MANUAL KUALITI

NAMA TANDATANGAN

DISEDIAKAN OLEH Dr Rahayu bt M. Yusof Pegawai Perubatan UD54

Cetakkkan Komputer

DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen

Cetakkkan Komputer

DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hazlin binti Abu Bakar Pegawai Kesihatan Daerah UD54 Pejabat Kesihatan Kota Tinggi

Cetakkkan Komputer

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR

MANUAL KUALITI NO KELUARAN

: 01

NO RUJUKAN : PKKT.100-11/1/3 NO PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA : 16 JULAI 2018

2

1.1 Pengenalan Manual Kualiti

Dokumen ini adalah Manual Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah (PKD) Kota Tinggi .Ia

disediakan untuk memenuhi kehendak dan keperluan standard MS ISO

9001:2015.Dokumen ini juga merupakan dokumen utama yang memberi gambaran

menyeluruh mengenai Sistem Pengurusan Kualiti Organisasi Pejabat Kesihatan Daerah

Kota Tinggi.

1.2 Objektif

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk:

a) Menerangkan maklumat asas organisasi PKD Kota Tinggi

b) Menjelaskan sistem pengurusan kualiti termasuk perincian,skop dan justifikasi

bagi keperluan standard yang tidak dimasukkan dalam system pengurusan kualiti

c) Menjelaskan tentang kaitan proses-proses utama PKD Kota Tinggi dengan

keperluan MS ISO 9001:2015.

d) Mengenalpasti dan menangani risiko-risiko dan peluang berdasarkan keperluan

tindakan berkaitan

Manual Kualiti ini disediakan oleh Ahli Jawatankuasa Sistem Pengurusan Kualiti(AJK

SPK) yang diluluskan oleh Pegawai Kesihatan Daerah.Beberapa definisi dan singkatan

digunakan dalam manual ini dan dijelaskan dalam kandungan setiap dokumen.

2.1. Sejarah dan latarbelakang organisasi

Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mula ditubuhkan dan beroperasi pada 1952 dengan

bertempat di bahagian stor Hospital Kota Tinggi (yang sekarang ini) dengan diketuai oleh

seorang Pegawai Kesihatan Kanan, seorang Inspektor Kesihatan Kanan dan 13 orang

kakitangan sokongan. Perkhidmatan yang di sediakan adalah Pengurusan Kesihatan

Awam, Klinik Pesakit Luar yang berganding dengan Kesihatan Ibu dan Anak serta

pentadbiran.

Pada tahun 1961 Pusat Kesihatan Besar (PKB) ditubuhkan di kawasan KKIA sekarang

ini yang memberikan perkhidmatan Pesakit Luar dan ibu hamil serta kanak-kanak. Pada

tahun 1968 Pejabat Kesihatan Kota Tinggi yang semakin berkembang telah berpindah

daripada Stor ke wad kelas ke dua sekarang ini di Hospital Kota Tinggi dan jumlah

kakitangan bertambah seiring dengan pertambahan skop perkhidmatan yang diberikan.

Lewat tahun 60an dan awal tahun 70an perkhidmatan Kesihatan semakin berkembang

2.0 MAKLUMAT MENGENAI ORGANISASI

1.0 PENGENALAN

3

dengan penubuhan Klinik Kesihatan Bukit Besar dan diikuti KK Tg. Sedili. Pertambahan

penduduk yang cepat ini berlaku kerana Pembukaan Rancangan Felda yang membawa

masuk ramai warga luar ke Kota Tinggi.Perkhidmatan pasukan bergerak bermula pada

awal tahun 1970an.

Pejabat Kesihatan Kota Tinggi berpindah ke tempat sekarang di Jalan Tun Habab pada

tahun 1976. Terletak 3 km dari Bandar dan 2 km dari Hospital Kota Tinggi. Pejabat

Kesihatan Daerah Kota Tinggi dirasmikan penubuhannya pada tanggal 28hb Januari

1978. Upacara pembukaannya dirasmikan oleh YB Tan Sri Chong Hon Nyan PSM. JMN

selaku Menteri Kesihatan Malaysia pada waktu itu. Pejabat Kesihatan Kota Tinggi

sekarang ini diketuai oleh seorang Pegawai Kesihatan Daerah UD 54 dengan

keanggotaan seramai lebih 600 orang kakitangan.

Alamat terkini Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi adalah seperti berikut:

2.2 Tanggungjawab Organisasi

Perkhidmatan Kesihatan di daerah Kota Tinggi bermula dengan Program Jagaan Ibu dan Anak yang berkembang dari tahun ke tahun sejajar dengan keperluan masyarakat setempat dan kawasan yang amat pesat membangun. Mulai tahun 1997, program-program `expanded scope’ di bawah saranan Kementerian Kesihatan Malaysia telah dilaksanakan, iaitu Program Kesihatan Warga Emas, Program Kesihatan Mental, Program Kesihatan Remaja dan Pemulihan Dalam Komuniti (PDK). Pada masa kini, terdapat tiga unit utama di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi iaitu Unit Kesihatan Keluarga (termasuk Kesihatan Primer dan Pemakanan), Unit Kawalan Penyakit (terdiri daripada Unit Kawalan Penyakit Berjangkit, Unit Kawalan HIV/AIDS, Unit Kawalan TB/Kusta, Unit Kawalan Penyakit Bawaan Vektor, Unit Kawalan Penyakit Tidak Berjangkit, Unit Kesihatan Pekerja dan Alam Sekitar, Unit Keselamatan dan Kualiti Makanan , Unit Inspektorat dan Perundangan serta Unit Pengurusan.Di bawah pentadbiran Pembangunan Kesihatan Keluarga terdapat 15 buah Klinik Kesihatan (KK) , sebuah Klinik Kesihatan Ibu dan Kanak- kanak (KKIA) ,sebuah Klinik 1 Malaysia dan 29 buah Klinik Desa (KD).

PEJABAT KESIHATAN DAERAH KOTA TINGGI

JALAN TUN HABAB,

81900 KOTA TINGGI

JOHOR DARUL TAKZIM

Tel:078831133 FAX:078831273

4

2.2.1 Kawasan Operasi Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi

KK AT 5

KK BAYU DAMAI

K1M

Klinik Kesihatan & K1M

Klinik Desa

5

2.3. Carta Organisasi Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi diketuai oleh seorang Pegawai Kesihatan Daerah .Carta organisasi diatas menunjukkan perkhidmatan yang diberikan oleh Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi di mana tiga perkhidmatan utama diberikan iaitu Bahagian Pentadbiran, Pembangunan Kesihatan Keluarga, dan Kawalan Penyakit dan Kesihatan Persekitaran. Perkhidmatan Kesihatan Keluarga dilaksanakan oleh lima belas (15) buah Klinik Kesihatan dan 29 Klinik Desa serta Klinik 1 M a)Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga diketuai oleh Pegawai Kesihatan Daerah yang dibantu oleh Pakar Perubatan Keluarga dan Pegawai Perubatan & Kesihatan yang ditempatkan di klinik- klinik kesihatan .Selain daripada itu beliau juga dibantu oleh pegawai profesional lain seperti Pegawai Farmasi dan Pegawai Sains Pemakanan.Bagi melancarkan urusan dan penyampaian perkhidmatan kepada anggota dalaman dan juga klien golongan profesional ini juga dibantu oleh kumpulan pelaksana yang diketuai oleh Penyelia Jururawat bagi unit kejururawatan,Penolong Pegawai Perubatan bagi unit kesihatan primer , Juruteknologi Makmal bagi perkhidmatan makmal ,Juru Xray bagi unit radiology,Jurupulih perubatan cara kerja dan fisioterapi . b)Bahagian Kawalan Penyakit dan Kesihatan Persekitaran diketuai oleh Pegawai

Kesihatan Daerah dan dibantu oleh Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran kanan

dan Pegawai Teknologi Makanan bagi menjalankan aktiviti-aktiviti Kawalan Mutu

6

Makanan, Kawalan Mutu Air Minum, Kawalan Penyakit Berjangkit, Kawalan Penyakit

Tidak Berjangkit, Kawalan Penyakit Bawaan Vektor, Kesihatan Alam Sekitar ,

KesihatanPelabuhan dan Kesihatan Am. Selain daripada itu bahagian ini diperkuatkan

lagi oleh Pembantu Kesihatan Awam ,Pekerja Awam dan Pembantu Operasi.

c)Bahagian Pentadbiran/ Pengurusan diketuai oleh Pegawai Kesihatan Daerah dan

dibantu oleh Penolong Pegawai Tadbir dan Penolong Akauntan bagi menguruskan unit

Kewangan, Pentadbiran dan Perkhidmatan. Selain itu terdapat seorang penolong

jurutera bagi memantau projek pembangunan dan penyelenggaraan infrastruktur.

2.4 Visi

Negara menggembleng tenaga ke arah kesihatan yang lebih baik

2.5 Misi

Memudahkan dan membolehkan rakyat:

Mencapai sepenuhnya potensi mereka dalam kesihatan

Menghargai kesihatan sebagai aset paling berharga

Mengambil tanggungjawab dan tindakan positif

Memastikan Sistem Kesihatan berkualiti tinggi yang:

Mengutamakan pelanggan

Saksama ,tidak membebankan ,cekap

Wajar mengikut teknologi,inovatif

2.6. Objektif Organisasi

Meningkatkan taraf kesihatan penduduk daerah Kota Tinggi supaya mereka dapat

menjalani kehidupan yang lebih produktif dari segi ekonomi dan sosial melalui :

Promosi gaya hidup sihat

Pencegahan dan pengawalan penyakit berjangkit dan penyakit tidak

berjangkit

Serta aktiviti perkhidmatan penjagaan kesihatan asas yang meliputi

pencegahan dan rawatan yang cekap, berkesan serta komprehensif

dengan memberikan tumpuan khas kepada penduduk luar Bandar

7

2.7 Fungsi Utama Bahagian

Bagi mencapai matlamat visi,misi dan plan startegik yang ditetapkan oleh Kementerian

Kesihatan Malaysia,Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi telah menetapkan skop dan

aktiviti utama mengikut garispanduan yang ditetapkan.Setiap proses kerja dalam skop

dan aktiviti utama jabatan telah dirancang dan dilaksanakan oleh anggota yang dilantik

oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam yang mempunyai tahap pengetahuan dan

kemahiran yang bersesuaian.Selain itu proses-proses ini juga di pantau melalui pelbagai

mekanisme samada melalui aktiviti penyeliaan,audit dalaman dan luaran serta

maklumbalas daripada pelanggan yang menggunakan perkhidmatan jabatan ini.Berikut

adalah skop dan aktiviti utama:

a)Perkhidmatan Kesihatan Keluarga dan Kesihatan Primer

Perkhidmatan ini dijalankan di semua klinik kesihatan Daerah Kota Tinggi yang

merangkumi aktiviti jagaan kesihatan ibu, kesihatan perinatal dan kanak-kanak,

kesihatan wanita, pesakit luar, kesihatan sekolah, pemakanan, perluasan skop

(Expanded scope), promosi kesihatan dan perkhidmatan sokongan (makmal, farmasi dan

pengimejan diagnostik). Manakala di klinik desa pula perkhidmatan yang dilaksanakan

adalah aktiviti jagaan kesihatan ibu, kesihatan perinatal dan kanak-kanak, kesihatan

wanita, pesakit luar (rawatan ringan sahaja).

