MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS · 11 - 13 4. mpk lms wpn-03 proses mewujudkan dan menyelenggara...

MANUAL PROSEDUR KERJA

1GFMAS

JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA

MODUL

LMS –External Loan

(LMS EL)

KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017

KERAJAAN MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS

MODUL LOAN MANAGEMENT SYSTEM (LMS) –

WANG PENDAHULUAN NEGERI (WPN)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA


MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL LOAN MANAGEMENT SYSTEM (LMS) – WANG PENDAHULUAN NEGERI (WPN)

SENARAI ISI KANDUNGAN

BIL.

NO. RUJUKAN DOKUMEN

TAJUK DOKUMEN

MUKA SURAT

1. SINGKATAN SINGKATAN MPK iGFMAS 3 - 7

2. MPK LMS WPN-01 PROSES AKUAN TERIMA WARAN PERUNTUKAN 8 - 10

3.

MPK LMS WPN-02

PROSES MEWUJUDKAN DAN MENYELENGGARA BUSINESS PARTNER (BP)

11 - 13

4. MPK LMS WPN-03 PROSES MEWUJUDKAN DAN MENYELENGGARA KONTRAK 14 - 16

5. MPK LMS WPN-04 PROSES PENGELUARAN PENDAHULUAN 17 - 20

6.

MPK LMS WPN-05

PROSES POST DUE (REPAYMENT) DAN BAYARAN BALIK PENDAHULUAN SECARA TUNAI DAN OFF-SET GERAN

21 - 26

7.

MPK LMS WPN-06

PROSES PEMBALIKAN SEMULA (REVERSAL) PENGELUARAN KONTRAK YANG SEDIA ADA DALAM iGFMAS

27 - 30

8. MPK LMS WPN-07 PROSES PENSTRUKTURAN SEMULA PENDAHULUAN 31 - 34

9. MPK LMS WPN-08 PROSES MENJANA LAPORAN BULANAN/TAHUNAN 35 - 37

10. MPK LMS WPN-09 PROSES PENGELUARAN NOTIS 38 - 41

2

SINGKATAN MPK IGFMAS

ABT Akaun Belum Terima

ABC Activity-Based Costing

ADP / AUC Aset Dalam Pembinaan (Asset Under Construction)

ANM Akauntan Negara Malaysia

AO Pejabat Perakaunan (Bahagian Akaun Kementerian / JANM Negeri / Cawangan)

AP Arahan Pembayaran / Authorised Personnel / Arahan Perbendaharaan (redundant)

APG Arahan Potongan Gaji

APK / SI Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Perkhidmatan (Stop Instruction)

APP Pengguna Aplikasi

AR Account Receivable

BA Bahagian Akaun Kementerian

BB Baucar Bayaran

BKP Bahagian Khidmat Perunding, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BNM Bank Negara Malaysia

BP Business Partner

BPAD Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPOPA Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPOPP Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPPP Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPTM Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPD Borang Pergerakan Dokumen

BW / BI Business Warehouse / Business Intelligence

BWTD Bahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

3


CA Certified Authority

CAA Carta Akaun Akruan

CM Cash Management

COGSTR Certified under the Goods and Service Tax (Relief) Order 2014 – Sijil Pelepasan GST

CPC Certificate of Practical Completion

CTL Cek Tak Laku

DO Nota Pesanan Penghantaran (Delivery Order)

DTB Desktop Banking

EC Laporan Penyata Pendapatan

ECC Enterprise Central Component

Ee Kumpulan Pekerja (Employee Group)

EeSubgroup Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup)

EFT Electronic Fund Transfer

EG Electronic Government

eP ePerolehan

GPKI Government Public Key Infrastructure

GTS Government Travel System

HCM Human Capital Management

HO Ibu Pejabat

HR Human Resource

HRMIS Human Resource Management Information System

iA Innovation Associates Consulting Sdn Bhd. Juga dikenali sebagai System Integrator (SI)

ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM

4


IPN Institut Perakaunan Negara, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Jab Jabatan

