8/6/2019 soalan esei induksi 2011

1/5

15. En K, penolong pegawai tadbir Gred N27 berhajat utk menunaikan ibadah haji padatahiun ini. beliau telah berkhidmat dlm perkhidmatan awam selama 4 tahun dan hanyamempunyai baki cuti sebanyak 20 hari pada tahun ini.

Bolehkah En K memohon cuti haji pada tahun ini ?. Sila nyatakan syarat2 permohonan cutihaji kpd beliau.

En K boleh memohon cuti haji pada tahun ini jika dia belum menggunakancuti haji sebelumnya.

Kj boleh meluluskan cuti haji bergaji penuh selama 40 hari termasuk cutihujung minggu dan hari pelepasan am .

Sekiranya pegawai memerlukan tempoh lebih dari 40 hari atas sebab2tertentu, pegawai bolehlah memohon menggunakan cuti rehatnya atau cutitanpa gaji.

Syarat2 cutio Sekali sahaja di dlm tempoh perkhidmatan

o Pegawai telah berkhidmat tidak kurang dari 4 tahun

o Telah disahkan dlm perkhidmatan

o Jika berjawatan sementara, pegawai telah berkhidmat tidak kurang

dari 6 tahun secara berterusan.

1. Proses kerja . yang terdapat didalam manual prosuder kerja dan fail meja ialah rangkaian

tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagimelaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehidaripadanya.

Jawapan:

Kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada proses kerja yang terdapat didalam MPKdan FM ialah;

a. mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugasb. memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalanakan

tugasc. membantu kerja penyeliaan

d. memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila mengemaskinikandiperlukan

e. mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulangf. memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja barug. mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang pegawaih. memudah dan melicinkan urusan harian pejabati. menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan

2. Manual Prosuder Kerja (MPK) dan Fail meja adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu

ada dalam sesebuah pejabat. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yangdapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti pejabat keseluruhannya.

a) Nyatakan maklumat-maklumat yang terkandung di dalam kedua-dua dokumentersebut

b) Bagaimanakah MPK dan FM dikatakan sangat berguna kepada anggota yangbaru dilantik atau anggota yang baru bertukar ?

Jawapan:

a) (i) maklumat dalam MPK

Gambaran menyeluruh mengenai jabatan atau pejabat seperti sejarah danrasional penubuhan jabatan/pejabat/objektif, fungsi/prosuder dan pegawai ataustaf yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur-prosuder tersebut

52

8/6/2019 soalan esei induksi 2011

2/5

(ii) maklumat dalam FM

panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorangindividu setiap hari.

Senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan ataupejabat.

Rangkaian prosuder dan senarai semak (checklist)

Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab

seseorang individu. Objektif jabatan, objektif bahagian dan unit

Carta kedudukan individu dalam bahagian atau unit masing-masing bagimembantu indivisu-individu memahami peranan mereka dalam jabatan ataupejabat.

(iii) perbezaan dari focus dan tujuan

MPK

dokumen rujukan peringkat jabatan

berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan

satu MPK untuk satu jabatan

mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan

FM

Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan

Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu

Satu FM bagi satu jawatan

Mengandungi maklumat / panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkanbagi satu-satu jawatan

(b) MPK dan FM sangat berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawaibaru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan/pejabat.

(i) biasanya pegawai-pegawai baru ini sukar memahami kerja baru dan merekakerap kali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara

menjalankan tugas. Mereka bergantung kepada pengalaman rakan-rakan yangterdahulu dan tiada dokumen rasmi untuk dirujuk.

(ii) Sebelum MPK dan FM diperkenalkan pekerja-pekerja melaksanakan tugasberasaskan pengalaman dan tunjukajar pekerja-pekerja lama.

(iii) Kini pegawai-pegawai baru dapat mempelajari dengan cepat tugas-tugas barumereka daripada MPK dan FM.

18. En H bertangung jawab utk mencatat minit pada setiap mesyuarat pengurusan bulanan BahagianPembangunan Kementerian Kerja Raya. Baru2 ini mesyuarat tsb telah diadakan pada 7 Mei 2010. Silabincangkan apakah tindakan selepas mesyuarat yg perlu diambil oleh en H sebelum mesyuaratpengurusan bulanan seterusnya diadakan.

Tindakan tindakan selepas mesyuarat

a) Penyediaan minit

Draf minit utk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kpd pengerusi Jk utk mendapatpersetujuan tidak lewat 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.

Minit mesyuarat yg telah diluluskan oleh pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kpd ahli2mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan

53

8/6/2019 soalan esei induksi 2011

3/5

b) Format minit mesyuarat

Format minit mesyuarat hendaklah disusun, mengikut susunan agenda mesyuarat

c) Susunan Nama ahli2 mesyuarat

Catatan nama ahli2 mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahli2 yg ahdir

d) Catatan Perbincangan

Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat, tepat dan jelas.