b)Perkhidmatan Inspektorat

Perkhidmatan ini terdiri daripada aktiviti Kawalan Penyakit Berjangkit, Kawalan Penyakit

Tidak Berjangkit, Kawalan Penyakit Bawaan Vektor, Bekalan Air dan Kesihatan Alam

Sekitar (BAKAS) , Kawalan Mutu Air Minum, Kawalan Mutu Makanan, Kesihatan Pekerja

dan Alam Sekitar serta promosi kesihatan. Perkhidmatan ini berpusat di Pejabat

Kesihatan Kota Tinggi dan perlaksanaan aktivitinya meliputi keseluruhan Klinik Kesihatan

dan Klinik Desa serta masyarakat Daerah Kota Tinggi.

c)Perkhidmatan Pentadbiran

Ini merupakan perkhidmatan sokongan kepada perkhidmatan-perkhidmatan di atas. Ia

merangkumi pengurusan kewangan, perkhidmatan anggota dan pentadbiran am dan

dilaksanakan di Unit Pentadbiran, Pejabat Kesihatan Kota Tinggi .

d)Promosi Kesihatan

Perkhidmatan ini merangkumi aktiviti-aktiviti promosi kesihatan dan pendidikan kesihatan

seperti ceramah, pameran, kempen-kempen dan sebagainya. Perkhidmatan ini diberikan

di semua peringkat perkhidmatan dan dikoordinasi oleh Unit Promosi Kesihatan Pejabat

Kesihatan Kota Tinggi.Beberapa arahan kerja telah dibangunkan bagi mewujudkan

sistem pengurusan promosi kesihatan yang lebih berkesan.

8

3.1 Skop Pelaksanaan dan pengecualian Sistem Pengurusan Kualiti PKd Kota

Tinggi

Sistem Pengurusan Kualiti PKD Kota Tinggi yang dilaksanakan memenuhi keperluan-

keperluan MS ISO 9001:2015 kecuali klausa 8.3-Rekabentuk dan Pembangunan Proses

Justifikasi:

a) PKD Kota Tinggi tidak memberi perkhidmatan yang memerlukan rancangan

rekabentuk dan perkembangan yang berkaitan dengannya

b) PKD Kota tinggi hanya terlibat dalam melaksanakan dasar-dasar yang telah

ditetapkan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia

Skop Pendaftaran/Persijilan Sistem Pengurusan Kualiti meliputi yang berikut:

a)Bahagian Perkhidmatan Kesihatan Keluarga dan Kesihatan Primer,

Klinik Kesihatan Yang terlibat

1. KK Bandar Mas 2. KK Ibu dan Anak Kota Tinggi 3. KK Bandar Tenggara 4. KK Sening 5. KK Tanjung Sedili 6. KK Air Tawar 2 7. KK Lok Heng 8. KK Bukit Besar 9. KK Waha

Klinik Desa Yang terlibat

1. KD Air Tawar 4 2. KD Batu 4 3. KD Sibol/Pengeli 4. KD Air Tawar 3 5. KD Pasir Raja 6. KD Aping Barat

b) Bahagian Perkhidmatan Inspektorat

3.0 SKOP

9

1) Unit Kawalan Penyakit Berjangkit Bawaan Vektor 2) Unit Pendidikan Kesihatan 3) Unit Kawalan Penyakit Berjangkit 4) Unit Penyiasatan dan Pendakwaan 5) Unit Bekalan Air dan Kawalan Alam Sekitar 6) Unit Kawalan Mutu Air Minuman 7) Unit Keselamatan dan Pekerjaan

c) Bahagian Pentadbiran

1) Unit Latihan 2) Unit Rekod 3) Unit Sumber Manusia 4) Unit Kewangan 5) Unit Pengurusan Aset & Kenderaan

4.1 Keperluan Am

Pengurusan atasan mementukan isu-isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan

halatuju strategic PKD Kota Tinggi yang memberi kesan kepada pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti.Isu boleh merangkumi isu positif atau negatif yang timbul dari aspek

kesihatan awam,perundangan,teknologi dan sosial ,samada di dalam atau luar negara

seperti berikut:

a)Isu-isu luaran

BIL Perkara Isu-isu berkaitan Tindakan Jabatan

1. Politik KPI berubah mengikut perubahan pucuk pimpinan kementerian

Rancangan Malaysia ke 11NBOS

Pengaruh pemimpin masyarakat dalam halatuju perkhidmatan kesihatan yang diberikan kepada masyarakat setempat

Pertambahan fasiliti kesihatan dan beban tugas anggota disebabkan pengaruh politik luaran Politik dalaman dikalangan anggota di setiap unit

Pengurusan

2. Ekonomi Peningkatan sara hidup memberi kesan secara langsung kepada aspek kesihatan dan sosial

Pengurusan

4.0 KONTEKS ORGANISASI

10

masyarakat menyebabkan peningkatan kos perbelanjaan perubatan yang ditanggung oleh kerajaan.

Peningkatan caj untuk warga asing.Peningkatan kes gagal temujanji.Seterusnya berlaku kesukaran untuk mengawal penyakit berjangkit

3. Sosial Kegiatan sosial masyarakat, Peningkatan kadar jenayah Pengaruh media masa terhadap gejala sosial Peningkatan kemasukan warga asing menyebabkan peningkatan beban tugas- seperti peningkatan kes penyakit berjangkit

Unit Pendidikan kesihatan

4. Teknologi

Penyebaran aduan dan maklumat palsu di media massa Komunikasi antara jabatan dan agensi melalui teknologi terkini. Pertukaran dan naiktaraf peralatan perubatan, pembinaan, komunikasi dan lain-lain dalam penyampaian perkhidmatan. Perlukan sistem penyelenggaran yang lebih sistematik dan berkala serta efficent untuk memastikan kelancaran perkhidmatan

Unit IT Unit aset

5. Undang-undang

Akta Kawalan Penyakit Berjangkit, Akta Keselamatan

Makanan

Akta racun 1952

Akta dan pekeliling yang sedang berkuat kuasa

Unit Penguatkuasaan Unit Farmasi Unit pentadbiran

6. Persekitaran

Ruang Kerja/menunggu yang sempit, Bangunan lama yang kurang diselenggara Pembangunan bandar/ penempatan baru meningkatkan risiko bencana alam seperti banjir Projek RAPID di pengerang, meningkatakan risiko bencana dan gejala sosial

Unit Pembangunan dan kejuruteraan Unit kesihatan persekitaran

c) Isu-Isu Dalaman

11

BIL Perkara Isu-isu berkaitan Tindakan Jabatan

1. Kewangan Peruntukan yang tidak mencukupi yang diterima daripada kementerian Peningkatan tuntutan lebih masa dan perjalanan disebabkan oleh peningkatan tugasan luar waktu pejabat. Penyelenggaraan aset dan kenderaan yang sedia ada

Unit kewangan

2. Infrastruktur Kurang penyelenggaraan premis kesihatan

Ruang kerja yang sempit

Pengurusan pesakit luar berada di bawah pengurusan Hospital Kota Tinggi, (sepatutnya di bawah Kesihatan Awam/PKD) bagi lokaliti zon bandar Kota Tinggi.

Unit Pentadbiran dan Unit BAKAS Unit pentadbiran

3. Teknologi Sistem tidak selaras dengan agensi luar, TPC Penggunaan teknologi terkini dalam

pegurusan rawatan seperti mesin

ultrasound, funduscamera dan mesin x-ray

Penyampaian maklumat dan komunikasi

dalaman melalui media massa terkini

seperti e mail, whatsup,

Unit Teknologi Maklumat Unit latihan Unit pentadbiran

4. Kecekapan Kadar pertukaran anggota yang kerap Kurang latihan Kekurangan tenaga pengajar di dalam jabatan Sistem TPC tidak diselaraskan di seluruh klinik kesihatan daerah Kota Tinggi .Ini mengurangkan kecekapan anggota yang mengganti tugas di antara klinik

Unit Latihan Unit Sumber manusia Unti IT

5. Operasi Birokrasi Pengurusan sumber tenaga kerja Pengurusan kewangan

Khidmat Pengurusan

6. Persekitaran Kerja

Ruang kerja yang sempit Perkhidmatan lawatan rumah antenatal dan pesakit terlantar, ini mendedahkan anggota kepada risiko keselamatan Bangunan lama yang mengundang risiko keselamatan seperti faktor geografi.

Bangunan

12

Isu-isu ini sentiasa dipantau dan dikaji semula mengikut kesesuaian semasa mesyuarat-

mesyuarat yang melibatkan pengurusan atasan dan ketua-ketua unit.

4.2. Memahami Keperluan Dan Jangkaan Pihak Berkepentingan Pengurusan atasan menentukan pihak yang berkepentingan dengan perkhidmatan dan Sistem pengurusan Kualiti seperti:

BIL UNIT AGENSI KEPERLUAN DAN JANGKAAN

1 Pentadbiran KKM JKN Pejabat Daerah Majlis Daerah Jabatan Agama Islam SUK Negeri Johor Pejabat Kadi

Memastikan tugasan pentadbiran dilaksanakan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan sedang berkuatkuasa. Isu-isu semasa berkaitan ditangani dengan teliti dengan kerjasama semua pihak berkepentingan yang telah disenaraikan.

2 Kewangan & Hasil

Kementerian kewangan Malaysia Kementerian Kesihatan Malaysia Unit Kewangan JKN Jabatan Akauntan Negara Pembekal Bank-bank Suruhanjaya Syarikat Malaysia E-Perolehan KWSP LHDN Tabung Haji Tabung Haji Travel Biro Angkasa Bahagian Pinjaman Perumahan Air Asia MAS Kakitangan kesihatan(urusan tuntutan lebih masa dan perjalanan) Petronas Touch & GO

Urusan kewangan hendaklah mematuhi peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa bagi menjamin integriti jabatan. Setiap proses perolehan perlu mengikut garispanduan yang telah ditetapkan oleh kementerian kewangan. Selain daripada itu,perolehan bekalan dan perkhidmatan menepati piawaian yang telah ditetapkan daripada segi kuantiti dan kualiti serta memberi kepuasan kepada pelanggan dalaman dan luaran. Kutipan hasil jabatan perlu mengikut garispanduan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dan kementerian kesihatan Malaysia bagi mengelakkan ketirisan . Perbelanjaan pelbagai seperti kad minyak dan kad Touch & GO dilakukan mengikut arahan supaya bayaran dilakukan dibawah sistem pukal dan mengikut peraturan ditetapkan.

13

Tuntutan anggota diproses mengikut jadual dan arahan kerja yang telah ditetapkan bagi memelihara integriti dan kecekapan perkhidmatan serta kepuasan pelanggan dalaman.

3 Latihan KKM Unit Latihan JKNJ Penganjur Kursus luar & dalam Kontraktor/pembekal makanan Anggota pejabat kesihatan(yang menghadiri latihan)

Memastikan latihan yang dijalankan berpandu kepada arahan semasa daripada KKM,JKN & JPA. Pengurusan latihan bergantung kepada peruntukan kewangan yang disediakan oleh KKM & JKNJ. Latihan yang diberikan bersesuaian dengan bidang tugas anggota seterusnya dapat meningkatkan kecekapan & kemahiran anggota . Untuk mengelakkan aduan. Pembekal makanan yang dipilih perlu mengikut garispanduan yang ditetapkan oleh Kem Kewangan.

