Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem
-
Upload
duongtuyen -
Category
Documents
-
view
585 -
download
21
Transcript of Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem
1
NOTA CARA-CARA PENETAPAN PERANAN
2
LANGKAH-LANGKAH MENETAPKAN PERANAN
1. Di laman utama HRMIS, klik pada Pentadbiran Sistem
2. Klik menu Sekuriti
3. Pilih Selenggara Profil Pengguna
4. Klik Penetapan Tugas
3
Klik Cari untuk mencari nama CO yang ingin diberikan peranan
4
1. Masukkan No. KP atau nama CO yang dicari
2. Klik Teruskan
3. Klik radio button untuk memilih nama CO tersebut
5
1. Value nama CO akan dipulangkan ke laman ini
2. Klik Teruskan
6
1. Dipaparkan senarai capaian semasa CO
2. Klik Tambah untuk menambah peranan CO
7
1. Expand Modul/Aktiviti
2. Expand Modul Pengurusan Rekod Peribadi
3. Tandakan peranan yang hendak diberikan kepada CO
8
Setelah menanda peranan, skrin ini akan terpapar.
Klik Tambah untuk setkan had capaian CO ini. Tetapi untuk peranan Record Verifier, skrin ini tidak terpakai kerana telah dikawal oleh aliran kerja.
Klik Batal untuk keluar dari skrin ini.
9
Setelah klik Batal, skrin akan kembali ke laman ini.
Tandakan check box Tambah, Kemaskini dan Hapus untuk membolehkan Record Verifier ini mendapat akses sepenuhnya terhadap rekod CO di bawah seliaannya.
Klik Simpan
10
Senarai capaian terkini dipaparkan
Klik Batal untuk keluar dari skrin
11
SENARAI SEMAK PENETAPAN PERANAN
12
SENARAI SEMAK PENETAPAN PERANAN
Bil Aktiviti Keterangan Peranan Tanggungjawab Catatan
1 Security Administrator Level 1 / 2[PENTADBIRAN SISTEM -SEKURITI] [12][1201][292]
Memberi peranan dan had capaian, menguruskan ID bertindih/disekat dan pengguna yang lupa kata laluan
Superhrmis
2 Organizational Development Specialist[DATA PERJAWATAN][11][006]
Menyenggara data Unit Organisasi, Aktivitiatau fungsi yangdijalankan oleh sebuahUnit Organisasi
Security Administrator
3 Manpower Analyst[DATA PERJAWATAN][11][008]
Menyenggara data-data mengenaijawatan sebenar dalam sesebuah organisasi
Security Administrator
4 Engagement Administrator[PENTADBIRAN SISTEM –PENYELENGGARAAN REKOD] [12][1204][062]
Mengemaskini sandangan CO di agensi
Security Administrator
13
Bil Aktiviti Keterangan Peranan Tanggungjawab Catatan
5 HR Administrator[PENTADBIRAN SISTEM –PENYELENGGARAAN REKOD] [12][1204][017]
Mewujud dan menghapuskan rekod Pemilik Kompetensi yang dibenarkan dan membuat sandangan
Security Administrator
6 Service Profile Administrator[PENTADBIRAN SISTEM –PENYELENGGARAAN REKOD][12][1204][176]
Mengemaskini profil perkhidmatan CO di agensi
Security Administrator
7 Integration Specialist[PENTADBIRAN SISTEM - INTEGRASI][12][1206][373]
Melihat laporan transaksiintegrasi yang telahberlaku
Security Administrator
8 Integration Administrator (Personal Record)[PENTADBIRAN SISTEM - INTEGRASI][12][1206][330]
Menghantar rekod-rekod Kad Pengenalan di agensinya ke JPA untuk disahkan
Security Administrator
SENARAI SEMAK PENETAPAN PERANAN
14
Bil Aktiviti Keterangan Peranan Tanggungjawab Catatan
9 Workflow Administrator (Personal Record)[PENTADBIRAN SISTEM – ALIRAN KERJA] [12][1202][026]
Mewujudkan aliran kerja bagi penghantaran rekod peribadi untuk pengesahan
Security Administrator
10 Workflow Administrator (Workflow)[PENTADBIRAN SISTEM – ALIRAN KERJA][12][1202][119]
Mewujudkan aliran kerja bagi mengesahkan kumpulan yang diwujudkan oleh Workflow Administrator
Security Administrator
11 Workflow Group Verifier[PENTADBIRAN SISTEM – ALIRAN KERJA] [12][1202][468]
Mengesahkan kumpulan yang diwujudkan oleh Workflow Administrator
