Tnb r report
-
Upload
noorsyafila-zulkafli -
Category
Education
-
view
8.458 -
download
11
Transcript of Tnb r report
Information System In An Organization
1.0 PENGENALAN
Organisasi merupakan satu kesatuan yang terdiri dari bahagian-bahagian dalam sesuatu
pertubuhan (perkumpulan, perbadanan dan lain-lain) untuk tujuan tertentu yang melibatkan
kepentingan bersama dan sebagainya (Kamus Dewan Edisi Keempat, 2005). Secara
umumnya organisasi dapat didefinisikan sebagai satu perkumpulan bersifat sosial yang mana
ahlinya akan melakukan aktiviti bersama dan saling bergantungan dan bekerjasama bagi
mencapai matlamat yang telah dipersetujui bersama.
Sistem maklumat merupakan gabungan sumber dari institusi, perkakasan, perisian,
rangkaian komunikasi dan data yang mengumpul, menukar dan menyebarkan maklumat di
dalam suatu organisasi. Sistem maklumat berasaskan komputer (CBIS) terbahagi kepada
beberapa jenis iaitu Sistem Maklumat Transaksi, Sistem Maklumat Pengurusan, Sistem
Bantuan Keputusan, Sistem Maklumat Eksekutif, Sistem Automasi Pejabat dan Sistem Pakar.
Penggunaan ICT (Information and Communication Technology) di dalam pengurusan
organisasi membantu dalam menguruskan organisasi dengan berkesan. Pengurusan sistem
maklumat yang efektif amat penting bagi memastikan perjalanan pengurusan sesuatu
maklumat lancar. Pengurusan maklumat melibatkan banyak pihak seperti staf, pembekal dan
pengguna. Pengurusan maklumat yang berkesan akan melicinkan pengurusan pentadbiran.
Kumpulan kami telah memilih organisasi Tenaga Nasional Berhad yang terletak di
Jalan Lahat, Ipoh untuk mendapatkan maklumat kajian mengenai sistem maklumat di dalam
organisasi tersebut. Pengumpulan maklumat ini telah dibantu oleh beberapa staf syarikat yang
terlibat dalam pengurusan sistem maklumat di organisasi tersebut.
1
Information System In An Organization
1.1 Objektif Kajian
Terdapat dua objektif yang ingin dicapai melalui kajian ini iaitu:
1. Mengenal pasti keseluruhan sistem maklumat yang terdapat dalam organisasi terbabit.
2. Memilih satu sistem maklumat secara khusus untuk menerangkan mengenai
fungsinya, masalah sistem maklumat yang dihadapi, integrasi dengan sistem
maklumat yang lain dalam organisasi dan kebaikan sistem maklumat tersebut.
1.2 PERNYATAAN MASALAH
Syarikat TNB merupakan syarikat pembekal tenaga elektrik yang terbesar di Malaysia dan
juga di Asia. Sistem yang digunakan semestinya sistem yang terbaik untuk meletakkan
syarikat tersebut sehingga ke tahap ini. Sistem yang dikaji adalah merupakan sistem yang
melibatkan pengguna luaran dan juga pengguna dalaman. Sistem ini digunakan untuk
menyelesaikan beberapa masalah bagi pengguna. Masalah yang dihadapi yang boleh
diselesaikan adalah :
1. Menyimpan semua maklumat mengenai pengguna yang terlalu ramai di seluruh
Negara.
2. Mengira kadar penggunaan tenaga elektrik serta kadar pembayaran dengan lebih
tepat kepada semua pengguna.
2.0 Latar Belakang Organisasi
Pada tanggal 4 Mei 1988, Perdana Menteri Mahathir Mohamad telah mengumumkan
keputusan kerajaan pada dasar penswastaan. Dua undang-undang telah disahkan untuk
menggantikan Electricity Act yang sedia ada serta menyediakan pembentukan sebuah syarikat
baru. Tenaga Nasional Berhad (TNB) ditubuhkan pada 1 September 1990 oleh Syarikat
2
Information System In An Organization
Electricity Supply Successor Company Act, untuk menggantikan National Electricity Board
(NEB) dari Syarikat Malaya. Datuk Hj. Ibak bin Abu Hussein merupakan Timbalan Pengerusi
dan juga Pengurus Besar bagi syarikat NEB telah dilantik sebagai Managing Director
pertama TNB setelah penubuhannya pada tahun 1990.
Tenaga Nasional Berhad adalah merupakan sebuah syarikat bekalan elektrik yang
terbesar di Malaysia. Aset perniagaannya adalah berjumlah melebihi RM 60.0 billion.
Manakala bilangan pelanggan pula adalah lebih daripada 6 juta akaun di sekitar Semenanjung
Malaysia, Sabah dan Sarawak. Perniagaan syarikat ini adalah berteraskan penjanaan,
penghantaran dan pembahagian tenaga elektrik ke seluruh Malaysia. Tenaga Nasional Berhad
(TNB) juga merupakan pengendali Grid Nasional, iaitu talian penghantar elektrik ke seluruh
negara. Talian elektrik yang dibekalkan ini terdiri dari talian 132kV, 275kV dan 500kV yang
khusus untuk beberapa kelas pengguna yang telah ditetapkan oleh pihak syarikat sendiri.
TNB salah satu syarikat utiliti elektrik terbesar di Asia. Walau bagaimanapun, TNB
bukan sahaja memberi khidmat tenaga elektrik, tetapi melalui anak syarikat, TNB juga
terlibat dalam pembuatan alat pembolehubah, alat suis voltan tinggi dan kabel, sebagai pakar
runding di dalam bidang seni bina, awam dan elektrik, menyelenggara dan membaiki
peralatan elektrik dan sebagai pakar pengurusan projek. Selain itu, TNB juga merupakan
pemilik sebuah universiti swasta iaitu Universiti Tenaga Nasional.
Kajian ini telah dilakukan di salah satu cawangan TNB di Perak iaitu di Ipoh. TNB
Ipoh ini terletak di Jalan Lahat, Ipoh Perak. Di kawasan negeri Perak sahaja, syarikat TNB
mempunyai 6 pengurus kawasan yang menjaga operasi di setiap kawasan dan 9 pengurus
cawangan. Di dalam bahagian cawangan pula, terdapat 3 pengurus cawangan kecil yang
mengurus dan mengendalikan bahagian masing-masing. Dalam setiap negeri pula, terdapat
satu pejabat besar yang menguruskan kawasan-kawasan dan cawangan-cawangan yang kecil
yang diurus dan ditadbir oleh seorang pengurus negeri.
3
Information System In An Organization
2.1 Visi
Untuk Menjadi Di Antara Perbadanan Pimpinan Yang Terkemuka Dalam Tenaga Dan
Berhubungan Dengan Perniagaan Global.
2.2 Misi
Kami Komited untuk Mencapai Kecemerlangan Dalam Produk Dan Perkhidmatan Kami
2.3 Moto
Perak Sentiasa Bersinar
2.4 Carta Organisasi
(Rujuk Lampiran 1)
4
Information System In An Organization
3.0 PENGURUSAN MAKLUMAT DI ORGANISASI
Pengurusan maklumat amat penting bagi memastikan data mudah disimpan, diproses dan
dicapai secara sistematik. Bagi memastikan pengurusan maklumat dapat dijalankan dengan
lebih efektif, Tenaga Nasional Berhad (TNB) telah menggunakan beberapa sistem maklumat
bagi memudahkan pengurusannya. Sistem maklumat ini terdiri daripada sistem maklumat
standalone dan online. Sistem maklumat ini terdiri daripada sistem maklumat yang
melibatkan kakitangan syarikat itu sendiri, pembekal dan juga pengguna. Tidak semua
pekerja boleh menggunakan setiap sistem Terdapat pekerja-pekerja tertentu yang mempunyai
kata laluan untuk mengakses sesuatu sistem maklumat tersebut.
Semasa sesi temuramah yang dilakukan untuk mendapatkan maklumat tentang sistem
syarikat tersebut,kami telah memperoleh senarai sistem yang digunakan oleh syarikat tesebut.
Berikut adalah senarai sistem maklumat yang digunakan di TNB Ipoh:
1. Sistem Pendawaian
2. Sistem Kejuruteraan
3. Sistem Pentadbiran (EHRMS)
4. Sistem Pentadbiran Kewangan (ERMS)
5. Sistem Perkhidmatan Pengguna (PPP)
6. Sistem Kenderaan (PERFECTO)
Di antara senarai sistem maklumat yang digunakan di TNB, kami sekumpulan telah
sepakat untuk memilih Sistem Perkhidmatan Pengguna (PPP) atau dikenali sebagai eCIBS
(Enhanced Customer Information Billing System) sebagai sistem maklumat yang dikaji secara
lebih mendalam lagi mengenai fungsinya, integrasi dengan sistem maklumat yang lain dalam
organisasi dan kebaikan sistem maklumat tersebut. Kami memilih Sistem Perkhidmatan
Pengguna (PPP) ini kerana sistem ini melibatkan pekerja dalaman dan juga pengguna.
3.1 Sistem Perkhidmatan Pengguna (PPP)
Sistem Perkhidmatan Pengguna (PPP) atau lebih dikenali sebagai eCIBS (Enhanced
Customer Information Billing System) adalah sistem yang bagus dan penting dalam
5
Information System In An Organization
organisasi TNB. Sistem ini bukan sahaja melibatkan pengguna luaran, malah melibatkan
pengguna dalaman. Bermula daripada seseorang pemohon memohon bekalan elektrik
sehinggalah mendapat bekalan elektrik. Selain itu juga, sistem ini juga penting dalam
pengiraan jumlah penggunaan tenaga elektrik serta pengira jumlah pembayaran yang perlu
dibayar oleh pelanggan.
eCIBS (Enhanced Customer Information Billing System) TNB ini merupakan suatu
sistem yang dikendalikan secara atas talian (online). Sistem ini boleh dicapai di mana-mana
sahaja selagi mempunyai talian internet. Sistem ini boleh diakses oleh mana-mana cawangan
tetapi tidak boleh diubah kerana bagi sistem ini, hanya kakitangan yang mempunyai kata
laluan sahaja yang boleh mengubah sebarang data yang dikehendaki. Kakitangan yang boleh
mengakses adalah seperti kerani kaunter dan juga kerani kawalan kredit.
Kakitangan syarikat boleh menyemak akaun pengguna melalui sistem ini
menggunakan nombor kad pengenalan atau nombor pengguna yang telah ditetapkan. Di
antara maklumat yang disimpan di dalam sistem ini adalah seperti nombor tiang lampu,
cagaran yang diberi, tunggakan dan banyak lagi. Selain itu, sistem ini juga menerima
sebarang aduan tentang perkhidmatan yang diberi sama ada daripada pengguna individu, dari
akhbar dan juga dari pemimpin.
3.1.1 Fungsi Sistem
Terdapat beberapa fungsi eCIBS atau Sistem Perkhidmatan Pengguna (PPP) TNB ini. Di
antara fungsi-fungsi utama sistem ini digunakan ialah memasukkan maklumat pengguna
apabila pengguna sudah mendaftar, pembayaran bil elektrik di kaunter pembayaran dan juga
secara online, pengiraan kadar penggunaan tenaga elektrik, pengiraan jumlah bil yang perlu
dibayar oleh pengguna, pemberian rebat sebanyak 5% pada hujung tahun serta menerima
sebarang aduan berkaitan dengan perkhidmatan yang ditawarkan.
eCIBS adalah satu sistem yang dikendalikan secara online yang boleh digunakan di
seluruh Malaysia. Jadi, sistem ini boleh diakses di mana-mana untuk mendapatkan maklumat
6
Information System In An Organization
semua pengguna di Malaysia. Contohnya maklumat pengguna keseluruhan negeri Perak
boleh diakses dari negeri Johor. Selain itu, sistem ini turut digunakan dalam proses
pembayaran bil. Sekiranya terdapat sebarang pengiraan kadar daripada meter reader, atau
salah pengiraan dari segi jumlah bil yang perlu dibayar, sistem ini akan mendebitkan atau
mengkredit semula pada bil pengguna bulan yang berikutnya.
