PANDUAN PENGGUNAAN SIM PENGABDIAN...
Transcript of PANDUAN PENGGUNAAN SIM PENGABDIAN...
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 i
PANDUAN PENGGUNAAN SIM PENGABDIAN KEPADA
MASYARAKAT UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA
TAHUN 2015
LEMBAGA PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA
TAHUN 2015
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 i
KATA PENGANTAR
Buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Program Pengbdian
kepada Masyarakat (SIM P2M) ini menjelaskan tentang mekanisme pendaftaran
proposal secara online, pengisian log book, pengisian penggunaan anggaran,
penguploadan laporan, monitoring online, penilaian proposal online, serta
pengolahan dan monitoring data oleh admin.
Buku Panduan ini menjadi penting untuk diterbitkan dan akan dilakukan
pembaharuan/maintenance system. Oleh karena itu Lembaga Pengabdian kepada
Masyarakat akan mealakukan analisa untuk penambahan fitur-fitur dalam system
SIM P2M ini.
Buku Panduan ini menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan pengabdian
kepada masyarakat bagi dosen dan fungsional lainnya di lingkungan Universitas
Pendidikan Ganesha. Dengan penerbitan Buku Panduan ini diharapkan dapat
meningkatkan kualitas pengelolaan program-program yang dikeluarkan oleh
Universitas Pendidikan Ganesha umumnya dan Lembaga Pengabdian kepada
Masyarakat khususnya, agar dapat dipertanggungjawabkan secara lebih baik tanpa
mengurangi kreativitas para pengusul dan pengelola pengabdian masyarakat di
Universitas Pendidikan Ganesha. Versi elektronik Buku Panduan Penggunaan
SIM Pengabdian kepada Masyarakat ini juga tersedia di laman
http://p2m.undiksha.ac.id.
Atas terbitnya Buku Panduan ini kami menyampaikan ucapan terimakasih dan
penghargaan yang setinggi-tingginya kepada semua anggota tim penyusun atas
sumbangsih yang telah diberikan mulai dari menggagas dan menyusun sampai
dengan penerbitan.
Singaraja, Oktober 2015
Ketua LPM Undiksha,
Prof. Dr. Ketut Suma, M.S.
NIP. 195901011984031003
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 1
PENDAHULUAN
Sistem Informasi Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Pendidikan
Ganesha (SIM P2M Undiksha) merupakan salah satu SIM yang dikembangkan di
lingkungan Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Pendidikan
ganesha yang digunakan untuk menunjang kegiatan Pengabdian di Lembaga
Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM) Univeritas Pendidikan Ganesha.
Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Pendidikan Ganesha
(LPM Undiksha) merupakan lembaga yang bertugas untuk mempasilitasi dalam
pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di Universitas Pendidikan
Ganesha dengan berpedoman pada kebijakan dan aturan yang telah ditetapkan
oleh Rektor. Sehubungan dengan itu dalam rangka untuk menunjang pelaksanaan
pengabdian masyarakat mulai dari proses pengusulan, penetapan, monitoring dan
pelaporan, maka LPM Undiksha mengembangkan Sistem Informasi Pengabdian
kepada Masyarakat (SIM P2M) dengan tujuan agar dapat memberikan layanan
prima kepada para civitas akademika secara transfaran, efektif, efesien, dan
akuntabel. Diharapkan dengan pemberlakuan SIM P2M ini, program-program
kerja di LPM Undiksha, akan dapat terlaksana dan terimplementasi dengan baik
dan merata kepada seluruh sivitas akademika dan dapat mengakses segala
informasi yang ada terkait LPM Undiksha.
Modul SIM P2M ini merupakan aplikasi yang masih terus dikembangkan
di waktu-waktu mendatang, sehingga sangat mungkin suatu ketika bisa
mengambil bentuk atau format yang berbeda dari tampilannya saat ini. Semua itu
dilakukan untuk lebih memuaskan kebutuhan lembaga dan sivitas akademika.
Mudah-mudahan Aplikasi SIM P2M ini bisa bermanfaat bagi semua pihak yang
terkait langsung ataupun tidak langsung, sehingga efisiensi dan pemerataan
informasi bisa tercapai.
