MANUAL KUALITI Tarikh: 20/06/2017 - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/eISO/docs/20170619161117Manual...

PENGURUSAN

Kod Dokumen: UPM/PGR/MK

Halaman: 1 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03

MANUAL KUALITI Tarikh: 20/06/2017

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

HALAMAN 1.0 SKOP 4 1.1 Am 4 1.2 Penggunaan 4 1.3 Skop SPK 4 2.0 PENGENALAN 5 2.1 Latar Belakang UPM 5 2.2 Visi 6 2.3 Misi 6 2.4 Dasar Kualiti 6 2.5 Matlamat UPM 6 3.0 ISTILAH DAN DEFINISI 7 4.0 KONTEKS ORGANISASI 7 4.1 Pemahaman UPM dan Konteksnya 7 4.2 Pemahaman Keperluan dan Ekspektasi Pihak Berkepentingan 7 4.3 Skop SPK 8 4.4 Proses SPK 8 5.0 KEPIMPINAN 9 5.1 Kepimpinan dan Komitmen 9 5.1.1 Am 9 5.1.2 Fokus Pelanggan 10 5.2 Dasar Kualiti 11 5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Kuasa 11 6.0 PERANCANGAN 12 6.1 Tindakan Menangani Risiko dan Peluang 12 6.2 Objektif Kualiti 12 6.3 Perubahan Perubahan 13 7.0 SOKONGAN 13 7.1 Sumber 13 7.1.1 Am

7.1.2 Sumber Manusia 7.1.3 Infrastruktur 7.1.4 Persekitaran untuk Operasi Proses

13 13 13 14

PENGURUSAN


Halaman: 2 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



HALAMAN

7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber 7.1.5.1 Am 7.1.5.2 Kebolehcarian Pengukuran

7.1.6 Pengetahuan/ Ilmu Organisasi

15 15 15 16

7.2 Kompetensi 16 7.3 Kesedaran 16 7.4 Komunikasi 16 7.5 Maklumat yang Didokumenkan 17 7.5.1 Am

7.5.2 Mewujud dan Mengemaskini Maklumat yang Didokumen 7.5.3 Kawalan Maklumat yang Didokumen

17 17

18

8.0 OPERASI 19 8.1 Perancangan Operasi dan Kawalan 19 8.2 Keperluan Produk dan Perkhidmatan

8.2.1 Komunikasi Pelanggan 8.2.2 Penentuan Keperluan Perkhidmatan 8.2.3 Semakan Keperluan Produk dan Perkhidmatan 8.2.4 Perubahan Terhadap Keperluan Perkhidmatan

19 19 20 20 20

8.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan 8.3.1 Am 8.3.2 Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan 8.3.3 Input Reka Bentuk dan Pembangunan 8.3.4 Kawalan Reka Bentuk dan Pembangunan 8.3.5 Output Reka Bentuk dan Pembangunan 8.3.6 Perubahan Reka Bentuk dan Pembangunan

20 20 21 21 22 22 22

8.4 Kawalan Proses, Produk dan Perkhidmatan yang Disediakan Secara Luaran 8.4.1 Am 8.4.2 Jenis dan Takat Kawalan 8.4.3 Maklumat Penyedia Luar

23

23 23 23

8.5 Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 8.5.1 Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 8.5.2 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan 8.5.3 Harta Milik Pelanggan atau Penyedia Luar 8.5.4 Pengekalan Output 8.5.5 Aktiviti Pasca Penyampaian 8.5.6 Kawalan Perubahan

24 24 24 25 25 25 26

PENGURUSAN


Halaman: 3 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



HALAMAN 8.6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan 26 8.7 Kawalan Output yang Tidak Akur 26 9.0 PENILAIAN PRESTASI 27 9.1 Pemantauan, Pengukuran Analisis dan Penilaian

9.1.1 Am 9.1.2 Kepuasan Pelanggan 9.1.3 Analisis dan Penilaian

27 27 27 28

9.2 Audit Dalaman 28 9.3 Kajian Semula Pengurusan

9.3.1 Am 9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan 9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan

29 29 29 30

10.0 PENAMBAHBAIKAN 30 10.1 Am 30 10.2 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan 30 10.3 Penambahbaikan Berterusan 31 11.0 SEJARAH SEMAKAN 32

Lampiran : Pusat Tanggungjawab (PTJ), Skop Sistem Pengurusan Kualiti, 1a-h dan Proses Utama, Isu Dalaman & Isu Luaran dan Pihak

Berkepentingan Lampiran 2: Model Pendekatan Proses Lampiran 3: Hierarki Dokumen SPK Lampiran 4: Semakan, Penentusahan dan Pengesahan Reka Bentuk dan

Pembangunan

PENGURUSAN


Halaman: 4 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



1.0 SKOP

1.1 Am

Manual Kualiti ini menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) Universiti Putra Malaysia (UPM), dan kaedah/cara UPM perlu: a. menunjukkan keupayaan secara konsisten menyediakan produk dan

perkhidmatan ke arah pencapaian matlamat pelan strategik universiti bagi memenuhi kehendak pelanggan dan digunakan untuk keperluan berkanun dan peraturan tertentu secara konsisten; dan

b. mempertingkatkan kepuasan pelanggan melalui penggunaan SPK secara cekap/efektif, termasuk proses penambahbaikan berterusan dan jaminan keakuran keperluan pelanggan dan peraturan/perintah am selaras dengan Dasar UPM.

1.2 Penggunaan

SPK ini dilaksana dan diamalkan di seluruh PTJ UPM sebagaimana tersenarai dalam Lampiran 1a-h.

1.3 Skop SPK

Skop SPK ini merangkumi semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prauniversiti, prasiswazah (kecuali persediaan Diploma Sains) dan siswazah, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, dan perkhidmatan sokongan (Lampiran 1a-h) yang beralamat seperti di bawah:

Lokasi :

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA, Pejabat Naib Canselor Universiti Putra Malaysia, 43400 UPM Serdang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia

:

Fakulti Pertanian dan Sains Makanan Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu, Jalan Nyabau, P.O Box 396, 97008 Bintulu, Sarawak, Malaysia

PENGURUSAN


Halaman: 5 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



2.0 PENGENALAN

2.1 Latar belakang Universiti Putra Malaysia

Universiti Putra Malaysia bermula sebagai Unit Latihan Jabatan Pertanian Kuala Lumpur (juga dikenali sebagai Sekolah Atap) pada tahun 1925. Pada tahun 1931, semua pelajar telah dipindahkan ke Sekolah Pertanian yang terletak di tanah seluas 22 ekar di Serdang, Selangor. Sekolah ini ditutup pada Perang Dunia Kedua (1942-1945) dan dibuka semula pada 1946. Sekolah Pertanian telah dinaiktaraf dan secara rasmi dikenali sebagai Kolej Pertanian Malaya pada tahun 1947. Cadangan untuk menjadikan Kolej Pertanian Malaya sebagai universiti telah dibincangkan pada akhir 1950an dan awal 1960an. Ia berasaskan penggabungan Kolej Pertanian Malaya, Serdang dan Fakulti Pertanian, Universiti Malaya bagi mewujudkan Universiti Pertanian Malaysia. Cadangan ini telah diwarwarkan oleh Timbalan Perdana Menteri ketika itu, Allahyarham Tun Razak Hussein pada 1969. Pada 29 Oktober 1971, Kolej Pertanian Malaya, Serdang dan Fakulti Pertanian, Universiti Malaya telah bergabung membentuk Universiti Pertanian Malaysia di bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti, 1971. Universiti Pertanian Malaysia telah ditukar nama kepada Universiti Putra Malaysia oleh Yang Amat Berhormat, Perdana Menteri Malaysia ke-4, Tun Dr. Mahathir Mohamad pada 3 April 1997 bagi menggambarkan UPM sebagai pusat pengajian tinggi yang berkemampuan menyediakan pelbagai bidang pengajian, terutamanya teknologi maklumat yang menjadi pemangkin kepada pembangunan negara dalam milenium baharu. Institusi yang bermula sebagai Sekolah Pertanian ini berkembang maju menjadi universiti peneraju pertanian tropika berfokuskan Agro-Bio dan Sains dan Teknologi. Setelah beberapa dekad, kurikulum UPM telah mengalami transformasi mencakupi disiplin yang lebih meluas dalam bidang pertanian, perhutanan, perubatan veterinar, makanan, pendidikan, kemanusiaan, kejuruteraan, sains perubatan dan sains komputer. UPM kini adalah sebuah universiti bertaraf Universiti Penyelidikan yang mempunyai staf akademik berkepakaran dalam pelbagai bidang dan banyak memberi sumbangan kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa dan kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat. Sebagai sebuah pusat pengajian dan penyelidikan, UPM telah berjaya menyatukan para pelajar dan warga kerja dari serata dunia sekali gus menjadikan UPM sebuah entiti global yang amat disegani.

PENGURUSAN


Halaman: 6 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



Fungsi Pusat Tanggungjawab (PTJ) dinyatakan secara ringkas dalam Lampiran 1a-h.

2.2 Visi

Menjadi Sebuah Universiti Bereputasi Antarabangsa.

2.3 Misi

Memberikan sumbangan bermakna kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara serta kemajuan manusia sejagat menerusi penerokaan dan penyebaran ilmu.

2.4 Dasar Kualiti

“Pekerja Universiti Putra Malaysia komited dalam mencapai

kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran dan

pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan sokongan untuk

mencapai matlamat pelan strategik universiti.

Pekerja Universiti Putra Malaysia akan sentiasa melaksanakan

tanggungjawab dalam mencapai objektif kualiti yang ditetapkan, serta

memastikan objektif tersebut dikaji dari semasa ke semasa supaya

selaras dengan visi, misi dan matlamat UPM”.

PENGURUSAN


Halaman: 7 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



2.5 Matlamat UPM

Untuk mencapai visi dan misi yang telah diwujudkan, UPM telah menggubal 5 matlamat seperti yang dinyatakan dalam Pelan Strategik UPM 2014-2020 iaitu:

Matlamat 1 : Mempertingkat Kualiti dan Daya Saing Graduan Matlamat 2 : Penjanaan Nilai melalui RDCE yang Mantap dan Lestari Matlamat 3 : Melonjakkan Perkhidmatan Jaringan Industri dan

Masyarakat

Matlamat 4 : Memperkasakan UPM sebagai Pusat Kecemerlangan Pertanian

Matlamat 5 : Mempertingkatkan Kualiti Tadbir urus

3.0 ISTILAH DAN DEFINISI

Objektif Kualiti : Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Universiti, Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras, dan Piagam Pelanggan

Pelanggan Pihak Berkepentingan

: :

Organisasi atau individu yang menerima produk atau perkhidmatan daripada Pusat Tanggungjawab atau UPM secara langsung Organisasi atau individu yang menerima produk atau perkhidmatan daripada Pusat Tanggungjawab atau UPM secara tidak langsung

PTJ : Pusat Tanggungjawab seperti fakulti, institut, sekolah dan pusat

SPK : Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015

PENGURUSAN


Halaman: 8 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



4.0 KONTEKS ORGANISASI

4.1 Pemahaman UPM dan Konteksnya UPM sebagai sebuah pusat pengajian dan penyelidikan yang memacu ke arah

menjadi sebuah universiti bereputasi antarabangsa, telah menentukan isu luaran dan dalaman yang relevan terhadap matlamat dan arah tuju strategik, serta boleh memberi kesan terhadap kemampuan UPM mencapai keputusan SPK yang telah disasarkan. Isu luaran dan dalaman ini dipantau dan disemak secara berkala.

Isu luaran dan dalaman UPM telah dikenalpasti sebagaimana di Lampiran 1a-h.

4.2 Pemahaman Keperluan dan Ekspektasi Pihak Berkepentingan

UPM telah menentukan pihak berkepentingan yang relevan dengan SPK dan

mengenalpasti keperluan mereka yang relevan terhadap SPK UPM, bagi memastikan produk dan perkhidmatan dapat disediakan secara konsisten serta memenuhi keperluan pelanggan dan perundangan. Pihak berkepentingan yang relevan dengan SPK dan keperluan mereka yang relevan akan dipantau dan disemak secara berkala.

Pihak berkepentingan yang relevan dengan SPK dan keperluan mereka yang

relevan terhadap SPK UPM telah dikenalpasti sebagaimana di Lampiran 1a-h. 4.3 Skop SPK Skop SPK UPM yang telah ditentukan mengambil kira isu dalaman dan isu luaran

(4.1), kehendak pihak berkepentingan (4.2) serta produk dan perkhidmatan UPM. Skop SPK:

“Perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary,

pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, perhubungan industri dan masyarakat, pengurusan pembangunan pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat.”

Skop SPK ini merangkumi semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran

prauniversiti, prasiswazah (kecuali persediaan Diploma Sains) dan siswazah, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan dan perkhidmatan sokongan.

PENGURUSAN


Halaman: 9 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



4.4 Proses SPK

UPM mewujud, melaksana, mengekal dan memantau SPK, dan membuat penambahbaikan berterusan bagi meningkatkan keberkesanannya secara berterusan mengikut keperluan MS ISO 9001:2015. Pendekatan atau model yang digunakan bagi melaksanakan pengurusan kualiti adalah berasaskan pendekatan proses seperti dalam Lampiran 2. Dalam SPK yang dibangunkan, UPM menganalisis isu luaran dan dalaman, keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan, seterusnya mentakrifkan proses yang mengambil kira pemikiran berasaskan risiko (risk-based thinking), yang menyumbang kepada pencapaian matlamat pelan strategik universiti, serta perkhidmatan yang memenuhi kepuasan pelanggan serta keperluan berkanun dan peraturan. Di samping itu, UPM juga bertanggungjawab membentuk dasar, objektif kualiti dan perancangan serta melaksanakan kajian semula pengurusan. UPM mengenal pasti peruntukan sumber yang perlu bagi melaksana dan menambahbaik proses SPK. Peruntukan sumber ini termasuklah tenaga kerja yang berkelayakan, pembekal, maklumat (informasi), prasarana, persekitaran kerja dan sumber kewangan. Dalam menghasilkan perkhidmatan berkualiti, UPM mengenal pasti proses utama yang perlu dalam semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prauniversiti, prasiswazah dan siswazah, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, dan perkhidmatan sokongan supaya UPM dapat berfungsi secara cekap dan berkesan. Bagi perkhidmatan yang diserah urus, seperti pemeriksa luar, pensyarah sambilan, pembuangan sisa terjadual dan lain-lain, UPM memastikan kawalan yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan pelanggan, perundangan dan peraturan. Jenis dan tahap kawalan telah dinyatakan dalam dokumen SPK yang berkenaan. Proses Utama di UPM adalah aktiviti pengajaran dan pembelajaran prauniversiti, prasiswazah dan siswazah, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, dan perkhidmatan sokongan, sebagaimana dinyatakan dalam Lampiran 1a-h.

PENGURUSAN


Halaman: 10 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



5.0 KEPIMPINAN

5.1 Kepimpinan dan Komitmen

5.1.1 Am

Pihak Pengurusan UPM mengambil tanggungjawab (accountable) dalam membangun dan melaksanakan SPK. Keberkesanan dan penambahbaikan berterusan sistem ini adalah menerusi langkah-langkah berikut: a. kebertanggungjawaban ke atas keberkesanan SPK; b. pewujudan dasar kualiti dan objektif kualiti yang bersesuaian dengan konteks

dan arah tuju strategik UPM; c. memastikan integrasi keperluan SPK ke dalam proses bisnes UPM; d. mempromosi penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berasaskan risiko; e. memastikan sumber yang diperlukan untuk SPK disediakan; f. berkomunikasi tentang kepentingan SPK yang cekap dan keakuran kepada

keperluan SPK dengan staf menerusi mesyuarat dalaman, perbincangan dengan staf, sesi latihan dan lain-lain;

g. memastikan SPK mencapai keputusan matlamat pelan strategik universiti, h. melibat, mengarah dan menyokong mereka yang terlibat untuk memberi

sumbangan kepada keberkesanan SPK; i. mempromosi penambahbaikan; dan j. menyokong peranan pihak pengurusan relevan yang lain untuk menunjukkan

kepimpinan terhadap bidang yang dipertanggungjawabkan kepada mereka.