JANM Neg Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri

JANM Neg / Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri / Cawangan

JKKPP Jawatankuasa Kerja Perakaunan Pengurusan

JKP Jawatankuasa Pemandu Akruan

JKPPA Jawatankuasa Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kementerian

JSM Job Schedule Management

KA Desktop Banking

Kem Kementerian

KEW.8 Borang Penyata Perubahan Gaji

KEW. 320 / SG20 Borang Perubahan Gaji

KEW310E Borang Wujud / Batal / Kemas kini Akaun Pukal

KEW310 Borang Wujud Akaun Pukal

KEW311 Borang Kemas Kini Akaun Pukal

KGT Kenaikan Gaji Tahunan

KnowA Knowledge Article

KP Kad Pengenalan

KWSP Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

LA AO Local Admin - Pejabat Perakaunan

LHDN Lembaga Hasil Dalam Negeri

LoA Limit of Amount

LPC Sijil Gaji Akhir

5


LTH Laporan Terimaan Harian / Lembaga Tabung Haji (redundant)

LUH Laporan Urus niaga Harian

MM Material Management

MP Manual Pengguna iGFMAS

MPKA Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan

MyCost Sistem Pengkosan Kerajaan Persekutuan

NPB / GRN Nota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan (Goods / Services Received Notes)

NPP / FRN Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (Fulfillment Receipt Notes)

OTC One Time Customer

PAT Penutupan Akhir Tahun

PBH Kementerian

PC Borang Penyata Perubahan Gaji

PCB Borang Perubahan Gaji

Penyedia Pegawai diberi kuasa sebagai Penyedia

Peraku I Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku I

Peraku II Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku II

PERKESO Pertubuhan Keselamatan Sosial

PK / PO Pesanan Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Purchase Order)

PP Pejabat Pemungut

PPPA Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pre DME Pre Data Medium Exchange

PTJ Pusat Tanggungjawab

RA Registration Authority

6


SA Sub Admin

SAP System Application and Product

SAPGUI SAP Graphical User Interface

SBP Sistem Bayaran Pukal

SFTP Secured File Transfer Protocol

SOLMAN Solution Manager

SPA Sistem Pengurusan Aset

SST Surat Setuju Terima

TK / CO Tanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Contract Order)

TJ (K) / CW Tanggungan Kontrak Kerajaan Kerja (Contract Work Order)

TP1 Personal Tax Waive Able Claims

TT Telegraphic Transfer

USB Universal Serial Bus

VO Perubahan Tanggungan Kontrak

WebI Web Intelligence

WO Inden Kerja / Pesanan Kerja (Work Order)

WJP Wang Jaminan Pelaksanaan

WPUA Waran Perjalanan Udara Awam

iGFMAS Integrated Government Financial Management and Accounting System

iSPLN Integrated Sistem Perakaunan Luar Negeri

7



TAJUK : PROSES AKUAN TERIMA WARAN PERUNTUKAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK LMS WPN-01 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk proses akuan terima waran peruntukan.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Head Office (HO) untuk proses akuan terima waran peruntukan.

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA PENERANGAN

1. MOF Kementerian Kewangan






4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN

1.

2.

3.

4.

5.

Terima waran peruntukan daripada MOF. Semak maklumat waran peruntukan di Portal iGFMAS. Sekiranya terdapat kesilapan pada waran, kuiri untuk kembalikan kepada MOF bagi tindakan pembetulan. (MP GLFMCO-005 & GLFMCO-006) Proses Akuan Terima sekiranya maklumat waran peruntukan adalah tepat. (MP GLFMCO-005 & GLFMCO-006) Cetak waran. Semak BUDCON melalui T-code FMRP_RW_BUDCON untuk memastikan pindahan peruntukan telah berjaya.

Peraku I / Peraku II (HO)





(1)

Terima waran

Mula

(2)

Semak waran

(3)

Akuan Terima

Maklumat

tepat?

