7. PDTJ PK T -06 PENGURUSAN REKOD KUALITI PDTJ PK_T_-06... · 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi...

1

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT DAERAH DAN TANAH JASIN

MS ISO 9001:2008

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN REKOD KUALITI

PDTJ/PK ( T )-06

JAWATAN TANDATANGAN

PEMBANTU TADBIR (PENTADBIRAN)

JAWATAN TANDATANGAN

WAKIL PENGURUSAN

NO. SALINAN TERKAWAL :

SENARAI EDARAN

No. Salinan Terkawal Penerima

1. Pegawai Daerah Jasin

2. Wakil Pengurusan

3. Pegawai Dokumen

4. Ketua Audit Dalam

5. Pembantu Tadbir Tertinggi (Tanah)

6. Pembantu Tadbir Kanan (Tanah)

7. Pembantu Tadbir Kanan (Pendaftaran)

8. Pembantu Tadbir Kanan (Hasil)

9. Penolong Jurutera (Pembangunan Fizikal)

10. Pembantu Tadbir Kanan (Pembangunan Masyarakat)

11. Pembantu Tadbir Kanan (Pentadbiran dan Kewangan)

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 2/12

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI



NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 3/12

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menghuraikan kaedah bagaimana cara rekod ini dikenalpasti, dikumpul, diindeks, mudah cari, simpan, selenggara dan dilupus.

2.0 SKOP Prosedur ini meliputi pengurusan semua rekod kualiti bagi membuktikan

keberkesanan sistem kualiti. Rekod kualiti yang dikeluarkan dan diselenggara oleh warga PDTJ menjadi bukti objektif yang perlu untuk :-

v Menepati keperluan system pengurusan kualiti yang didokumenkan

sebagai manual kualiti, prosedur dan arahan kerja v Menepati keperluan dan tanggungjawab terhadap pelanggan v Menepati keperluan piawaian MS ISO 9001:2008

3.0 RUJUKAN

3.1 PDTJ/MK- 1 : Manual Kualiti MS ISO 9001:2008

3.2 Panduan Pengurusan Pejabat

: Bab 3 - Surat Menyurat Bab 4 - Fail Memfail Bab 5 - Memelihara dan Menyimpan Rekod – Rekod Kerajaan

3.3 Surat Pekeliling Am : Bil.1 Tahun 1970 – Mengadakan suatu kumpulan laporan-laporan rasmi di Arkib Negara.

: Bil.1 Tahun 1997 – Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan

3.4 Akta Arkib Negara No.44/1996

3.5 Arahan Keselamatan

3.6 Peraturan – Peraturan yang dikeluarkan oleh PDJ (jika ada)

3.7 Panduan Sistem Fail bagi Agensi-Agensi Kerajaan oleh MAMPU

3.8 Arahan Perkhidmatan bab IV & V : Memelihara dan menyimpan rekod-rekod kerajaan

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI



NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 4/12

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1 PDJ : Pegawai Daerah Jasin

4.2 KPPD(T) : Ketua Penolong Pegawai Daerah (Tanah)

4.3 KPPD(P) : Ketua Penolong Pegawai Daerah (Pembangunan)

4.4 PPT : Penolong Pegawai Tadbir

4.5 PT(SU) : Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)

4.6 PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi)

4.7 PT(W) : Pembantu Tadbir Kewangan

4.8 PAP : Pembantu Am Pejabat

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI



NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 5/12

5.0 PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

5.1 Penerimaan Dan Pendaftaran Surat (Mengikut Panduan Pengurusan Pejabat bab 3, Para 16 hingga 19 [a] dan Panduan Sistem Fail bagi Agensi-Agensi Kerajaan oleh MAMPU)

5.1.1 Surat-surat yang telah diminitkan oleh PT(S/U) dan dihantar oleh PAP kepada kerani fail perlulah diambil tindakan seperti berikut :-

PT(P/O) i) Baca tajuk surat, isi surat, bilangan rujukan

surat dan nama Agensi/Jabatan Penghantar untuk tindakan.

ii) Ambil tindakan dan dapatkan fail yang

berkenaan.

iii) Kandungkan surat berkenaan dengan memasukkan nombor bilangan surat mengikut turutan ke dalam kertas minit di hadapan bahagian dalam fail tersebut.

iv) Bagi surat dari Agensi/Jabatan penghantar hendaklah dikandungkan dengan warna merah, manakala surat keluar dari PDTJ dikandungkan dengan warna hitam atau biru.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI



NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 6/12


v) Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail berkaitan tidak dapat dikesan segera, buka sampul kecil sebagai langkah sementara dengan nombor rujukan fail yang sama. Setelah diambil tindakan dan fail asal dijumpai, masuk sampul kecil dan isi kandungan sampul kecil sementara ke dalam fail asal.

