PK-KKTM-18 Pendaftaran Pelajar Dan Minggu Silaturrahim

PK-KKTM/18

PENDAFTARAN PELAJAR DAN MINGGU SILATURRAHIM

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0

Tarikh : 1 Julai 2015

1.0 TUJUAN

Merancang dan melaksanakan program Pendaftaran Pelajar dan Minggu Silaturrahim

(MSR) berjalan dengan lancar dan teratur.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Ahli Jawatankuasa MSR semasa pendaftaran pelajar-

pelajar baru yang akan mengikuti latihan dan perlaksanaan MSR pada setiap

semester.

3.0 RUJUKAN

3.1 Panduan Minggu Silaturrahim IKM/KKTM

3.2 Buku Program MSR

3.3 Buku Panduan Tatatertib dan Disiplin Pelajar

4.0 SINGKATAN

4.1 MSR - Minggu Silaturahim atau Minggu Haluan Siswa

4.2 TP (KPHP) - Timbalan Pengarah (Khidmat Pengurusan &

Hal Ehwal Pelajar)

4.3 BKT - Bahagian Kemahiran dan Teknikal MARA

4.4 PPT(K) - Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)

4.5 PT(HEP) - Pembantu Tadbir (Hal Ehwal Pelajar)

4.6 UPP - Unit Penilaian dan Persijilan

5.0 DEFINISI

5.1 Penyelaras MSR - Pengerusi AJK Induk MSR yang dilantik oleh

Pengarah

PK-KKTM/18


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


5.2 AJK Induk MSR - Ahli Jawatankuasa Induk yang dilantik oleh

TP (KPHP) bagi menguruskan program MSR

5.3 AJK Kecil MSR - Ahli Jawatankuasa Kecil yang dilantik oleh

TP (KPHP) membantu AJK Induk MSR

5.4 Unit Disiplin - Unit yang bertanggungjawab memantau tahap

disiplin pelajar.

6.1 CARTA ALIRAN PROSES

6.2 Pendaftaran Pelajar Baru dan Minggu Silaturrahim

Lantikan Penyelaras MSR

Lantikan AJK Induk MSR

Mengadakan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Induk MSR

Menyediakan Kertas Kerja Program MSR

Lantikan AJK Kecil MSR

Mengurus dan Melaksanakan Hari Pendaftaran Pelajar Baru

Perlaksanaan Aktiviti Program MSR

Mesyuarat Post-Mortem

TAMAT

PK-KKTM/18


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


TAMAT

Lapor Diri dan Pendafataran Pelajar Kanan

6.3 Pendaftaran Pelajar Kanan

Pemakluman Tarikh Lapor Diri Pelajar Kanan

MULA

Semakan Keputusan Markah Kursus di e-Kemahiran

Makluman Status Keputusan

Markah KursusPelajar

Tamat Latihan

PK-KKTM/18


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


7.0 PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Pengarah

TP(KPHP)

Penyelaras MSR AJK Induk MSR

AJK Kecil MSR

1. Melantik Penyelaras MSR bagi menguruskan MSR

sebelum semester baru bermula.

2. Melantik AJK Induk MSR dan AJK Kecil MSR.

3. Mempengerusikan mesyuarat untuk merancang Program

MSR.

i. Pembahagian tugas kepada setiap AJK Induk;

ii. Aktiviti yang dijalankan adalah berpandukan

Panduan Minggu Silaturrahim IKM/KKTM

iii. Peruntukan Kewangan;

iv. Menyediakan Kertas Kerja Program MSR

4. Mengenal pasti skop kerja dan menentukan bilangan ahli

jawatankuasa kecil yang diperlukan.

5. Menyediakan Fail Pelajar yang diperlukan semasa hari

pendaftaran.

