TATACARA PENGURUSAN DAN

PENGACARAAN MAJLIS

Pengurusan Majlis Rasmi

(Kursus Khas Protokol & Etiket Sosial)

JENIS-JENIS MAJLIS

Majlis Penuh Istiadat

Majlis Rasmi dan Formal

Majlis Rasmi tetapi tidak Formal

Majlis Rasmi tetapi tidak Formal

Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal

Aspek Persediaan

Kenalpasti jenis majlis (formal/tidak formal) Tarikh, masa dan tempat yang sesuai. Jabatan, unit atau individu yang tepat sebagai

ahli jawatankuasa (urusetia) Kenalpasti tugas-tugas penting apabila majlis

berlangsung (pengiring, MC, pembaca doa..dll)

Senarai jemputan Aturcara majlis & Aturcara Pentadbiran Majlis

Senarai Jemputan

Penyediaan senarai jemputan mestilah teliti. Diuruskan oleh ahli jawatankuasa yang khas. Wajib disiapkan seawal 2-3 bulan sebelum tarikh

majlis. Terdapat 5 set senarai jemputan yang wajar

disediakan.

5 Set Senarai Jemputan

Senarai ringkasSenarai namaSenarai keutamaanSenarai jawapanSenarai kehadiran

Senarai Ringkas

Ringkasan senarai yang mengandungi kategori tetamu:

a. Menteri Kabinet

b. Menteri Besar

c. Pegawai Kem.

d. Ketua Jab. Negeri

e. Exco Kerajaan

f. Wakil jabatan

1

1

25

15

7

100

JUMLAH 149

Tujuan Utama

Kenalpasti jenis tetamu Kategori tetamu yang bakal hadir Bilangan Status tetamu Menyesuaikan pemilihan lokasi majlis

Senarai Nama

Senarai nama tetamu mengikut kategori masing.

Senarai ini tidak perlu mengikut senarai keutamaan.

Ciri-ciri penting senarai nama ialah; nama penuh & gelarannya, nama isteri (jika hadir) jawatan & pangkat, no. tel pejabat atau setiausaha.

Butiran ini digunakan semasa mengisi kad jemputan

Senarai Keutamaan

Kenalpasti samada mengikut senarai keutamaan persekutuan atau negeri.

Senarai Keutamaan Persekutuan boleh dirujuk melalui Bahagian Istiadat Jabatan Perdana Menteri.

Senarai Keutamaan Negeri boleh dirujuk melalui Unit Protokol & Majlis-Majlis Rasmi Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri.

Senarai Jawapan

Kad jawapan atau panduan untuk menjawab undangan telah dimaklumkan & disediakan oleh urusetia majlis.

Apabila kad undangan telah dijawab maka senarai jawapan wajib disediakan.

Ruangan yang perlu ada adalah kehadiran seorang, berdua (jika libatkan pasangan), diwakili, tidak hadir.

Senarai Kehadiran

Ekstrak daripada senarai jawapan. Digunakan oleh jawatankuasa pendaftaran

majlis. Sebagai panduan untuk menyusun tempat

duduk dalam majlis. Sebagai panduan semakan jika ada keperluan

tambahan.

Pengacaraan Majlis Rasmi

Peranan seorang pengacara majlis adalah berdasarkan jenis majlis dan tahap majlis.

Pengacara majlis wajar jelas dengan senarai keutamaan para tetamu majlis.

3 Tugas Utama

Mengawal kelancaran majlis. Membuat sebarang pengumuman dan

penerangan penting. Memberi panduan kepada para tetamu.

Pengacara yang bagus dari segi protokol

Mempunyai keterampilan diri yang menarik dan positif.

Mempunyai suara yang jelas dan sebutan yang tepat.

Fasih dalam penggunaan bahasa, tidak pelat dan kelajuan sebutan adalah sederhana.

Sentiasa aktif dan tidak nampak lesu.

Sambungan..

Tidak mudah gugup dalam percakapan. Sentiasa tenang dalam pelbagai situasi. Tahu menggunakan budi bicara dalam

mengawal majlis. Bersifat sabar melayan sebarang

karenah. Wajah yang ceria. Mempunyai asas protokol & etiket.

Penyediaan Teks Pengacara

Teks ini disediakan sendiri oleh pengacara majlis yang dilantik.

Disediakan dengan berpandukan pada senarai aturcara program terkini dan aturcara pentadbiran.

Telah mengambil kira semua senarai keutamaan.

Jelas sesuai dengan jenis majlis yang diadakan. Ditaip dengan cermat dan lengkap (tiada

bahasa singkatan)

ATUR CARA PENTADBIRAN Panduan Pegawai pengendali Panduan semua pegawai yang terlibat Semua staf yang terlibat Menentukan majlis berjalan mengikut

peraturan dan protokol yang betul Mengawal masa Menjadi panduan masa akan datang Menjadi rekod

Kad atau kertas yang digunakan untuk teks juruacara ialah berukuran setengah A4 kertas taip biasa. Satu muka surat bagisatu pengumuman, jika ada lima pengumuma mestilah ada lima muka surat. Kandungan teks juruacara mengandungi butiran berikut:

(1) Nama majlis (2) Muka surat (3) Bilangan pengumuman (4) Panduan (CUE) (5) Masa (6) Pengumuman (ANN)

Contoh Format Teks.

Masa Cue/Isyarat Ann

0900

0915

Paluan kompang

YAB PM telah duduk

Mengumumkan ketibaan YAB Perdana Menteri….

Bagi memberkati majlis..

Contoh Format Teks

Masa 9.00 am

Cue:

Pengumuman Ketibaan Tetamu Kehormat

ANN:

Ketibaan Yang Amat Berhormat Datuk seri Panglima Tan Sri Hj.Muhyiddin Bin Hj. Mohd Yassin

Timbalan Perdana Menteri Merangkap Menteri Pelajaran Malaysia

Menangani Gugup depan hadirin

Gugup bukan bermakna takut. Satu tindakbalas spontan yang

menyebabkan lidah menjadi kelu, serba tidak kena, kata-kata tidak menjadi seperti latihan, tubuh seperti kaku seketika.

Puncanya?

Kurang bersedia. (teks, pakaian..) Tidak cukup rehat. Terlalu bimbang. Tertekan oleh masalah di saat akhir

majlis. Tidak mempunyai pelan susulan. Masalah teknikal.

Tanda-tanda kegugupan?

Muka tiba-tiba menjadi pucat atau berubah. Bibir menjadi kering. Berpeluh walaupun ruang majlis sejuk. Suara yang tersekat-sekat. Riak wajah yang tertekan. Pergerakan badan kurang kawalan (jari

berdetap, menggeletar..dll..)

Kaedah mengatasi kegugupan:

Membuat kajian sendiri (homework) berkenaan majlis tersebut.

Pastikan senarai aturcara pentadbiran majlis adalah terkini.

Kenalpasti senarai keutamaan dalam majlis. Membuat teks pengacara yang cermat dan lengkap. Sentiasa membuat latihan sebelum tarikh sebenar

majlis. Menjaga kesihatan, kecergasan, rehat, pemakanan.

Sambungan..

Membuat latihan secara merakam suara. Meminta pihak lain mendengar dan menilai

anda. Berlatih di hadapan cermin. Ceria dan sentiasa kawal tekanan diri. Kenalpasti lokasi dan hadir awal di lokasi majlis.

TERIMA KASIH