PENULISAN MINIT MESYUARAT

& SURAT RASMI

NAMA KUMPULAN : FOURTEENNAMA PENSYARAH : CIK NAZIRAH BT BAHARUDIN

AHLI KUMPULANMUHAMMAD IKHMALMUHAMMAD AIZATNOR IRZAQMOHD IQBALAHMAD ABD HAYYIEMOHAMMAD AIDIL HAKIMAMIRUL SYAMIL

NURUL SUHANANUR SYAKILANURUL NAJWANUR HIDAYATINURUL SYAZWANINUR IFFAHSITI NOOR NABILA

PENGERTIAN MINIT MESYUARAT

Satu rekod atau penyataan bertulis secara formal mengenai catatan keatas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan,tindakan susulan dan pelaporan semula untuk perbincangan akan datang.

JENIS MESYUAR

AT

MENSYUARAT AGUNG

MENSYUARAT AJK

MENSYUARAT KHAS

PRINSIP PENULISAN

MINIT MENSYUARAT

4C

CORRECT (BETUL)

CLEAR(JELAS)

COMPREHENSIVE (LENGKAP)

CONCISE(RINGKAS)

PERINGATAN !

Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan :• Perkara-perkara penting yang dibincangkan.•Keputusan-keputusan yang dibuat.•Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil perhatian.

FORMAT PENULISAN

MINIT MESYUARAT

SEBELUM MESYUARAT

APA YANG PERLU DILAKUKAN

SEMASA MESYUARAT

SELEPAS MESYUARAT

PENGHANTARAN / EDARAN MINIT MESYUARAT

Minit yang telah disemak oleh pengurusi hendaklah diedarkan kepada

ahli mesyuarat dalam tempoh seminggu daripada mesyuarat tersebut

diadakan

1 .Perutusan pengerusi

Ruang ini mengandungi catatan tentang perkara-perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi

Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh pengerusi pada awal mesyuarat, semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja.

2.Minit Mesyuarat yang lepas

Catatkan keputusan MM yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau tertakluk kepada pindaan tertentu.

Jika ada pindaan ,nyatakan pindaan tersebut.

Pencadang dan penyokong.

Bersetuju sebulat suara.

3. Perkara-perkara berbangkit jika berkaitan Ruangan ini mengandungi catatan tentang

perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyurat yang lepas.

Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.Untuk memudahkan rujukan dibuat,muka surat dan perenggan MM lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.

Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan catatkan juga agensi atau nama jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan.

4. Perbincangan – Agenda / Isu yang dibincangkan

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat.

Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetapkan

5. Perbincangan kertas-kertas kerja (Jika Berkaitan)

Bagi mesyuarat tertentu beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.Perkara-perkara yang perlu direkodkan adalah :

a. Tajuk kertas kerja berkenaan b. Agensi yang menyediakan kertas kerja.c. Tujuan utama kertas kerja disediakand. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas

kerja tersebut.e. Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu yang

dibangkitkan dalam kertas kerja berkenaan.f. Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang

dibangkitkan serta tindakan isu-isu yang perlu diambil perhatian.

SURAT KIRIMAN RASMI

6. Hal-hal lain (Jika ada)Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang di bincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat7. Penutup Minit MesyuaratRuangan ini merekodkan perkara seperti yang berikut :

a.Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkan.b.Ucapan terima kasih pengerusi.c.Catatan tarikh mesyuarat yang akan datang

jika tarikh telah ditetapkan

Bersifat formal dan ditulis untuk kepentingan umum.

Mempunyai format yang berbeza dengan surat kiriman tidak rasmi.

SURAT KIRIMAN RASMI

JENIS-JENIS SURAT KIRIMAN RASMI

Surat AduanSurat Permohonan Surat Bantahan Surat Pesanan Surat Rayuan

JENIS PERMOHONAN

(jawatan pekerjaan,biasiswa,kebenaran membuat lawatan dan lain-lain)

*Merujuk kepada perkara diatas(apa yang ditulis di bahagian PER)osaya berminat untuk mengisi kekosongan jawatan sebagai…osaya berhajat untuk mendapatkan biasiswa untuk melanjutkan pelajaran ke….oSaya mengharapkan kebenaran daripada pihak tuan untuk mengadakan lawatan ke…

Jenis Pandangan/Pendapat/Penghargaan/

Teguran/Aduan(berkenaan satu keadaan,kejadian,aktiviti dan lain-lain)Merujuk kepada perkara di atas,saya/saya

sebagai wakil…•dengan rasa kesal ,saya ingin membuat teguran/aduan melahirkan ketidaksenangan saya berhubung dengan…•Ingin mengemukakan pendapat/pandangan saya mengenai…•Ingin melahirkan penghargaan saya/kami kepada…

PERENGGAN PENUTUP

Saya berharap agar permohonan saya diberikan pertimbangan yang sewajarnya.Akhir sekali,saya memohon pertimbangan dan kerjasama daripada pihak tuan.Saya bersedia untuk menghadiri temuduga pada bila-bila masa.Sekiranya,tuan tidak bersetuju dengan tarikh dan masa yang kami cadangkan,tuan boleh memindanya dengan memberitahu kami segera.Kerjasama daripada pihak tuan didahului dengan jutaan terima kasih.

Jika surat dikirimkan kepada mana-mana badan media cetak ,contohnya

surat khabar ,di akhir surat boleh ditulis:

Saya harap tuan penyunting/editor akan memberikan pertimbangan yang sewajarnya berkenaan dengan isu yang saya ketengahkan ini.Harapan saya agar pihak-pihak tertentu akan mengambil langkah-langkah yang sebaiknya untuk mengatasi masalah ini.

Jika pengirim memberikan saranan mengenai satu perkara di akhir surat

boleh ditulis begini:

Semoga tuan akan mempertimbangkan saranan-saranan yang saya berikan.

PERINGATAN

Sepanjang surat pengirim mesti membahasakan dirinya sebagai saya dan kata nama ganti diri bagi penerima ialah tuan atau puan.

PANTUN

JIKALAU ADA SUMUR DI LADANG,BOLEH SAYA MENUMPANG MANDI,JIKALAU ADA UMUR YANG PANJANG,INSYAALLAH KITA JUMPA LAGI.

SEKIAN TERIMA KASIH