5.1.2 Fokus Pelanggan

Pihak pengurusan UPM sentiasa menunjukkan kepimpinan dan komitmen terhadap berfokuskan pelanggan dengan memastikan: a. keperluan pelanggan serta keperluan berkanun dan peraturan berkenaan

ditentukan, difahami dan dipenuhi secara konsisten; b. risiko dan peluang yang memberi kesan terhadap keakuran produk dan

perkhidmatan, serta kemampuan mempertingkatkan kepuasan pelanggan ditentukan dan dinyatakan; dan

c. fokus penyediaan produk dan perkhidmatan yang mempertingkatkan kepuasan pelanggan dikekalkan.

PENGURUSAN


Halaman: 11 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



Piagam Pelanggan UPM dan Piagam Pelanggan peringkat Peneraju Proses disedia dan pencapaiannya diukur bagi memastikan keperluan pelanggan dipenuhi secara konsisten. Dalam skop pengajaran dan pembelajaran prauniversiti, prasiswazah dan pengajian siswazah, pelanggan utama UPM adalah pelajar prauniversiti, prasiswazah dan siswazah. Para penyelidik dan penaja adalah pelanggan untuk proses penyelidikan. Keperluan utama pelanggan adalah seperti berikut: a. Pembelajaran yang selesa b. Pengajaran yang berkesan c. Pensyarah yang prihatin d. Pensyarah yang mahir dan berpengalaman e. Kandungan kursus yang matang f. Kemudahan dan persekitaran yang ceria dan selamat g. Kos yang berpatutan h. Kemudahan penyelidikan yang lengkap i. Kemudahan teknologi maklumat dan komunikasi yang terkini j. Staf yang kompeten dan berpengalaman

Rujuk:

Piagam Pelanggan UPM seperti pada laman sesawang Universiti Putra Malaysia

Piagam Pelanggan peringkat Peneraju Proses

5.2 Dasar Kualiti

Dasar Kualiti telah dibangunkan sebagaimana para 2.4. Pernyataan ini selaras dengan misi dan visi UPM yang komited terhadap memastikan pencapaian matlamat pelan strategik universiti, serta memenuhi keperluan pelanggan serta peningkatan berterusan SPK.

Pihak Pengurusan UPM menghebahkan dasar kualiti secara berterusan agar difahami dan diimplementasi pada semua peringkat PTJ dan entiti. Dasar ini juga akan disemak kesesuaiannya dari semasa ke semasa.

PENGURUSAN


Halaman: 12 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Kuasa Pihak Pengurusan UPM telah memastikan tanggungjawab dan kuasa terhadap peranan yang relevan telah diperjelas, ditugas, disampaikan dan difahami. Penugasan tanggungjawab dan kuasa ini penting untuk: a. memastikan Sistem Pengurusan Kualiti akur kepada keperluan standard

antarabangsa; b. memastikan proses menyampaikan (delivering) output yang dihasratkan; c. melapor prestasi SPK dan peluang penambahbaikan, khususnya kepada pihak

pengurusan atasan; d. memastikan promosi berfokuskan pelanggan keseluruh organisasi; dan e. memastikan integriti sistem pengurusan kualiti dikekalkan apabila perubahan

terhadap Sistem Pengurusan Kualiti dirancang dan dilaksanakan. Pihak Pengurusan UPM telah melantik Pengarah, Pusat Jaminan Kualiti, UPM sebagai Wakil Pengurusan. Pegawai Pengurusan dan Profesional telah dilantik sebagai Timbalan Wakil Pengurusan di peringkat PTJ/peneraju proses bagi membantu Wakil Pengurusan. Senarai tugas dan tanggungjawab wakil pengurusan dan staf, senarai jawatankuasa, struktur organisasi, surat pelantikan dan minit mesyuarat berkaitan adalah antara dokumen yang memperjelaskan tanggungjawab dan bidang kuasa di UPM. Rujuk :

Struktur Organisasi UPM adalah seperti pada Laman Sesawang UPM Struktur Jaminan Kualiti UPM adalah seperti pada Laman Portal Sistem

Pengurusan ISO UPM (e-ISO)

Struktur Pusat Jaminan Kualiti, UPM adalah seperti pada Laman Portal Pusat Jaminan Kualiti, UPM

Fail Jawatankuasa UPM yang berkaitan Fail Senarai Tugas dan Tanggungjawab Staf di PTJ

PENGURUSAN


Halaman: 13 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



6.0 PERANCANGAN

6.1 Tindakan Menangani Risiko dan Peluang Risiko dan peluang telah ditentukan dalam perancangan SPK UPM bagi memastikan

matlamat pelan strategik universiti dapat dicapai sebagaimana dihasratkan, ditambahbaik dan dipertingkatkan. Menerusi penentuan risiko dan peluang ini kesan yang tidak diingini terhadap keputusan SPK dapat dikurang/dicegah. UPM telah membentuk Jawatankuasa Kerja Pengurusan Risiko dan mengeluarkan Buku Panduan Pengurusan Risiko bagi memastikan pengurusan risiko ditangani secara sistematik. Rujuk:

Buku Panduan Pengurusan Risiko UPM

6.2 Objektif Kualiti

UPM telah mengenal pasti objektif kualiti universiti. Pengukuran dan sasaran bagi setiap objektif kualiti adalah tekal dengan dasar kualiti. Terdapat 3 kategori objektif kualiti yang mencakupi fungsi, peringkat dan proses yang relevan, iaitu: a. Petunjuk Prestasi (KPI) UPM; b. Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras UPM; dan c. Piagam Pelanggan.

6.3 Perancangan Perubahan UPM akan melaksanakan perubahan secara terancang dan sistematik apabila

terdapat perubahan terhadap SPK, dengan mengambil kira:

a. matlamat perubahan dan sebarang akibat yang berpotensi; b. integriti SPK; c. terdapatnya sumber yang diperlukan; dan d. pengagihan atau pengagihan semula tanggungjawab dan bidang kuasa.

PENGURUSAN


Halaman: 14 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



7.0 SOKONGAN

7.1 Sumber 7.1.1 Am

UPM menentu dan menyediakan sumber yang diperlukan, dengan pertimbangan kemampuan dan kekangan sumber dalaman semasa, serta keperluan yang diperoleh daripada penyedia luar bagi:

a. memastikan SPK dapat dilaksana dan diselenggara serta keberkesanannya dapat

ditambahbaik secara berterusan; dan b. meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi keperluan yang ditetapkan.

7.1.2 Sumber Manusia

UPM menentu dan menyediakan staf mengikut keperluan (dengan sumber yang terhad) untuk keberkesanan pelaksanaan SPK, dan untuk operasi dan kawalan prosesnya.

7.1.3 Infrastruktur

UPM menentu, menyedia dan menyelenggarakan prasarana yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap keperluan produk dan perkhidmatan. Antaranya penubuhan Jawatankuasa Utiliti dan Jawatankuasa ICT untuk memastikan pemantauan prasarana yang memuaskan. Infrastruktur di UPM meliputi: a. bangunan, ruang kerja dan utiliti berkaitan seperti ruang pejabat, bilik kuliah,

makmal pembelajaran dan penyelidikan; b. peralatan proses seperti alatan penyelidikan, alat pandang dengar, komputer,

aplikasi komputer dan perisian; dan c. perkhidmatan sokongan seperti ambulans, bas, kenderaan universiti, telefon,

faksimili dan internet.

Rujuk: Prosedur Penyelenggaraan Baikpulih (UPM/SOK/PYG/P001) Prosedur Penyelenggaraan Berkala (UPM/SOK/PYG/P002) Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/OPR/IDEC/P003) Prosedur Perkhidmatan ICT (UPM/OPR/IDEC/P002)

PENGURUSAN


Halaman: 15 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



7.1.4 Persekitaran untuk Operasi Proses

UPM telah menentu, menyedia dan mengekalkan persekitaran kerja yang perlu untuk mencapai keakuran terhadap keperluan perkhidmatan. Antaranya penubuhan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan untuk memastikan pelaksanaan amalan keselamatan dan kesihatan yang memuaskan, dan menyediakan persekitaran kerja yang selesa, serta menubuhkan pasukan Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB) sebagai elemen sokongan dalam membantu rakan menangani cabaran di tempat kerja. Persekitaran kerja ini mengambil kira kesesuaian dari aspek sosial (seperti tiada diskriminasi, tanpa konfrantasi, tenang), psikologikal (seperti pengurangan stress, pencegahan burnout, perlindungan emosi) dan fizikal (seperti suhu, kelembapan, pencahayaan, kebisingan atau cuaca). Rujuk:

Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa Terjadual (UPM/SOK/OSH/P001) Prosedur Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

(UPM/SOK/OSH/P003) Prosedur Notifikasi Kemalangan, Kejadian Berbahaya, Penyakit Pekerjaan dan Keracunan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P004) Prosedur Aduan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P005) Prosedur Pengurusan Makmal/Bengkel (UPM/SOK/LAB/P001) Prosedur Perkhidmatan Sesi Kaunseling (UPM/OPR/HEPA/P002)

7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber 7.1.5.1 Am

UPM telah menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilaksana, serta alat pemantauan dan pengukuran yang perlu bagi menunjukkan bukti keakuran produk.

UPM juga telah mewujudkan proses bagi memastikan pemantauan dan pengukuran boleh dilaksana, dan pelaksanaannya adalah konsisten dengan keperluan pemantauan dan pengukuran.

PENGURUSAN


Halaman: 16 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



7.1.5.2 Kebolehcarian Pengukuran

Dalam usaha memastikan keputusan yang sahih diperoleh, dan penilaian yang dibuat adalah tepat, peralatan pengukuran hendaklah: a. ditentukur atau ditentusahkan, atau kedua-duanya, pada jarak waktu yang

ditetapkan, atau sebelum digunakan, dengan standard pengukuran yang boleh dikesan daripada standard pengukuran kebangsaan atau antarabangsa; jika standard sedemikian tidak wujud, asas yang digunakan bagi tentukuran atau penentusahan hendaklah direkodkan;

b. dilaraskan atau dilaraskan semula apabila perlu;

c. mempunyai pengenalpastian supaya status tentukurannya dapat ditentukan;

d. dilindungi daripada pelarasan yang akan mentaksahkan keputusan pengukuran; dan

e. dijaga daripada kerosakan dan kemerosotan semasa pengendalian, penyelenggaraan dan penyimpanan.

UPM telah mentaksir dan merekodkan kesahan keputusan pengukuran yang terdahulu apabila peralatan didapati tidak akur dengan keperluan. UPM mengambil tindakan yang sesuai terhadap peralatan itu serta apa-apa produk yang terlibat. Rujuk:

Prosedur Penentukuran Peralatan/ Verifikasi (UPM/SOK/CAL/P001)

7.1.6 Pengetahuan/Ilmu Organisasi

UPM menentukan pengetahuan/ilmu yang diperlukan untuk operasi proses dan untuk mencapai keakuran produk dan perkhidmatan. Pengetahuan/ilmu ini dikekalkan dan tersedia jika diperlukan.

Apabila terdapat perubahan keperluan dan arah aliran, UPM menimbangkan

pengetahuan/ilmu terkini, dan menentukan kaedah untuk mendapat atau mengakses mana-mana pengetahuan/ilmu tambahan yang diperlukan, dan pengetahuan/ilmu tambahan dikemaskini.

PENGURUSAN


Halaman: 17 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



7.2 Kompetensi

UPM telah:

a. menentukan kompetensi yang diperlukan oleh staf yang melaksana kerja di bawah kawalan mereka, yang memberi kesan kepada prestasi dan keberkesanan SPK;

b. memastikan staf kompeten berasaskan kepada pendidikan, latihan atau pengalaman yang bersesuaian;

c. memberi latihan atau mengambil langkah-langkah lain untuk memenuhi kekompetenan yang diperlukan, dan menilai keberkesanan tindakan yang diambil; dan

d. menyelenggara rekod berkaitan dengan pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman sebagai bukti kekompetenan.

Rujuk:

Prosedur Pengurusan Latihan Staf Universiti Putra Malaysia (UPM/SOK/LAT/P001)

7.3 Kesedaran

UPM secara berterusan memastikan staf mempunyai kesedaran berkenaan hubungan dan kepentingan aktiviti kerja mereka dan sumbangan kepada pencapaian objektif kualiti, dan implikasi terhadap tidak akur kepada keperluan SPK.

7.4 Komunikasi

UPM menentukan komunikasi dalaman dan luaran yang relevan terhadap SPK dengan mengambil kira perkara yang dikomunikasi, masa/tempoh (bila) berkomunikasi, individu/organisasi yang dikomunikasi, kaedah (bagaimana) dan staf yang berkomunikasi. Antara saluran komunikasi yang telah diwujudkan adalah mesyuarat/majlis penerangan, sesi latihan, perbincangan, pelancaran dan majlis ikrar, poster, papan kenyataan, e-mel, laman sesawang dan buletin.

PENGURUSAN


Halaman: 18 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



7.5 Maklumat yang Didokumenkan

7.5.1 Am

Dokumen SPK telah disedia sebagai rujukan mengandungi perkara berikut: a. penyataan Dasar Kualiti, Petunjuk Prestasi Utama (KPI), pelan tindakan peringkat

fungsian dan aras serta piagam pelanggan seperti yang diterangkan dalam perkara 6.2 - Objektif Kualiti;

b. manual kualiti; c. prosedur dan rekod. Senarai prosedur adalah seperti di Senarai Utama Maklumat

yang Dikawal; dan d. dokumen lain, yang diperlukan oleh UPM seperti di Senarai Utama Maklumat

yang Dikawal dalam memastikan keberkesanan perancangan operasi dan kawalan proses.

Dokumen ini penting untuk penyeragaman tindakan bagi memastikan keberhasilan yang dihasratkan.

7.5.2 Mewujud dan Mengemaskini Maklumat yang Didokumen

Semua dokumen yang berkaitan dengan SPK UPM diwujud, dikawal dan diselenggara secara sistematik. Dokumen SPK boleh diakses menerusi Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) bagi tujuan dibaca atau dicetak untuk rujukan. Pindaan dokumen hanya boleh dibuat oleh Pegawai Kawalan Dokumen atau pegawai yang dibenarkan dengan penggunaan kata laluan. Perincian kawalan dokumen dinyatakan dalam prosedur di bawah.

UPM memastikan kewajaran untuk melaksana identifikasi dan deskripsi, format dan proses semakan dan kelulusan dalam mewujud dan mengemaskini dokumentasi.

Rujuk:

Prosedur Pengurusan Dokumen ISO (UPM/PGR/P001)

PENGURUSAN


Halaman: 19 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



Dokumentasi UPM:

Prosedur Operasi Proses kerja UPM didokumen dalam prosedur operasi untuk rujukan. Prosedur ini mengemukakan kaedah pelaksanaan dasar yang ditakrifkan dalam Manual Kualiti. Prosedur disedia bagi pelaksanaan operasi penyediaan perkhidmatan yang seragam di UPM.

Dokumen Sokongan Dokumen sokongan yang dirujuk seperti arahan kerja, garis panduan, senarai semak, log dan borang yang berkaitan menerangkan secara terperinci jenis pemeriksaan dan maklumat yang diperlukan dalam pelaksanaan dan pematuhan tugasan tertentu. Borang dan Maklumat/Dokumen yang Dikawal Maklumat/Dokumen yang dikawal menggunakan borang tersedia, dan maklumat yang direkodkan hasil dari pelaksanaan SPK dipantau secara berkala. Semua dokumen di atas dirujuk dan diguna bagi memastikan pencapaian matlamat pelan strategik universiti dan memenuhi kehendak pelanggan. Hierarki dokumen SPK UPM adalah seperti Lampiran 3.

