Pengurusan majlis
description
Transcript of Pengurusan majlis
Pengurusan MajliS DAN PROTOKOL
Oleh:
Norti Hj Sirin Penolong Pendaftar Kanan
Bahagian Perhubungan Korporat
UNGKAPAN BESTARI
Quality people Create Quality Organization
Quality means doing it right when no
one is looking
PERSEDIAAN MENGENDALIKAN MAJLIS:
Anda dikehendaki menganjurkan Majlis Di UMS. Sila kemukakan persediaan bagi menganjurkan majlis tersebut termasuk pengendalian protokol majlis.
Majlis Jamuan Makan Malam @Majlis Perasmian Bangunan SSMP
(contoh)
Terbahagi kepada Dua:
Persediaan PramajlisKetika majlis
Pra Majlis
Persediaan Majlis Tubuh Jawatankuasa tetap
Senarai tanggungjawab senarai semak
Jenis majlis Tempat Kenalpasti tetamu Penyediaan senarai jemputan Aturcara
PENYEDIAAN SENARAI
JEMPUTAN
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN MAJLIS FORMAL
JENIS-JENIS SENARAI JEMPUTAN YANGPERLU DISEDIAKAN:
1. SENARAI RINGKAS2. SENARAI NAMA3. SENARAI KEUTAMAAN4. SENARAI JAWAPAN5. SENARAI KEHADIRAN
CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI MAJLIS
a Menteri Kabinet 1
b Timbalan Menteri 1
c Pegawai-pegawai Kementerian 5
d Ketua-ketua Jabatan Negeri 15
e Ahli Parlimen 5
f Ahli Dewan Undangan Negeri 5
g Pengetua-pengetua Maktab 10
h Orang kenamaan daerah 8
i Pensyarah-pensyarah 20
j Ahli Jawatankuasa 10
Jumlah 80
CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI MAJLIS DIUMS
a Pegawai Utama 7
b Pegawai Kanan 30
c Timbalan2 Dekan 20
d Penyarah 20
eMPP 34
f Pelajar 50
Jumlah 161
SENARAI NAMA
A. Butir-butir dalam senarai nama
i. Nama penuh dan gelaran dan darjah kebesarannya (jika ada) Nama isteri
ii. Jawatan atau pangkatiii. Alamat pejabativ. Nombor telefon pejabatv. Alamat rumahvi. Nombor telefon rumahvii. Nama setiausaha sulitnya dan nombor
telefonnyaviii. Butir-butir lain (jika ada)
CONTOH SENARAI NAMA
A Menteri Kabinet1. YB Tan Sri Datuk …. P.S.K, S.P.D.K., P.G.D.K (Puan Sri Datin) Menteri Di Jabatan Perdana Menteri Jabatan Perdana Menteri Aras 4, Blok Barat, Bangunan Perdana
Putra, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62519, Putrajaya... Tel: 03-88864001 samb. 201 Alamat Rumah : …. Tel Rumah : …..
B Timbalan Menteri 2. YB Dato’ …. D.M.S.M. (Datin) Timbalan Menteri Sumber Manusia, Kementerian Sumber Manusia, Aras 9, Blok D3, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502, Putrajaya. Tel: 03-88867474 samb. 134 Alamat Rumah : ….
Tel Rumah : …..
Timbalan Menteri 3. YB Dato’ Dr. …. S.I.M.P, D.J.M.K, J.S.M. (Nama Suami) Timbalan Menteri Kemajuan Luar Bandar & Wilayah, Kementerian Kemajuan Luar Bandar & Wilayah, Aras 9, Blok D3, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502, Putrajaya. Tel: 03-88867421 samb. 262 Alamat Rumah : ….
Tel Rumah : …..
SENARAI KEUTAMAAN
1. YB Tan Sri………………………….Menteri2. YB Dato’……………………………Menteri3. YB.
Datuk…………………………..Menteri4. YB Tuan Haji………………..Timb.
