiti pengeluaran;
Mendapatkan kelulusan pengeluaran
dan Mencatatkan pengeluaran di Kad
Petak.
(b) Semua pengeluaran stok diluluskan oleh Pegawai Stok dan seorang Pelulus yang
diberi kuasa oleh Ketua Pejabat.
(c) Semua borang KEW.PS 11 ditandatangani
dan ditarikhkan oleh Pegawai Stor.
4.9.4 Pengiraan Stok
Dilaksanakan secara terus menerus sepanjang tahun. Setelah pengiraan dilakukan, adakah satu garisan
merah dibuat pada akhir transaksi.
4.9.5 Keselamatan Dan Kebersihan
(a) Tentukan kawalan keselamatan stor adalah
yang sesuai, mencukupi dan berkesan
dengan mengambil kira aspek-aspek berikut:
-
ICQ Versi 1/2012
18
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
Terhindar dari bahaya banjir/bahang
matahari Stor mempunyai sistem peredaran
udara seperti air cond, exhaust fan, kipas
Peraturan penyimpanan kunci
Fire alarm, smoke detector Fire extinguisher dan hose reel
ditempatkan di kawasan strategik
Tanda-tanda amaran seperti
Dilarang Merokok;Mudah Terbakar Kawalan pencegah serangga perosak
4.9.6 Semak baki fizikal dan rekod bagi sekurang-
kurangnya 10 sampel.
Lampiran 5
4.10 Keselamatan
4.10.1 Alat Pemadam Api diperiksa oleh pihak Bomba dan
Sijil Pemeriksaan diperolehi. [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 tahun 2007]
4.10.2 Bilik Server Selamat
(i) Bilik Server sentiasa ditutup dan hanya diakses oleh pegawai yang dibenarkan
(ii) Bilik Server dibekalkan Split Air Condition (iii) Tiada Barangan Mudah Terbakar tersimpan
didalam Bilik Server seperti kertas, bahan kimia
dan lain-lain barangan mudah terbakar.
-
ICQ Versi 1/2012
19
LAMPIRAN 1
(Perenggan 4.8)
SENARAI KENDERAAN YANG DIMILIKI PEJABAT
BIL NOMBOR
KENDERAAN JENIS KENDERAAN CATATAN
-
LAMPIRAN 2
(Perenggan 4.8.4)
PENYELENGGARAAN KENDERAAN JABATAN
BIL NOMBOR
KENDERAAN
FA
IL S
EJA
RA
H D
IBU
KA
UN
TU
K
SE
TIA
P K
EN
DE
RA
AN
SA
TU
SE
T D
IKU
NC
I DIS
IMP
AN
PE
MA
ND
U D
AN
SA
TU
LA
GI
DIS
IMP
AN
PE
GA
WA
I
BU
KU
LO
G D
ISE
DIA
UN
TU
K
SE
TIA
P K
EN
DE
RA
AN
CA
TIT
AN
DIB
UA
T P
ER
PE
ND
UA
DI
BU
KU
LO
G
DIM
UL
AK
AN
HE
LA
IAN
BA
RU
BA
GI
SE
SU
AT
U B
UL
AN
DI B
UK
U L
OG
SE
MU
A R
UA
NG
AN
DI B
UK
U L
OG
DIL
EN
GK
AP
KA
N
BU
KU
LO
G D
IPE
RIK
SA
DA
N
DIT
AN
DA
TA
NG
AN
PD
AK
HIR
TIA
P
MIN
GG
U
KE
RA
TA
N S
AL
INA
N A
SA
L B
UK
U
LO
G D
ISIM
PA
N D
I PE
JAB
AT
DA
N
PE
RIK
S =
A S
EK
AL
I SE
BU
LA
N
JUM
LA
H P
EN
GG
UN
AA
N
BA
HA
NA
PI D
AN
MIN
YA
K Y
AN
G
DIT
ER
IMA
DIC
AT
AT
DI B
UK
U L
OG
KE
ND
ER
AA
N D
IHA
NT
AR
SE
RV
IS
ME
NG
IKU
T T
EM
PO
H D
AN
JU
ML
AH
JAR
AK
YA
NG
DIS
YO
RK
AN
CATATAN
-
LAMPIRAN 3
(Perenggan 4.8.12)
PENYELENGGARAAN KAD ELEKTRONIK
BIL
NOMBOR KENDERAAN / NOMBOR KAD
ELEKTRONIK
KA
D D
ISIM
PA
N O
LE
H P
EG
AW
AI
& D
IBE
RI K
EP
AD
A P
EM
AN
DU
AP
AB
ILA
PE
RL
U
DA
FT
AR
PE
NG
GU
NA
AN
KA
D
DIS
EL
EN
GG
AR
A &
DIS
IMP
AN
SE
LA
MA
T O
LE
H P
EG
AW
AI
BU
TIR
PE
NG
GU
NA
AN
KA
D
DIR
EK
OD
DA
LA
M D
AF
TA
R
SA
LIN
AN
PE
NY
AT
A T
RA
NS
AK
SI
PE
NG
GU
NA
AN
KA
D D
IPE
RO
LE
HI
DR
PD
SY
AR
IKA
T U
NT
UK
SE
MA
KA
N
CATATAN
-
LAMPIRAN 4
(Perenggan 4.8.13)
PENYELENGGARAAN KAD INDEN MINYAK
BIL
NOMBOR KENDERAAN / NOMBOR KAD INDEN
MINYAK
SE
MU
A R
ES
IT P
EM
BE
LIA
N
MIN
YA
K D
ISIM
PA
N S
EC
AR
A
TE
RS
US
UN
UN
TU
K P
EN
GE
SA
HA
N
PE
NY
AT
A P
EM
BE
LIA
N D
ISA
HK
AN
& D
ITA
ND
AT
AN
GA
NI
BE
RD
AS
AR
RE
SIT
PE
MB
EL
IAN
BU
KU
RE
KO
D P
ER
GE
RA
KA
N K
AD
IND
EN
DIS
ED
IAK
AN
& D
IPE
RIK
SA
KE
TU
A J
AB
AT
AN
DA
RI S
EM
AS
A
KE
SE
MA
SA
INV
OIS
DIS
EM
AK
DE
NG
AN
PE
NY
AT
A P
EM
BE
LIA
N Y
AN
G
TE
LA
H D
ISA
HK
AN
PE
NY
AT
A A
KA
UN
, PE
NY
AT
A
PE
MB
EL
IAN
DA
N L
AP
OR
AN
AN
AL
ISA
KE
ND
ER
AA
N
DIF
AIL
AK
AN
ME
NG
IKU
T B
UL
AN
CATATAN
-
LAMPIRAN 5
(Perenggan 4.9.2)
SEMAKAN FIZIKAL BEKALAN PEJABAT
BIL. JENIS BEKALAN BAKI PADA KAD PETAK
BAKI FIZIKAL