7.5.3 Kawalan Maklumat yang Didokumenkan

Maklumat yang didokumenkan (rekod) yang diwujudkan sebagai bukti keakuran kepada keperluan dan keberkesanan operasi SPK adalah dalam kawalan. Rekod untuk prosedur berkaitan, tempoh simpanannya dan staf yang bertanggungjawab untuk penyelenggaraannya telah dikenal pasti. Rekod ini juga difailkan secara sistematik dan diselenggara dengan baik supaya dapat dibaca, mudah dikenal, mudah diperolehi semula dan dielak daripada berlaku kerosakan. Rekod akan dimusnah secara rincih/lupus fail di server apabila tempoh simpanannya tamat. Rekod yang perlu diselenggara untuk tempoh yang lama hendaklah diarkib. Rujuk:

Prosedur Pengurusan Dokumen ISO (UPM/PGR/P001) Panduan Pengurusan Rekod Universiti

PENGURUSAN


Halaman: 20 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



8.0 OPERASI 8.1 Perancangan Operasi dan Kawalan

UPM telah merancang dan membangunkan proses yang perlu untuk memenuhi keperluan penyediaan produk dan perkhidmatan, dan untuk melaksanakan tindakan yang dirancang. Perancangan ini adalah tekal dengan keperluan proses lain dalam SPK. Dalam merancang penghasilan perkhidmatan, UPM telah menentukan perkara berikut: a. objektif kualiti dan keperluan perkhidmatan, b. keperluan mewujudkan proses dan dokumen serta membekal sumber

spesifik/khas bagi perkhidmatan berkaitan, c. keperluan aktiviti penentusahan, pengesahan, pemantauan, pengukuran,

pemeriksaan dan pengujian spesifik/khas kepada perkhidmatan berkaitan dan kriteria bagi penerimaan perkhidmatan tersebut, dan

d. keperluan rekod bagi menunjukkan bukti penghasilan proses dan perkhidmatan yang terhasil memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Output kepada perancangan ini bersesuaian dengan kaedah operasi UPM.

8.2 Keperluan Produk dan Perkhidmatan 8.2.1 Komunikasi Pelanggan

UPM telah menentu dan melaksanakan komunikasi yang berkesan dengan pelanggan terutamanya yang berkaitan dengan: a. penyediaan maklumat berkaitan produk dan perkhidmatan; b. pengendalian pertanyaan, kontrak atau pesanan termasuk pindaan/perubahan; c. mendapat maklum balas pelanggan berkaitan produk dan perkhidmatan, termasuk

aduan pelanggan; d. pengendalian atau kawalan harta milik pelanggan; dan e. pengwujudan keperluan spesifik bagi tindakan kontigensi, apabila relevan.

Jika terdapat perubahan kepada keperluan, UPM akan memastikan dokumen berkaitan dipinda dan staf yang berkenaan akan dimaklumkan.

Rujuk:

Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001)

PENGURUSAN


Halaman: 21 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



8.2.2 Penentuan Keperluan Perkhidmatan

Dalam penentuan keperluan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan, UPM memastikan: a. keperluan produk dan perkhidmatan ditakrifkan (termasuk sebarang keperluan

berkanun dan peraturan, serta apa-apa yang dianggap perlu oleh UPM); dan b. universiti boleh memenuhi janji terhadap produk dan perkhidmatan yang

ditawarkan.

8.2.3 Semakan Keperluan Produk dan Perkhidmatan

UPM memastikan keperluan dan keupayaan perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Semakan dilaksana sebelum UPM membuat komitmen untuk menawarkan perkhidmatan kepada pelanggan.

8.2.4 Perubahan Terhadap Keperluan Perkhidmatan

UPM merekodkan keputusan semakan atau pindaan keperluan dan keupayaan perkhidmatan yang ditawarkan, dan jika terdapat perubahan kepada keperluan, UPM akan memastikan dokumen berkaitan dipinda dan staf yang berkenaan akan dimaklumkan.

8.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan 8.3.1 Am

UPM telah mewujud, melaksana dan mengekalkan proses reka bentuk dan pembangunan yang bersesuaian bagi memastikan penyediaan produk dan perkhidmatan. Antaranya adalah proses pembentukan kurikulum dan pelaksanaan penyelidikan.

8.3.2 Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan

Dalam menentukan peringkat dan kawalan bagi reka bentuk dan pembangunan, UPM mengambil kira: a. sifat, tempoh dan kerumitan aktiviti reka bentuk dan pembangunan; b. peringkat proses yang diperlukan, termasuk semakan;

PENGURUSAN


Halaman: 22 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



c. aktiviti penentusahan dan pengesahan; d. tanggungjawab dan pihak berkuasa yang terlibat dalam proses reka bentuk dan

pembangunan; e. sumber dalaman dan luaran yang diperlukan; f. keperluan untuk mengawal antara muka dalam kalangan staf/personalia yang

terlibat; g. keperluan penglibatan pelanggan dan pengguna; h. keperluan penyediaan reka bentuk dan pembangunan seterusnya; i. tahap kawalan yang dijangka oleh pelanggan dan pihak berkepentingan yang

relevan; dan j. maklumat yang didokumenkan/rekod yang perlu untuk menunjukkan keperluan

reka bentuk dan pembangunan dipenuhi.

Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan Penyelidikan

8.3.3 Input Reka Bentuk dan Pembangunan

UPM menentukan keperluan penting bagi jenis produk dan perkhidmatan yang spesifik untuk direka bentuk dan dibangunkan, dengan mengambil kira: a. keperluan fungsian dan prestasi; b. maklumat yang diterbitkan daripada aktiviti terdahulu bagi reka bentuk dan

pembangunan yang sama; c. keperluan berkanun dan peraturan; d. standard atau kod amalan yang organisasi telah komited untuk laksanakan; e. akibat kegagalan yang berpotensi disebabkan sifat/ciri produk dan perkhidmatan.

Input reka bentuk dan pembangunan ini hendaklah mencukupi dari aspek tujuan, lengkap dan jelas serta tidak bercanggah antara satu sama lain. Rujuk:

Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan Penyelidikan

8.3.4 Kawalan Reka Bentuk dan Pembangunan

UPM menggunakan kawalan terhadap proses reka bentuk dan pembangunan menerusi semakan, penetusahan serta pengesahan terhadap reka bentuk dan pembangunan berasaskan kesesuaian produk dan perkhidmatan.

PENGURUSAN


Halaman: 23 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



8.3.5 Output Reka Bentuk dan Pembangunan

UPM mendokumenkan hasil reka bentuk dan pembangunan yang dinyatakan dalam bentuk yang boleh disemak dan ditentusahkan dengan keperluan input reka bentuk. Output disemak sebelum diterima pakai, dan mempunyai ciri-ciri penting yang memenuhi kepuasan pelanggan. Output bagi reka bentuk dan pembangunan termasuk dalam perkara-perkara berikut: a. memenuhi keperluan input; b. mencukupi untuk proses seterusnya bagi penyediaan produk dan perkhidmatan; c. meliputi atau merujuk keperluan pemantauan dan pengukuran yang berkenaan dan

kriteria penerimaan produk; dan d. menetapkan ciri produk dan perkhidmatanyang perlu terhadap tujuan yang

diharapkan dan penyediaan yang selamat dan bersesuaian kegunaannya. Rujuk:

Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan Penyelidikan 8.3.6 Perubahan Reka Bentuk dan Pembangunan

UPM membuat pengesahan reka bentuk dan pembangunan mengikut perancangan untuk memastikan produk yang terhasil berupaya memenuhi kehendak pengguna yang spesifik, yang mana diketahui. Pengesahan hendaklah dilaksana sebelum penggunaan perkhidmatan seperti dalam Lampiran 4. Rekod mengenai keputusan pengesahan dan mana-mana tindakan yang penting hendaklah diselenggara.

Rujuk:

Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan Penyelidikan

PENGURUSAN


Halaman: 24 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



8.4 Kawalan Proses, Produk dan Perkhidmatan yang Disediakan Secara Luaran 8.4.1 Am

UPM memastikan proses, produk dan perkhidmatan yang disediakan secara luaran akur kepada keperluan dengan menentukan kawalan berkenaan. UPM menentukan dan menggunakan kriteria bagi penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi, dan penilaian semula penyedia luar berdasarkan kemampuan untuk menyediakan proses, produk dan perkhidmatan selaras dengan keperluan. Rekod mengenai keputusan penilaian dan sebarang tindakan penting hasil dari penilaian mestilah diselenggara.

Rujuk:

Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bursar

8.4.2 Jenis dan Takat Kawalan

UPM memastikan proses, produk dan perkhidmatan yang disediakan secara luaran tidak menjejaskan kemampuan universiti untuk secara konsisten menyampaikan produk dan perkhidmatan yang akur kepada pelanggannya. Penentusahan produk di premis pembekal akan dilakukan jika UPM bercadang untuk mengesahkan produk yang hendak diperoleh di premis pembekal. UPM akan menyatakan penentusahan yang diinginkan dan kaedah pelepasan produk di dalam maklumat perolehan. Rujuk:

Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bursar

8.4.3 Maklumat Penyedia Luar UPM sentiasa memastikan kecukupan keperluan untuk berkomunikasi dengan penyedia luar berkenaan keperluan organisasi terhadap:

a. proses, produk dan perkhidmatan yang akan disediakan; b. kelulusan berhubung:

i. produk dan perkhidmatan; ii. kaedah, proses dan peralatan; dan

PENGURUSAN


Halaman: 25 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



iii. pelepasan produk dan perkhidmatan;

c. kompetensi, termasuk sebarang kelayakan sumber manusia yang diperlukan; d. interaksi penyedia luar dengan organisasi; e. kawalan dan pemantauan prestasi penyedia luar yang digunakan oleh UPM;

dan f. aktiviti penentusahan dan pengesahan yang UPM, atau pelanggan UPM,

berhasrat untuk laksanakan ke atas premis penyedia luar.

8.5 Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 8.5.1 Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan

UPM melaksana pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan di bawah keadaan terkawal. Keadaan terkawal yang dimaksudkan adalah termasuk: a. terdapat maklumat yang menerangkan ciri produk yang dihasilkan, perkhidmatan yang diberi dan aktiviti yang dilaksana serta keputusan yang dicapai; b. terdapat arahan kerja atau garis panduan (di mana perlu); c. penggunaan peralatan yang sesuai; d. penggunaan infrastruktur dan persekitaran yang sesuai; e. pelantikan sumber manusia yang kompeten; f. penggunaan peralatan pemantau dan pengukuran yang sesuai; g. pelaksanaan tindakan bagi menghalang kesilapan manusia; dan h. pelaksanaan aktiviti pelepasan, penyampaian perkhidmatan dan pasca penyampaian. Rujuk:

Dokumen SPK operasi perkhidmatan sokongan Peneraju Proses 8.5.2 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan

UPM telah mengenalpasti perkhidmatan dengan cara yang sesuai pada semua peringkat proses perkhidmatan. Apabila kebolehcarian merupakan satu keperluan, UPM akan mengawal dengan memberikan pengenalan yang unik terhadap perkhidmatan berkenaan dan menyenggara rekod yang berkaitan. Contoh identifikasi dan kebolehcarian adalah no. matrik pelajar, no. staf dan kod aset.

PENGURUSAN


Halaman: 26 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



8.5.3 Harta Milik Pelanggan atau Penyedia Luar UPM menjaga harta milik pelanggan atau penyedia luar ketika berada di dalam kawalan atau digunakan oleh UPM. Harta pelanggan atau penyedia luar yang digunakan dikenal pasti, ditentusahkan, dijaga dan dikawal. Sekiranya harta tersebut hilang, rosak atau didapati tidak sesuai kegunaannya, ianya hendaklah dilaporkan kepada pelanggan dan diselenggara rekodnya. Kerahsiaan maklumat harta pelanggan adalah menjadi tanggungjawab UPM. Contoh harta pelanggan adalah maklumat peribadi pelajar, harta intelek penyelidik dan maklumat staf serta pesakit.

8.5.4 Pengekalan Output UPM mengekalkan output semasa penyediaan produk dan perkhidmatan, pada takat yang diperlukan bagi memastikan keakuran kepada keperluan. Pengekalan termasuk pengenalpastian, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan dan penjagaan. Pengekalan diguna pakai kepada bahagian juzuk produk (contoh : kertas soalan ujian / peperiksaan akhir, bahan kimia, buku).

Rujuk:

Dokumen SPK Peneraju Proses

8.5.5 Aktiviti Pasca Penyampaian UPM memenuhi keperluan pelanggan untuk aktiviti pasca penyampaian yang berkait dengan produk dan perkhidmatan dengan mengambil kira: a. keperluan berkanun dan peraturan; b. potensi akibat yang tidak dingini berkait dengan produk dan perkhidmatan; c. sifat, kegunaan dan jangka hayat produk dan perkhidmatan; dan d. keperluan dan maklumbalas pelanggan.

PENGURUSAN


Halaman: 27 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



8.5.6 Kawalan Perubahan

UPM menyemak dan mengawal perubahan terhadap penyediaan produk dan perkhidmatan, pada takat keperluan bagi memastikan keakuran. Semakan yang dibuat didokumen sebagai bukti pelaksanaan.

8.6 Pelepasan Produk dan Perkhidmatan

UPM mengawal dan mengukur ciri produk dan perkhidmatan untuk mengesahkan bahawa keperluan produk dan perkhidmatan telah dipenuhi. Pemantauan dan pengukuran dilaksana pada peringkat yang bersesuaian semasa proses penghasilan produk dan perkhidmatan mengikut perancangan. Bukti keakuran terhadap kriteria penerimaan hendaklah diselenggara.

Maklumat pihak berkuasa yang telah meluluskan perkhidmatan untuk disampaikan kepada pelanggan diselenggara dalam rekod berkaitan. Pelepasan produk dan perkhidmatan kepada pelanggan tidak akan dilakukan sehingga perancangan yang disusun telah berjaya disempurnakan sepenuhnya kecuali ia telah diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkenaan dan oleh pelanggan, jika berkaitan. Rujuk:

Dokumen SPK UPM KPI UPM Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras Piagam Pelanggan Peneraju Proses

8.7 Kawalan Output yang Tidak Akur

UPM memastikan produk dan perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan, dikenal pasti dan dikawal dari dimajukan ke proses seterusnya. Kawalan dan tanggungjawab serta bidang kuasa yang berkenaan untuk mengurus perkhidmatan ini dinyatakan di dalam prosedur yang didokumenkan. UPM telah mengurus produk dan perkhidmatan yang tak akur, menerusi satu atau lebih kaedah berikut: a. mengambil tindakan untuk menghapuskan ketakakuran yang dikesan; b. memberi kuasa untuk mengawal penggunaan, pelepasan atau penerimaan di

bawah konsesi oleh pihak berkuasa yang berkenaan dan oleh pelanggan, jika berkaitan;

PENGURUSAN


Halaman: 28 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



c. mengambil tindakan untuk menghalang dari kegunaan asalnya; dan d. mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap kesan atau kesan yang mungkin

timbul dari ketakakuran apabila perkhidmatan yang tak akur dikesan selepas ia disampaikan.

Sekiranya perkhidmatan yang tak akur dibaiki atau ditawarkan semula, ia mestilah ditentusahkan semula untuk menunjukkan keakuran terhadap keperluan. Rekod yang menunjukkan ketakakuran, tindakan yang diambil termasuk konsesi yang diterima, diselenggara seperti yang diperlukan.

Rujuk:

Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan, dan Peluang Penambahbaikan (UPM/PGR/P003)

9.0 PENILAIAN PRESTASI

9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Penilaian 9.1.1 Am UPM memantau dan mengukur prestasi pencapaian KPI, dan pelan tindakan

peringkat fungsian dan aras sebagai penilaian bagi memastikan keberkesanan SPK.

