Topik Integrasi Sistem 4 Maklumat dalam...

� PENGENALAN

Untuk mencapai kejayaan, sesebuah organisasi memerlukan satu proses yang terperinci dan perancangan yang berkesan. Pengurusan memainkan peranan yang sangat penting dalam proses ini. Kegagalan untuk menformulakan perancangan strategik yang berkesan akan menyebabkan organisasi tertinggal jauh di belakang para pesaingnya di pasaran. Dalam topik ini, kita akan melihat pada sumbangan sistem maklumat dalam membantu pengurusan untuk melaksana perancangan yang lebih baik dan berkesan. Sistem maklumat berperanan sebagai alatan utama untuk bersaing

TTooppiikk

44

� Integrasi Sistem Maklumat dalam Organisasi

Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menerangkan proses-proses yang terlibat dalam perancangan sistemmaklumat;

2. Menerangkan aspek-aspek yang terlibat dalam merekabentuk semula organisasi dengan sistem maklumat;

3. Mengkaji sokongan sistem maklumat untuk pelbagai tahappengurusan;

4. Menerangkan Sistem Pengurusan Maklumat (MIS); dan

5. Menerangkan Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS).

HASIL PEMBELAJARAN

� TOPIK 4 INTEGRASI SISTEM MAKLUMAT DALAM ORGANISASI 84

dalam dunia perniagaan. Mereka bentuk semula sesebuah organisasi dengan sistem maklumat adalah langkah bijak oleh pengurusan sekiranya berhasrat untuk bersaing di dunia tanpa sempadan. Banyak organisasi yang berjaya disebabkan pencapaian mereka atas kemahiran-kemahiran pengurusan mereka dalam menggunakan sistem maklumat dalam aktiviti-aktiviti perniagaan harian mereka. Sebaliknya, banyak organisasi terpaksa menggulung tikar kerana mereka tidak mampu bersaing dalam arus teknologi maklumat. Anda juga akan pelajari mengenai dua sistem maklumat yang penting dan popular di dalam organisasi, iaitu Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) dan Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS).

MEREKA BENTUK SEMULA ORGANISASI DENGAN SISTEM MAKLUMAT

Mereka bentuk semula sesebuah organisasi dengan sistem maklumat bukanlah mudah. Perlu adanya perancangan terperinci supaya sistem maklumat dapat menyokong sepenuhnya aktiviti-aktiviti utama organisasi.

4.1.1 Sistem Maklumat dan Perancangan Organisasi

Perancangan sistem maklumat perlu dilaksanakan selepas semua pihak sudah bersetuju untuk mereka bentuk semula organisasi menggunakan sistem maklumat.

Sebelum perancangan sesebuah sistem maklumat boleh dilakukan, beberapa perkara perlu diberikan perhatian terutamanya oleh pihak pengurusan atasan. Beberapa perkara tersebut adalah:

(a) Pengurusan atasan perlu menerima teknologi maklumat sebagai satu sumber penting untuk seluruh aktiviti-aktiviti organisasinya.

(b) Penggunaan sistem maklumat dalam organisasi perlu dirancang sepertimana sumber-sumber kompleks yang lain dirancang. Sesebuah

4.1

Perancangan sistem maklumat adalah satu proses menggunakan matlamat, strategi dan maklumat organisasi untuk mengenal pasti dan memilih sesuatu sistem yang akan dibangunkan dan masa yang sesuai untuk membangunkannya.

TOPIK 4 INTEGRASI SISTEM MAKLUMAT DALAM ORGANISASI � 85

sistem maklumat bukan sahaja terdiri daripada komputer tetapi juga perkakasan, perisian, telekomunikasi, manusia, prosedur dan data.

(c) Teknologi maklumat adalah sumber yang dimiliki oleh semua kakitangan organisasi dan bukan hanya Jabatan Sistem Maklumat.

(d) Pengurusan atasan perlu mengiktiraf sistem maklumat sebagai satu sumber untuk mencapai matlamat strategik dan bukan hanya sebagai sokongan untuk penyelesaian masalah.

Sebaik sahaja pengurusan memahami perkara-perkara ini dan bersetuju dengan penggunaan sesebuah sistem maklumat untuk seluruh aktiviti organisasi, perancangan pembangunan sistem boleh dimulakan. Perancangan dan pertimbangan yang sesuai perlu diberikan perhatian untuk memastikan bahawa sistem maklumat yang dibangunkan bukan hanya selesai dalam tempoh masa dan peruntukan yang ditentukan tetapi pelaksanaannya boleh diterima oleh semua pihak yang terlibat. Terdapat beberapa langkah untuk memastikan kejayaan proses perancangan sistem maklumat. Rajah 4.1 menunjukkan langkah-langkah perlu dalam merancang sistem maklumat.


