PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN Tarikh: · PDF file/ dan ditinggalkan di ruang bacaan atau /...

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P009

Halaman: 1/7

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN Tarikh: 30/05/2014 1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan proses yang dijalankan terhadap semua bahan yang digunakan oleh pelanggan atau / dan bahan baru diproses untuk ditempatkan ke rak.

2.0 SKOP Meliputi semua bahan yang dikembalikan di kaunter perkhidmatan perpustakaan atau / dan ditinggalkan di ruang bacaan atau / dan bahan baru diproses. Prosedur ini juga meliputi aktiviti mengemas dan menyusun bahan di rak, serta merekod bahan rosak untuk dibaikpulih.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen OPR/PSAS/GP03/BR GP Mengendali Bahan Rosak untuk Proses Baikpulih /

Pelupusan

UPM/PGR/P003 Prosedur Kawalan Produk/Perkhidmatan yang Tak Akur 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

BKK

BS

GP

KB

PAP

PKBS

PO

PP

PPF

PPKn

PPP

PPSK

PPV

PKSB

: Bahagian Koleksi Khas

: Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PKBS

: Garis Panduan

: Ketua Bahagian / Ketua Perpustakaan Cawangan

: Pembantu Am Pejabat

: Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak

: Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

: Pembantu Perpustakaan

: Pustakawan Penghubung Fakulti

: Pembantu Perpustakaan Kanan

: Penolong Pegawai Perpustakaan

: Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan

: Perpustakaan Perubatan Veterinar

: Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina



Halaman: 2/7

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN Tarikh: 30/05/2014 5.0 TANGGUNGJAWAB

KB bertanggungjawab memastikan semua staf yang terlibat mengikuti langkah-langkah dalam prosedur ini.



Halaman: 3/7

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN Tarikh: 30/05/2014

Mula

Terima bahan baru/dikembalikan/kumpul bahan ditinggalkan

Keadaanbahan baik?

Susun bahan di rak / troli penyisihan

Hantar bahan ke rak koleksi

Kemas bahan yang sedia ada di rak

koleksi

Keadaan bahan di rak

baik?

Lakukan bacaan rak

Tamat

Baik pulih/Pelupusan

7.1

7.2

7.3

7.11

7.4

7.5

7.6

7.8

7.14

7.9

Tidak

6.0 Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan Bahan

Ya

Tidak

Ya

Susun bahan dari rak /troli penyisihan

ke rak koleksi

7.10

7.12

7.13

Pemantauan/Penyelenggaraan

7.7

Laksana tugas pemantauan dan isi

borang laporan

Fail borang laporan

Penyelenggaraan

Pemantauan



Halaman: 4/7

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN Tarikh: 30/05/2014 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula.

7.2 Pemantauan atau Penyelenggaraan Bahan? 7.2.1 Jika tugas pemantauan, ikut langkah 7.12. 7.2.2 Jika tugas penyelenggaraan, ikut langkah 7.3.

PP/PPKn/PPP/ Pustakawan

7.3 Terima Bahan Baru Diproses atau / dan Yang Dikembalikan Pelanggan atau / dan Kumpul Bahan yang Ditinggalkan / Digunakan oleh Pelanggan di Ruang Bacaan.

PP/PPKn

7.4 Semak Keadaan Bahan Sama Ada Baik atau Tidak 7.4.1 Jika rosak (yang perlu dibaiki atau dilupuskan), ikut

langkah 7.11. 7.4.2 Jika bahan dalam keadaan baik, ikut langkah 7.5.

PP/PPKn

7.5 Susun Bahan di Rak / Troli Penyisihan.

PP/PPKn

7.6 Hantar Bahan Ke Rak Koleksi untuk Penyusunan.

PP/PPKn

7.7 Kemas dan Susun Bahan yang Sedia Ada di Rak Koleksi Mengikut Susunan Nombor Panggilan.

PP/PPKn

7.8 Semak Keadaan Bahan di Rak Koleksi, Sama Ada Baik atau Tidak 7.8.1 Jika rosak (yang perlu dibaiki atau dilupuskan), ikut

langkah 7.11. 7.8.2 Jika bahan dalam keadaan baik, ikut langkah 7.9.