4 Perkhidmatan (Sumber Manusia)

SPA JPA KKM JKNJ Bahagian Pinjaman Perumahan LHDN KWSP Pejabat Keselamatan untuk E-vetting Biro Tatanegara MMC MNC Lembaga Penolong Pegawai Perubatan

Jabatan perlu memastikan urusan proses pelantikan anggota sehingga tamat perkhidmatan di jabatan ini samada bertukar keluar,meletak jawatan,penamatan perkhidmatan dan berpencen dilakukan mengikut peraturan Pekeliling Perkhidmatan Awam yang sedang berkuatkuasa.

5 Aset & Stor Kem Kewangan KKM JKNJ

Perolehan aset-aset jabatan samada perubatan atau bukan perubatan,kenderaan dan peralatan

14

Kontraktor/pembekal aset Kontraktor /pembekal Penyelenggaran MEET-QMS Anggota kesihatan(sebagai pengguna) Jabatan Alam Sekitar Jabatan Kerja Raya

ICT didaftar,diselenggara dan dilupuskan mengikut garispanduan, peraturan, pekeliling Kementerian Kewangan dan Kementerian Kesihatan Malaysia. Perolehan Aset perubatan dan penyelenggaran di bawah MEETS hendaklah dijalankan mengikut garispanduan yang telah disediakan oleh Bahagian Kejuruteraan KKM Bagi aset bukan di bawah penyelenggaraan MEETS hendaklah mengikut prosedur kewangan yang ditetapkan. Pelupusan aset-aset tertentu hendaklah mendapat kelulusan daripada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan Kerja Raya(kenderaan).

15

6 Kejuruteraan & Pembangunan

Unit Kejuruteraan KKM Kem. Kewangan Unit kejuruteraan JKN JKR Majlis Daerah Pejabat Daerah Pejabat Tanah Bomba KEJORA Rapid Pengerang TNB SAJ TM Kontraktor /pembekal JUPEM IWK CIDB Kakitangan kesihatan(pelanggan dalaman)

Semua projek pembanguan baru hendaklah mengikut tatacara kewangan yang ditetapkan dan sedang berkuatkuasa. Urusan pengambilan tanah & pemetaan hendaklah dilakukan dengan integriti bersama jabatan yang berkaitan. Semua projek pembangunan baru hendaklah mengikut sijil siap kerja dan pematuhan(CCC). Bagi penyelenggaraan bangunan hendaklah dinilai oleh bahagian kejuruteraan dan mengikut spesifikasi oleh JKR. Bagi urusan pelupusan/meroboh bangunan perlu mengikut garispanduan Syor Roboh JKR. Pengurusan pembekalan utiliti untuk setiap projek pembangunan dilakukan dengan kerjasama agensi yang berkaitan bagi memastikan keselamatan dan keselesaan pelanggan dalaman & luaran.

7 VEKTOR & CDC KKM JKNJ Pejabat Daerah Majlis Daerah KT PBT Pengerang FELDA FELCRA Ladang-ladang PPD IPTS IPTA PDRM PULADA Perhilitan Jabatan Hutan Polis Marine Veterinar

Setiap Kes penyakit berjangkit dan kes bawaan vektor yang dinotifikasi akan didaftar dan dijalankan siasatan mengikut Prosedur Operasi Piawai .Setiap fasiliti kesihatan awam dan swasta hendaklah mematuhi arahan untuk menotifikasi. Setiap kes yang didaftarkan akan dibuat kawalan penyakit berjangkit dan bawaan vektor dengan berkerjasama dengan agensi yang telah disenaraikan mengikut lokasi kes didaftarkan.

16

Imigresen Jabatan Laut Maritim Syahbandar Jabatan Buruh CCRC Jabatan Kimia Makmal Kesihatan Awam NIOSH Kualiti Alam Jabatan Pertanian Pembekal PPE/Racun Klinik-klinik swasta Hospital Kerajaan Hospital Swasta Klinik Kesihatan UIP PKD Kota Tinggi Pasukan COMBI & KOSPEN

Kutipan larva akan mengikut Akta Pemusnahan Serangga Pembawa Pesakit 1975 untuk tindakan penguatkuasaan. Identifikasi larva dijalankan di makmal vektor mengikut SOP yang telah ditetapkan . Bilik Gerakan akan dibuka jika berlaku wabak penyakit berjangkit dan mesyuarat wabak akan dipengerusikan oleh Pegawai Daerah.Selain itu,Pejabat Daerah juga merangka Pelan Tindakan Kawalan Wabak Daerah.Setiap agensi akan dilantik sebagai ahli mesyuarat dan menjadi agen PHI(Public Health Information). Bagi kawalan penyakit berjangkit; aktiviti dilakukan hendaklah mengikut Akta Pencegahan dan pengawalan penyakit berjangkit 1988 merangkumi Prosedur Penutupan Premis,Perintah Basmi Kuman,Perintah memusnahkan barangan /binatang dan pengurusan jenazah penyakit Perolehan PPE dan racun hendaklah mengikut tatacara kewangan yang ditetapkan. Pelupusan sisa baki racun dan bekas racun hendaklah mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Kualiti Alam Aktiviti Promosi Kesihatan seperti ceramah & gotong royong untuk pencegahan penyakit berjangkit dan penyakit bawaan vektor bersama agensi berkaitan.

17

8 BKKM KKM JKN Bahagian Teknologi Makanan Pejabat Daerah PBT/Majlis Daerah PPD IPTA/IPTS Pusat Peranginan(Hotel & Resort) R&R IKS Makmal Kesihatan Awam Jabatan Kimia Premis-premis makanan SSM Sekolah pengendali makanan swasta Immigresen Jabatan Laut Kastam Veterinar Klinik/Hospital sawsta & kerajaan One stop centre Kilang –kilang Pejabat Buruh UIP PKD Kota Tinggi

Memastikan setiap premis penyediaan dan penjualan makanan mematuhi Akta Makanan 1983 dan Peraturan-peraturan Kebersihan makanan 2014. Sehubungan itu jadual pemeriksaan premis dibangunkan pada awal tahun mengikut sasaran yang ditetapkan oleh BKKM negeri Pengambilan contoh makanan dihantar ke makmal yang telah ditetapkan untuk dilakukan ujikaji mengikut Prosedur Operasi Piawai yang ditetapkan. Sekiranya berlaku pelanggaran akan dirujuk kepada unit UIP PKD Kota Tinggi. Bagi aktiviti penutupan Premis hendaklah dijalankan mengikut prosedur penutupan premis tak suci dan engkar perintah. Proses pengeluaran sijil kesihatan untuk pengeksportan makanan perlu mengikut prosedur yang telah ditetapkan.

9 KMAM KKM JKN Pejabat Daerah SAJ BAKAJ SPAN JPS Jabatan Kimia Pembekal reagent dan radas Ladang-ladang Pusat peranginan(Hotel & Resort)

Memastikan kualiti air minuman di daerah Kota Tinggi mematuhi piawaian Kualiti Air Minum Negara dengan kerjasama agensi berkaitan . Manakala di pusat peranginan pemeriksaan dilakukan untuk memastikan air rekreasi tidak tercemar. Sehubungan itu perancangan jadual persampelan dirangka setiap hujung tahun bagi mencapai POA tahun

18

berikutnya meliputi rangkaian loji air dan ladang. Sampel dihantar ke jabatan kimia mengikut garispanduan yang ditetapkan.Jika sekiranya berlaku pelanggaran ,persampelan semula akan dilakukan dan akan dimaklumkan kepada jabatan/agensi berkaitan. Memastikan perolehan reagent dan radas mengikut tatacara kewangan yang ditetapkan.

10 BAKAS KKM JKN Pejabat Daerah JKM JAKOA SAJ BAKAJ SPAN Kontraktor pembinaan Klinik kesihatan/Klinik Desa Jabatan Alam Sekitar

Memastikan kebersihan sekeliling kawasan luar bandar termasuk klinik kesihatan dan klinik desa dimana skop pemantauan adalah meliputi sistem pelupusan air limbah,sistem pelupusan sisa pepejal dan sistem pelupusan kumbahan dengan kerjasama agensi-agensi yang berkaitan . Memastikan tatacara perolehan bekalan mengikut garispanduan yang ditetapkan. Bekerjasama dengan Pejabat Daerah untuk mengumpul data asas penduduk luar bandar. Menyelenggara kawasan luaran klinik untuk memastikan kebersihan dan keselamatan seterusnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Menyampaikan pendidikan kesihatan kepada penduduk luar bandar tatacara pelupusan air limbah ,sisa pepejal dan kumbahan yang selamat dan sanitari supaya tidak melanggar peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Alam Sekitar

19

11 UIP KKM JKN Jabatan Kehakiman Negara PBT/Majlis Daerah Polis CCRC Jabatan Penjara Unit Vektor PKD KT Unit CDC Unit BKKM Fasiliti Kesihatan Awam/Swasta

Memastikan setiap pelanggaran atau ketidakpatuhan kepada akta yang dilaporkan oleh agensi berkaitan didaftarkan dan diproses mengikut Prosedur Operasi Piawai yang ditetapkan. Menguatkuasa Akta Penyakit Berjangkit 1988 bagi kes-kes yang dirujuk oleh unit CDC /KK/Hospital Bekerjasama dengan PBT/majlis Daerah untuk menjalankan pemeriksaan premis berdasarkan jadual yang dirangka pada setiap awal tahun. Melaksanakan aktiviti promosi ,perancangan dan penguatkuasaan di bawah Peraturan-peraturan Kawalan Hasil Tembakau 2004.

12 UPK KKM JKNJ Pejabat Daerah Majlis Daerah KT PBT Pengerang FELDA FELCRA Ladang-ladang PPD IPTS IPTA PDRM PULADA Perhilitan Jabatan Hutan Polis Marine Veterinar Imigresen Jabatan Laut Maritim Syahbandar Jabatan Buruh CCRC NIOSH Kualiti Alam

Melaksanakan aktiviti promosi kesihatan secara bersepadu dengan agensi yang disenaraikan bagi memastikan tahap pengetahuan berkenaan kesihatan dalam masyarakat meningkat. Memastikan tatacara perolehan bekalan mengikut garispanduan yang ditetapkan. Memastikan pelaporan reten aktiviti dihantar ke JKN & KKM setelah diterima daripada semua agensi dan fasiliti kesihatan yang berkaitan.

20

Pengendali makanan Pembekal bahan pendidikan kesihatan Jabatan Pertanian Klinik-klinik swasta Hospital Kerajaan Hospital Swasta Klinik Kesihatan Pasukan COMBI & KOSPEN KEMAS Jabatan Penerangan

13 KPAS KKM JKNJ BOMBA Unit Pembangunan & Kejuruteraan NIOSH Kualiti Alam JKKP negeri Pejabat Buruh Polis Immigresen PPD KEMAS KK & KD Klinik Swasta Hospital Kota Tinggi

Bekerjasama dengan agensi lain untuk memastikan kesihatan dan keselamatan pekerja terjamin dengan memastikan ruang persekitaran kerja yang selamat dan kondusif untuk pekerja. Menghantar laporan penilaian kepada agensi yang berkaitan untuk menambahbaik ruang kerja. Membuat laporan dan siasatan setiap kes kemalangan yang melibatkan anggota ,pelanggan dan bahan kimia serta racun serta mencadangkan tindakan penambahbaikan. Membuat kajian penilaian risiko di tempat kerja beserta plan mitigasi untuk PKD Kota Tinggi dan agensi luaran yang memerlukan.

