TATACARA PENGURUSAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH BAHAGIAN AKAUN, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 2012 _____________________________________________________________________________________ HAK CETAK TERPELIHARA Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan2013 yang perlu dilakukan bagi menghasilkan salah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangancekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan Sehubungan itu, bagi merealisasikan pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakankewangan yang cekap di peringkat sekolah pelbagai jenis peruntukan dan bantuan Tatacara Pengurusan Perakaunan diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kaudit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturanSemoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah buku panduan ini dengan sebaik mungkin berkesan di peringkat sekolah. Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah berjaya menerbitkan edisi yang tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan secara berterusan. Sekian, terima kasih. Dato' Dr. Rosli bin Mohamed Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam 1 Malaysia. engetua/Guru Besar selaku Pengurus sahaja dikehendaki mahir dalam bidang tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan, khususnya pengurusan kewangan sekolah. Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM)2013 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewanganbagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM, sekolah perlu memastikan segala spendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum.kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerimantuan daripada Kerajaan. Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan kewangan yang berkuatkuasa. semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah rjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan Kementerian Pelajaran Malaysia Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan engurus Sekolah bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan mahir dalam bidang pengurusan, Malaysia (PPPM), menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan perubahan yang mana alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang , sekolah perlu memastikan segala sumber pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala secara efisyen dan optimum. Pengurusan kerana pihak sekolah menerima Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka ewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran peraturan kewangan yang berkuatkuasa. dapat menggunakan agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah kemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan di institusi pendidikan Negara. Pengetua/Gperlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.Buku Tatacara Pengurusan Perakaunanpanduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan kewangan di sekolah. Penerbitan peraturan-peraturan kewangan disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitaaset, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.Justeru itu, saya berharap buku ini dapaperingkat sekolah untuk menguruskanmeningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat memenyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil audit bersih atau tanpa teguran audit.Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada Tatacara Pengurusan Perakaunan Sekolah menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja Bahagian Akaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan. Sekian, terima kasih. Wassalam Hj. Senin Bin Yusof Ketua Akauntan Kementerian Pelajaran MalaysiaBismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera, lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNyaBahagian Akaun dapat merealisasikan usaha menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Tahun 2012. yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam pendidikan Negara. Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahanperaturan kewangan semasa yang berkuatkuasa. Pentadbir Sekolah adalah juga disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitan dengan kewangan, perolehan, set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.Justeru itu, saya berharap buku ini dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang Moga dengan usaha ini akan dapat membantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil audit bersih atau tanpa teguran audit. Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa Penerbitan Buku cara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan. Wassalam. Kementerian Pelajaran Malaysia abarakatuh dan lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya, Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan dalam tadbir urus pentadbir di peringkat Sekolah sumber yang disediakan oleh digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya. ini adalah sebagai garis rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan . Pentadbir Sekolah adalah juga n dengan kewangan, perolehan, set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa. pegawai perakaunan kewangan dengan berkesan di samping akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang mbantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil watankuasa Penerbitan Buku tahun 2012 ini serta individu yang telah menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku KANDUNGAN i BAB TAJUK MUKASURAT 1 PENGENALAN 1.1 Pendahuluan 1 1.2 Tujuan 2 1.3 Penggunaan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah 2 1.4 Kesimpulan 3 2 AKAUNTABILITI 2.1 Pendahuluan 4 2.2 Penurunan Kuasa 4 2.3 Serahan Tugas 5 2.4 Penyata Kewangan Sekolah 6 2.5 Melantik Juruaudit Dalam 6 2.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 7 2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 8 2.8 Penyediaan Rekod/Dokumen Kewangan Untuk Pengauditan 9 2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 9 2.10 Kehilangan dan Hapuskira 9 2.11 Surcaj dan Penalti 10 Lampiran 11 - 12 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH 3.1 Pendahuluan 13 3.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 13 3.3 Kumpulan Wang Kerajaan 13 3.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 14 3.5 Kumpulan Wang Asrama 16 PERAKAUNAN 4 TERIMAAN 4.1 Pendahuluan 17 4.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan 17 4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan 19 4.4 Kutipan Melalui Bank 22 Lampiran 27 - 40 Carta Aliran 41 - 43 KANDUNGAN ii BAB TAJUK MUKASURAT 5 PEMBAYARAN 5.1 Pendahuluan 44 5.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 44 5.3 Daftar Bil 45 5.4 Baucar Bayaran 46 5.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 46 5.6 Pulangan Balik Kutipan 48 5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan 49 5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 49 5.9 Pengeluaran Cek 50 5.10 Kuasa Menandatangan Cek 51 5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 52 5.12 Penggantian Cek Hilang 53 5.13 Stok Buku Cek 53 5.14 Caj Bank 54 Lampiran 56 - 63 Carta Aliran 64 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun Subsidiari 69 6.6 Akaun Bank 69 6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank 70 6.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang Tamat Operasi 73 Lampiran 75-86 7 PANJAR WANG RUNCIT 7.1 Pendahuluan 87 7.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 87 7.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 88 7.