PROSEDUR KUALITI TERAS LATIHAN REKOD PINDAAN€¦ · PROSEDUR KUALITI TERAS LATIHAN REKOD PINDAAN...

PROSEDUR KUALITI TERAS

LATIHAN

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh

15.8.05 1 Asal

04.05.09 2 3.0 Penilaian Prosedur

Pindaan perkara di para 1.0




NO. KELUARAN : 4

TARIKH KUATKUASA : 04.05.2009


BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT

JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 1 / 7

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah untuk mengurus, menyedia dan melaksanakan program latihan

jabatan bagi melahirkan lapisan kakitangan yang terlatih, berkemahiran dan cekap untuk

meningkatkan produktiviti jabatan.

2.0 SKOP

Mengenalpasti, menyediakan dan melaksanakan program serta menilai latihan/ kursus

yang telah diberikan kepada lapisan pegawai yang dianjurkan oleh jabatan dan pihak

luar.



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 2 / 7

3.0 PERINCIAN PROSEDUR

Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan

� Rekod Kualiti

1.0 Keperluan Latihan KPP/PP 1.1. Mengenalpasti keperluan latihan

setiap pegawai berdasarkan : 1.1.1. BKLP (Borang Keperluan

Latihan Pegawai) 1.1.2. Skop/ Bidang Kerja 1.1.3. Set Lengkap Panduan

Latihan Jabatan untuk 3 tahun.

1.1.4. Tahun Berkhidmat (Carta Tempoh Berkhidmat)

1.1.5. Tawaran Kursus anjuran pihak luar dari masa ke semasa

� BKLP (JPBD Sel./B/PK/05)

KPP/PP/PPP(K) 1.2. Membuat edaran BKLP kepada semua lapisan kakitangan di awal tahun.


KPP/PP 1.3. Menyediakan analisis berdasarkan BKLP dengan menyenaraikan permintaan latihan yang melebihi 60% sebagai panduan keutamaan latihan.


KPP/PP/PPP(K)/PPP

1.4. Menyediakan takwim latihan tahunan.

2.0 Pengurusan Dan Perlaksanaan Latihan

Anjuran Jabatan Yang Dijalankan Di Dalam Pejabat

P/KPP 2.1. Kemukakan cadangan latihan/ kursus kepada P atau;

2.2. Arahan perlaksanaan melalui keputusan mesyuarat / jawatankuasa berkaitan.



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 3 / 7

3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)

Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan � Rekod Kualiti

PP/PPP/JT(K)/JT

2.3. Semak cadangan pegawai. Sekiranya tidak setuju, arah buat pindaan dan sekiranya setuju, sahkan cadangan berserta senarai pegawai yang terlibat.

PPP(K)/PPP/ JT(K)

2.4. Sediakan memo penyertaan pegawai berkaitan dan kemukakan kepada P/TP/KPP/PP untuk ditandatangani.

PPP/JT(K)/JT 2.5. Edar memo kepada Pegawai berkaitan berserta ; 2.5.1. BPKL (Borang Pengesahan

Kehadiran Latihan) 2.5.2. BPLK (Borang Penilaian

Latihan Kemahiran ) – Penilaian hanya dibuat bagi kursus/ latihan yang melibatkan teknikal/ kemahiran sahaja. Penilaian dibuat 2 bulan dari tarikh kursus.

� BPKL (JPBD Sel./B/PK/04)

� BPLK (JPBD Sel./B/PK/06)

PPP/JT(K)/JT 2.6. Dapatkan semula perkara 2.5.1 dan 2.5.2 (jika perlu) daripada Pegawai berkaitan.

PPP/JT(K)/JT 2.7. Rekodkan kehadiran latihan pegawai di dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Pegawai.

� BRKLJ



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 4 / 7



3.0 Pengurusan Penyertaan Latihan Yang Dianjurkan Pihak Luar

KPP/PP 3.1 Terima arahan dari P berkaitan surat penyertaan latihan yang diterima oleh penganjur.

PP 3.2 PP berbincang dengan P senarai nama cadangan. Jika P setuju, diteruskan pendaftaran. Jika P tidak setuju di arah buat pindaan.

� Fail Berkaitan

PPP(K)/PPP/ JT(K) /JT

3.3 Hantar borang penyertaan latihan kepada pihak penganjur untuk pengesahan pegawai yang akan hadir melalui surat / fax / email.

PPP/JT(K)/JT 3.4 Edar memo kepada Pegawai berkaitan berserta ; 3.4.1 BPKL (Borang Pengesahan

Kehadiran Latihan) 3.4.2 BPLK (Borang Penilaian

Latihan Kemahiran) – Penilaian hanya dibuat bagi kursus/ latihan yang melibatkan teknikal/ kemahiran sahaja. Penilaian dibuat 2 bulan dari tarikh kursus.