Modul Aplikasi SIM P2M ini terbagi menjadi 4 (empat) area kerja
(beranda) pokok yang meliputi : area Umum, Area Login Dosen/Pengusul, area
reviewer, area monev, dan area admin LPM. Masing-masing area akan
dijelaskan, sehingga dapat memberikan informasi yang lebih mendalam tentang
fungsi dan dinamika system yang ada pada setiap area kerja.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 2
AREA LOGIN DOSEN/PENGUSUL
Pengusul atau pelaksana program Pengabdian kepada Masyarakat masuk ke
sistem melalui login Dosen, seperti tampak pada gambar di bawah.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 3
Selanjutnya ketikkan usernama dan pasword masing-masing, sehingga akan
nampak fitur-fitur online atau fasilitas online seperti pada gambar di bawah.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 4
A. Isi Formulir pengajuan
Lakukan pengisian field-filed secara berurutan mulai dari tahap 1 sampai
dengan tahap 6 dengan cara mengklik tombol-tombol tersebut.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 5
Step 1. Konfirmasi Identitas Dosen Pengusul
System secara otomatis akan menampilkan data seperti NIDN, nama, telp/hp,
alamat, email, jenis kelamin, bidang keahlian, pangkat, golongan, jabatan
fungsional, fakultas/unit. Telitilah atau gantilah data yang disajikan oleh
system tersebut jika terjadi perubahan dan klik tombol konfirmasi, maka
otomasis datanya akan langsung dicreate menjadi database ke system.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 6
Step 2. Pengisian Atribut Proposal
Lakukan pengisian atribut proposal seperti pemilihan skim, pengisian judul
proposal, bidang ilmu, khalayak sasaran, produk teknologi, dan abstrak. Field
tersebut harus diisi secara lengkap, jika ada yang masih kosong maka dalam
proses penyimpanan akan di tolak oleh system. Selanjutnya kliklah tombol
Simpan untuk menyimpannya ke system.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 7
Step 3. Pengisian Anggota P2M
Lakukan perekrutan anggota dengan mengklik kolom Click here tu pop up
data, maka secara otomatis akan muncul daftar nama dosen yang layak untuk
dikutkan dalam pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat. Pilihlah salah
satu dari nama tersebut yang akan dijadikan anggota, kemudian tekan tombol
Tambahkan. Jika ingin ulangi langkah seperti tersebut di atas. Jumlah
anggota minimal 2 dan maksimal 4 orang. Jika salah satu kondisi tersebut
tidak dipenuhi maka akan ditolak oleh system.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 8
Contoh tampilan daftar dosen
Step 4. Pengisian Lokasi Kegiatan dan Jumlah Usulan Biaya
Lakukan pengisian filed-field seperti desa, kecamatan, kabupaten, propinsi,
serta jumlah biaya yang diusulkan dengan lengkap, dan selanjutnya tekan
tombol Simpan untuk mengkahirinya.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 9
Step 5. Pencetakan Lembar Pengesahan
Setelah semua field dari step 1 sampai dengan step 4 diisi dengan lengkap,
selanjutnya dilakukan pencetakan lembar pengesahan dengan mengklik
tombol Cetak Lembar Pengesahan, maka data tersebut akan dicetak melalui
format pdf. Siapkan printer dan klik file kemudian klik printer.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 10
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 11
Contoh hasil cetakan lembar pengesahan seperti di bawah
Selanjutnya ditanda tangani distempel, discan, dan dikompilasi menjadi satu
file pdf ke dalam proposal.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 12
Step 6. Upload Laporan File Proposal
Lakukan pengupload proposal yang telah dikompilasi menjadi satu file dalam
format pdf, dan selanjutnya tekan tombol Upload & Selesai, maka data dan
file tersebut akan dikirim ke server dan dikunci secara permanen oleh system.
