SWOT ANALISIS UNTUK INSPIN.ppt

PERANCANGAN STRATEGIK ORGANISASI

OLEH :SYED PUTRA BINSYED ALIH/P : 0195705224IAB CAWANGAN UTARAPERANCANGAN STRATEGIK

KANDUNGAN

Topik 1

Pengenalan kepada konsep pengurusan organisasi secara strategik

Topik 2

Teras utama: Mandat, Misi, Visi dan matlamat strategik.

Topik 3

Analisis Persekitaran

Topik 4

Merekabentuk dan membina perancangan bagi memperkasa organisasi (KPI,objektif, strategi, pelan tindakan).

Topik 5

Pelaksanaan perancangan strategik dan pengawalan serta penilaian prestasi .

PRA PERANCANGANPENETAPANHALA TUJUANALISIS PERSEKITARANISU, MATLAMAT, KPI DAN OBJEKTIF STRATEGI, PELAN TAKTIKAL DAN PELAN OPERASI

PELAKSANAANPENILAIANPROSES UTAMA DALAM PERANCANGANSTRATEGIK

1234567

*

PRA PERANCANGAN Latar belakang sekolah Struktur organisasi Analisis pencapaian sekolah Demografi waris Kemudahan fizikal dan prasarana DLL

1PENETAPANHALA TUJU

2 Misi Visi Piagam Pelanggan Motto/Credo/Falsafah Slogan Logo Warna korporat

*

ANALISIS PERSEKITARAN3

Analisis SWOT Analisis Jurang (Gap) Analisis Tulang Ikan (Ishikawa) Analisis Force-Field Cause and Effect Analysis

ISU, MATLAMAT, KPI DAN OBJEKTIF 4

Mengenal pasti isu strategik Menetapkan matlamat strategik Mencari Nilai Ukur kepada KPI

(Key Performance Indicator) Menjelaskan objektif yang ingin

dicapai.

*

STRATEGI, PELAN TAKTIKAL DAN PELAN OPERASI5

Menjana strategi melalui

Matrik TOWS/C Merangka Pelan Taktikal

daripada strategi yang dijana. Memperincikan serta membuat

aliran kerja dalam Pelan Operasi PELAKSANAAN6

Melaksanakan Pelan Operasi

dengan mengambil kira Timbang Tara (Matrix Ranking)PENILAIAN7

Membuat penilaian ke atas

program/projek/aktiviti yang telah dijalankan cth: Pra ujian, Pasca ujian, temubual, soal selidik, dll yang boleh dinilai untuk menentukan keberkesanan

*

Apakah itu Pengurusan? Pengurusan ialah satu proses sosial dibentuk untuk mendapatkan kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli dalam sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu matlamat atau objektif yang paling berkesan (Drucker, 1972)

Copyright mbam.IAB.MOEm.bustarman@Copyright*

PENGURUSAN STRATEGIKIalah satu proses berterusan untuk:menentukan misi dan matlamat organisasi dalam konteks persekitaran organisasimerangka strategi-strategi yang sesuaimelaksanakan strategi-strategi tersebutMengenakan kawalan strategik untuk mempastikan strategi organisasi dilakanakan dengan jayanya bagi mencapai misi dan matlamat yang ditetapkan.

(Sumber: Wright, P. , Pringle, C. and Kroll, M. Strategic Management: Text and Cases, 1992, pp. 3-4)

Ron Gibson (1993) Menyatakan Perancangan Strategik menyediakan jawapan kepada soalan-soalan berikut:

I Apakah yang diuruskan? (mission/Core business)

II Di mana kita sekarang? (env. analysis)

III Ke mana kita hendak tuju? (Desired Vision)

IV Apakah isu-isu kritikal yang kita hadapi? (cth:jurang di antara keadaan masa kini dengan matlamat yg hendak dicapai)

V Apakah keputusan-keputusan penting yang perlu kita ambil dalam tempoh 5 tahun akan datang bagi hapuskan jurang?