Pencapaian KPI UPM dipantau secara berkala secara sukuan, manakala pelan

tindakan peringkat fungsian dan aras diukur 2 (dua) kali setahun. 9.1.2 Kepuasan Pelanggan

UPM telah memantau maklumat yang berkaitan dengan tanggapan atau persepsi pelanggan, iaitu sama ada UPM telah memenuhi kehendak pelanggan. UPM menentukan kaedah bagi mendapat dan menggunakan maklumat berkaitan kepuasan pelanggan. Rujuk:

Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001)

PENGURUSAN


Halaman: 29 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



9.1.3 Analisis dan Penilaian

UPM telah menentu, mengumpul dan menganalisis data berkaitan dalam memastikan kesesuaian dan keberkesanan SPK, dan membuat penilaian bagi menambahbaik keberkesanan SPK. Analisis data merangkumi data yang terhasil daripada pemantauan dan pengukuran serta daripada sumber yang berkaitan. Analisis data memberikan maklumat berkaitan: a. keakuran terhadap produk dan perkhidmatan; b. takat kepuasan pelanggan; c. prestasi dan keberkesanan SPK; d. pelaksanaan berasaskan perancangan; e. keberkesanan tindakan yang diambil bagi menyatakan risiko dan peluang; f. prestasi pembekal; dan g. keperluan penambahbaikan SPK.

Rujuk:

Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan dan Peluang Penambahbaikan (UPM/PGR/P003)

9.2 Audit Dalaman

UPM melaksanakan audit dalaman pada jangka masa yang dirancang bagi menentukan sama ada: a. SPK mematuhi perancangan yang diatur terhadap keperluan MS ISO

9001:2015, dan keperluan SPK yang diwujudkan oleh UPM; dan b. SPK ini dilaksana dan diselenggara secara berkesan.

Penjadualan audit sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan telah dirancang dan audit mengambil kira status atau kepentingan aktiviti, bidang/kawasan yang akan diaudit dan keputusan audit yang terdahulu. Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan telah ditentukan. Pemilihan juruaudit dan pelaksanaan audit dilaksana bagi memastikan proses audit berjalan secara objektif dan saksama. Juruaudit tidak dibenarkan mengaudit kerja/tugasan sendiri. Prosedur yang didokumenkan telah diwujudkan bagi menggariskan tanggungjawab dan keperluan untuk perancangan dan pelaksanaan audit, pengwujudan rekod dan pelaporan keputusan audit.

PENGURUSAN


Halaman: 30 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



Rekod proses dan keputusan audit diselenggara seperti yang diperlukan. Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang/kawasan yang diaudit akan memastikan pembetulan dan tindakan pembetulan ke atas ketakakuran dan punca penyebab telah dihapuskan tanpa berlengah. Aktiviti susulan adalah termasuk penentusahan ke atas keberkesanan tindakan yang diambil dan laporan ke atas keputusan penentusahan. Rujuk:

Prosedur Audit Dalaman ISO (UPM/PGR/P004)

9.3 Kajian Semula Pengurusan 9.3.1 Am

Kajian semula pengurusan ke atas SPK dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 12 (dua belas) bulan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan SPK. Kajian semula ini juga merangkumi peluang penambahbaikan dan keperluan terhadap perubahan SPK, termasuklah dasar dan objektif kualiti.

9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan

Perkara-perkara berikut adalah merupakan input kepada kajian semula pengurusan:

a. status tindakan daripada kajian semula pengurusan sebelumnya; b. perubahan terhadap isu luaran dan dalaman yang relevan terhadap SPK

termasuk hala tuju strategik; c. maklumat prestasi dan keberkesanan SPK, termasuk arah aliran (trend) dalam,

iaitu: i. kepuasan pelanggan dan maklum balas daripada pihak berkepentingan

yang relevan; ii. takat kualiti objektif dipenuhi;

iii. pencapaian prestasi proses dan keakuran produk dan perkhidmatan; iv. status tindakan ketakakuran dan tindakan pembetulan; v. keputusan pemantauan dan pengukuran;

vi. keputusan audit; dan vii. prestasi penyedia luar.

PENGURUSAN


Halaman: 31 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



d. kecukupan sumber; e. keberkesanan tindakan bagi menyatakan risiko dan peluang; dan f. cadangan untuk penambahbaikan.

9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Output kajian semula pengurusan termasuk keputusan dan tindakan yang berkaitan direkod, merangkumi:

a. peluang penambahbaikan terhadap keberkesanan SPK dan proses berkaitan;

b. perubahan terhadap SPK; dan c. keperluan sumber.

Rujuk: Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan ISO UPM

(UPM/PGR/P008) 10.0 PENAMBAHBAIKAN 10.1 Am

UPM menentukan dan memilih peluang untuk penambahbaikan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan untuk memenuhi keperluan pelanggan dan mempertingkatkan kepuasan pelanggan, yang merangkumi: a. menambahbaik perkhidmatan dan produk; b. membetul, menghalang atau mengurangkan kesan yang tidak diingini; dan c. menambahbaik prestasi dan keberkesanan SPK.

10.2 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan

UPM telah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca ketakakuran bagi mengelakkan kejadian yang sama berlaku semula. Tindakan pembetulan adalah bersesuaian dengan kesan yang berlaku yang ditemui semasa audit dalaman, kawalan kualiti, aduan pelanggan dan kajian semula pengurusan. Prosedur Tindakan Pembetulan telah didokumen bagi menetapkan keperluan untuk :

PENGURUSAN


Halaman: 32 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



a. semakan ketakakuran (termasuk aduan pelanggan); b. menentukan punca-punca ketakakuran; c. menilai keperluan tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak berulang; d. menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan; e. merekod keputusan tindakan yang dilaksanakan; dan f. menyemak dan memastikan keberkesanan tindakan pembetulan yang

diambil.

Rujuk: Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan dan Peluang

Penambahbaikan (UPM/PGR/P003)

10.3 Penambahbaikan Berterusan

UPM telah secara berterusan menambahbaik keberkesanan SPK menerusi amalan terhadap dasar kualiti, objektif kualiti, keputusan audit, analisis data, tindakan pembetulan serta kajian semula pengurusan.

PENGURUSAN


Halaman: 33 / 33

No. Semakan: 02

No. Isu: 03



11.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semaka

n No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu

persijilan WP

Naib Canselor

03/01/2011

02 01 PGR:

1/2011 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-2 WP

Naib Canselor

23/05/2011

02 02 PGR:

5/2011 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-5

(Khas) WP

Naib Canselor

15/09/2011

02 03 PGR :


Naib Canselor

30/01/2012

02 04 PGR :


Naib Canselor

09/05/2012

02 05 PGR :

1/2013 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-

11 WP

Naib Canselor

17/01/2013

02 06 PGR :

3/2013 Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan kali ke-3 WP

Naib Canselor

09/05/2013

02 07 PGR:

1/2014 Mesyuarat JK ISO UPM Kali

Ke-17 WP

Naib Canselor

20/02/2014

02 08 PGR:


Ke-18 WP

Naib Canselor

11/08/2014

02 09 PGR:


Ke-21 WP

Naib Canselor

12/02/2015

02 10 PGR:

3/2015

Mesyuarat JK ISO UPM Kali Ke-22 (Secara Edaran) bertarikh 10/6/2015

WP Naib

Canselor 15/06/2015

03 00 PGR:

1/2016

Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Ke-27

bertarikh 28/04/2016 WP

Naib Canselor

13/05/2016

03 01 PGR:

3/2016

Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Ke-28 (Khas)

bertarikh 14/07/2016 WP

Naib Canselor

18/07/2016

03 02 PGR

(QMS): 3/2017

Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Ke-34 (Khas) Secara

Edaran bertarikh 14 Jun 2017 WP

Naib Canselor

20/06/2017

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: PUSAT TANGGUNGJAWAB

(PTJ), SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI, DAN PROSES UTAMA, ISU DALAMAN & ISU

LUARAN DAN PIHAK BERKEPENTINGAN

Tarikh: 20/06/2017

Skop SPK yang merangkumi semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prauniversiti, prasiswazah (kecuali Persediaan Diploma Sains) dan siswazah, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, dan perkhidmatan sokongan, iaitu:

A. PEJABAT NAIB CANSELOR

i. Skop Sistem Pengurusan Kualiti & Proses Utama

Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses

1. Bahagian Pentadbiran Pentadbiran 1) Pengurusan Permohonan ke Luar Negara

2. Unit Integriti Pengurusan Tatatertib Staf

2) Pengurusan Tatatertib Staf

3. Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi

Strategi Korporat dan Komunikasi

3) Pengurusan Majlis Rasmi Universiti

4) Pengurusan Lawatan Rasmi Universiti

5) Penerbitan Korporat Universiti

6) Pengurusan Pengiklanan 7) Mempromosikan UPM 8) Penyediaan Laporan

Pencapaian Sasaran Tahunan Pelan Strategi

9) Pengurusan Data Penarafan

4. Bahagian Audit Dalam Audit Dalaman 10) Pengauditan 11) Pengauditan Verifikasi

Aset / Inventori

5. Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

12) Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

13) Pengurusan Keselamatan Makmal

PENGURUSAN


Halaman: 2 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


14) Operasi Bantu Mula

6. Pusat Jaminan Kualiti Pelaksanaan Swaakreditasi Program Pengajian

15) Swaakreditasi Sementara dan Swaakreditasi Penuh Program Pengajian

7. Pusat Wakaf, Zakat dan Endowmen

Perkhidmatan Kewangan

16) Pengurusan Wakaf, Zakat dan Endowmen

ii. Maklumat Isu Luaran

Isu Luaran (Relevan Terhadap Matlamat dan Arah Tuju Strategik UPM)

Peringkat Kesan kepada Kemampuan

Mencapai Keputusan SPK yang Dihasratkan

Tempatan Kebangsaan Antara bangsa

1. Persaingan nilai berita (media sosial, media cetak etc) antara Universiti Penyelidikan (RU)

/ / / Peningkatan reputasi dan visibility UPM di peringkat lokal dan global

2. Imej dan reputasi UPM dalam QS ranking

/ / / 1. Peningkatan kemasukan pelajar antarabangsa

2. Peningkatan visibiliti/ ketampakkan/ keterlihatan

3. Imej dan reputasi dalam pengendalian maklum balas pelanggan

/ / / Peningkatan kepercayaan dan keyakinan pelanggan terhadap sistem penyampaian maklumat UPM

PENGURUSAN


Halaman: 3 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





4. Memperkasakan kebitaraan pertanian

/ / / Peningkatan visibiliti/ ketampakkan/ keterlihatan kepakaran bidang pertanian

5. Pematuhan proses pengendalian tatatertib mengikut Akta 605

/

/ / Mengurangkan risiko keputusan dan proses tatatertib dicabar oleh staf

6. Pematuhan ke atas arahan pihak Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) untuk ke luar negara dalam keadaan kewangan yang terhad dan pematuhan kekerapan ke luar negara bagi penjawat awam (Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2015, Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PB2.4 – Perbelanjaan bagi

/ / 1. Kelulusan KPT, kelulusan peruntukan

2. Promosi di luar negara adalah terhad

PENGURUSAN


Halaman: 4 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





Perjalanan Atas Tugas Rasmi ke Luar Negara, Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PB3.1 Garis Panduan Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan)

7. Perubahan kepada dasar dan pekeliling

/ / / 1. Penawaran program oleh Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

2. Kelulusan ke luar negara

8. Persaingan program akademik yang mempunyai akreditasi antarabangsa

/ / / Kebolehpasaran graduan

9. Kelembapan ekonomi global

/ / / 1. Penurunan kutipan zakat, wakaf dan endowmen

2. Lebihan permohonan

PENGURUSAN


Halaman: 5 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





10. Pembahagian manfaat wakaf antara UPM dan Perbadanan Wakaf Selangor (PWS)

/ / Pembahagian pendapatan

11. Wakaf tidak dimasukkan ke dalam pelepasan cukai Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)

/ / Pengurangan jumlah pewakaf

iii. Maklumat Isu Dalaman

Isu Dalaman (Relevan Terhadap Matlamat dan

Arah Tuju Strategik UPM)

Kesan kepada Kemampuan Mencapai Keputusan SPK yang Dihasratkan

1. Kekurangan sumber kewangan bagi mematuhi Akta/Pekeliling

1. Lesen/sijil perakuan kelayakan tidak dapat diperbaharui

2. Proses pelupusan sisa terjadual tidak dapat dilaksanakan

2. Pengekalan status swaakreditasi Pengurangan kos pengurusan penilaian program akademik

3. Kompetensi dan bidang kelayakan panel penilai

Kualiti program akademik yang dinilai

4. Penawaran program yang tidak ekonomik

Penanggungan kos penawaran program akademik oleh Universiti

5. Ketidakpuasan hati pegawai/ pihak yang dikenakan tindakan tatatertib

Penanggungan kos guaman oleh universiti sekiranya pegawai mengambil tindakan undang-

PENGURUSAN


Halaman: 6 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017




undang

6. Kekurangan staf yang mahir/ kompeten:

- yang memiliki sijil kompetensi yang sah

1. Ketidakpatuhan kepada Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (KKP), Alam Sekitar, Jentera & Mesin yang boleh dikenakan notis amaran atau ketakakuran (NCR) Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS)

2. Ketidakpatuhan kepada tempoh masa yang ditetapkan untuk memberi respons kepada aduan dan maklum balas pelanggan

7. Kawalan terhadap kerahsiaan laporan audit/tatatertib/ business intelligent

Ketidakpatuhan ke atas akta kerahsiaan

8. Kekangan sumber manusia Pengurusan zakat dan wakaf kurang berkesan

9. Sistem permohonan zakat atas talian (online) tidak terkini

Pengurusan zakat dan wakaf kurang berkesan

iv. Pihak Berkepentingan & Keperluan Relevan Mereka Terhadap Sistem Pengurusan Kualiti

Pihak Berkepentingan Keperluan Relevan Mereka Terhadap SPK

Organisasi

1. Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Malaysia

Pematuhan penggunaan lesen/ Sijil Perakuan Kelayakan Mesin/Jentera

2. Jabatan Alam Sekitar Malaysia Pematuhan penggunaan lesen mencemar

3. Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia

Pematuhan penggunaan Sijil Perakuan Alat Pemadam Api dan Fire Certificate (FC) bangunan

4. Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT)

Pematuhan Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN)

PENGURUSAN


Halaman: 7 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


Organisasi

5. Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) Pematuhan terhadap Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF), Kod Amalan Akreditasi Program (COPPA), Kod Amalan Audit Institusi (COPIA), Garis Panduan Amalan Terbaik (GGP), Standard Program (SP) dan Standard

6. Pembekal/ Kontraktor Pengurusan Pelupusan Sisa Terjadual

Pembayaran mengikut jadual

7. Komuniti Setempat 1. Alam sekitar yang selamat dan bersih 2. Maklumat tentang kemudahan pembayaran

zakat dan wakaf 3. Mendapat bantuan kewangan dengan segera

dan mencukupi dalam memenuhi keperluan kehidupan

8. Ibu bapa/penjaga bakal pelajar Maklumat kurikulum program yang terkini (program yang telah diakreditasi)

9. Jabatan Audit Negara Pematuhan kepada keperluan pekeliling dan peraturan kewangan yang berkuat kuasa

10. Syarikat penyiaran (Kerajaan dan Swasta)

Maklumat semasa (daripada aspek bidang kepakaran)

11. Pihak Berkuasa Tempatan (Majlis Perbandaran Subang Jaya (MPSJ), Majlis Perbandaran Kajang (MPKJ), Majlis Perbandaran Sepang (MPS), Pejabat Kesihatan Daerah))

Pematuhan terhadap undang-undang tempatan (penggantungan gegantung (bunting), lesen perniagaan, pembuangan sisa domestik, kompaun kesihatan)

12. Biro Aduan Awam Pematuhan terhadap pengendalian maklum balas pelanggan mengikut peraturan dan jangkamasa yang ditetapkan