Dalam eCIBS juga, terdapat sistem aduan sistem yang berfungsi untuk menerima
aduan-aduan daripada pemimpin, pelanggan dan juga dari pihak akhbar. Setiap aduan yang
diterima sama ada secara emel, surat, panggilan telefon mahu pun melalui akhbar akan
direkodkan di dalam sistem untuk penambahbaikan dan juga semakan pada setiap hujung
tahun. Terdapat kakitangan yang bertanggungjawab membalas setiap aduan yang diterima
sama ada secara emel, surat, panggilan telefon dan macam-macam lagi. Biasanya terdapat
kerani yang akan sentiasa peka dengan sebarang aduan khususnya secara online. Sekiranya
terdapat aduan, maka kerani tersebut akan menghubungkannya kepada pihak yang
bertanggungjawab untuk mengendalikan aduan tersebut.
Bagi aduan melalui pihak akhbar pula, terdapat satu unit khas yang mengendalikan
aduan melalui akhbar ini. Unit khas ini akan membaca aduan pelanggan dan merekodkan ke
dalam sistem. Unit khas ini juga akan menjawab segala aduan tersebut melalui akhbar yang
sama juga. Sistem ini mengaplikasikan CRM (Customer Relationship Management) dalam
kategori customer facing applications di mana pelanggan boleh berinteraksi dengan
organisasi samaada di atas talian, panggilan telefon, surat ataupun akhbar. Selain itu, sistem
ini juga mengandungi Sistem Transaksi yang berperanan seperti berikut :
Perkhidmatan pelanggan
Bil dan meter
Transaksi pembayaran
Temporary logout
Pembatalan diterima
Penutupan hari
Menukar kata laluan
7
Information System In An Organization
3.1.2 Integrasi Dengan Sistem Maklumat Yang Lain
Sistem eCIBS ini bukan sahaja sistem online yang boleh digunakan dimana-mana sahaja oleh
kakitangan TNB, malah sistem ini juga telah di integrasi dengan sistem-sistem lain yang
mempunyai kepentingannya tersendiri.
Sistem ini mempunyai hubungan dengan sistem pembayaran di kaunter pembayaran.
Apabila kerani pembayaran memasukkan data bahawa pengguna telah membayar bil, secara
automatik sistem akan mengesan dan mengemaskini akaun pengguna tersebut. Dengan
capaian yang cepat dan mudah ini, kakitangan dapat menjimatkan masa untuk memasukkan
data yang sama ke dalam sistem yang berlainan.
Selain itu, sistem eCIBS ini turut mempunyai hubungan dengan beberapa bank
tempatan iaitu Maybank dan juga CIMB bank. Hubungan yang diwujudkan ini adalah untuk
memudahkan pengguna membayar bil mereka secara online. Maybank2U.com telah
menawarkan perkhidmatan pembayaran bil secara online. Dengan itu, sistem Maybank dan
sistem yang digunakan di TNB ini mempunyai hubungan agar pembayaran bil secara online
ini dapat dikenalpasti dan dapat mengemaskini akaun pengguna yang membayar
menggunakan online. Begitu juga dengan CIMB bank yang mempunyai perkhidmatan
pembayaran bil secara online menggunakan CIMB-clicks. Pembayaran bil akan ditolak
melalui akaun pengguna dalam mana-mana bank yang digunakan untuk membuat
pembayaran. Sistem ini juga mengaplikasikan TPS (Transaction Processing System).
Di samping itu, eCIBS juga mempunyai hubungan atau link dengan akauntan negara.
Namun pihak akauntan negara hanya boleh memasuki eCIBS dan mencetak bil sahaja. Pihak
akauntan negara tidak berkuasa untuk mengubah sebarang data di dalam sistem ini.
Seterusnya system ini berhubung dengan HHC (Held Hand Computer) yang merupakan
pembaca meter yang dibawa oleh pekerja TNB yang ditugaskan untuk membaca bacaan
meter elektrik dari rumah ke rumah.
