Bhg Pen Gurus An

155
Latar belakang

Transcript of Bhg Pen Gurus An

Page 1: Bhg Pen Gurus An

Latar belakang

Page 2: Bhg Pen Gurus An

LATAR BELAKANGPEJABAT KESIHATAN SETIU, TERENGGANU.

Pejabat Kesihatan Setiu adalah salah sebuah dari tujuh (7) organisasi pejabat kesihatan di negeri Terengganu. Ianya ditadbirkan melalui sebuah pejabat kesihatan yang terletak di No. 5 & 6 tingkat bawah Wisma MDS, Bandar Permaisuri yang disewa dari Majlis Daerah Setiu. Pentadbiran pejabat ini dikendalikan oleh seorang Pegawai Kesihatan Daerah Gred UD52. Pegawai Kesihatan Daerah bertanggungjawab secara langsung kepada Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Kesihatan Awam) dan seterusnya Pengarah Kesihatan Negeri.

Objektif am perkhidmatan kesihatan adalah sebagaimana yang telah digariskan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia iaitu seperti berikut:-

1. Meningkatkan taraf kesihatan dan kualiti hidup penduduk supaya mereka dapat menjalani tugas-tugas social dan ekonomi yang lebih produktif.

2. Menyediakan kemudahan pencegahan dan rawatan yang cekap, berkesan dan bersepadu terutamanya kepada penduduk luar bandar.

3. Mengurangkan kadar kejadian kes-kes penyakit berjangkit dan juga tidak berjangkit.

Untuk mencapai objektif tersebut di atas, perkhidmatan kesihatan telah menyedia dan menjalankan program-program berikut diperingkat daerah di mana setiap program ini mempunyai objektif khasnya yang tersendiri (rujuk laporan unit-unit):-

Pengurusan Kesihatan Awam

Program Penjagaan Kesihatan Asas dan Pembangunan Keluarga

Kawalan Penyakit Berjangkit (termasuk vector dan AIDS/STD)

Penguatkuasaam

Kesihatan Am

Bekalan Air dan Kebersihan Alam Sekitar

Program Kawalan Mutu Makanan

Pendidikan Kesihatan

Kesihatan Pekerja dan Alam Sekitar

Page 3: Bhg Pen Gurus An

Daerah Setiu meliputi sembilan (9) mukim dengan keluasan 130,436.03 km persegi.

Jumlah penduduk dalam tahun 2001 adalah seramai 52,767 orang (Sumber: Unit Perancang Ekonomi Negeri Terengganu).

Kemudahan fizikal bagi penjagaan kesihatan dan rawatan penyakit bagi penduduk daerah Setiu disediakan oleh empat (4) buah klinik kesihatan, 14 buah klinik desa, dua (2) buah klinik swasta serta sebuah farmasi.

Kemudahan fizikal Perkhidmatan Kesihatan Daerah Setiu adalah sama seperti yang terdapat di daerah-daerah lain dari segi corak system yang digunakan.

Setuap Klinik Kesihatan mempunyai klinik-klinik desa dalam operasinya sebagaimana yang berikut:-

Klinik Kesihatan Klinik Desa dalam kawasan operasi

KK Permaisuri

KD FikriKD BintangKD BanggolKD Guntong LuarKD Penarik

KK Rahmat

KD Chalok BaratKD Sungai LerekKD Bari BesarKD Gong TerapKD Merang

KK Sri LangkapKD Sungai TongKD LangkapKD Pelong

KK Sungai Tong KD Bukit Munduk

Page 4: Bhg Pen Gurus An

VISI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

Malaysia akan menjadi sebuah negara terdiri daripada individu, keluarga dan masyarakat yang

sihat melalui sistem kesihatan yang adil dan saksama, cekap, mampu

disedia dan diperolehi berteknologi sesuai, serasi pelanggan dan

bersesuaian dengan persekitaran. Sistem ini juga akan

mengutamakan kualiti, inovasi, promosi kesihatan, hormat kepada

kemuliaan insan serta menggalakkan tanggungjawab

individu dan penyertaan masyarakat ke arah peningkatan

mutu kehidupan.

Page 5: Bhg Pen Gurus An

MISI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

Misi Kementerian Kesihatan ialah mewujudkan penglibatan dan penyertaan masyarakat untuk

kesihatan bagi merangsang dan memudahkan rakyat untuk:-

Mencapai sepenuh kemampuan kesihatan mereka.

Menghargai kesihatan sebagai asset bernilai.

Page 6: Bhg Pen Gurus An

Mengambil langkah positif meningkatkan lagi dan

mengekalkan status kesihatan bagi menikmati kehidupan yang lebih

bermutu.

VISI PEJABAT KESIHATAN DAERAH SETIU

Page 7: Bhg Pen Gurus An

DASAR PERKHIDMATAN PEJABAT KESIHATAN DAERAH SETIU

Page 8: Bhg Pen Gurus An

OBJEKTIF UMUM

Meningkatkan taraf kesihatan dan kualiti hidup semua lapisan

rakyat di daerah ini, supaya mereka dapat menikmati

kehidupan yang sihat yang

Page 9: Bhg Pen Gurus An

membolehkan mereka produktif dari segi ekonomi.

Memberi satu perkhidmatan pencegahan dan rawatan yang

komprehensif. Berkesan (effective) dan cekap (efficient)

khususnya di kawasan luar bandar.

Mencegah kejadian penyakit berjangkit dan tidak berjangkit sehingga penyakit-penyakit ini tidak lagi merupakan masalah

kesihatan umum.

OBJEKTIF KHUSUS

1 . Untuk membentuk keluarga sihat dengan:-

Menggalakkan pembangunan keluarga sihatMenggalakkan dan mengekalkan kesihatan wanita yang dalam lingkungan umur subur

Page 10: Bhg Pen Gurus An

Menggalakkan dan mengekalkan kesihatan kanak-kanakdari lahir hingga mereka meninggalkan bangku sekolah.

2 . Untuk mencegah dan mengawal kejadian penyakit dengan:-Memperbaiki system ramalan dan pengesanan kejadian wabak penyakit berjangkit.Mengkaji sebab-sebab utama kejadian dan kematian akibat penyakit-penyakit tertentu dan mewujudkan kaedah-kaedah untuk pencegahan dan kawalan.

3 . Untuk memastikan keselamatan makanan dengan:-Memastikan makanan yang dijual kepada orang ramai adalah mematuhi piawaian, bebas dari kontaminasi atau pencemaran yang tidak diingini atau berunsur penipuan dan dilabel atau diiklan dalam cara yang tidak mengelirukan.Memastikan makanan yang dibuat diproses, diangkut, disimpan dan dikendalikan dalam keadaan bersih.Memastikan makanan yang diimport mematuhi piawaian negara ini dan makanan yang dieksport mematuhi piawaian negara ini dan negara yang mengimport.Memastikan orang ramai mendapat maklumat yang tepat dan mencukupi berkenaan dengan makanan.

4 . Untuk memberi pendidikan kesihatan kepada oang ramai dengan:-Mwujudkan minat terhadap kesihatan di kalangan orang ramai.Mewujudkan kesedaran terhadap aspek pengekalan kesihatan dan pencegahan penyakit di kalangan orang ramai.Member kesedaran kepada orang ramai tentang perkhidmatan kesihatan yang diadakan dan menggalakkan mereka menggunakan perkhidmatan ini.

5 . Untuk meningkatkan kesihatan cara kerja dengan:-Mengurangkan morbidity dan mortality akibat keracunan dan kemalangan di tempat kerja.Mencegah penyakit berkait dengan pekerjaan.Menggalakkan penggunaan alat-alat perlindungan di kalangan pekerja-pekerja tertentu.

6 . Untuk mengawasi dan memastikan keselamatan bekalan air dan kesihatan alam sekitar di kawasan luar bandar.

Membekalkan air yang selamat kepada penduduk luar Bandar yang tidak menerima bekalan air dari JBA atau agensi-agensi lain.Mengawasi mutu bekalan air termasuk air yang dibekalkan oleh JBA.Mengawasi kebersihan alam sekitar, khususnya dari segi pembuangan najis dan sampah sarap.

OBJEKTIFPROGRAM KESIHATAN KELUARGA

Page 11: Bhg Pen Gurus An

OBJEKTIF AM

Untuk meningkatkan dan mengekalkan kesihatan keluarga.

OBJEKTIF KHAS

Untuk meningkatkan dan mengekalkan kesihatan wanita di dalam golongan umur reproduktif

Meningkatkan dan mengekalkan kesihatan bayi dan kanak-kanak sehingga ke umur lepas sekolah.

Meningkatkan dan mengekalkan kesihatan remaja dan golongan belia.

Untuk meningkatkan dan mengekalkan kesihatan wanita selain daripada kesihatan ibu dan kesihatan reproduktif.

Untuk meningkatkan dan mengekalkan kesihatan warga tua di dalam keluarga.

Untuk menyediakan perkhidmatan pesakit luar yang berkualiti di “1st Point of Contact”

Untuk menyediakan perkhidmatan kesihatan yang sesuai kepada golongan dengan keperluan khas.

Page 12: Bhg Pen Gurus An

OBJEKTIFBAHAGIAN PENTADBIRAN

Menentukan pengurusan pentadbiran

pejabat dari segi kewangan, personel, pengurusan pentadbiran

dan pencen dapat diberikan dengan lebih cekap dan

sistematik kepada semua anggota.

Page 13: Bhg Pen Gurus An

FUNGSI UTAMA

JABATAN

Page 14: Bhg Pen Gurus An

FUNGSI UTAMA JABATAN TERMASUK AKTIVITI BERIKUT:-

Pengurusan Kesihatan Awam Penjagaan kesihatan Asas Pembangunan Keluarga Kawalan Penyakit Epidemiologi Kawalan Mutu Makanan BAKAS

Page 15: Bhg Pen Gurus An

CARTA JABATAN

Page 16: Bhg Pen Gurus An

PENGURUSAN KESIHATAN AWAM

Kewangan / Hasil Perkhidmatan Pentadbiran Pembangunan

Page 17: Bhg Pen Gurus An

PENGURUSAN KESIHATAN AWAM

Aktiviti-Aktiviti, Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai-Senarai Borang Yang Digunakan

Page 18: Bhg Pen Gurus An

PENGURUSAN KEWANGAN

Waran Pruntukan Penyediaan Gaji Pengeluaran Pesanan Kerajaan Penyediaan baucer Bayaran Pengurusan Panjar Wang Runcit Pinjaman Komputer / Kenderaan Penerimaan Hasil

Page 19: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA BAGI MEREKOD URUSNIAGAWARAN PERUNTUKAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir Kanan

Pembantu Tadbir (VOT)

Pegawai Kesihatan Daerah /Pembantu Tadbir Kanan

Pembantu tadbir (VOT)

Pembantu Tadbir Kanan / Pegawai Kesihatan Daerah

1. Terima waran peruntukan dari Jabatan Kesihatan Negeri (Mengikut Objek Am)

2. Semak PTJ, Aktiviti, Objek. Sediakan dua (2) salinan kelompok.

3. Kemukakan untuk tandatangan Pejabat Kesihatan Daerah/Pembantu Tadbir Kanan.

4. Asingkan dan edarkan waran asal bersama satu (1) salinan kelompok ke JAbatan Akauntan Negara, satu (1) salinan difailkan.

5. Sertakan Waran Peruntukan sampingan (Objek Sebagai)

6. Edarkan untuk tandatangan Pejabat Kesihatan Daerah.

7. Rekod urusniaga ke VOT berdasarkan waran sampingan yang telah disediakan.

8. Cetak Rekod Kawalan Harian, semak balik kod aktiviti, objek, kemudian ‘back-up’ harian serta tutup Akaun Harian.

9. Edarkan Rekod Kaawalan Harian beserta waran sampingan ke Pembantu Tadbir Kanan/ Pegawai Kesihatan Daerah untuk semakan dan tandatangan pada Rekod Kawalan Harian.