Jika ingin melakukan perubahan data harus seijin admin LPM Undiksha
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 13
B. Daftar Usulan Anda
Fitur ini disediakan untuk melihat data-data dan file yang telah diisi pada fitur
Isi Formulir Pengajuan, seperti: lembar pengesahan, data detail, tahun usulan,
skim, judul bidang ilmu, nama ketua, jumlah anggota serta file proposal. File
proposal ditunjukkan dengan simbol pdf berwarna merah, jika simbol pdf
berwarna abu-abu berarti file proposalnya belum masuk. Ceklah file proposal
apa sudah bisa dibaca oleh system atau belum. Jika belum lakukan
pengupload ulang dengan terlebih dahulu minta ijin ke admin LPM
Undiksha.
C. Pengisian Log Book
Pengisian log book dimaksud untuk menginventarisasi kegiatan pelaksanaan
pengabdian kepada masyarakat dengan mencamtukan biaya-biaya yang
dikeluarkan dan mengupluad bukti-bukti pengeluaran tersebut.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 14
Tata cara pengisian log book adalah:
Pilihlah tahun pelaksanaan di dalam kolom tahun pelaksanaan, sehingga
akan muncul atribut usulan seperti nama, nip, judul seperti nampak pada
gambar di bawah.
Kliklah tombol Masukan Data Baru, kemudian isikan tanggal pelaksanaan,
uraian kegiatan, total pengeluaran, prosentase capaian dari total capaian,
upload berkas data-data pendukung seperti kwitansi atau dokumen lainnya,
dan tekan tombol Selesai dan Simpan.
Lakukan pengisian log book berikutnya dengan mengikuti langkah seperti di
atas.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 15
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 16
D. Pengiriman Laporan/Artikel
Fasilitas ini disediakan untuk pengupload laporan kemajuan, laporan akhir,
dan artikel ilmiah secara mandiri oleh dosen pelaksana. Lakukanlah
penguploadan laporan kemajuan terlebih dahulu, jika tidak maka laporan
akhir dan artikel ilmiah tidak akan bisa di upload.
Caranya:
Klik salah satu tahun yang ada di kolom tahun pelaksanaan, sehingga akan
muncul identitas seperti pada gambar di bawah. Selanjutnya lakukan
pengupload laporan kemajuan telebih dahulu, kemudian laporan akhir, dan
artikel ilmiah, dengan menekan tombol Browse, sorot posisi file dan klik
tombol Upload, maka file secara otomatis di kirimkan ke server.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 17
E. Penggunaan Anggaran
Fasilitas ini disediakan dengan tujuan untuk menginventarisasi seluruh
penggunaan anggaran yang meliputi belanja honor, belanja barang non
operasional lainnya, belanja bahan, serta belanja perjalanan.
Prosedur pengisian penggunaan fasilitas penggunaan anggaran ini adalah
sebagai berikut:
Klik salah satu tahun yang ada di kolom tahun pelaksanaan, sehingga akan
muncul identitas seperti naka ketua pelaksana, nip ketua pelaksana, dan judul
program pengabdian kepada masyarakat (lihat gambar di bawah)
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 18
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 19
Klik angka 0,00 di bawah Kolom Total (Rp), sehingga akan muncul seperti
gambar di bawah.
Klik tombol Tambahkan Item Pembelanjaan, maka akan muncul form
seperti di bawah. Isi form tersebut dari awal sampai akhir dengan terlebih
dahulu menambahkan angka 2 digit di belakang nomor bukti pembayaran,
kemudian isikan tanggal pembayaran dan pengunaannya. Selanjutnya kalau
form tersebut semua sudah disi akan muncul rincian penggunaan anggaran
pada kolom di bawahnya. Jika melakukan penghapusan dengan cara
mengklik tanda ‘-“ pada gambar disebelah kanannya. Dan jika sudah
dianggap benar, klik tombol Selesai dan Simpan, maka otomatis data
tersebut tersimpan ke dalam server.
Untuk mengisi jenis pembelanjaan yang lainnya seperti Belanja Barang Non
Operasional Lainnya, Belanja Bahan, dan Belanja Perjalanan Lainnya
lakukan langkah seperti di atas.
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 20
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 21
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 22
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 23
Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 24
6. Mengunduh File Hasil Monev.
Pelaksana program P2M bisa mengunduh hasil monitoring dan evaluasi yang
dilakukan para reviewer, dengan menekan gambar printer di dalam kolom
aksi.