14 Klinik Kesihatan & Klinik Desa

KKM JKNJ PKD MD/PBT PPD Sekolah Hospital kerajaan/swasta Klinik kerajaan/swasta

Memastikan semua perancangan tahunan dan aktiviti yang disasarkan oleh pihak KKM,JKNJ dan PKD dapat dilaksanakan dan mencapai sasaran yang ditetapkan. Menghantar laporan dan reten kepada pihak berkepentingan dalam tempoh waktu ditetapkan.

21

Klinik Pergigian kerajaan/swasta BOMBA LPPKN PUSPANITA Pusat Dialysis kerajaan & Swasta Unit Pentadbiran Unit Kewangan Unit Latihan Unit Pembangunan Unit Vektor Unit BAKAS UPK Unit KPAS JKKP Unit STOR Panel Penasihat Kesihatan COMBI KOSPEN Pembekal/kontraktor Pembersihan dan keselamatan Pembekal makanan Pembekal peralatan ICT Kontraktor MEETS JAKOA FELDA FELCRA Ladang-ladang JKKK KEMAS Jabatan Perpaduan KEJORA JKM Jabatan Agama TASKA /TADIKA/ TABIKA swasta & kerajaan PDK Pusat Jagaan Warga Emas PBSM TM

Bekerjasama dengan unit2 di bawah PKDKT untuk melancarkan perkhidmatan yang diberi kepada pelanggan dalaman dan luaran. Memastikan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat untuk kakitangan dan pelanggan melalui kerjasama dengan unit KPAS dan JKKP Membentuk jaringan kerjasama dengan pelbagai agensi,NGO dan wakil masyarakat bagi mengawal penyakit berjangkit dan tidak berjangkit dikalangan masyarakat melalui aktiviti promosi dan saringan kesihatan. Menghantar sample darah/urine/ najis ke makmal rujukan untuk membantu dalam proses diagnosa pesakit Memberi perkhidmatan rawatan ,kaunseling dan ubatan kepada pelanggan yang datang ke klinik mengikut garispanduan dan prosedur standard yang disediakan. Bekerjasama dengan jabatan pendidikan dan sekolah untuk menjalankan perkhidmatan kesihatan remaja dan warga kerja . Bekerjasama dengan agensi lain untuk menjalankan perkhidmatan kesihatan dewasa dan warga kerja . Menjalankan aktiviti expanded Scope bersama agensi yang disenaraikan. Memastikan aset-aset dijaga dan diselenggara mengikut tatacara yang ditetapkan.

22

SAJ TNB IWK MKA Makmal swasta/Awam Jabatan kimia IPTA/IPTS PDRM Immigresen Pasukan RELA Jabatan Penerangan Pelanggan/pesakit

Mendapatkan perkhidmatan utiliti daripada agensi /syarikat bagi memastikan keselesaan dan keselamatan warga kerja klinik dan pelanggan. Melaporkan kejadian kacau ganggu dan membantu pihak klinik dalam penghantaran pesakit mental yang aggresive(kes amuk) Mendapatkan bantuan pihak RELA untuk mengawal lalu lintas jika berkaitan

Untuk memastikan keakuran yang berterusan,pihak berkepentingan dan keperluan

mereka sentiasa dipantau dan dikaji semula semasa mesyuarat-mesyuarat yang

melibatkan pengurusan atasan dan ketua-ketua unit.

4.3 Skop Sistem Pengurusan Kualiti

Skop pendaftaran Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015 adalah seperti dinyatakan dalam klausa 3.1 Semua keperluan standard ISO 9001:2015 digunapakai dalam Sistem pengurusan Kualiti(Kecuali klausa 8.3) dan melibatkan semua bahagian yang telah dinyatakan dalam skop dengan mengambilkira perkara berikut: a) Isu-isu luaran dan dalaman b) Keperluan-keperluan pihak berkepentingan,dan c) Perkhidmatan yang disediakan. 4.4 SPK dan proses-prosesnya

4.4.1Turutan dan interaksi proses-proses dalam SPK

Interaksi proses-proses dalam SPK diringkaskan dalam peta hubungkait antara proses utama dan sokongan dalam Sistem pengurusan Kualiti PKD Kota Tinggi meliputi: a) Input dan output dalam proses ini b) Turutan dan interaksi dalam proses ini c) Kriteria dan kaedah yang digunakan untuk memastikan keberkesanan operasi dan kawalan proses ini

23

d) Sumber-sumber yang diperlukan e) Tanggungjawab dan autoriti untuk proses ini f) Menangani risiko dan peluang mengurangkan risiko mengikut kehendak 6.1 g) Menilai dan melaksanakan perubahan untuk memastikan proses ini mencapai matlamat MS ISO 9001:2015

PETA PLAN PROSES PERKHIDMATAN

24

Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Kota TInggi

Utama Sokongan

Pem. Kesihatan Keluarga

Kl. Ibu Mengandung

Kl. Kanak-kanak

Kl./ Perancang keluarga

Kl. Pesakit Luar

Kaw. Penyakit

Pendaftaran

Ped. Kesihatan

Penilaian/ Pemeriksaan

Rawatan

Lawat Rumah

makmal

pengimejan

farmasi

tentukuran peralatan

Tatacara pengurusan

stor

INSPEKTORAT

- Notifikasi kes - Penyiasatan kes - Kawalan penyalit - Pengawasan wabak - Pasukan kawalan - Kajian sanitasi - Penguatkuasaan

undang-undang

Aliran Maklumat

Aktiviti Tambah Nilai

PENGURUSAN SUMBER

Pengurusan Kewangan

Penyedian Belanjawan Tahunan

Perolehan bekalan perkhidmatan & kerja

Pengurusan pengetahuan

Latihan

Penyelenggaraan & pembaikan

aset/kenderaan

PENGUKURAN ANALISA DAN

PENAMBAHBAIKAN

Analisa Data

Audit Kualiti Dalaman

Kajian kepuasan pelanggan

Tindakan pembetulan

Inovasi

KIK

Penambahbaikan berterusan

PENGHASILAN PERKHIDMATAN

K

E

P

U

A

S

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

K

E

P

E

R

L

U

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

PERKHIDMATAN

BERTERUSAN

DALAM SISTEM

KUALITI

KONTRAK REVIEW

INPUT PERKHIDMATAN

OUTPUT

KEPERLUAN & JANGKAAN

PIHAK BERKEPENTINGAN

KONTEKS ORGANISASI

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

a. Bertanggungjawab terhadap keberkesananSPK

b. Mewujudkan polisi & objektif kualiti bagi SPK &

memastikan kesesuaiannya dengan matlamat

strategik dan konteks organisasi

c. Integrasi SPK dengan Proses Organisasi

d. Mempromosikan kesedaran berkaitan

pendekatan berproses & penilaian risiko

e. Kecukupan & kesediaan sumber untuk SPK

f. Menghebahkan kepentingan keberkesanan

sistem pengurusan dan pematuhan terhadap

PENGURUSAN

RISIKO

25

4.42 Penyimpanan dan Pemeliharaan Dokumen

PKD Kota Tinggi menggunakan garispanduan yang dikeluarkan oleh Arkib,Pekeliling dan

Akta.Dokumen dan rekod-rekod akan dibuat indeks dan dikelompokkan bagi

memudahkan pencarian semula (retrievable). Kabinet fail, fail-fail, disket- disket dan lain-

lain tempat penyimpanan rekod ditandakan dengan jelas.Rekod akan disimpan di tempat

yang sesuai dan selamat. Bagi rekod-rekod yang disimpan dalam cakera keras (harddisk)

atau disket, “back up” disediakan.

Q 34 – Carta Alir Pengurusan Rekod

5.1 Kepimpinan dan Komitmen

5.1.1 Am

Pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi menunjukkan iltizam mereka dalam

pelaksanaan SPK dengan memastikan aktivti yang berikut dilakukan seperti yang

dirancang;

a.Menggubal dan menghebahkan Polisi dan Objektif Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah

Kota Tinggi kepada semua ahli organisasi dari masa ke semasa.

b.Berkomunikasi dengan semua anggota organisasi tentang kepentingan

mengenalpasti dan memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan

perundangan dan peraturan.

c.Memantau prestasi pelaksanaan semua proses dengan Objektif Kualiti yang ditentukan

untuk aktiviti utama.

d.Mengadakan audit dalaman.

e.Melaksanakan kajian semula pengurusan.

f.Memastikan sumber yang mencukupi dikekalkan untuk melaksanakan

semua proses aktiviti.

5.1.2 Fokus kepada Pelanggan

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi adalah prihatin terhadap keperluan dan ekspektasi

pelanggannya dan akan sentiasa memberi perhatian ke atas semua aduan, cadangan

5.0 KEPIMPINAN

26

dan maklumbalas daripada pelanggan. Maklumbalas dari pelanggan mengenai

perkhidmatan dikenalpasti dan ditentukan melalui :

a) kajian kepuasan pelanggan.

b) Piagam Pelanggan

Selain memenuhi keperluan spesifik pelanggan,kemudahan/keperluan tambahan yang

perlu telah disediakan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.Memastikan risiko dan

peluang yang memberi kesan kepada perkhidmatan dan kepuasan pelanggan ditentukan

serta ditangani dengan berkesan.

5.2 Dasar Kualiti

5.2.1 Mewujudkan Dasar kualiti

Pengurusan atasan telah menggubalkan dasar kualiti.Ia adalah:

5.2.2 Menyebarkan Dasar Kualiti

Dasar kualiti ini dihebahkan kepada semua anggota organisasi supaya difahami melalui

memo,taklimat,mesyuarat dan dipamerkan dilokasi yang berkenaan.Ia juga disemak dari

masa ke semasa untuk memastuikan kesesuaian yang berterusan.

5.3 Peranan,Tanggungjawab dan Kuasa Dalam Organisasi

Tanggungjawab dan kuasa anggota ditunjukkan di dalam carta organissai,surat

lantikan,surat kuasa,senarai tugas dan fail meja.Tanggungjawab dan bidang kuasa ini

dimaklumkan oleh Ketua Bhagian/Unit kepada anggota yang berkaitan semasa

melaporkan diri dan dari masa ke semasa.Ketua Bahagian/Unit hendaklah memastikan

dokumen yang berkaitan dengan tanggungjawab dan kuasa disemak dan dikemaskini

secara berterusan.

DASAR KUALITI

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi, adalah komited untuk

meningkatkan tahap kesihatan masyarakat daerah ini dengan

memberikan perkhidmatan kesihatan yang terbaik di Daerah Kota

Tinggi, melalui pengujudan sistem pengurusan kualiti (berdasarkan

standard MS ISO 9001:2015), amalan budaya kerja cemerlang,

cepat, tepat serta mengutamakan kepuasan pelanggan yang

berterusan.

