Garis Panduan Pelan Peningkatan Prestasi · Web viewLAMPIRAN A GARIS PANDUAN PELAN PENINGKATAN...

GARIS PANDUAN PELAN PENINGKATAN PRESTASI

1 November 2019Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

Agensi Kelayakan Malaysia

LAMPIRAN A

Garis Panduan Pelan Peningkatan Prestasi

ISI KANDUNGAN

1.0 TUJUAN....................................................................................................................................3

2.0 LATAR BELAKANG................................................................................................................3

3.0 MENGENAL PASTI PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH DAN PEGAWAI

YANG BERMASALAH............................................................................................................4

3.1 PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH............................................................4

3.2 PEGAWAI YANG BERMASALAH..............................................................................4

4.0 PERANAN PEGAWAI YANG TERLIBAT............................................................................5

4.1 PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH DAN BERMASALAH......................5

4.2 KETUA SEKTOR / PENGARAH BAHAGIAN / KETUA UNIT................................6

4.3 BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA...................................................6

5.0 TINDAKAN PELAN PENINGKATAN PRESTASI (PIP).....................................................7

5.1 TINDAKAN TIDAK FORMAL (PEMBETULAN DAN PEMBAIKAN)......................7

5.2 TINDAKAN FORMAL (TINDAKAN SECARA PENTADBIRAN).............................9

5.3 TINDAKAN DALAM BENTUK HUKUMAN...............................................................12

6.0 TANGGUNGJAWAB PENYELIA SELEPAS PEGAWAI DIKENAKAN HUKUMAN...13

7.0 PENUTUP................................................................................................................................14

2


1.0 TUJUAN

Pelan Peningkatan Prestasi atau Performance Improvement Plan (PIP) ini disediakan sebagai panduan untuk menguruskan pegawai berprestasi rendah dan pegawai yang bermasalah. Ia juga sebagai medium untuk memberi peluang kepada pegawai yang berprestasi rendah dan bermasalah memperbaiki prestasi kerja dan kualiti peribadi mereka. Tujuan panduan ini adalah bagi menjelaskan tindakan-tindakan yang perlu diambil agar dapat:

i. memperbaiki jurang prestasi antara pegawai berprestasi rendah dan bermasalah dengan pegawai cemerlang;

ii. meningkatkan motivasi pegawai;

iii. menghargai sumbangan pegawai; dan

iv. mengurangkan konflik dalam bahagian.

2.0 LATAR BELAKANG

Pengurusan tenaga manusia adalah aspek penting dalam sesebuah organisasi. Ketua Jabatan atau mana-mana pegawai yang mempunyai kakitangan di bawah seliaan bertanggungjawab untuk menguruskan sumber tenaga manusia sebaik yang mungkin. Pengurusan tenaga manusia, bukan sahaja dari aspek mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan dorongan tetapi meliputi hal-hal menguruskan pegawai yang berprestasi rendah dan pegawai yang bermasalah.

Sesetengah Ketua Jabatan mengambil jalan mudah untuk menguruskan pegawai yang berprestasi rendah atau pegawai yang bermasalah dengan meminta pegawai ditukarkan ke bahagian lain. Dalam hal ini, terdapat juga pegawai yang dikatakan berprestasi rendah atau bermasalah tetapi Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) pegawai tidak menggambarkan keadaan tersebut. Malahan, terdapat pegawai yang diberikan markah prestasi yang tinggi dan layak dinaikkan pangkat. Keadaan ini jika dibiarkan akan menjejaskan imej dan produktiviti jabatan.

Selain tindakan pembetulan setelah berlakunya masalah, tindakan yang dibuat harus merangkumi usaha-usaha pencegahan sebelum sesuatu kes tersebut berlaku. Ini termasuklah mewujudkan persekitaran/suasana kerja yang menarik, mengadakan aktiviti-aktiviti yang boleh mewujudkan semangat kerjasama dan kekeluargaan.

3


3.0 MENGENAL PASTI PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH DAN PEGAWAI YANG BERMASALAH

Pegawai yang berprestasi rendah dan pegawai yang bermasalah boleh dikenalpasti melalui:

i. Sektor / Bahagian / Unit - tugasan seharian, prestasi kerja dan disiplin yang tidak menepati arahan/ekspektasi, dan

ii. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) - prestasi Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) yang diperolehi oleh pegawai.