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit 88 7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit 88 7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR 88 KANDUNGAN iii BAB TAJUK MUKASURAT 7.4.3 Pembayaran PWR 89 7.4.4 Rekupmen 90 7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada Akhir Tahun 90 7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit 91 Lampiran 92 - 102 Carta Aliran 103 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN 8.1 Pendahuluan 104 8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 104 8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 105 8.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 105 8.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 105 8.6 Kunci Kira-kira 106 8.7 Nota Kepada Akaun 108 8.8 Penyata Lain 109 8.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 109 Lampiran 110 -112 9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB) 9.1 Pendahuluan 113 9.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun Belum Bayar (ABB) 113 9.3 Daftar ABB 113 9.4 Kelulusan Ketua PTJ 114 9.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 114 9.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 114 9.7 Permohonan Pelarasan ABB 115 9.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB 115 Lampiran 117 - 118 10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT) 10.1 Pendahuluan 119 10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun Belum Terima (ABT) 119 10.3 Daftar ABT 119 10.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT 119 10.5 Tindakan Untuk Hapuskira 120 KANDUNGAN iv BAB TAJUK MUKASURAT 10.6 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi 120 Lampiran 121 - 123 PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR 11 PEROLEHAN 11.1 Pendahuluan 124 11.2 Jenis-jenis Perolehan 124 11.3 Kaedah Perolehan 125 11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 125 11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel 126 11.3.3 Pembelian Terus 127 11.3.4 Sebut Harga 128 11.4 Tatacara Perolehan 130 11.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 131 11.5.1 Pembelian Terus 131 11.5.2 Sebut Harga 134 11.5.3 Tender 146 11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 146 11.7 Permohonan Perolehan ICT 147 11.8 Perolehan Harta Modal 147 Lampiran 148 - 158 Carta Aliran 159 - 165 12 PENGURUSAN ASET ALIH 12.1 Pendahuluan 166 12.2 Definisi Aset Aset Alih 166 12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 166 12.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan 167 13 PENGURUSAN STOR 13.1 Pendahuluan 168 13.2 Definisi Stor Stok Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis) Pengurusan Kawalan Stok 168 13.3 Kategori Stor Sekolah 169 KANDUNGAN v BAB TAJUK MUKASURAT 13.4 Pelaksanaan Pengurusan Stor 169 PENGURUSAN AM 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN 170 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA 15.1 Pendahuluan 172 15.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah 172 15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah 173 16 PINDAH PERUNTUKAN 16.1 Pendahuluan 174 16.2 Bidang Kuasa 175 16.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 175 16.4 Tatacara Pindah Peruntukan 176 16.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan 177 Lampiran 180 - 183 17 TAKRIFAN 184 - 186 Bab 1 PENGENALAN 1 1.1 PENDAHULUAN 1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana pengurusan aset dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang terdapat dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturan-peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa. 1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan dengan sempurna. 1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi: (a) menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum; (b) mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang kemudiannya dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya. Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1) bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan tahunan tersebut jika didapati perlu; dan (c) memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan. Peraturan 6, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996 SPK Bil 4/88 AP 306 Seksyen 130(m), Akta Pendidikan 1996 Bab 1 PENGENALAN 21.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk memastikan: (a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya; dan (b) Sekolah mengambil apa-apa tindakan, jika keadaan memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang berhubungan dengan sekolah tersebut. 1.2 TUJUAN 1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat Tahun 2005, berdasarkan: (a) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia, Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian Pelajaran Malaysia sehingga November 2011; dan (b) maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat Tahun 2005. 1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH 1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Peraturan 7, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996 Peraturan 12, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996 Bab 1 PENGENALAN 3 1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013. 1.4 KESIMPULAN 1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah bagi mempertingkatkan akauntabiliti dan kecekapan dalam menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Bab 2 AKAUNTABILITI 4 2.1 PENDAHULUAN Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya. Ia merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan tersebut. Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan. Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu: (a) mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahan-arahan dari KPM; dan (b) mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan. 2.2 PENURUNAN KUASA 2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang menjadi tanggungjawab kepadanya. Bab 2 AKAUNTABILITI 5 2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah (Lampiran 2-1). 2.2.3 Sumber rujukan kuasa: (a) AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang (b) AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi (c) AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar (d) AP 119 : Kuasa Menandatangan Cek (AK 52) (e) AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain. Contoh: - Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen kewangan - menyelenggara Panjar Wang Runcit 2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah (a) Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa ketiadaannya. (b) Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat perwakilan kuasa. 2.3 SERAHAN TUGAS 2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan Bab 2 AKAUNTABILITI 6kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2. TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH 2.4 PENYATA KEWANGAN SEKOLAH 2.4.1 Penyediaan Penyata Kewangan Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum; dan Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya. Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua PTJ. 2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM 2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah. 2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 Pekeliling SPK Bil 4/1988 Bab 2 AKAUNTABILITI 7 2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut: (a) menyemak rekod kewangan; (b) memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan (c) menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat JPKA. 2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH 2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) (a) Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:- Pengerusi : Pengurus Sekolah Setiausaha : KPT/PT yang mentadbir kewangan Ahli : Semua Guru Penolong Kanan Ketua Bidang/Ketua Panitia Juruaudit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai (b) Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati kehendak Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang berkuat kuasa. (c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet, perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan SPK Bil. 6/2009 PP 10/2008 Bab 2 AKAUNTABILITI 8dan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang mengurus hal-hal pengurusan kewangan. (d) Kekerapan mesyuarat Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan perakaunan dengan lebih berkesan. 