PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA …S) 01 PROSEDUR MESYUARAT KA… · Penambahbaikan perkhidmatan...
Transcript of PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA …S) 01 PROSEDUR MESYUARAT KA… · Penambahbaikan perkhidmatan...
-
PROSEDUR SOKONGAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.01
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 1 / 10
PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN PK(S)AKMAL.01
Disediakan oleh:
.
(Tandatangan)
Nama : Saidi Ismail
Jawatan : Penolong Kanan
Pengarah Kastam I
Tarikh :
Diluluskan oleh:
.
(Tandatangan)
Nama : Rosinah Ali
Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL
Tarikh :
-
PROSEDUR SOKONGAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.01
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 2 / 10
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.
Tarikh
No.Kandungan Muka surat
Bentuk Pindaan Tarikh
Diluluskan
-
PROSEDUR SOKONGAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.01
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 3 / 10
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan penilaian
berterusan dibuat ke atas Sistem Pengurusan Kualiti supaya ianya sentiasa
cekap, berkesan dan ditambah baik secara berterusan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Atasan AKMAL semasa
merancang dan mengendalikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
(MKSP).
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
3.1 MK.AKMAL.04 :
Seksyen 5.6 Kajian Semula Pengurusan
Seksyen 5.6.1 Am
Seksyen 5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan
Seksyen 5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan
Seksyen 8.4 Analisa Data
Seksyen 8.5 Penambahbaikan
-
PROSEDUR SOKONGAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.01
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 4 / 10
4.0 DEFINISI
4.1 Pemilik Proses Pengarah AKMAL.
4.2 Wakil Pengurusan Timbalan Pengarah AKMAL.
4.3 Timbalan Wakil
Pengurusan
Mana-mana Pegawai yang dilantik oleh
Pemilik Proses sebagai Timbalan Wakil
Pengurusan.
4.4 Urusetia ISO AKMAL Jawatankuasa yang terdiri daripada Wakil
Pengurusan,Timbalan Wakil Pengurusan,
Setiausaha, Pegawai Dokumentasi dan
Pasukan Petugas dalam Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti AKMAL.
4.5 PYB Pegawai yang bertanggungjawab ke atas
perlaksanaan sesuatu prosedur yang
ditetapkan.
5.0 SINGKATAN
5.1 WP - Wakil Pengurusan
5.2 TWP - Timbalan Wakil Pengurusan
5.3 MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
5.4 AKMAL - Akademi Kastam Diraja Malaysia
5.5 UIA - Urusetia ISO AKMAL
5.6 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab
5.7 PD - Pegawai Dokumen
-
PROSEDUR SOKONGAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.01
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 5 / 10
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
WP/TWP
1.
2.
Bincang dengan Pengarah AKMAL bagi menetapkan
tarikh, masa, tempat dan agenda MKSP.
Arahkan UIA menyediakan maklumbalas atau
laporan-laporan mengenai perkara-perkara berikut:
a. Kesesuaian dasar dan Objektif Kualiti kepada
kehendak semasa.
b. Penilaian prestasi Sistem Pengurusan Kualiti
berasaskan Objektif Kualiti yang ditetapkan.
c. Penilaian keberkesanan proses (Prestasi
Proses).
d. Laporan kepincangan dan ketidakpatuhan
serta tindakan-tindakan pembetulan yang
diambil.
e. Maklumbalas pelanggan termasuk aduan
pelanggan.
f. Laporan Audit Dalam.
g. Perkara-perkara yang boleh ditambahbaik dan
keperluan-keperluan perubahan.
h. Tindakan-tindakan susulan yang belum selesai
daripada kajian semula pengurusan yang
lepas.
i. Keperluan latihan organisasi.
j. Prestasi pembekal.
k. Laporan tindakan pembetulan dan
-
PROSEDUR SOKONGAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.01
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 6 / 10
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
pencegahan.
l. Cadangan-cadangan penambahbaikan.
UIA/Pegawai Kualiti
3.
Dapatkan maklumbalas-maklumbalas seperti di para
2 a I dan kemukakan kepada WP / TWP
WP/TWP
4.
Semak semua laporan yang diterima maklumbalas
yang dikemukakan untuk pembentangan sebelum
dibentang dalam MKSP.
Setiausaha UIA
5.
6.
7.
Kenalpasti tarikh yang telah ditetapkan untuk MKSP.
Sedia dan edarkan surat panggilan mesyuarat serta
laporan yang akan dibentangkan dalam MKSP.
Uruskan persediaan.
Pengarah AKMAL
8.
Pengerusikan mesyuarat.
WP / TWP / PYB
Bentangkan laporan-laporan seperti di para 2 a l
kepada sidang mesyuarat.
Pengarah AKMAL 10. Bincangkan laporan-laporan yang telah dibentangkan
dan putuskan tindakan yang merangkumi perkara-
perkara berikut:
-
PROSEDUR SOKONGAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.01
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 7 / 10
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
a. Penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan
Kualiti AKMAL ke atas proses-proses yang
terlibat.
b. Penambahbaikan perkhidmatan berkaitan
dengan keperluan pelanggan.
c. Keperluan sumber-sumber.
Setiausaha UIA
11
12
Sediakan dan semak deraf minit mesyuarat dan
dapatkan kelulusan Pengarah AKMAL.
Edarkan minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh
Pengarah AKMAL.
PYB
13
Laksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan
penambahbaikan berdasarkan keputusan yang dibuat
dalam mesyuarat.
WP / TWP
14
Buat susulan ke atas semua tindakan pembetulan
dan pencegahan yang diperlukan.
WP / TWP 15
Bincang dengan Pengarah AKMAL dimana perlu
mengenai tindakan susulan ke atas keputusan
mesyuarat untuk dilaporkan dalam mesyuarat MKSP
akan datang.
WP / TWP 16 Membuat susulan dan memastikan semua keputuan
dilaksanakan oleh pihak-pihak yang
bertanggungjawab dengan berkesan.
-
PROSEDUR SOKONGAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.01
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 8 / 10
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
UIA 17 Sahkan perlaksanaan keputusan mesyuarat.
-
PROSEDUR SOKONGAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.01
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 9 / 10
7.0 CARTA ALIRAN KERJA
MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
MULA
Selesai
Tetapkan mesyuarat
Arah penyediaan laporan
Semak Laporan ?
Bentang laporan
Edarkan minit mesyuarat
Tidak Lulus
Sediakan Laporan
Uruskan persediaan mesyuarat
Putuskan tindakan pembetulan / pencegahan
Sediakan minit mesyuarat dan kelulusan pengerusi
Pengerusikan mesyuarat
Lulus
Edarkan surat panggilan mesyuarat
Laksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan
Sediakan maklumbalas ke atas keputusan mesyuarat
Sahkan pelaksanaan keputusan mesyuarat
WP
Setiausaha UIA
WP
Setiausaha UIA
WP
Setiausaha UIA
Pengarah AKMAL
WP / TWP / PYB
Pengarah AKMAL
Setiausaha UIA
Setiausaha UIA
PYB
WP / TWP
Setiausaha UIA
-
PROSEDUR SOKONGAN
MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(S)AKMAL.01
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 10 / 10
8.0 REKOD KUALITI
BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH PENYIMPANAN
1. Fail MKSP Pejabat
Pengarah 5 Tahun
2. Fail Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti
Pejabat WP 5 Tahun
3. Fail Audit Kualiti Dalaman
Pejabat Ketua Audit Dalam
5 tahun
4. Fail Maklumbalas Pelanggan
Pejabat Pendaftar
5 tahun
9.0 LAMPIRAN Tiada