3.1 PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH

Antara ciri-ciri pegawai yang berprestasi rendah adalah seperti berikut:

i. pegawai yang gagal mencapai Sasaran Kerja Tahunan (SKT) yang telah ditetapkan dan tidak dapat menyumbang ke arah pencapaian objektif agensi;

ii. tidak produktif dan mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang rendah;

iii. tidak mempunyai sikap bersungguh-sungguh dalam melaksanakan tugasan, kurang berusaha;

iv. mempunyai masalah peribadi yang memberi kesan kepada kerja hakiki; pencapaian LNPT pada tahap kurang daripada 60%.

3.2 PEGAWAI YANG BERMASALAH

Walau bagaimanapun, terdapat juga pegawai yang mempunyai pencapaian LNPT melebihi 60% tetapi pada hakikatnya pegawai ini masih dikategorikan sebagai pegawai yang bermasalah.

Secara umumnya, pegawai yang bermasalah adalah pegawai yang tidak mematuhi peraturan dan nilai etika yang telah ditetapkan oleh agensi yang akan memberi kesan kepada prestasi dan produktiviti.

Antara ciri-ciri pegawai dalam kategori ini adalah seperti berikut:

i. Kualiti peribadi

Seseorang yang tidak berintegriti seperti tidak bertanggungjawab, tidak jujur, tidak amanah dan tidak ikhlas dalam melaksanakan tugas.

4


ii. Mental dan Fizikal

Tingkah laku atau sikap pegawai sukar dikawal dari segi emosi, minda dan fizikal pada masa tertentu.

iii. Daya kepimpinan

Pegawai tidak mempunyai keupayaan dan kebolehan untuk merancang, mengatur, membahagi dan mengendalikan sesuatu tugas.

iv. Lalai dan Cuai

Pegawai yang tidak memberikan tumpuan kepada tugas hakikinya atau memberi keutamaan kepada tugas yang tidak dapat menyumbang ke arah pencapaian objektif agensi.

v. Penyesuaian diri

Pegawai tidak dapat menyesuaikan diri dengan persekitaran dan keperluan kerja semasa dan mempunyai hubungan yang kurang baik dengan pihak pengurusan, rakan sekerja, pegawai yang diselia atau pelanggan.

vi. Disiplin

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh agensi serta tidak berupaya melaksanakan tugas yang diberikan dalam tempoh yang ditetapkan.

4.0 PERANAN PEGAWAI YANG TERLIBAT

4.1 PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH DAN BERMASALAH

Pegawai yang berprestasi rendah dan pegawai yang bermasalah bertanggungjawab:

i. memahami dan melaksanakan tugasan pada standard yang diperlukan untuk peranan mereka;

ii. menghormati dan menerima maklum balas secara terbuka daripada penyelia dan rakan sekerja;

iii. memahami bahawa penyelia bertanggungjawab mengambil maklum terhadap prestasi kerja mereka jika tidak memenuhi sasaran kerja tahunan yang telah ditetapkan berdasarkan fungsi dan peranan mereka;

5


iv. memaklumkan kepada penyelia, apa-apa kebimbangan terhadap tahap prestasi mereka atau keadaan peribadi yang akan memberi kesan terhadap keupayaan mereka untuk melaksanakan tugasan yang diarahkan; dan

v. bekerjasama dan melibatkan diri secara aktif dengan penyelia bagi memperbaiki prestasi.

4.2 KETUA SEKTOR / PENGARAH BAHAGIAN / KETUA UNIT

Sebelum memulakan tindakan pembetulan dan pembaikan, perkara berikut perlu dilaksanakan:

i. memastikan standard prestasi jawatan jelas, disampaikan dan difahami oleh pegawai;

ii. pegawai mempunyai beban kerja yang berpatutan;

iii. maklum balas prestasi kerja diberikan secara berterusan secara formal / tidak formal;

iv. menangani isu pegawai yang berprestasi rendah dan pegawai yang bermasalah dengan cara yang profesional, terbuka dan menghormati, selaras dengan nilai-nilai kerja MQA;

v. menyediakan sokongan yang bersesuaian dari segi peluang latihan dan pembangunan berkaitan untuk membantu pegawai mencapai dan mengekalkan standard yang diperlukan jawatan; dan

vi. mendapatkan nasihat daripada BPSM dalam menguruskan pegawai yang berprestasi rendah dan pegawai yang bermasalah.

4.3 BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

i. Memaklumkan kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) mengenai prestasi pegawai bagi perakuan untuk diuruskan di bawah proses formal PIP.

ii. Melaksanakan tindakan berdasarkan laporan yang diperolehi dari Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif / Pengarah Kanan / Pengarah Bahagian / Ketua Unit.