Rajah 4.1: Langkah-langkah dalam perancangan sistem maklumat (IS)

Penerangan ringkas untuk setiap langkah adalah seperti berikut: (a) Misi Korporat

Perancangan strategik bermula dengan misi korporat yang memperincikan matlamat dan tujuan organisasi secara menyeluruh. Menentukan misi korporat adalah penting kerana setiap fungsi organisasi akan memberi fokus pada misi tersebut.


(b) Misi Sistem Maklumat Pengurusan sistem maklumat merancang misi sistem maklumat berdasarkan matlamat-matlamat organisasi. Misi terdiri daripada matlamat-matlamat yang perlu dicapai dengan penggunaan sistem maklumat yang konsisten dengan matlamat-matlamat organisasi.

(c) Visi Sistem Maklumat Pengurus sistem maklumat menggariskan visi sistem maklumat terhadap perkakasan, perisian dan telekomunikasi yang akan menyumbang pada pencapaian matlamat organisasi. Contohnya, seseorang pelanggan dibenarkan untuk mengakses laman web milik organisasi.

(d) Perancangan Strategik Perancangan strategik sistem maklumat menerangkan dengan terperinci tindakan yang perlu diambil berkaitan dengan teknologi maklumat dan kemudahan sistem maklumat untuk mencapai objektif organisasi. Perancangan strategik kebiasaannya dilakukan untuk tiga ke lima tahun. Perancangan strategik sistem maklumat mesti memenuhi ketiga-tiga kriteria yang berikut:

(i) Sejajar dengan perancangan strategik organisasi.

(ii) Menyediakan seni bina teknologi maklumat untuk membolehkan pengguna, aplikasi dan pangkalan data disambung dan diintegrasikan.

(iii) Semua sumber untuk membangunkan sistem mestilah sedia ada untuk digunakan bagi menjamin semua projek untuk diselesaikan pada masa yang ditentukan dengan peruntukan yang telah ditentukan dan ia berfungsi dengan betul.

(e) Perancangan Taktikal

Pengurusan taktikal menerangkan bagaimana dan bila matlamat strategik boleh dicapai. Perancangan taktikal kebiasaannya dibuat untuk tempoh masa yang pendek berbanding perancangan strategik. Rancangan taktikal adalah lebih terperinci dan lebih memfokus pada aktiviti-aktiviti tempoh terdekat dari rancangan strategik. Rancangan ini memberi fokus pada usaha-usaha penentuan keutamaan dan penjadualan pembangunan IS, mewujudkan pelan bertindak untuk pengukur pembangunan dan prestasi bagi digunakan semasa perancangan operasi.

(f) Perancangan Operasi Perancangan operasi adalah berkaitan dengan pelaksanaan aktiviti-aktiviti harian dengan mempertimbangkan sumber dan tugasan yang perlu


dilakukan. Perancangan operasi mestilah memastikan bahawa fungsi sistem maklumat selalu memenuhi objektifnya. Ini termasuklah menangani kekangan pada fungsi tersebut, seperti teknologi, kewangan dan sumber manusia.

(g) Belanjawan Perancangan aktiviti organisasi yang sesuai dengan sumber kewangan..

4.1.2 Penyeragaman dalam Perancangan

Adalah penting untuk menyeragamkan perancangan. Pengurusan perlu menyeragamkan teknologi maklumatnya apabila membuat keputusan untuk menerima pakai sesetengah sumber teknologi maklumat untuk kesemua unitnya. Hasil-hasil yang bermanfaat dari penyeragaman adalah: (a) Penjimatan kos

Apabila keputusan dibuat untuk membeli perkakasan atau perisian yang sama untuk semua unit dalam organisasi, ia memberikan lebih kuasa tawar-menawar dan boleh memperolehi harga yang lebih rendah daripada vendor. Ini terpakai untuk pembelian komputer pelbagai kelas dan juga lesen perisian.

(b) Kecekapan latihan Adalah lebih mudah untuk melatih kakitangan tentang penggunaan sebilangan kecil perisian dari melatih mereka tentang penggunaan sejumlah besar perisian. Kurang masa pelatih diperlukan; kakitangan akan meluangkan sedikit masa untuk latihan dan lebih masa untuk tugasan biasa mereka. Ini akan menjimatkan kos dengan mengurangkan penggunaan masa bekerja untuk latihan.

