PENULISAN KORPORAT UNTUK KHALAYAK TERPILIH

*Objektive Bab

Menjelaskan definisi khalayak terpilih dalam penulisan korporat

Mengenalpasti jenis-jenis memo dan fungsinyaMengenalpasti perbezaan antara memo, surat

perniagaan dan kertas cadangan.

*Pengenalan

Dalam bab ini anda akan diperkenalkan dengan ciri-ciri penulisan yang berkesan yang menekankan aspek khalayak sebagai salah satu ciri utama.

* Jenis-jenis Penulisan Berkesan (1)

*Memo*Digunakan sebagai alat standard

komunikasi dalam antara kakitangan terutamanya daripada pihak pengurusan kepada kakitangan bawahan.*Memo ialah ringkasan daripada perkataan

memorandum, iaitu peringatan tidak rasmi tentang sesuatu perkara penting yang sedang berlaku atau akan berlaku.

* Jenis-jenis Penulisan Berkesan (2)

Jenis-jenis Memo (1/3)*Memo buletin – ditulis untuk sesuatu perkara

yang amat penting yang ingin disampaikan oleh pihak pengurusan kepada kakitangannya.

*Memo esei – lebih bersifat keterangan untuk menjelaskan sesuatu perkara secara lebih terperinci.

*Memo maklumat – lebih menekankan keputusan yang akan dilaksanakan oleh pihak pengurusan yang sering memberi impak besar terhadap dasar-dasar organisasi.

* Jenis-jenis Penulisan Berkesan (3)

*Jenis-jenis Memo (2/3)*Memo tindakan – dikeluarkan oleh pihak

atasan kepada pekerja bahawa memaklumkan tentang tindakan yang perlu diambil berkaitan sesuatu perkara.*Memo ringkasan – ditulis dalam bentuk

penjelasan yang ringkas. Tertumpu kepada hasil rundingan, perbincangan atau perkara yang diputuskan dalam mesyuarat.*Memo fail

* Jenis-jenis Penulisan Berkesan (4)

Jenis-jenis Memo (3/3)◦Memo fail – tidak diedarkan kepada mana-

mana kakitangan sebaliknya disimpan dalam fail untuk tujuan rujukan. Mengandungi nama, tarikh, tempat dan isi maklumat tentang sesuatu perkara.

* Jenis-jenis Penulisan Berkesan (5)

Surat Rasmi◦ Ditulis untuk memaklumkan sesuatu perkara.

Terdapat beberapa jenis surat rasmii. Surat perniagaan – perhubungan melalui surat-

menyurat. Terdapat lime bahagian penting:a. Kepala suratb. Badan atau isi suratc. Penutupd. Tandatangane. Perkara rujukan

*ENAM Jenis-jenis surat (1)

1. Surat pemaklumatan – surat menyampaikan maklumat dan bertujuan untuk memberitahu penerima tentang sesuatu perkara yang berlaku seperti pembuatan keputusan dan tindakan yang diambil. Contoh: kenaikan pangkat atau persaraan.

2. Surat permohonan,permintaan atau rayuan – biasanya mengandungi pernyataan keperluan oleh pengirim

*ENAM Jenis-jenis surat (2)

3. Surat promosi dan publisiti – surat yang ditulis bagi tujuan promosi dan publisiti yang dihantar kepada penerima bertujuan untuk mempromosikan produk atau perkhidmatan terkini.

4. Surat transmittal – ditulis apabila organisasi menghantar barangan kepada seseorang contohnya pelanggan. Surat perniagaan yang dikirim bersama-sama barang dan mesej yang berasingan melalui pakej pengiriman barang yang disediakan.

*ENAM Jenis-jenis surat (3)

5. Surat iringan – lebih ringkas dari surat transmittal yang berbentuk rasmi dan biasanya ditulis dalam satu perenggan dan disertakan bersama maklumat lain yang dilampirkan. Surat ini menjelaskan barangan yang dihantar sebab penghantaran dan perkara yang perlu dilakukan oleh penerima seterusnya.

6. Surat penghargaan – menghargai pelanggan dengan menghantar surat penghargaan sebagai tanda terima kasih.

* Laporan dan Kertas Cadangan (1)

*Merupakan bentuk penulisan rasmi yang disediakan untuk khalayak tertentu terutamanya pihak yang berkepentingan kepada organisasi seperti lembaga pengarah, pemegang saham, pelabur dan pelanggan.*Laporan mempunyai tujuan yang berbeza

dengan kertas cadangan.

* Laporan dan Kertas Cadangan (2)

Laporan meringkaskan maklumat tentang sesuatu tajuk seperti menjelaskan tentang sesuatu keadaan atau permasalahan yang sedang dialami oleh organisasi, manakala kertas cadangan memperincikan perancangan yang memerlukan kelulusan pihak atasan atau pihak luar; tindakan susulan yang perlu diambil dengan memajukan kertas cadangan bagi mengatasi pemasalahan tersebut.

* Laporan dan Kertas Cadangan (3)

Format laporan atau kertas cadangan terdiri daripada ENAM bahagian:i. Surat iringan – ditujukan kepada individu atau

pihak yang akan meneliti atau mempertimbangkan laporan atau kertas cadangan yang menerangkan kandungan laporan yang terlibat dalam menyediakan laporan tersebut dan mengandungi maklumat penting seperti ringkasan hasil kajian, cadangan dan nama orang yang perlu dihubungi bagi mendapatkan keterangan lanjut.

* Laporan dan Kertas Cadangan (4)

ii. Pengenalan atau hadapan – bahagian ini disusunkan sama seperti kandungan buku yang terdiri daripada kulit luar, senarai kandungan dan gambar rajah serta ilustrasi.

iii. Sinopsis – peranan yang sangat penting bagi laporan atau kertas cadangan. Ia memberi gambaran awal tentang kandungan laporan. Ciri menjimatkan masa pembacanya.

* Laporan dan Kertas Cadangan (5)

*Badan atau isi kandungan – terdapat tiga komponen iaitu:

a. Pendahuluan yang terdiri daripada latar belakan projek, masalah, skop kajian, kaedah penyelidikan dan tatacara menganalisis maklumat.

b. Badan – bahagian yang memfokus kepada objektif, matlamat yang harus dicapai dan aktiviti-aktiviti yang perlu dijalankan sekiranya kertas cadangan itu diterima.

* Laporan dan Kertas Cadangan (5)

Rujukan – sebarang maklumat yang penting dan tidak begitu diketahui oleh khalayak perlu dinyatakan sumber rujukannya secara jelas. Ini perlu kerana ia menyokong perbincangan atau hujah dalam penulisan laporan atau kertas cadangan.

Lampiran – maklumat tambahan yang menyokong hujah atau perbincangan yang terdapat dalam laporan. Biasanya disediakan dalam bentuk visual dan grafik seperti graf, carta, rajah, gambar dan sebagainya.

*RUMUSAN

*Jenis penulisan berbeza bergantung kepada khalayak sasaran yang telah dikenalpasti. Penulisan memo lazimnya bersifat internal/dalaman yang diedarkan kepada kakitangan organisasi manakala surat perniagaan dan laporan ditulis untuk khalayak luaran seperti pelanggan, pemegang saham, pelabur atau pembekal yang berurusan dengan organisasi.