6


5.0 TINDAKAN PELAN PENINGKATAN PRESTASI (PIP)

Tindakan yang boleh dilaksanakan dalam PIP adalah seperti berikut:

i. Tindakan tidak formal (pembetulan dan pembaikan):

a. perbincangan / perundinganb. amaran lisanc. amaran bertulis.

ii. Tindakan formal

a. tindakan secara pentadbiranb. tindakan dalam bentuk hukuman.

Sepanjang proses PIP, borang Pelan Peningkatan Prestasi hendaklah digunakan bagi memantau peningkatan prestasi pegawai.

Sekiranya pegawai menunjukkan peningkatan dan perubahan positif, pujian hendaklah diberikan sebagai dorongan kepada pegawai dan memo selesai PIP hendaklah dikeluarkan. Sekiranya pegawai tidak menunjukkan sebarang peningkatan dan terdapat unsur negatif, proses lebih formal hendaklah dilaksanakan melalui BPSM.

5.1 TINDAKAN TIDAK FORMAL (PEMBETULAN DAN PEMBAIKAN)

Tindakan tidak formal bermula dengan pegawai yang terlibat di bawah proses ini dimaklumkan terlebih dahulu sebelum tindakan dilaksanakan oleh Bahagian / Unit.

Apabila wujud isu mengenai pegawai yang berprestasi rendah atau bermasalah, tindakan di peringkat sektor / bahagian / unit boleh dilaksanakan melalui tindakan seperti berikut:

a. perbincangan / perundingan

Dilaksanakan dalam keadaan tidak formal antara pegawai penyelia dengan pegawai berprestasi rendah atau bermasalah untuk memaklumkan permasalahan, mengenal pasti punca masalah dan memberi peluang kepada pegawai memberi keterangan yang benar dan memperbaiki diri.

7


Dalam melaksanakan perbincangan / perundingan, kedua-dua pihak hendaklah:

i. saling memahami;

ii. mengelakkan daripada menyentuh soal peribadi;

iii. jangan wujud perasaan benci, marah atau menyindir; dan

iv. elakkan pertengkaran atau provokasi.

Perbincangan / perundingan ini perlu menggunakan borang seperti di Lampiran 1 dan direkodkan dalam fail peribadi apabila tindakan pemulihan secara tidak formal selesai dilaksanakan.

Sekiranya pegawai menunjukkan peningkatan dan perubahan positif, pujian hendaklah diberikan sebagai dorongan kepada pegawai dan memo selesai PIP hendaklah dikeluarkan.

Sekiranya pegawai tidak menunjukkan sebarang peningkatan dan terdapat unsur negatif, proses amaran lisan dan amaran bertulis hendaklah diteruskan.

b. Amaran Lisan

Amaran lisan ini juga masih bertujuan untuk memberi peluang kepada pegawai tersebut untuk memperbaiki masalah yang dihadapinya. Amaran lisan ini perlu direkodkan dalam fail peribadi dengan menyatakan tujuan, tarikh dan hasil perbincangan / perundingan.

Amaran lisan sewajarnya diberikan sekali sahaja. Walau bagaimanapun, sekiranya perlu amaran secara lisan ini boleh diberi maksimum tiga kali, mengikut keperluan dan kesesuaian sesuatu permasalahan yang dihadapi dalam tempoh dua bulan.

c. Amaran Bertulis

Amaran bertulis adalah langkah kedua selepas amaran lisan. Amaran bertulis dikeluarkan setelah amaran lisan tidak berkesan dan diambil perhatian oleh pegawai. Sebelum amaran bertulis dikeluarkan, proses perbincangan / perundingan hendaklah juga dijalankan antara kedua-dua pihak.

Amaran bertulis bertujuan untuk memberi peluang pegawai memperbaiki kelemahan dan permasalahan yang dihadapi tanpa perlu unsur hukuman.

8


Kandungan amaran bertulis mestilah jelas, ringkas dan tepat, bukan berbentuk hukuman tetapi lebih kepada memperbaiki masalah. Amaran bertulis hendaklah mengandungi:

i. kenyataan mengenai permasalahan;

ii. peruntukan mana-mana peraturan / undang-undang yang dilanggar (jika berkaitan);

iii. akibat permasalahan kepada agensi;

iv. penekanan tanggungjawab pegawai dalam membetulkan perlakuan; dan

v. kenyataan berkaitan tindakan seterusnya yang akan diambil.