(c) Kecekapan sokongan Penyeragaman pada sejumlah kecil model komputer dan aplikasi perisian akan membolehkan para kakitangan IT untuk membina kepakaran dalam perkakasan dan perisian yang disokong mereka. Dengan kemahiran yang

SEMAK KENDIRI 4.1

Berikan perbezaan antara perancangan strategik, taktikal dan operasi.


lebih fokus akan memudahkan organisasi untuk mengupah kakitangan sokongan, dan membuatkan pengguna lebih berpuas hati dengan perkhidmatan sokongan.

PERUBAHAN ORGANISASI

Mereka bentuk sistem maklumat untuk organisasi bukan hanya bermaksud membangun dan menggunakan sistem maklumat dalam organisasi. Matlamat utama adalah untuk membantu menyelesaikan masalah organisasi serta meningkatkan kualiti kerja bagi menghasilkan produk atau perkhidmatan yang berkualiti tinggi. Jika matlamat ini tidak dicapai dan penggunaan sistem maklumat menambah beban organisasi, pihak pengurusan mungkin perlu memikirkannya semula.

4.2.1 Perubahan Organisasi Berpunca dari Sistem Maklumat

Penyusunan semula organisasi dengan sistem maklumat akan memberi kesan secara terus atau tidak terus ke atas aktiviti-aktiviti harian organisasi. Perubahan-perubahan yang dibawa oleh teknologi maklumat perlu direalisasikan supaya fungsi dan tugasan untuk setiap pihak akan berjalan dengan lancar dengan penggunaan sistem maklumat. Perubahan ini kebiasaannya terbahagi kepada empat bahagian sepertimana ditunjukkan dalam Rajah 4.2.

4.2

SEMAK KENDIRI 4.2

Apakah pendapat anda mengenai perubahan-perubahan yang mungkin berlaku di dalam organisasi dengan pelaksanaan sistem maklumat?


Rajah 4.2: Perubahan-perubahan yang dibawa oleh sistem maklumat


SOKONGAN SISTEM MAKLUMAT DI DALAM ORGANISASI

Sepertimana yang kita bincangkan dalam Topik 1, pelbagai tahap pengurusan mempunyai keperluan berbeza dan berdasarkan padanya, kita memerlukan sokongan sistem maklumat yang disesuaikan berdasarkan keperluan-keperluan ini.

4.3.1 Sokongan Sistem Maklumat untuk Pelbagai Tahap Pengurusan dalam Organisasi

Berdasarkan peranan yang dimainkan oleh setiap pengurus serta jenis maklumat yang diperlukan olehnya, beberapa jenis sistem maklumat untuk membantu dalam membuat keputusan telah dibangunkan dan disesuaikan untuk setiap tahap. Jadual 4.1 menunjukkan jenis-jenis pengurusan dan bentuk-bentuk sistem maklumat yang bersesuaian dengan fungsi-fungsi mereka.

Jadual 4.1: Kategori Sistem Maklumat untuk Tahap-Tahap Pengurusan yang Berbeza

Tahap Pengurusan Kategori Contoh

Pengurusan Strategik

Sistem Pengurusan

Strategik

� SIS � Sistem Maklumat Strategik

� EIS � Sistem Maklumat (Sokongan) Eksekutif

Pengurusan Tahap

Pertengahan

Sistem Sokongan

Pengurusan Taktikal

� MIS � Sistem Maklumat Pengurusan

� DSS � Sistem Sokongan Keputusan

� OAS � Sistem Automasi Pejabat

Pengurusan Operasi

Sistem Sokongan Operasi

� TPS � Sistem Pemprosesan Urus Niaga

� PCS � Sistem Kawalan Proses

� ECS � Sistem Kolaboratif Perusahaan

4.3

Rujuk pada buku: Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2013). Management information systems � managing the digital firm (13th ed.). Prentice Hall. Baca Bab 3 bertajuk Sistem Maklumat,Organisasi dan Strategi (Information Systems, Organizations, and Strategy), dan kenal pasti perubahan-perubahan yang dibawa oleh sistem maklumat pada organisasi.