2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk Bab 12) 2.6.3 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11) 2.7 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT 2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang berharga. 2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:- (a) tarikh dan masa pemeriksaan; (b) nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan setem; PP 10/2008 & SPK6/2009 AP 309 Bab 2 AKAUNTABILITI 9(c) amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya; (d) perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk buku resit dan cek yang belum digunakan; (e) hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/ SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan; dan (f) tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa. 2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN Pengurus Sekolah bertanggungjawab: (a) menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri; (b) memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan (c) membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau pemeriksaan. 2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan audit. 2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan. AP 306 Bab 2 AKAUNTABILITI 10 2.11 SURCAJ DAN PENALTI 2.11.1Surcaj Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:- (a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan ke atasnya; (b) telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang tidak disahkan dengan sempurna; (c) telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam atau harta benda kerajaan; (d) Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur; atau (e) Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa-apa kelewatan dalam pembayaran wang awam. 2.11.2 Penalti Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996 adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia (RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3) bulan atau kedua-duanya. Seksyen 18 AAK 1957 Akta Pendidikan 1996 Peraturan-peraturan (Akaun dan Audit) 2002 Lampiran 2-1 SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK . dengan ini memberi kebenaran kepada no. Kad Pengenalan . Jawatan ... untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut: 1. Menerima wang awam 2. Menandatangan Resit Rasmi Pejabat 3. Menyelenggara Buku Tunai 4. Menyelenggara Panjar Wang Runcit 5. Menandatangan Pesanan Sekolah 6. Memperaku Baucar Bayaran 7. Memasukkan wang ke bank 8. Menyelenggara rekod-rekod kewangan yang lain. Kebenaran ini berkuatkuasa mulai tarikh surat ini sehingga dibatalkan. Dengan ini surat kebenaran (no.rujukan) bertarikh adalah terbatal. .. t.t Pengetua/ Guru Besar Tarikh: Saya . No. Kad Pengenalan . dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di atas. Tandatangan Tarikh:.. Lampiran 2-2 BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN Nama Pegawai Bertukar : Jawatan : Nama Pegawai Terima Tugas : Jawatan : Perihal, Siri dan No. Borang Nombor Siri Borang yang digunakan sehingga tarikh Nombor Siri Borang Belum Guna Catatan Resit Rasmi Pejabat No. Siri: Mula Akhir Mula Akhir Borang Pesanan Sekolah No. Siri : Cek KWK No. Siri : Cek KWS No. Siri : Cek KWA No. Siri : Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul. ..............(t.t Penyerah)....................... ..............(t.t Penerima)...................... Nama : Nama : Tarikh : Tarikh : Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH 13 3.1 PENDAHULUAN Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan. 3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH 3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:- (a) Kumpulan Wang Kerajaan (KWK); (b) Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan (c) Kumpulan Wang Asrama (KWA). 3.2.2 Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun bank dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut. Walau bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150 orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah. 3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan Wang Sekolah. 3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN 3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama. Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH 14 3.3.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah: (a) Bantuan Persekolahan daripada KPM (b) Bantuan Biasiswa ; (c) Faedah bank; dan (d) Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan. 3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa. 3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam) 3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/ pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama. 3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah: (a) Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu bapa/penjaga yang telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaran-bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan Surat-Surat Siaran berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa kecuali yuran PIBG. (b) Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah; (c) Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah; (d) Sumbangan daripada orang awam; (e) Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan sekolah; (f) Deposit diterima; SPI 11/2011 Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH 15 (g) Faedah bank; dan (h) Terimaan-terimaan lain yang berkaitan. 3.4.3 Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut: (a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan Apabila pihak sekolah membuat kutipan daripada murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti: (i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan Kerajaan (SABK); (ii) Penerbitan Majalah Sekolah; dan (iii) Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar. (b) Wang Yang Dikutip Secara Am Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan. Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh pihak sekolah untuk: (i) Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid; (ii) Perbelanjaan membawa murid mendapatkan rawatan kecemasan; (iii) Perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung kepada murid. (c) Kegunaan Lain Wang SUWA Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang perolehan dibuat. Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH 16 3.5 KUMPULAN WANG ASRAMA 3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan dan bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan awam termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan. 3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah: (a) Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang Tahun untuk asrama (LPBT Asrama); (b) Bantuan Makanan Asrama (BMA); (c) Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA); (d) Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi Kerajaan/Badan Berkanun (g) Faedah bank; dan (h) Pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang diluluskan oleh Pendaftar dan bayaran-bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan surat-surat siaran berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa. 3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama Pusat), sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus serta mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan KWA. Ketua Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran makanan asrama dan pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang dibenarkan mengikut peraturan-peraturan sedia ada. Bab 4 TERIMAAN 17 4.1 PENDAHULUAN Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan penyelewengan. 