Amaran bertulis itu hendaklah diberikan kepada pegawai dan satu salinan dimasukkan dalam fail peribadi. Pegawai hendaklah menandatangani akuan penerimanya. Amaran bertulis ini sewajarnya diberi sekali sahaja. Walau bagaimanapun, sekiranya difikirkan perlu ia boleh dikeluarkan maksimum tiga kali, mengikut keperluan dan kesesuaian sesuatu permasalahan yang dihadapi.

Amaran lisan atau amaran bertulis bukan hukuman tatatertib sepertimana diperuntukkan di bawah Peraturan 40, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000. Walau bagaimanapun, sekiranya prestasi pegawai tidak menunjukkan sebarang peningkatan, bahagian / unit boleh:

i. merujuk pegawai kepada BPSM jika pegawai memerlukan bantuan; dan

ii. mengemukakan laporan kepada BPSM untuk tindakan lanjut dengan menyatakan masalah pegawai dan tindakan yang telah diambil di peringkat bahagian / unit.

5.2 TINDAKAN FORMAL (TINDAKAN SECARA PENTADBIRAN)

Tindakan formal secara pentadbiran boleh diambil oleh BPSM setelah menerima laporan tindakan tidak formal dari Ketua Sektor / Pengarah Bahagian / Ketua Unit.

5.2.1 Kelulusan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

Sebelum memulakan tindakan ini, BPSM perlu mendapatkan kelulusan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dalam menguruskan pegawai yang berprestasi rendah dan pegawai yang bermasalah.

9


Pegawai yang diuruskan di bawah PIP hendaklah diurus secara efektif dengan tujuan untuk meningkatkan prestasi dan produktiviti mereka.

5.2.2 Tindakan Awal Secara Pentadbiran

Pegawai yang diuruskan di bawah pelan ini perlu dimaklumkan terlebih dahulu sebelum sesuatu tindakan dilaksanakan oleh BPSM.

Antara tindakan awal yang boleh / wajar dilaksanakan adalah seperti berikut:

a. mengadakan perbincangan/perundingan secara tidak formal antara pegawai dengan Ketua Pegawai Eksekutif;

b. menyokong pertukaran penempatan pegawai kepada suasana kerja dan tanggungjawab yang baharu;

c. mengenalpasti kursus-kursus yang bersesuaian dengan aspek permasalahan yang dihadapi pegawai seperti kursus motivasi, keagamaan dan sebagainya;

d. mempertimbangkan apa-apa sokongan yang sesuai dan latihan yang berkaitan bagi pembangunan diri pegawai termasuklah latihan, bimbingan, penyeliaan yang lebih dekat, mentoring, coaching,

e. bekerjasama dengan Ketua Sektor/Pengarah Bahagian/Ketua Unit untuk menyelaras semula beban kerja untuk tempoh yang telah dipersetujui untuk memberikan sokongan tambahan; dan

f. menerangkan kepada pegawai bahawa jika permasalahan tidak dapat diselesaikan dan berterusan perkara itu akan dibawa ke peringkat formal.

5.2.3 Pilihan Tindakan Formal Secara Pentadbiran

Dalam masa yang sama, BPSM boleh mengambil tindakan berikut:

i. Pemotongan Emolumen

Bagi kes tidak hadir bertugas tanpa terlebih dahulu mendapat cuti atau kebenaran atau tanpa alasan yang munasabah, Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif / Pengarah Kanan / Pengarah Bahagian / Ketua Unit boleh memperakukan kepada BPSM supaya tindakan pemotongan emolumen diambil terhadap pegawai.

10


Prosedur mengenai tindakan pemotongan emolumen adalah seperti terkandung dalam Garis Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir Bertugas di Agensi Kelayakan Malaysia (MQA).

ii. Merujuk pegawai kepada Perkhidmatan Kaunseling

BPSM sekiranya mendapati pegawai perlu dirujuk kepada perkhidmatan kaunseling perlulah merujuk kes pegawai kepada Bahagian Psikologi dan Kaunseling, Kementerian Pendidikan Malaysia atau Bahagian Pengurusan Psikologi, Jabatan Perkhidmatan Awam atau perkhidmatan psikologi di jabatan awam lain, jika ada.

Laporan sesi perkhidmatan kaunseling perlu dikemukakan kepada BPSM dengan salinan dimasukkan dalam fail peribadi pegawai. Kriteria pegawai yang boleh diberikan perkhidmatan kaunseling adalah seperti di Lampiran 2.

iii. Merujuk Pegawai ke Lembaga Perubatan

Permasalahan yang dihadapi oleh seseorang pegawai boleh melibatkan masalah kesihatan mental atau fizikal. Sekiranya permasalahan pegawai melibatkan kesihatan, maka BPSM boleh meminta pegawai tersebut mengemukakan laporan kesihatan lengkap dari hospital pegawai dirawat bagi membolehkan BPSM merujuk pegawai tersebut kepada Lembaga Perubatan.