Menteri5. Y. Bhg Datuk Ahmad bin
Ali………….KSU6. Y. Bhg Dato’ Mohd Nor bin
Hashim.....KSU7. Y. Bhg Dato’ Abdul Rahim bin
Kasim..KSU8. Encik Mohd Alias bin Abu Bakar……
TKSU9. Encik Yusuf bin
Zaid…………………….KP10. Puan Rahimah bt. Aziz
………………...KP
Senarai keutamaan UMS
Pegawai Utama Universiti Naib Canselor TNC P & I TNC (Akademik dan Pengantarabangsaan) TNC HEP & Alumni Pendaftar Bendahari PustakawanDekan/Pengarah Pengarah UMSKAL Prof Prof Madya… Pensyarah Kanan Pensyarah
CONTOH SENARAI JAWAPAN
Jawapan Kehadiran
Bil Nama Seorang BerduaTidak Hadir
1 Datuk Ali Ahmad (KSU) X
2 Dato' Bujang Senang (TKSU) X
3 Encik Amir Hamzah X
4 Encik Mohd Abu X
5 Encik Yusof bin Zaid X
6 Puan Rahimah bt. Aziz X
CONTOH SENARAI KEHADIRAN
BIL NamaHadir
(1)Hadir
(2)
1 Datuk Ali Ahmad (KSU) X
2 Dato' Bujang Senang (TKSU) X
3 Encik Amir Hamzah X
4 Encik Mohd Abu X
5 Encik Yusof bin Zaid X
PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI
MAJLIS
1. KEKANANAN BAGI TIGA ORANG
2 1 3PENTAS KHAS
2. KEKANANAN BAGI LIMA ORANG
PENTAS KHAS
4 2 1 3 5
3. KEKANANAN BAGI TUJUH ORANG
PENTAS KHAS
6 4 2 1 3 5 7
4. KEKANANAN BAGI SEMBILAN ORANG
PENTAS KHAS
8 6 4 2 1 3 5 7 9
5. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK
JEMPUTAN SEORANG
PENTAS KHAS
4 2 1 3 5
17 1119 1315
7 19 35
27 2129 2325 24 3022 2826
14 2012 1816
4 102 86
BLOK A BLOK B
JEMPUTAN SEORANG
PENTAS KHAS
4 2 1 3 5
9 610 78
4 15 23
14 1115 1213 12 1511 1413
7 106 98
2 51 43
LELAKIBLOK A
PEREMPUANBLOK B
6. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK
7. KEKANANAN BAGI DUA ORANG
1 2PENTAS KHAS
8. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG
1 2 4PENTAS KHAS
3
9. KEKANANAN BAGI ENAM ORANG
PENTAS KHAS
5 3 1 2 4 6
10. KEKANANAN BAGI LAPAN ORANG
PENTAS KHAS
6421357 8
11. KEKANANAN BAGI SEPULUH ORANG
PENTAS KHAS
864213579 10
12. KEKANANAN BAGI DUA BELAS ORANG
PENTAS KHAS
864213579 10 1211
13. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG BERSAMA ISTERI
1 2 4PENTAS KHAS
3
14. KEKANANAN BAGI ENAM ORANG BERSAMA ISTERI
PENTAS KHAS
5 3 1 2 4 6
15. KEKANANAN BAGI LAPAN ORANG BERSAMA ISTERI
PENTAS KHAS
6421357 8
16. KEKANANAN BAGI SEPULUH ORANG BERSAMA ISTERI
PENTAS KHAS
864213579 10
17. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK
JEMPUTAN BERSAMA ISTERI
PENTAS KHAS
3 1 2 4 6
9 610 78
4 15 23
14 1115 1213 12 1511 1413
7 106 98
2 51 43
LELAKIBLOK A
PEREMPUANBLOK B
5
18. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK
JEMPUTAN BERSAMA ISTERI
PENTAS KHAS
3 1 2 4 6
21 1422 1718
9 210 56
33 2634 2930 28 3527 3231
16 2315 2019
4 113 87
BLOK A BLOK B
