PEREKAYASAAN

MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA:

PERMIT SEMENTARA

Pendaftaran Projek : PERMIT SEMENTARA

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa

yang di ambil oleh MBPJ bagi mendapatkan

kelulusan lesen perniagaan. Jika ditambahbaik

daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan

lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti

perniagaan dalam kawasan MBPJ. Seterusnya

dapat menarik minat peniaga kecil dalam kawasan

MBPJ.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.

• Komposit borang permohonan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos

pematuhan

Proses : Kelulusan Permit Sementara

Mula : Terima permohonan

Tamat : Pemohon terima surat kelulusan

Dalam Skop : MBPJ

Luar Skop : Agensi dirujuk

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Datin Paduka Alinah Binti Ahmad

Penubuhan Pasukan 23 Okt 13 23 Okt 13 Ketua Projek : Hjh. Sharinaz Binti Hj. Samsudin

(, sharinaz@mbpj.gov.my)

Inventori Lesen 23 Okt 13 21 Nov 13 Pen. Projek : Zaleha Binti Ahmad (012-9156564)

Perekayasaan (BPR) 23 Okt 13 21 Nov 13 Ahli: Izhar Bin Juyahir ( 014-2222113)

Muhammad Zafri Bin Mohd Yunus ( 019-6742355)

Noorhafifah binti Abdul Latif (013 - 387 5955) Analisa Data 23 Okt 13 21 Nov 13

Cadangan Penyelesaian 23 Okt 13 21 Nov 13

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’ Permit Sementara

a) Kritikal

b)Tidak Kritikal (Shopping Kompleks)

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PT

(Kaunter)

PT (Permit)

PPKP

Jabatan

Teknikal

PPT

8.Kemasukan data ke dalam

sistem untuk jana surat, lesen

dan resit dan makluman kepada

pemohon melalui telefon

MP: 10 mt

Buat

Bayaran

Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Sementara - Kritikal

2.Terima &

Semak

MP; 2 m

MM: 10 Hari

MM: 1 hari 4. Rekod dan Tentukan

Kategori Permit dan minta

ulasan Jabatan Teknikal

melalui emel

MP: 5 m MM: 1 Hari

5. Ulasan Jabatan

Teknikal

6. Lawatan

Tapak

MP: 4 jam

3. Semak &

Daftar

MP: 5 m

MM: 10 minit MM: 4jam

1. Hantar permohonan

9. Terima keputusan

7. Kelulusan &

Penetapan kadar

MP ; 30 mt

Value Analysis of Process (Permit Kritikal) As-Is

CVA and BVA – Simplify and Optimize

NVA – Eliminate

Rule of Thumb:

Activity

Customer

Value Added

(CVA)

Customer

Non Value

Added

Masa

Proses

(Minit)

Masa

Menunggu

(Minit)

Jumlah

Masa

(Minit) BVA NVA

1 Pemohon serah borang / 0 0 0

2 Terima Dan Semak / 2 480 482

3 Semak dan daftar / 5 10 15

4

Rekod dan Tentukan Kategori Permit

dan hantar untuk ulasan Jabatan

Teknikal

/ 5 0 485

5 Ulasan Jabatan Teknikal / 0 4800 4800

6 Lawatan Tapak / 240 240 480

7 Kelulusan dan penetapan kadar permit / 30 480 510

8 Kemasukan data ke dalam sistem

untuk jana surat, lesen dan resit /

10 0 10

9 Terima Keputusan / 0 0 0

TOTAL 292 6010 6782

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PT

(Kaunter)

PT (Permit)

PPKP

PPT

6. Kemasukan data ke

dalam sistem untuk jana

surat, lesen, resit dan

makluman kepada

pemohon melalui telefon

MP: 10m

Pemohon

Membuat Bayaran

Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Sementara - Tidak Kritikal ( Shopping Kompleks)

2.Terima &

Semak

M ; 2m

5. Lulus &

Penetapan

kadar permit

MP ; 5m

MM: 1 hari 4. Rekod dan

Tentukan

Kategori Permit

MP :5m

MM: 20 minit

MM: 20 minit

3. Semak dan

daftar

MP: 5m

MM:

10 minit

1. Hantar permohonan

7. Terima Keputusan

Activity

Customer

Value Added

(CVA)

Customer

Non Value

Added

Masa

Proses

(Minit)

Masa

Menunggu

(Minit)

Jumlah

Masa

(Minit) BVA NVA

1 Pemohon serah borang / 0 0 0

2 Terima Dan Semak / 2 480 482

3 Semak & Daftar / 5 10 15

4 Rekod dan Tentukan Kategori Permit / 5 20 25

5 Lulus & Penetapan Kadar Permit / 5 20 25

6 Kemasukan data ke dalam sistem

untuk jana surat, lesen dan resit /

10 0 10

7 Terima Keputusan / 0 0 0

TOTAL 27 530 557

Value Analysis of Process (Permit Tidak Kritikal) As-Is

CVA and BVA – Simplify and Optimize

NVA – Eliminate

Rule of Thumb:

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PT

(Kaunter)

PT (Permit)

PPKP

Jabatan

Teknikal

PPT

1.Serah Borang

8.Kemasukan data ke dalam sistem

untuk jana surat, lesen dan resit

MP: 5M

9. Pemohon

Membuat Bayaran

Proses Kerja Semasa (As-Is) DENGAN PENAMBAHBAIKAN Permit Sementara - Kritikal

2.Terima &

Semak

MP ; 2m

7. Kelulusan &

Penetapan

kadar permit

MP ; 30 Mt

MM: 10 Hari

MM: 1 hari

4. Rekod dan Tentukan

Kategori Permit dan minta

ulasan Jabatan Teknikal

melalui emel

MP :5m MM: 1 Hari

5. Ulasan Jabatan

Teknikal

6. Lawatan

Tapak

MP:

3. Semak &

Daftar

MP : 5m

MM: 10 minit

Ulasan bersepadu

Jabatan Teknikal dan dibuat pada

hari Selasa setiap minggu

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PT

(Kaunter)

PT (Permit)

PPKP

PPT

1.Serah Borang

6. Kemasukan data ke

dalam sistem untuk jana

surat, lesen, resit dan

makluman kepada

pemohon melalui telefon

MP: 10m

Pemohon

Membuat Bayaran

Proses Kerja Semasa (As-Is) DENGAN PENAMBAHBAIKAN Permit Sementara - Tidak Kritikal ( Shopping Kompleks)

2.Terima &

Semak

MP ; 2m

5. Lulus &

Penetapan

kadar permit

MP ; 5m

MM: 1 hari 4. Rekod dan

Tentukan

Kategori Permit

MP :5m

MM: 20 minit

MM: 20 minit

3. Semak dan

daftar

MP: 5m

MM:

10 minit

7. Terima

keputusan

Turun kuasa kelulusan kepada PT (Kaunter) dan PT kaunter akan dilatih memberikan

kadar

PROSES ‘TO BE’ Permit Sementara

a) Kritikal

b)Tidak Kritikal (Shopping Compleks)

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PT

(Kaunter)

PT (Permit)

PPKP/

JABATAN

TEKNIKAL

DALAMAN

PPT

1.Serah Borang

6.Kemasukan data ke

dalam sistem untuk jana

surat, lesen dan resit

makluman kepada

pemohon melalui telefon

MP: 5 mt

7. Pemohon

Membuat Bayaran

Proses Kerja Semasa (To-Be) Permit Sementara - Kritikal

2.Terima &

Semak

MP; 2 mt

MM: 5 Hari

MM: 1 hari

4. Rekod dan

Tentukan Kategori

Permit dan minta

ulasan Jabatan

Teknikal melalui emel

MP:15 mt

MM: 1 Jam

5. Ulasan

Bersepadu

MP:4 jam

3. Semak fail untuk

laporan

MP: 5 mt

MM 10minit

Activity

Customer

Value Added

(CVA)

Customer

Non Value

Added

Masa

Proses

(Minit)

Masa

Menunggu

(Minit)

Jumlah

Masa

(Minit) BVA NVA

1 Pemohon serah borang / 0 0 0

2 Terima Dan Semak / 2 480 482

3 Semak fail untuk laporan / 5 60 65

4

Rekod dan Tentukan Kategori Permit

dan minta ulasan Jabatan Teknikal

melalui emel / 15 2400 2415

5 Ulasan Bersepadu / 240 10 250

6

Kemasukan data ke dalam sistem untuk

jana surat, lesen dan resit makluman

kepada pemohon melalui telefon / 5 0 5

7 Pemohon Terima Keputusan / 0 0 0

TOTAL 267 2950 3217

Value Analysis of Process (Permit Kritikal) To-Be

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PT

(Kaunter)