Pelaksanaan Pendaftaran Pelajar Baru 6. Menyemak dokumen-dokumen pendaftaran pelajar bagi

memastikan kesahihan maklumat bertepatan dengan

syarat yang ditetapkan. Semakan dibuat dengan

menggunakan:

i. Senarai Semak Dokumen Di Dalam Fail

ii. Senarai Semak Syarat Kemasukan Diploma

PK-KKTM/18


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0



PPT(K)

Pengarah/TP (KPHP)

Penyelaras MSR,

AJK Induk MSR dan AJK

Kecil MSR

,

7. Jika terdapat kesilapan maklumat/dokumen tidak

jelas/tidak memenuhi keperluan, dokumen dikembalikan

kepada pelajar untuk diperbetulkan.

8. Jika berlaku apa-apa kesangsian/keraguan, pelajar

tidak didaftarkan dan perlu dirujuk kepada TP(KPHP)

untuk tindakan selanjutnya.

10. Mewujudkan fail peribadi pelajar.

11. Menerima bayaran kemasukan dan lain-lain bayaran

yang berkaitan.

12. Mengadakan sesi taklimat kepada ibu bapa/penjaga.

Pelaksanaan Minggu Silaturrahim

13. Mengedarkan Buku Program MSR kepada AJK Induk

MSR dan semua Ketua Program / Jabatan.

14. Memberi taklimat kepada pelajar mengenai program

MSR dan melaksanakan aktiviti yang ditetapkan di

dalam Buku Program MSR.

15. Mengadakan mesyuarat Post Mortem selepas MSR

berakhir. Minit Mesyuarat Post Mortem diserahkan

kepada TP(KPHP) untuk tindakan penambaikan pada

semester berikutnya.

PK-KKTM/18


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0



TP(KPHP)

UPP

Unit Disiplin

Unit HEP

Pelaksanaan Pendaftaran Pelajar Kanan

16. Memaklumkan tarikh lapor diri kepada pelajar kanan

sebelum semester berakhir seperti mana yang

terkandung di dalam Kalendar Akademik.

17. Pelajar kanan menyemak status melalui e-Kemahiran.

Pelajar kanan yang mendapat Kedudukan Gagal (KG)

dimaklumkan melalui telefon dan Surat

Pemberhentian Pelajar. Hanya pelajar yang lulus

sahaja layak untuk membuat pendaftaran.

18. Membuat saringan meliputi aspek rapi diri dan disiplin

pelajar di Kaunter Unit Disiplin sepertimana yang

digariskan di dalam Buku Panduan Tatatertib dan

Disiplin Pelajar.

19. Menerima bayaran dan mengeluarkan resit bayaran

yuran pelajar kanan di Kaunter Unit HEP.

PK-KKTM/18


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


8.0 REKOD KUALITI

TANDA

PENGENALAN TANGGUNGJAWAB PENYIMPANAN

TEMPOH

PENYIMPANA

N

PERLINDUNGAN PELUPUSAN

Senarai Nama Pelajar (BKT)

TP(KPHP)

Unit HEP

1 tahun

Kabinet

Jadual

Pelupusan Rekod

Urusan Am Arkib

Negara Malaysia

Senarai Semak Syarat Kemasukan Diploma

PT(HEP) Unit HEP 1 tahun Kabinet

Fail Pelajar PT(HEP) Unit HEP 1 tahun Kabinet

Kertas Kerja Program MSR

AJK MSR Bilik Pensyarah

1 tahun Kabinet

Surat Lantikan Penyelaras, AJK Induk MSR dan AJK Kecil MSR


1 tahun Kabinet

Minit Mesyuarat MSR


1 tahun Kabinet

Kalendar Akademik

TP(KPHP) Unit HEP 1 tahun Kabinet

Resit Bayaran Yuran Pelajar

PT(HEP) Unit HEP 1 tahun Kabinet

PK-KKTM/18


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


9.0 REKOD PINDAAN

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini

sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

No BPD Tarikh Butir-butir Pindaan Catatan

PK-KKTM-18 Pendaftaran Pelajar Dan Minggu Silaturrahim

Documents

Transcript of PK-KKTM-18 Pendaftaran Pelajar Dan Minggu Silaturrahim