4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN 4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah adalah seperti berikut: (a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan. (i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1. (ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A. (b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/ penyelia asrama kepada murid. (i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2. (ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A. 4.2.2 Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi setiap kumpulan wang. 4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB). Bab 4 TERIMAAN 18 4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta jumlahnya direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku tersebut. 4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah seperti di Lampiran 4-3A. 4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar. Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya direkodkan di dalam Buku Tunai. 4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut untuk direkod dalam Buku Tunai. 4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama. 4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki jika: Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan (termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan oleh Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke dalam bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Walau bagaimanapun, Bab 4 TERIMAAN 19 tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam tempoh seminggu selepas diterima. 4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga. 4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank adalah betul sebelum pungutan dibankkan. 4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis kumpulan wang. 4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah dan difailkan dengan sempurna. 4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN 4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa. 4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang Awam seperti di Lampiran 4-5. Bab 4 TERIMAAN 20 4.3.3 Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar. 4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank, pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut: (a) membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai dengan catatan `kontra-cek tak laku'. (b) hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku seperti di Lampiran 4-6. (c) segera mendapatkan balik pungutan tersebut. (d) apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan hendaklah dipatuhi semula. 4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain. 4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditulis dan ditandatangan oleh pegawai yang sama. 4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-sama salinannya untuk tujuan pengauditan. 4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh pegawai yang menandatangan resit. Bab 4 TERIMAAN 21 4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan betul. Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan perakuan berikut:- Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi ............. helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor .................. hingga nombor ........................... Tandatangan Pemungut .... Nama Penuh Pemungut. Tarikh : 4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang diterima dan dikeluarkan. 4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A. 4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan kedudukan helaian resit. 4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok Buku Resit. Bab 4 TERIMAAN 22 4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat (RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku Resit. 4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500 atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang menjaga. 4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah. 4.4 KUTIPAN MELALUI BANK 4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut: (a) Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank untuk memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank mengenai format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8; (b) Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan memenuhi keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu dimasukkan dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu: (i) Dicetak terus atas borang. No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf K (KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama). Nama dan alamat sekolah. Nombor Akaun Bank. Tujuan bayaran (Jenis kutipan) Bab 4 TERIMAAN 23 (ii) Diisi oleh murid. Nama. Nombor Kad Pengenalan. Tingkatan. Amaun. (c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM dengan mengemukakan: (i) Persetujuan bertulis dari bank. - persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut: `Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank selain daripada yang telah dipersetujui'. (ii) Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui. (d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah seperti di Lampiran 4-9A. (e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan (berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid. (f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa. (g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank. Bab 4 TERIMAAN 24 4.4.2 Tatacara Kutipan Melalui Bank (a) Guru Kelas/Warden/Penyelia Asrama hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima salinan Slip Bayar Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dicatat pada ruang `Tunai/Cek' di resit. Nombor resit tersebut hendaklah direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar Penghuni Asrama berpandukan nombor siri dan tarikh Slip Bayar Masuk Bank diterima. (b) Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan bersama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan dikemukakan kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau selewat-lewatnya hari kerja berikutnya. (c) Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat kepada guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima kutipan sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh penerimaan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat. (d) Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama Resit Rasmi Pejabat dikeluarkan. (e) Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai adalah berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank. (f) Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran dibuat, pihak sekolah hendaklah: (i) Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan (ii) Membuat catatan kehilangan pada rekod slip yang hilang di Daftar Slip Bayar Masuk Bank. Bab 4 TERIMAAN 25 4.4.3 Deposit Diterima (a) Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari. (b) Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah kepada pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari daripada tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa potongan bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam perjanjian. Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi tujuan pemulangan deposit. 4.4.4 Sewaan (a) Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan Kantin. (b) Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan dalam buku tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur Caj/Sewaan Lain-lain. (c) Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar Sewaan bagi setiap jenis sewaan. 4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan (a) Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/ Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada pihak yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada bank. (b) Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di bawah lajur yang telah ditetapkan. Lampiran 14 Buku PPKS m/s 77 dan 78 Bab 4 TERIMAAN 26(c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah. 4.4.6 Faedah Bank Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan wang berkenaan. Lampiran 4-1 RESIT RASMI PEJABAT RP.01(Pin.09) A ASAL KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: . TAHUN: Diterima daripada: . Bil. Perihal Penerimaan RM Sen 1. Peruntukan PCG 2. Kutipan Murid JUMLAH Ringgit Malaysia: ... *Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan) *No.: .. Tarikh: .. . (Tandatangan dan Cop) Pengetua / Guru Besar No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L. Lampiran 4-1A RESIT RASMI PEJABAT RP.01(Pin.09) A ASAL KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: . TAHUN: Diterima daripada: . Bil. Perihal Penerimaan RM Sen 1. Peruntukan PCG 2. Kutipan Murid JUMLAH Ringgit Malaysia: ... *Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan) *No.: .. Tarikh: .. . (Tandatangan dan Cop) Pengetua / Guru Besar No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Panduan mengisi : 1. Nama Sekolah 2. Tahun kewangan 3. Nama pembayar 4. Perihal penerimaan 5. Amaun yang diterima 6. Jumlah amaun yang diterima 7. Jumlah terimaan dalam perkataan 8. Kaedah pembayaran 9. No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman wang/EFT 10. Tarikh terima wang 11. Tandatangan Pengurus Sekolah Lampiran 4-2 RESIT RASMI MURID RM.01(Pin.09) B ASAL KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: TAHUN: . Diterima daripada: ... Kelas: ... Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama (Potong yang tidak berkenaan) Bil. Perihal Penerimaan RM Sen 1 Kokurikulum 2 Kertas Ujian Dalaman 3 Sukan Tahunan Sekolah 4 Skim Perlindungan Diri 5 MSSM 6 Majalah Sekolah 7 Asrama : Makanan Pendaftaran Dobi Lain-lain 8 Pelbagai JUMLAH Ringgit Malaysia: . ... *Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang (Potong yang tidak berkenaan) *No. : .. Tarikh: .. . (Tandatangan dan Cop) Pengetua/Guru Besar No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L. Lampiran 4-2A RESIT RASMI MURID RM.01(Pin.09) B ASAL KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: TAHUN: . Diterima daripada: ... Kelas: ... Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama (Potong yang tidak berkenaan) Bil. Perihal Penerimaan RM Sen 1 Kokurikulum 2 Kertas Ujian Dalaman 3 Sukan Tahunan Sekolah 4 Skim Perlindungan Diri 5 MSSM 6 Majalah Sekolah 7 Asrama : Makanan Pendaftaran Dobi Lain-lain 8 Pelbagai JUMLAH Ringgit Malaysia: . ... *Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang (Potong yang tidak berkenaan) *No. : .. Tarikh: .. . (Tandatangan dan Cop) Pengetua/Guru Besar No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Panduan mengisi : 1. Nama Sekolah 2. Tahun kewangan 3. Nama pembayar 4. Kumpulan Wang yang dikenakan 5. Perihal penerimaan 6. Amaun yang diterima 7. Jumlah amaun yang diterima 8. Jumlah terimaan dalam perkataan 9. Kaedah pembayaran 10. No. Rujukan wang pos/bankdraf/kiriman wang 11. Tarikh terima wang 12. Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang diberi kuasa 12 NAMA GURU :Tahun :DARJAH / TINGKATAN :Bilangan Murid :JUMLAH KUTIPAN HARIANJUMLAH KUTIPAN TERKUMPULJUMLAH SEPATUTNYALampiran 4-3BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN GURU KE PEJABATTarikhNo. Siri Resit MuridBil.MuridJENIS KUTIPANJumlah BayaranResit Rasmi PejabatTunai/CekMelalui BankJumlah BesarNomborTarikhJUMLAH SEPATUTNYAJUMLAH BELUM TERIMAIsi dalam 2 salinan setiap kali serahan dibuat (satu salinan disimpan oleh guru Guru/Pegawai yang menyerahkan wang;Pegawai yang menerima wangdan satu salinan disimpan oleh pejabat).Tandatangan GuruTandatangan (Nama : )(Nama : )Tarikh: Tarikh: NAMA GURU : Puan Norlaila bt. AliTahun :2005Bilangan Murid :303.1.2005051-060101201001201540395395A 0013.1.20053.1.2005061-070101201001201540395395A 0023.1.2005JENIS KUTIPANJumlah BayaranJumlah BesarNomborLampiran 4-3ABORANG KUTIPAN DAN SERAHAN GURU KE PEJABATDARJAH / TINGKATAN :2ATarikhNo. Siri Resit Murid Bil.MuridTarikhResit Rasmi PejabatYuran KhasKertas UjianMajalahInsuransMSSD/ MSSMTunaiMelalui Bank12867543Panduan mengisi borang:1. Nama Guru kelas2. Nama darjah/tingkatan 3. Tahun kewangan4. Jumlah murid dalam kelas5. Tarikh terimaan tunai atau Slip Bayar Masuk Bank6. Nombor siri resit murid (dari -hingga)7. Bilangan murid membayar yuran (rujuk resit)8. Amaun mengikut analisa peruntukan yang diterima 9. Jumlah bayaran melalui tunai dan melalui bank10. Jumlah kutipan harian yang diterima11. Jumlah kutipan yang telah diterima (jika ada) ditambah jumlah kutipan harian12. Jumlah sepatutnya diterima mengikut jumlah murid dalam kelas13. Jumlah belum terima14. Tandatangan dan tarikh Guru Kelas yang menyerahkan wang ke pajabat15. Tandatangan dan tarikh pegawai yang diberi kuasa menerima wang diperingkat pejabat16. Nombor resit pejabat dan tarikh dikeluarkan resit.916JUMLAH KUTIPAN HARIAN2402002403080395395790JUMLAH KUTIPAN TERKUMPULJUMLAH SEPATUTNYA360300360451201185JUMLAH BELUM TERIMA1201001201540395Isi dalam 2 salinan setiap kali serahan dibuat (satu salinan disimpan oleh guru Guru/Pegawai yang menyerahkan wang;Pegawai yang menerima wangdan satu salinan disimpan oleh pejabat).Tandatangan GuruTandatangan (Nama : )(Nama : )Tarikh: Tarikh: 141314. Tandatangan dan tarikh Guru Kelas yang menyerahkan wang ke pajabat15. Tandatangan dan tarikh pegawai yang diberi kuasa menerima wang diperingkat pejabat16. Nombor resit pejabat dan tarikh dikeluarkan resit.12101511T.T. PENERIMANO. RESIT PEJABATCATATANLampiran 4-4DAFTAR PENERIMAAN WANG MELALUI POSNO. RUJUKAN MELNO. CEK/WANG POSTARIKH TERIMABILNAMA PENGIRIMAMAUN (RM)PERIHALNAMA DAN JAWATAN PENERIMASaya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SK dengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan Resit Rasmi Murid kepada:Nama : _________________________________________________________Kad Pengenalan : _________________________________________________Jawatan :________________________________2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :-i) _______________________________________________ii) _______________________________________________iii) _______________________________________________3. Kebenaran ini diberi mulai sehingga .atau kebenaran ini ditarik balik.Lampiran 4-5SURAT KEBENARANMENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT(AP 69 dan AP 70(a)(iv))atau kebenaran ini ditarik balik...t.t PENGETUA / GURU BESARCOP NAMA DAN JAWATANSaya.. yang telah diberi seperti di atas. ..TARIKHNota :i. Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolah ii. Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karbon iii. Asal disimpan oleh penerima kuasaiv. Pendua disimpan dalam fail sekolah.TANDATANGANTARIKHdengan ini menerima kebenaranLampiran 4-6Nama PengirimNo. CekTarikhAmaun (RM)Sebab Cek Tak LakuCatatanDAFTAR CEK TAK LAKUPerihal Cek Tak LakuTarikh Cek Tak Laku Diterima Dari Bank BilTERIMAANBaki (Naskah)CatatanTarikhJumlah NaskahKepada (Nama & Jawatan)Tanda tangan PenerimaKELUARANNombor SiriNombor SiriTarikhJumlah NaskahOleh (Nama & Jawatan)Lampiran 4-7DariHinggaDariHinggaDAFTAR STOK BUKU RESIT3.01.1010AB251001AB251500Hj. Ahmad Karim (GB)ahmad104.01.101AB251001AB251050Siti Azrina Daud (PT)sad9KWKTarikhJumlah NaskahOleh (Nama & Jawatan)Lampiran 4-7ADariHinggaDariHinggaDAFTAR STOK BUKU RESITTERIMAANBaki (Naskah)CatatanTarikhJumlah NaskahKepada (Nama & Jawatan)Tanda tangan PenerimaKELUARANNombor SiriNombor Siri1234567891011Panduan mengisi :1. Tarikh terima stok buku resit2. Jumlah buku resit yang diterima3. Nombor siri pertama buku pertama hingga nombor siri terakhir buku terakhir4. Nama Pegawai Pemungut dan jawatan5. Tarikh bukuresit dikeluarkan6. Jumlah buku resit yang dikeluarkan7. Nombor siri buku resit yang dikeluarkan8. Nama Pegawai yang mengendalikanbuku resit dan jawatan9. Tandatangan penerima buku resit10. Baki stok buku resit yang belum digunakan10. Baki stok buku resit yang belum digunakanContoh Slip Bayar Masuk BankTUNAIBUKAN TUNAINAMA PENERIMA: No. Akaun: ALAMAT PENERIMA: Nama:Tingkatan:No. KPBank Pembayar No. Cek: Tempat: AmaunTujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun) Lampiran 4-8LogoSekolahNama & alamat Sekolah:....LogoBankNama & alamat bank:......BORANG MASUKKIRA-KIRA SEMASA Tarikh: .NO. SIRI: ..Sah apabila ada cetakan komputerPERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN NOTICE TO CUSTOMERSResit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of ditandatangani oleh pegawai pegawai bank ini. an authorized officer.Peringatan:1 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya.2 Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank.3 Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat.4 Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.NAMA GURU/WARDEN/PENYELIA ASRAMA : ..KELAS/BLOK/DORM ASRAMA : .NO. SIRI SLIPAMAUNNO. RESITTARIKHBIL.NAMA MURIDBAYAR MASUK(RM)RASMI MURIDRESITBANKLampiran 4-9SERAHAN SLIPDAFTAR SLIP BAYAR MASUK BANK (UNTUK KUTIPAN YURAN MELALUI BANK SAHAJA)TERIMAAN SLIPCATATANNAMA GURU/WARDEN/PENYELIA ASRAMA : ..KELAS/BLOK/DORM ASRAMA : .NO. SIRI SLIPAMAUNNO. RESITTARIKHBIL.NAMA MURIDBAYAR MASUK(RM)RASMI MURIDRESITBANK1.Ainul Maisarah Binti Khairul Anuar2110200.00AK 91341316.01.20102.Dania Aisyah Binti Iskandar2111600.00AK 91341016.01.20103.Nurul Ain Binti Mohd Amin2112200.00AK 91341116.01.20104.Siti Fatimah Binti Ahmad2113200.00AK 91341216.01.2010Lampiran 4-9ASERAHAN SLIPDAFTAR SLIP BAYAR MASUK BANK (UNTUK KUTIPAN YURAN MELALUI BANK SAHAJA)TERIMAAN SLIPCATATANHjh. Ramlah bt IsmailAsrama Kenanga12345678Panduan mengisi :1. Nama Pegawai yang diberi kuasa membuatkutipan9Panduan mengisi :1. Nama Pegawai yang diberi kuasa membuatkutipan2. Namakelas/blok/dorm asrama3. Bilangan murid/penghuni asrama4. Nama murid/penghuniasrama5. Nomborsiri Slip Bayar Masuk Bank mengikut setiap murid/penghuni asrama6. Jumlah kutipan yang perlu dijelaskan oleh murid/penghuni asrama7. Nombor rujukan Resit Rasmi Murid yang dikeluarkan8. Tarikh Resit Rasmi Murid dikeluarkan kepada murid/penghuni asrama BAB 4 - TERIMAAN TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Terima kutipan daripada murid / pembayar. Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat. Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Guru Kelas Terima Kutipan Mula Sedia Resit Rasmi Murid (RM01) Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Rekod Dalam Buku Kedatangan Murid Tamat 1. Wang Kutipan 2. Buku Resit Murid 3. Borang (Lampiran 5-5) Serah Ke Pejabat Resit Rasmi Murid (RM01) Murid / Pembayar Kutipan terus ke bank? Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank Ya Tidak Dapatkan Resit Pejabat BAB 3 - TERIMAAN TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Terima kutipan dari murid / pembayar. Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat. Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Terima Kutipan Mula Sedia Resit Rasmi Murid (RM01) Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Rekod Dalam Buku Kedatangan Murid Tamat 4. Wang Kutipan 5. Buku Resit Murid 6. Borang (Lampiran 5-5) Serah Ke Pejabat Resit Rasmi Murid (RM01) Murid / Pembayar Kutipan terus ke bank? Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank Ya Tidak Dapatkan Resit Pejabat No Resit Pejabat BAB 3 - TERIMAAN TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran 1. 2. 3. 4. 5. 6. Terima wang tunai/ cek/ kiriman wang / terimaan atas talian (EFT). Rekod terimaan melalui pos ke dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos (sekiranya menerima kiriman wang/cek melalui pos) Tulis Resit Rasmi Pejabat (RP01) dan dapatkan tandatangan Pengurus Sekolah Serahkan Resit Pejabat kepada pembayar. Bagi pungutan melalui pos, Resit Pejabat hendaklah dikirimkan melalui pos. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Terimaan setiap Resit Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan pada hari yang sama. Sediakan Slip Bayar Masuk Bank untuk memasukkan kutipan (tunai/cek/kiriman wang) ke bank pada hari yang sama. PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama & Pengurus Sekolah PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama Terima Kutipan Mula Rekod Daftar Mel Sedia Resit Pejabat (RP01) Serah Kutipan Tamat Resit Pejabat (RP01) Melalui Pos Pembayar Rekod Dalam Buku Tunai (Terimaan) Sediakan Slip Bayar Masuk Bank Bank Tunai/ Cek/ EFT Bab 5 PEMBAYARAN 44 5.1 PENDAHULUAN Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah. Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di sekolah. 5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH 5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa: (a) Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat. (b) Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna. (c) Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah serta disokong dengan Baucar Bayaran dan dokumen sokongan. (d) Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah. (e) Sekiranya membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya, akan dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan. AP3 & AP9 Sek.3 Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta61) AP 92b Bab 5 PEMBAYARAN 45 5.3 DAFTAR BIL 5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi memastikan:- (a) Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit) direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh terima. (b) Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum Bayar. 5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna. Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan dan cek bayaran dikeluarkan. 5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah ditandatangan beserta tarikh. 5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan, hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat pembayaran. AP 103(a) AP 103(b) Bab 5 PEMBAYARAN 46 5.4 BAUCAR BAYARAN 5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan sesuatu pembayaran dibuat. 5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:- (a) Baucar Bayaran ( DKS 006 ) (b) Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit) 5.4.3 Baucar Bayaran (a) Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan yang lengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa. (b) Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2. (c) Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A. 5.4.4 Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit) Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar Wang Runcit). 5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN 5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang lengkap diterima. 