5.2 Prosedur Pendaftaran Fail

PT(P/O) 5.2.1 Wujudkan doket/buku daftar fail mengandungi

objek utama dan nombor daftar

5.2.2 Kelaskan fail seperti berkut :-

i) Fail Umum ; (terbuka)

ii) Fail-fail terperingkat iaitu Rahsia Besar,

Rahsia, Sulit dan terhad

5.3 Pendaftaran Fail Umum Baru

5.3.1 Baca kandungan surat tersebut (maksud/tujuan)

5.3.2 Baca doket fail/rekod dalam buku daftar fail

mengikut objek nama dan nombor daftar

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI



NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015

MUKASURAT : 7/12


5.3.3 Ambil kulit fail berwarna putih dan beri nombor rujukan fail di sebelah kanan dan tajuk fail tersebut dan masukkan kertas minit

5.3.4 Kandungkan surat berkenaan atau salinan surat di atas kertas minit dengan dakwat biru atau hitam. Jika ada tindakan, serahkan kepada pegawai yang berkenaan dan rekod dalam doket dan kulit fail

5.4 Membuka Fail Sampul Kecil

PT(P/O)

5.4.1 Sampul kecil dibuka kerana :-

i) Fail asal tidak dapt dikesan kerana

digunakan pegawai ;

ii) atau lebih daripada seorang pegawai mengambil tindakan ke atas fail yang sama

5.4.2 Pastikan rujukan fail yang diberi mengikut

yang asal

5.4.3 Setelah diambil tindakan atau fail asal dijumpai, masukkan sampul kecil sementara ke dalam fail asal. Catatkan di kertas minit bilangan kandungan sampul kecil berkenaan

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI



NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 8/12


5.5 Nombor Rujukan Fail

5.5.1 Difailkan mengikut indeks sistem fail seperti

berikut : PDJ(UP)/XXX/NNN/YYY

PDJ

(UP) Nama Jabatan

XXX Klasifikasi Fail (Kandungan)

PT(P/O) NNN Turutan Susunan Fail

YYY Kulit/Bilangan Jilid Fail

*tambahan bergantung kepada unit- unit

5.6 Pergerakan Fail

5.6.1 Catat semua pergerakan fail yang diedarkan kepada pegawai di dalam Doket Pergerakan Fail (Am 89) dan di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-perkara yang perlu dicatat adalah :-

i) Nama Penerima Fail

ii) Tarikh fail diedarkan


5.7 Penyimpanan Fail (Mengikut panduan Pengurusan Pejabat Bab 5, Para 8 dan 9, Arahan Keselamatan Para 58 – 60)

5.7.1 Fail-fail umum disimpan di dalam bilik fail

mengikut susunan nombor fail (sistem kod)

5.8 Pelupusan Fail dan Rekod – Rekod Kualiti

5.8.1 Mengenalpasi dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif dan rekod rujukan mengikut tempoh luput ditetapkan

PT(P/O)

5.8.2 Memastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun tarafkan kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan

5.8.3 Menyusun rekod-rekod untuk dimusnahkan

dengan teratur mengikut siri seperti borang berikut :-

i. Jadual pelupusan rekod (Arkib 1/08)

ii. Borang Permohonan Bagi Pemusnahan

Rekod Awam (Arkib 2/08)

iii. Borang Permohonan Bagi Pemusnahan

Rekod Kewangan Dan Perakaunan (Kewangan-Arkib 4/08)

iv. Borang Permohonan Bagi Pemindahan

Rekod Awam (Arkib 11/08)

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI



NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 9/12

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI



NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 10/12


v. Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam

(Arkib 12/08)

vi. Penentusahan Pemusnahan Rekod

Kewangan Dan Perakaunan (Kewangan-Arkib 13/08)

vii. Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod) (Arkib 5/08)

5.8.4 Tempoh lupus fail adalah seperti berikut :-

PT(P/O) i. Fail Terbuka – 5 tahun

ii. Fail kewangan – 7 tahun

iii. Fail tanah – 21 tahun (Minima)

5.8.5 Memajukan dua senarai pemindahan rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan Penilaian

5.8.6 Terima kembali dokumen yang telah di serah daripada Arkib Negara Malaysia untuk tindakan pemusnahan

5.8.7 Rekod-rekod tamat tempoh yang ingin dimusnahkan perlulah mendapat pengesahan Ketua Jabatan.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI



NO. PINDAAN : 00


MUKASURAT : 11/12


5.8.8 Antara cara-cara pemusnahan adalah seperti

berikut :- i. Jualan melalui sebutharga

ii. Dibakar ; atau

PT(P/O) iii. Cara lain yang sesuai (seperti diperincih

atau ditanam)

5.8.9 Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia setelah dibuat pelupusan/pemusnahan. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir untuk semakan rekod-rekod yang dipindahkan dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

PENGURUSAN

REKOD KUALITI



NO. PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015

MUKASURAT : 12/12

6.0 REKOD KUALITI

BIL

NO. RUJUKAN NAMA REKOD TEMPOH

SIMPANAN

6.1 - Fail Terbuka 5 Tahun

6.2 - Fail Kewangan 7 Tahun

6.3 - Fail Tanah 20 Tahun

6.4 - Fail Peribadi 20 Tahun

7. PDTJ PK T -06 PENGURUSAN REKOD KUALITI PDTJ PK_T_-06... · 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi...

Documents

Transcript of 7. PDTJ PK T -06 PENGURUSAN REKOD KUALITI PDTJ PK_T_-06... · 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi...