Penggunaan Petunjuk-Petunjuk Prestasi Ut

8/20/2019 Penggunaan Petunjuk-Petunjuk Prestasi Ut

1/11

Penggunaan Petunjuk-Petunjuk Prestasi Utama atau Key Performance Indicators

(KPI) Untuk Penambahbaikan Sekolah

Dr Rusmini Ku hmadPensyarah

Institut minuddin !aki "a#angan Utara

Kemenenterian Pelajaran $alaysia

bstrak

Penggunaan %etunjuk-%etunjuk %restasi utama (KPI) adalah meru%akan satu kaedah

untuk mengukur strategi-strategi yang telah diteta%kan untuk menca%ai misi dan &isi

organisasi' Ianya juga bertujuan untuk meningkatkan kualiti %enyam%aian

%erkhidmatan setia% organisasi ke%ada %elanggan serta menambahbaik sistem %erkhidmatan teras sedia ada' rtikel ini menjelaskan ke%entingan %enggunaan KPI

sebagai satu kaedah %engukuran %restasi dalam %engurusan sekolah dan langkah-

langkah untuk membinanya'

Pengenalan

Kerajaan telah menyarankan budaya kerja berasaskan %restasi dengan menggunakan

%etunjuk-%etunjuk %restasi utama (KPI) ditera%kan dalam %erkhidmatan a#am bagi

tujuan untuk meningkatkan kualiti %enyam%aian %erkhidmatan' Sejajar dengan &isi

misi dan fungsi agensi setia% organisasi %erlu mengukur %restasi %erkhidmatan yang

diberikan bagi memastikan semua %erkhidmatan berkenaan adalah disam%aikan

ke%ada %elanggan dengan baik dan ini secara tidak langsung da%at memberikan

gambaran yang jelas mengenai %restasi agensi secara keseluruhannya' !ebera%a

kaedah yang telah dilaksanakan sebelum ini juga bertujuan untuk meningkatkan

kualiti %enyam%aian se%erti %engukuran %restasi indi&idu dan organisasi melalui

sasaran kerja tahunan %engukuran keceka%an Sistem Pengurusan Kualiti melalui

%erlaksanaan $S IS*+++ serta Pengurusan Kualiti $enyeluruh (,$) dan

menandaaras amalan-amalan terbaik melalui %erlaksanaan nugerah-nugerah

Kualiti Perkhidmatan #am' !agi organisasi %endidikan sistem %engukuran %restasi

.


2/11

dengan menggunakan KPI harus diamalkan sebagai satu strategi %engurusan (Story

/++/)' Sistem %engukuran %restasi menggunakan KPI di sekolah adalah %enting dan

%erlu dilaksanakan' Ini kerana terda%at %erse%si serta nilai yang berbe0a dari%ada

%elbagai %ihak terhada% keberkesanan sekolah (Sharifah /+++)' ,untutan terhada%

sekolah dalam kecemerlangan akademik kokurikulum disi%lin yang baik amalan-

amalan %engurusan ke%im%inan kom%etensi guru yang tinggi dan lain-lain

memerlukan sekolah menggunakan strategi serta amalan-amalan %engurusan yang

berasaskan %restasi' Ianya juga %erlu bagi menambahbaik sistem serta amalan-amalan

di sekolah dan seterusnya menyumbang ke%ada keberkesanan sekolah'

%akah KPI1

KPI adalah satu sistem %engukuran yang mudah berkesan dan membantu organisasi

menjelaskan dan menga#al taha% kemajuan sesuatu %roses %erkhidmatan yang

disam%aikan ke%ada %elanggan selaras dengan misi dan &isi sesebuah organisasi

(PKP /++2)' Prinsi%-%rinsi% KPI ialah meletakkan sasaran boleh diukur dengan

angka diukur dalam keadaan normal dan selaras dengan misi dan &isi organisasi'

$aklumat ini akan digunakan sebagai tandaaras yang akan menjadi kom%onen utama

sesebuah organisasi bagi menca%ai konse% amalan terbaik' KPI adalah ukuran s%esifik

dalam bidang tertentu %restasi organisasi' ,ujuan KPI adalah untuk memberikan

%engukuran ke atas faktor-faktor utama yang akan memberikan kejayaan jangka

%anjang ke%ada organisasi' Untuk KPI berfungsi dan memberikan faedah ke%ada

organisasi ianya harus diukur secara berterusan dan mem%unyai hubungkait dengan

bidang yang ingin dilakukan %enambahbaikan' KPI boleh digunakan dalam bebera%a

kaedah se%erti 3Directional KPI4 iaitu memberikan ukuran yang baik atau lemah

dalam bidang %erkhidmatan yang s%esifik dan memantau sama ada terda%at

/


3/11

%enambahbaikan' 3uantifiable KPI4 di#akili oleh angka dan memberikan ukuran

yang te%at untuk menganalisis data' ,erda%at juga KPI yang menggunakan sifat

se%erti lemah sederhana dan baik yang boleh ditukarkan ke%ada skala nombor. 5 6'