PT (Kaunter

Bayaran)

PT (Permit)

PPT

1.Serah Borang

3.Kemasukan data ke

dalam sistem untuk jana

surat, lesen dan resit

MP: 5 mt

4. Menerima Bayaran

Lesen

MM: 15 mt

Proses Kerja Semasa (To-Be) Permit Sementara - Tidak Kritikal ( Shopping Kompleks)

2.Terima &

Semak

MP; 2 mt

Rekod untuk

laporan

Sahkan laporan

5. Cetak Lesen

MP: 3 mt

6. Pemohon

terima lesen

Activity

Customer

Value Added

(CVA)

Customer

Non Value

Added

Masa

Proses

(Minit)

Masa

Menunggu

(Minit)

Jumlah

Masa

(Minit) BVA NVA

1 Pemohon serah borang / 0 0 0

2. Terima Dan Semak / 2 0 2

3. Kemasukan data ke dalam sistem

untuk jana surat, lesen dan resit /

5 0 5

4. Menerima Bayaran Lesen / 0 15 15

5. Cetak Lesen / 3 0 3

TOTAL 10 15 25

Value Analysis of Process (Permit Tidak Kritikal) To-Be

No. Perkara Sebelum Selepas

1.

Kecekapan Kerja

a)Kritikal

b)Tidak Kritikal

a) 4.85%

b) 4.31%

a) 64.71%

b) 1.073%

2.

Masa keseluruhan proses

a)Kritikal

b)Tidak Kritikal

a) 14 hari 2 Jam

b) 1 hari 2 Jam

a) 7 hari

b) 25 minit

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

PERMIT SEMENTARA

PERMIT SEMENTARA

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-

undang (nyatakan

akta/peraturan)

Enakmen Hiburan dan tempat-

tempat hiburan 1995

Enakmen Hiburan dan tempat-

tempat hiburan 1995

2. Piagam

Pelanggan (Masa

Kelulusan)

a) Kritikal - 14 Hari

b) Tidak Kritikal - 14 Hari

a) Kritikal - 10 Hari

b) Tidak Kritikal - 1 Jam

3. Caj/bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

Borang = RM 5

Kelulusan = 20 ringgit sehari

sepetak

Borang = RM 5

Kelulusan = 20 ringgit sehari

sepetak

4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

Borang Permit Borang Permit

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

PERMIT SEMENTARA

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

5. Tempoh

sahlaku

6. Pembaharuan Tiada Tiada

7. Agensi yang

dirujuk

Perbendaharaan MBPJ

Penguatkuasa MBPJ

Perbendaharaan MBPJ

Penguatkuasa MBPJ

8. Keperluan

Dokumen

sokongan

1. Surat Kebenaran Pemilik

Tapak/ Tanah/ Bangunan.

2. Borang 49.

3. Borang 9,

4. MAA,

5. Salinan Mykad

6. Pelan Lantai

7. Surat Rasmi Mengadakan

Aktiviti

1. Surat Kebenaran Pemilik

Tapak/ Tanah/ Bangunan.

2. Borang 49.

3. Borang 9,

4. MAA,

5. Salinan Mykad

6. Pelan Lantai

7. Surat Rasmi Mengadakan

Aktiviti

9. Kaedah

Permohonan Manual Manual BLESS

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Isu dan Cabaran

Waste Isu Penambahbaikan

Correction

Over Process Ulasan teknikel dibuat secara

berasingan oleh ppkp dan jabatan

teknikel

Ulasan bersepadu Jabatan Teknikal dan dibuat

pada hari Selasa setiap minggu

Over Produce

Waiting Untuk permit tidak kritikal, penentuan

kadar oleh PPT dan kelulusan oleh

PPKP mengambil masa yang lama

Turun kuasa kelulusan kepada PT (Kaunter) dan

PT kaunter akan dilatih memberikan kadar

Transportation Pemohon perlu datang ke MBPJ

samata-mata untuk membeli borang

Cadangan memansuhkan wajib pembelian

borang dan diganti dengan caj pemprosesan.

Borang disediakan di laman web dan boleh

didownload secara percuma. Pemohon yang

mengambil borang di kaunter, masih dikenakan

bayaran.

Inventory

Motion