27

5.3.1 Ketua Koordinator Sistem pengurusan Kualiti (KK SPK)

PKD Kota Tinggi melantik seorang pegawai perubatan UD 54 sebagai KK SPK yang

diberi kuasa eksekutif.Belaiu dan Ahli Jawatankuasa Sistem Pengurusan Kualiti(AJK

SPK) mempunyai peranan dan tanggungjawab berikut:

a)Memastikan SPK PKD Kota Tinggi memenuhi keperluan Standar MS ISO9001:2015

b)Memastikan proses-proses yang diwujudkan mencapai output yang dikehendaki

c)Melaporkan prestasi SPK,merangkumi peluang peningkatan,perubahan atau inovasi

seterusnya melaporkan kepada pengurusan atasan.

d)Memastikan keperluan dan fokus kepada pelanggan dinyatakan kepada seluruh

organisasi

e)Memelihara integrity SPK dikekalkan dan diselenggarakan termasuk sekiranya

terdapat keperluan perancangan dan pelaksanaan.

6.1 Pengurusan Risiko

Dalam usaha untuk mencapai penambahbaikan,risiko dan peluang dalam Sistem

Pengurusan Kaliti PKD Kota Tinggi telah dikenalpasti dan ditentukan(lampiran 1-Pelan

Risiko dan Peluang).Pelan ini diwujudkan dengan mengambilkira:

a)Isu-isu luaran & dalaman

b)Keperluan-keperluan pihak berkepentingan,dan

c)Proses-proses dalam SPK dan kesan proses-proses tersebut kepada

perkhidmatan

Pelaksanaan tindakan-tindakan yang telah dinyatakan dalam Pelan Risiko dan Peluang

sentiasa dipantau dan dikaji semula keberkesanannya terutama semasa audit dalaman

dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

6.2 Objektif Kualiti dan Perancangan untuk mencapaianya

Objektif Kualiti diwujudkan dalam organisasi ini selaras dengan Dasar Kualiti supaya

pencapaian dapat dinilai dan dianalisa secara keseluruhan.Objektif kualiti dan

perancangan untuk mencapaianya telah dikenalpasti dan ditentukan(Lampiran 2).

6.0 PERANCANGAN

28

Objektif Kualiti dipantau , disemak dan dianalisa sekurang-kurangnya 2 kali setahun

semasa Mesyuarat Pencapaian dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Untuk

memastikan kesesuaian dan mengenalpasti peluang penmbahbaikan ke atas SPK.

6.3 Perancangan Perubahan Sistem Pengurusan Kualiti

PKD Kota Tinggi melakukan perubahan terhadap perancangan dengan kaedah yang

sistematik,menilai potensi dan kesan perubahan serta mengambil tindakan bersesuaian

agar integriti SPK terpelihara.Dalam melakukan perubahan perkara yang

dipertimbangkan ialah:

a) Tujuan perubahan dan kesannya

b) Integriti SPK

c) Kecukupan Sumber

d) Tanggungjawab dan bidangkuasa.

Pada masa yang sama setiap peringkat pengurusan PKD Kota Tinggi turut terlibat dalam

perancangan perubahan melaui saluran seperti:

a) Mesyuarat unit/bahagian b) Surat Lantikan/ arahan / pemberitahuan c) Pekeliling d) Notis arahan e) Nota penyerahan tugas f) Mesej melalui SMS atau media massa g) Kursus orentasi h) Latihan dalam perkhidmatan (CME,dll)

7.1 Sumber

7.1.1 Am

Pihak pengurusan PKD Kota tInggi menyediakan sumber untuk

mewujudkan,melaksanakan ,menyelenggara dan menambahbaik system pengurusan

kualiti.

Perkara yang dipertimbangkan:

a)Keupayaan dan kekangan sumber dalaman

b)Keperluan daripada pembekal luar

7.0 SOKONGAN

29

Sumber tersebut termasuk sumber manusia ,sumber kewangan,kemudahan fizikal atau infrastruktur,peralatan dan persekitaran kerja.Keperluan sumber akan ditentukan berdasarkan maklumat berikut: a)Pelan Tindakan

b)Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

c)Pembangunan-keperluan program baru

d)Laporan Penilaian Prestasi anggota

e)Laporan tahunan Jabatan

f)Laporan Perjawatan Baru tahun berkenaan

g)Lain-lain saluran maklumat berkaitan

Perancangan sumber-sumber baru/tambahan akan dibuat dan permohonannya akan dikemukanakn kepada pihak berkaitan. 7.1.2 Tenaga Kerja Pihak pengurusan PKD Kota Tinggi sentiasa merancang dan menyediakan sumber manusia yang perlu untuk pelaksanaan SPK yang berkesan dan operasi serta kawalan prosesnya.Keperluan sumber manusia ini sentiasa dikaji semula dari masa ke semasa mengikut keperluan semasa dan dasar Kementerian Kesihatan Malaysia dan Kerajaan Malaysia. 7.1.3 Infrastruktur Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi menyediakan kemudahan fizikal (tempat, ruang kerja dan kemudahan lain yang berkaitan) yang berpatutan disenggara dan memastikan infrastruktur tersebut dalam keadaan baik, selamat dan sesuai bagi angota menjalankan tugas. Keselamatan, keselesaan dan keharmonian anggota jabatan juga diambil berat. Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi(PKDKT) memastikan bangunan pejabat, semua klinik kesihatan dan klinik desa disediakan perabut, peralatan pejabat, (software dan hardware) juga kemudahan sokongan seperti pengangkutan dan komunikasi dengan mencukupi dan bersesuaian melalui proses perolehan yang mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan. Perabut dan peralatan akan disenggara dengan terancang dan secara berkala. 7.1.4 Persekitaran Operasi Pihak pengurusan PKDKT mewujudkan suasana kerja sesuai bagi memenuhi keperluan

kualiti perkhidmatan seperti ruang pejabat, ruang menunggu dan sebagainya serta

menggalakkan pengujudan suasana harnoni, saling bantu membantu antara satu sama

lain dengan cara menerapkan dan menggalakkan kerja berpasukan, mengamalkan

30

sikap penyayang dan profesionalisma seperti yang ditekankan dalam budaya korporat

Kementerian Kesihatan Malaysia.

Selain itu pihak pengurusan juga menerapkan nilai-nilai murni kepada semua anggota

melalui taklimat, perhimpunan, kursus, mesyuarat, memo, surat pekeliling dan

sebagainya. Anggota yang telah menunjukkan prestasi kerja yang baik, diiktiraf dan

diberi penghargaan melalui pujian secara terbuka dalam mesyuarat, majlis-majlis

jabatan, Anugerah Khidmat Cemerlang, diberi peluang mengikuti kursus dan seminar

dan sijil-sijil penghargaan. Pada masa yang sama, tindakan pembetulan dan

pencegahan serta penambahbaikan akan dilaksanakan jika ada sebarang gangguan

kepada persekitaran kerja (contohnya aduan, maklumbalas atau cadangan

penambahbaikan)Bagi memastikan aspek ini dipantau dan dipenuhi,Jawatankuasa

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan(JKKP) telah ditubuhkan.Jawatankuasa ini

bermesyuarat 4 kali setahun untuk mengenalpasti dan mencadangkan keperluan-

keperluan keselamatan dan kesihatan di tempat kerja.

7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber

Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi mengenalpasti kaedah atau peralatan yang digunakan untuk proses pemantauan dan penilaian perkhidmatan yang diberikan. Kaedah kalibrasi perlu memenuhi keperluan peralatan berkaitan.Di mana perlu, bagi menentukan kesahihan keputusan, peralatan tentukuran mestilah :-

a) Dikalibrasi dan diverifikasi dalam jangkamasa tertentu atau sebelum digunakan berdasarkan standard pengukuran yang berkaitan. Jika standard tidak ujud, asas untuk kalibrasi dan verifikasi perlu direkod. b) Jika ada masalah, penyesuaian dilakukan. c) Di kenalpasti untuk membolehkan status kalibrasi dinyatakan.

d) Dijaga dari gangguan yang menyebabkan keputusan tidak sah/menyimpang.

e) Dijaga daripada kerosakan sewaktu penggunaan, penyenggaraan dan penyimpanan.

Jika peralatan memberi bacaan yang tidak menepati keperluan, Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi akan menyemak keputusan tentukuran terdahulu. Tindakan sewajarnya diambil. Rekod-rekod keputusan kalibrasi disenggara dan disimpan.Sebelum sistem komputer digunakan, ‘software’ yang digunakan dipastikan berfungsi.

7.1.6 Pengetahuan Organisasi

PKD Kota Tinggi mengenalpasti dan menentukan pengetahuan yang perlu untuk

operasi proses bagi mencapai keakuran perkhidmatan.Pengetahuan ini boleh diperolehi

dari sumber dalaman(contoh:daripada pengalaman anggota,pengajaran daripada

kejayaan atau kegagalan perkhidmatan atau program yang lepas dan hasil

31

penambahbaikan proses & perkhidmatan) dan sumber

lauran(contohnya:standard,persidangan,kursus,garispanduan dan SOP daripada

Kementerian Kesiahtan atau pembekal).

Pengetahuan ini perlu diselenggara,dikekalkan dan sentiasa ada apabila

diperlukan.Pengetahuan ini juga akan didokumenkan untuk memudahkan

pengendaliannya.Anggota digalakkan menggunakan pengetahuan ini dan berkongsi

pengetahuan yang ada atau yang diperolehi untuk mencapai objektif yang disasarkan.

7.2 Kompetensi dan Latihan

Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi bertanggungjawab mengenalpasti

kepakaran setiap anggota dan menempatkan anggota yang sesuai dengan kepakaran

masing-masing berdasarkan kepada kemahiran, kelayakan dan pengalaman.

a) Semua keperluan kompentesi anggota setiap perjawatan adalah mengikut Sistem Saraan Malaysia. Keupayaan anggota dimanfaatkan secara optimum melalui amalan kerja berpasukan. Latihan yang bersesuaian akan diberi kepada anggota Pejabat Kesihatan Kota Tinggi untuk membantu meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan kerjaya mereka mengikut tugas masing-masing. Semua anggota perlu memberi maklumbalas kepada ketua unit/penyelia mengenai latihan yang telah dijalani.

b) Penilaian kebolehan anggota setelah latihan diberikan akan dinilai oleh Penyelia/Ketua Unit/Ketua Bahagian melalui borang penilaian latihan.

Pihak pengurusan menilai prestasi anggota melalui penilaian prestasi mengikut sasaran

kerja tahunan/ laporan penyelia/ laporan ketua unit untuk mengenalpasti kemahiran

anggota. Ahli anggota yang menunjukkan prestasi yang baik diberikan pengiktirafan.

Jika prestasi tidak memuaskan, tindakan mempertingkatkan prestasi akan diambil.Jika

anggota masih lagi tidak dapat mencapai tahap prestasi seperti yang ditetapkan beliau

boleh disingkirkan daripada perkhidmatan awam.

7.3 Kesedaran

PKD Kota Tinggi memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan Dasar

Kualiti,Objektif Kualiti,tugas dan tanggungjawabnya.Peranan yang mereka sumbangkan

untuyk mencapai objektif-objektif kualiti serta implikasi jika tidak mematuhi keperluan

SPK.