13. Dewan Negara dan Dewan Rakyat Penyediaan jawapan balas kepada pihak Parlimen (sekiranya diperlukan)

PENGURUSAN


Halaman: 8 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

Pihak Berkepentingan Keperluan Relevan Mereka Terhadap SPK Organisasi

14. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia

Pematuhan terhadap Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009 (Akta 694)

15. Badan Pensijilan Pematuhan terhadap keperluan standard

16. Lembaga Zakat Selangor (LZS) 1. Pematuhan terhadap pelaksanaan kutipan zakat dan penerima sumbangan

2. Pematuhan perjanjian yang telah ditetapkan di antara UPM sebagai penolong amil dengan pihak LZS

17. Perbadanan Wakaf Selangor (PWS)

Pematuhan perjanjian yang telah ditetapkan di antara UPM sebagai mutawali dengan pihak PWS

18. Majlis Agama Islam Selangor (MAIS)

Pematuhan terhadap fatwa semasa

PENGURUSAN


Halaman: 9 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

B. PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA)

– PENGAJIAN PRAUNIVERSITI


Pengajian Prauniversiti


1. Pusat Asasi Sains Pertanian Pengurusan dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran program pengajian prauniversiti

1) Pembentukan Program Baharu dan Semakan Semula Program Prasiswazah

2) Pengendalian Kursus 3) Pendaftaran Kursus 4) Pengurusan Jadual Waktu

Kuliah dan Amali 5) Penyediaan Kertas Soalan

Peperiksaan Akhir 6) Penyediaan, Pelaksanaan

dan Pengendalian Penilaian

7) Pemarkahan dan Penggredan Kursus

8) Pengendalian Pelajar Bermasalah



Peringkat Kesan kepada Kemampuan Mencapai Keputusan SPK

yang Dihasratkan Tempatan Kebangsaan

Antara bangsa

1. Persaingan untuk

menjadi Top 200

University

/ / / 1. Peningkatan persaingan untuk mendapatkan pelajar

PENGURUSAN


Halaman: 10 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017




Antara bangsa

berkualiti/cemerlang 2. Cabaran mencapai kuota

kemasukan pelajar antarabangsa 10%

3. Perlu menjana 30% daripada peruntukan mengurus tahunan

4. Cabaran untuk menjadi

universiti pilihan utama

2. Kelembapan

ekonomi global

/ / / 1. Kekurangan penajaan 2. Penurunan kemasukan

pelajar antarabangsa 3. Lebihan pengambilan

pelajar tempatan 4. Penurunan penjanaan

pendapatan melalui pengambilan pelajar antarabangsa

3. Pengurangan

peruntukan

kerajaan

(dalaman)

/ / 1. Sumber (sumber manusia, prasarana, peralatan (penggunaan teknologi terkini)) tidak mencukupi dan kondusif

2. Nisbah pensyarah kepada pelajar tidak memenuhi standard

3. Pengekalan dan pertambahan akreditasi terjejas

PENGURUSAN


Halaman: 11 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017




Antara bangsa

4. Perubahan dasar / / / 1. Pengambilan pelajar bergantung kepada unjuran sumber manusia kementerian

2. Penyelarasan semula pelan strategik UPM (prasiswazah)

3. Keberkesanan proses perkhidmatan (cth: pas pelajar bergantung kepada perubahan dasar agensi luar)

4. Keperluan merangka

program pengajian

berstruktur baharu (cth:

perubahan dari 3

semester kepada 2

semester)

5. Pertambahan

Kampus

Universiti Luar

Pesisir (Offshore

Campus

University)

terkemuka di

Malaysia

/ / / 1. Persaingan untuk mendapatkan pelajar berkualiti

2. Aliran keluar tenaga pengajar

PENGURUSAN


Halaman: 12 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





1. Komitmen untuk menjadi Top 200

University

1. Peningkatan kemasukan pelajar berkualiti/cemerlang

2. Peningkatan kuota kemasukan pelajar antarabangsa 10%

3. Menjana pendapatan 4. Menjadi universiti pilihan utama

2. Penggunaan inovasi dalam

pengajaran dan pembelajaran

masih belum mantap.

1. Mengurangkan minat pelajar dalam pembelajaran

2. Jumlah jam pembelajaran pelajar (JJPP) tidak dapat dipenuhi

iv. Pihak Berkepentingan & Keperluan Relevan Mereka Terhadap Sistem Pengurusan

Kualiti


Organisasi

1. Kementerian Pendidikan Tinggi

(KPT)

Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi)

2. Komuniti Setempat Penginapan, sosial dan ekonomi setempat

3. Ibu bapa/penjaga pelajar/bakal

pelajar

Pelajar yang berilmu dan berbakti

4. Media massa Maklumat semasa (dari segi bidang kepakaran)

5. Penaja Pencapaian matlamat tajaan melalui penghasilan pelajar yang berilmu dan berbakti

6. Badan akreditasi Pematuhan piawaian akreditasi

PENGURUSAN


Halaman: 13 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

C. PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA)

– PENGAJIAN PRASISWAZAH


Pengajian Prasiswazah


1. Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik

Pengurusan dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran program pengajian prasiswazah (Tidak termasuk Program Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) dan Program Ijazah Untuk Eksekutif)

1) Pembentukan Program Baharu dan Semakan Semula Program Prasiswazah

2) Pengambilan Pelajar Baharu Program Prasiswazah

3) Pengendalian Kursus 4) Pendaftaran Kursus 5) Pengurusan Jadual Waktu

Kuliah dan Amali 6) Pengurusan Jadual Waktu

Peperiksaan 7) Penyediaan Kertas Soalan

Peperiksaan Akhir 8) Penyediaan, Pelaksanaan

dan Pengendalian Penilaian

9) Pemarkahan dan Penggredan Kursus

10) Pengurusan Keputusan Peperiksaan Akhir

11) Proses Semakan GB dan Semakan Gred

12) Pengurusan Pengijazahan Pelajar

2. Fakulti Pertanian

3. Fakulti Perhutanan

4. Fakulti Perubatan Veterinar

5. Fakulti Ekonomi dan Pengurusan

6. Fakulti Kejuruteraan

7. Fakulti Pengajian Pendidikan

8. Fakulti Sains

9. Fakulti Sains dan Teknologi Makanan

10. Fakulti Ekologi Manusia

11. Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi

12. Fakulti Rekabentuk dan Senibina

13. Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan

14. Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat

15. Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul

16. Fakulti Pengajian Alam Sekitar

PENGURUSAN


Halaman: 14 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

Pengajian Prasiswazah


17. Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (UPMKB)

13) Pengendalian Pelajar Bermasalah

14) Pengendalian Peperiksaan Profesional Program Doktor Perubatan

15) Pengurusan Majlis Konvokesyen

16) Pengurusan dan Pelaksanaan Latihan Industri

Nota: No. 4 hingga 12 tidak termasuk

Program Doktor Perubatan No. 14 terpakai hanya untuk

Program Doktor Perubatan 18. Pusat Pembangunan

Akademik Pengurusan

pembangunan profesional pegawai akademik

Pembangunan sistem pengajaran dan pembelajaran

17) Latihan Pengajaran dan Pembelajaran

18) Pelaksanaan, Penyelenggaraan dan Pemantauan Sistem Pengurusan Pembelajaran

19) Perancangan dan Pelaksanaan Kajian Pengajaran dan Pembelajaran

PENGURUSAN


Halaman: 15 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017



Peringkat Kesan kepada Kemampuan Mencapai

Keputusan SPK yang Dihasratkan


1. Persaingan untuk menjadi Top 200 University

/ / / 1. Peningkatan persaingan untuk mendapatkan pelajar berkualiti/ cemerlang

2. Cabaran mencapai kuota kemasukan pelajar antarabangsa 10%

3. Perlu menjana 30% daripada peruntukan mengurus tahunan

4. Cabaran untuk menjadi universiti pilihan utama


/ / / 1. Kekurangan penajaan

2. Penurunan kemasukan pelajar antarabangsa

3. Lebihan pengambilan pelajar tempatan

4. Penurunan penjanaan pendapatan melalui pengambilan pelajar

PENGURUSAN


Halaman: 16 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





antarabangsa

3. Pengurangan peruntukan kerajaan (dalaman)

/ / 1. Sumber (sumber manusia, prasarana, peralatan (penggunaan teknologi terkini)) tidak mencukupi dan kondusif

2. Nisbah pensyarah kepada pelajar tidak memenuhi standard


4. Perubahan dasar / / / 1. Pengambilan pelajar bergantung kepada unjuran sumber manusia kementerian

2. Penyelarasan semula pelan strategik UPM (prasiswazah)

3. Keberkesanan proses perkhidmatan (cth: pas pelajar bergantung kepada perubahan dasar agensi luar)

PENGURUSAN


Halaman: 17 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





4. Keperluan merangka program pengajian berstruktur baharu (cth:2u2i, 3u1i)

5. Pertambahan Kampus Universiti Luar Pesisir (Offshore Campus University) terkemuka di Malaysia

/ / / 1. Persaingan untuk mendapatkan pelajar berkualiti

2. Aliran keluar tenaga pengajar

3. Kebolehpasaran graduan terjejas





1. Penamaan program yang kurang sesuai dan tidak difahami oleh bakal pelajar.

Pengurangan bilangan calon yang memohon dan menyebabkan program berkenaan termasuk dalam senarai program akademik yang tidak popular di Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar (BPKP), Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT)

2. Komitmen untuk menjadi Top 200 University




PENGURUSAN


Halaman: 18 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017




3. Kelewatan proses semakan semula program pengajian

Menjejaskan perolehan/pengekalan akreditasi program pengajian

4. Penggunaan inovasi dalam pengajaran dan pembelajaran masih belum mantap.

1. Mengurangkan minat pelajar dalam pembelajaran

2. Jumlah jam pembelajaran pelajar (JJPP) tidak dapat dipenuhi


Kualiti


Organisasi


Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi)

2. Komuniti Setempat Penginapan, sosial dan ekonomi setempat

3. Ibu bapa/penjaga pelajar/bakal pelajar

Graduan yang berilmu dan berbakti


5. Penaja Pencapaian matlamat tajaan melalui penghasilan graduan yang berilmu dan berbakti

6. Majikan/Alumni Graduan yang memenuhi ekspektasi majikan dan matlamat Program Educational Outcomes (PEO)

7. Institusi Pengajian Tinggi (IPT) lain

Graduan UPM sebagai pelajar berpotensi untuk melanjutkan pengajian


PENGURUSAN


Halaman: 19 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

D. PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA)

– PENGAJIAN SISWAZAH


Pengajian Siswazah


1. Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan pengajian siswazah, reka bentuk dan pembangunan program pendidikan, dan perkhidmatan untuk pengajian siswazah

1) Pembentukan Program Baharu Pengajian Siswazah

2) Pembentukan Bidang/Kursus Baharu Pengajian Siswazah

3) Pengendalian Pengajaran Kursus Pengajian Siswazah

4) Semakan Semula Program Pengajian Siswazah

5) Perkhidmatan Serah Urus untuk Perkhidmatan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis dan Pensyarah Sambilan

6) Pengambilan Pelajar Siswazah

7) Pendaftaran Pelajar Siswazah

8) Pelantikan Jawatankuasa Penyeliaan Pelajar Siswazah Penyeliaan Penyelidikan Pelajar Siswazah dalam Program Secara Penyelidikan

9) Pengurusan Prestasi Pelajar Siswazah dalam Program







8. Fakulti Sains










18. Institut Biosains

PENGURUSAN


Halaman: 20 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

Pengajian Siswazah


19. Institut Teknologi Maju Secara Kerja Kursus 10) Pengurusan Peperiksaan

Akhir Kursus Pengajian Siswazah

11) Penilaian Tesis Pelajar Siswazah

12) Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah Pelajar Siswazah

13) Pengendalian Pendaftaran Pelajar Siswazah Bermasalah Akademik

20. Institut Penyelidikan Penuaan Malaysia (Nama asal Institut Gerontologi)

21. Institut Penyelidikan Matematik

22. Institut Penyelidikan Produk Halal

23. Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan

24. Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan

25. Institut Pengajian Sains Sosial

26. Institut Pertanian Tropika dan Sekuriti Makanan






1. Penawaran program akademik yang tidak popular

/ / / Tiada permintaan dari bakal pelajar/ majikan

2. Akses kepada Sistem Internet Graduate Information Management System (iGIMS) oleh bakal pelajar

/ / / Kehilangan bakal pelajar akibat ketidakstabilan sistem

PENGURUSAN


Halaman: 21 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





dari luar

3. Teknologi lama Sistem Internet Graduate Information Management System (iGIMS)

/ / / Pelajar tidak dapat maklumat yang terkini

4. Kelewatan proses visa Imigresen

/ 1. Pelajar tidak dapat mendaftar mengikut tempoh yang ditetapkan

2. Kehilangan bakal pelajar akibat pelajar beralih ke universiti lain

3. Yuran proses visa tinggi

5. Perubahan nilai matawang Malaysia

/ / 1. Kadar bayaran pemeriksa luar (antarabangsa) meningkat (matawang Ringgit Malaysia (RM) turun))

2. Peningkatan bilangan pelajar antarabangsa (matawang Ringgit Malaysia (RM) turun))

PENGURUSAN


Halaman: 22 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





6. Ketidakstabilan ekonomi

/ / / Penurunan bilangan pelajar antarabangsa Peningkatan bilangan pelajar tempatan

7. Perbezaan budaya / / / 1. Menyukarkan pentadbiran

2. Sebagai duta menarik minat bakal

pelajar

8. Perubahan dasar luar

/ / / Mempengaruhi peningkatan dan penurunan pelajar antarabangsa





1. Pengurusan sumber manusia

-Prestasi staf

Staf bermasalah memberi kesan kepada pengurusan siswazah

2. Kekangan kewangan 1. Memberi kesan kepada kualiti penilai/pelajar/infrastruktur

2. Kesan kepada promosi dan mengurangkan kemasukan pelajar baharu

3. Ketidakstabilan dan teknologi lama Sistem Internet Graduate Information Management System (iGIMS)

Menjejaskan pengendalian operasi proses siswazah

PENGURUSAN


Halaman: 23 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017




4. Pelan penggantian (knowledge transfer) No. 1

Bidang pengajian tidak dapat ditawarkan kerana tiada kepakaran sedangkan bidang tersebut mendapat permintaan tinggi

5. Sistem pengangkutan dalaman UPM ke Sekolah Pengajian Siswazah (SPS)

Pelajar yang tidak mempunyai pengangkutan sukar untuk bergerak

6. Komunikasi Kaunter Khidmat Pelanggan

Maklumat mengelirukan menjejaskan proses siswazah

7. Viva lewat Memberi kesan kepada Graduate on Time (GOT) dan menjejaskan kepuasan pelanggan

8. Bidang pengajian tidak diperbaharui

Tiada bidang terkini ditawarkan dan bakal pelajar beralih ke universiti lain


Kualiti


Organisasi

1. Penaja (Kumpalan Wang Simpanan Pekerja (KWSP))

Pulangan pelaburan kepada pembiayaan pendahuluan

2. Kementerian berkaitan (Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT)/Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI)/Kementerian Dalam Negeri (KDN))

Menepati Blueprint Pengajian Tinggi

3. Agen Keuntungan daripada bilangan pelajar

4. Pembiaya Geran Hasil penyelidikan yang berkualiti

5. Majikan Graduan yang berkualiti

PENGURUSAN


Halaman: 24 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


Organisasi

6. Pembuat Dasar Mencapai hala tuju siswazah

7. Kedutaan Graduan yang berkualiti di negara luar

8. Kementerian Dalam Negeri (KDN)/Jabatan Imigresen Malaysia (JIM)/Education Malaysia Global Services (EMGS)

Keselamatan negara

9. Pemeriksa Tesis Pengiktirafan

10. Penilai Luar Program Program yang berkualiti

11. UPM Holding (UPM International) Keuntungan daripada perkhidmatan yang disediakan

12. Media Berita/maklumat

13. Ibu Bapa/Keluarga Graduan yang berkualiti dan kebolehpasaran graduan

14. Alumni Graduan yang berkualiti dan kebolehpasaran graduan

15. Badan Regulatory Patuh kepada perundangan

16. Badan Akreditasi (Malaysian Qualifications Agency (MQA), Association to Advance Collegiate Schools of Business Advancing (AACSB), Malaysian Veterinary Council (MVC), Malaysian Medical Council (MMC), Lembaga Arkitek Malaysia (LAM)