Rujukan ini bagi membolehkan pihak yang pakar memeriksa dan membuat keputusan tentang tahap kesihatan pegawai dan masa depan perkhidmatannya.

iv. Merujuk Pegawai kepada Psikiatri/Hospital

Sekiranya terdapat keperluan untuk merujuk pegawai kepada pakar psikiatri / hospital, BPSM berdasarkan laporan daripada kaunselor atau laporan kesihatan pegawai boleh merujuk pegawai kepada pakar psikiatri / hospital.

Seseorang pegawai itu perlu dirujuk ke psikiatrik / hospital sekiranya mempunyai gangguan mental, tingkah laku ganas, sering bercakap sendirian atau menunjukkan emosi yang tidak dapat diramal atau berubah-ubah. Pegawai yang dirujuk juga boleh dibersarakan atas sebab kesihatan.

v. Persaraan Pilihan

11


Sekiranya pegawai telah mencapai umur persaraan pilihan sendiri maka pegawai tersebut boleh diberi nasihat untuk memohon persaraan awal seperti persaraan atas pilihan sendiri.

Tindakan dalam bentuk formal ini adalah sewajarnya dilakukan dalam tempoh 6 hingga 12 bulan.

5.3 TINDAKAN DALAM BENTUK HUKUMAN

Ketua Sektor / Pengarah Bahagian / Ketua Unit boleh melaporkan atau memperakukan kepada BPSM bagi pelaksanaan tindakan berikut:

i. Tatatertib

Apabila tindakan-tindakan seperti di atas tidak memberi kesan dan tidak dapat mengatasi masalah yang dihadapi oleh pegawai, tindakan dalam bentuk hukuman perlu diambil.

BPSM hendaklah mengemukakan laporan kepada Pengerusi Jawatankuasa Tatatertib yang berkenaan jika terdapat kes-kes yang menunjukkan pelanggaran apabila berlaku kesalahan seperti berikut:

a. mencemarkan nama perkhidmatan awam;b. kurang cekap atau kurang berusaha;c. tidak jujur atau tidak amanah;d. tidak bertanggungjawab;e. ingkar perintah; atauf. cuai.

Tindakan tatatertib ke atas pegawai boleh diambil kerana melanggar Bahagian II, Tatakelakuan, Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 iaitu Peraturan 3(2)(d) atau 3(2)(e) atau 3(2)(f) atau 3(2)(g) atau 3(2)(i) atau 3(2)(j) atau mana-mana kombinasi peruntukan Peraturan-Peraturan tersebut.

ii. Penamatan Perkhidmatan

Sekiranya pegawai yang terlibat merupakan pegawai yang dilantik secara kontrak atau dalam tempoh percubaan, perakuan supaya perkhidmatan pegawai ditamatkan tertakluk kepada masalah pegawai berkenaan mengikut syarat pelantikannya dan bukan berkaitan dengan kesalahan yang boleh dikenakan tindakan tatatertib.

iii. Persaraan atas sebab kesihatan

12


Sekiranya permasalahan pegawai melibatkan kesihatan, merujuk pegawai ke Lembaga Perubatan, bagi membolehkan pegawai dipertimbangkan untuk bersara atas sebab kesihatan.

Prosedur mengenai urusan persaraan seseorang pegawai dalam perkhidmatan awam atas sebab kesihatan adalah diperuntukkan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1995. Rujukan pegawai ke Lembaga Perubatan melibatkan dokumen seperti di Lampiran 3.

i.ii.iii.

iv. Persaraan Demi Kepentingan Perkhidmatan Awam (PDKPA)

Kriteria pegawai untuk PDKPA:

a. prestasinya berdasarkan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan pada satu (1) tahun sebelumnya berada pada tahap kurang daripada 60% tetapi berasaskan latar belakang perkhidmatannya, tidak sesuai untuk diambil tindakan tatatertib; atau

b. menghadapi masalah kesihatan berterusan yang menyebabkan prestasi perkhidmatannya terjejas dan pegawai tidak berkeupayaan menjalankan tugas sehingga menyebabkan beliau tidak dapat memberi sumbangan setaraf dengan bidang tugas gred jawatan yang disandangnya, tetapi pegawai tidak memenuhi syarat untuk dibersarakan atas sebab kesihatan.