Catatan setiap yg dibincangkan hendaklah diikuti dgn nota yg menunjukkan sama ada tindakanlanjut diperlukan atau utk makluman sahaja

e) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

Ahli2 mesyuarat atau mana2 pihak lain yg telah diberi tangung jawab melaksanakan sesuatukeputusan hendaklah memberi maklum balas kpd urusetia mesyuarat

Urusetia pula bertangungjawab utk mengesan pelaksanaan keputudsan 2 mesyuarat tsb

Oleh yg demikian adalah mestahak satu rekod disediakan utk mengesan maklum balas bagikeputusan 2 mesyuarat yg penting.

Utk menentukan urusetia menerima maklum balas spt yg dikehendaki , pengerusi mesyuarathendaklah dari semasa ke semasa menekanlkan supaya pemberian maklum balas disediakandan dihantar mengikut jadual.

Sebagai norma kerja, maklum balas patut diterima oleh urusetia selewat2nya seminggu sebelumtarikh mesyuarat berikutnya

f) Laporan maklumbalas oleh urusetia

Maklumbalas yg diterima oleh urusetia hendaklah diedarkan utk perhatian ahli2 mesyuarat

Urusetia hendaklah menyusun maklumbalas2 yg diterima mengikut tajuk2 spt di dlm minitmesyuarat

Utk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli2 mesyuarat, urusetia

hendaklah membuat ringkasan dan penganaliusisan terhadap maklumbalas2 yg diterima.

g) Menentukan format maklumbalas dari kementerian/jabatan

Kementerian/jabatan yg bertangung jawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklahmenghantar maklumbalas kpd urusetia mesyuarat dengan menggunakan format yg telahditetapkan

h) Penyediaan laporan maklumbalas oleh kementerian/jabatan bertangung jawab

Dlm keadaan dimana keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaanprogram2 yg melibatkan seluarh agensi2 perkhidmatan awam, bertangung jawab penyediaanlaporan maklumbalas hendaklahdiberi kpd agensi yg bertangung jawab menyelaras pelaksanaanprogram tsb.

maklumbalas2 yg diterima oleh urusetia hendaklah diserahkan kpd agensi berkenaan utkmembuat ringkasan dan penganalisisan serta menyediakan laporan maklumbalas

agensi berkenaan hendaklah menyediakan laporan maklumbalas dlm tempoh 2 minggu.1. Bagi mencapai matlamat wawasan 2020, terdapat sembilan cabaran yang harus diatasi.

Huraikan cabaran tersebut.

Jawapan:

Sembilan cabaran yang telah dikenalpasti ialah

54

8/6/2019 soalan esei induksi 2011

4/5

i. mewujudkan negara Malaysia bersatu yang mempunyai matlamat yang serupa dandikongsi bersama.

Ia mesti menjadi negara yang aman, berintegrasi di peringkat wilayah dankaum,hidup dalam harmoni, bekerjasama sepenuhnya,secara adil dan didokong olehsatu bangsa Malaysia yang mempunyai kesetiaan politik dan dedikasi kepadanegara.

ii. mewujudkan masyarakat yang berjiwa bebas, tenteram dan maju dengan keyakinanterhadap diri sendiri,bangga dengan apa yang dicapai serta gagah menghadapipelbagai masalah.

Masyarakat Malaysia ini mesti dapat dikenali melalui usaha mencapaikecemerlangan, sedar semua kemampuannya,tidak mengalah kepada sesiapa, dandan dihormati oleh rakyat negara lain.

iii. mewujud dan membangunkan masyarakat demokratik yang matang, mengamalkansatu bentuk persefahaman yang matang, demokrasi Malaysia berasaskanmasyarakat yang boleh menjadi contoh kepada banyak negara membangun.

iv. Mewujudkan masyarakat yang sepenuhnya bermoral dan beretika, yang manawarganegara kukuh dalam nilai agama,dan kejiwaan dan didorong oleh tahap etikayang tinggi

v. Mewujudkan masyarakat liberal dan bertolak ansur, rakyat pelbagai kaum bebas

mengamalkan adat,kebudayaan dan kepercayaan agama masing-masing dan padamasa yang sama meletakkan kesetiaan mereka pada satu negara

vi. Mewujudkan masyarakat saintifik dan progresif, mempunyai daya perubahan tinggidan memandang ke depan, yang bukan sahaja menjadi pengguna teknologi tetapi

juga meyumbang kepada tamaddun saintifik dan teknologi masa depanvii. Mewujudkan masyarakat penyayang dan budaya menyayangi iaitu system social

yang mana kepentingan masyarakat lebih utama daripada diri sendiri dan kebajikaninsane tidak berkisar kepada negara atau individu tetapi di sekeliling systemkekeluargaan yang kukuh.