10. Failkan.

Page 20: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRAN PROSES MEREKOD WARAN PERUNTUKAN

Terima waran dari Jabatan Kesihatan Negeri

Semak

Sediakan Kelompok

Tandatangan Pegawai Kesihatan Daerah / Pegawai Tadbir Kanan

Satu (1) salinan waran difail dan sediakan Waran Peruntukan sampingan

Waran asal besertaSatu (1) salinan Edarkan untuk tandatangan PegawaiKelompok JAN Kesihatan Daerah

Rekod urusniaga ke VOT Cetak Rekod Kawalan Harian dan ‘Back-up Harian

Edarkan Rekod Kawalan Harian ke

Page 21: Bhg Pen Gurus An

Pembantu Tadbir Kanan untuk semakan

Failkan

SENARAI SEMAK TUGASURUSNIAGA WARAN PERUNTUKAN

Tindakan TandaCatatan

1. Pastikan waran yang diterima adalah betul

2. Adalah waran-waran yang diterima disediakan Waran Peruntukan Sampingan

Page 22: Bhg Pen Gurus An

AKTIVITIPENGELUARAN PESANAN KERAJAAN

Peraturan Pentadbiran

a) Pengeluaran Pesanan Kerajaan bagi permohonan pembelian/penyelenggaraan kenderaan hendaklah menggunakan borang yang telah ditetapkan.

b) Adalah menjadi tanggungjawab unit/pegawai yang memohon sesuatu pembelian tersebut mengemukakan permohonan pembelian/penyelenggaraan kenderaan terlebih dahulu sebelum barangan diperolehi.

c) Sebelum permohonan pembelian dikemukakan, unit/pegawai hendaklah memastikan baki peruntukan adalah mencukupi bagi Pengeluaran Pesanan Kerajaan.

d) Semua permohonan perlulah disertakan dengan sebutharga barangan yang hendak dibeli.

Page 23: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJAAKTIVITI PENGELUARAN PESANAN KERAJAAN

UNTUK PEMBELIAN DAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Pembelian)

Pegawai Kesihatan Daerah

Pembantu Tadbir (Pembelian)

Pembantu Tadbir (VOT)

Pegawai Kesihatan Daerah

Pembantu Tadbir (Pembelian)

1. Terima borang permohonan pembelian / penyelenggaraan kenderaan.

2. Semak borang permohonan dan sebutharga yang diterima

a) Pembelian barang samada kontrak / bukan kontrak.

3 . Semak baki peruntukan yang masih ada.

4 . Kemukakan borang permohonan pembelian untuk kelulusan sekiranya peruntukan mencukupi.

5 . Tulis pesanan Tempatan bagi pembelian / penyelenggaraan kenderaan berdasarkan permohonan dan sebutharga yang diterima.

6 . Kemukakan Pesanan Kerajaan yang telah ditulis untuk ditanggung dalam Buku VOT.

7 . Dapatkan tandatangan pegawai di Pesanan Kerajaan.

8 . Serahkan Pesanan Kerajaan yang telah ditandatangani kepada pegawai / unit / klinik yang memohon pembelian / penyelenggaraan kenderaan.

9 . Rekod dalam Buku Daftar Pengeluaran Pesanan Kerajaan.

Page 24: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRAN PENGELUARAN PESANAN KERAJAAN

Terima borang permohonan pembelian/penyelenggaraan kenderaan

Kontrak Semak permohonan

Lengkap

Semak pekelilingkontrakperbendaharaan

Bukan Kontrak

Semak baki peruntukan

KIV sehingga Tidakperuntukan Mencukupimencukupi

Ya

Kemukakan permohonan untuk kelulusan

Tulis Pesanan Kerajaan

Tanggung dibuku VOT

Page 25: Bhg Pen Gurus An

Tandatangan pegawai di Pesanan Kerajaan

Serahkan Pesanan Kerajaan kepada pegawai / unit yang membuat permohonan

SENARAI BORANG AKTIVITIPENGELUARAN PESANAN TEMPATAN

1 . Permohonan Pembelian.2 . Buku Daftar Pesanan Kerajaan Am 75 (Pin6/86).3 . Buku Daftar Pengeluaran Pesanan Kerajaan.

Page 26: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA BAGI MENGURUSKANTUNTUTAN BAYARAN PESANAN TEMPATAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Bayaran) 1. Terima Pesanan Tempatan dan Bil / Invois daripada pembekal.

2. Semak dokumen / segala maklumat diisi:-

2.1 Dipertanggungkan ke dalam Buku VOT.

2.2 Jumlah bayaran, nama, alamat penerima serta bank penerima hendaklah disemak.

2.3 Tandatangan pegawai yang membenarkan pembelian / kerja-kerja.

2.4 Pastikan tarikh Pesanan Tempatan dikeluarkan sebelum pembelian / aktiviti itu dijalankan.

2.5 Pastikan Pesanan Tempatan Kerajaan dan invois dikembalikan dan dicop.

2.6 Tandatangan perakuan hendaklah dipenuhkan oleh jabatan dan dicop.

2.7 Sekiranya perbelanjaan tambahan atau kekurangan, buat pindaan dan tandatangan ringkas atas Pesanan Tempatan Kerajaan dan nota kredit atau debit daripada pembekal yang berkenaan.

3. Sediakan baucer bayaran.

4. Rekod dalam Daftar Bil.

Page 27: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRANPENYEDIAAN BAUCER PESANAN KERAJAAN

Terima segala tuntutan daripadapembekal

TIDAK Semak tuntutan:1. Alamat 6. Masuk VOT2. Amaun 7. No. akaun Bank3. Tandatangan kelulusan

Minta butir-butir YA Pembelian/pembaikanTambahan/lengkap 4. Perakuan mengenai mutu 5. Perakuan oleh Jabatan

? Lengkap

Taip secara computer mengikutaktiviti perbelanjaan1. Kew.304 – Pin.1/922. Kew.302 – Pin.1/92

Semak1. Kew.304 – Pin.1/922. Kew.302 – Pin.1/92

Tandatangan ringkas di Kew.304 Pin.1/92

Edar untuk ditanggung ke VOT berkomputer

Tandatangan pegawai-pegawai yang diberi kuasa

Page 28: Bhg Pen Gurus An

Semak dan hantar ke Jabatan Akauntan Negara

CARTA ALIRANDAFTAR KHAS UTILITI TELEFON, AIR ELEKTRIK

Terima bil-bil asal1. Telefon2. Air3. Elektrik

Semak bil-bil dengan laporan BP.21(Laporan terperinci)

Minta butir-butir lengkap

? Lengkap

YA

Failkan

Page 29: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA BAGI MENGURUSKANTUNTUTAN BAYARAN PESANAN TEMPATAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Pembelian) 1. Terima Pesanan Tempatan dan Bil / Invois daripada pembekal.

2. Semak dokumen / segala maklumat diisi.

3. Dipertanggungkan ke dalam Buku VOT.

4. Jumlah bayaran, nama, alamat penerima serta bank penerima hendaklah disemak.

5. Tandatangan pegawai yang membenarkan pembelian / kerja-kerja.

6. Pastikan tarikh Pesanan Tempatan dikeluarkan sebelum pembelian / aktiviti dijalankan.

7. Pastikan Pesanan Tempatan Kerajaan dan invois dikembalikan dan dicop.

8. Tandatangan perakuan hendaklah dipenuhkan oleh jabatan dan dicop.

9. Sekiranya perbelanjaan tambahan atau kekurangan, buat pindaan dan tandatangan ringkas atas Pesanan Tempatan Kerajaan dan nota kredit atau debit daripada pembekal yang berkenaan.

10. Sediakan baucer bayaran.

Page 30: Bhg Pen Gurus An

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

Aktiviti: Urusan Penyediaan Baucer Bayaran

Peraturan-Peraturan Kewangan

1. Penyediaan Baucer Bayaran pembekal dan anggota mengambil masa di antara tiga (3) hingga empat (4) hari daripada tarikh mula diterima. Keadaan ini boleh berlaku sekiranya seorang anggota telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan.

2. Semua urusan bayaran hendaklah disertai dengan dokumen sokongan.

3. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan bagi memastikan bahawa baucer bayaran dibayar dengan segera tidak lewat dari sebulan dari tarikh yang disampaikan.

4. Ketua Jabatan dan Ketua Pejabat hendaklah memastikan supaya semua bil dan tuntutan disampaikan tidak lewat daripada bulan yang berikutan dengan bulan barang-barang dibeli atau perkhidmatan dilaksanakan.

Page 31: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA BAGI MENGURUSKANTUNTUTAN PERJALANAN RASMI

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Bayaran) 1. Terima borang kenyataan tuntutan perjalanan (Lampiran A)

2. Semak dokumen2.1 Tuntutan hendaklah menyatakan dengan jelas

jenis tugas yang dilakukan.

2.2 Jarak perjalanan kenderaan dan kelas perbatuan hendaklah betul.

2.3 Tandatangan anggota, Ketua Jabatan dan Cop Rasmi Ketua Jabatan.

2.4 Surat arahan atau surat memanggil mesyuarat / kursus / taklimat atau lain-lain dokumen berkaitan disertakan.

2.5 Surat kebenaran bertugas di luar Ibu Pejabat disertakan.

2.6 Tiket kapal terbang, bas, resit-resit hotel, tol, dobi, telefon dan lain-lain dokumen berkaitan disertakan.

2.7 Tambang teksi munasabah.

2.8 Jika menaiki kapal terbang, sertakan tiket kapal terbang.

2.9 Menggunakan kenderaan sendiri, jarak perjalanan serta kelas perbatuan adalah tepat.

2.10 Jika menggunakan kereta sendiri untuk ke destinasi melebihi 240 km hendaklah menuntut tambang gantian, walaubagaimanapun, 240 km dan urusan tugas memerlukan berhenti di

Page 32: Bhg Pen Gurus An

beberapa tempat, perjalanan pegawai hendaklah disertakan.

2.11 Tuntutan elaun lojing, pastikan alamat tempat penginapan dinyatakan.

2.12 Butir-butir lengkap mengenai tarikh, masa, jarak, kadar jawatan pegawai dan gaji pokok.

PROSES KERJA BAGI MENGURUSKANTUNTUTAN PERTUKARAN / PERPINDAHAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Bayaran) 1. Terima kenyataan tuntutan daripada anggota

2. Semak dokumen

2.1 Tuntutan akibat daripada pertukaran

a) Surat Arahan Pertukaranb) Lampiran B-1 lengkap diisi (Borang

Tuntutan)c) Perakuan atau pengesahan daripada anggota

yang menuntut atas kadar bujang / keluarga (Jikalau atas kadar keluarga, surat nikah perlu disertakan)

d) Tandatangan anggota yang menuntut.e) Ketua Jabatan mengesahkan tuntutanf) Perakuan atau pengesahan daripada majikan

suami / isteri yang ikut serta dalam pertukaran (tuntutan berkeluarga)

g) Pastikan semua syarat-syarat PP.2/92, SPP.3/93 dipatuhi

2.2 Tuntutan perpindahan dalam stesen

h) Surat-surat yang berkaitan mengenai perpindahan (surat kelulusan pinjaman perumahan / surat arahan perpindahan)

i) Lampiran B-2 diisi dengan lengkapj) Kelulusan cawangan kewangan am

Kementerian Kesihatan diperolehi bagi perpindahan ke rumah yang dibeli melalui pinjaman perumahan

k) Ketua Jabatan mengesahkan tuntutan dan

Page 33: Bhg Pen Gurus An

Pembantu Tadbir (VOT)

tandatangan pegawail) Pekeliling PP.2/92 dan SPP.3/93 dipatuhi

3. Sediakan tiga (3) salinan baucer bayaran dan tiga (3) salinan kelompok

4. Serah kepada Pembantu Tadbir (VOT) untuk dimasukkan ke dalam Buku VOT

PROSES KERJA BAGI MENGURUSKANTUNTUTAN PERTUKARAN / PERPINDAHAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir Kanan / Pegawai Kesihatan Daerah

Pembantu Am Rendah

5. Edar kepada Pembantu Tadbir Kanan / Pegawai Kesihatan Daerah untuk ditandatangan pada baucer dan borang kelompok

6. Rekod dalam buku hantaran dan kemukakan ke AG Terengganu

Page 34: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRANPENYEDIAAN BAUCER BAYARAN

Terima segala tuntutan daripada anggota kerajaan

TIDAK Semak segala tuntutanMinta butir-butirtambahan/lengkap ? Lengkap

YA

Taip secara komputer mengikut aktiviti perbelanjaan.1. Taip Kew.304 – Pin.1/922. Taip Kew.304 A – Pin.1/923. Taip Kew.302 – Pin.1/92

Semak Kew.304 – Pin.1/92, Kew.304 A – Pin.1/92, Kew.302 – Pin.1/92 yang sudah ditaip.