7.4 Komunikasi

32

Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Derah Kota Tinggi mementingkan komunikasi

dalaman yang berkesan bagi menyebarkan maklumat kepada semua lapisan ahli

anggota di dalam organisasi berkaitan dengan misi, visi, piagam pelanggan, objektif

organisasi, nilai-nilai murni organisasi, dasar kualiti, objektif kualiti, keperluan mengetahui

dan memenuhi kepuasan pelanggan, keperluan mematuhi peraturan dan undang-

undang, pencapaian dan pengiktirafan kejayaan jabatan dan lain-lain perkara berkaitan

pengendalian sistem pengurusan kualiti melalui salah satu atau lebih cara di bawah akan

digunapakai:

a) Mesyuarat/Perhimpunan pagi, mesyuarat bulanan b) Applikasi whatss app dan email c) Laman Web;www.pkdkt.com d) Dialog, taklimat dan perjumpaan dengan ahli anggota e) Peti cadangan f) Mklumbalas dari ahli angota g) Majlis sambutan hari-hari khas jabatan papan kenyataan h) Surat pekeliling atau memo i) Mesyuarat kajian semula pengurusan

Anggota yang dihantar menjalani latihan dalaman dan luaran diarahkan untuk

melakukan latihan susulan(echo training) di peringkat daerah atau unit masing-masing.

Semua rekod-rekod akademik, kelayakan, latihan, kemahiran dan pengalaman dan

penilaian diselenggara dan disimpan dengan baik dan selamat.

Selain itu pihak pengurusan juga menerapkan nilai-nilai murni kepada semua anggota

melalui taklimat, perhimpunan, kursus, mesyuarat, memo, surat pekeliling dan

sebagainya. Anggota yang telah menunjukkan prestasi kerja yang baik, diiktiraf dan

diberi penghargaan melalui pujian secara terbuka dalam mesyuarat, majlis-majlis

jabatan, Anugerah Khidmat Cemerlang, diberi peluang mengikuti kursus dan seminar

dan sijil-sijil penghargaan. Pada masa yang sama, tindakan pembetulan dan

pencegahan serta penambahbaikan akan dilaksanakan jika ada sebarang gangguan

kepada persekitaran kerja (contohnya aduan, maklumbalas atau cadangan

penambahbaikan).

Pihak pengurusan memastikan anggota diberi kesedaran mengenai kepentingan tugas-

tugasnya dalam menyumbang kepada pencapaian objektif kualiti melalui kaedah formal

/tak formal seperti perhimpunan pagi, Hari Q, gotong royong, surat edaran dan lain-lain

aktiviti jabatan.

7.5 Maklumat yang didokumenkan

33

7.5.1 Am

Dokumentasi SPK PKD Kota Tinggi merangkumi:

a) Maklumat didokumenkan yang diperlukan oleh standard MS ISO 9001:2015

b) Dokumen termasuk carta alir dan rekod untuk memastikan perancangan,operasi

dan kawalan proses yang berkesan

c) Dokumen yang diperolehi daripada pembekal luar seperti Jabatan

Kesihatan,Kementerian Kesihatan Malaysia dan pembekal luar.

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi mewujudkan dan menyelenggarakan rekod yang telah didokumenkan bagi membuktikan bahawa SPK PKD Kota Tinggi yang telah dilaksanakan berkesan, memenuhi keperluan MS ISO 9001:2015 dan memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan serta peraturan dan undang-undang. Rekod kualiti juga digunakan untuk semakan/kajian semula aktiviti kualiti di jabatan ini. Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi memastikan semua rekod-rekod kualiti diselenggara dan dikawal melalui kaedah kaedah berikut:

a. cara penyimpanan b. tempoh simpanan c. lokasi rekod d. identifikasi rekod e. kemudahkesanan

7.5.2 Menyedia dan Mengemaskini

PKD Kota Tinggi mewujudkan dan mengemaskini dokumen berkaitan SPK untuk

mengenalpasti dan mengawal dokumen MS ISO 9001:2015 .Pengendaliannya adalah

tertakluk kepada peraturan yang dinyatakan. Ia digunapakai bagi aktiviti-aktiviti berikut

dalam mengawal dan mengekalkan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat

Kesihatan Kota Tinggi dan meliputi perkara berikut:

a) Kelulusan dokumen sebelum diedarkan

b) Mengkaji semula dan pengemaskinian dimana perlu serta meluluskannya

c) Memastikan perubahan dan status dokumen terkini dikenalpasti

d) Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan boleh dirujuk bila diperlukan

e) Memastikan dokumen dapat dirujuk dan dikenalpasti apda bila-bila masa

f) Meamstikan dokumen luaran dikenalpasti dan pengedarannya dikawal.

g) Menghalang dokumen usang daripada digunakan

Administrator Sistem

Seorang AJK Kawalan Dokumen yang merupakan pembantu tadbir terlatih telah dilantik

sebagai administrator sistem e-ISO dan tugas yang dipertanggungjawabkan ialah

34

memuatnaik dokumen-dokumen yang dikawal.Semua dokumen boleh diakses melalui

Laman Web www.pkdkt.com

Penyediaan dan Pengeluaran Dokumen

Dokumen disediakan oleh pemilik proses kerja yang berpengetahuan dan

berpengalaman dalam bidang kerja berkaitan .Dokumen kemudiannya akan disemak dan

diluluskan oleh AJK pengurusan tertinggi SPK.Dokumen yang telah diluluskan akan

diedarkan melalui sistem laman web dan sesalinan hardcopy disimpan di bilik ISO.

Pindaan ke atas dokumen

Cadangan untuk meminda dokumen boleh dibuat oleh semua anggota dengan mengisi

borang cadangan pindaan .Namun pindaan hanya boleh dilakukan oleh pemilik

Dokumen. Perubahan ini akan disemak oleh penyemak dan diluluskan oleh pelulus yang

terdiri daripada AJK Pengurusan tertinggi SPK. Semua pindaan terbaru hendaklah

digariskan.

Nombor pindaan akan meningkat mengikut bilangan perubahan dibuat.Senarai rekod

pindaan disimpan oleh Pengawal Dokumen dalam bentuk softcopy dan satu salinan

hard copy yang disimpan di bilik ISO. Nombor keluaran akan bermula daripada 1

dan akan bertambah jika berlaku pindaan melebihi 50%, dan jika terdapat perubahan /

anjakan dalam carta alir. Ketua Pengawal Dokumen berhak untuk menentukan terbitan

keluaran baru jika keseluruhan dokumen SPK terdapat pindaan lebih dari 10 proses

kerja

Dokumen terkini akan dikenalpasti dengan nombor pindaan terkini dan tarikh kuatkuasa.

7.5.3 Kawalan maklumat yang didokumenkan

PKD Kota Tinggi mewujud dan mengemaskini rekod kualiti sebagai bukti pematuhan

kepada kehendak dan keberkesanan opearsi SPK.Rekod dikendali dengan baik supaya

ia dapat dibaca,mudah dikenalpasti dan dikesan.Carta alir rekod disediakan bagi tujuan:

a)Pengawalan

b)Pengenalpastian penyimpanan

c)Mudah dikesan tempoh penyimpanan

d)Pelupusan rekod

8.0 OPERASI

35

8.1 Perancangan dan Kawalan Operasi

Pihak pengurusan dan anggota-anggota Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mengenalpasti proses yang diperlukan untuk menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan selaras dengan keperluan proses sistem pengurusan kualiti jabatan.

Dalam merancang bagi menyampaikan perkhidmatan melalui proses utama, semua anggota terlibat menentukan:

Objektif kualiti dan keperluan perkhidmatan

Keperluan dokumen, prosedur dan sumber untuk sesuatu perkhidmatan

Rekod yang berkaitan dengan penyampaian perkhidmatan diselenggara dan disimpan.

Pihak pengurusan merancang penyampaian perkhidmatan Kesihatan Awam di PKD Kota Tinggi berdasarkan pengenalpastian keperluan iaitu :-

Berdasarkan pencapaian prestasi organisasi tahun sebelumnya berbanding sasaran yang diberikan oleh Kementerian Kesihatan/Pejabat Pengarah Kesihatan Negeri Johor (JKNJ) sejajar dengan agihan kewangan yang diberikan. Ini dikenali sebagai perjanjian program tahunan. Pada masa-masa tertentu, permohonan tambahan dipohon jika diperlukan. Selain dari kewangan, sumber tenaga manusia juga dijadikan asas bagi perancangan.

Berdasarkan analisa situasi perkhidmatan kesihatan di kawasan operasi yang berasaskan keperluan dan kehendak masyarakat .

Pelaksanaan aktiviti kesihatan awam juga perlu mematuhi Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam, manual kualiti prosedur kerja, arahan kerja dan lain-lain garispanduan yang telah ditetapkan.

Pelan tindakan bagi aktiviti-aktiviti utama kesihatan awam disediakan dan diselaraskan. Pihak pengurusan memantau perkhidmatan yang dijalankan melalui penganalisaan data dan maklumat serta lawatan ke lokasi. Langkah ini dilaksanakan secara berkala. Penilaian pencapaian aktiviti kesihatan awam dilakukan secara berterusan. Kelemahan-kelemahan atau punca masaalah akan dikenalpasti dan dibuat penyiasatan sekiranya tidak mencapai sasaran. Tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan dilaksanakan dan keberkesanannya dinilai.Rekod yang berkaitan dengan penghasilan penyampaian perkhidmatan kesihatan disenggara dan disimpan dengan baik.Output dari perancangan tersebut adalah dalam prosedur kualiti yang berkaitan.

8.2 Keperluan untuk produk dan perkhidmatan Proses-proses yang berkaitan dengan pelanggan dimana berlakunya interaksi denagn pelanggan sama ada ketika diperingkat permintaan ataupun pemberian perkhidmatan kepada pelanggan.