� BPLK (JPBD Sel./B/PK/06)

PP/PPP/JT(K)/JT 3.5 Memaklumkan kepada Bahagian Pentadbiran untuk urusan pengeluaran pesanan tempatan untuk pembayaran latihan dan penginapan (jika perlu).



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 5 / 7



PPP/JT(K)/JT 3.6 Dapatkan semula perkara 3.4.1 dan 3.4.2 (jika berkaitan) daripada Pegawai berkenaan.

PPP/JT(K)/JT 3.7 Rekodkan kehadiran latihan pegawai di dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan.

� BRKLJ

4.0 Pengurusan Penyertaan Kursus Wajib Dan Tujuan Pengesahan Dalam Jawatan

KPP/PP 4.1 Terima arahan dari P berkaitan surat penyertaan kursus berkaitan oleh penganjur.

KPP/PP/PPP(K) 4.2 Mengenalpasti dan mengurus penyertaan pegawai berkaitan ke : 4.2.1 Kursus Induksi Umum 4.2.2 Kursus Induksi Khusus (bagi

lantikan SPN sahaja, pihak Jabatan menyediakan Kursus Induksi Khusus)

4.2.3 Peperiksaan Skim Perkhidmatan

� Fail Berkaitan

PPP/JT(K)/JT 4.3 Edar memo kepada Pegawai berkaitan berserta ; 4.3.1 BPKL (Borang Pengesahan

Kehadiran Latihan)


PP/PPP/JT(K)/JT 4.4 Memaklumkan kepada Bahagian Pentadbiran untuk urusan pengeluaran Pesanan Tempatan untuk pembayaran latihan dan penginapan (jika perlu).



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 6 / 7



PPP/JT(K)/JT 4.5 Dapatkan semula perkara 4.3.1 daripada Pegawai berkenaan

PPP/JT(K)/JT 4.6 Rekodkan kehadiran latihan pegawai di dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan.

� BRKLJ

5.0 Pengurusan Penyertaan Bagi Penilaian Tahap Kecekapan (PTK)/ Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL)

KPP/PP/PPP(K) 5.1 Terima arahan dari P berkaitan surat tawaran PTK/ KPSL dari penganjur

PPP(K)/PPP/ JT(K)

5.2 Mengenalpasti dan mengurus penyertaan pegawai yang layak menduduki sebagaimana pekeliling

PPP/ JT(K)/ JT 5.3 Edar memo kepada Pegawai berkaitan berserta ; 5.3.1 BPKP (Borang Pengesahan

Kehadiran Peperiksaan)

� BPKP (JPBD Sel./B/PK/02)

PP/PPP/ JT(K)/ JT

5.4 Memaklumkan kepada Bahagian Pentadbiran untuk urusan pengeluaran pesanan tempatan untuk pembayaran latihan dan penginapan (jika perlu)

PPP/ JT(K)/ JT 5.5 Rekodkan kehadiran latihan pegawai di dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan.

� BRKLJ



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 7 / 7



6.0 Menyediakan Rekod Kehadiran Latihan Jabatan

PP/PPP(K)/PPP/ JT(K)/ JT

6.1 Kemaskini Rekod Kehadiran Latihan setiap pegawai.

� BRKLJ

PPP(K)/PPP/ JT(K)/ JT

6.2 Menyediakan Analisis Pencapaian Latihan bagi semua pegawai.

KPP/PP 6.3 Menyerahkan kepada P untuk pengesahan / pemakluman didalam mesyuarat atau Jawatankuasa berkaitan.

PP/PPP(K)/PPP/ JT(K)/ JT

6.4 Menyimpan semua rekod berkaitan.

Tindakan semasa



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 8 / 7

4.0 LAMPIRAN

4.1 Carta Alir Pengurusan Penyertaan Latihan Anjuran Jabatan

Proses Tanggungjawab

KPP/PP

KPP/PP/PPP(K)

KPP/PP

KPP/PP/PPP (K)/ PPP

P/KPP

PP/PPP/ JT(K)/JT

PPP (K)/ PPP/ JT(K)

PPP/ JT(K)/JT

PPP/ JT(K)/JT

Edar BKLP kepada Semua Pegawai

Kenalpasti Keperluan Latihan

Sediakan Analisis Berdasarkan BKLP

Sediakan Takwim Latihan Tahunan

Kemukakan Cadangan Latihan/Kursus Kepada P / arahan pelaksanaan melalui keputusan mesyuarat

jawatankuasa berkaitan

Semak cadangan pegawai

Mula

Edar memo kepada pegawai yang terpilih bersama borang pengesahan kehadiran dan borang

penilaian latihan kemahiran (Jika Berkaitan)

A

Tindakan sebelum

Dapatkan Semula BPKL dan BPLK

Rekod Kehadiran Latihan Pegawai Dalam Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 9 / 7