Ya

Tidak

Kuiri

(4)

Cetak waran

(5)

Semak

BUDCON

Tamat






5.0 NOTA PENTING

Tiada

6.0 LAMPIRAN

Tiada

7.0 RUJUKAN / PEKELILING YANG BERKAITAN

7.1 Akta Acara Kewangan 1957 (Pindaan 1971)

7.2 Arahan Perbendaharaan (AP) (Pindaan dalam AP Akruan)

7.3 Pekeliling Perbendaharaan (Pindaan dalam PP Akruan)

7.4 Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (Pindaan dalam SPANM Akruan)

7.5 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Lejar Am, Pengurusan Dana, Kawalan

7.5.1 GLFMCO-005 & GLFMCO-006 Proses Waran



TAJUK : PROSES MEWUJUDKAN DAN MENYELENGGARA BUSINESS PARTNER (BP)



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk mewujud, memapar dan mengemaskini maklumat asas

Business Partner bagi Wang Pendahuluan Negeri.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Head Office (HO) untuk mewujud dan menyelenggara maklumat asas

Business Partner.

3.0 TERMINOLOGI


1. Business Partner (BP) Penerima Wang Pendahuluan Negeri


11







BIL TINDAKAN TANGGUNGJAWAB CARTA ALIRAN

1.

2.

3.

4.

5.

Terima maklumat pendahuluan negeri yang berkaitan daripada MOF atau Kerajaan Negeri. Wujud / kemas kini maklumat asas peminjam di Modul LMS melalui T-code BP. (Rujuk MP LM5-001) Semak maklumat. Jana Laporan Senarai Penerima Wang Pendahuluan Negeri di Modul LMS melalui T-code ZRLM303. (Rujuk MP LM5-017) Cetak dan failkan laporan untuk rekod.

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

PAK (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

12






5.0 NOTA PENTING

Maklumat peminjam bagi semua Negeri telah diwujudkan dan proses ini akan melibatkan proses kemas

kini maklumat peminjam sahaja sekiranya terdapat perubahan.

6.0 LAMPIRAN

Tiada






7.5 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Sistem Pengurusan Pinjaman – Wang Pendahuluan Negeri

7.5.1 MP LM5-001 Business Partner Creation and Maintenance

7.5.2 MP LM5-017 Laporan Senarai Penerima Wang Pendahuluan Negeri

13



TAJUK : PROSES MEWUJUDKAN DAN MENYELENGGARA KONTRAK



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk mewujudkan, mengemaskini serta memaparkan kontrak

WPN.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Head Office (HO) untuk mewujud, memapar dan mengemaskini maklumat

asas kontrak WPN.

3.0 TERMINOLOGI


1. Kontrak WPN Kontrak wang pendahuluan negeri

2. Kod Jenis Produk Kod kategori peminjam (Wang Pendahuluan Negeri - 601).

3. Chargeline Kod PTJ Bayar, PTJ Tanggung dan Vot/Kod Dana.


5. Business Partner (BP) Penerima Wang Pendahuluan Negeri.

14








1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima Surat Kelulusan Penyaluran Permohonan Pendahuluan kepada Negeri daripada MOF. Kenal pasti nombor penerima Wang Pendahuluan Negeri (Business Partner) dan tentukan kod jenis produk. Kunci masuk maklumat asas pendahuluan seperti kelas pinjaman (Kerajaan Negeri-023), jumlah pendahuluan, tarikh mula, tarikh tamat pendahuluan dan lain-lain di Modul LMS melalui T-code FNV1 atau FNV2 untuk tujuan kemas kini, dan FNV3 untuk memaparkan kontrak. (Rujuk MP LM5-002) Wujud maklumat chargeline iaitu kod PTJ Pembayar, PTJ Dipertanggungkan dan Vot/Kod Dana di Modul LMS melalui T-code ZULM206. (Rujuk MP LM5-003) Simpan maklumat. Semak maklumat berdasarkan Senarai Semak di Borang 1. Sekiranya maklumat tidak lengkap, kuiri untuk kemas kini semula maklumat kontrak oleh Penyedia (HO).

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

PAK (HO)

15






5.0 NOTA PENTING

Bagi proses mewujudkan chargeline, klik enter setelah memasukkan data pada medan Vot Dipertanggung

/ Kod Dana dan pastikan senarai chargeline mengikut flow type dipaparkan sebelum chargeline disimpan.