36

8.2.1 Komunikasi Pelanggan Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi memastikan saluran komunikasi yang berterusan diwujudkan antara pelanggan dan anggota jabatan. Maklumat mengenai proses utama, maklumat perkhidmatan, pertanyaan, pengendalian kontrak dan tempahan atau penyelenggaran pesanan termasuk pindaan serta maklumbalas/aduan pelanggan dilaksanakan melalui: a. Maklumat perkhidmatan melalui papan iklan, piagam pelanggan dan

poster. b. Pertanyaan pelanggan melalui kaunter pertanyaan/telefon c. Maklumbalas pelanggan melalui kajian kepuasan pelanggan dan peti

cadangan. 8.2.2 Penentuan Keperluan Berkaitan Produk dan Perkhidmatan Semasa menentukan keperluan untuk produk dan perkhidmatan,keperluan tersebut mestilah jelas,cukup dan betul:

a)Keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan(dicatatkan dalam

borang,kad,buku,arahan dan lain-lain dokumen berkaitan)

b)Keperluan peraturan dan perundangan(contoh:bayaran,kebenaran,dokumen

sokongan dan kepatuhan kepada akta dan undang-undang)

c)Keperluan tambahan yang ditentukan oleh pihak pengurusan tertinggi

Keperluan-keperluan ini mestilah boleh dipenuhi untuk produk dan perkhidmatan ayng diberikan. 8.2.3 Semakan Keperluan Berkaitan dan Perkhidmatan Semakan dilaksanakan keatas keperluan-keperluan ini sebelum produk dan perkhidmatan disampaikan kepada pelanggan.Semakan bertujuan untuk memastikan PKD Kota Tinggi berkeupayaan untuk memenuhi keperluan tersebut setelah menerima permintaan dari pelanggan. Ini adalah untuk memastikan: a)Keperluan perkhidmatan dijelaskan secara terperinci b)Sebarang perbezaan diantara keperluan yang dinyatakan dan kehendak yang dinyatakan terdahulu diselesaikan.Perbezaan dimaklumkan kepada pelanggan dan semua yang terlibat dalam proses sebelum penyampaian perkhidmatan serta direkodkan. c)Setiap permohonan yang diterima disemak terlebih adhulu dan hanya permohonan yang dapat dipenuhi sahaja diproses.Sekiranya perkhidmatan yang diminta tidak dapat dipenuhi,rujukan akan dibuat kepada pihak atasan untuk tindakan slanjutnay. 8.2.4Perubahan kepada Keperluan Produk dan Perkhidmatan

37

PKD Kota Tinggi hendaklah memastikan perubahan maklumat berkaitan produk dan

perkhidmatan ayng dipinad dan personel yang terlibat dimaklumkan dan peka terhadap

pindaan tersebut(Contoh:pertukaran temujanji)

8.3 Rekabentuk dan Pembangunan Perkhidmatan(Rujuk 3.1)

8.4 Kawalan Terhadap Produk dan Perkhidmatan yang Dibekalkan Dari Luar.

8.4.1 Am

Kawalan telah dilaksanakan untuk memastikan proses,produk dan perkhidmatan yang

diterima memenuhi keperluan yang ditetapkan.Ia termasuk proses,produk dan

perkhidmatan yang diperolehi seacra perolehan,outsource dan agensi kerajaan

berkaitan.

Perkhidmatan outsource ini termasuklah:

a) Perkhidmatan pembersihan fasiliti contohnya Perkhidmatan Sokongan Klinikal(PSK)

b) Perkhidmatan Penyelenggaran Peralatan Perubatan dibawah program MEET contohnya syarikat Quantumn Medical Solution

c) Perkhidmatan Kawalan Keselamatan

Kriteria untuk penilaian,pemilihan,pemantauan prestasi dan penilaian semula telah

ditetapkan dalam pekeliling,arahan,kontrak dan lain-lain dokumen berkaitan.

8.4.2 Jenis dan Tahap Kawalan

Kawalan yang dilaksanakan bersesuaian dengan tahap atau impak proses,produk dan

perkhidmatan yang dibekalkan kepada produk dan perkhidmatana di PKD Kota

Tinggi.Kawalan ini juga telah dinyatakan dalam pekeliling,arahan,kontrak dan lain-lain

dokumen yang berkaitan.

Verifikasi dan pemeriksaan turut dilaksanakan untuk memastikan proses,produk dan

perkhidmatan tersebut telah memenuhi keperluan.Ia dilaksanakan semasa penerimaan

produk dan perkhidmatan dan juga selepas produk dan perkhidmatan digunakan melalui

borang penilaian prestasi pembekal yang diwujudkan.Pemantauan juga dilaksanakan

keatas keberkesanan kawalan yang dilakukan oleh pembekal luaran itu

sendiri.Penggantian,pemulangan,penyediaan semula proses,produk dan perkhidmatan

perlu dilakukan oleh penyedia luaran jika tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Semua dasar perolehan adalah mengikut Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling-

pekeliling serta surat-surat Pekeliling Perbendaharaan yang terkini.Bgai PKD Kota

38

Tinggi semua urusan pembelian dan pembayaran dikendalikan oleh Unit kewangan

melalui sistem e-SPKB dan e-Perolehan.

Pemilihan pembekal adalah berdasar kepada keperluan organisasi.Kriteria p[emilihan

dan penilaian diwujudkan dan ditetapkan.Kriteria pemilihan pembekal adalah

berdasarkan :

a)Pembekal Produk

Kuantiti barangan

Menepati tempoh penghantaran

Spesifikasi brang

Mutu barang/Kualiti barang

Jaminan barang

Perkhidmatan susulan

Mudah dhubungi

b)Pembekal perkhidmatan

Pengurusan Syarikat

Perancangan/Kemajuan kerja

Pematuhan spesifikasi kerja

Mutu/kualiti kerja

Tempoh penyiapan/Menepati masa

Kebersihan tapak/housekeeping

Pengawasan subkontraktor/pembekal

Pembaikan kecacatan/khidmat susulan

Response kepada teguran

Komunikasi/mudah dihubungi

Prestasi pembekal akan dinilai setiap kali pesanan kerajaan dikeluarkan. Rekod-rekod

akan disimpan kecuali pembekal dibawah kontrak Kementerian Kesihatan (pembelian

ubatan APPL) dilakukan secara online.Pembekal yang dipilih adalah berdasarkan

kepada senarai pembekal yang diwujudkan di jabatan.Penilaian prestasi pembekal akan

dibincangkan dalam mesyuarat kewangan jabatan.

Sekiranya terdapat perkhidamatan yang diluar kemampuan organisasi untuk

melaksanakannya ,perkhidmatan akan diperolehi daripada punca luar.Perkhidmatan ini

akan dipantau dengan rapi supaya ia mematuhi kehendak organisasi .Penyeliaan kerja-

kerja yang dilakukan akan dibuat diperingkat klinik.

8.4.3 Maklumat kepada pembekal luar

39

Keperluan yang berkaitan denagn proses,produk dan perkhidmatan yang ingin

diperolehi daripada luar mestilah jelas dan cukup sebelum berkomunikasi dengan

penyedia yang berkenaan.Ia termasuk maklumat dalam dokumen seperti pesanan

pembelian,kontrak dan spesifikasi.

Maklumat ini merangkumi:

Pesanan tempatan / inden kerja

Spesifikasi perkhidmatan/produk yang diperlukan

Dokumen sebutharga.

Dokumen tender.

Letter of indent.

Melaksanakan semakan ke atas bahan atau perkhidmatan yang diperolehi dengan

membandingkan dengan ciri-ciri ditetapkan,pengujian atau pemeriksaan.

8.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan

8.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan Perkhidmatan

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi memastikan bahawa semua aktiviti di bawah

proses utama dirancang dan dijalankan di dalam keadaan yang terkawal untuk

menjamin kualiti. Kaedah kawalan proses merangkumi satu atau lebih dari perkara

dibawah:-

a) Menyediakan maklumat tentang ciri-ciri perkhidmatan yang disediakan melalui

prosedur-prosedur yang didokumenkan. Pelaksanaan proses dipastikan

mematuhi dasar, peraturan atau undang-undang yang berkaitan dan

berpandukan kepada prosedur-prosedur kualiti berkaitan yang telah diluluskan.

b) Mewujudkan arahan-arahan kerja yang mencukupi

c) Aktiviti-aktiviti bagi setiap proses utama dijalankan dengan menggunakan

peralatan-peralatan yang sesuai.

d) Menyediakan kaedah atau alat untuk memantau dan menilai

e) Melaksanakan kaedah pemantauan dan pengukuran yang disediakan

f) Menyediakan khidmat susulan selepas perkhidmatan diberi

Aktiviti-aktiviti bagi setiap proses utama dilaksanakan oleh anggota terlatih mengikut

kepakaran yang diperlukan dan latihan diberi dari masa ke semasa mengikut keperluan.

8.5.2 Identifikasi dan Kemudahkesanan

Pihak pengurusan PKD Kota Tinggi memastikan:- a. Semua anggota diberi tanda pengenalan jabatan untuk mengenlpasti

tugas,bidang kuasa dan memudahkan rujukan oleh pelanggan dan staf organisasi

40

b. Semua aktiviti yang dijalankan dalam pemberian perkhidmatan diberi nama sebagai identifikasi dan kemudahkesanan seperti aktiviti pendaftaran, pemeriksaan, pemeriksaan makmal, rawatan serta pemberian ubat (bagi aktiviti Pembangunan Kesihatan Keluarga) dan aktiviti kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutu makanan, kawalan mutu air minum, penguatkuasaan dan sebagainya ( bagi aktiviti Kesihatan persekitaran).

c. Setiap spesimen makmal yang diambil dari pelanggan untuk dijalankan ujian akan dilabelkan.

d. Semua ubat-ubatan dilabel, diberi nombor batch dan dikenalpasti tarikh luput.

e. Semua pelanggan yang datang mendapat rawatan atau perkhidmatan di klinik didaftarkan mengikut nombor kad pengenalan mereka. Setiap rawatan yang diberikan, keputusan akan dicatitkan di dalam kad rawatan.

f. Bagi aktiviti kesihatan Environtmen, setiap tindakan yang dilaksanakan dicatiitkan di dalam borang, atau laporan yang ditetapkan dan disimpan di dalam fail.

g. Semua asset yang diperolehi diberi kod dan didaftarkan sebagaimana arahan dalam Arahan Perbendaharaan terkini.

h. Semua dokumen SPK PKD Kota Tinggi diberi kod dan nombor dokumen serta disediakan senarai edaran untuk identifikasi dan kemudahkesanan.

i. Semua fail didaftarkan dan diberi nombor fail. j. Infrastruktur yang digunakan diberikan nama yang tertentu.

8.5.3 Harta Milikan Pelanggan atau Pembekal Luar

Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi memastikan anggotanya menjaga harta hakmilik pelanggan yang diterima dan dibawah tanggungjawabnya. Produk/barangan/sample/dokumen yang dibekalkan oleh pelanggan/pembekal akan dikenalpasti, direkod, dijaga dan dan dipastikan selamat sewaktu dibawah kawalan atau digunakan oleh jabatan. Kerahsiaannya dijamin jika perlu. Jika harta hakmilik pelanggan ini hilang, rosak atau tidak boleh digunakan lagi, ia akan dilaporkan kepada pelanggan. Contoh harta hakmilik pelanggan ini adalah seperti sampel darah, sampel kahak, urin yang akan dikembalikan semula kepada pelanggan dalam bentuk keputusan hasil ujian makmal. Rekod berkaitan dengan ini diselenggara dan disimpan.

8.5.4 Pemeliharaan

Pihak pengurusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi berusaha memastikan

perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan dipelihara dari sebarang kecacatan

atau ketidakpatuhan terhadap keperluan melalui pengendalian yang cermat, teliti serta

mematuhi kawalan yang ditetapkan. Ini dilakukan dengan memastikan proses

penyediaan dan pemberian perkhidmatan kepada pelanggan mematuhi keperluan

41

identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan, dan kawalan yang ditetapkan

termasuk pemeliharaan dan penghantaran seperti contohnya pemeliharaan dalam

perkhidmatan ubat-ubatan, bahan-bahan ujian makmal dan vaksin. Pemeliharaan ini

termasuk bahagian-bahagian atau bahan tambahan sesuatu produk contohnya bahan

pelarut vaksin dan larutan buffer di makmal.

8.5.5 Aktiviti Selepas Penghantaran Produk/Penyampaian Perkhidmatan

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi akan mengesahkan mana-mana proses

perkhidmatan dimana hasilnya hanya akan diketahui selepas perkhidmatan diberi

contohnya pemberian ubat Penicillin, pemberian vaksin campak di mana komplikasi

alahan hanya akan diketahui selepas ubat/vaksin diberikan.