Pengiktirafan Program

PENGURUSAN


Halaman: 25 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

E. PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI)



1. Bahagian Pentadbiran Pengurusan dan Pelaksanaan Penyelidikan dan Inovasi, Pengurusan Harta Intelek, Promosi, Pengkomersilan, dan Penentukuran Peralatan

1) Penjanaan Geran Penyelidikan

2) Pelaksanaan, Pemantauan dan Penilaian Penyelidikan

3) Penyebaran Hasil Penyelidikan

4) Penentukuran Peralatan

2. Pusat Pengurusan Penyelidikan







9. Fakulti Sains










19. Institut Biosains

20. Institut Teknologi Maju

21. Institut Penyelidikan Penuaan Malaysia (Nama asal Institut Gerontologi)

22. Institut Penyelidikan Matematik

23. Institut Penyelidikan Produk Halal

PENGURUSAN


Halaman: 26 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


24. Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan

25. Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan

26. Institut Pengajian Sains Sosial

27. Institut Pertanian Tropika dan Sekuriti Makanan

28. Akademi Sukan

29. Pusat Sains Marin

30. Institut Kajian Perladangan

31. Putra Science Park Pengurusan Perlindungan Harta Intelek, Promosi dan Pengkomersilan

5) Pengurusan promosi

6) Pengurusan Permohonan Perlindungan Harta Intelek

7) Pengurusan pengkomersilan

32. Penerbit Penerbitan 8) Pengurusan Penerbitan Buku Karya Asli







- antarabangsa &

/ / / 1. Meningkatkan peluang untuk mendapatkan geran penyelidikan daripada organisasi

PENGURUSAN


Halaman: 27 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





persaingan kerajaan, swasta dan antarabangsa

2. Penerbitan berimpak tinggi 30% dalam Q1-Q2

2. Kelembapan ekonomi dunia/negara

- ekonomi dan pasaran

/ / 1. Kekurangan penawaran geran penyelidikan dan inovasi

2. Kriteria / syarat geran penyelidikan semakin ketat

3. Penurunan kemasukan pelajar siswazah

4. Penurunan penjanaan pendapatan melalui pengkomersilan teknologi

5. Peningkatan penjanaan pendapatan melalui perkhidmatan berbayar

3. Pengurangan peruntukan kerajaan untuk penyelidikan dan inovasi

/ / 1. Sumber: sumber manusia:

staf kontrak tidak disambung kontrak dan tiada penggantian staf

PENGURUSAN


Halaman: 28 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





- kebangsaan & persaingan

berpencen, prasarana, peralatan

tidak terkini boleh menyumbang keputusan penyelidikan yang tidak tepat

2. Pengekalan dan pertambahan akreditasi makmal terjejas

3. Kekurangan dana penyelenggaraan dan penentukuran peralatan penyelidikan akan menjejaskan kualiti dan kuantiti penyelidikan

4. Pengurangan dana - penerbitan jurnal , perlindungan harta intelek, promosi Research Development Commercialization and Innovation (RDCI) dan pra-pengkomersilan yang menjejaskan pencapaian KPI

PENGURUSAN


Halaman: 29 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





universiti dan Malaysia Research Assessment (MyRA)

4. Perubahan KPI MyRA

- Sasaran

/ / 1. Mempengaruhi pencapaian KPI universiti

2. Cabaran untuk mengekalkan status Research University (RU)

3. Mempengaruhi penyaluran peruntukan dana RU kepada UPM

4. Peningkatan KPI kenaikan pangkat

5. Memberi kesan negatif kepada motivasi penyelidik menjalankan penyelidikan

6. Peningkatan jumlah penerbitan buku dan jurnal berimpak

7. Peningkatan pendapatan hasil pengkomersilan teknologi

8. Peningkatan jumlah perlindungan harta intelek

PENGURUSAN


Halaman: 30 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





5. Sistem atas talian tidak stabil (penyelidikan)

- Teknologi

/ / / 1. Menjejaskan permohonan geran penyelidikan

2. Menjejaskan pemantauan projek penyelidikan





1. Sistem atas talian penyelidikan (dalaman) tidak stabil

1. Menjejaskan permohonan geran penyelidikan 2. Menjejaskan pemantauan projek penyelidikan

2. Komitmen penyelidik Laporan penyelidikan tidak dapat dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan

3. Pengurusan kewangan projek penyelidikan

1. Pengurusan perbelanjaan lemah menyebabkan geran akan ditarik balik

2. Menjejaskan prestasi penyelidik dan KPI PTJ

4. Penjanaan kewangan dalaman PTJ Peningkatan perkhidmatan makmal penyelidikan

5. Pengurusan aset penyelidikan Aset penyelidikan tidak diserahkan kembali kepada PTJ yang menjejaskan verifikasi aset

6. Pelanggaran perjanjian pengkomersilan - perundangan

1. Produk tidak dapat dikomersilkan/ projek pengkomersilan ditamatkan

2. Kurang hasil pendapatan UPM

7. Penyelidik menjual teknologi sendiri tanpa melalui UPM - Statut Universiti

Merugikan pihak UPM dan KPI pengkomersilan universiti

PENGURUSAN


Halaman: 31 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017




8. Plagiarisme jurnal / buku 1. Merugikan pencapaian penerbitan dalam MyRA

2. Menjejaskan reputasi penyelidik dan UPM 3. Menggalakkan pematuhan kepada Akta Mesin

Cetak dan Penerbitan 1984 (Akta 301)

9. Perjanjian Penyelidikan dengan penaja sektor swasta dan antarabangsa

1. Proses kelulusan dokumen perjanjian penyelidikan yang lama menyebabkan penaja tidak berminat untuk meneruskan penajaan.

2. Menjejaskan KPI MyRA


Kualiti


Organisasi

1. Pemegang taruh - Kementerian Pendidikan Tinggi

1. Memenuhi Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN)/Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi)

2. Pulangan pelaburan (Return of Investment ROI) daripada hasil penyelidikan yang dikomersilkan

2. Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI)

Hasil penyelidikan yang mampu dikomersilkan di bawah program Malaysia Commercialisation Year dan lain-lain

3. Orang awam / Komuniti / Negara (Pembayar cukai)

1. Menggunakan hasil penyelidikan yang telah dikomersilkan

2. Pakej edu-pelancongan yang berkualiti 3. Menyediakan fasiliti dan perkhidmatan

penginapan yang kondusif di Pusat Sains Marin

PENGURUSAN


Halaman: 32 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


4. Media massa Mendapatkan maklumat semasa (dari segi bidang kepakaran dan teknologi UPM)

5. Penaja geran Pencapaian matlamat tajaan melalui hasil penyelidikan (penerbitan, produk, teknologi, perundingan dan pemindahan teknologi)

6. Industri / Licensee 1. Hasil penyelidikan untuk dikomersilkan 2. Kepakaran penyelidik bagi kerja perundingan

7. Agensi Luar / Institusi Pengajian Tinggi (IPT) lain

1. Kerjasama penyelidikan 2. Pemindahan teknologi dan perundingan 3. Kepakaran pengurusan pengkomersilan 4. Menyediakan peluang latihan industri

8. Pelanggan Perkhidmatan Makmal (industri /pelajar)

Hasil pengujian makmal yang tepat dan berkualiti

9. Badan akreditasi Mematuhi piawaian Jabatan Standard Malaysia

10. Pembekal 1. Peluang peniagaan 2. Proses kewangan yang cepat dan mudah

PENGURUSAN


Halaman: 33 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

F. PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI)



1. Bahagian Hal Ehwal Pelajar Aktiviti pelajar

1) Aktiviti Pelajar

2. Bahagian Kaunseling Universiti

2) Kaunseling

3. Pusat Alumni Aktiviti alumni 3) Jaringan Alumni

4. Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar

Kokurikulum berkredit

4) Kokurikulum Berkredit

5. Pusat Sukan Aktiviti sukan kolej

5) Aktiviti Sukan Kolej

6. Pusat Pembangunan Keusahawanan dan Kebolehpasaran Graduan

Aktiviti pengesanan graduan

6) Kajian Pengesanan Graduan

7. Kolej Perkhidmatan penginapan

7) Penginapan Pelajar






1. Perundangan

/ / / 1. Pendedahan kepada litigasi

reputasi UPM terjejas

kontrak terjejas dengan pembekal

2. AUKU

PENGURUSAN


Halaman: 34 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





pelanggaran terhadap AUKU


menjejaskan operasi pentadbiran

2. Teknologi / / / 1. Gangguan Rangkaian Internet

Pendaftaran pelajar terjejas

menjejaskan operasi pentadbiran harian

2. Media Sosial

menjejaskan reputasi universiti

3. Persaingan dengan Universiti Awam (UA)/Universiti Swasta (US)/Universiti Luar Negara

/ / / 1. Kehilangan prospek pelajar

2. Reputasi terjejas 3. Ranking Universiti

menurun 4. Kehilangan prospek

atlet 5. Pendapatan

universiti berkurangan

6. Brain Drain 7. Menjejaskan

PENGURUSAN


Halaman: 35 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





kebolehpasaran graduan

8. Menjejaskan penajaan

4. Pasaran / / / 1. Kebolehpasaran graduan menurun

2. Kehilangan prospek pelajar

3. Menjejaskan pendapatan

4. Ranking Universiti menurun

5. Budaya / / / 1. Perbezaan budaya – bawa masalah sosial

6. Sosial / / / 1. Masalah sosial 2. Perbezaan ideologi

politik

7. Ekonomi / / / 1. Kekurangan peruntukan dana

2. Masalah dengan pembekal

3. Pembangunan infrastruktur terjejas

PENGURUSAN


Halaman: 36 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





1. Perundangan

1. Pendedahan kepada litigasi


kontrak terjejas dengan pembekal 2. AUKU

pelanggaran terhadap AUKU


menjejaskan operasi pentadbiran

2. Teknologi 1. Gangguan rangkaian internet

Pendaftaran pelajar terjejas

menjejaskan operasi pentadbiran harian 2. Media sosial

menjejaskan reputasi universiti

3. Persaingan dengan Universiti Awam (UA)/Universiti Swasta (US)/Universiti Luar Negara

1. Kehilangan prospek pelajar 2. Reputasi terjejas 3. Ranking Universiti menurun 4. Kehilangan prospek atlet 5. Pendapatan universiti berkurangan 6. Brain drain 7. Menjejaskan kebolehpasaran graduan 8. Menjejaskan penajaan

4. Budaya Perbezaan budaya – bawa masalah sosial

5. Sosial 1. Masalah sosial 2. Perbezaan ideologi politik

6. Ekonomi 1. Kekurangan peruntukan dana 2. Masalah dengan pembekal 3. Pembangunan infrastruktur terjejas

PENGURUSAN


Halaman: 37 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017




7. Staf 1. Masalah disiplin staf 2. Komunikasi yang lemah 3. Latihan/kemahiran 4. Kepakaran/bakat

8. Pelajar 1. Masalah disiplin pelajar 2. Kemahiran insaniah kurang 3. Masalah sosial 4. Politik 5. Masalah infrastruktur 6. Masalah kewangan pelajar 7. Masalah penginapan 8. Kekurangan ruang untuk berniaga 9. Pencapaian akademik atlet terjejas 10. Karenah birokrasi 11. Masalah sikap pelajar 12. Masalah pengangkutan 13. Harga makanan dalam kampus mahal 14. Masalah wifi 15. Masalah keselamatan


Kualiti


Organisasi

Bahagian Hal Ehwal Pelajar (BHEP) :

1. Pembekal 1. Bayaran yang cepat 2. Menyediakan perkhidmatan/bekalan yang

berkualiti

2. Penjaga Jaminan keselamatan

PENGURUSAN


Halaman: 38 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


Organisasi

3. Agensi luar Menyokong pelaksanaan aktiviti pelajar

4. Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)

Mencapai sasaran kemahiran insaniah pelajar yang ditetapkan

5. Badan Regulatary - AUKU Pematuhan dasar dan polisi pelajar

6. Netizen/Media Sosial Memaklumkan berita terkini

7. Alumni Penglibatan dan sumbangan Alumni dalam aktiviti pelajar

8. Badan Pensijilan Pematuhan pelaksanaan standard

Kolej:

9. Penjaga Pendaftaran penginapan yang cepat

10. Masyarakat setempat Kemudahan dan penginapan yang sempurna

11. Pembekal Pembayaran mengikut jadual

12. PJS Development Sdn. Bhd (PJSD) UPM dapat mengisi kuota kekosongan bilik yang sedia ada

13. UPM Holding UPM dapat mengisi kuota kekosongan bilik yang sedia ada

14. Badan Regulatary - AUKU Pematuhan terhadap Perintah Tetap Kolej Kediaman Tahun 2015

15. Netizen/Media Sosial Mendapat maklumat dan hebahan publisiti tentang penginapan dan kemudahan yang disediakan

Pusat Pembangunan Keusahawanan dan Kebolehpasaran Graduan (CEM) :


Mencapai sasaran keusahawanan dan kebolehpasaran graduan yang ditetapkan

17. Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)

Pendaftaran syarikat pelajar

18. Government Linked Company (GLC)

Menyokong peluang keusahawanan, jaringan industri dan kebolehpasaran graduan

19. Agensi Swasta Menyokong peluang keusahawanan, jaringan industri dan kebolehpasaran graduan

PENGURUSAN


Halaman: 39 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


Organisasi

Bahagian Kaunseling Universiti :

20. Lembaga Kaunselor Malaysia Pendaftaran perakuan kaunselor

Pusat Alumni :

21. Persatuan Alumni Menyokong jaringan alumni

22. Yayasan Pak Rashid (YPR) Menyediakan biasiswa pelajar

23. Alumni Menyokong aktiviti universiti

24. Agensi luar Sumbangan penajaan

Pusat Sukan :

25. Majlis Sukan Negara (MSN) Menyokong penglibatan atlet kebangsaan


Menyokong dasar sukan negara dan dasar pembangunan sukan IPT

27. Public Pengurusan fasiliti sukan yang berkualiti

PENGURUSAN


Halaman: 40 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

G. PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT)


Bil Pusat Tanggungjawab

(PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses

1. Bahagian Pentadbiran Jaringan Industri dan Masyarakat

1) Pengurusan Kerjasama dengan Industri

2. Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan (IKDPM)

Jaringan Perkhidmatan Penyelidikan dan Perundingan

2) Perkhidmatan Penyelidikan dan Perundingan

3. Akademi Sukan Jaringan Perkhidmatan Penyelidikan dan Perundingan


4. Pusat Pengimejan Diagnostik Nuklear (PPDN)



5. Pusat Sumber dan Pendidikan Kanser (CARE)



6. Pusat Tranformasi Komuniti Universiti (UCTC)

Perkhidmatan perundingan dan pengembangan

6) Perkhidmatan Perundingan

7) Pengembangan dalam Bidang Pertanian, Keusahawanan dan Pemajuan Profesional

7. Pusat Hubungan dan Jaringan Industri (CiRNeT)

Jaringan Industri 8) Kerjasama dan Perlaksanaan Aktiviti Jaringan Industri

PENGURUSAN


Halaman: 41 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017






1. Situasi Ekonomi Semasa

/ / / 1. Peningkatan/ kekurangan penjanaan pendapatan

2. Bilangan jaringan industri/komuniti berimpak meningkat/ berkurangan

3. Tempat dan elaun latihan industri meningkat/ berkurangan

2. Masalah Sosial Komuniti

/ / 1. Peningkatan/ kekurangan penjanaan pendapatan


3. Perubahan Dasar / / / 1. Peningkatan/ kekurangan penjanaan pendapatan.

2. Bilangan jaringan industri/komuniti berimpak

PENGURUSAN


Halaman: 42 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





meningkat/ berkurangan


4. Persepsi / / / 1. Peningkatan/ kekurangan penjanaan pendapatan

2. Bilangan jaringan industri/komuniti berimpak berkurangan


5. Media Sosail / / / 1. Peningkatan/ kekurangan penajaan


6. Certification (Organisasi)

/ / / 1. Peningkatan/ kekurangan penajaan.