PP/PPKn/ Pustakawan

7.9 Susun Bahan dari Rak / Troli Penyisihan ke Rak Koleksi. Pastikan 95% bahan disusun dengan betul dan kemas. Susun semula 90% bahan yang dipulangkan pelanggan dalam tempoh 1 hari bekerja ke rak.

PP/PPKn



Halaman: 5/7

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN Tarikh: 30/05/2014 Tindakan Tanggungjawab

7.10 Lakukan Bacaan Rak. Terus ke Langkah 7.14.

PP/PPKn/

Pustakawan

7.11 Asing dan Hantar Bahan ke Rak / Troli untuk Dibaikpulih

atau Dilupuskan (Rujuk GP Mengendali Bahan Rosak untuk Proses Baikpulih / Pelupusan (OPR/PSAS/GP03/BR). Terus Ke Langkah 7.14.

PP/PPKn

7.12 Laksana Tugas Pemantauan dan Isi Borang Laporan yang Berkaitan: - Borang Laporan Bacaan Rak (OPR/PSAS/BR03/LBR). - Borang Pemantauan Penyisihan Bahan

(OPR/PSAS/BR03/PSB).

PPKn/PPP/ Pustakawan/KB

7.13 Failkan Borang Laporan yang Telah Lengkap Diisi.

- Borang Laporan Bacaan Rak (OPR/PSAS/BR03/LBR) ke dalam Log Laporan Pemantauan Penyelenggaraan Bahan (OPR/PSAS/BL03/PPB).

- Borang Pemantauan Penyisihan Bahan (OPR/PSAS/BR03/PSB) ke dalam Log Laporan Pemantauan Penyisihan Bahan (OPR/PSAS/BL03/PSB).

PAP/PPKn/PPP/ PP/PO/

Pustakawan

7.14 Tamat.



Halaman: 6/7

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN Tarikh: 30/05/2014 8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/PSAS/BS/8.3.48 UPM/PSAS/BKK/8.4.42 UPM/PSAS/PPSK/8.11.46 UPM/PSAS/PPV/8.10.48 UPM/PSAS/PKSB/8.12.48 UPM/PSAS/PKBS/8.14.46 Pelupusan Bahan

KB KB BS BKK PPSK PPV PKSB PKBS

5 Tahun

KB

2. PGR/BL05/LOG-LTB Log Tindakan Pembetulan

- Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP)

KB KB BS BKK PPSK PPV PKSB PKBS

3 Tahun

KB

3. OPR/PSAS/BL03/PPB Log Laporan Pemantauan Penyelenggaraan Bahan - Borang Laporan Bacaan Rak

(OPR/PSAS/BR03/LBR)

PP/PPP/ Pustakawan/

PPKn/KB

PP/PPP/ Pustakawan/

PPKn/KB

BS BKK PPSK PPV PKSB PKBS

1 Tahun

KB

4. OPR/PSAS/BL03/PSB Log Laporan Pemantauan Penyisihan Bahan - Borang Pemantauan

Penyisihan Bahan (OPR/PSAS/BR03/PSB)

PP/PPP/ Pustakawan/

PPKn/KB

PP/PPP/ Pustakawan/

PPKn/KB

BS BKK PPSK PPV PKSB PKBS

1 Tahun

KB



Halaman: 7/7

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN Tarikh: 30/05/2014 9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan

Ketua Pustakawan WP 03/01/2011

02 01 OPR(PSAS)-2/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses


02 02 OPR(PSAS)-1/2012

Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012


02 03 OPR(PSAS)-2/2014

Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas


PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN Tarikh: · PDF file/ dan ditinggalkan di ruang bacaan atau /...

Documents

Transcript of PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN Tarikh: · PDF file/ dan ditinggalkan di ruang bacaan atau /...