5.36.0 TANGGUNGJAWAB PENYELIA SELEPAS PEGAWAI DIKENAKAN

HUKUMAN

Tindakan dalam bentuk hukuman boleh menyebabkan pegawai terlibat:

i. berasa rendah hati / kecil hati dan gusar;

ii. memberontak; dan / atau

iii. rasa tidak selamat / konflik

Ia akan merendahkan moral, mengurang atau merendah produktiviti pegawai. Sehubungan itu, bagi membantu meningkatkan motivasi pegawai yang dikenakan hukuman, penyelia bertanggungjawab:

13


i. memberi nasihat dan bimbingan dan tidak membiarkan sahaja pegawai berkenaan tanpa bimbingan;

ii. mengenalpasti kursus atau latihan yang berkaitan bagi meningkatkan keyakinan diri, motivasi dan prestasi pegawai seperti coaching and shadowing;

iii. mewujudkan ganjaran monetary, non-monetary atau nota terima kasih sebagai penghargaan;

iv. menukarkan pegawai ke bahagian yang lain bagi memberi suasana kerja dan semangat baru kepada pegawai dan dapat mempertingkatkan prestasi kerja.

1.2.3.4.

7.0 PENUTUP

Panduan ini akan menjadi rujukan bagi membantu Ketua Sektor / Pengarah Bahagian / Ketua Unit dalam mengambil tindakan sewajarnya terhadap pegawai yang berprestasi rendah dan pegawai yang bermasalah di dalam sektor / bahagian / unit masing-masing.

Mana-mana Ketua Sektor / Pengarah Bahagian / Ketua Unit dan pegawai yang gagal mengambil tindakan sewajarnya seperti dinyatakan dalam panduan ini (tanpa alasan yang munasabah) boleh disifatkan sebagai telah cuai atau telah tidak bertanggungjawab dalam melaksanakan tugasnya dan boleh dikenakan tindakan termasuk tindakan tatatertib.

14


Lampiran 1PELAN PENINGKATAN PRESTASIAGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

Nama Pegawai Nama PenyeliaJawatan JawatanBahagian/Unit Tarikh

Isu Prestasi/Masalah

Perincian prestasi yang tidak dicapai berserta contoh/masalah pegawai

Jangkaan Tindakan Penambahbaikan

Perincian tindakan yang perlu dibuat / hasil yang perlu dicapai berdasarkan standard yang ditetapkan.

Sokongan

Perincian sokongan yang disediakan dan kebergantungan

Tarikh Akhir

1 Apakah isu-isu tertentu yang perlu ditangani?

Isu prestasi yang menunjukkan masalah/prestasi yang tidak dicapai (Tarikh, isu-isu, peristiwa, kesan)

Cth Pengurusan MasaGagal mematuhi waktu kerja yang ditetapkan melebihi 4 kali sebulan.

Objektif tindakan/prestasi peningkatan keseluruhan perlu disenaraikan secara terperinci.

Termasuk beberapa petunjuk kemajuan utama /positif berdasarkan jadual yang ditetapkan untuk kemajuan pegawai. Ini akan membantu penyelia dan pegawai menilai kemajuan berterusan pekerja.

Secara mingguan / harian

latihan yang diperlukan

Contoh latihan semula IT.

234

15


Ulasan Penyelia

Ulasan Pegawai

Pegawai boleh merekodkan apa-apa komen, pandangan semasa PIP semasa perbincangan/perundingan diadakan.

PIP ini telah dipersetujui oleh:Tandatangan Penyelia Tarikh

Tujuan PIP ini telah dimaklumkan kepada saya dan salinan PIP juga diberikan kepada saya.

Tandatangan Pegawai Tarikh

PROGRES PELAN PENINGKATAN PRESTASI – RINGKASAN

16


Bil.Tarikh Kajian Semula

Progres

Perincian status prestasi pegawai semasa perjumpaan semula Contoh : [Peningkatan Memuaskan / Peningkatan Sebahagian /

Peningkatan Tidak Mencukupi / Tiada Peningkatan]

Tindakan SeterusnyaTarikh Akhir

Hasil

PENILAIAN PENYELIA / KEPUTUSAN

Ulasan / Tindakan SelanjutnyaPencapaian

Tarikh perjumpaan semula, progress semasa PIP, tindakan selanjutnya yang diperlukan dan tarikh selesai perlulah direkodkan.

Tandatangan Penyelia …………………………………………………………………………………………………………….. Tarikh …………………………………………..

Tandatangan Pegawai …………………………………………………………………………………………………………..... Tarikh …………………………………………..