AKTIVITI 4.1


Ketiga-tiga tahap

pengurusan Lain-lain jenis

� ES � Sistem Pakar

� KMS � Sistem Pengurusan Pengetahuan

� FIS � Sistem Kefungsian Perniagaan

(a) Sistem Maklumat untuk Menyokong Pengurusan Operasi

Sistem maklumat ini memproses data yang dihasil atau digunakan dalam operasi perniagaan. Ia memproses pelbagai data untuk kegunaan dalaman dan luaran oleh organisasi. Bagaimanapun, ia tidak memberi maklumat tertentu yang kebiasaannya diperlukan oleh pengurusan taktikal atau pengurusan atasan. Proses perlu dilakukan secara berterusan oleh MIS pada output yang dihasilkan. Peranan-peranan tahap sistem sokongan pada operasi termasuklah:

(i) Memproses operasi perniagaan secara berkesan;

(ii) Mengawal proses-proses industri;

(iii) Membantu komunikasi dan kolaborasi; dan

(iv) Mengemas kini pangkalan data korporat. Contoh-contoh sistem maklumat yang terlibat adalah Sistem Pemprosesan Urus Niaga dan Sistem Kawalan Proses.

(b) Sistem Maklumat untuk Menyokong Pengurusan Taktikal Sistem maklumat untuk pengurusan taktikal membantu dalam fungsi-fungsi membuat keputusan yang biasanya digunakan oleh pengurusan pertengahan. Sistem ini memainkan peranan dalam mengakses, menyusun, menghasilkan ringkasan dan memaparkan maklumat untuk membantu dalam proses membuat keputusan. Ia mengutip data jualan harian atau mingguan, keuntungan syarikat dan lain-lain lagi. Kemudian, ia memproses data untuk menjana laporan dan ringkasan laporan untuk kegunaan para pengurus tahap pertengahan dalam merancang langkah-langkah syarikat yang seterusnya.

Lawati kedai buku dalam talian Amazon (www.amazon.com). Perhatikan pada perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan. Apakah pendapat anda terhadap laman web ini? Apakah kategori sistem ia digolongkan? Kongsikan pandangan anda dengan rakan-rakan sekursus anda.

AKTIVITI 4.2


Ia memberi fokus pada persediaan maklumat dan sokongan kepada para pengurus untuk membuat keputusan yang berkesan. Ia membantu dalam membuat keputusan di tahap tertinggi pengurusan, pertengahan (taktikal) dan juga di tahap operasi.

(c) Sistem Maklumat untuk Menyokong Pengurusan Strategik Sistem maklumat untuk pengurusan strategik menyediakan maklumat terkini dengan pantas kepada pengurusan atasan terutamanya maklumat berkaitan dengan faktor-faktor kejayaan kritikal (CSF) yang perlu dikenal pasti untuk mencapai set objektif. Sistem ini mampu menghasilkan maklumat dan mencapai kelebihan saingan dalam arena pasaran global.

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN (MIS)

Sepertimana yang dinyatakan dalam Topik 1, Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) adalah sistem yang mempunyai keupayaan memproses maklumat termasuklah mengutip, memproses, menyimpan dan menyebarkan data dalam bentuk maklumat melalui analisa memproses dan menyampaikan maklumat pada sesiapa yang memerlukannya. Tujuan MIS adalah untuk membangunkan sistem yang berdaya maju bagi memaksimumkan penggunaan kaedah data terkini yang berkesan terhadap amalan-amalan pengurusan. Ia juga bertujuan membantu pengurusan atasan dan para pengurus organisasi untuk membina maklumat tepat pada masanya. Ia bukan sahaja menentukan operasi semasa dan di masa hadapan tetapi juga mengenal pasti masalah-masalah yang berpotensi yang perlu diperbetulkan. Dengan MIS, sesebuah organisasi dapat menjimatkan masa berharga untuk tenaga kerjanya dan seterusnya menjimatkan kos operasi. Pada masa yang lalu, maklumat perniagaan perlu diproses secara manual untuk pemfailan dan analisa, sekarang ia boleh dimasukkan serta-merta dengan mudah ke dalam komputer dengan menggunakan pemproses data yang membolehkan pembuatan keputusan lebih pantas dan segera mencerminkan organisasi secara menyeluruh. Ini banyak membantu keputusan yang dibuat oleh organisasi kerana untuk membuat keputusan yang berkesan, ia memerlukan maklumat yang tepat pada masanya dan relevan. MIS tidak boleh mencipta strategi-strategi perniagaan dengan sendiri tetapi ia boleh membantu pihak pengurusan untuk memahami kesan-kesan strategi mereka dan membolehkan pembuatan keputusan dilakukan dengan berkesan. Sistem MIS boleh digunakan untuk mengubah data menjadi maklumat yang berguna dalam membuat keputusan.