57 8
12
24
36
1
13
25
PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI MAJLIS
MAKAN
PANJANG-PANJANG
MEJA
PANJANG BULAT
MEJA
BULAT-BULAT
BULAT PANJANG
PELBAGAI BENTUK SUSUNAN MEJA
MEJA MEJA
6. TETAMU KEHORMAT DI SEBELAH KANAN (BILANGAN
GENAP)
MEJA KHAS
9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
7. JEMPUTAN SUAMI ISTERI: ISTERI BERSEBELAHAN SUAMI (BILANGAN PASANGAN
GANJIL)
MEJA KHAS
S S S S SI I I II
4 2 1 3 5
8. JEMPUTAN SUAMI ISTERI: ISTERI BERSEBELAHAN SUAMI (BILANGAN PASANGAN GENAP)
MEJA KHAS
S S S S SI I I II
5 3 1 2 4 6
I S
SUSUNAN MEJA BULAT
PENTAS
PENTAS PERSEMBAHAN
MEJA KHAS
22
1221
3
7
11
1
5
9
13
8
4
2
6
10
14
15
17
1920
18
16
T I ANG
T I ANG
T I ANG
T I ANG
T I ANG
T I ANG
SUSUNAN MEJA KHAS (DIRAJA) DAN MEJA BULAT
MEJA KHAS BULATJEMPUTAN SUAMI ISTERI
1. TETAMU UTAMA
3. ISTERI TETAMU UTAMA
4. ISTERI TUAN RUMAH
2. TUAN RUMAH
MEJA KHAS BULATTETAMU UTAMA SETARAF DGN TUAN RUMAH
1. TETAMU UTAMA
2. ISTERI TETAMU UTAMA
4. ISTERI TUAN RUMAH
3. TUAN RUMAH
MEJA KHAS BULATTETAMU UTAMA LEBIH TINGGI DARI TUAN RUMAH
1. TETAMU UTAMA2. ISTERI TETAMU UTAMA
4. ISTERI TUAN RUMAH
3. TUAN RUMAH
MEJA KHAS BULATISTERI BERSEBELAHAN DGN SUAMI
1. TETAMU UTAMA
3. ISTERI TETAMU UTAMA
4. ISTERI TUAN RUMAH
2. TUAN RUMAH
5. SUAMI6. SUAMI
7. ISTERI 8. ISTERI
MEJA TETAMU LAINISTERI DAN SUAMI BERSETENTANG
1. SUAMI
3. ISTERI 4. SUAMI
2. ISTERI
9. SUAMI
7. SUAMI8. ISTERI
10. ISTERI
5. SUAMI 6. ISTERI
MEJA TETAMU LAINISTERI DAN SUAMI BERSEBELAHAN
9. SUAMI
10. ISTERI 8. SUAMI
7. ISTERI
1. SUAMI
4. SUAMI6. ISTERI
2. ISTERI
5. SUAMI3. ISTERI
SUSUNAN KEUTAMAAN
PERSEKUTUAN
SUSUNAN KEUTAMAAN PESEKUTUAN
22hb JANUARI 1998
1. Yang Di-Pertuan Agong2. Raja Permaisuri Agong3. Raja-raja dan Pemangku-Pemangku
Raja4. Yang Di-Pertua Negeri-Negeri5. Bekas-bekas Raja Permaisuri Agong
yang menerima saraan DiRaja daripada Kerajaan Persekutuan
Samb.
6. Perdana Menteri7. Timbalan Perdana Menteri
Kehormat – 7A Bakal-bakal Raja(Tengku Mahkota/Raja
Muda)
8. Ahli-ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N)
9. Ahli-ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N)
Samb.10. Ahli-ahli Seri Setia Mahkota
(S.S.M) Kehormat – 10A Dato-Dato Undang
yang Empat Negeri Sembilan dan
Tengku Besar Tampin,
Negeri Sembilan.11. Ketua Hakim Negara Mahkamah
Persekutuan12. Yang di-Pertua Dewan Negara13. Yang di-Pertua Dewan Rakyat
Samb.14. Bekas-bekas Perdana Menteri15. Bekas-bekas Timbalan Perdana
Menteri16. Ahli-ahli Jemaah Menteri17. Setiausaha Jemaah
Menteri/Ketua Setiausaha Negara
Kehormat–17AMenteri-Menteri Besar
dan Ketua-Ketua Menteri.