6.0 LAMPIRAN

Tiada







7.5.1 MP LM5-002 Contract Maintenance

7.5.2 MP LM5-003 Chargeline

16



TAJUK : PROSES PENGELUARAN PENDAHULUAN



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk melaksanakan transaksi pengeluaran Wang Pendahuluan

Negeri.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Head Office (HO) untuk melaksanakan transaksi pengeluaran Wang

Pendahuluan Negeri.

3.0 TERMINOLOGI


1.

Inbox Business Workplace

Notifikasi senarai tindakan yang perlu diambil oleh pegawai mengikut tahap capaian sistem.

2. Arahan Pembayaran Dokumen kewangan bayaran

3. Run payment Proses mengakaunkan pembayaran di Modul Accounts Payable (AP).

4. e-Pintas Sistem Pengurusan bayaran balik Bank Negara Malaysia.

5. EFT Electronic Fund Transfer


17








1.

2.

3.

4.

5.

Wujudkan transaksi pengeluaran di Modul LMS melalui T-code FNV5. Serah Borang Pergerakan Dokumen kepada Peraku I. (Rujuk MP LM5-004) Semak dan Peraku I Arahan Pembayaran di Inbox Business Workplace. Turunkan tandatangan di Borang Pergerakan Dokumen. Jika terdapat kuiri, kembalikan kepada penyedia untuk tindakan pembetulan. (Rujuk MP LM5-004) Semak dan Peraku II Arahan Pembayaran di Inbox Business Workplace. Turunkan tandatangan di Borang Pergerakan Dokumen. Jika terdapat kuiri, kembalikan kepada penyedia untuk tindakan pembetulan. (Rujuk MP LM5-004) Proses run payment di Modul Accounts Payable (AP) melalui T-code F110. (Rujuk MP LM5-006) Proses kelulusan pembayaran EFT di Modul AP melalui T-code ZIAP001. (Rujuk MP LM5-006)

Penyedia (HO)

Peraku I (HO)

Peraku II (HO)

Penyedia (HO)

Pelulus (HO)

18







6.

7.

8.

9.

10.

Cetak Arahan Pembayaran (WPN) di Modul LMS melalui T-code ZFLM202. (Rujuk LM5-023) Sediakan Notis Makluman Pengeluaran Pendahuluan di Modul LMS melalui T-code ZFLM303. (Rujuk LM5-022) Kemukakan Notis Makluman Pengeluaran Pendahuluan melalui e-mel kepada Kerajaan Negeri. Kemas kini tarikh kuatkuasa pendahuluan kepada tarikh pengeluaran dilakukan di Modul LMS melalui T-code FNV2. Semak status Open item customer melalui T-code FBL5N untuk memastikan dokumen berstatus clear item sebelum proses e-Pintas. Tindakan di Sistem e-PINTAS i. Wujudkan maklumat bayaran. ii. Semak maklumat bayaran. iii. Luluskan bayaran.

Penyedia (HO)

PAK (HO)

PAK (HO)

Penyedia (HO)

PAK (HO)

Penyedia (HO)

Peraku I (HO)

Peraku II (HO)

19






5.0 NOTA PENTING

5.1 Identification number bagi proses run payment hendaklah unik bagi setiap transaksi.

5.2 Tarikh medan next payment date bagi proses run payment hendaklah sehari selepas tarikh posting.

5.3 Bagi menjana Notis Makluman Pengeluaran Pendahuluan, medan No. Dokumen Kewangan

hendaklah diisi dengan No. Clearing Document.