4.4


MIS dan maklumat yang dihasilnya adalah dianggap komponen praktikal yang perlu dan pembuatan keputusan perniagaan yang munasabah dalam organisasi. MIS dan sistem perniagaan membantu pengumpul semakan data perniagaan dan penghasilan laporan yang digunakan sebagai alatan untuk membuat keputusan. Oleh itu, kejayaan di dalam membuat keputusan yang merupakan pusat proses pentadbiran adalah sangat bergantung sebahagiannya pada maklumat yang boleh didapati dan sebahagian lagi pada fungsi-fungsi yang merupakan komponen-komponen proses. Seperti yang anda harus ketahui sekarang, maklumat adalah amat penting untuk kelangsungan sesebuah organisasi terutamanya dalam membuat keputusan yang baik dan tepat. Jika maklumat yang berkaitan diperlukan untuk perancangan tidak boleh didapati pada masa yang sesuai, ia akan mencetuskan pelbagai situasi seperti perancangan yang lemah, kelemahan dalam menentukan keutamaan dalam keperluan, membuat keputusan yang tidak sesuai dan kepincangan pengaturcaraan atau penjadualan aktiviti. Oleh itu, sistem organisasi tidak akan menjadi cekap dan berkesan dalam operasinya. Pengurusan sistem maklumat yang lemah pasti akan mewujudkan suatu halangan dalam mencapai kejayaan pengurusan sesebuah organisasi.

4.4.1 Input dan Output MIS

Secara umumnya, MIS terdiri daripada beberapa koleksi subsistem yang menumpu pada fungsi atau tugasan tertentu seperti MIS Perakaunan, MIS Pemasaran dan MIS Pembuatan. Sebagai contoh, MIS Kewangan terdiri daripada beberapa subsistem berkaitan dengan laporan kewangan, analisa keuntungan dan kerugian, analisa kos dan penggunaan, dan pengurusan dana. Input untuk MIS adalah maklumat yang dihasilkan dari data dalaman yang diperoleh dari hasil-hasil Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS) dan data luaran. Output adalah koleksi laporan yang diagihkan kepada para pengurus. Laporan-laporan ini terbahagi kepada tiga kategori utama iaitu:

Bolehkah anda fikirkan satu sistem yang anda gunakan di institusi pengajian anda (sistem pendaftaran, sistem pengurusan pelajar dan sebagainya)? Adakah sistem yang anda kenal pasti itu boleh dikategorikan sebagai sebuah MIS? Bincangkan dengan rakan-rakan sekursus anda.

AKTIVITI 4.3


(a) Laporan Berkala

(i) Dihasilkan selepas sejumlah masa tertentu atau berdasarkan jadual seperti secara harian, mingguan dan bulanan.

(ii) Contoh: Laporan bulanan jabatan

(b) Laporan Yang Diminta

(i) Dihasilkan apabila diminta oleh pihak atasan atau pelanggan.

(ii) Contoh: Laporan-laporan yang diminta oleh pengurus jabatan mengenai jumlah jam bekerja seseorang pekerja dalam minggu tersebut.

(c) Laporan Tidak Dijangka Dihasilkan secara automatik apabila sesuatu peristiwa yang tidak dijangka berlaku yang jarang atau tidak pernah berlaku, yang memerlukan tindakan pihak pengurusan.

4.4.2 Ciri-ciri MIS

Berikut adalah ciri-ciri MIS:

(a) Menyediakan laporan menggunakan format kekal dan seragam. Contohnya, laporan kewangan berkala akan mempunyai medan dan jenis data yang sama pada lokasi yang sama untuk setiap laporan.

(b) Menyediakan laporan dalam bentuk salinan lembut atau salinan bercetak.Laporan boleh dicetak pada kertas (salinan bercetak) atau boleh dibaca terus dari skrin komputer. Walau apa pun format, laporan adalah kekal sama.

(c) Menggunakan data dalaman dan luaran. Kebanyakan aplikasi MIS menggunakan data dalaman dari pangkalan data organisasi meskipun data luaran juga digunakan.

(d) Kebiasaannya, input untuk MIS adalah hasil daripada TPS.

(e) Membolehkan pengguna akhir menghasilkan laporan yang diperlukan. Ini memerlukan penghasilan pengaturcaraan tertentu dengan bantuan pengaturcara.

(f) Mampu menyediakan maklumat untuk kegunaan para pengurus strategik dan taktikal.