8
Information System In An Organization
3.1.3 Faedah Sistem Maklumat Kepada Organisasi
Pada pelanggan yang telah mendaftar dan menggunakan elektrik, CIBS menyediakan rebat
sebanyak 5% apabila hujung tahun dari deposit yang disimpan secara tunai jika pelanggan
tidak mempunyai tunggakan pembayaran pada setiap bulan. Jika pengiraan meter reader
salah atau tersalah charge, sistem ini akan mendebitkan atau mengkredit semula pada bil
pengguna pada bulan yang berikutnya. Ini adalah di antara faedah sistem eCIBS kepada para
pelanggan syarikat ini.
Faedah sistem eCIBS ini kepada organisasi pula adalah dari segi menjimatkan masa
kakitangan untuk memasukkan data yang sama ke dalam sistem yang berlainan. Dengan
adanya data pengguna di dalam eCIBS ini, sistem-sistem lain boleh memperoleh data yang
sama dengan mengintegrasi kepada eCIBS.
Selain itu, eCIBS ini juga dapat membantu syarikat dari segi penambahbaikan
sekiranya ada sebarang permasalahan yang terjadi dengan adanya sistem aduan. Segala aduan
atau komen akan dinilai dan diambil kira agar dapat diperbaiki dan secara tidak langsung
akan menaik taraf perkhidmatan yang ditawarkan kepada pengguna.
3.1.4 Proses Pemerolehan Sistem
Sebelum TNB Ipoh menggunakan sistem eCIBS, mereka telah menggunakan suatu sistem
tempatan yang telah dibangunkan oleh sekumpulan pekerja iaitu Customer Application
Program Package (CAPP) terlebih dahulu sehingga tahun 1994. CAPP adalah hasil daripada
inovasi anggota kerja TNB sendiri yang mempunyai kemahiran dalam membangunkan
sistem. CAPP adalah merupakan salah satu sistem standalone.
CAPP dikatakan tidak mempunyai sebarang permasalahan ketika penggunaannya.
Tetapi masalah sistem CAPP ini ialah sistem ini tidak diiktiraf oleh pengurusan tertinggi
kerana ia dikatakan tidak setaraf dengan sistem yang digunakan oleh pengurusan negeri dan
dunia kerana ketika itu perniagaan telah dipengaruhi oleh vandor dari Jerman yang
9
Information System In An Organization
mempromosi sistem mereka yang dikatakan lebih baik dan bagus. Jadi, untuk bersaing
dengan negara lain, pihak TNB telah membeli eCIBS ini dari pada vandor dari Jerman.
eCIBS mula digunakan pada tahun 1995. Sistem ini diimport daripada Jerman. Pada
mulanya sistem ini tidak boleh digunakan di Malaysia kerana tidak sesuai. Cara yang
digunakan berbeza dan sistem yang diperkenalkan juga adalah berlainan dengan sistem yang
pernah digunapakai sebelum ini. Selepas itu, sistem ini telah diubahsuai atau upgrade serta
ditukar (convert) mengikut kesesuaian di Malaysia dan barulah boleh digunakan di Malaysia.
Segala data diperoleh daripada CAPP setelah digabungkan (merge) dengan bahagian CAPP
yang berkaitan untuk mendapatkan maklumat yang diingini.
eCIBS ini menggunakan nombor siri sebagai nombor pengguna yang mana nombor ini
berturutan di antara satu sama lain berbanding dengan CAPP yang mempunyai nombor akaun
pengguna sebanyak 12-digit. 4 digit untuk pengenalan stesen, 2 digit seterusnya untuk
pengenalan daerah, 2 digit berikutnya untuk pengenalan kawasan dan 4 digit terakhir untuk
lokasi.
Setakat penggunaan eCIBS sehingga pada hari ini, sistem ini belum mengalami
masalah besar seperti dicerobohi oleh hackers dan tiada masalah dengan Y2K. Masalah yang
biasa dihadapi adalah seperti tidak boleh log masuk. Tetapi dapat diselesaikan oleh bahagian
ICT. Jika terdapat sebarang masalah pada sistem yang tidak dapat dibaiki oleh bahagian ICT,
pekerja akan membuat panggilan ke ibu pejabat Kuala Lumpur. Pekerja dari ibu pejabat akan
datang dan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sehingga selesai.