Security Administrator
SENARAI SEMAK PENETAPAN PERANAN
15
Bil Aktiviti Keterangan Peranan Tanggungjawab Catatan
12 Record Verifier[PENGURUSAN REKOD PERIBADI][09][002]
Mengesahkan rekod-rekod yang telahdikemaskini oleh RecordEditor/CO dan mencari CO yang dibenarkan untuk dikemaskini
Security Administrator
13 Personal Record Viewer[PENGURUSAN REKOD PERIBADI][09][432]
Diberikan kepada Ketua Bahagian untuk melihat paparan rekod peribadi pemilik kompetensi di bawah seliaannya
Security Administrator
SENARAI SEMAK PENETAPAN PERANAN
NOTA CARA-CARA PENETAPAN ALIRAN KERJA
Disediakan oleh:PRECELLA BINTI ABDULLAH
PEJABAT PENGURUSAN PROJEK HRMIS
CARA-CARA MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA
(PENGESAHAN REKOD PERIBADI)
1
LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA KEPADA PENGESAHAN REKOD PERIBADI KEPADA PENGESAH (PR-003)
1. Di laman utama HRMIS, klik pada Pentadbiran Sistem
2. Klik menu Aliran Kerja
3. Pilih Selenggara Aliran Kerja
4. Klik pada Selenggara Peraturan
2
1. Pilih Modul Pengurusan Rekod Peribadi
3. Klik tajuk aliran kerja bagi kod PR-003
2. Klik di sini untuk memuat turun dokumen Profil Aliran Kerja
3
4. Klik Tambah untuk menambah peraturan aliran kerja
4
Pilih Agency sekiranya amalan agensi menetapkan semua CO menghantar maklumat kepada seorang Verifier. Terus sahaja klik pada tab Penerima
Pilih Business Unit sekiranya agensi menetapkan Bahagian A menghantar maklumat kepada Verifier X, Bahagian B kepada Verifier Y
5
Sekiranya amalan agensi memerlukan syarat-syarat lain, klik pada Peraturan 2
Actual Position: Hanya seorang CO kepada Verifier X
Pay Centre: Pusat Pembayaran A kepada Verifier X
Personal Salary Grade: Semua CO gred gaji M44 kepada Verifier X
Remuneration Type: Semua CO SSB kepada Verifier X
Salary Type: Semua CO bergaji harian kepada Verifier X
Scheme of Service: Skim M kepada Verifier X
Service Group: Kumpulan Sokongan kepada Verifier X
Standard Position: PTD M41 (Pengurusan Ekonomi) kepada Verifier X
Sekiranya masih belum mencukupi, klik pada Peraturan 3. Ia akan menyenaraikan pilihan yang sama dengan Peraturan 2
6
Sekiranya memilih Business Unit
1. Pilih salah satu
2. Masukkan nama unit yang ingin disetkan aliran kerja
4. Tandakan pada check box
Nota: Jika ingin memilih banyak unit sekaligus, pilih “Melalui Paparan Hierarki” pada #1.
5. Klik OK
3. Klik Teruskan
Sekiranya memilih Melalui Senarai
7
Sekiranya memilih bahagian, perlu pilih parent dan anak-anaknya sekali
Klik Tambah
Rekod yang dipilih akan dipaparkan di sini.
Klik OK
Sekiranya memilih Paparan Hirarki
8
6. Value bagi unit yang telah dipilih akan dipulangkan di skrin ini
9
7. Klik tab Penerima
Superior of: Pegawai Penyelia kepada CO seperti yang ditetapkan dalam modul Data Perjawatan
Actual Position: Verifier yang telah dikenalpasti dan diberi peranan
Group: Sekumpulan CO yang menjadi Verifier. Perlu diwujudkan kumpulan terlebih dahulu
External Staff: Individu luar yang ditugaskan untuk menjadi Verifier8. Klik Cari
10
1. Pilih salah satu
2. Cari nama penerima
3. Klik Teruskan
4. Klik radio button
11
1. Value akan dipulangkan di laman ini.
3. Jika tidak mahu membuat rerouting, klik Hantar
2. Klik Laluan Semula sekiranya ingin membuat rerouting.
12
Nota:Laluan Semula perlu disetkan bagi Aliran Kerja yang penerimanya adalah Actual Position. Ini kerana sekiranya penerimanya tiada di pejabat untuk tempoh masa yang agak lama (kursus/cuti/kerja luar), semua transaksi yang dihantar kepadanya tidak dapat diproses selagi beliau tiada di pejabat.