5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek. Bab 5 PEMBAYARAN 47 5.5.3 Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa. (a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) - penyemak dan pengesah. (b) perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus 5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa. (a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) - penyemak dan pengesah (b) perakuan II (Penolong Kanan) (c) perakuan III (Pengurus Sekolah) 5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci. 5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan maklumat yang lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak, baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak tersebut. 5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang lain. 5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah seperti berikut : AP 99(a) AP 99(b) Bab 5 PEMBAYARAN 48 Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal tersebut dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran. 5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi dibuat dengan menyemak Daftar Bil. 5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di dalam Buku Tunai. 5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua dokumen sokongan hendaklah dicop TELAH BAYAR bagi mengelakkan berlaku pembayaran dua kali. 5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang. 5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN 5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil: (a) Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan (b) Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada butiran peruntukan berkenaan. Bab 5 PEMBAYARAN 49 5.7 MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKTIVITI/ PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN 5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima wang tersebut. 5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan Pengurus Sekolah. 5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama Baucar Bayaran. 5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama Baucar Bayaran. 5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK 5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima. 5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad pengenalan penerima. AP 96(a) AP 96(b) AP 97(b) Bab 5 PEMBAYARAN 50 5.9 PENGELUARAN CEK 5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di para 5.7.2 sahaja. 5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua Sekolah atau Guru Besar Sekolah. Nama dan nombor kad pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borang Kuasa Tetap (borang AK 52). Contoh: Saya dengan ini membenarkan .(nama)...................... No. Kad Pengenalan ................................. menunaikan cek yang bernilai RM....................... ini. Tandatangan: .. 5.9.3 Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah dibuat atas nama penerima. 5.9.4 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan dakwat kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan maklumat seperti yang terdapat di cek. 5.9.5 Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan dan dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang baru perlu dikeluarkan bagi menggantikan cek yang dibatalkan. 5.9.6 Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga bulan. AP 117 Bab 5 PEMBAYARAN 51 5.9.7 Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post Dated Cheque). 5.9.8 Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk menandatangan cek yang belum disediakan dengan lengkap dan sempurna. 5.9.9 Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek `TUNAI' adalah dilarang. 5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut. 5.10 KUASA MENANDATANGAN CEK 5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui Kuasa Tetap (Borang AK 52). 5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana seorang daripada pegawai berikut:- (a) Penolong Kanan (Pentadbiran) (b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid) (c) Penolong Kanan (Kokurikulum) 5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana dua orang daripada pegawai berikut:- (a) Penolong Kanan (Pentadbiran) (b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid) (c) Penolong Kanan (Kokurikulum) SPK Bil 3/1999 Bab 5 PEMBAYARAN 52 5.10.4 Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ. 5.11 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK 5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :- (a) Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan wang atas nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi membatalkan cek berkenaan dengan keterangan pada resit Untuk Pembatalan Cek Nombor bertarikh ..serta No Baucar Asal... (b) Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar Cek Batal seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar Cek Batal seperti di Lampiran 5-3A. (c) Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan di lajur peruntukan yang asal dalam Buku Tunai. (d) Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar Bayaran yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal pembatalan cek perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan. (e) Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal. (f) Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir tahun hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar. (g) Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, ia tidak diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan `Cek Gantian Tidak Diperlukan' hendaklah ditulis di dalam Daftar Cek Batal. Bab 5 PEMBAYARAN 53 5.11.2 Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek Batal. 5.12 PENGGANTIAN CEK HILANG 5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:- (a) Mendapatkan surat pengesahan tentang kehilangan cek daripada penerima. (b) Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk menahan pembayaran dan mendapatkan pengesahan daripada pihak bank secara bertulis. (c) Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak ditunaikan, maka tindakan menggantikan cek boleh diambil seperti yang diterangkan dalam para 5.11.1. (d) Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank bagi bulan berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak ditunaikan sehingga tarikh arahan menahan pembayaran. 5.13 STOK BUKU CEK 5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh Pengurus Sekolah untuk menentukan ia berada dalam keadaan baik dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah dipulangkan kepada pihak bank. Bab 5 PEMBAYARAN 54 5.13.2 Pengurus Sekolah hendaklah membuat perakuan dengan menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan catatan seperti berikut : Diperakui cek bernomborhinggaadalah betul. Tandatangan : Nama : Tarikh : 5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek seperti di Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku Cek. 5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di premis sekolah. 5.14 CAJ BANK 5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. Ianya merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah. 5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing. 5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada peruntukan/butiran seperti berikut: AP 115 AP 116 Bab 5 PEMBAYARAN 55 Bil. Jenis Kumpulan Wang Peruntukan/Butiran i. Kerajaan LPBT ii. Asrama LPBT iii. SUWA Pelbagai (Kantin) atau Sumbangan 5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata Bank yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah. TARIKH NOMBORTARIKHNOMBORTARIKHNOMBOR DAFTAR BIL Lampiran 5-1PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATANBAYARAN(DKS 008)JENIS KUMPULAN WANG :BILNO.PESANANSEKOLAH / KONTRAKPERUNTUKANAMAUN (RM)NAMA PEMBEKAL / KONTRAKTORTARIKH BIL/INVOISDITERIMACATATANCEKBIL/INVOISBAUCARNo. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(24)TARIKH NOMBORTARIKHNOMBORTARIKHNOMBOR NAMA PEMBEKAL / KONTRAKTORTARIKH BIL/INVOISDITERIMACATATANCEKBIL/INVOISBAUCARDAFTAR BIL Lampiran 5-1APEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATANBAYARAN(DKS 008)JENIS KUMPULAN WANG :BILNO.PESANANSEKOLAH / KONTRAKPERUNTUKANAMAUN (RM)12345678910111211Panduan mengisi :1. Jenis Kumpulan Wang2. Bilangan bil 3. Tarikh bil/invois diterima4. Nama Pembekal/kontraktor5. Tarikh bil/invois dikeluarkan oleh pembekal6. No. rujukan bil/invois7. Amaun yang tercatat di bil/invois8. Peruntukan yang akan dikenakan 9. No. rujukan Pesanan Sekolah/kontrakNo. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(24)6. No. rujukan bil/invois7. Amaun yang tercatat di bil/invois8. Peruntukan yang akan dikenakan 9. No. rujukan Pesanan Sekolah/kontrak10. Tarikh baucar bayaran disediakan11. No. rujukan baucar bayaran12. Tarikh cek disediakan13. Nombor cek14. Sebarang catatan berkaitan bil/baucar/cek Lampiran 5-2 ( DKS 006 ) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Tahun Kewangan ................... BAUCAR BAYARAN Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar Nama Sekolah : Nama Penerima : Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank : Alamat/Nama Bank : Perihal : Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal Tarikh No. Rujukan Amaun Tarikh No. Rujukan Amaun RM Sen RM Sen Jumlah Jumlah PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH Butiran Cek Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun Tarikh Nombor RM Sen Jumlah Bersih Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : Disediakan oleh : Tandatangan dan Tarikh Perakuan I : Tandatangan, Nama dan Jawatan Cop Sekolah : Perakuan II : Tandatangan, Nama dan Jawatan Perakuan III: Tandatangan, Nama dan Jawatan No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan Lampiran 5-2A ( DKS 006 ) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Tahun Kewangan ................... BAUCAR BAYARAN Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar Nama Sekolah : Nama Penerima : Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank : Alamat/Nama Bank : Perihal : Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal Tarikh No. Rujukan Amaun Tarikh No. Rujukan Amaun RM Sen RM Sen Jumlah Jumlah PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH Butiran Cek Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun Tarikh Nombor RM Sen Jumlah Bersih Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : Disediakan oleh : Tandatangan dan Tarikh Perakuan I : Tandatangan, Nama dan Jawatan Cop Sekolah : Perakuan II : Tandatangan, Nama dan Jawatan Perakuan III: Tandatangan, Nama dan Jawatan No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13 14 15 12 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 25 25 Panduan Pengisian: 1. Tahun kewangan semasa 2. Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang 3. Tarikh Baucar Bayaran disediakan 4. Nama Sekolah 5. Nama penerima bayaran/pembekal 6. Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu) 7. Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat 8. Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan 9. Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal 10. Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal 11. Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal. 12. Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal. 13. Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal. 14. Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal. 15. Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal. 16. Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal. 17. Tarikh cek disediakan. 18. Nombor siri cek. 19. Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat. 20. Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada). 21. Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan. 22. Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek. 23. Amaun bayaran dalam perkataan. 24. Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia 25. Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4 DAFTAR CEK BATALCatatanLampiran 5-3Bil.NomborTarikhNombor Penerima Cek Amaun (RM)Cek Yang DibatalkanResit Rasmi PejabatTarikhNomborSebab-sebab Cek DibatalkanT.T. Pengurus SekolahCek GantianTarikhNo. BaucarDAFTAR CEK BATAL1.2516223.05.2011AC23478123.05.2011Sykt. Seri Melur300.00 Kesilapan ejaan nama penerimaAC23479024.05.2011K53/11TarikhNomborSebab-sebab Cek DibatalkanT.T. Pengurus SekolahCek GantianTarikhNo. BaucarCatatanLampiran 5-3ABil.NomborTarikhNombor Penerima Cek Amaun (RM)Cek Yang DibatalkanResit Rasmi PejabatNombor SiriOleh Nombor SiriKepadaDariHingga(Nama & Jawatan)DariHingga (Nama & Jawatan) TarikhLampiran 5-4DAFTAR STOK BUKU CEKTERIMAANJenis Kumpulan WangJumlah NaskahBaki NaskahCatatanT.T PenerimaKELUARANNombor SiriOleh Nombor SiriKepadaDariHingga(Nama & Jawatan)DariHingga (Nama & Jawatan)5.2.20101KWK265101265200En. Yazid b Dollah (GB)YazidYazidYazidYazid1265101265200En. Yazid b Dollah (GB)YazidYazidYazidYazid0TarikhLampiran 5-4ADAFTAR STOK BUKU CEKTERIMAANJenis Kumpulan WangJumlah NaskahBaki NaskahCatatanT.T PenerimaKELUARAN BAB 5 - PEMBAYARAN TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran 1. 2. 3. 4. 5. 6. Terima bil / invois / tuntutan dan dokumen yang tidak lengkap hendaklah dikembalikan kepada Pembekal / Penerima. Cop tarikh terima pada bil / invois / tuntutan yang lengkap dan rekod dalam Daftar Bil. Sediakan Baucar bayaran dalam dua (2) salinan. Dapatkan 2 tandatangan peraku baucar bagi amaun RM10,000. Rekod no. Baucar serta tarikh dalam Daftar Bil. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Bayaran mengikut Kumpulan Wang masing- masing. Sediakan Cek serta rekod dalam Buku Tunai dan Daftar Bil Cop 'Sudah Bayar' pada baucar serta semua dokumen sokongan setelah cek ditandatangan oleh Pengurus Sekolah. Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir / Pengurus Sekolah dan Pegawai yang diberi kuasa untuk tandatangan baucar Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir / Pengurus Sekolah dan Pegawai yang diberi kuasa untuk tandatangan cek Pembantu Tadbir Tamat Mula Terima Bil / Invois/ Tuntutan Lengkap? Ya Tidak Pembekal / Penerima Cop tarikh terima Rekod Dalam Daftar Bil Sedia Baucar Bayaran dan dapatkan tandatangan Rekod dalam Buku Tunai (Bayaran) Sedia Cek & Rekod dalam Buku Tunai Cop 'Sudah Bayar ' Bab 6 BUKU TUNAI 65 6.1 PENDAHULUAN Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. 6.2 JENIS BUKU TUNAI 6.2.1 Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:- (a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) - DKS 009 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2. (b) Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) DKS 010 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-3 dan Lampiran 6-4. (c) Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) DKS 011 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-5 dan Lampiran 6-6. 6.2.2 Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1A dan Lampiran 6-2A. SPK Bil 1/2003 dan SPK Bil 9/2004 Bab 6 BUKU TUNAI 66 6.3 PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI 6.3.1 Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1) akaun bank yang menguruskan lebih daripada satu (1) Kumpulan Wang Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. 6.3.2 Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun kewangan. 6.3.3 Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan. 6.3.4 Pengurus Sekolah hendaklah m