6.0 LAMPIRAN

Tiada






7.5 Manual Pengguna iGFMAS Modul Sistem Pengurusan Pinjaman – Wang Pendahuluan Negeri

7.5.1 MP LM5-004 Disbursement – Akaun Khas

7.5.2 MP LM5-006 Run Payment

7.5.3 MP LM5-023 Arahan Pembayaran

7.5.4 MP LM5-022 Notis Makluman Pengeluaran Pendahuluan

20



TAJUK : PROSES POST DUE (REPAYMENT) DAN BAYARAN BALIK PENDAHULUAN SECARA TUNAI DAN OFF-SET GERAN



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk proses post due bagi kontrak yang sedia ada di dalam

SAP GUI dan mengakaunkan transaksi terimaan bayaran balik Wang Pendahuluan Negeri melalui Portal

Modul Account Receivable (AR) atau mewujudkan baucar jurnal bagi pelarasan kontrak untuk off-set

pemberian.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Head Office (HO) untuk memproses post due bagi kontrak yang sedia ada

di dalam SAP GUI dan mengakaunkan transaksi terimaan bayaran balik Wang Pendahuluan Negeri

melalui Portal Modul Account Receivable (AR) atau mewujudkan baucar jurnal bagi pelarasan kontrak

untuk off-set pemberian.

3.0 TERMINOLOGI


1. Telegraphic Transfer Pindahan dana secara elektronik.

2. Open Item Customer Ansuran matang bagi pendahuluan yang berkaitan.

3. Post Due Mengakaunkan ansuran mengikut tarikh matang.

4.

Offsetting

Proses melaraskan ansuran yang telah matang dengan bayaran balik pendahuluan yang telah diterima dan seterusnya mengemaskini Lejer Subsidiari.

5.

Jadual Bayaran Balik (JBB)

Jadual yang menunjukkan maklumat ringkasan pendahuluan dan tarikh serta amaun ansuran pendahuluan.


21








1.

2.

3.

4.

Proses Post Due melalui T-code FNM1 seperti berikut: (Rujuk MP LM5-007) A) Terimaan secara tunai Terima surat dari Kerajaan Negeri beserta notifikasi mengenai telegraphic transfer (TT). Semak ansuran yang matang di Open Item Customer berdasarkan bayaran balik yang dikemukakan melalui T-code FBL5N. Jika ada, terus ke langkah 5. (Rujuk MP LM5-012) Sekiranya tiada ansuran matang bagi bayaran balik yang diterima itu dan bayaran balik diterima lebih awal dari Jadual Bayaran Balik (JBB), pinda JBB kepada tarikh bayaran diterima melalui T-code FNV2. (Rujuk MP LM5-002) Proses Post Due melalui T-code FNM1. (Rujuk MP LM5-007)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

22







5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Sediakan resit di Portal Modul Account Receivable (AR). (Rujuk MP LM5-008) Cetak Resit. Proses serahan wang dan Penyata Pemungut di Modul AR. (Rujuk MP LM5-008) Proses offsetting di Modul LMS melalui T-code FZNB dan F-03. (Rujuk MP LM5-009) Semak sama ada proses offsetting telah berjaya atau tidak di Open Item Customer melalui T-code FBL5N. (Rujuk MP LM5-012) Semak Laporan Perincian Wang Pendahuluan Negeri melalui T-code ZRLM304 dan Laporan Bayaran Balik Wang Pendahuluan Negeri melalui T-code ZRLM301 untuk memastikan proses terimaan secara tunai telah berjaya. (Rujuk MP LM5-018 dan MP LM5-015) Kemukakan resit kepada Kerajaan Negeri.

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia / Peraku I / Peraku II (HO)

Penyedia (HO)

PAK (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

23







1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

b) Terimaan secara off-set Pemberian Terima surat daripada MOF bagi pembayaran pemberian kepada Kerajaan Negeri dan amaun off-set yang terlibat. Semak amaun off-set dengan JBB melalui T-code FNV3. Semak ansuran yang matang di Open Item Customer melalui T-code FBL5N. Jika ada, terus ke langkah 6. (Rujuk MP LM5-012) Sekiranya tiada ansuran matang bagi amaun off-set yang diterima itu, pinda JBB kepada tarikh arahan off-set diterima melalui T-code FNV2. (Rujuk MP LM5-002) Proses Post Due melalui T-code FNM1. (Rujuk MP LM5-007) Proses baucar jurnal (JV non-GL-offset melalui T-code ZULM306. (Rujuk MP LM5-011) Jika terdapat kuiri kembalikan kepada penyedia untuk tindakan pembetulan.

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)


Peraku I / II (HO)

24






Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

8.