17


Lampiran 2

KRITERIA-KRITERIA PEGAWAI YANG BOLEH DIBERIKAN PERKHIDMATAN KAUNSELING

i. Individu normal tetapi mempunyai masalah seharian yang tidak dapat diselesaikan kerana tekanan emosi, kebuntuan fikiran dan sebagainya.

ii. Individu yang menghadapi masalah personaliti dan emosi yang sederhana.

iii. Individu yang tidak dapat membuat keputusan atau tidak mempunyai arah atau matlamat hidup yang jelas.

iv. Individu yang mempunyai nilai penghargaan kendiri yang rendah serta tidak menghargai potensi diri yang ada.

v. Individu yang bersedia bekerjasama untuk mendapatkan perkhidmatan kaunseling.

18


Lampiran 3

DOKUMEN BAGI TUJUAN RUJUKAN KE LEMBAGA PERUBATAN

LAMPIRAN DALAM PP

10/1995

TAJUK CATATAN

Lampiran A Permohonan Penubuhan Lembaga Perubatan Untuk Memeriksa Kesihatan Pegawai Kerajaan Berhubung Dengan Kemungkinan Persaraan Atas Sebab Kesihatan

Hendaklah dihantar dengan salinan:

o Laporan daripada Pegawai Perubatan yang telah merawat pegawai berkenaan

o Senarai tugas pegawai berkenaano Maklumat tambahan untuk pertimbangan Lembaga Perubatan

(jika ada)Lampiran B Laporan Lembaga Perubatan Mengenai Persaraan Atas

Sebab KesihatanLaporan Lembaga Perubatan hendaklah dikemukakan kepada Ketua Jabatan dalam masa dua bulan dari tarikh persidangan Lembaga Perubatan tersebut.

Lampiran C Notis Cadangan Persaraan Atas Sebab Kesihatan Dalam tempoh 14 hari dari penerimaan laporan Lembaga Perubatan yang menyampaikan pendapat bahawa pegawai yang diperiksa itu tidak berupaya menjalankan kewajipan-kewajipan jawatannya disebabkan oleh kelemahan akal atau tubuh yang mungkin menjadi kekal, Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan pendapat Lembaga Perubatan itu kepada pegawai yang berkenaan yang dihantar melalui Pos Berdaftar Akuan Terima atau diserah dengan tangan serta diakui penerimaannya, mana yang sesuai.

Lampiran C-1 Cadangan Persaraan Atas Sebab Kesihatan Pegawai yang berkenaan diberi 14 hari untuk mengemukakan kepada Ketua Jabatannya persetujuan untuk dibersarakan atas sebab kesihatan di atas borang. Sekiranya beliau tidak bersetuju untuk dibersarakan sedemikian, borang tersebut hendaklah dilengkapkan dengan penjelasan kenapa beliau tidak seharusnya dibersarakan.

Lampiran D Naskhah asal Laporan Lembaga Perubatan yang telah o Sebaik sahaja borang Lampiran C-1 diterima daripada pegawai

19

http://www.eghrmis.gov.my/wp_content2/pekeliling/PP95/PP95Bil10/PP95Bil10Ms10.htm






memeriksa Senarai tugas pegawai berkenaan Kenyataan Perkhidmatan dan Cuti yang lengkap dan

kemas kini Borang Lampiran C-1 yang diterima daripada pegawai

yang berkenaan, atau selepas luputnya tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan surat Lampiran C Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan persaraan atas sebab kesihatan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam atau Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri, mana yang berkenaan. Perakuan ini hendaklah dihantar lengkap dengan dokumen-dokumen yang disenaraikan dalam borang tersebut.

o Keputusan akan disampaikan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam atau Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri dalam tempoh sebulan dari tarikh penerimaan perakuan Ketua Jabatan.

Lampiran E Apabila PP 4/2003 berkuat kuasa, PP 10/1995 masih dikekalkan.

Jadual 12 PP 4/2003 Borang dan Dokumen Urusan Persaraan Atas Sebab Kesihatan

Borang JPA.BP.SPPP.B01a - Maklumat Pesara Borang JPA.BP.SPPP.B03 - Maklumat Tanggungan Borang JPA.BP.SPPP.B04 - Notis

Pelepasan/Pengasingan Caruman Kerajaan di Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Untuk Tujuan Pengiraan Faedah Persaraan

Borang JPA.BP.UMUM.B01 - Sijil Akuan Berhutang/Tidak Berhutang

Borang JPA.BP.UMUM.B02 - Pengiraan Cuti Rehat Yang Boleh Dikumpulkan Di Bawah Peraturan 21, Peraturan-Peraturan Pencen 1980 (jika berkenaan)