PELAN / MATLAMATSTRATEGISTATUS QUODi mana kita sekarang? Ke mana hendak tuju?Bagaimana cara untuk sampai ke tempat tujuan?4 SOALAN STRATEGIKBagaimana kita tahu kita capai?1234

PERBEZAAN ANTARA PENGURUSAN STRATEGIKDAN PERANCANGAN STRATEGIKPENGURUSAN STRATEGIK MELIBATKAN TIGA PROSES UTAMA IAITUFORMULASI,IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

*

KENAPA ORGANISASI PERLU MELAKUKAN PERANCANGAN STRATEGIK (WHY)Menjadikan seseorang itu sebagai pemimpin yang cemerlang; melakukan perkara yang betul, dengan betul, untuk orang/pihak yang betul, pada tempat yang betul, pada masa yang betul dan dalam bajet yang betul.

Mempunyai satu kerangka proses kerja yang tersusun dan sistematik (berdisiplin).

Meningkatkan kecekapan & keberkesanan dalam pengurusan masa, tenaga dan kos

Membentuk tabiat/budaya kerja yang baik & berkualiti

Proaktif Bermatlamat & Berfokus (buat perkara pertama dahulu (first thing first) Berfikir menang-menang (win-win)ProfesionalSeimbang (balancing act)Mementingkan amalan pencegahan Membina organisasi, tidak hanya mentadbirPeka kepada perubahan & seterusnya memimpin perubahan.

Topik 3MAKLUMAT DALAMAN DAN LUARAN SEKOLAH DENGAN MENGGUNAKAN ANALISIS SWOT/C

ANALISISPERSEKITARAN

POSITIONINGGeography gives rise to measurement of distance,Measurement gives rise to estimation of costs,Estimation gives rise to analysis of strengths,Analysis gives rise to calculation of chances,Calculation gives rise to the plan for victoriesSun TzuCareful planning will lead to victory,Poor planning will lead to defeat,Worse, if there is no planning at all.

*

SWOT ANALYSISPERSEKITARAN DALAMAN

PERSEKITARAN LUARAN

STRENGTHS (S)KEKUATANWEAKNESSES (W)KELEMAHANOPPORTUNITIES (O)PELUANGTHREATS (T)ANCAMAN

The TOWS Matrix

KEKUATAN. SENARAIKAN KEKUATAN1.2.3.4.PERSEKITARAN DALAMANKELEMAHAN.2. SENARAIKAN KELEMAHAN1.2.3.4.PELUANG SENARAIKAN PELUANG1.2.3.4. STRATEGI K - P

GUNAKAN KEKUATAN DAN REBUT PELUANG STRATEGI L - P

ATASI KELEMAHAN DAN REBUT PELUANGTHREATS (cabaran) SENARAIKAN ANCAMAN1.2.3.4. STRATEGI K - A

GUNA KEKUATAN DAN ELAK ANCAMAN STRATEGI L - A

ATASI KELEMAHAN DAN ELAK ANCAMANPERSEKITARAN LUARAN

*

CTH : ANALISIS PERSEKITARAN (Kurikulum)

Kekuatan (S)S1 - 100% guru terlatihS2 - 20% guru berpengalaman 10 tahunS3 - 3 orang Jurulatih Utama (JU)S4 Pencapaian semua subjek PMR/SPM melebihi 60%S5 - Bilik-bilik khas yang selesaS6 - Terdapat 2 buah makmal komputer

Kelemahan (W)W1 - Hanya terdapat 4 orang guru opsyen B.InggerisW2 - 2 orang guru bermasalah (buta, mental)W3 - Jurulatih Utama sering keluarW4 Guru sering diarah menghadiri kursusW5 Murid kurang berminat dalam subjek B.InggerisPeluang (O)O1(P) Wakil rakyat memberi sokonganO2(E) - Sumbangan kewangan dari individu dan badan korporatO3(S) Hubungan dengan PIBGO4(T) Perpustakaan Negara berhampiran dengan sekolahCabaran/Ancaman(C)C1(P) Kurang mendapat perhatian pemimpin setempatC2(E) - 6 % keluarga murid berpendapatan rendahC3(S) Kawasan persekitaran terdedah dengan gejala sosialC4(T) - Terdapat banyak siber kafe dan pusat permainan video