9.

10.

11.

Jana dan cetak baucar jurnal. Proses offsetting di Modul LMS melalui T-code FZNB. (Rujuk MP LM5-009) Semak sama ada proses offsetting telah berjaya atau tidak di Open Item Customer melalui T-code FBL5N. (Rujuk MP LM5-012) Semak Laporan Perincian Wang Pendahuluan Negeri melalui T-code ZRLM304 dan Laporan Bayaran Balik Wang Pendahuluan Negeri melalui T-code ZRLM301 untuk memastikan proses baucar jurnal bagi pelarasan kontrak untuk off-set pemberian telah berjaya. (Rujuk MP LM5-018 dan MP LM5-015)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

PAK (HO)

25






5.0 NOTA PENTING

Proses post due dan terimaan balik bayaran pendahuluan hendaklah dilakukan sekurang-kurangnya satu

hari selepas proses pengeluaran pendahuluan (separa atau penuh) selesai.

6.0 LAMPIRAN

Tiada







7.5.1 MP LM5-007 Repayment: Post Due

7.5.2 MP LM5-012 Customer Line Item (WPN)


7.5.4 MP LM5-008 Incoming Payment

7.5.5 MP LM5-011 Journal Voucher Non-GL Offset Pemberian (WPN)

7.5.6 MP LM5-009 Manual Offsetting

7.5.7 MP LM5-018 Laporan Perincian Wang Pendahuluan Negeri

7.5.8 MP LM5-015 Laporan Bayaran Balik Wang Pendahuluan Negeri

26



TAJUK : PROSES PEMBALIKAN SEMULA (REVERSAL) PENGELUARAN KONTRAK YANG SEDIA ADA DALAM iGFMAS



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk membalikkan semula pengeluaran kontrak pendahuluan

yang telah diwujudkan di dalam sistem iGFMAS.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Head Office (HO) untuk membalikkan semula pengeluaran kontrak

pendahuluan yang telah diwujudkan di dalam sistem iGFMAS.

3.0 TERMINOLOGI


1. Reversal Proses pembalikan semula pengeluaran kontrak sedia ada.

27








1.

2.

3.

Terima arahan untuk membatalkan pengeluaran kontrak pendahuluan. Semak pendahuluan kontrak di Open Item Customer melalui T-code FBL5N untuk menyemak sama ada transaksi run payment telah/belum dilakukan. Jika belum, terus ke langkah 6. (Rujuk MP LM5-012) Jika transaksi run payment telah dilakukan, maklumkan kepada BPTM untuk proses reversal document type KZ melalui SOLMAN dan e-mail.

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

28







4.

5.

6.

7.

8.

Terima notifikasi daripada BPTM melalui SOLMAN dan e-mail bagi meneruskan proses reversal. Semak Open Item Customer melalui T-code FBL5N bagi memastikan document type KZ telah dibalikkan. (Rujuk MP LM5-012) Jika transaksi run payment telah dilakukan, proses reversal di Modul LMS melalui T-code FNM3. (Rujuk MP LM5-014) Semak pendahuluan kontrak di Laporan Perincian Wang Pendahuluan Negeri di Modul LMS melalui T-code ZRLM304 untuk memastikan pengeluaran telah dibalikkan. (Rujuk MP LM5-018) Cetak Laporan Perincian Wang Pendahuluan Negeri jika reversal berjaya. Jika tidak, ulang langkah 6.

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)


PAK (HO)

Penyedia (HO)

29






5.0 NOTA PENTING

Tiada 6.0 LAMPIRAN

Tiada







7.5.1 MP LM5-012 Customer Line Item (WPN)

7.5.2 MP LM5-014 Reversal


30



TAJUK : PROSES PENSTRUKTURAN SEMULA PENDAHULUAN



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk mengakaunkan pendahuluan bagi penjadualan /

penstrukturan semula.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Head Office (HO) untuk mengakaunkan pendahuluan bagi penjadualan /

penstrukturan semula. Penstrukturan semula pendahuluan ini melibatkan pengwujudan dokumen kelulusan

yang baru.