Tandatangan ringkas di Kew.304 Pin.1/92

Edar untuk ditanggung ke VOT berkomputer

Tandatangan pegawai-pegawai yang diberi kuasa

Page 35: Bhg Pen Gurus An

Semak dan hantar ke Jabatan Akauntan Negara

PROSEDUR KUALITI

1. Objektif

Untuk memastikan segala tuntutan daripada pembekal / anggota dibayar dengan segera, tidak lewat dari sebulan tarikh ianya disampaikan / disempurnakan.

2. Skop

Meliputi bayaran segala tuntutan perjalanan Pesanan Tempatan, demonstrasi masakan, bil-bil termasuk bekalan minyak, eletrik, telefon, air, memperbaharui lesen memandu dan lain-lain.

3. Dokumen Rujukan

Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan.

4. Definisi

4.1. Terminologi

4.1.1. Pesanan Tempatan dengan semua maklumat diisi.4.1.2. Tuntutan perjalanan, pertukaran / perpindahan, demonstrasi masakan dan

memperbaharui lesen memandu yang lengkap diisikan.

4.2. Singkatan

4.2.1. Pegawai Kesihatan Daerah4.2.2. Pembantu Tadbir Kewangan W22

Page 36: Bhg Pen Gurus An

PEMBAYARAN GAJI

Page 37: Bhg Pen Gurus An

PENYEDIAAN GAJI BARUANGGOTA LANTIKAN BARU

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (P1) 1. Terima Laporan Perubahan (Kew.8) yang telah diluluskan dari Unit Perkhidmatan beserta dokumen berikut:-

a) Surat Tawaranb) Surat Setuju Terimac) Salinan Akuan Sumpahd) Salinan Akaun Bank

2. Sediakan surat permohonan ke Jabatan Akauntan Negara untuk mendapatkan Nombor Gaji serta lengkapkan Borang KWSP 3 untuk pendaftaran ahli baru.

3. Kumpulkan maklumat anggota lantikan baru untuk diwujudkan dalam Rekod Gaji Berkomputer.

4. Daftarkan maklumat anggota baru dalam Rekod Gaji Berkomputer melalui No. Kad Pengenalan dengan menggunakan semua kod ‘B’ dan masukkan perkara berikut:-

a) Nombor Gajib) Taraf Perkahwinanc) Bangsad) Jantinae) Warganegaraf) Agamag) Tarikh Lahirh) Bulan Kenaikan Gajii) Tarikh Lantikan Baruj) Jawatan k) Kumpulan

Page 38: Bhg Pen Gurus An

l) Pencenm) KWSPn) Cara Bayarano) Bankp) PTJq) Aktivitir) Pendapatans) Potongan

PENYEDIAAN GAJI BARUANGGOTA LANTIKAN BARU

JAWATAN PROSES KERJA

Pegawai Kesihatan Daerah / Pembantu Tadbir Kanan

5. Sediakan perubahan gaji melalui Borang SG.20 dengan menggunakan urusniaga B dan penuhkan borang tersebut di medan maklumat dan butir-butir anggota sebagaimana perkara 4.

6. Cetak Borang SG.20 dan sediakan dokumen seperti di para satu (1) sebanyak dua (2) salinan beserta Kelompok.

7. Dapatkan tandatangan Penyelia / Ketua Jabatan.

8. Kemukakan kepada Jabatan Akauntan Negeri dan simpan sesalinan.

Page 39: Bhg Pen Gurus An

Terima Kew.8 dan dokumen perlantikan dari PT (P1)

Sedia surat permohonan nombor gaji and daftar ahli baru bagi KWSP

Kumpulkan semua maklumat anggota untuk diwujudkan ke dalam rekod gaji komputer

Sediakan Borang SG.20 dan penuhkan medan maklumat anggota

Daftar maklumat anggota ke dalam rekod gaji komputer

Dapatkan tandatangan Pegawai Kesihatan Daerah

Cetak Borang SG.20 dan lampirkan dokumen sokongan serta Kelompok

CARTA ALIRANPENYEDIAAN GAJI BAGI ANGGOTA LANTIKAN BARU

Edar ke JAN dan simpan sesalinan

Edar ke JAN dan simpan sesalinan

Page 40: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA BAGIPERUBAHAN GAJI ANGGOTA YANG BERTUKAR MASUK

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (P1)

Pembantu Tadbir Kanan

1. Terima Sijil Gaji Akhir dan Laporan Perubahan (Kew.8) anggota yang bertukar masuk.

2. Asingkan Sijil Gaji Akhir anggota dari Pusat Tanggungjawab di bawah Jabatan Akauntan Negara Cawangan Terengganu atau dari luar.

3. Semak dan tentukan tempoh gaji yang perlu dibayar, tempoh potongan yang ada.

4. Wujudkan maklumat anggota dalam Sistem Gaji Berkomputer.

5. Sediakan perubahan bagi Sijil Gaji Akhir anggota dari Jabatan Akauntan Negara yang sama melalui urusniaga Kod P dengan memasukkan maklumat tambahan di ruang pindaan (Pejabat Lama) bagi PP, Jabatan, Pusat Pembayaran dan Cawangan diikuti Peruntukan Bayaran gaji bagi Maksud / Jab / PTJ dan aktiviti.

6. Perubahan gaji anggota dari Jabatan Akauntan Negara selain dari Cawangan Terengganu, gunakan urusniaga Kod B dengan memenuhi semua ruang borang SG.20.

7. Cetak Borang SG.20 serta lampirkan dokumen sokongan sebagaimana di para satu (1).

8. Dapatkan tandatangan pegawai penyelia dan edar ke Jabatan Akauntan Negara dan simpan sesalinan.

Page 41: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRANPROSES PERUBAHAN GAJI ANGGOTA

YANG BERTUKAR MASUK

TidakLengkap

Lengkap

Terima Sijil Gaji Akhir dan Kew.8 dari PT (P1)

Semak

Kumpulkan semua maklumat anggota untuk diwujudkan ke dalam rekod gaji

komputer

Daftar maklumat / perubahan anggota ke dalam rekod gaji komputer

Cetak borang SG.20 serta lampirkan dokumen sokongan

Dapatkan tandatangan Pegawai Kesihatan Daerah

Edar ke JAN dan simpan sesalinan

Page 42: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA BAGIPERUBAHAN BULANAN GAJI ANGGOTA

JAWATAN PROSES KERJA

Pambantu Tadbir (P1)

Pembantu Tadbir Kanan

1. Terima dokumen untuk perubahan pendapatan dari potongan anggota.

a) Laporan perubahan (Kew.8) bagi perubahan Kenaikan Gaji, Kenaikan Pangkat, Pemberian Taraf Berpencen, Bayaran Elaun Tanggung Kerja.

b) Arahan Potongan Gaji, Potongan CP 38/PCB dari LHDN, Potongan Perumahan, Permint, Potongan Pinjaman Kenderaan dan Komputer dari Bahagian Akaun, KKM dan Potongan Ansuran dari Takaful/MNI.

c) Penyata Tuntutan Bayaran Elaun Lebih Masa dari Klinik Kesihatan dan Unit-Unit.

2. Semak dokumen, tentukan tarikh kuatkuasa bayaran / potongan dan susunan mengikut Pusat Pembayaran Gaji.

3. Masukkan maklumat perubahan anggota ke dalam komputer melalui urusniaga TKN Kod B bagi pengujudan Pendapatan / Potongan dan Kod T bagi perubahan / pindaan pendapatan / potongan ataupun meminda maklumat perkhidmatan anggota yang sedia ada.

4. Cetak Borang SG.20 serta lampirkan dokumen sokongan sebagaimana di para 1.

5. Dapatkan tandatangan Pegawai Penyelia dan edar ke Jabatan Akaun Negara dan simpan sesalinan.

Page 43: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRANPROSES PERUBAHAN BULANAN GAJI ANGGOTA

Tidak Lengkap

Lengkap

Terima dokumen perubahan dari PT (P1) / Ketua Unit dari agensi-agensi

yang terlibat.

Semak

Kumpulkan semua maklumat / perubahan gaji anggota

Masukkan maklumat / perubahan gaji anggota ke dalam komputer

Cetak borang perubahan dan dapatkan tandatangan pegawai

Edar ke JAN dan simpan sesalinan

Page 44: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA BAGIMENCETAK DAN PENGEDARAN

PERUBAHAN GAJI PEKERJA

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Gaji)

Pembantu Tadbir Kanan

Pegawai Kesihatan Daerah

Pembantu Tadbir (Gaji)

1. Cetak dua (2) salinan Borang Perubahan Gaji (SG.20)

2. Susun semula borang-borang SG.20 yang dicetak mengikut nombor gaji, kemudian sirikan mengikut turutan 1, 2, 3 dan seterusnya serta lampirkan dokumen sokongan.

3. Sediakan satu (1) bagi setiap 12 borang perubahan.

4. Edarkan semua kelompok-kelompok perubahan bersama dokumen sokongan untuk semakan Pembantu Tadbir Kanan.

5. Edarkan ke PKD untuk tandatangan.

6. Semakan terakhir dokumen yang telah ditandatangan.

7. Rekod dan kemukakan ke Jabatan Akauntan Negara pada atau sebelum tarikh tutup yang telah ditetapkan oleh Pekeliling Jabatan Akauntan Negara.

Page 45: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRANPROSES MENCETAK DAN PENGEDARAN BORANG SG.20

Tidak Lengkap

Lengkap

Cetak dua (2) salinan Borang SG.20 bagi setiap perubahan gaji anggota

Edar ke PTK untuk disemak

Sediakan satu (1) kelompok bagi setiap 12 Borang Perubahan

Susun Borang Perubahan yang dicetak mengikut susunan nombor

gaji

Edar ke PKD untuk tandatangan

Semak

Rekod dan hantar ke JAN pada atau

sebelum tarikh yang telah ditetapkan dan

simpan sesalinan

Page 46: Bhg Pen Gurus An

SENARAIBORANG_BORANG

YANG DIGUNAKAN BAGIPROSES PENYEDIAAN GAJI

1. Borang SG.202. Borang Kelompok3. Borang SG.14 – Borang Butir-Butir Sewa Rumah Kerajaan4. Buku Gaji – Kew.16-Pin1/86

Page 47: Bhg Pen Gurus An

CARUMAN KWSP

Page 48: Bhg Pen Gurus An

CARUMAN KWSP

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Gaji)

Pembantu Tadbir Kanan /Pegawai Kesihatan Daerah

1. Dapatkan jumlah potongan KWSP daripada Penyata Gaji

2. Catatkan potongan KWSP setiap anggota pada Buku Gaji.

3. Terima senarai potongan KWSP Laporan R22 dari Jabatan Akauntan Negara Cawangan Terengganu pada pertengahan bulan berikutnya.

4. Semak jumlah caruman setiap anggota berkenaan.

5. Terima Penyata Caruman dan resit rasmi KWSP 30 dari KWSP pada akhir bulan berikutnya.

6. Semak No. Ad Pengenalan, No. Ahli dan Jumlah Caruman. Jumlah pada resit rasmi KWSP hendaklah sama dengan jumlah pada senarai Potongan KWSP Laporan R22 dari Jabatan Akauntan Negara.

7. Jika Penyata Caruman tidak lengkap, hendaklah dibetulkan maklumat yang salah dengan menggunakan Borang KWSP 1360.

8. Lengkapkan Borang KWSP 1360 tersebut dan dapatkan tandatangan pegawai.

9. Edar ke KWSP dan simpan sesalinan.

10. Kesemua potongan KWSP bulanan setiap anggota pada Buku Gaji dijumlahkan dan dicatatkan pada Borang C.P.8c – Cukai Pendapatan.