viii. Memastikan masyarakat yang adil dalam bidang ekonomi iaitu masyarakat yang

melaksanakan pengagihan kekayaan negara secara adil dan saksama di manawujud perkongsian sepenuhnya bagi setiap rakyat dalam perkembangan ekonomi.Masyarakat sedemikian tidak akan wujud jika masih ada pengenalan kaumberdasarkan fungsi ekonomi berdasarkan kaum; dan

ix. Mewujudkan masyarakat makmur yang mempunyai ekonomi bersaing, dinamik,giatdan kental.

1. Antara langkah yang boleh diambil oleh jabatan dalam usaha memelihara rekod-rekodkerajaan semasa dalam jagaan mereka dari sebarang kerosakan ialah dengan mendapatkannasihat tentang pemeliharaan rekod dari Jabatan Arkib Negara.

a) nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan rekod kerajaanb) selain daripada mendapatkan nasihat jabatan arkib Negara, nyatakan lima usaha lain

yang boleh dilakukan oleh jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan mereka.

Jawapan:

a) Nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan rekod kerajaan

Rekod kerajaan ialah segala jenis, dokumen,rekod,daftar,bahanbercetak,buku,peta,pelan,lukisan,gambar,mikrofilem,filem,filem wayang gambar danrakaman suara,yang diterima atau yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan kerajaandalam apa-apa bentuk untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.

b) Memelihara rekod jabatan

i. rekod mesti dipelihara dengan baik

55

8/6/2019 soalan esei induksi 2011

5/5

tiap-tiap jabatan hendaklah mengambil tindakan yang sesuai untuk memelihara rekod-rekod kerajaan dari sebarang kerosakan dan kemusnahan semasa dalam jagaanmereka. Nasihat-nasihat pakar yang percuma tentang pemeliharaan rekod-rekod bolehdidapati dengan menghubungi Ketua Pengarah Arkib Negara

ii) bilik simpanan mesti sesuai

jabatan hendaklah menentukan bahawa rekod-rekod disimpan dalam bilik-bilik sesuaiyang tidak lembab,bocor atapnay atau berlubang-lubang dindingnya.Bilik simpananrekod ini mestilah terhindar dari bahaya banjir atau bahang matahari dan juga selamatdari tikus dan serangga termasuk anai-anai.untuk menjaga dari kelembapan, bilik-biliksimpanan memerlukan pusingan udara seperti pesangan kipas angina atau dihawadinginka n.

iii) rekod patut disimpan di atas rak-rak

rekod-rekod hendaklah jangan diletakkan di atas lantai. Sebaik-baiknya digunakan rak-rak besi yang memberi ruang sebanyak enam inci di antara lantai dan rak pertamasupaya memudahkan pusingan udara dan pembersihan. Sekiranya rak-rak kayudigunakan maka ini hendaklah diawasi daripada anai-anai atau bubuk-bubuk denganmenyemburkan dieldrin terlebih dahulu kepada rak kayu.

iv) mongering rekod dan lain-lain tindakan

rekod-rekod yang basah hendaklah dianginkan supaya kering dan jangan sekali-kalidijemur atau disalai. Rekod-rekdo yang berlapuk hendaklah dibersihkan dari lapuknya,dan yang beranai-anai atau dimasuki oleh semut atau lain-lain serangga hendaklahdikeluarkan dan dibinasakan serangga-serangga itu. Arkib Negara akan sedia membantuJabatan-jabatan dalam hal ini.

v) rekod koyak perlu dibaiki

rekod-rekod yang koyak hendaklah ditampal dengan kertas lain dengan menggunakanpelekat yang boleh dibuat daripada tepung ubi kayu ataupun yang ada dijual di kedai-kedai dalam bentuk yang serupa. Gam cair atau tape cellulose tidaklah elok digunakankerana ini boleh merosakkan dan mencacatkan kertas-kertas. Mana-mana kertas atau

lampiran yang tertanggal daripada fail-fail hendaklah disematkan semula dengan segera.

vi) bilik rekod hendaklah dijaga dan dibersihkan

bilik-bilik rekod hendaklah jangan digunakan sebagai tempat makan minum dan merokokatau bagi menyimpan bahan-bahan pejabat yang lain terutama bahan-bahan berairseperti asid,cat,dakwat,minyak spirit dan sebagainya. Bilik-bilik ini hendaklah dibersihkanselalu dan pencuci hampagas hendaklah digunakan supaya habuk-habuk tidakberkumpul.

56