CTH : ANALISIS PERSEKITARAN (Kokurikulum )

Kekuatan (S)S1 - Dua orang guru adalah jurulatih dalam permainan hoki dan sepak takraw.S2 - Seorang pengadil hoki peringkat negeriS3 - Seorang pegawai teknik peringkat negeri bagi sepak takraw.S4 - 80% guru berminat dengan kokurikulum.Kelemahan (W)W1 - Padang sekolah kecil.W2 - 20% guru tidak berminat kokurikulum.W3 - Guru kurang mendapat pendedahan.W4 50% guru tiada kemahiran.Peluang (O)

O1(P) - Terdapat ahli parlimen yang prihatin (YB Dtk. Zulhasnan Rafieq)O2(E) Sumbangan kewangan dari ahli politik dan ahli perniagaan mudah diperolehi.O3(S) Banyak kemudahan sukan yang berdekatan dengan sekolah.O4(T) - Berhampiran dengan Pusat Kokurikulum JPWP.Cabaran/Ancaman(C)C1(E) - Pekerjaan sampingan di persekitaran menarik minat murid.C1(S) - Tarikan aktiviti sosial di luar lebih kuat dari aktiviti kokurikulum.C3(T) - Tarikan dari siber kafe pusat permainan video.

CTH : ANALISIS PERSEKITARAN (Hal Ehwal Murid)

Kekuatan(S)S1 - Jumlah muid yang tidak ramai dan mudah diurus.S2 - Guru-guru bekerjasama, kerja berpasukan diamalkan.S3 - Bantuan KWAPM,SBT dan SPBTS4 - Program SSDM memudah guru disiplin mengesan rekod salah laku murid.S5- Guru yang mahir dalam bidang ICTKelemahan(W)W1 - Terdapat 10% murid yang tidak mematuhi peraturan sekolah.W2 - Pengawas kurang cekap menjalankan tugas.W3 - Kesalahan yang berulang oleh murid yang sama.W4- Aktiviti pengukuhan disiplin kurang dijalankanPeluang(O)O1(P) - Bantuan kewangan daripada ahli politik kepada murid miskin.O2(E) - Sumber kewangan daripada PIBG dan agensi luar untuk menampung aktiviti sekolah Ayamas, DBKLO3(S) - Ibu bapa mudah diajak berbincang sekiranya berlaku masalah disiplin.O4(T) Kemudahan pusat perubatan yang berdekatan.Cabaran/Ancaman(C)C1(P) Kelewatan bantuan akibat karenah birokrasi.C2(E) - 6% keluarga murid bertaraf sosio ekonomi rendah.C3(S) Kawasan persekitaran terdedah keapda gejala sosial.C4(T) - Tarikan siber kafe dan pusat permainan video

CTH : ANALISIS PERSEKITARAN (Kewangan)

Kekuatan(S)S1 - Bilangan kakitangan pejabat mencukupi.S2 - Pengagihan wang panitia yang cekapS3 Tiada audit berteguranKelemahan(W)W1 Sumber kewangan terhadW2 - Prosedur kewangan kurang difahami.W3 - Sekolah bukan bertaraf pusat tanggungjawab (PTJ)W4 Kelewatan murid membayar yuranPeluang(O)O1(P) - Mudah mendapat sumbangan wakil rakyatO2(S) - Terdapat waris berkerjaya dalam bidang perakaunan, pegawai kewangan.Cabaran/Ancaman(C)C1(E) - Proses peruntukan JPN lewat.C2(S) - Sebahagian kecil (5%) daripada ibubapa enggan memberi sumbangan kewangan untuk menjayakan projek anjuran pihak sekolahCS(S) Ibubapa menyalahguna bantuan wang kerajaan yang disalur melalui sekolah.