3.0 TERMINOLOGI


1.

Penstrukturan Semula

Perubahan terhadap terma-terma pendahuluan seperti tempoh dan kadar bayaran balik. Ia juga boleh melibatkan penggabungan beberapa pendahuluan sedia ada kepada satu pendahuluan baru. Kelulusan baru diwujudkan bagi menggantikan kelulusan asal.

2.

Pengeluaran Tanpa Bayaran

Transaksi pengeluaran pendahuluan yang tidak melibatkan aliran tunai keluar disebabkan oleh penstrukturan semula pendahuluan.


4. Payoff Proses penyelesaian penuh pendahuluan.

31








1.

2.

3.

Terima surat penstrukturan semula Wang Pendahuluan Negeri dari MOF. Semak baki pendahuluan kontrak asal di Laporan Perincian Wang Pendahuluan Negeri di Modul LMS melalui T-code ZRLM304. (Rujuk MP LM5-018)

Proses penutupan pendahuluan asal: i. Proses payoff melalui T-code FN8X.

(Rujuk MP LM5-010) ii. Semak dan pastikan pendahuluan

asal telah berbaki kosong di Laporan Perincian Wang Pendahuluan Negeri di Modul LMS melalui T-code ZRLM304. (Rujuk MP LM5-018)

Penyedia (HO)

Peraku I / II (HO)

Penyedia, Peraku I / II (HO)

PAK (HO)

32







4.

5.

6.

7.

Proses mewujudkan pendahuluan baharu: i. Wujud kontrak baharu, nombor

kontrak lama perlu direkod di medan nombor rujukan WPN.

(Rujuk MPK- LMS WPN 03) ii. Wujudkan transaksi

pengeluaran tanpa bayaran di Modul LMS melalui T-code FNV5.

(Rujuk MP LM5-005) Proses Jurnal Pengeluaran Tanpa Bayaran di Modul LMS melalui T-code ZULM306. (Rujuk MP LM5-011) Proses Offsetting Baki Pendahuluan Lama dengan Jurnal Pengeluaran Tanpa Bayaran Modul LMS melalui T-code FZNB. (Rujuk MP LM5-009) Semak dan cetak Laporan Perincian Wang Pendahuluan Negeri untuk memastikan pendahuluan baru telah diwujudkan di Modul LMS melalui T-code ZRLM304. (Rujuk MP LM5-018)

Penyedia (HO)

Penyedia, Peraku I / II (HO)

Penyedia, Peraku I / II

(HO)

Penyedia (HO)

PAK (HO)

33






5.0 NOTA PENTING

Rekod nombor kontrak lama yang terlibat dengan penjadualan / penstrukturan semula di medan Nombor

Rujukan WPN.

6.0 LAMPIRAN

Tiada








7.5.2 MP LM5-010 Payoff

7.5.3 MPK-LMS WPN 03 Proses Mewujudkan dan Menyelenggara Kontrak

7.5.4 MP LM5-005 Disbursemet to Third Party

7.5.5 MP LM5-011 Jurnal Pelarasan GL-Pengeluaran Tanpa Bayaran

7.5.6 MP LM5-009 Manual offsetting

34



TAJUK : PROSES MENJANA LAPORAN BULANAN / TAHUNAN



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk menjana laporan bulanan dan tahunan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Head Office (HO) untuk menjana laporan bulanan dan tahunan.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

35








1.

2.

3.

4.

Jana dan cetak laporan seperti berikut: Bulanan / Tahunan: i. Laporan Bayaran Balik Wang

Pendahuluan Negeri di Modul LMS (T-code ZRLM301). (Rujuk MP LM5-015)

ii. Laporan Tunggakan Bayaran Balik Wang Pendahuluan Negeri (T-code ZRLM302). (Rujuk MP LM5-016)

iii. Laporan Perincian Wang Pendahuluan Negeri di Modul LMS (T-code ZRLM304). (Rujuk MP LM5-018)

iv. Laporan Ringkasan Wang Pendahuluan Negeri (T-code ZRLM305).