Page 49: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRANCARUMAN KWSP

Tidak LengkapLengkap

Dapatkan jumlah potongan KWSP dari Penyata Gaji setiap bulan

Semak dan catatkan potongan setiap anggota pada Buku Gaji

Terima senarai potongan KWSP iaitu Laporan R22 dari JAN pada

pertengahan bulan berikutnya dan semak

Terima Penyata Caruman dan Resit Rasmi KWSP 30 hari dari KWSP

pada akhir bulan berikutnya

Semak

Jumlahkan kesemua potongan bulanan pada Buku Gaji dan catatkan

pada Borang C.P.8c – Cukai Pendapatan

Betulkan dengan menggunakan Borang KWSP 1360

Hantar ke KWSP dan faikan sesalinan

Page 50: Bhg Pen Gurus An

MAKLUMAT-MAKLUMATUNTUK MENGISI BORANG C.P. 159

CUKAI PENDAPATAN

Page 51: Bhg Pen Gurus An

MAKLUMAT-MAKLUMATUNTUK MENGISI BORANG C.P. 159 – CUKAI PENDAPATAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Gaji) 1. Terima arahan daripada Jabatan Hasil Dalam Negeri setiap tahun. Guna / fotostat baorang-borang tahun lepas untuk penyediaan tahun semasa kerana borang tersebut akan diterima pada awal tahun berikutnya.

2. Borang C.P.159 mengandungi 6 salinan.

Ruangan 1 – BulanCatatan sedia ada iaitu Bulan Januari hingga Disember.

Ruangan 2 – Jumlah Saraan Kasar Pekerja

Jumlah untuk ruangan ini diambil daripada Borang Laporan Perbelanjaan Bulanan R2 daripada JAN dan jumlah bagi baucer gaji / elaun yang dibayar berasingan. Jumlah perbelanjaan tersebut ditolak dahulu jumlah caruman KWSP (majikan) baru dicatatkan pada ruangan tersebut.

Ruangan 3 – Jumlah Saraan Kasar yang tertakluk kepada Kaedah Cukai Pendapatan (Potongan daripada saran)

a) Sediakan senarai nama anggota yang terlibat dengan potongan Cukai Pendapatan Berjadual setiap bulan dan dapatkan daripada Penyata / Buku Gaji.

b) Catatkan jumlah gaji dan elaun (pendapatan) bulanan yang dibayar kepada anggota di atas untuk setiap anggota.

c) Jumlahkan pendapatan semua anggota tersebut setiap bulan dan isikan maklumat berkenaan pada ruangan 3 borang C.P.159

Page 52: Bhg Pen Gurus An

Ruangan 4 – Jumlah Cukai Pendapatan yang patut dipotong di bawah Kaedah Cukai Pendapatan (Potongan daripada Saraan)

MAKLUMAT-MAKLUMATUNTUK MENGISI BORANG C.P. 159 – CUKAI PENDAPATAN

JAWATAN PROSES KERJA

Ruangan 5 – Jumlah Cukai Pendapatan yang patut dipotong di bawah Kaedah Cukai Pendapatan (Potongan daripada Saraan)

Ruangan 6 – Nombor resitRuangan ini tidak diisi kerana resit ini hanya diterima oleh JAN.

3. Jumlahkan maklumat untuk bulan Januari hingga Disember bagi ruangan 3, 4 dan 5.

4. Diisikan juga maklumat-maklumat lain yang dikehendaki kemudian ditaip.

5. Semak dan edarkan untuk tandatangan pegawai.

6. Borang C.P.159 ini diedarkan ke Jabatan Hasil Dalam Negeri beserta Penyata Saraan oleh majikan setiap tahun.

Page 53: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRANPENYEDIAAN MAKLUMAT-MAKLUMAT UNTUK

MENGISI BORANG C.P.159 – CUKAI PENDAPATAN

Terima arahan dari Jabatan Hasil Dalam Negeri

Semak, taip, cop dan diedar unutk tandatangan pegawai

Semak dan jumlahkan

Draf / hantar taip

Edar ke LHDN dan

failkan sesalinan

Page 54: Bhg Pen Gurus An

PENYEDIAAN SIJIL GAJI AKHIR

Page 55: Bhg Pen Gurus An

PENYEDIAAN SIJIL AKHIR

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Gaji) 1. Terima surat arahan pertukaran dan laporan perubahan daripada Unit Perkhidmatan.

2. Fotostat Penyata Gaji Akhir

3. Gaji boleh dibayar sehingga 11/2 bulan atau 2 ½ bulan selepas tarikh pertukaran iaitu bergantung kepada tarikh pertukaran pada awal, pertengahan atau akhir bulan

4. Semak gaji dan elaun-elaun yang telah dibayar/diluluskan. Sekiranya ada perbezaan, semak dan fotostat Borang Kew.320 gaji bulan-bulan di antara tempoh pertukaran tersebut yang mana gaji masih dibayar. Kenalpasti gaji anggota dibayar di bawah aktiviti mana dan maklumat-maklumat lain yang diperlukan.

5. Proses penyediaan Sijil Gaji Akhir boleh dikategorikan kepada dua (2) jenis iaitu untuk:-

a) Pertukaran Dalam Negeri / Dalam Jabatan:-- Sediakan Borang Sijil Gaji Akhir (Laporan

R28) – 4 salinan.- Dapatkan tandatangan dua (2) orang pegawai.- Buat surat iringan edar Sijil Gaji Akhir beserta

Laporan Perubahan ke pejabat baru dan sesalinan difailkan dalam fail peribadi anggota.

b) Pertukaran Luar Negeri / Luar Jabatan:-- Sediakan Borang Sijil Gaji Akhir (Laporan

R28) – enam (6) salinan.- Borang Perubahan Gaji (Kew.320)- Dapatkan tandatangan dua (2) orang pegawai.

c) Sediakan sampul surat alamat majikan baru tanpa

Page 56: Bhg Pen Gurus An

cop jabatan untuk diedar ke Jabatan Akauntan Negara, Cawangan Terengganu.

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir Kanan / Pegawai Kesihatan Daerah

d) Buat surat iringan empat (4) salinan kepada:-- Pengarah Jabatan Akaun Negara Cawangan

Terengganu- Pengarah Jabatan Kesihatan Negeri

Terengganu- Pejabat Baru- Fail

e) Satu (1) set Borang Perubahan Gaji (Kew.320) disimpan untuk gaji.

f) Diedarkan untuk tindakan seterusnya.

Page 57: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRANPENYEDIAAN SIJIL GAJI AKHIR

Terima surat arahan pertukaran dan laporan perubahan dari Unit

Perkhidmatan

Dapatkan Penyata Gaji Akhir

Sediakan Borang Sijil Gaji Akhir dan borang Perubahan Gaji (Kew.320)

Pertukaran Luar Negeri / Luar Jabatan

Pertukaran Dalam Negeri / Dalam Jabatan

Sediakan Borang Sijil Gaji Akhir dan borang Perubahan Gaji (Kew.320)

Semak dan cop dan sediakan sampul surat beralamat pejabat baru

Semak dan cop

Dapatkan tandatangan dua (2) orang pegawai

Dapatkan tandatangan dua (2) orang pegawai

Satu (1) set borang perubahan gaji (Kew.320) disimpan untuk gaji

Satu (1) set borang perubahan gaji (Kew.320) disimpan untuk gaji

Sediakan surat iringan dan edar ke pejabat baru beserta Laporan

Perubahan

Sediakan surat iringan dan edar ke JAN beserta

Laporan Perubahan

Page 58: Bhg Pen Gurus An

BORANG-BORANGDIGUNAKAN BAGI PENYEDIAAN

SIJIL GAJI AKHIR

1. Borang SG.202. Borang Laporan R283. Borang Kew.8 – Laporan Perubahan

Page 59: Bhg Pen Gurus An

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRANBAGI SETIAP AKTIVITI

AKTIVITI : Mengurus Panjar Wang Runcit

Peraturan – Peraturan Pentadbiran

a) Bil – Bil yang diterima hendaklah direkod dan dibuat terus rekupmenb) Rekupmen mesti dibuat seberapa kerap yang bolehc) Pastikan penggunaan kod perbelanjaan yang betuld) Setiap bil tunai mesti tidak melebihi daripada RM 50.00

Page 60: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJAPENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir Kanan

Ketua Kerani / Pegawai Kesihatan Daerah

1. Terima bil tunai daripada Unit / Bahagian / Kakitangan

2. Semak dan pastikan pembelian (bil) tersebut telah mendapat kelulusan Ketua Kerani / Pegawai Kesihatan Daerah.

2.1 Pastikan bil berkenaan kurang daripada RM 200.00

3. Urusan Bayaran.

3.1 Bayar pendahuluan kepada pihak yang berkenaan bagi tujuan Keraian Mesyuarat.

3.2 Sediakan Sub. Baucer (Kew 50) dan apatkan tandatangan empat (4) orang pegawai yang diberi kuasa menandatangani iaitu:- i) Pembayarii) Saksiiii) Penerimaiv) Pengesahan

4. Sirikan Nombor Baucer Kecil.

5. Catatkan perbelanjaan ke dalam Buku Tunai untuk rekupmen.

6. Sediakan Baucer Bayaran.

7. Edar ke Pembantu Tadbir VOT untuk catatkan perbelanjaan.

8. Dapatkan dua (2) pegawai yang diberi kuasa untuk menandatangani baucer bayaran.

Page 61: Bhg Pen Gurus An

9. Edar ke JAN debgan mengecop (Panjar Runcit) di hujung baucer.

10. Terima cek bayaran.

PROSES KERJA PENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT

Terima bil

Semak dan pastikan setiap pembelian telah mendapat kelulusan

TidakKembalikan kepada LulusPihak Berkuasa

YaTidak

Kembalikan kepada Semak dan pastikan setiap bil kurang nilainya Pihak Berkuasa kurang RM 50.00

Ya

Pendahuluan Uruskan Bayaranuntuk KeraianMesyuarat

Setiap bil / sub. baucer sirikanNo Baucer Kecil

Catatkan dalam Buku Tunai

Sediakan Baucer untuk rekupmen

Edar ke Kerani VOT untuk cajkan perbelanjaan

Edar ke JAN setelah dua (2) pegawai tandatangan

Terima Cek

Daftarkan dalam buku

Page 62: Bhg Pen Gurus An

Dapatkan tandatangan Pegawai Kesihatan Daerah

Tunaikan cek di bank

CHECKLIST TUGASPENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT

Tindakan Tanda Catatan

1. Bil Tunai

2. Kelulusan

3. Amaun setiap bil kurang daripada RM 50.00’

4. Sub. Baucer (Kew.50) bagi pendahuluan untuk keraian

5. Wang Tunai

6. Tandatangan pegawai yang diberi kuasa untukmenandatangani Sub. Baucer.

7. Buku Tunai

8. Karbon Dua Muka

9. Borang Bayaran / Kelompok / Perihal Penerimaan

10. Catat Perbelanjaan dalam Buku VOT

11. Tandatangan dua (2) orang pegawai di atas Baucer

Page 63: Bhg Pen Gurus An

MENERIMA KUTIPAN HASIL

Page 64: Bhg Pen Gurus An

AKTIVITI

Menerima Kutipan Hasil, Menyediakan Penyata Pemungut, Laporan Perbelanjaan Bulanan, Penyata Penyesuaian dan Bayaran Balik Amanah / Deposit. Menerima, Merekod dan Mengendalikan Pembahagian Buku Resit.

PERATURAN – PERATURAN PENTADBIRAN

1. Sebelum menulis sesuatu resit, pastikan buku mengandungi 50 mukasurat dalam tiga (3) salinan iaitu Asal, Salinan Audit dan Salinan Pejabat. Cop dan sahkan dibelakang salinan pejabat siri pertama.

2. Tulis dengan terang di ruangan yang telah disediakan dan pastikan tiada apa-apa pindaan dibuat dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa menandatangani.

3. Semua buku resit yang diterima hendaklah ditentukan nombor-nombor yang diberi adalah sama dan betul dan rekod dalam buku daftar (KEW.67)

4. Apabila ada permohonan bayaran balik deposit, perkara berikut perlu dikemukakan:-a) Resit asal atau surat sumpah sekiranya resit asal hilang.b) Nama bank dan nombor akaun bankc) Alamat syarikat

Page 65: Bhg Pen Gurus An

MENERIMA KUTIPAN HASIL

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (K&B1) 1. Menerima Buku Resit (Kew.38) daripada pegawai. Sebelum menggunakannya, buku resit hendaklah disemak nombor sirinya dan pastikan disahkan dibelakang salinan ketiga buku resit.