3.2 Implementasi
Sistem eCIBS paling mudah untuk dilihat penggunaannya dari segi pengguna memohon
untuk bekalan elektrik. Pemohon perlu mengisi borang yang tertentu untuk memohon.
Seterusnya kakitangan akan memasukkan data-data ke dalam eCIBS. eCIBS ini akan
menjana nombor pengguna pemohon tersebut dan membuka akaun untuk pemohon.
10
Information System In An Organization
Kemudian pemohon perlu menunggu untuk pekerja memasang kabel dan seterusnya
penyambungan elektrik ke rumahnya.
Apabila telah genap sebulan, terdapat pekerja yang akan datang dari rumah ke rumah
untuk mengira kadar penggunaan tenaga elektrik serta pengiraan jumlah yang perlu dibayar
oleh pengguna. Pekerja tersebut akan membawa alatan tangan yang dikenali sebagai Held
Hand Computer (HHC). Pekerja TNB tersebut akan menekan nombor meter di rumah dan
mengambil bacaan kadar elektrik terkini. Data-data yang diperoleh akan disimpan di dalam
HHC tersebut. Seterusnya HHC tersebut akan memproses data yang dimasukkan seperti
mengira jumlah kadar penggunaan elektrik bagi rumah tersebut, mengira jumlah yang perlu
dibayar serta mencetak bil. Apabila selesai, pekerja tersebut akan pulang ke pejabat dan akan
memuat turun data yang tersimpan terus ke dalam eCIBS. eCIBS ini akan mengesan dan akan
mengemaskini secara automatik akaun pengguna berdasarkan maklumat terbaru yang
diperoleh melalui HHC tersebut.
Bagi mengira jumlah penggunaan bagi pengguna kuasa besar seperti kilang-kilang,
pekerja TNB tidak pergi ke kilang membawa HHC kerana dikhuatiri merbahaya, tetapi
menggunakan sistem yang lebih efisien. Sistem tersebut menggunakan satelit untuk
mengetahui kadar penggunaan tenaga elektrik di kilang. Apabila telah memperoleh kadar
pengunaan tersebut, data akan terus masuk ke eCIBS. Ini terjadi kerana dengan adanya
integrasi eCIBS dengan sistem perhubungan satelit. Integrasi ini membolehkan eCIBS
mengetahui data-data pengguna yang mempunyai jarak yang jauh.
4.0 REFLEKSI
Hasil kajian yang telah dilakukan di organisasi atau syarikat TNB ini telah memberi
pengalaman bermakna sepanjang kami bersama-sama dengan staf syarikat tersebut untuk
mengumpulkan data yang diingini. Kerjasama yang diberi oleh kakitangan TNB amat
dihargai kerana sudi meluangkan masa untuk ditemuramah.
Dengan adanya setiap sistem, ia membantu pengurusan syarikat dari pelbagai aspek.
Antaranya aspek maklumat staf, pengguna, perkhidmatan, pengurusan dan lain-lain. Di
11
Information System In An Organization
samping itu, kemahiran juga diperlukan pada kakitangan, terutamanya kakitangan yang
bertanggungjawab terhadap sesuatu sistem. Kakitangan tersebut haruslah mahir dalam
penggunaan sistem yang ditetapkan agar tidak mengganggu urusan seharian syarikat ini.
Berdasarkan temuramah daripada para staf yang terlibat ini, mereka mengatakan bahawa
setiap kakitangan baru yang menggunakan sistem, akan diberi latihan dan kursus penggunaan
sistem tersebut. Kakitangan juga akan dibekalkan dengan modul panduan pengguna sistem
yang akan digunakan.
Secara keseluruhannya, teknologi telah membantu para staf dalam melakukan kerja-
kerja pentadbiran dan pengurusan. Oleh itu, persediaan dari segi mental, intelektualan dan
fizikal adalah amat dititik beratkan untuk menjadikan sesuatu tugasan itu sebagai satu kerja
yang tidak membebankan dan memudahkan pelaksanaan tugasan tersebut.
12