Borang JPA.BP.UMUM.B04 - Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota (jika berkenaan)

Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan Kenyataan Cuti Salinan Sijil Nikah; sekiranya tiada, Surat Akuan

Sumpah

o Sebaik sahaja keputusan untuk membersarakan pegawai yang berkenaan atas sebab kesihatan diterima, Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan keputusan itu kepada pegawai yang berkenaan.

o Sekiranya pegawai yang berkenaan adalah di bawah skim pencen Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan kepada Bahagian Pencen, Jabatan Perkhidmatan Awam, dokumen-dokumen seperti disenaraikan untuk memproses, melulus dan membayar faedah persaraan.

20



Salinan Kad Pengenalan anggota dan suami/isteri dan salinan Sijil Kelahiran anak di bawah umur 21 tahun (tiada had umur bagi anak cacat)

Salinan dokumen bank yang menunjukkan nama, nombor Kad Pengenalan dan nombor akaun bank

Laporan Lembaga Perubatan - Lampiran A kepada PP 10/95

Surat Persetujuan Pegawai - Lampiran C-1 kepada PP 10/95

Perakuan Persaraan Atas Sebab Kesihatan - Lampiran D kepada PP 10/95

Surat kelulusan persaraan atas sebab kesihatan (bagi pegawai awam Negeri sahaja)

21


CARTA ALIR

GARIS PANDUAN PELAN PENINGKATAN PRESTASI UNTUK MENGURUSKAN PEGAWAI YANG BERPRESTASI RENDAH DAN PEGAWAI BERMASALAH

Peringkat Tidak Formal (Sektor/Bahagian/Unit) Tindakan Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif/Pengarah Kanan/Pengarah Bahagian/Ketua Unit

Tindakan Formal (BPSM)

Amaran secara lisan

Prestasi positif dan ada penambahbaikan

Tiada peningkatan dan penambahbaikan


Mengemukakan laporan kepada BPSM

Perbincangan/Perundingan bersama pegawai.Mencatatkan isi perbincangan dalam Borang Peningkatan Prestasi.

Ada peningkatan

prestasi?




Mengenal pasti pegawai yang berprestasi rendah dan pegawai yang bermasalah berdasarkan prestasi, rekod kehadiran, dll

Amaran secara bertulisTutup kes. Memo selesai dan dorongan kepada pegawai.

Minimum 1 kali Maksimum 3 kali dalam tempoh 2 bulan

Minimum 1 kali Maksimum 3 kali

22


Rujuk untuk pemeriksaan kesihatan

fizikal dan psikiatri

Menerima laporan dari TKPE/PK/PB/KU atau pengesahan markah LNPT PPSM

Alasan masalah?

Bukan masalah kesihatan

Masalah kesihatan

Rujuk untuk kaunseling

Ada masalah

kesihatan?

Laporan kaunseling

Ya

Tidak

Rawatan dan penilaian prestasi

Rujuk Lembaga Perubatan

Tindakan berdasarkan syor Lembaga Perubatan

Ya

Ya

Tidak

Ada peningkatan

prestasi?

Ada peningkatan

prestasi?

Tindakan Awal Secara Pentadbiran

Perbincangan dengan KPE, latihan, penempatan baharu dan tindakan awal secara pentadbiran lain

Tutup kes. Memo selesai dan dorongan kepada pegawai.

Menerima kelulusan PPSM untuk pegawai diurus berdasar PIP

Mengambil tindakan hukuman:

i. Tindakan tatatertibii. Penamatan

perkhidmataniii. Penamatan

perkhidmatan demi kepentingan awam

Ada peningkatan

prestasi?

Ya

Tidak

Memaklumkan kepada pegawai berkenaan urusan di bawah PIP

Tutup kes. Memo selesai dan dorongan kepada pegawai.

Tidak

Latihan, penempatan baharu, bimbingan, dan tindakan formal secara pentadbiran lain

Tutup kes. Memo selesai dan dorongan pegawa.

Persaraan pilihan atau persaraan demi kepentingan perkhidmatan awam

Tidak

Persaraan pilihan atau persaraan demi kepentingan perkhidmatan awam

Tidak

23

Garis Panduan Pelan Peningkatan Prestasi · Web viewLAMPIRAN A GARIS PANDUAN PELAN PENINGKATAN...

Documents

Transcript of Garis Panduan Pelan Peningkatan Prestasi · Web viewLAMPIRAN A GARIS PANDUAN PELAN PENINGKATAN...