CTH : ANALISIS PERSEKITARAN (Pentadbiran Pejabat)

Kekuatan(S)S1 - Pengetua mempunyai asas pengurusan pentadbiran dan berpengalamanS2 - Ruang pejabat yang selesa.S3 - Staf pejabat mahir menggunakan teknologi terkini.Kelemahan(W)W1 - Pengurusan stok dan inventori tidak sistematik.W2 - Kakitangan kurang bermotivasi.W3 - Staf kurang arif peraturan perkhidmatan.W4 - Kakitangan tidak memahami misi dan visi sekolah.Peluang(O)01(P) - Hubungan baik dengan pihak JPWP. 02(E) - Sokongan dan kerjasama PIBG memudahkan urusan pejabat.03(S) - Terdapat waris staf sebagai pekerja profesional yg memudahkan urusan dgn pihak luar.04(T) - Lokasi sekolah terletak di kawasan bandar -berhampiran dgn pejabat pos, bank & pejabat kerajaan.Cabaran/Ancaman(C)C1(E) - Persekitaran menarik minat staf untuk membuat kerja sampingan untuk menambah pendapatan.C2(T) Sistem pengurusan pejabat yang sering mengalami proses penambahbaikan.

ANALISIS PERSEKITARAN (Persekitaran & Kemudahan Fizikal)

Kekuatan(S)S1 - Bangunan baru dan blok mencukupiS2 - 2 buah makmal komputer yg lengkapS3 Bilik darjah dan bilik khas mencukupi.S4 Kawasan sekolah yg kecil dan mudah diseleggaraS5 Pertandingan kebersihan kelas diadakan setiap mingguS6 Pembersihan kawasan dan keselamat dilakukan oleh syarikat swasta.Kelemahan(W)W1 - Padang kurang rumputW2 -Tiada gelanggang permainanW3 - Terletak di tepi jalan yang sibuk.W4 Guru kelas kurang menitik beratkan keceriaan.W5 Tiada taman ilmuW6 Sistem saliran tidak sistematikPeluang(O)O1(P) - Mudah mendapat sumbangan wakil rakyatO2(E) - Agensi luar sedia memberi bantuan kewanganO3(S) Terdapat ibubapa dan penjaga yang menpunyai kemahiran pertukangan dan perkebunan.O4(T) Agensi luar seperti DBKL mudah memberi kerjasama.Cabaran/Ancaman(C)C1(P) Pemimpin setempat tidak dapat memberi perhatian sepenuhnyaC2(E) - Sumbangan yang tidak menggalakkan keran ibubapa dan penjaga yang berpendapatan rendahC3(S) Persekitaran terdedah kepada ancaman keselamatan dan vandelisme

ANALISIS PERSEKITARAN (Pembangunan Sumber Manusia)

Kekuatan(S)S1 Terdapat 20% guru berpengalaman melebihi 10 tahunS2 30% guru mahir ICT dan dapat melaksanakan kursus dalaman kepada guru-guru lainS3 Majoriti guru celik komputerS4 Guru mencukupi 100% dan terlatihKelemahan(W)W1 - Bilangan guru wanita melebihi guru lelaki menyebabkan sering terdapat guru cuti bersalin.W2 - Guru lama enggan mengikuti kursus yang dianjurkan oleh stake holders.W3 Kebajikan guru kurang diberi perhatian.W4- Pencapaian penilaian prestasi diperingkat cemerlang kurangPeluang(O)O1(P) - Mendapat perhatian dari ahli politik untuk mengadakan perkembangan stafO2(E) - Mendapat peruntukan dari JPN untuk pembangunan sumber manusiaO3(S) - Ibubapa berpeluang berinteraksi dengan staf semasa program sekolahCabaran/Ancaman (C)C1(E) - Sumber kewangan yang tidak mencukupiC2(S) - Kelewatan mendapat guru ganti

ANALISIS PERSEKITARAN (Perhubungan Luar)