SISTEM PEMPROSESAN URUS NIAGA (TPS)

Setiap organisasi melakukan urus niaga perniagaan setiap hari. Secara asasnya, sesuatu urus niaga perniagaan berlaku setiap kali organisasi menghasilkan produk atau perkhidmatan untuk pelanggannya. Ia juga termasuk pengurusan harian dan aktiviti-aktiviti utama pengurusan yang dilakukan oleh organisasi. Berikut adalah beberapa contoh:

(a) Satu urus niaga perniagaan untuk sebuah universiti atau kolej adalah pengajaran dan penilaian pelajar.

(b) Menguruskan tempahan dan penjualan tiket kepada pelanggan di dalam sistem penempahan penerbangan.

(c) Menguruskan penjualan tiket dan sistem tiket transit aliran ringan (LRT). Untuk melaksanakan urus niaga ini dengan lebih berkesan dan cekap, sistem pemprosesan urus niaga (TPS) telah diperkenalkan. Fungsi utamanya adalah untuk mengutip semua maklumat berkaitan urus niaga perniagaan dan memprosesnya serta menghasilkan output yang relevan.

4.5.1 Objektif TPS

Objektif utama TPS adalah untuk menyediakan maklumat yang diperlukan supaya operasi organisasi boleh dilaksanakan dengan berkesan dan tepat. Objektif-objektif yang lain termasuklah:

(a) Membolehkan organisasi untuk beroperasi dengan cekap dan berkesan.

(b) Menyediakan laporan dan dokumen tepat pada masanya.

(c) Meningkatkan kelebihan saingan organisasi.

(d) Menyediakan data yang tepat untuk sistem-sistem strategik dan taktikal, contohnya, data untuk sistem maklumat pengurusan (MIS) dan sistem sokongan keputusan (DSS).

(e) Memastikan ketepatan dan kebolehpercayaan data dan maklumat.

(f) Mengawal keselamatan data dan maklumat.

(g) Membantu dalam mengekalkan kesetiaan pengguna atau pelanggan.

4.5


4.5.2 Kaedah dan Proses TPS

Terdapat tiga kaedah am untuk TPS iaitu: (a) Pemprosesan Kelompok

Semua urus niaga adalah dikumpulkan ke dalam satu kelompok untuk tempoh tertentu sebelum diproses. Ini membenarkan masa untuk mengemaskinikan rekod-rekod dalam urus niaga tersebut. Sistem mengumpul semua urus niaga jabatan dalam beberapa kelompok, menyediakannya untuk pemprosesan dan kemudian memprosesnya di penghujung setiap hari beroperasi. Contohnya, sistem gaji mengumpul semua maklumat berkaitan kehadiran dan jumlah jam bekerja setiap hari dalam masa sebulan bekerja. Sementara menunggu hujung bulan untuk memproses data, maklumat mungkin masih dikemas kini sekiranya perlu. Apabila tetapan masa tiba (seperti hujung bulan), sistem akan mengira jumlah jam bekerja dan gaji yang patut diterima oleh setiap pekerja.

(b) Pemprosesan Urus Niaga Dalam Talian (OLTP)

OLTP juga dikenali sebagai pemprosesan masa nyata. Urus niaga diproses sebaik sahaja ia berlaku. Contohnya, sistem pengeluaran wang dalam bank � di mana seseorang pelanggan mengeluarkan wang dari akaun beliau, sistem akan segera mengemas kini akaun tersebut. Apabila anda menempah tiket kapal terbang, sistem akan mengemaskini pangkalan data yang mengandungi maklumat mengenai urusan tempat duduk, jumlah bayaran dan lain-lain. Anda juga dimaklumkan tentang status tempahan dengan segera. Pemprosesan urus niaga dalam talian ini memberi status terkini untuk setiap urus niaga.

(c) SSistem Hibrid (Entri Dalam Talian dengan Pemprosesan Tertunda) Proses atau kaedah ini adalah satu kombinasi kedua-dua kaedah yang dinyatakan sebelum ini. Maklumat atau data dari urus niaga diambil dan dimasukkan dalam komputer tetapi tidak akan diproses secara automatik.

Contohnya, apabila anda membuat tempahan menerusi saluran bebas cukai, tempahan anda akan diambil dan dimasukkan dalam komputer. Walaupun penempahan telah dimasukkan dalam komputer, ia hanya akan diproses selepas waktu pejabat atau hari selepasnya.