(Rujuk MP LM5-019)

Semak laporan dan pastikan maklumat laporan adalah tepat. Kemukakan laporan yang berkenaan ke MOF sekiranya perlu. Failkan laporan.

Penyedia (HO)



Penyedia (HO)

Mula

(1)

Jana dan

Cetak laporan

(2)

Semak laporan

(3)

Kemukakan laporan

Tamat

(4)

Failkan

36






5.0 NOTA PENTING

Tiada

6.0 LAMPIRAN

Tiada







7.5.1 MP LM5-015 Laporan Bayaran Balik Wang Pendahuluan Negeri

7.5.2 MP LM5-016 Laporan Tunggakan Bayaran Balik Wang Pendahuluan


7.5.4 MP LM5-019 Laporan Ringkasan Wang Pendahuluan Negeri

37



TAJUK : PROSES PENGELUARAN NOTIS



1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk mengeluarkan notis peringatan bagi pendahuluan yang

akan dan telah tertunggak.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Head Office (HO) untuk mengeluarkan notis peringatan bagi pendahuluan

yang akan dan telah tertunggak.

3.0 TERMINOLOGI


1.

Pendahuluan Tertunggak

Ansuran yang tidak dijelaskan mengikut tarikh matang seperti di Jadual Bayaran Balik.

2.

Jadual Bayaran Balik (JBB)

Jadual yang menunjukkan maklumat ringkasan pendahuluan dan tarikh serta amaun ansuran pendahuluan.

3.

Notis Makluman

Notis peringatan yang dikeluarkan kepada negeri-negeri sekiranya mempunyai pendahuluan yang akan matang melalui pembayaran secara tunai.

4.

Notis Peringatan

Notis peringatan yang dikeluarkan kepada negeri-negeri sekiranya mempunyai pendahuluan yang tertunggak.

38








1.

Kenal pasti pendahuluan yang berkaitan untuk menjana notis peringatan berikut: (a) Notis Makluman Bayaran Balik

Wang Pendahuluan Negeri yang akan matang

Kenal pasti pendahuluan yang akan matang bagi cara bayaran balik tunai.

i. Notis peringatan dikeluarkan dalam

tempoh 2 bulan sebelum tarikh matang.

(b) Notis Peringatan Bayaran Balik

Wang Pendahuluan Negeri yang tertunggak

Kenal pasti pendahuluan yang telah matang melalui T-code ZRLM302. (Rujuk MP LM5-016)

i. Notis peringatan pertama - 1 (satu)

hari bekerja selepas tarikh matang.

ii. Notis peringatan kedua -30 hari selepas peringatan pertama.

Penyedia (HO)

39







2.

3.

4.

5.

Jana notis peringatan: (a) Notis Makluman Bayaran Balik Wang

Pendahuluan Negeri melalui T-code

ZFLM302. (Rujuk MP LM5-021) (b) Notis Bayaran Balik Wang

Pendahuluan Negeri melalui T-code

ZFLM301. (Rujuk MP LM5-020) Semak notis peringatan dengan JBB. Sekiranya terdapat pindaan, kemaskini maklumat Business Partner atau kontrak pendahuluan (mana yang berkaitan). (Rujuk MP LM5-001 atau MP LM5-002) Kemukakan notis peringatan kepada negeri berkaitan. Failkan notis peringatan.

Penyedia (HO)

PAK (HO)

Penyedia (HO)

Penyedia (HO)

40






5.0 NOTA PENTING

Tiada

6.0 LAMPIRAN

Tiada







7.5.1 MP LM5-016 Laporan Tunggakan Bayaran Balik Wang Pendahuluan Negeri

7.5.2 MP LM5-020 Notis Peringatan Bayaran Balik Wang Pendahuluan Negeri

7.5.3 MP LM5-021 Notis Makluman Bayaran Balik Wang Pendahuluan Negeri

7.5.4 MP LM5-001 Business Partner Maintenance


41

MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS · 11 - 13 4. mpk lms wpn-03 proses mewujudkan dan menyelenggara...

Documents

Transcript of MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS · 11 - 13 4. mpk lms wpn-03 proses mewujudkan dan menyelenggara...