2. Rekod dalam Buku Kew.67 tarikh mula digunakan.

3. Resit hendaklah ditulis dalam tiga (3) salinan dengan berkarbon dua (2) mukadan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa untuk menandatangani resit. Di sebelah atas resit hendaklah ditulis terimaan secara tunai atau cek, nombor cek dan nama bank, kod jenis bayaran yang hendak dicatat. Turunkan tandatangan ringkas di bawah sebelah kanan resit.

4. Setelah resit ditandatangani, salinan asal hendaklah diserahkan kepada pegawai pembayar. Sekiranya kutipan diterima melalui pos direkod dalam Buku Rekod Terimaan Hasil melalui pos dan resit hendaklah diposkan pada hari mengeluarkan resit.

5. Rekodkan resit-resit yang dikeluarkan ke dalam Buku Tunai (Kew.248) mengikut siri nombor satu persatu.

6. Semua kutipan hendaklah dibankkan tiap-tiap hari atau tidak lebih dari RM 500.00, mana yang terdahulu.

7. Mana-mana pungutan yang diterima pada hari kerja yang akhir dalam tempoh akaun selepas

Page 66: Bhg Pen Gurus An

pembayaran akhir bagi tempoh itu dibuat, hendaklah diperakukan seolah-olah dipungut dalam tempoh akaun yang berikutnya.

8. Penyata Pemungut hendaklah disediakan dalam tiga (3) salianan dan setelah ditandatangani oleh pegawai, kemukakan bersama dengan kutipan pada hari berkenaan ke bank.

MENERIMA KUTIPAN HASIL

JAWATAN PROSES KERJA

9. Para pemungut bagi bayaran berikut hendaklah diasingkan:-a) Wang Tunaib) Wang Posc) Cek

10. Buku Tunai (Kew.248) bersama Penyata Penyata hendaklah diserahkan kepada pegawai pengawal untuk diperiksa dan ditandatangani ringkas sekembalinya dari bank.

11. Setelah resit penerimaan hasil oleh Pejabat Pembayar diterima, nombor resit hendaklah direkodkan ke dalam Buku Tunai (Kew.248)

Page 67: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRANMENERIMA KUTIPAN HASIL

TidakLengkap

Lengkap

Terima Buku Tunai

Serah resit kepada pegawai pembayar

Cop Pengesahan

Pos resit jika terimaan hasil melalui pos

Terima Bayaran Hasil

Tulis resit dan dapatkan tandatangan

Semak

Rekod nombor siri resit yang telah digunakan

dalam Buku Tunai

Sediakan Penyata Pemungut dan kemukakan bersama kutipan hasil ke

bank

Sekembali dari bank Penyata Pemungut diserah

untuk tandatangan dan semakan oleh PTK

Page 68: Bhg Pen Gurus An

SENARAIBORANG-BORANG

DIGUNAKAN BAGI PENYATA KUTIPAN HASIL

1. Kew 248 – Pin.2/88- Buku Tunai Cerakinan

2. Kew.253 – Pin2./86- Kira-Kira Diserahkan Untuk Audit

3. Kew.68 – Pin.2/87- Penyata Mengenai Borang-Borang Hasil Yang Dikawal

4. Kew.249 – Pin.2/86- Terimaan Serahan

5. Kew.38 – Pin.2/86- Resit Pembayaran

6. Penyata Pemungut

Resit dari pejabat pembayar yang

diterima hendaklah direkod no resit dalam

Buku Tunai

Page 69: Bhg Pen Gurus An

PENYATA KUTIPAN HASIL

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Hasil) 1. Setelah akhir bulan, penutupan akaun dilakukan dengan menjumlah keseluruhan kutipan yang direkod dalam Buku Tunai (Kew.248) bagi bulan tersebut mengikut pengelasan kod-kod dan pastikan jumlahnya mesti sama dengan jumlah yang dimasukkan ke bank.

2. Jumlah mengikut kod hasil untuk mendapat jumlah bulan ini. Setelah selesai kesemuanya, catatkan semula jumlah bulan lepas dengan mengambil jumlah kemaskini bulan sebelumnya. Jumlahkan jumlah bulan ini engan jumlah bulan lepas untuk mendapat jumlah besar bagi bulan berkenaan.

3. Sediakan penyata Bulanan Kutipan Hasil untuk diedarkan ke Bahagian Akaun, KKM sebagaimana kembaran dokumen berikut:-

a) Kew.248 – Pin.2/88(Buku Tunai Cerakinan)

b) Kew.253 – Pin.2/86(Kira-kira diserahkan untuk Audit)

c) Kew.68 – Pin.2/87(Penyata Mengenai Borang-Borang Hasil Yang Dikawal)

d) Kew.249 – Pin.2/86(Terimaan Serahan)

e) Kew.38 – Pin.2/86(Buku Resit)

Page 70: Bhg Pen Gurus An

Pegawai Kesihatan Daerah

f) Penyata Pemungut

4. Sediakan surat iringan dan dapatkan tandatangan Pegawai Kesihatan Daerah.

CARTA ALIRANPENYATA KUTIPAN HASIL

Jumlahkan keseluruhan kutipan dalam Buku Tunai mengikut

pengelasan kod

Catatkan semula jumlah bulan lepas dengan mengambil kira jumlah kemaskini bulan sebelumnya

Sediakann Penyata Bulanan Kutipan Hasil

Jumlahkan amaun jumlah bulan ini dengan jumlah bulan lepas untuk mendapatkan jumlah keseluruhan

bagi bulan berkenaan

Kemukakan ke KKM dan sesalinan difailkan

Page 71: Bhg Pen Gurus An

SENARAI BORANG-BORANG YANGDIGUNAKAN BAGI MENERIMA KUTIPAN HASIL

1. Kew.38 – Pin.2/86- Buku Resit

2. Kew.67 – Pin.1/84 - Buku Rekod Terimaan / Keluarkan Kupon

3. Kew.248 – Pin.2/88- Buku Tunai Cerakinan

4. Penyata Pemungut5. Resit Rasmi Kerajaan Malaysia

Page 72: Bhg Pen Gurus An

PENYATA PENYESUAIAN HASIL

Page 73: Bhg Pen Gurus An

PENYATA PENYESUAIAN HASIL

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Hasil)

Pegawai Kesihatan Daerah

1. Kod-kod hasil setiap Penyata Pemungut Hasil Bukan Cukai (70000) dan Terimaan Bukan Hasil (80000). Ruangan yang direkod adalah seperti tarikh, nombor penyata pemungut, amaun dan amaun bagi tiap-tiap kod hasil.

2. Setelah nama flimsy Laporan C 330 dari Jabatan Akauntan Negara Cawangan Terengganu, susun muka surat dengan teratur.

3. Pengesahan akaun hasil bagi tiap-tiap kod pada akhir bulan yang terdapat pada Laporan C 330 hendaklah disahkan samada betul dan sama dengan jumlah yang dicatatkan dalam Buku Tunai atau berbeza.

4. Sekiranya betul dan sama, tandakan (“tick”) di ruangan yang disediakan pada Sijil Pengesahan Akaun Hasil dan sekiranya berbeza, lampirkan Penyata Penyesuaian Akaun Hasil yang menerangkan perbezaan antara kedua-dua baki tersebut.

5. Penyata ini hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan.

6. Setelah selesai kesemua bagi tiap-tiap Kod Hasil, Cop Nama dan Cop Rasmi Pemungut Hasil. Sediakan surat iringan dan kemukakan untuk ditandatangani.

7. Setelah ditandatangani, susun sebanyak 3 salinan untuk diedarkan kepada:-

Page 74: Bhg Pen Gurus An

Pembantu Tadbir (P3)

a) Pengarah JAN Cawangan Terengganub) Pengarah Kesihatan Negeric) Salinan Fail

8. Kemukakan kepada pegawai untuk edaran.

CARTA ALIRANPENYATA PENYESUAIAN HASIL

Terima flimsy C 330 dari JAN

Kemukakan Sijil Pengesahan Akaun Hasil beserta Penyata

Penyesuaian Akaun Hasil

Buat pengesahan tiap-tiap kod samada betul atau

berbeza

Kemukakan Sijil Pengesahan Akaun Hasil

Perbandingan jumlah hasil mengikut kod di Buku Tunai

dan Laporan C 330

Kemukakan ke JAN dan failkan

sesalinan

Page 75: Bhg Pen Gurus An

SENARAI BORANG – BORANG YANG DIGUNAKANBAGI PENYATA PENYESUAIAN HASIL

1. Laporan C 3302. Sijil Pengesahan Akaun Hasil3. Penyata Penyesuaian Akaun Hasil4. Lampiran A5. Lampiran D

\

Page 76: Bhg Pen Gurus An

BAYARAN BALIK AMANAH / DEPOSIT

Page 77: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJABAYARAN BALIK AMANAH / DEPOSIT

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Hasil)

Pembantu Am Rendah

1. Terima permohonan untuk mengambil balik wang cagaran setelah tamat tempoh kontrak dan kerja-kerja telah selesai diselenggara sepenuhnya.

2. Semak permohonan dan dapatkan Resit jabatan Akauntan Negara Asal dan salinan Penyata Pemungut mengikut bagi tarikh / tahun berkenaan. Fotostat ketiga-tiga dokumen.

3. Permohonan mestilah disertakan dengan Resit Asal Bayaran Amanah / Deposit, nyatakan nombor akaun dan nama bank. Sekiranya Resit Asal telah hilang, dapatkan surat sumpah dari mahkamah.

4. Sekiranya amaun di Surat Sumpah Mahkamah tidak sama dengan amaun asal, satu pengesahan hendaklah ditaip di atas surat sumpah berkenaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa menandatangani baucer.

Pegawai hendaklah memperakui:- “Dengan ini, saya mengesahkan bahawa amaun sebenar ialah RM………. sahaja” sertakan salinan fotostat resit sebagaimana dinyatakan di surat sumpah berkenaan.

5. Sediakan tiga (3) salinan Baucer Bayaran serta Borang Kelompok bersama dokumen berikut dan dapatkan tandatangan dua (2) orang pegawai. Sekiranya amaun melebihi RM 10,000.00, baucer hendaklah ditandatangani oleh tiga (3) orang pegawai.

6. Baucer dan Borang Kelompok direkod dalam Buku

Page 78: Bhg Pen Gurus An

Rekod Amanah / Deposit kemudian dihantar ke Jabatan Akauntan Negara Cawangan Terengganu dan failkan sesalinan.

7. Setelah cek dikeluarkan, Jabatan Akauntan Negara akan menghantar Laporan C 600 dan nombor cek akan dicatat dalam Buku Kenyataan Amanah.

CARTA ALIRANBAYARAN BALIK AMANAH / DEPOSIT

Terima permohonan dari pendeposit

Sediakan Baucer dan Borang Kelompok

Dapatkan maklumat lanjut dari pendeposit

Dapatkan resit asal JAN dan salinan Penyata Pemungut

Dapatkan resit asal JAN dan salinan Penyata Pemungut

Semak

Fotostat salinan Penyata Pemungut, resit JAN dan resit

asal untuk salinan baucer

Rekod dan daftar nombor baucer dan kepilkan dokumen

sokongan

Dapatkan tandatangan dua (2) atau tiga (3) orang pegawai

Edar ke JAN

Page 79: Bhg Pen Gurus An

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKANBAGI BAYARAN BALIK AMANAH / DEPOSIT

1. Resit Asal Bayaran Amanah Kew.38 – Pin.2/862. Baucer Bayaran Kew.304 – Pin.1/923. Borang Kawalan Kelompok Kew.302 – Pin.1/924. Laporan C 350

Page 80: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA BAGI MENGURUSKANPINJAMAN KENDERAAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Kewangan)

1. Terima borang permohonan dari anggota.

2. Semak dan pastikan:-

i) Senarai Tugasii) Slip Gaji Terkiniiii) Sebuthargaiv) Lesen Memandu

3. Sediakan surat iringan serta surat sokongan daripada Ketua Jabatan.

4. Edar ke Pejabat Pengarah Kesihatan Negeri.

5. Terima maklumbalas kelulusan pinjaman kenderaan beserta dokumen yang diminta.

6. Beri kepada anggota borang Kew.295 Pin.1/93 untuk cukai stem.

7. Terima daripada anggota borang Kew.295 Pin.1/93.

8. Edar kepada Pejabat Pengarah untuk tindakan seterusnya beserta dokumen berikut:-

- Baucer Bayaran Kew.304- Borang Kawalan Kelompok Kew.302- Borang Kew.294 & 295- Penyata Gaji

Page 81: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA BAGI MENGURUSKANPELUPUSAN MELALUI LEMBAGA PEMERIKSA (KENDERAAN)

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir Kanan

Pegawai Kesihatan Daerah

Pembantu Tadbir Kanan

Pembantu Tadbir Kanan

1. Terima permohonan daripada klinik-klinik untuk pelupusan kenderaan.

2. Buat surat ke Pengarah Kesihatan Negeri untuk pemeriksaan ke atas kenderaan yang hendak dilupuskan.

3. Buat permohonan ke JKR untuk dapatkan sijil tidak ekonomi (BER) dan kemukakan:-

3.1 Kew.300V – Lima (5) salinan

3.2 Sijil beserta yang asal – Lima (5) salinan

4. Edar ke Pengarah Kesihatan Negeri untuk dipanjangkan ke Kementerian Kesihatan Malaysia.

5. Terima kelulusan dan perlu diambil tindakan dalam masa tiga (3) bulan.

6. Edar kepada Pembantu Tadbir Kanan untuk buat sebutharga di mana kenderaan itu disyorkan sebutharga.

7. Jual atau tanam dan sediakan borang-borang berikut sebanyak empat (4) salinan:-

a) Borang Kew.300X

b) Borang Kew.300X (A)

c) Resit Jualan

Page 82: Bhg Pen Gurus An

8. Edar ke Pengarah Kesihatan Negeri untuk edaran ke Kementerian Kesihatan Malaysia.

CARTA ALIRANPELUPUSAN TANPA LEMBAGA PEMERIKSAAN

Proses permohonan pelupusan Tanpa Lembaga Pemeriksa bagi barangan yang perolehan asalnya tidak melebihi Rm 20,000.00 tiap-tiap satu dan jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM 300,000.00.

PTJ buat permohonan

Urusetia KKM / JKN terima permohonan

Urusetia semak permohonan

Tidak Lengkap

(Dikembalikan)Lengkap

Proses permohonan untuk kelulusani) Peringkat KKM / JKN Sabah & Sarawakii) Peringkat JKN di Semenanjung

Terima kelulusan dan diedar kepada PTJ

PTJ terima kelulusan dan ambil tindakan akhir pelupusan

PTJ hantar dokumen-dokumen tindakan akhir pelupusan kepada Urusetia KKM / JKN

Page 83: Bhg Pen Gurus An

PENYEDIAAN PINJAMAN KOMPUTER

Page 84: Bhg Pen Gurus An

PERKHIDMATAN - Proses Tanggung Kerja- Proses Permohonan Semua Cuti- Persaraan

Page 85: Bhg Pen Gurus An

SENARAI TUGASKUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAIDENGAN PEGAWAI LAIN

Page 86: Bhg Pen Gurus An

KANDUNGAN

1. Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai2. Proses Kerja3. Carta Aliran Kerja4. Senarai borang-borang yang digunakan

Page 87: Bhg Pen Gurus An

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

BAHAGIAN : KEWANGANJAWATAN: PEMBANTU TADBIR

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

Tugas Dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang

Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

Pegawai Kesihatan Daerah

Perkara-perkara yang berkaitan mengenai

Kutipan Hasil dan Gaji

Pembantu Tadbir Kanan

Perkara-perkara yang berkaitan mengenai

Kutipan Hasil dan Gaji

Menyediakan Penyata Peubahan Gaji Bulanan (Borang A) bagi Pusat Pembayaran 0052 dan

‘Paysheet’ berasingan dan secara berkomputer.

Menyemak dan menyediakan baucer,

kelompok untuk elaun lebih masa yang tidak dibayar melalui gaji komputer.

Merekod semua gaji kakitangan bagi Pusat

Pembayaran 0052 ke dalam Buku Rekod Gaji dan

menyediakan borang EC untuk kakitangan bagi Pusat

Pembayaran 0052.

Mendaftar ahli baru untuk KWSP, pemohonan pengecualian faedah,

kemaskini borang KWSP 1360, pengembalian

caruman KWSP yang

Pembantu Am Rendah – Hantar Borang

Perubahan ke JAN

Pembantu Am Rendah – Hantar Borang

Perubahan ke JAN

Pembantu Am Rendah - Hantar Borang KWSP

1360 ke KWSP

Page 88: Bhg Pen Gurus An

terlebih dibuat bagi Pusat Pembayaran 0052.

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

Tugas Dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang

Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

Pegawai Kesihatan Daerah

Perkara-perkara yang berkaitan mengenai

Kutipan Hasil dan Gaji

Pembantu Tadbir Kanan

Perkara-perkara yang berkaitan mengenai

Kutipan Hasil dan Gaji

Menyediakan Sijil Gaji Akhir untuk kakitangan yang

bertukar

Meyelenggara buku / rekod potongan sewa Rumah

Kerajaan

Membuat kutipan balik lebihan gaji / elaun kerana cuti tanpa gaji dan lain-lain

serta bayaran balik pinjaman perumahan / kenderaan yang tidak sempat dibuat melalui

potongan

Merekod potongan bayaran balik pendahuluan

kenderaan / perumahan / pendahuluan diri dan lain-

lain dalam buku daftar berkenaan

Menerima Kutipan Hasil dan mengeluarkan Resit Bayaran

Merekod Pungutan Hasil ke dalam Buku Tunai

Menyediakan Penyata Bulanan Kutipan Hasil’

Pembantu Tadbir (K&B2) – Pinjaman

Perumahan dan Kenderaan

Pembantu Tadbir (K&B2) – Pinjaman

Perumahan dan Kenderaan

Inspektorat Kesihatan Kanan 1 & 2, Pembantu Tadbir (Kew.1 & 2) – menandatangani resit

Page 89: Bhg Pen Gurus An

Menyediakan Penyata Penyesuaian Hasil Bulanan

PROSES KERJA BAGI MENGURUSKAN TANGGUNG KERJA

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir Kanan

Pegawai Kesihatan Daerah

Pembantu Tadbir Kanan

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

Pegawai Kesihatan Daerah

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

Pembantu Tadbir (Kewangan)

1. Terima cadangan dari unit atau klinik-klinik kesihatan.

2. Mengeluarkan surat arahan tanggung kerja.

3. Minta dari unit berkenaan dokumen-dokumen berkaitan seperti Carta Organisasi dan senarai tugas dua (2) jawatan yang hendak ditanggung.

4. Buat surat arahan tanggung kerja dan sediakan borang-borang berkaitan seperti berikut:-

- Jika melebihi tiga (3) bulan- Kurang dari tiga (3) bulan- Senarai tugas dua (2) jawatan- Carta Organisasi- Laporan Nilaian Prestasi (jika melebihi tiga

(3) bulan- Kenyataan Perkhidmatan- Kenyataan Cuti Tahunan Semasa

5. Hantar ke Pengarah Kesihatan Negeri sebanyak tiga (3) salinan tiap-tiap dokumen.

6. Terima kelulusan tanggung kerja dari Pengarah Kesihatan Negeri / Kementerian.

7. Sediakan Kew.8 dan urusan bayaran elaun tanggung kerja kepada anggota berkenaan.

Page 90: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRAN BAGI MENGURUSKAN PROSES TANGGUNG KERJA

Terima cadangan dari unit

Minta dokumen lengkap dari unit

Lengkap – Buat surat arahan tanggung kerja- Isi Format 2 (lebih dari 3 bulan)

Lulus – Edar surat kelulusan ke anggota dan ke kerani Perkhidmatan buat Kew.8

Page 91: Bhg Pen Gurus An

AKTIVITI MEREKOD CUTI

Peraturan Pentadbiran

1. Permohonan Cuti Rehat pegawai perlulah disokong oleh Ketua Unit / Bahagian sebelum dikemukakan untuk kelulusan.

2. Kelayakan Cuti Rehat seseorang pegawai adalah berdasarkan kepada gred dan kategori jawatan yang disandang.

3. Pegawai / kakitangan yang baru dilantik tetapi tidak genap setahun perkhidmatan, kelayakan Cuti Rehat berdasarkan tarikh hari pertama pegawai melapor diri untuk bertugas.\

4. Permohonan Cuti Tanpa Rekod hendaklah disertakan dengan surat kelulusan. Cuti Tanpa Rekod pegawai lelaki (isteri bersalin) adalah tiga (3) hari iaitu tarikh selepas isteri bersalin perlu dilampirkan Surat Pengesahan dari pihak Hospital. Lima orang anak dalam perkhidmatan.

5. Seseorang pegawai / kakitangan tidak layak memohon Cuti Rehat sekiranya kelayakan Cuti Rehat telah pun dihabiskan bagi bulan / tahun berkenaan atau tidak mendapat sokongan Ketua Unit / Ketua Jabatan.

Page 92: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA AKTIVITI MEREKODKAN PERMOHONANCUTI REHAT / CUTI TANPA REKOD / CUTI SAKIT

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

Pembantu Tadbir Kanan / Pegawai Kesihatan Daerah

Pembantu Tadbir Perkhidmatan

1. Terima borang permohonan Cuti Rehat, Cuti Tanpa Rekod dan Sijil Sakit dari pegawai dan kakitangan bagi semua jawatan.

2. Asingkan borang permohonan Cuti Tanpa Rekod / Cuti Rehat / Sijil Cuti Sakit kakitangan mengikut jawatan yang disandang.

3. Semak kelayakan dan baki cuti permohon dan lengkapkan baki cuti pada borang permohonan.

4. Edarkan kepada Ketua Jabatan / Ketua Unit untuk kelulusan.

5. Catatkan ke dalam Buku Daftar Cuti kakitangan. Bagi jawatan Pegawai Perubatan / Ketua Unit catit di Buku Daftar Cuti dan kemukakan untuk kelulusan. Catatatan bagi Cuti Rehat perlu menggunakan pen berdakwat hitam / biru, Cuti Sakit menggunakan dakwat bewarna merah dan Cuti Tanpa Rekod menggunakan pen bewarna biru / hitam.

6. Rekod cuti rehat / cuti sakit / Cuti Tanpa Rekod pegawai / kakitangan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

7. Failkan Borang Permohonan Cuti Rehat, Cuti Tanpa rekod dan Sijil Cuti Sakit mengikut turutan.

Page 93: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRAN AKTIVITI MEREKODKAN PERMOHONAN CUTI

Terima permohonan atau Sijil Cuti Sakit

Asingkan borang mengikut jawatan

Semak kelayakan baki cuti

Catatkan ke dalam Buku Daftar Cuti

Cuti Rehat pen Cuti Sakit pen dakwat merah Cuti Tanpa Rekod pen dakwat biru/hitam dakwat biru/hitam

Rekod ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan

Failkan borang permohonan/Sijil Cuti Sakit

Page 94: Bhg Pen Gurus An

SENARAI BORANG UNTUK AKTIVITIMEREKODKAN CUTI REHAT, CUTI SAKIT, CUTI TANPA REKOD

1. Borang permohonan Cuti Rehat mengikut Surat Pekelilin Am Bil.3 Tahun 1990.2. Sijil Cuti Sakit dan Pegawai Perubatan Kerajaan atau swasta.3. Buku Daftar Cuti.

Page 95: Bhg Pen Gurus An

AKTIVITI MEMPERAKUKAN CUTI TANPA GAJI, CUTI SEPARUH GAJI,CUTI HAJI DAN CUTI SAKIT LANJUTAN

Peraturan Pentadbiran

1. Permohonan Cuti tanpa Gaji dan Cuti Menjaga Abaj(Tanpa Gaji) berdasarkan Perintah Am Bab C dan Pekeliling Perkhidmatan Bil.2 Tahun 1998.

2. Kelayakan Cuti Haji hanya sekali sahaja sepanjang perkhidmatan dengan syarat telah disahkan dalam jawatan.

3. Cuti Sakit lanjutan diberi bagi seseorang pegawai yang telah diberikan Cuti Sakit melebihi 90 hari bagi satu (1) tahun kalendar.

4. Seseorang pegawai layak memohon cuti ½ gaji hanya atas sebab kesihatan sanak saudara yang rapat dengan pegawai dengan disokong oleh surat dari Pegawai Perubatan Kerajaan.

Page 96: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA MEMPERAKUKAN PERMOHONANCUTI TANPA GAJI / SEPARUH GAJI / CUTI HAJI

DAN CUTI SAKIT LANJUTAN KAKITANGAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

1. Terima permohonan dari kakitangan.

2. Semak dokumen yang dikemukakan.

Cuti Tanpa Gaji / Cuti Menjaga Anak

1. Borang Permohonan2. Surat permohonan pegawai3. Borang Pemohonan Cuti Tanpa Gaji (Cuti

Menjaga Anak)4. Perakuan Bersalin

Cuti Separuh Gaji

1. Surat permohonan pegawai2. Surat sokongan dari Pegawai Perubatan Kerajaan

Cuti Haji

1. Surat Permohonan2. Borang Permohonan Cuti Haji3. Salinan Asal Jadual Penerbangan Haji dari

Lembaga Urusan tabung Haji

Cuti Sakit Lanjutan

1. Sijil Cuti Sakit pegawai2. Cuti Sakit melebihi 90 hari untuk satu tahun kalendar

3. Semak kelayakan Cuti Pegawai / Kakitangan yang

memohon mengikut jenis cuti yang dipohon.

4. Dapatkan fail peribadi

Page 97: Bhg Pen Gurus An

5. Buat surat permohonan

6. Serah pada Pembantu Tadbir Rendah (Jurutaip) untuk ditaip

PROSES KERJA MEMPERAKUKAN PERMOHONANCUTI TANPA GAJI / SEPARUH GAJI / CUTI HAJI

DAN CUTI SAKIT LANJUTAN KAKITANGAN

JAWATAN PROSES KERJA

7. Sediakan dokumen-dokumen sokongan bagi tiap-tiap permohonan cuti.

i) Kenyataan Perkhidmatanii) Kenyataan Cutiiii) Borang kuasa menuntut balik gaji

8. Copkan Salinan Diakui Sah.

9. Dapatka tandatangan pegawai di surat permohonan dan salinan-salinan dokumen dan salinan-salinan dokumen yang telah dicop ‘salinan yang diakui sah’.

10. Semak dokumen yang lengkap ditandatangani.

11. Kemukakan surat permohonan cuti beserta dokumen-dokumen yang berkaitan untuk kelulusan.

12. Masukkan salinan ke dalam fail peribadi pegawai untuk rujukan.

13. Terima kelulusan.

14. Catatkan kelulusan Cuti di dalam Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan dan Kenyataan Cuti.

15. Kemukakan untuk ditandatangani.

16. Masukkan surat kelulusan ke dalam fail peribadi.

17. Sediakan Penyata Perubahan.

Page 98: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRAN AKTIVITI PERMOHONAN CUTI TANPA GAJI SETENGAH GAJI,GAJI HAJI DAN CUTI SAKIT LANJUTAN

Terima Permohonan

Semak Permohonan

TidakMinta pemohon Lengkapmelengkapkan dokumen Ya

Semak Kelayakan Cuti

Dapatkan fail peribadi

Draf surat

Serah untuk ditaip

Fotostat Buku Perkhidmatan dan Kenyataan Gaji – Cop Salinan Diakui Sah

Dapatkan tandatangan pegawai

Semak dan dokumen lengkap kemukakan untuk kelulusan

Masukkan sesalinan ke dalam fail peribadi

Terima kelulusan

Catat kelulusan cuti di U/P dan Kelayakan Cuti.Tandatangan pegawai.

Page 99: Bhg Pen Gurus An

Masukkan surat ke dalam fail peribadi dan serahkan kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk penyediaan Laporan Perubahan (Kew.8)

SENARAI BORANG UNTUK AKTIVITIPERMOHONAN CUTI TANPA GAJI, SEPARUH GAJI,

CUTI HAJI DAN CUTI SAKIT LANJUTAN

1. Borang permohonan Cuti Tanpa gaji / Separuh Gaji mengikut Perintah Am Bab C dan pekeliling Perkhidmatan Bil.2 Tahun 1998 (Menjaga Anak) Lampiran A 3 (a)(b)(c)

2. Borang permohonan Cuti Haji, Perakuan Ketua Jabatan bagi kelulusan Cuti Haji dan Borang Kuasa menuntut balik gaji yang terlebih dibayar.

Page 100: Bhg Pen Gurus An

AKTIVITIPERMOHONAN MEMBAWA BAKI CUTI TAHUN SEMASA KE TAHUN BARU

Peraturan-Peraturan Pentadbiran

1. Permohonan membawa Baki Cuti Tahun Semasa ke Tahun Baru adalah berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 Tahun 1993.

2. Seseorang pegawai layak membawa baki cuti rehat tahun semasa ke tahun baru untuk selama tiga (3) tahun perkhidmatan, manakala untuk faedah gentian cuti rehat separuh dari kelayakan cuti atau tidak melebihi 15 hari mengikut mana yang kurang.

3. Seseorang pegawai yang belum disahkan dalam perkhidmatannya / dalam tempohpercubaan tidak layak diperakukan membawa baki cuti rehat untuk faedah-faedah gentian cuti rehat.

Page 101: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA MEMPERAKUKAN PERMOHONAN BAWA BAKI CUTI TAHUN SEMASA KE TAHUN BARU

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

Pegawai Kesihatan Daerah

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

1. Kemukakan borang permohonan membawa baki Cuti Tahun semasa ke tahun baru kepada pegawai / kakitangan.

2. Terima borang permohonan yang telah lengkap diisi. Asingkan mengikut jawatan.

3. Semak samada pegawai layak membawa baki cuti rehat untuk faedah-faedah pencen mengikut kelayakan yang ditetapkan. Pegawai yang belum disahkan ke dalam perkhidmatan tidak layak membawa baki cuti rehat untuk faedah pencen.

4. Semak baki cuti rehat pegawai / kakitangan berdasarkan Buku Daftar Cuti. Kelayakan membawa cuti tahun semasa ke tahun baru adalah baki cuti untuk selama tiga (3) tahun perkhidmatan.

5. Cop dan lengkapkan butir-butir permohonan pegawai ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan dan borang permohonan.

6. Dapatkan tandatangan pegawai.

7. Catatkan bilangan fail dan failkan mengikut turutan.

Page 102: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRAN AKTIVITI PERMOHONAN MEMBAWA BAKI CUTI TAHUN SEMASA KE TAHUN BARU

Kemukakan borang permohonan

Terima borang permohonan yang lengkap

Asingkan mengikut jawatan

Semak baki cuti rehat

TidakMaklumkan kepada Layak

pegawaiYa

Cop dan lengkapkan butir-butir permohonan

Borang permohonan Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan

Tandatangan pegawai

Catatkan bilangan fail diborang permohonan & Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan

Failkan borang mengikut turutan

Page 103: Bhg Pen Gurus An

SENARAI BORANG UNTUK AKTIVITI PERMOHONAN MEMBAWA BAKI CUTI TAHUN SEMASA KE TAHUN BARU

1. Borang Permohonan2. Buku Perkhidmatan Kerajaan Am 274 Pin.4/843. Buku Daftar Cuti

Page 104: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRAN PENCEN GENAP 58 TAHUN

Semak buku daftar pencen 13 bulan sebelum seseorang kakitangan bersara

Pastikan ada kuasa lantikan, pengesahan perlantikan rasmi, pengesahan dalam jawatan, penyambungan perkhidmatan terputus, pelepasan jawatan, kemasukan ke dalam jawatan berpencen

Sediakan kenyataan perkhidmatan dan cuti, Borang Pen.15, Borang Pencen 16 dan Buku Perkhidmatan Asal

Hantar ke JPA (Bahagian Pencen) untuk kelulusan

Terima balik Borang Pen.15 & 16, Buku Perkhidmatan Asal dan kemaskini Buku Perkhidmatan. Sediakan Kew.8 dan berikan kepada Pembantu Tadbir Kewangan (Gaji)

Kemukakan semula kenyataan perkhidmatan dan cuti tiga (3) salinanBorang Pen.1 – 6 salinanBorang Pen.13 – 5 salinanBorang Pen.14 – 5 salinanSijil Nikah – 3 salinanSijil Beranak untuk anak 21 tahun ke bawah – 3 salinanFotostat depan dan belakang Kad Pengenalan – 3 salinanSurat pengesahan bebas daripada tindakan tatatertib dan jenayah – 3 salinan

Tiga (3) bulan sebelum bersara, sediakan Sijil akuan Berhutang dan Tidak Berhutang yang mengandungi pelepasan cukai pendapatan, baki pinjaman perumahan jika ada dan lain-lain hutang jika ada

Hantar ke JPA (Bahagian Pencen)

Terima balik Penyata Kiraan Pencen dan ganjaran yang diluluskan

Selesai tutup fail

Page 105: Bhg Pen Gurus An

SENARAI SEMAK TUGAS PERSARAAN WAJIB 58 TAHUN

1. 13 Bulan sebelum bersaraSemak buku rekod pencen, sediakan Pen.15 dan Pen.16, Fotostat Buku Perkhidmatan dan Cuti beserta satu salinan

2. Enam (6) Bulan sebelum bersaraTerima borang Pen.15 beserta dengan dokumen yang lain

3. Kemukakan kepada JPA (bahagian Pencen) kenyataan perkhidmatan dan Cuti, Pen.1 enam (6) salinan, Pen.13 lima (5) salinan, Pen.14 lima (5) salinan, Sijil Nikah tiga (3) salinan, surat beranak bagi anak yang berumur 21 tahun ke bawah tiga (3) salinan, fotostat depan belakang kad pengenalan tiga (3) salinan, surat pengesahan bebas daripada tindakan tatertib dan jenayah tiga (3) salinan.

4. Tiga (3) bulan sebelum bersaraKemukakan kepada jabatan perkhidmatan awam (bahagian pencen) sijil akuan berhutang / tidak berhutang.

Page 106: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRAN PROSES PENCEN TERBITAN (MATI)

PROSES 1

1. Taip kenyataan perkhidmatan dan cuti2. Pen.15 dan Lampiran A3. Pen.16 dan Lampiran B4. Pen.2, 13, 145. Salinan Sijil Mati6. Salinan Sijil Nikah7. Fotostat K/P Suami / Isteri gemulan8. Fotostat K/P dan surat beranak anak 21 tahun ke

bawah

Bahagian PinjamanEdarkan Lampiran C

Hantar ke PejabatPengarah Semakan

Jabatan Hasil Dalam Negeri

Edaran Borang 1T 22B

Hantar ke JPA untuk kelulusan

Page 107: Bhg Pen Gurus An

PROSES II

Terima kelulusan daripada JPA- Sediakan Sijil Akuan

Berhutang / Tidak Berhutang- Kenyataan Perkhidmatan Cuti

Edar ke pejabat pengarah untuk semakan dan tindakan

- Hantar ke JPA untuk Kelulusan

-Terima perkiraan ganjaran dan pencen

-Tutup Fail

Salinan perkiraan kepada pegawai

berkenaan

Page 108: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJAMENGURUS PENCEN PILIHAN SENDIRI

JAWATAN PROSES KERJA

Pegawai Kesihatan Kanan

Pegawai Kesihatan Kanan

1. Semak buku daftar pencen / buku perkhidmatan 12 bulan sebelum bersara secara pilihan sendiri.

2. Sediakan borang-borang dan dapatkan tandatangan jabatan.

3. Hantarkan borang / surat kepada JPA melalui pengarah perkhidmatan Perubatan dan kesihatan dan Kementerian Kesihatan Malaysia. Kenyataan perkhidmatan dan cuti tiga (3) salinan, Borang Pen.15 tiga (3) salinan, Borang Pen.16 tiga (3) salinan, Buku perkhidmatan asal, fotostat buku perkhidmatan satu (1) salinan, Borang pengisytiharan harta empat (4) salinan.

4. Tunggu kelulusan Pen.15 daripada Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (bahagian pencen)

5. Terima kelulusan Pen.15 daripada JPA (bahagian pencen) enam (6) bulan sebelum pegawai bersara.

6. Sediakan borang dan perkara berikut dan kemukakan semula kepada JPA (bahagian Pencen). Kenyataan perkhidmatan dan cuti tiga (3) salinan, Pen.1 lima (5) salinan, Pen.13 lima (5) salinan, Pen.14 lima (5) salinan, sijil nikah tiga (3) salinan, surat beranak bagi anak yang berumur 21 tahun ke bawah tiga (3) salinan, fotostat kad pengenalan depan belakang tiga (3) salinan, surat pengesahan bebas daripada tindakan tatatertib dan jenayah tiga (3) salinan.

7. Dapatkan pelepasan cukai pendapatan, penyata KWSP, baki pinjaman perumahan dan baki lain-lain hutang jika ada.

8. Tiga bulan sebelum bersara kemukakan sijil akuan

Page 109: Bhg Pen Gurus An

berhutang / tidak berhutang. Hantarkan kepada JPA (bahagian pencen melalui Pejabat Pengarah)

CARTA ALIRAN PENCEN PILIHAN SENDIRI

Semak buku perkhidmatan dan cuti setahun sebelum pegawai

Pastikan ada kuasa lantikan, pengesahan perlantikan rasmi, pengesahan dalam jawatan, penyambungan perkhidmatan terputus, pelepasan jawatan, kemasukan ke dalam jawatan berpencen

Sediakan kenyataan perkhidmatan dan cuti, Borang Pen.15, Borang Pencen 16, Buku Perkhidmatan Asal dan laporan harta

Hantar ke JPA (Bahagian Pencen) untuk kelulusan

Terima balik Borang Pen.15 & 16, Buku Perkhidmatan Asal dan kemaskini Buku Perkhidmatan. Sediakan Kew.8 dan berikan kepada Pembantu Tadbir Kewangan (Gaji)

Kemukakan semula kenyataan perkhidmatan dan cuti tiga (3) salinanBorang Pen.1 – 5 salinanBorang Pen.13 – 5 salinanBorang Pen.14 – 5 salinanSijil Nikah – 3 salinanSijil Beranak untuk anak 21 tahun ke bawah – 3 salinanFotostat depan dan belakang Kad Pengenalan – 3 salinanSurat pengesahan bebas daripada tindakan tatatertib dan jenayah – 3 salinan

Tiga (3) bulan sebelum bersara, sediakan Sijil akuan Berhutang dan Tidak Berhutang yang mengandungi pelepasan cukai pendapatan, baki pinjaman perumahan jika ada dan lain-lain hutang jika ada

Hantar ke JPA (Bahagian Pencen)

Terima balik Penyata Kiraan Pencen dan ganjaran yang diluluskan

Selesai tutup fail

Page 110: Bhg Pen Gurus An

SENARAI SEMAK TUGAS PERSARAAN PILIHAN SENDIRI

5. 13 Bulan sebelum bersaraSemak buku rekod pencen, sediakan Pen.15 dan Pen.16, Fotostat Buku Perkhidmatan dan Cuti beserta satu salinan

6. Enam (6) Bulan sebelum bersaraTerima borang Pen.15 beserta dengan dokumen yang lain

7. Kemukakan kepada JPA (bahagian Pencen) kenyataan perkhidmatan dan Cuti, Pen.1 enam (58. salinan, Pen.13 lima (5) salinan, Pen.14 lima (5) salinan, Sijil Nikah tiga (3) salinan, surat beranak bagi

anak yang berumur 21 tahun ke bawah tiga (3) salinan, fotostat depan belakang kad pengenalan tiga (3) salinan, surat pengesahan bebas daripada tindakan tatertib dan jenayah tiga (3) salinan.

9. Tiga (3) bulan sebelum bersaraKemukakan kepada jabatan perkhidmatan awam (bahagian pencen) sijil akuan berhutang / tidak berhutang.

Page 111: Bhg Pen Gurus An

PENTADBIRAN

- Penerimaan dan pengeluaran surat jabatan- Pemasangan Telefon

Page 112: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA TUGAS PENDAFTARAN PENERIMAAN SURAT

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (perkhidmatan)

1. Terima surat dari pelbagai jabatan

2. Cop tarikh penerimaan pada surat yang diterima

3. Merekod surat tersebut di dalam buku daftar surat-menyurat Am 10-Pin.3/80

4. Serahkan Buku daftar tersebut untuk semakan dan tindakan oleh Pegawai Kesihatan Daerah

5. Setelah dilihat oleh Pegawai Kesihatan Daerah, edarkan surat berkenaan kepada pegawai terlibat untuk tindakan seterusnya.

6. Jika ada pekeliling untuk diedarkan kepada ketua unit, buat salinan fotostat.

Page 113: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRANTUGAS PENDAFTARAN PENERIMAAN SURAT

Terima surat

Cop jabatan dan tarikh penerimaan surat

Rekod di dalam Buku Daftar

Serah buku daftar kepada pegawai kesihatan daerah untuk dilihat

Surat yang telah dilihat diserahkan kepada pegawai yang terlibat

Page 114: Bhg Pen Gurus An

SENARAI SEMAK TUGASPENDAFTARAN PENERIMAAN SURAT

Tindakan Tanda Catatan

1. Pastikan surat yang diterima ditandatanganidan lengkap.

2. Semak surat yang diterima untuk sengasingkan surat yang perlu tindakansegera.

3. Tampal label ‘segera’ di surat yang perlutindakan segera.

4. Jika surat sulit, ianya tidak boleh dibukamelainkan dibuka oleh Pegawai Kesihatan Daerah sendiri.

5. Surat pengedaran ke Ketua Unit dan Klinik – Klinik hendaklah mempunyai pengesahan penerimaan.

6. Surat tang tidak memerlukan tindakanTerus disimpan di dalam fail.

Page 115: Bhg Pen Gurus An

AKTIVITI ‘DESPATCH’ DAN MEREKOD SURAT-SURAT, BAUCER, PELAN DAN LAIN-LAIN DOKUMEN KE DALAM BUKU REKOD SEBELUM DIHANTAR

Peraturan-peraturan pentadbiran

1. Semua dokumen-dokumen yang dikemukakan perlu lengkap dan ditandatangani untuk direkod sebelum dihantar.

2. Buku rekod untuk urusan penghantaran ditentukan mengikut urusan dan tempat dokumen tersebut akan dihantar.

3. Penghantaran dokumen-dokumen pada hari yang sama dokumen tersebut direkod atau selewat-lewatnya keesokkan hari setelah surat / dokumen diterima.

Page 116: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA BAGI URUSAN ‘DESPATCH’ DAN MEREKOD SURAT DAN DOKUMENKE DALAM BUKU REKOD

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

Pembantu Am Rendah

1. Terima surat, pelan dan lain-lain dokumen dari Pegawai dan Inspektor Kesihatan.

2. Semak dokumen yang hendak dihantar. Satu (1) salinan surat kelulusan pelan yang hendak dihantar disimpan bersama surat permohonan kelulusan untuk diserahkan kepada IK yang berkenaan.

3. Catatkan ke dalam buku rekod ‘despatch’ dokumen-dokumen yang hendak dihantar.i) Pengarah Kesihatan Negeriii) Pengarah Hospital Kuala Terengganuiii) Jabatan Akauntan Negaraiv) Lain-lain Jabatan

4. Masukkan surat beserta dokumen ke dalam sampul surat. Serahkan kepada PAR untuk dipos atau di hantar ke tempat yang berkaitan.

Page 117: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRAN URUSAN ‘DESPATCH’ DAN MEREKOD SURAT SERTA DOKUMEN KE DALAM BUKU REKOD

Terima surat dan dokumen

Semak dokumen

MintaDilengkapkan Lengkap

Ya

Catatkan ke dalam buku rekod

Masukkan ke dalam sampul surat / buku ‘despatch’

Serahkan kepada Pembantu Am Rendah

Page 118: Bhg Pen Gurus An

SENARAI BORANGURUSAN ‘DESPATCH’ SURAT / DOKUMEN

1. Buku Daftar Rekod Am.109 – Pin.3/822. Buku Daftar Surat Menyurat Am.10 – Pin.3/803. Buku Daftar 4 koyar

Page 119: Bhg Pen Gurus An

AKTIVITI PERMOHONAN PEMASANGAN TALIAN TELEFON UNTUK PEJABAT DAN KLINIK

Peraturan – peraturan pentadbiran

1. Semua urusan pemasangan talian telefon adalah untuk kegunaan rasmi jabatan sahaja2. Pemasangan talian telefon untuk pegawai / klinik berdasarkan kepada kepentingan perkhidmatan

dan justifikasi keperluan.3. Permohonan pemasangan talian telefon hendaklah dibuat kepasa KSU Kementerian melalui

Pengarah Kesihatan Negeri.

Page 120: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA AKTIVITI PERMOHONAN TALIAN TELEFON UNTUK PEJABAT DAN KLINIK

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Kewangan)

Pembantu Tadbir (VOT)

Pegawai Kesihatan Daerah

1. Terima Permohonan bagi pemasangan telefon dari pegawai.

2. Semak samada memang tiada talian telefon di tempat yang dipohon.

3. Kemukakan surat permohonan bagi memohon sebutharga pemasangan telefon ke Syarikat Telekom Malaysia(STM).

4. Terima sebutharga dan semak baki peruntukan.

5. Sediakan surat permohonan kelulusan ke KSU KKM beserta dokumen-dokumen yang berkaitan melalui Pengarah Kesihatan Negeri.

a) Lampiran A – Permohonan memasang telefon talian terus ke pejabat / telefon rasmi di rumah pegawai kerajaan.

b) Lampiran B – Permohonan memasang telefon / mengganti Sistem Telefon Pejabat.

c) Lampiran B1 – Permohonan memegang / mengganti system plan / keyphone pegawai.

d) Lampiran 1 – senarai talian sambungan yang sedia ada dan tambahan yang dicadangkan.

e) Justifikasi keperluan.

f) Senarai tugas pegawai yang akan dilakukan pemasangan telefon.

g) Carta organisasi.

h) Peta Lakar Bangunan.

Page 121: Bhg Pen Gurus An

PROSES KERJA AKTIVITI PERMOHONAN TALIAN TELEFON UNTUK PEJABAT DAN KLINIK

JAWATAN PROSES KERJA

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

6. Terima surat kelulusan dan masukkan ke dalam fail.

7. Kemukakan surat ke STM untuk memaklumkan klinik – klinik / bilik pegawai yang memerlukan pemasangan talian telefon.

8. Dapatkan senarai nombor telefon bagi klinik – klinik pegawai yang telah dipasang talian telefon dari pihak STM.

9. Maklumkan kepad Pembantu Tadbir Rendah (Operator Telefon)

10. Kemukakan maklumbalas nombor telefon kepada Jabatan Kesihatan Negeri.

Page 122: Bhg Pen Gurus An

SENARAI BORANG BAGI AKTIVITI PERMOHONAN TALIAN TELEFON

1. Permohonan memasang telefon talian terus ke pejabat / telefon rasmi di rumah pegawai kerajaan (lampiran A)

2. Permohonan memasang / mengganti sistem telefon pejabat (lampiran B)3. Permohonan memasang . mengganti sistem paln / keyphone pegawai (lampiran B1)4. Senarai talian sambungan yang sedia ada dan tambahan yang dicadangkan (lampiran 1)

Page 123: Bhg Pen Gurus An

CARTA ALIRAN AKTIVITI PERMOHONAN PEMASANGAN TALIAN TELEFON

Terima permohonan

Semak ada / tiada talian telefon

Mohon sebutharga ke Syarikat Telekom Malaysia

Terima sebutharga

Sediakan surat permohonan kelulusan besertaa) Lampiran Ab) Lampiran Bc) Lampiran B1d) Lampiran le) Justifikasif) Senarai tugasg) Carta organisasih) Peta lakar bangunan

Terima kelulusan melalui Pengarah Kesihatan Negeri dan masukkan ke dalam fail

Maklumkan kepada STM senarai klinik / bilik pegawai bagi pemasangan telefon

Dapatkan senarai nombor telefon

Page 124: Bhg Pen Gurus An

Maklumkan kepada Pembantu Tadbir Rendah (Operator Telefon) dan Jabatan Kesihatan Negeri Terengganu