Secara keseluruhannya KPI menyediakan %eluang ke%ada organisasi untuk

mensasarkan bidang-bidang yang %erlu dilakukan %enambahbaikan dan seterusnya

menjamin kecemerlangan organisasi'

$enga%a %erlu KPI1

!ourne dan !ourne (/++/) telah merumuskan secara keseluruhannya %enggunaan

KPI dalam %engukuran %restasi organisasi da%at difokuskan ke%ada tiga %erkara

utama iaitu %ertama menjelaskan hala tuju organisasi' $elalui %embinaan KPI #arga

sekolah da%at menyedari %erkara-%erkara %enting dan %atut diberi %erhatian dalam

menjayakan misi dan &isi sekolah' Sistem %engukuran %restasi yang baik akan

memberikan gambaran yang jelas mengenai %engukuran sesuatu matlamat

berdasarkan ke%ada %erancangan strategik di sekolah' Setia% #arga sekolah akan

da%at mengenal%asti dan menghubungkaitkan sasaran kerja tahunan indi&idu dengan

sasaran kerja kum%ulan %anitia dengan %erancangan strategik sekolah dan seterusnya

da%at menentukan sama ada sasaran yang diteta%kan itu telah terca%ai atau tidak'

Dengan adanya komitmen %ihak sekolah terhada% %engukuran ianya akan da%at

membentuk satu budaya yang mementingkan %enca%aian iaitu setia% indi&idu bekerja

ke arah menca%ai misi dan &isi sekolah' Kegagalan menghasilkan sistem %engukuran

yang betul akan memberikan kesan yang tidak baik ke%ada %restasi organisasi' Ini

menyebabkan segala usaha ditum%ukan ke%ada %erkara-%erkara yang tidak %roduktif

dan merugikan masa' Perkara kedua ialah dengan menga%likasikan sistem %engukuran

%restasi menggunakan KPI sekolah akan da%at memberikan tum%uan ke%ada bidang-

7


4/11

bidang utama yang disam%aikan ke%ada ibu ba%a dan %ihak berke%entingan'

Penggunaan KPI da%at membantu sekolah dalam menentukan tindakan yang %erlu

diambil' Sistem %engukuran meru%akan sesuatu yang dinamik' Pengukuran secara

tekal akan da%at membantu sekolah mengenal %asti %erkara-%erkara yang menjadi

%enghalang ke%ada keberkesanannya' leh itu tum%uan da%at diberikan ke%ada

%erkara-%erkara %enting yang menjadi teras ke%ada kecemerlangan dan keberkesanan

sekolah' Ketiga %enggunaan KPI akan da%at membolehkan sekolah menilai semula

%restasi yang telah disasarkan' Kesesuaian strategi yang telah diim%lementasi juga

boleh dikenal%asti melalui %enilaian semula %restasi menggunakan KPI dan tindakan-

tindakan %embetulan serta %enambahbaikan yang %erlu dibuat' Untuk memanta%kan

%restasi sekolah harus membandingkan %enca%aian masa lalu dengan %restasi semasa

serta mensasarkan %restasi %ada masa akan datang' $elalui %enggunaan KPI sekolah

da%at mengekalkan kelebihan daya saing serta menjamin kecemerlangan dan

memanta%kan %restasi sekolah' Keseluruhannya %enggunaan KPI akan da%at

membantu sekolah dalam %roses %enambahbaikan melalui tum%uan ke%ada halatuju

%enum%uan ke%ada bidang-bidang utama yang disam%aikan ke%ada %elanggan dan

%enilaian semula %restasi yang telah disasarkan' leh itu %enggunaan KPI ini akan

da%at membantu sekolah memanta%kan %restasi serta beru%aya memenuhi kehendak

%elbagai %ihak'

!agaimana membina KPI1

Perlaksanaan %engukuran menggunakan KPI adalah bertujuan untuk mengukur

%restasi %erkhidmatan dan %enyam%aian sesebuah organisasi' KPI yang di#ujudkan

hendaklah merangkumi as%ek keceka%an dan keberkesanan %roses-%roses utama

dalam menghasil dan menyam%aikan %erkhidmatan utama (core business) ke%ada

6


5/11

%elanggan serta as%ek ke%uasan hati %elanggan terhada% %erkhidmatan yang diterima

(PKP /++2)' Perlaksanaan %engukuran %restasi memerlukan %embinaan KPI dan

sasaran %restasi sebagai asas membuat %engukuran' Sasaran %restasi hendaklah

mengambilkira %erkara-%erkara se%erti keu%ayaan %roses yang meli%uti aliran kerja

ke%erluan sumber manusia ke#angan %eralatan infrastruktur yang sesuai serta

ke%uasan dan kehendak %elanggan' Sasaran %restasi yang diteta%kan untuk mengukur

KPI hendaklah memenuhi ciri-ciri S$R, (s%ecific measurable achie&able realistic

and time bound)' Secara umumnya langkah-langkah untuk me#ujudkan KPI dan

%erlaksanaan %engukuran %restasi adalah se%erti rajah .'