Hari Peringatan: Sistem akan prompt mesej kepada penerima asal selepas “x” hari mengikut jumlah yang diinput sekiranya penerima asal tidak mengambil tindakan.
Hari Laluan Semula: Sistem akan menghantar transaksi tersebut kepada penerima yang baru selepas “x” hari (seperti yang telah disetkan)
Sekiranya penerima asal mengambil tindakan dalam jangka masa yang ditetapkan, rerouting ini tidak berlaku.
13
Semua aliran kerja yang telah disetkan akan dipaparkan semula di skrin ini.
14
MENGEMASKINI ALIRAN KERJA-Set Pengecualian-
Tujuan: Untuk membuatkan pengecualian kepada CO tertentu supaya tidak menghantar kepada penerima yang sama / dirinya.
Contoh:
Penghantar: BU = Pasukan Pengurusan Pejabat ProjekPenerima: Ab. Razak Bin Safii [CO ini turut berada dalam BU tersebut]
Oleh sebab ingin menjaga integriti data, perlu dibuat pengecualian supaya Ab Razak tidak akan mengesahkan rekod sendiri.
15
Langkah untuk mendapatkan skrin ini adalah sama dengan langkah-langkah sebelumnya.
1. Masukkan nama peraturan pertama / BU yang ingin dikemaskini.
2. Klik Teruskan
3. Aliran kerja yang dicari akan terpapar.
4. Tandakan pada check box untuk membuat pengecualian.
5. Klik Set Pengecualian
16
Skrin ini akan terpapar
Klik Tambah
17
Klik Teruskan untuk mencari nama CO yang ingin dikecualikan. Carian CO hanya terhad kepada BU yang dipilih sahaja.
18
Klik pada radio button di sebelah nama CO yang ingin dikecualikan. Nama CO akan dikembalikan ke skrin sebelumnya.
19
Klik tab Penerima dan klik Teruskan
20
1. Pilih salah satu
2. Cari nama penerima
3. Klik Teruskan
4. Klik radio button
21
Value akan dipulangkan di laman ini.
Klik Hantar
22
Pengecualian untuk CO ini berjaya disetkan.
Klik Tambah untuk menambah lagi pengecualian bagi CO yang lain sekiranya perlu
23
Huruf “E” menunjukkan terdapat pengecualian dalam peraturan aliran kerja bagi BU = Pasukan Pembangunan Sistem
24
MENGEMASKINI ALIRAN KERJA-Kemaskini Penerima-
25
Langkah untuk mendapatkan skrin ini adalah sama dengan langkah-langkah sebelumnya.
Masukkan nama peraturan pertama / BU yang ingin dikemaskini.
Klik Teruskan
Aliran kerja yang dicari akan terpapar.
Klik pada #1 untuk mengemaskini aliran kerja ini
26
Klik tab Penghantar jika ingin mengemaskini Penghantar. Klik tab Penerima jika ingin mengemaskini Penerima.
Pilih penerima lain. Cth: Group
Klik Cari
27
Melalui senarai
Masukkan nama kumpulan dan klik Cari.
Klik Teruskan
Nama kumpulan akan terpapar. Klik radio button untuk memilih kumpulan ini.
Klik Nama Kumpulan untuk melihat senarai ahli kumpulan atau klik Kod untuk melihat maklumat kumpulan
28
Nama kumpulan akan dipulangkan di skrin ini
Klik Hantar
29
CARA-CARA MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA
(PENGESAHAN KUMPULAN)Tujuan: Aliran Kerja ini perlu dibuat apabila agensi mahukan pengesahan rekod peribadi CO di agensinya dibuat oleh lebih daripada seorang pengesah bagi bahagian-bahagian di agensinya.