Samb.
18. Peguam Negara19. Panglima Angkatan Tentera20. Ketua Polis Negara21. Ketua Pengarah Perkhidmatan
Awam22. Timbalan-Timbalan Menteri23. Timbalan Yang di-Pertua Dewan
Negara dan Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat
Samb.
24. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Tinggi, Duta-Duta Besar, Menteri-Menteri yang Mutlak, Pemangku-Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa-Kuasa Usaha
25. Presiden Mahkamah Rayuan26. Hakim Besar Mahkamah Tinggi di
Malaysia27. Hakim Besar Mahkamah Tinggi di
Sabah dan Sarawak
Samb.28. Ketua Pembangkang Parlimen29. Hakim-Hakim Mahkamah
Persekutuan30. Hakim-Hakim Mahkamah Rayuan31. Setiausaha-setiausaha Parlimen32. Bekas Ketua Setiausaha Negara33. Pegawai-pegawai Gred Utama
Turus I, II dan III.34. Bekas Peguam Negara, Bekas
Panglima Angkatan Tentera dan Bekas Ketua Polis Negara
Samb.35. Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya
yang ditubuhkan di bawah Perlembagaan Persekutuan.
36. Hakim-hakim Mahkamah Tinggi37. Pengerusi Tribunal Perkhidmatan
Awam38. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman39. Ketua Audit Negara40. Gabenor Bank Negara41. Datuk Bandar Kuala Lumpur
Samb.42. Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan43. Mufti Wilayah Persekutuan Kuala
Lumpur.44. Penyimpan Mohor Besar Raja-
Raja45. Datuk Paduka Maharaja Lela46. Ahli-ahli Panglima Mangku
Negara (P.M.N)47. Ahli-Ahli Panglima Setia Mahkota
(P.S.M)
Samb.48. Professor-Professor Diraja49. Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N)50. Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D)
Kehormat – 50A Timbalan-timbalan Menteri Besar /
Timbalan-Timbalan Ketua Menteri
Kehormat – 50B Speaker Dewan-Dewan
Undangan Negeri
Samb.51. Ahli-ahli Dewan Negara52. Ahli-ahli Dewan Rakyat53. Pegawai-pegawai Gred Utama ‘A’
dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.
54. Panglima Tentera Darat55. Panglima Tentera Laut56. Panglima Tentera Udara57. Timbalan Ketua Polis Negara
Samb.58. Ketua-ketua Setiausaha Kementerian59. Naib-Naib Canselor Universiti
Kehormat – 59A Ahli-ahli Majlis Mesyuarat
Kerajaan Negeri dan Menteri-Menteri Negeri di
Sabah dan Sarawak.60. Pegawai-pegawai Gred Utama ‘B’ dan
pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.
Samb.61. Pengerusi-Pengerusi Badan-
Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengan gred Utama ‘B’ dan ke atas.Kehormat – 61A Penerima Anugerah ‘Fellow’ Negara.
62. Wakil-Wakil tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu
Samb.63. Pegawai-pegawai Gred Utama ‘C’
, Pegawai-Pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
64. Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N)
65. Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M)
66. Ahli-ahli Johan Setia DiRaja
Samb.67. Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-
pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
68. Setiausaha-setiausaha Politik69. Pegawai-pegawai Gred II, Pegawai-
pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.