Rajah .8 9angkah-langkah untuk me#ujudkan KPI dan

$elaksanakan %engukuran %restasi

,aha% %restasi

,ambah !aik

%restasi

:ujudkan KPI dan

teta%kan sasaran

$asa

;ilai secara

berterusan

Pantau taha%

%restasi

Ukur dan nilai

%restasi

2


6/11

Penggunaan KPI dan sasaran %restasi boleh digunakan dalam setia% as%ek %engurusan di

sekolah' s%ek-as%ek %engurusan yang boleh dinamakan sebagai %erkhidmatan utama

dan fungsi adalah berdasarkan ke%ada faktor-faktor %enyumbang ke%ada keberkesanan

sekolah se%erti %engurusan kurikulum dan %engajaran disi%lin ke%im%inan

%erkembangan staf %engurusan ke#angan %engurusan %ersekitaran sekolah dan

%engurusan hubungan dengan %elanggan ( $ortimore .**2> ?arris @

!annet /++.)' leh kerana terda%at %elbagai faktor yang menyumbang ke%ada

keberkesanan sekolah maka %roses-%roses utama dan kritikal harus ditentukan' Proses-

%roses kritikal adalah %roses yang akan menyebabkan kegagalan ke%ada %enca%aian

matlamat utama sekolah (Kelly /++.)' leh itu %ihak %engurusan sekolah harus

melakukan analisis kekuatan kelemahan ancaman dan %eluang sekolah serta berbincang

bersama-sama dengan guru untuk menentukan faktor-faktor yang menyumbang ke%ada

keberkesanan sekolah dan %roses-%roses kritikal yang boleh dibina KPI dan sasaran

%restasi (!erry .**A @ "ald#ell .**A)' KPI dan sasaran %restasi ini akan digunakan

untuk mengukur %restasi sekolah serta da%at dilakukan %enambahbaikan'

!agi me#ujudkan KPI dan sasaran %restasi di sekolah bebera%a %erkhidmatan teras dan

fungsi boleh diambil dari%ada tinjauan literatur sekolah berkesan se%erti %engurusan

kurikulum dan %engajaran disi%lin ke%im%inan %erkembangan staf %engurusan

ke#angan %engurusan %ersekitaran sekolah dan %engurusan hubungan dengan

%elanggan' Pihak sekolah boleh menyediakan KPI dan sasaran %restasi secara

keseluruhan dan juga boleh di%erincikan lagi oleh kum%ulan-kum%ulan %anitia mata

%elajaran' Pengukuran %restasi menggunakan KPI dan sasaran %restasi di di sekolah

merangkumi keceka%an %roses-%roses utama serta keberkesanan dari segi %enca%aian

matlamat atau bilangan out%ut yang dihasilkan' leh itu KPI dan sasaran %restasi boleh

B


7/11

diukur dari segi %roses yang disam%aikan dan out%ut yang dihasilkan di sekolah se%erti

yang ditunjukkan dalam contoh jadual . jadual / dan jadual 7'

Cadual .8 KPI dan sasaran %restasi bagi %engurusan kurikulum dan %engajaran

KPI Proses Sasaran Prestasi

Kekera%an %erjum%aan mesyuarat kurikulum

(CK Kurikulum dan Panitia)