4.5.3 Aktiviti TPS

Sekarang, mari kita lihat enam tugasan utama dalam kitar aktiviti pemprosesan urus niaga. Ini digambarkan dalam Rajah 4.3.

Rajah 4.3: Aktiviti-aktiviti pemprosesan data am dalam TPS

Sumber: Adaptasi dari Stair, R., & Reynolds, G. (2005). Principles of information systems (7th ed.). Thompson

Mari kita bincangkan setiap aktiviti pemprosesan data yang dinyatakan dalam Rajah 4.3.

AKTIVITI 4.4

Nyatakan beberapa contoh lain untuk tiga kaedah pemprosesan yang dibincangkan sebelum ini.


(a) Pengumpulan Data

(i) Proses memperoleh dan mengumpul data diperlukan untuk sesuatu urus niaga yang lengkap.

(ii) Wujud dalam dua bentuk iaitu:

� Manual, seperti mengumpul pesanan produk secara bertulis.

� Automatik, seperti memperoleh data daripada pengimbas terminal atau persisian input.

(iii) Kaedah kemasukan data boleh dilaksanakan dengan pelbagai cara seperti:

� Menggunakan papan kekunci.

� Automasi data sumber � ia lebih pantas dan ketepatannya terjamin kerana data yang dikumpul akan diimbas terus ke sistem dari sumbernya. Contoh: mengimbas menggunakan pembaca kod bar di pasar raya.

(b) Penyuntingan Data

(i) Proses pemeriksaan data untuk memastikan integriti data dan kelengkapan data.

(ii) Contoh: Nama pekerja mesti dalam bentuk abjad dan nombor kakitangannya dalam bentuk nombor; jika tidak data adalah tidak sah dan tidak betul.

(c) Pengesahan Data/Pembetulan

(i) Proses menyunting data yang ditemui untuk dimasukkan semula kerana kesilapan taip sebelum ini.

(ii) TPS perlu menghasilkan mesej peringatan jika berlaku ralat pada data yang dimasukkan.

(iii) Contoh: Mesej ralat terhasil jika anda tersilap memasukkan suatu nombor apabila memasukkan nama pekerja.

(d) Manipulasi Data

(i) Proses melakukan pengiraan dan transformasi data yang berkaitan dengan urus niaga perniagaan.


(ii) Ini termasuk pengelasan data dalam beberapa kategori, melakukan pengiraan dan menyimpan data dalam pangkalan data untuk proses seterusnya.

(iii) Contoh-contohnya:

� Pengiraan markah purata seseorang pelajar dalam semester akan mengambil kira jumlah markah yang diperoleh oleh pelajar yang akan dibahagi dengan jumlah jam kredit yang diambil.

� Sistem gaji yang mendarabkan jumlah jam bekerja dengan kadar gaji sejam untuk setiap pekerja.

(e) Penyimpanan Data

(i) Proses mengemas kini satu atau lebih pangkalan data dengan urus niaga baru.

(ii) Selepas pangkalan data dikemas kini, sistem yang lain boleh memperoleh dan menggunakan data untuk tujuan lain.

(iii) Wujud dalam dua bentuk iaitu:

� Manual, seperti mengumpul pesanan produk secara bertulis.

� Automatik, seperti memperoleh data daripada pengimbas teknikal.

(f) Penghasilan Laporan dan Dokumen

(i) Proses menghasilkan rekod output dan laporan dalam bentuk salinan lembut atau salinan bercetak.

(ii) Contoh: Memperoleh dokumen keputusan peperiksaan anda dalam salinan bercetak iaitu transkrip keputusan peperiksaan yang dicetak atau dalam salinan lembut yang dipaparkan di skrin komputer.

AKTIVITI 4.5

Selepas mempelajari ciri-ciri dan aktiviti-aktiviti TPS secara amnya, bolehkah anda berikan beberapa contoh TPS yang selalu digunakan?


4.5.4 Aplikasi TPS Tradisional

Terdapat tiga aplikasi utama untuk sistem pemprosesan urus niaga tradisional iaitu:

(a) Sistem Pemprosesan Pesanan Beberapa proses dalam sistem ini adalah:

(i) Entri Pesanan

� Memperoleh data asas yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan.

(ii) Konfigurasi Jualan

� Memastikan bahawa produk dan perkhidmatan yang dipesan memenuhi spesifikasi pelanggan agar semuanya berjalan dengan lancar.