Kekuatan(S)S1 - Hubungan baik dengan komunitiS2 - Lokasi sekolah yang strategik dan berhampiran dengan kemudahan awam serta agensi luar .S3 - Kesediaan guru menjalankan aktiviti anjuran komuniti dan agensi luar.S4 - Terdapat guru yang terlibat dengan jawatankuasa masyarakat setempat.Kelemahan(W)W1 Staf kurang berkomunikasi yang dengan pihak luar untuk mendapatkan bantuan dan sokongan.W2 Kurang perancangan aktiviti yang melibatkan komunitiW3 Penyebaran maklumat program sekolah kepada ibubapa dan komuniti kurang berkesan.W4 - Sekolah kurang menyertai aktiviti yang dianjurkan oleh agensi luar kerana kekangan masa dan aktiviti dalamanPeluang(O)01 - Ahli politik dan ahli pernigaan bersedia memberi sumber kewangan.O2 - PIBG sedia memberi kerjasama dan sumbangan bagi menjayakan program sekolah ke arah meningkatkan kecemerlangan pelajar.O3 - Pihak komuniti dan agensi luar yang berdekatan seperti Bomba, Polis, HKL, Istana Budaya, Balai Seni Lukis, Bernama, DBKL dan Perpustakaan Negara sedia memberi kerjasama.04 Terdapat ibubapa dan penjaga yang bekerja dengan agensi luar yang berhampiranCabaran/Ancaman(C)C1 Pemimpin setempat kesuntukan masa untuk memberi perhatian kepada program sekolah.C2 - Ibubapa kurang menghadirkan diri dalam program sekolahC3 Terdapat persaingan dari sekolah berhampiran untuk mendapatkan kerjasama dari agensi luar.C4 Kekangan tugas oleh pegawai perhubungan polis yang bertanggungjawab kepada sekolah

TOWS MATRIX

DALAMAN

LUARANSTRENGTHS

S1 Pencapaian Bola Sepak ke peringkat negeriS2 Pencapaian Tae Kwan Do ke peringkat kebangsaanS3 Pencapaian Kawad Kaki Zon dan negeriS4 Guru berpengalaman melaksanakan aktiviti kokurikulumS5 Banyak murid berbakat dan aktifWEAKNESSES

W1 Masa luar waktu murid tidak dimanfaatkan W2 Kehadiran murid dalam aktiviti kokurikulum tidak menggalakkanW3 Guru kurang mahir dalam aktiviti kokurikulum tertentuW4 Peralatan dan kemudahan sukan tidak berkualiti dan mencukupW5 iHoki hanya di peringkat daerahOPPORTUNITIES

O1 Derma dan Sokongan ADUNO2 Peruntukan kewangan PIBGO3 Khidmat daripada pakar luar Sumber maklumat daripada internet dan media massaO4 Hubungan baik dengan sekolah berhampiran dan badan sukan negeriS + OS1+ S2 + S4 + S5 + O2 + O3

Gunakan jurulatih luar / professional untuk meningkatkan prestasiW + OW2 + O3 + O4 + O5Tingkatkan minat murid melalui internet dan media massaW4 + W5 + O1 + O2Beli peralatan sukan yang berkualitiW1 + C2Sertai pertandingan anjuran luarTHREATST1 Demografi ibu bapa menyukarkan pengurusan kokurikulumT2 Harapan tinggi ibu bapa terhadap pencapaian anakT3 Pendapatan keluarga tidak menggalakkan penggunakan sebaran ICT di rumahS + TS4 + T1 + T2

Sediakan pasukan pelapis yang mantapW + TW3 + T2

Tingkatkan tahap kemahiran guru dalam kejurulatihan

ISU STRATEGIK, MATLAMAT, KPI, SASARAN DAN OBJEKTIF SERTA PELAN TINDAKAN

Tajuk 4

ISU-ISU STRATEGIK Perkara-perkara kritikal yang perlu ditangani segera kerana ia menjadi topik perbincangan hangat tentang organisasi. Jika tidak ditangani ia akan menjejaskan reputasi organisasi.

*

MATLAMAT STRATEGIK

CARA BAGAIMANA ORGANISASI INGIN MENCAPAI MISINYA SETELAH MENGENAL KEKUATAN DAN KELEMAHAN DALAM ORGANISASI SERTA ANCAMAN DAN PELUANG DI PERSEKITARAN LUAR.

*

Petunjuk Kejayaan (KPI)Definition: Benchmarks, targets, standards or other measures used to evaluate the quality of product and services.