6 kali setahun

Penilaian ke atas %enca%aian murid Setia% bulan

Perjum%aan %ihak %engurusan sekolah

dengan guru

Setia% / minggu

Perbincangan %ihak sekolah dengan #aris 7 kali setahun

Perjum%aan guru dengan kum%ulan

sasaran murid

Setia% bulan

Penyemakan rekod mengajar guru oleh

%ihak %engurusan sekolah

Setia% minggu

Pemantauan %enca%aian murid oleh %ihak

%engurusan sekolah

Setia% bulan

KPI ut%ut Sasaran Prestasi

Penca%aian murid dalam setia%

mata %elajaran

Sekurang-kurangnya A+

Cadual /8 KPI dan sasaran %restasi bagi %engurusan disi%lin

KPI Proses Sasaran %restasi

Semakan %eraturan disi%lin sekolah / kali setahun

Peringatan %eraturan disi%lin ke%ada guru

dan murid

Setia% minggu

Penyebaran %eraturan disi%lin ke%ada ibu / kali setahun

=


8/11

ba%a

Perjum%aan guru dengan murid

bermasalah

Sekurang-kurangnya sekali seminggu

Pemeriksaan la%oran disi%lin oleh %ihak

%engurusan sekolah

Setia% minggu

KPI ut%ut Sasaran %restasi

Peratus murid yang melanggar %eraturan

sekolah

Kurang dari%ada 2

Cadual 78 KPI dan sasaran %restasi %embangunan staf

KPI %roses Sasaran Prestasi

nalisis ke%erluan kemahiran staf / kali setahun

Perbincangan %rofesionalisme %anitia

mata %elajaran

Setia% bulan

Program %erkembangan staf 6 kali setahun

Penilaian kom%etensiEkemahiran staf / kali setahun

KPI out%ut Sasaran %restasi

Peratus staf yang menunjukkan

%eningkatan dari segi kom%etensi dan

kemahiran'

*2

"ontoh-contoh yang telah dijelaskan dengan menggunakan jadual . / dan 7

meru%akan %roses-%roses utama dalam %erkhidmatan teras di sekolah' Pihak sekolah

boleh mem%erincikan lagi KPI dan sasaran %restasi sekiranya terda%at %roses serta

aliran kerja bagi setia% %erkhidmatan teras dan fungsi se%erti %engurusan kurikulum

dan %engajaran disi%lin ke%im%inan %erkembangan staf %engurusan ke#angan

%engurusan %ersekitaran sekolah dan %engurusan hubungan dengan %elanggan'

A


9/11

;amun begitu sekolah harus menentukan %erkhidmatan teras dan %roses-%roses utama

mengikut konteks dan kesesuaian budaya sekolah masing-masing'

Sele%as meneta%kan KPI dan sasaran %restasi %ihak sekolah %erlu mengum%ul

maklumat dan menilai %enca%aian dengan membandingkan %enca%aian sebenar

dengan sasaran %restasi yang telah diteta%kan' Curang %enca%aian sebenar dengan

sasaran %erlu dikenal%asti serta analisis sebab-sebab berlakunya jurang %erlu dibuat

dan seterusnya mencadangkan tindakan %enambahbaikan yang %erlu dibuat'

Pemantauan harus dibuat secara berterusan oleh %ihak %entadbiran sekolah bagi

memastikan sekolah memenuhi kehendak ibu ba%a dan %ihak-%ihak berke%entingan'

!erdasarkan ke%ada %engum%ulan data dan analisis yang telah dibuat serta

%emantauan oleh %ihak sekolah langkah yang terakhir ialah melakukan

%enambahbaikan untuk meningkatkan %restasi sekolah' Penambahbaikan yang

dilakukan juga %erlu dinilai secara berterusan melalui %engukuran %restasi

menggunakan KPI dan sasaran %restasi'

Kesim%ulan

Penggunaan %etunjuk %restasi utama (KPI) meru%akan satu amalan yang harus

ditera%kan ke dalam budaya kerja yang berasaskan %restasi' Penggunaan KPI di

sekolah %enting bagi memastikan taha% %restasi telah terca%ai se%erti yang telah

diteta%kan bagi memenuhi kehendak ibu ba%a dan %ihak-%ihak berke%entingan'

$elalui %enggunaan KPI sekolah da%at mengambil tindakan %enambahbaikan secara

berterusan bagi menjamin keberkesanan sekolah dan memenuhi kehendak %elanggan'

*


10/11

Rujukan

!erry F' (.**A)' Guality system model for the management of Guality in ;S:

schools' $anaging Ser&ice uality A *=-...'

!ourne $ @ !ourne P' (/++/)' !alanced scorecard in a #eek' 9ondon8 ?odder @

Stoughton'

"ald#ell !'C' (.**A)' Strategic leadershi% resources management and effecti&e

school reform' Cournal of


11/11

%restasi utama atau key %erformance indicators (KPI) dan melaksanakan

%engukuran %restasi di agensi kerajaan' Cabatan Perdana $enteri

Sharifah $d ;oor' (/+++)' Keberkesanan Sekolah' Satu %ers%ektif sosiologi'Serdang8

UP$'

Story ' (/++/)' Performance management in schools8 could the balanced scorecard

hel%ed1 School 9eadershi% and $anagement// %7/.-77A'

..

Penggunaan Petunjuk-Petunjuk Prestasi Ut

Documents

Transcript of Penggunaan Petunjuk-Petunjuk Prestasi Ut