2. Bilangan jaringan industri/komuniti

PENGURUSAN


Halaman: 43 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





berimpak meningkat/ berkurangan






1. Birokrasi dalaman

1. Bilangan jaringan industri/komuniti berimpak tinggi berkurangan

2. Penjanaan pendapatan berkurangan 3. Sasaran KPI terjejas

2. Tiada database Kepakaran 1. Bilangan jaringan industri/komuniti berimpak tinggi berkurangan


3. Tahap kompetensi staf terhadap sistem ICRIS, dan polisi terkini



4. Polisi Latihan Industri yang tidak memenuhi ekspektasi majikan


2. Penjanaan pendapatan berkurangan. 3. Sasaran KPI terjejas

PENGURUSAN


Halaman: 44 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

5. Sumber kewangan dalaman untuk menjalankan aktiviti


2. Penjanaan pendapatan berkurangan. 3. Sasaran KPI terjejas

6. Dasar yang tidak seiring dengan kehendak semasa industri

1. Peningkatan/Kekurangan penajaan 2. Bilangan jaringan industri/komuniti

berimpak meningkat/berkurangan 3. Tempat dan elaun latihan industri

meningkat/berkurangan


Kualiti


Organisasi

1. Industri Memerlukan kepakaran/prasarana/kaedah

2. Komuniti Memerlukan kepakaran/prasarana/kaedah

3. Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) Malaysia

Memerlukan kepakaran/prasarana/kaedah

PENGURUSAN


Halaman: 45 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

H. ENTITI SOKONGAN 1. PEJABAT PENDAFTAR



1. Pejabat Pendaftar Pengurusan sumber manusia, pembangunan sumber manusia dan perkhidmatan sumber manusia

1) Pelantikan Staf 2) Kenaikan Pangkat Staf 3) Pengesahan dalam

Jawatan 4) Persaraan 5) Cuti 6) Penilaian Prestasi 7) Latihan Staf 8) Cuti Belajar 9) Perubatan Staf 10) Pengurusan Rekod

Universiti







/ / / 1. Peruntukan kewangan untuk sumber manusia terhad

2. Perubahan kepada dasar dan pekeliling

1. Kekurangan bilangan pelantikan staf baharu/

PENGURUSAN


Halaman: 46 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





berkaitan sumber manusia

/ / / penggantian staf bersara

2. Bilangan latihan staf terhad

3. Pendedahan antarabangsa kepada staf terhad

4. Kompetensi dan motivasi staf terjejas

5. Pendedahan dan pengalaman tenaga akademik terhad di dalam negara sahaja

6. Kelulusan waran perjawatan terhad

7. Pelantikan tenaga akademik antarabangsa terhad

8. Peruntukan kemudahan dan kebajikan staf berkurangan

9. Pemberian ganjaran kepada staf terjejas

10. Kemudahan perubatan terbatas

PENGURUSAN


Halaman: 47 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017






/ / / 1. Cabaran mencapai kuota pelantikan tenaga akademik antarabangsa (18% bagi QS World University Rankings)

2. Cabaran untuk menjadi universiti pilihan utama bagi tenaga akademik disebabkan oleh pembiayaan sumber dalaman yang terhad





1. Pengambilan staf kontrak yang ramai

UPM terpaksa menanggung kos pembiayaan yang tinggi

2. Komitmen staf dan PTJ terhadap program latihan

1. Menjejaskan kehadiran program latihan yang dijalankan

2. Pembaziran kepada sumber kewangan

3. Masih terdapat penilaian prestasi staf bukan akademik tidak dijalankan dengan objektif

Menjejaskan motivasi staf dan prestasi PTJ

4. Proses kerja yang masih belum 1. Pembaziran dari segi masa, sumber manusia

PENGURUSAN


Halaman: 48 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017




dijalankan secara automated sepenuhnya

dan kewangan 2. Keberkesanan dan kualiti perkhidmatan

terjejas

5. Prestasi staf - staf akademik yang tidak

berkelayakan PhD - masalah disiplin dan

masalah kesihatan

1. KPI Universiti yang melibatkan pengajaran & pembelajaran dan penyelidikan terjejas

2. Keberkesanan dan kualiti perkhidmatan terjejas

6. Pelan Penggantian Universiti kurang mantap

Pengisian jawatan strategik Universiti terjejas

7. Penggantian staf bukan akademik tidak dilaksana

Agihan staf tidak seimbang

8. Sumber kepakaran untuk menaiktaraf teknologi sistem sumber manusia adalah terhad

Keberkesanan dan kualiti perkhidmatan terjejas


Kualiti


Organisasi

1. Kementerian Pendidikan Tinggi Pematuhan terhadap Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN)/Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi)

2. Jabatan Perkhidmatan Awam Pematuhan terhadap dasar dan pekeliling

3. Universiti Awam Jaringan dan kerjasama hal-hal berkaitan sumber manusia

4. Kesatuan dan Persatuan Pekerja 1. Menjaga kebajikan dan kesejahteraan staf 2. Memberikan peluang-peluang laluan kerjaya

kepada staf

5. Arkib Negara Malaysia Kepatuhan kepada Akta Arkib Negara (Akta 629)

PENGURUSAN


Halaman: 49 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


Organisasi

6. Akademi Kepimpinan Pendidikan Tinggi (AKEPT)

1. Menyediakan peserta bagi program-program kepimpinan yang dianjurkan

2. Jaringan dan kerjasama dalam pelaksanaan program dan pengurusan bakat Universiti

7. Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO)

Pematuhan kepada Arahan Keselamatan Negara

8. Komuniti Akademia Dalam dan Luar Negara

Peluang perjawatan di UPM

9. Pembekal (Pakaian Seragam, Alat Pejabat)

Pembayaran yang cekap bagi perkhidmatan yang diberi

10. Pakar Runding Latihan Peluang bekerjasama dalam pelaksanaan program latihan

11. Orang Awam Peluang perjawatan di UPM

12. Pesara/waris Kebajikan dan peluang memberikan khidmat

13. Hospital/klinik panel 1. Pembayaran yang segera 2. Rujukan rekod kesihatan pesakit

PENGURUSAN


Halaman: 50 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

2. PEJABAT BURSAR



1. Pejabat Bursar

Perkhidmatan kewangan

1) Perolehan 2) Pembayaran 3) Perakaunan 4) Belanjawan 5) Pengurusan Aset 6) Penjanaan Pendapatan






1. Pengurangan kepada geran kerajaan

/ / 1. Aktiviti pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan universiti akan terjejas disebabkan sumber tidak mencukupi

2. Universiti meningkatkan sumber dalaman untuk menampung keperluan

PENGURUSAN


Halaman: 51 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





2. Pematuhan kepada polisi dan peraturan semasa kerajaan dalam urusan perkhidmatan kewangan

/ / / 1. Tidak mendapat sijil bersih untuk laporan kewangan

2. Reputasi dan imej terjejas





1. Kelemahan kawalan dalaman bagi proses pengurusan hasil dan aset

Kehilangan harta benda dan wang awam

2. Integriti pegawai yang terlibat di dalam proses perolehan dan pembayaran

Proses perolehan dan pembayaran yang tidak telus


Kualiti


1. Jabatan Audit Negara Mengemukakan laporan kewangan Universiti untuk diaudit bagi memastikan pengurusan kewangan Universiti dibuat secara cekap dan teratur

2. Kementerian Kewangan Mengemukakan permohonan bajet untuk mendapatkan peruntukan geran kerajaan bagi belanja mengurus dan pembangunan

PENGURUSAN


Halaman: 52 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


3. Pembekal Bayaran tuntutan diproses mengikut jadual dan tempoh yang ditetapkan

PENGURUSAN


Halaman: 53 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

3. PEJABAT PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN ASET



1. Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset

Bahagian Pentadbiran

Zon 1 (Akademik)

Zon 2 (Teknologi)

Zon 3 (Kediaman)

Zon 4 (Perubatan)

Zon 5 (Pertanian)

Zon 6 (UPM Bintulu)

Perkhidmatan Pengurusan Projek dan Pengurusan Fasiliti

1) Pengurusan Projek 2) Penyelenggaraan Semasa 3) Penyelenggaraan Berkala






1. Pengurangan peruntukan kerajaan

/ / 1. Prasarana tidak dapat dibaikpulih/ selenggara

2. Projek pembinaan prasarana baharu tidak dapat dilaksanakan sepenuhnya

PENGURUSAN


Halaman: 54 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





2. Pematuhan peraturan pihak Berkuasa Tempatan dan Agensi Kerajaan (Majlis Perbandaran, Syarikat Bekalan Air Selangor (SYABAS),Tenaga Nasional Berhad (TNB), Bomba)

/ / 1. Kelewatan pelaksanaan projek

2. Tindakan undang-undang dari pihak PBT/ Agensi Kerajaan

3. Penambahan kos disebabkan pelantikan perunding tambahan

3. Kompetensi atau kecekapan Kontraktor/

Perunding

/ / 1. Pelaksanaan projek bermasalah seperti tempoh siap projek bertambah

2. Kos bertambah 3. Kelewatan projek

akan memberi kesan kepada fungsi dan aktiviti universiti yang telah dirancang

PENGURUSAN


Halaman: 55 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





1. Ketiadaan pegawai yang berkelayakan dan berkepakaran. Perlu dilaksanakan secara serah urus

Penambahan kos bagi melaksanakan serah urus

2. Kekangan kewangan Kerja-kerja penyelenggaraan tidak dapat dilaksanakan


Kualiti


1. Suruhanjaya Tenaga Mematuhi peraturan yang berkaitan

2. Pihak Berkuasa Tempatan (Majlis Perbandaran, SYABAS TNB, Bomba)

Mematuhi peraturan yang berkaitan

PENGURUSAN


Halaman: 56 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

4. BAHAGIAN KESELAMATAN



1. Bahagian Keselamatan Cawangan:

Bahagian Keselamatan Kampus Bintulu Sarawak

Perkhidmatan keselamatan

1) Pengeluaran Pelekat Kenderaan, Kad Kampus dan Pas Sementara

2) Kawalan Akses 3) Rondaan 4) Trafik 5) Siasatan 6) Papan Tanda 7) Tugas Pengiringan 8) Penggunaan Senjata Api 9) Pengendalian CCTV






1. Indeks Keselamatan Negara

/ / / 1. Penurunan Kadar Jenayah Negara

2. Penurunan Kadar Kemalangan Jalanraya Negara

PENGURUSAN


Halaman: 57 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





1. Indeks Keselamatan Kampus 1. Penurunan kadar jenayah kampus 2. Penurunan kadar kemalangan jalanraya di

dalam kampus 3. Menyekat aktiviti jenayah setempat 4. Membendung pengguna jalanraya menyalahi

peraturan lalulintas


Kualiti


1. Orang Awam

1. Keselamatan diri dan harta benda terjamin 2. Mendapat persekitaran keselamatan yang lestari

PENGURUSAN


Halaman: 58 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

5. PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI



1. Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi

Perkhidmatan teknologi maklumat dan komunikasi

1) Perkhidmatan Sokongan ICT

2) Pembangunan ICT 3) Perundingan ICT 4) Penyelenggaraan ICT 5) Baik Pulih ICT






1. Teknologi ICT yang sentiasa berubah dan ada tempoh hayat (End of Life, End of Sale)

/ / / Gangguan terhadap Perkhidmatan ICT dari segi perkakasan dan perisian

2. Ancaman Keselamatan ICT

/ / / 1. Melumpuhkan operasi perkhidmatan (business loss)

2. Godaman kepada laman web utama UPM

3. Gangguan terhadap perkhidmatan ICT universiti dari segi

PENGURUSAN


Halaman: 59 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





rangkaian dan sistem aplikasi





1. Sumber Manusia yang kompeten mengikut portfolio

Menjejaskan produktiviti perkhidmatan ICT seperti pembangunan sistem aplikasi

2. Kekangan peruntukan kewangan Tidak dapat mengadaptasi teknologi ICT yang sentiasa berubah Sumber (sumber manusia, prasarana, peralatan (penggunaan teknologi terkini)) tidak mencukupi dan kondusif

3. Ancaman Keselamatan ICT 1. Melumpuhkan operasi perkhidmatan (business loss) 2. Godaman kepada laman web utama UPM 3. Gangguan terhadap perkhidmatan ICT

universiti dari segi rangkaian dan sistem aplikasi

PENGURUSAN


Halaman: 60 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017



Organisasi


Mendapat perkhidmatan ICT dalam merealisasikan Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN)/Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi)

2. Komuniti Setempat Jalinan kerjasama dengan komuniti (sekolah, Rumah Kebajikan) dalam perkongsian Teknologi dan kepakaran ICT

3. Jaringan Industri Jalinan kerjasama dengan Industri dalam perkongsian teknologi dan kepakaran ICT


Perkhidmatan ICT dalam menghasilkan graduan yang berilmu dan berbakti

5. Media massa Perkhidmatan ICT dalam menyebarkan maklumat semasa universiti

6. Institusi Pengajian Tinggi (IPT) lain Perkongsian teknologi dan kepakaran ICT

7. Kementerian/agensi lain Mendapat maklumat dan perkhidmatan ICT

PENGURUSAN


Halaman: 61 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

6. PUSAT ISLAM



1. Pusat Islam Cawangan:

Pusat Islam Kampus Bintulu Sarawak

Pengurusan Perkhidmatan keagamaan dan kerohanian

1) Pengurusan Masjid 2) Pengurusan Jenazah






1. Ekspektasi terhadap Imam Bilal sebagai sumber rujukan komuniti kariah

/ / / Imej, peranan dan kredibiliti UPM terjejas

2. Isu gejala sosial / / / 1. Melahirkan graduan yang tidak seimbang dari segi intelektual dan sahsiah

2. Kelemahan institusi kekeluargaan dan masyarakat

PENGURUSAN


Halaman: 62 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





1. Kompetensi petugas Imam Bilal 1. Memberi kesan pengurangan bilangan kehadiran jemaah solat

2. Menjejaskan imej dan kredibiliti Pusat Islam Universiti

2. Komitmen dan tanggungjawab petugas (Imam Bilal)

Menjejaskan peranan dan perkhidmatan Pusat Islam Universiti

3. Penganjuran aktiviti pengimarahan masjid yang kurang menarik dan berkualiti

Pengurangan bilangan jemaah hadir ke masjid

4. Komunikasi penyelarasan makluman kematian

Pengurusan jenazah tidak dapat dilaksanakan dengan efektif seperti pertindihan Penyelaras

5. Keselamatan persekitaran Pusat Islam

- Pejabat Pentadbiran - Masjid - Kuarters kediaman

Tidak merasa selamat dan kondusif berada di kawasan Pusat Islam untuk tujuan pengimarahan masjid, berurusan di pejabat dan mengganggu keselesaan penghuni kuarters

6. Pengurangan Peruntukan Kewangan Pusat Islam Universiti (PIU)

Menjejaskan operasi perkhidmatan di Pusat Islam Universiti (PIU)

PENGURUSAN


Halaman: 63 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017



1. Orang Awam

Mendapatkan perkhidmatan daripada Pusat Islam (Imam, Pembaca Doa, Pengurusan Jenazah, Penggunaan Dewan dan masjid, Tenaga Pengajar, Berceramah, Khidmat nasihat)