Pengesahan yang dilaksanakan perlu menunjukkan keupayaan proses-proses tersebut

mencapai keputusan sebagaimana dirancang. Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi

mengujudkan prosedur-prosedur termasuk (di mana perlu):-

a) Mengenalpasti kriteria minima untuk mengkaji dan menerima proses-proses

tersebut. Contohnya Suhu badan bayi tidak melebihi 37.5 C sebelum pelalian diberi.

b) Personel adalah terlatih dan peralatan yang digunakan telah diluluskan.

c) Menggunakan kaedah dan prosedur khusus

d) Rekod-rekod disimpan dan

e) Memberi arahan untuk memberi maklumbalas selepas perkhidmatan

dilaksanakan – contoh: setelah memberi suntikan, pelanggan diminta untuk datang

semula ke klinik sekiranya timbul masalah.

8.5.6 Kawalan Perubahan

Sebarang perubahan yang dibuat semasa proses penyediaan dan penyampaian

perkhidmatan disemak dan dikawal terutamnya yang melibatkan dokumen-dokumen

rasmi dan SPK.Bukti dikekalkan dalam dokumen dan rekod berkaitan untuk

menunjukkan hasil perubahan tersebut dan apa-apa yang timbul daripada perubahan

tersebut.

8. 6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan

Produk dan perkhidmatan perlu disemak,disahkan atau diluluskan untuk memastikan

perkhidmatan tersebut telah memenuhi keperluan-keperluan yang ditetapkan dalam

SPK.Ia tidak boleh diberi atau disampaikan kepada pelangan jika belum disahkan atau

diluluskan oleh anggota bertanggungjawab.

42

Bukti semakan,pengesahan atau kelulusan serta anggota atau pegawai

bertanggungjawab turut didokumenkan dalam rekod-rekod berkaitan.

8.7 Kawalan Output Yang TIdak Akur

Produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi atau tidak akur kepada keperlaun

dikawal untuk memastikan produk dan perkhidmatan tersebut tidak digunakan atau

diberi atau disampaikan kepada pelanggan.

Kawalan merangkumi tindakan berikut:

Pembetulan(membetulkan ketidakakuran)

Pengasingan,memulangkan atau menggantung pemberian produk atau

perkhidmatan

Memaklumkan kepad pelanggan

Mendapatkan pengesahan daripada pihak yang berkenaan jika produk atau

perkhidmatan tersebut ingin digunakan dengan bersyarat

Merekodkan tindakan di atas dalam dokumen berkaitan

9.1 Pemantauan,Pengukuran,Analisa dan Penilaian

9.1.1 Am

Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa memastikan data-data yang diperlukan dikumpul dan dianalisa untuk digunakan sebagai kaedah pemantauan bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan mencapai sasaran yang ditetapkan dan memenuhi kehendak pelanggan. Sekiranya terdapat perkhidmatan yang tidak mencapai sasaran dan tidak memenuhi kehendak pelanggan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi akan mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan serta pencegahan. Ini akan menjadi input kepada Kajian Semula Pengurusan.

Kepatuhan sistem kualiti akan diukur melalui audit kualiti dalaman dengan mengukur pencapaian kualiti dan kepuasan pelanggan. Hasil pemantauan dan pengukuran akan dilaporkan kepada pihak pengurusan bagi menilai tahap kualiti yang dicapai dan digunakan untuk penambahbaikan segala kelemahan yang dikenalpasti. 9.1.2 Kepuasan Pelanggan

9.0 PENILAIAN PRESTASI

43

Kepuasan pelanggan merupakan objektif utama Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi. Kepuasan pelanggan ini dinilai melalui Kajian Kepuasan Pelanggan yang dijalankan sekurang-kurangnya sekali setahun. Kajian Kepuasan Pelanggan ini juga boleh dijalankan pada bila-bila masa mengikut keperluan sekiranya terdapat ketidakakuran dalam perkhidmatan samada melalui maklumbalas, aduan pelanggan, lapuran audit serta lapuran media. Hasil Kajian Kepuasan Pelanggan akan menjadi input kepada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 9.1.3 Analisis dan Penilaian Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa mengenalpasti, mengumpul dan menganalisis data yang sesuai bagi menentukan kesesuaian dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan menilai dimana penambahbaikan berterusan dapat dilaksanakan. Ini termasuklah data yang diperolehi hasil daripada pemantauan dan pengukuran serta daripada sumber-sumber berkaitan. Teknik-teknik statistik yang sesuai digunapakai untuk menganalisa data seperti peratusan, bar chart dan lain-lain.

Analisis data menyediakan maklumat-maklumat berhubung:- a. Kepuasan hati pelanggan

Analisis kepada kepuasan hati pelanggan adalah berdasarkan borang soal selidik ( BSS ) yang dihantar setahun sekali kepada pelanggan. Analisis dibuat kepada semua aspek dan dinilai dalam bentuk peratusan.

b. Pematuhan kepada keperluan perkhidmatan adalah berpandukan kepada

analisa aduan dan maklumbalas pelanggan yang diperolehi samada melalui peti cadangan atau aduan pelanggan.

c. Ciri-ciri dan trend proses perkhidmatan dinilai melalui analisa pencapaian

aktiviti setiap tiga bulan, enam bulan dan tahunan (termasuk pencapaian QAP, UCI dan DSA ).

d. Prestasi pembekal dianalisa berpandukan criteria seperti kualiti, kos dan jangkamasa penghantaran menggunakan borang prestasi pembekal

9.2 Audit Dalaman Pejabat Kesihatan Kota Tinggi menjalankan audit kualiti dalaman sekurang-kurangnya setahun sekali atau pada bila-bila masa sekiranya berlaku :

Terdapat perubahan besar pada prosedur-prosedur yang digunakan

44

Terdapat aduan serius daripada pelanggan

Ketidakakuran kritikal di dalam sistem Tujuan audit dalaman ini dilaksanakan adalah bagi menentukan a. Pematuhan kepada kehendak-kehendak MS ISO 9001:2015 dan kehendak-

kehendak lain yang ditetapkan oleh Pejabat Kesihatan Kota Tinggi dan b. Keberkesanan perlaksanaan sistem kualiti. Program audit dirancang oleh Ketua Juruaudit Dalaman dan diluluskan oleh jawatan Kuasa Pengurusan tertinggi SPK dengan mengambil kira status dan kepentingan proses-proses yang perlu diaudit dan juga keputusan audit terdahulu. Sebelum sesuatu audit dijalankan kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan di tentukan terlebih dahulu. Juruaudit yang mengaudit dipastikan bebas dari bidang kerja mereka sendiri. Semua juruaudit yang melaksanakan pengauditan adalah di kalangan mereka yang dilantik oleh Pegawai Kesihatan Daerah setelah mendapat latihan dari agensi yang diiktiraf. Ketua Juruaudit Dalaman memastikan anggota yang bertanggungjawab mengambil tindakan segera keatas sebarang ketidakakuran yang dibangkitkan dan mengenalpasti punca ketidakakuran tersebut. Tindakan pembetulan yang diambil di verifikasi melalui audit susulan dan hasil audit dalaman dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Segala rekod-rekod berkaitan disimpan dan disenggara. Tanggungjawab bagi merancang, melaksana, menyediakan laporan audit dan mengemaskini rekod pengauditan dinyatakan secara jelas dalam prosedur audit kualiti dalaman Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi. 9.3 Kajian Semula Pengurusan 9.3.1 Am Sistem Pengurusan Kualiti PKD Kota Tinggi dikaji dan disemak semula sekurang-kurangnya setahun sekali.INi ialah untuk memastikan SPK terus sesuai,mencukupi dan berkesan.Kajian semula ini akan meliputi penilaian kea tas peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan perubahan SPK termasuk dasar dan objektif kualiti.Penyemakan semula akan dibuat dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan yang dipengerusi Pegawai Kesihatan Daerah. 9.3.2 Input Semakan

Maklumat atau data-data berikut perlu disedia dan dianalisis oleh ketua-ketua bahagian/Unit dan pegawai yang diarahkan sebagai input utama dalam akjian semula pengurusan:

Susulan dari kajian semula pengurusan yang lepas

45

Keputusan audit dalaman dan luaran

Maklumbalas pelanggan dan pihak berkepentingan(aduan,kajian kepuasan dan cadangan

Perubahan isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan SPK

Prestasi proses dan keakuran perkhidmatan(termasuk pencapaian objektif kualiti)

Status ketidakakuran dan tindakan pembetulan

Status pemantauan dan pengukuran(contoh :audit kejururawatan,audit NCD)

Keberkesanan tindakan dalam menangani risiko dan peluang

Kecukupan sumber

Prestasi penyedia luar(pembekal dan konsesi)

Cadangan dan peluang penambahbaikan

Lain-lain perkara yang ditentukan oleh Pegawai Kesihatan Daerah 9.3.3 Output Semakan Kajian Semula Pengurusan mestilah merumuskan keputusan dan tindakan yang merangkumi:

Peluang penambahbaikan

Keperluan untuk perubahan SPK

Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan

Keperluan sumber Keputusan dan tindakan daripada kajian semula pengurusan diminit dan diedarkan kepada yang berkenaan untuk perlaksanaan tindakan.Pengurusan atasan bertanggungjawab untuk memastikan semua keputusan dan tindakan dilaksana sewajarnya. 10.1 Am Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa menjalankan penambahbaikan ke atas sistem pengurusan kualiti. Penambahbaikan ini diambil samada melalui hasil analisa kajian kepuasan pelanggan, audit kualiti dalaman, pencapaian objektif kualiti serta daripada keputusan Kajian Semula Pengurusan.

Tindakan penambahbaikan ini diambil setelah mengkaji punca-punca ketidakpatuhan serta tindakan pembetulan yang di jalankan. Tindakan penambahbaikan ini juga diambil hasil daripada laporan pemerhatian. 10.2 Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mengambil tindakan pembetulan ke atas punca-punca ketidakakuran yang ditemui semasa menganalisa kepuasan pelanggan, audit kualiti dalaman, pencapaian objektif kualiti, analisa data pencapaian aktiviti serta daripada

10.0 PENAMBAHBAIKAN

46

keputusan Kajian Semula Pengurusan. Tindakan pembetulan diambil bagi menghalang ketakakuran daripada berulang. 10.3 Penambahbaikan berterusan Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi sentiasa menjalankan penambahbaikan ke atas sistem pengurusan kualiti. Penambahbaikan ini diambil samada melalui hasil analisa kajian kepuasan pelanggan, audit kualiti dalaman, pencapaian objektif kualiti serta daripada keputusan Kajian Semula Pengurusan. Tindakan penambahbaikan ini diambil setelah mengkaji punca-punca ketidakpatuhan serta tindakan pembetulan dan pencegahan yang di jalankan. Tindakan penambahbaikan ini juga diambil hasil daripada laporan pemerhatian.

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen terkawal sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan

yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan

TARIKH HALAMAN DIPINDAAN BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN

47

NO KELUARAN

NO PINDAAN

M/S

M/s hadapan-perubahan nama ketua PTJ 11/7/2018 01 01 Lampiran Perubahan senarai objektif kualiti

Perubahan senarai pengurusan risiko Carta Alir Perolehan Carta Alir Pengurusan hasil