OBJEKTIF1. Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan.2. Hasil Khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya (David, 2003)


OBJEKTIFCIRI-CIRI OBJEKTIF YANG BAIK: Specific (khusus) Measureable (boleh diukur) Attainable (boleh dicapai) Reliable (boleh dipercayai/konsisten) Time frame (berjangka masa)

Penilaian Tahap Kecekapan: @ Hak Cipta Terpelihara

DUA bentuk objektif:

Objektif yang perlu dicapai untuk jangka masa melebihi dari setahun dikenali sebagai - jangka panjang (David,2003)

Objektif yang perlu dicapai untuk untuk jangka masa kurang dari setahun seperti pelan taktikal/pelan tindakan dikenali sebagai jangka pendek)

OBJEKTIF

Pada akhir Jun 2007, % pelajar yang datang lewat ke sekolah menurun CONTOH OBJEKTIF

*

mbam/hma/iab/moe/2005PELAN TINDAKAN/TAKTIKAL

Pelan Tindakan (Pelan Taktikal)Setiap strategi perlu dituruti oleh pelan tindakan/pelan taktikal.Pelan taktikal adalah langkah jangka pendek (maka objektifnya adalah jangka pendek).Setiap strategi perlu mempunyai sekurang-kurangnya SATU pelan taktikal.Pelaksanaan pelan taktikal perlu melalui proses yang detail/terperinciSetiap proses pelaksanaan perlu mengambil kira pelan kontingensi (sebagai langkah pencegahan).

Ciri-Ciri Pelan Tindakan Yang BaikNyatakan aktiviti-aktiviti (tindakan) yang dicadangkan

Siapakah yang bertanggungjawab?

Tempoh masa pelaksanaan

Indikator pengukuran prestasi atau output

Sumber yang diperlukan

Adalah lebih baik disertakan bersama pada setiap

helaian jadual perkara seperti: i. Strategi ii. Matlamat Strategik atau objektif (bagi memperlihatkan hubungannya) iii Elemen dalam Visi dan Misi.

Tip: Pastikan setiap tindakan/aktiviti dihubungkait sekurang-kurangnya satu strategi.

IMPLEMENTASI STRATEGI Pelan operasi Penilaian

Topik 5

Format Program/Pelan Operasi

1. Nama Program2. Rasional3. Objektif Program4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas 6. Kos Pelaksanaan7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja) & tindakan kontingensi8. Penilaian Program9. Tindakan Susulan10. Lampiran Berkenaan

Cth format kertas kerja1Pendahuluan/Rasional2Matlamat & Objektif3Tema4Tempat/Lokasi5Tarikh & tempoh perlaksanaan6Jemputan perasmian (jika ada)7Bilangan penyertaan & kategori8Jawatankuasa pelaksana9Jawatankuasa kecil10 Perbelanjaan/pelaburan/modal11 Pendapatan yang dijangkakan (jika ada) 12 Penutup13 Lampiran: Jadual aktiviti keseluruhan, senarai JK pelaksana dll berkaitan

Pelan KontigensiContingency planning (cp) is a technique that aims to reduce or eradicate uncertainty from strategic and operational planning (BTEC-UK, 96)CP are attempts to answer the what if? questions about major issues that can seriously affect an school and the achievement of its long-term success.CP can be made at any level (Strategic level, Operational level & Individual level)Including- securing data & system software


Pendekatan Pelan Kontingensi1. Ad Hoc Approaches- event is dealt with when it occurs.2. Planned Approaches- CP may work when the possibilities are circumscribed and each is well structured, based on long experience. (Mintzberg,94)It help schools to deal wit uncertainty and risk however not to paralysis by analysis.3. Scenario Planning Cp develop by Shell- believed that the process would make decision makers more sensitive to signals of possible change in the world- able to respond more rapidly and effectively to change when it actually occurred (PEST Analysis).


Pusingan Semula Proses Perancangan Strategik

*

*

*

*

*Copyright mbam.IAB.MOEm.bustarman@Copyright*

*

**

*

*


*



*

SWOT ANALISIS UNTUK INSPIN.ppt

Documents

Transcript of SWOT ANALISIS UNTUK INSPIN.ppt