2. Kariah Serdang 1. Mendapatkan perkhidmatan daripada Pusat Islam

(Imam, Pembaca Doa, pengurusan jenazah, penggunaan dewan dan masjid, Tenaga Pengajar, berceramah, khidmat nasihat)

2. Penganjuran aktiviti komuniti bersama

3. Jabatan Agama Islam Selangor Kepatuhan terhadap penggunaan teks khutbah yang disediakan 4. Jabatan Agama Islam Sarawak

PENGURUSAN


Halaman: 64 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

7. PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH



1. Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah

Pengurusan aktiviti dan Perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan

1) Penggunaan Kemudahan Prasarana Dewan Besar dan Panggung Percubaan

2) Urusan Khidmat Kumpulan Kebudayaan dan Kesenian untuk Majlis Rasmi UPM






1. Kelembapan ekonomi global (Tadbir Urus)

/ / / 1. Penurunan penjanaan pendapatan melalui bilangan tempahan dewan

2. permintaan daripada luar untuk menganjurkan aktiviti secara kerjasama kolaborasi

PENGURUSAN


Halaman: 65 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





1. Sumber Manusia (Tadbir Urus) Kekurangan staf pelaksana untuk membuat persiapan di Dewan Besar dan Panggung Percubaan serta turut mempengaruhi faktor keselamatan dan kesihatan pekerja

2. Kekurangan Sumber Kewangan (Meningkatkan daya saing graduan)

Kekurangan melaksanakan aktiviti/ program kebudayaan dan kesenian di UPM dalam memberi ruang dan peluang kepada pelajar amnya bagi meningkatkan daya saing graduan


Kualiti


Organisasi

1. Pengguna Dewan (Agensi Kerajaan/Kementerian/ Badan Bukan kerajaan (NGO)/ Universiti Awam/ Institusi Pengajian Tinggi Swasta)

Fasiliti dan kemudahan/siaraya yang terbaik dan mencukupi

2. Penggiat Seni/Tokoh Budaya/ Artis/Penari/Pemuzik

Ruang dan kemudahan sesuai

PENGURUSAN


Halaman: 66 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

8. PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI



1. Pusat Kesihatan Universiti Cawangan:

Pusat Kesihatan Universiti Kampus Bintulu Sarawak

Perkhidmatan perubatan dan pergigian

1) Rawatan Pergigian 2) Rawatan Perubatan






1. Sumber kewangan semasa yang terhad

/ / 1. Peningkatan penggunaan ubat generic

2. Menjejaskan pembelian peralatan perubatan

3. Kos latihan perubatan yang wajib dipenuhi terpaksa dikurangkan

4. Masa perkhidmatan klinikal dan diagnostik terpaksa dikurangkan

5. Menjejaskan kualiti prasarana

PENGURUSAN


Halaman: 67 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





2. Perubahan dasar / / Dapat meningkatkan pendapatan pemeriksaan kesihatan bagi pelajar siswazah baharu wajib dilakukan di Pusat Kesihatan Universiti (PKU)

3. Pengeluaran visa / Pengeluaran visa yang lewat akan menjejaskan perkhidmatan pegawai perubatan daripada luar negara





1. Projek penambahbaikan Sistem e-Klinik 2 tergendala

Beberapa aplikasi masih tidak dapat dilaksanakan seperti sistem pendaftaran dan temujanji

2. Kekurangan staf Perbelanjaan yang tinggi bagi pembayaran lebih masa

3. Komunikasi dalaman yang kurang efektif

1. Menjejaskan hubungan antara staf 2. Memberi tanggapan yang buruk kepada

pelanggan

4. Kekurangan staf terlatih Staf kontrak yang dilatih bertukar tempat apabila mendapat jawatan tetap

PENGURUSAN


Halaman: 68 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


Kualiti


Organisasi

1. Pelanggan Awam/Komuniti Setempat

1. Mendapat perkhidmatan rawatan perubatan dan pergigian yang berkualiti

2. Mendapatkan perkhidmatan standby indoor/outdoor

3. Mendapatkan latihan Perawatan Asas Kecemasan dan CPR

4. Mendapatkan maklumat dan informasi berkenaan kesihatan

5. Mendapatkan layanan yang cemerlang dan efisien

2. Vendor/Pembekal 1. Bayaran yang cepat dan tepat 2. Peluang perniagaan yang luas

3. Kementerian Kesihatan Malaysia Mematuhi akta/pekeliling/garis panduan yang telah ditetapkan (Cth: Akta Racun dan Ubat)

PENGURUSAN


Halaman: 69 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

9. PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD



1. Perpustakaan Sultan Abdul Samad Cawangan: i. Perpustakaan Perubatan

Veterinar ii. Perpustakaan Perubatan

dan Sains Kesihatan iii. Perpustakaan

Kejuruteraan dan Seni Bina

iv. Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak

Perkhidmatan perpustakaan

1) Pengurusan Bahan Perpustakaan

2) Literasi Maklumat 3) Perkhidmatan Rujukan 4) Perkhidmatan

Maklumat 5) Pengindeksan Bahan 6) Penjilidan Bahan 7) Perkhidmatan

Pengguna






1. Kekurangan Dana/Peruntukan Mengurus

/ / 1. Tidak berupaya menyediakan bahan-bahan rujukan terkini untuk menyokong aktiviti pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan dan

PENGURUSAN


Halaman: 70 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





seterusnya akan menjejaskan bilangan penerbitan Universiti

2. Sumber (sumber manusia, prasarana, peralatan - penggunaan teknologi terkini) tidak mencukupi dan kondusif





1. Kekurangan sumber manusia Tiada penggantian staf yang bersara menyebabkan tugas utama tidak dapat dilaksanakan secara maksimum, bebanan tugas di luar kemampuan dan tuntutan bayaran kerja lebih masa meningkat

PENGURUSAN


Halaman: 71 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017



Organisasi

1. Kementerian Pendidikan Tinggi Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN)/Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi)

2. Perpustakaan Institusi Pengajian Tinggi (IPT) dan institusi di Malaysia yang telah menandatangani Memorandum Persefahaman

Kerjasama dalam perkongsian sumber maklumat di kalangan perpustakaan

3. Badan akreditasi Memenuhi keperluan badan berkenaan dalam kursus profesional

4. Alumni/Orang Awam Mendapatkan maklumat dan kemudahan yang diperlukan

PENGURUSAN


Halaman: 72 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

10. TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI



1. Taman Pertanian Universiti Cawangan:

Taman Pertanian Universiti Kampus Bintulu Sarawak

Perkhidmatan penyediaan kemudahan untuk pengajaran dan penyelidikan

1) Pengendalian Kemudahan Perkhidmatan (Hiasan dan Bukit Ekspo)

2) Kemudahan Sokongan Penyelidikan

3) Pengurusan Tanaman 4) Pengurusan Ternakan 5) Pengurusan Akuakultur 6) Pengurusan Jualan Hasil

Pertanian






1. Sikap dan disiplin pengguna (orang awam)

/ / 1. Penyampaian kemudahan dan perkhidmatan infrastruktur tidak dapat digunakan dengan sempurna dalam memenuhi ekspektasi pelanggan (Bukit Ekspo/hiasan)

PENGURUSAN


Halaman: 73 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





2. Meningkatkan entiti TPU serta penjanaan pendapatan bagi UPM khususnya

2. Kelembapan ekonomi global dan pengurangan peruntukan kewangan

/ / 1. Kekurangan peruntukkan (pembelian alatan dan penyelenggaraan peralatan sediada)

2. Penurunan permintaan perkhidmatan

3. Sumber (sumber manusia, prasarana, peralatan (penggunaan teknologi terkini)) tidak mencukupi dan kondusif


PENGURUSAN


Halaman: 74 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





1. Masalah kewangan 1. Baikpulih Infrastruktur dan pengurusan haiwan terjejas

2. Penyelenggaraan kawasan tanaman dan baikpulih jentera dan peralatan pertanian terjejas

3. Pengekalan Pensijilan Malaysian Good Agricultural Practices (MyGAP) boleh terjejas

2. Displin dan sikap staf menurun 1. Penyampaian perkhidmatan terjejas dan mutu perkhidmatan akan menurun

2. Reputasi PTJ terjejas

3. Keberkesanan komunikasi 1. Penyampaian maklumat kurang berkesan disebabkan faktor budaya dan bahasa (pelajar antarabangsa)

2. Penyampaian maklumat atas talian dilihat kurang berkesan disebabkan faktor usia dan pengetahuan ICT

3. Penyampaian melalui media sosial seperti ‘WhatApps’ membantu penyampaian maklumat dengan pantas

4. Kurang pemantauan 1. Proses penyampaian perkhidmatan tidak berjalan dengan lancar sepertimana yang ditetapkan (di dalam Prosedur, Garis Panduan, Arahan Kerja)

2. Secara menyeluruh memberikan kesan kesempurnaan mutu perkhidmatan

PENGURUSAN


Halaman: 75 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017



Organisasi

1. Badan Perundangan / Badan Akreditasi

1. Mematuhi arahan dibawah Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (PPKKP, UPM)

2. Memenuhi keperluan Malaysian Good Agricultural Practices (MyGAP)

3. Mematuhi kriteria bagi Skim Pengesahan Bahan Tanaman (SPBT)

4. Pematuhan ke atas Akta Racun dan Makhluk Perosak

2. Komuniti setempat dan orang awam

Mendapatkan perkhidmatan (seperti Bukit Ekspo, Ekuin, Hiasan) dan penyampaian maklumat/informasi pertanian

3. Pembekal Proses perolehan yang cekap dan efisin (spt: bekalan dan sisa pepejal)

PENGURUSAN


Halaman: 76 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

11. PEJABAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG



1. Pejabat Penasihat Undang-Undang

Perkhidmatan Perundang-undangan

1) Tindakan Mahkamah ke atas Pihak Ketiga

2) Tuntutan Pelanggaran Kontrak Perkhidmatan Staf






1. Tidak mendapat bayaran pelanggaran kontrak perkhidmatan yang dituntut

/ / / Hutang universiti tidak berkurang





1. Pemantauan pembayaran yang diterima daripada penama atau penjamin

Ketidakselarasan jumlah pembayaran yang diterima daripada penama atau penjamin

PENGURUSAN


Halaman: 77 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017




2. Pengumpulan fakta kes daripada Pusat Tanggungjawab (PTJ)

Menjejaskan tuntutan atau pembelaan bagi pihak Universiti


Kualiti


Organisasi

1. Pihak Berkuasa Universiti dan Pusat Tanggungjawab

Khidmat nasihat undang-undang

PENGURUSAN


Halaman: 78 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017

12. FAKULTI PERUBATAN VETERINAR



1. Fakulti Perubatan Veterinar Perkhidmatan Hospital Veterinar

1) Perubatan Veterinar






1. Sumber kewangan semasa

/ 1. Menjejaskan bekalan ubat – perkhidmatan terjejas, kurang kes dan pendapatan

2. Perkhidmatan klinikal dan diagnostik terpaksa dikurangkan – mengurangkan pendapatan

3. Kemudahan fasiliti / infrastruktur kurang kondusif – pelajar yang dihasilkan kurang berkualiti

4. Sumber manusia terlatih terhad – kualiti perkhidmatan terjejas

PENGURUSAN


Halaman: 79 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017






/ / / 1. Kekurangan penajaan latihan staf – menjejaskan mutu kompetensi pengajaran dan perkhidmatan

2. Peningkatan kos bahan rawatan (pelanggan tidak mampu, kekurangan kes berkualiti untuk tujuan pengajaran)

3. Persepsi media dan warga siber

/ / / 1. Pengurangan atau penambahan jumlah kes dan pendapatan

2. Menjejaskan atau meningkatkan reputasi UPM

3. Meningkatkan atau mengurangkan pelajar antarabangsa

4. Perubahan dasar / / 1. Tiada dasar yang jelas tentang Hospital Veterinar oleh Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT)

2. Dasar oleh pihak Kementerian Pertanian & Industri Asas Tani Malaysia

PENGURUSAN


Halaman: 80 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


Peringkat Kesan kepada

Kemampuan Mencapai Keputusan SPK yang

Dihasratkan Tempatan Kebangsaan

Antara bangsa

(MOA) menyukarkan Hospital Veterinar Universiti (UVH) mencapai Standard Hospital

3. Dasar oleh Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) dalam pendaftaran ubat menyukarkan kemasukan ubatan ke Malaysia

4. Dasar pengambilan staf sokongan tidak memenuhi keperluan staf terlatih (syarat kelayakan :SPM – Veterinary Assistant (VA). Kesannya kerja tidak efisyen dan reputasi UPM terjejas

5. Komitmen pelanggan.

/ 1. Mengurangkan pendapatan

2. Meningkatkan kos perkhidmatan

6. Wabak penyakit / / / 1. Meningkatkan jumlah kes dan pendapatan

2. Menaikkan nama Hospital Veterinar Universiti

PENGURUSAN


Halaman: 81 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017





1. Penyelenggaraan / penambahbaikkan infrastruktur

Kemudahan infrastruktur tidak mencapai piawaian antarabangsa (gagal akreditasi – Australasian Veterinary Boards Council ( AVBC)

2. Komitmen untuk menjadi Top 200 University




3. Staf terlatih 1. Kekurangan staf terlatih berjawatan tetap 2. Gaji yang ditawarkan lebih rendah daripada

sektor swasta 3. Kadar pertukaran staf terlatih kontrak (turn over

staff tinggi) menyebabkan mutu perkhidmatan terjejas dan komplikasi kes

4. Penggunaan inovasi dalam pengajaran dan pembelajaran

Menambahkan minat pelajar dalam pembelajaran (contoh: live streaming)

5. Perkhidmatan di lapangan (field service)

1. Kekurangan staf untuk perkhidmatan di lapangan menyebabkan penolakan kes pada pihak luar 2. Kekurangan kenderaan untuk perkhidmatan di lapangan dan pengangkutan pelajar menyebabkan kekurangan kes rujukan pelajar

PENGURUSAN


Halaman: 82 / 82

No. Semakan: 02

No. Isu: 03




Tarikh: 20/06/2017


Kualiti


Organisasi

1. Kementerian Pendidikan Tinggi Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN)/Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi) yang dipenuhi

2. Komuniti Setempat 1. Servis diagnostik dan perubatan yang berkualiti

2. Public education


Graduan yang berilmu dan berbakti


5. Penaja Pencapaian matlamat tajaan melalui penghasilan graduan yang berilmu dan berbakti

6. Majikan/Alumni Graduan yang memenuhi ekspektasi majikan dan matlamat Day One Compentacy

7. Institusi Pengajian Tinggi (IPT) lain Graduan UPM sebagai pelajar berpotensi untuk melanjutkan pengajian


9. Klien Perkhidmatan berkualiti

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 1

No. Semakan: 02

No. Isu: 03

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 2: MODEL PENDEKATAN PROSES

SPK

Tarikh: 20/06/2017

ISU DALAMAN UPM & ISU LUARAN YANG RELEVAN

PIHAK BERKEPENTINGAN

YANG RELEVAN DENGAN UPM &

KEPERLUAN MEREKA

V I S I U P M

PEMETAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

32 KPI UPM

PIH

AK

BER

KEP

ENTI

NG

AN

/PEL

AN

GG

AN

5 Matlamat

Pelan Strategik

UPM

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 1

No. Semakan: 02

No. Isu: 03

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 3: HIERARKI DOKUMEN SPK UPM

Tarikh: 20/06/2017

PENGURUSAN


Halaman: 1 / 1

No. Semakan: 02

No. Isu: 03

MANUAL KUALITI LAMPIRAN 4: SEMAKAN, PENENTUSAHAN

DAN PENGESAHAN REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN

Tarikh: 20/06/2017

MANUAL KUALITI Tarikh: 20/06/2017 - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/eISO/docs/20170619161117Manual...

Documents

Transcript of MANUAL KUALITI Tarikh: 20/06/2017 - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/eISO/docs/20170619161117Manual...