4.2 Carta Alir Pengurusan Penyertaan Latihan Anjuran Pihak Luar

KPP/PP

PP PP

PPP(K)/PPP/JT(K)/JT

PPP/JT(K)/JT

PP/PPP/JT(K)/JT/ PT(K)

PPP/JT(K)/JT

PPP/JT(K)/JT

Relevan


Terima arahan dari P

Urus penyertaan pegawai

Edar memo kepada pegawai berkaitan berserta BPKL dan BPLK

Jika tidak relevan

Hantar borang penyertaan kepada pihak penganjur

Tamat

Semak

Maklum Bahagian Pentadbiran Urus pengeluaran pesanan tempatan (jika perlu)

Dapatkan semula BPKL dan BPLK dan sijil ( jika berkaitan ) dari pegawai berkenaan

Mula



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 10 / 7

4.5 Carta Alir Pengurusan Penyertaan Kursus Wajib Dan Pengesahan Jawatan

KPP/PP

KPP/PP/PPP (K)

PPP/JT(K)/JT


PPP/JT(K)/JT

PPP/JT(K)/JT



Edar memo kepada pegawai berkaitan berserta BPLK

Semak

Maklum Bahagian Pentadbiran Urus pengeluaran pesanan tempatan (jika perlu)

Dapatkan semula BPKL dan sijil ( jika berkaitan ) dari pegawai berkenaan

Mula

Kenalpasti dan Urus Penyertaan Pegawai (Yang Berkaitan)

Tamat



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 11 / 7

4.5 Carta Alir Pengurusan Penyertaan PTK / KPSL

KPP/PP/PPP (K)

PPP (K)/PPP/JT(K)

PPP/JT(K)/JT


PPP/JT(K)/JT

Rekod Kehadiran Latihan Pegawai Dalam Fail Berkaitan.


Edar memo kepada pegawai berkaitan berserta BPKP

Semak

Maklum Bahagian Pentadbiran urus pengeluaran Pesanan Tempatan (jika perlu)

Mula

Kenalpasti dan Urus Penyertaan Pegawai (Yang Berkaitan)

Tamat



JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2

LATIHAN


MUKA SURAT : 12 / 7

4.5 Carta Alir Penyediaan Rekod Kehadiran Pegawai

PP/PP/PPP(K)/PPP/JT(K)/JT

PPP(K)/PPP/JT(K)/JT

KPP/PP

PP/PP/PPP(K)/PPP/JT(K)/JT

Simpan Semua Rekod Berkaitan

Kemaskini Rekod Kehadiran Setiap Pegawai

Sediakan Analisi Pencapaian Latihan Bagi Semua Pegawai

Serahkan Pada P Untuk Pengesahan / pemakluman dalam mesyuarat atau

Jawatankuasa berkaitan

Mula

Tamat


JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2 LATIHAN


MUKA SURAT : 13 / 7

4.6 Glosari

i. Latihan Bermaksud kursus / bengkel / seminar yang dianjurkan oleh jabatan

atau agensi untuk meningkatkan tahap kecekapan pegawai

4.7 Singkatan

BKLP - Borang Keperluan Latihan Pegawai BPKP - Borang Pengesahan Kehadiran Peperiksaan BPLK - Borang Penilaian Latihan Kemahiran BPKL - Borang Pengesahan Kehadiran Latihan BRKLJ - Buku Rekod Kehadiran Latihan Jabatan

P - Pengarah

KPP - Ketua Penolong Pengarah

PP - Penolong Pengarah

PPP(K) - Penolong Pegawai Perancang (Kanan)

PPP - Penolong Pegawai Perancang

JTK - Juruteknik Kanan

JT - Juruteknik PT(K) - Pembantu Tadbir (Kanan) BP - Bahagian Pengurusan


JPBD.Sel./PT/04

NO. KELUARAN : 2 LATIHAN


MUKA SURAT : 14 / 7

4.8 Rekod Kualiti

No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan

i. Borang Keperluan Latihan Pegawai 5 tahun ii. Borang Pengesahan Kehadiran

Peperiksaan 5 tahun

iii. Borang Penilaian Latihan Kemahiran Bahagian

Perancangan Korporat

5 tahun

iv. Borang Pengesahan Kehadiran Latihan

5 tahun

v. Borang Keperluan Latihan Pegawai 5 tahun

PROSEDUR KUALITI TERAS LATIHAN REKOD PINDAAN€¦ · PROSEDUR KUALITI TERAS LATIHAN REKOD PINDAAN...

Documents

Transcript of PROSEDUR KUALITI TERAS LATIHAN REKOD PINDAAN€¦ · PROSEDUR KUALITI TERAS LATIHAN REKOD PINDAAN...