70. Konsul-konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia.
Susunan tetamu UMS
Naib Canselor Timbalan Naib Canselor P & I Timbalan Naib Canselor Akademik
dan PengantarabangsaanTimbalan Naib Canselor HEP &
Alumni Pendaftar Bendahari
Samb.Dekan:
Prof Prof MadyaPensyarah Kanan
PengarahKetua UnitPengetua
KETIKA MAJLIS
PENDAFTARAN (JAMUAN MAKAN MALAM/SEMINAR)Senarai Tetamu Disediakan Dan Kedudukan Di
Dewan (Jamuan Makam Malam) ‘Drawing’ di dalam Dewan
PENYAMBUT TETAMU DIKENALPASTI Berpengetahuan Mengenai Majlis
PERLU BILIK MENUNGGU PENGACARA MAJLIS PERSEMBAHAN: Bentuk Persembahan
Bersesuaian Dengan Tetamu Diundang
KRITERIA PENGACARA MAJLIS RASMI
FASIH DALAM PENGGUNAAN BAHASA TIADA KECACATAN ANGGOTA CEPAT DALAM PERGERAKAN TIDAK GUGUP TIDAK DARAH GEMURUH TIDAK PANIK TAHU MENGGUNAKAN BUDI BICARA SABAR TIDAK BERPERWATAKAN SERIUS MEMPUNYAI PENGETAHUAN ASAS MENGENAI
ADAT ISTIADAT, PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL
BIDANG TUGAS
MENGAWAL MAJLIS
MEMBUAT PENGUMUMAN
MEMBERI PANDUAN
PEMBAHAGIAN TUGAS
PENGUMUMANPEMBIMBING
SOLOBERDUET
7. FORMAT TEKS
MASA +==========
TAJUK MAJLISCUE==========
MUKA SURAT (1)
ANN(1)==========
MASA +==========
CUE==========
MUKA SURAT (2)
ANN(2)==========
PENYEDIAAN TEKS
KANDUNGAN
MUKA SURAT BILANGAN PENGUMUMAN MASA +- CUE ANN:
CONTOH TEKS Majlis Rasmi
1 CUE: (± 2035) (1) ANN:
Apabila Naib Canselor Tiba di tangga/pintu
Mengumumkan ketibaan ………..
MS: (2)
2 CUE: (± 2045) (2) ANN:
Setelah selesai lagu “Negara Ku” dan “Lagu Bertekad Cemerlang”
Hadirin dipohon duduk….Yang Berbahagia Prof Datuk …………
MS: (1)
PENYEDIAAN ATURCARA
PENTADBIRAN
PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN
1. ATURCARA MAJLIS TERPERINCIa. Panduan Pegawaib. Panduan Pekerjac. Majlis berjalan dengan licind. Mengikut amalan protokole. Pengawalan masaf. Panduan akan datangg. Rekod
2. TUJUAN
Samb.
3. BUTIR-BUTIR ATURCARA PENTADBIRAN
a. Masab. Pergerakanc. Penyelaras
4. PENULISAN ATURCARA PENTADBIRAN
PERINGATAN: PERSEDIAAN MAJLIS
PERSEDIAAN DIBUAT AWAL JENIS MAJLIS
SEMINAR/PERASMIAN JAMUAN MAKAN MALAM
SENARAI SEMAK KEPERLUAN SUSUN ATUR BILIK/DEWAN
CENDERAMATA BENTUK DULANG
RAPTAI FLOOR MANAGER
PROTOKOL/CENDERAMATA/MC CUE PERGERAKAN
KERJASAMA BPK & S/P/I/U
Jemputan S/P/I/U kecuali Jemputan Menteri BPK (maklumat mesti lengkap)
Protokol BPK beri nasihat: S/P/I/U bentuk protokol sendiri wakil BPK akan membantu
Cenderamata Menteri BPK lain2 S/P/I/U
Jemputan Media mesti melalui BPK Press Kit diberi kepada BPK untuk
edaran kepada Press
Samb.
Ucapan perlu melalui BPK untuk semakan (seminggu awal)
Khidmat Photograph: BPK
TERKINI BPK
BORANG2 BPK DI WEBSITE
MAKLUMAN AKTIVITI MELALUI EMAIL MAKLUMAN LANTIKAN MELALUI
AKAN DATANG: MELALUI SMS
TAMAT