Contoh:
Penghantar: BU = Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (dan keseluruhan anak-anaknya)Penerima: Group = PR Verifier - BPSM
Penghantar: BU = Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (dan keseluruhan anak-anaknya)Penerima: Group = PR Verifier – BPTM
Sekiranya pengesah juga berada dalam BU yang sama perlu dibuat Set Pengecualian juga
30
LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA PENGESAHAN KUMPULAN (WF-001)1. Di laman utama HRMIS, klik pada Pentadbiran
Sistem
2. Klik menu Aliran Kerja
3. Pilih Selenggara Aliran Kerja
4. Klik pada Selenggara Peraturan
31
1. Pilih Aliran Kerja
2. Pilih Pengesahan Kumpulan
3. Langkah seterusnya adalah sama seperti muka surat 3 - 11. 32
Fungsi Untuk Mewujudkan Pengesah Rekod Secara Berkumpulan:
Pentadbiran Sistem >>Aliran Kerja >>>>Selenggara Kumpulan
33
Klik butang cari untuk memilih unit organisasi untuk membina kumpulan
34
Klik radio button untuk memilih unit organisasi untuk membina kumpulan
1. Pilih salah satu
35
2. Klik butang teruskan
1. Maklumat Unit dipaparkan
36
Klik butang tambah untuk membina kumpulan
37
1. Masukkan maklumat yang bertanda mandatori (*)
2. Pilih Business Unit Team dari pull down menu
3. Klik butang simpan
38
Klik butang “yes” untuk menambah ahli kumpulan
39
1. Klik butang “Tambah” untuk menambah ahli kumpulan
2. Klik butang “Batal” untuk keluar dari menu.
40
Klik butang “Hantar” untuk pengesahan
41
Klik butang “Yes” untuk penghantaran
42
Klik butang “OK” untuk pengesahan
43
Nama pegawai pengesah yang dihantar
Pegawai yang menghantar kumpulan yang hendak disahkan
Klik butang “Keluar”
44
Pilih Menu Pengesahan Maklumat Kumpulan
Klik pada Hyperlink
45
1. Pilih Status “Diluluskan”
2. Klik butang “Hantar”
46
Pengesahan yang telah disahkan dihantar kembali kepada pegawai yang memohon mewujudkan kumpulan
Klik butang “Keluar”
47
Kumpulan telah disahkan
48
65
SENARAI SEMAK ALIRAN KERJA
66
OPSYEN DALAM ALIRAN KERJA
KPM PSU 1
KPMGred:
N17, W17, N11, N27, W27 PSU 1
KPMY.Bhg.
Dato’ KSUSUB Sumber
Manusia
KPM KUMPULAN P&P PSU 1
67
OPSYEN DALAM ALIRAN KERJA
BHG. PENDIDIKAN GURU & UNIT-UNIT
DI BAWAHNYAPSU 1, EO di BPG
BHG. BIASISWA & UNIT-UNIT DI BAWAHNYA
PSU 1, EO di BB
KPMPSU1, PSU2, EO, CC, PT(P/O)1, PT(P/O)2
68
TIPSBagi peranan1. WF Admin (Personal Record)2. WF Admin (Workflow)3. WF Group Verifier 4. Record Verifier
Buat aliran kerja untuk pengesahan kumpulan (WF-001)
Wujudkan, hantar & sahkan kumpulan
Buat aliran kerja untuk pengesahan rekod peribadi (PR-003)
Memerlukan Group Verifier?
No
Yes
69
SENARAI SEMAK ALIRAN KERJA
Bil Aktiviti Tanggungjawab Catatan
1 Mewujudkan peraturan aliran kerja PR-003 (Penghantaran Pengemaskinian Rekod Peribadi Untuk Pengesahan)
PenghantarBusiness Unit = Bahagian Pengurusan
Teknologi Maklumat (dan anak-anaknya)
PenerimaActual Position = Zahrollail Bin Zainal
[651022106025]
Workflow Administrator (Personal Record)
Opsyen Many : 1
70
SENARAI SEMAK ALIRAN KERJA
Bil Aktiviti Tanggungjawab Catatan
1 Mewujudkan peraturan aliran kerja WF-001 (Pengesahan Kumpulan)
PenghantarPeraturan 1Business Unit = Seksyen Aplikasi
Sokongan, Cawangan Aplikasi Sistem, Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat
Peraturan 2Actual Position = Roswati Bt. Mohd Shariff
PenerimaActual Position = Musa Bin Hamzah
Workflow Administrator (Workflow)
Opsyen 1 : 1Step 1
71
SENARAI SEMAK ALIRAN KERJA
Bil Aktiviti Tanggungjawab Catatan
1 Mewujudkan peraturan aliran kerja PR-003 (Penghantaran Pengemaskinian Rekod Peribadi Untuk Pengesahan)
PenghantarBusiness Unit = Bahagian Pengurusan
Teknologi Maklumat (dan anak-anaknya)
PenerimaGroup = PR-BPTM
Workflow Administrator (Personal Record)
Opsyen Many : ManyStep 2
72
TERIMA KASIH
SEKIAN