� Sebagai contoh, melalui konfigurasi jualan, jurujual pencetak akan tahu bahawa sesebuah pencetak komputer memerlukan kabel tertentu bersama-sama dengan kad LAN (rangkaian kawasan setempat) untuk membolehkannya disambung pada LAN.

(iii) PPerancangan Logistik

� Perancangan tentang apa yang perlu dihantar selaras dengan pesanan.

(iv) PPelaksanaan Logistik

� Mengkoordinasi aliran keluar produk dari organisasi dengan objektif untuk menghantar produk yang berkualiti tepat pada masa kepada para pelanggan.

(v) KKawalan Inventori

� Mengemas kini dengan menggunakan sistem rekod inventori berkaitan untuk memaparkan kuantiti yang betul untuk setiap saham yang dimiliki.

(vi) IInteraksi Pelanggan

� Memantau dan menjejak setiap urus niaga pelanggan dalam syarikat.

�


(vii) PPenjadualan

� Menentukan masa terbaik dan kaedah untuk menghantar produk dan perkhidmatan supaya ia tiba pada masanya dalam keadaan yang baik.

� Contohnya, untuk menghantar sayur-sayuran segar dari ladang ke pusat bandar, satu sistem menentukan sama ada penghantaran menggunakan kereta api atau lori akan memastikan sayur-sayuran segar tiba di destinasinya.

(b) Sistem Pembelian

Sistem pemprosesan urus niaga pembelian mempunyai empat proses:

(i) Inventori

� Beroperasi seperti sistem inventori yang dibincangkan sebelum ini.

(ii) Pemprosesan Pesanan Belian

� Membantu jabatan pembelian untuk melengkapkan urus niaga pembelian dengan lebih cekap dan berkesan.

(iii) Penerimaan

� Menghasilkan rekod penerimaan barangan yang dihantar.

� Memastikan barangan yang dihantar itu diperiksa oleh pembeli untuk menentukan kualitinya dan jika dalam keadaan yang rosak, ia akan dikembalikan kepada pembekal.

(iv) Akaun Belum Terima

� Meningkatkan kawalan organisasi ke atas pembelian, memperbaiki aliran tunai, meningkatkan keuntungan dan menyediakan pengurusan yang lebih cekap berhadapan dengan liabiliti semasa.

(c) Sistem Perakauan

Beberapa proses dalam sistem perakaunan adalah:

(i) Pemprosesan Urus Niaga Belanjawan

� Mengautomasi seberapa banyak tugasan yang perlu untuk mengumpul data berkaitan belanjawan, mengagihkannya kepada pengguna dan menyatukan peruntukan.


(ii) Akaun Bukan Belum Diterima

� Menguruskan aliran tunai organisasi dengan menjejak jumlah yang terhutang oleh pembeli dan pengguna perkhidmatan.

� Mengenal pasti penghutang serta memastikan setiap hutang sudah dilangsaikan.

(iii) Penggajian

� Berkaitan dengan urus niaga pembayaran gaji dengan pengiraan sehingga penghasilan laporan dalam bentuk slip gaji.

(iv) Pengurusan Aset

� Mengawal pelaburan dalam modal berupa peralatan dan menguruskan susut nilai untuk memaksimumkan manfaat cukai.

(v) Lejar Am

� Mengautomasi laporan kewangan dan kemasukan data. Satu ringkasan mengenai aplikasi utama untuk sistem pemprosesan urus niaga tradisional ditunjukkan dalam Jadual 4.2.

Jadual 4.2: Beberapa Subsistem yang Menyokong Sistem Pemprosesan Pesanan, Sistem Pembelian dan Sistem Perakaunan

Sistem Pemprosesan Pesanan Sistem Pembelian Sistem Perakaunan

� Sistem Entri Pesanan

� Sistem Konfigurasi Jualan

� Sistem Perancangan Logistik

� Sistem Pelaksanaan Logistik

� Sistem Kawalan Inventori

� Sistem Interaksi Pelanggan

� Sistem Penjadualan

� Sistem Inventori

� Sistem Pemprosesan Pesanan Belian

� Sistem Penerimaan

� Sistem Akaun Belum Terima

� Sistem Pemprosesan Urus Niaga Belanjawan

� Sistem Akaun Bukan Belum Terima

� Sistem Penggajian

� Sistem Pengurusan Aset

� Sistem Lejar Am


� Perancangan sistem maklumat mestilah dilakukan seiring dengan usaha

mereka bentuk semula organisasi untuk menggunakan sistem maklumat.

� Terdapat tujuh langkah perancangan sistem maklumat yang mempertimbangkan aspek organisasi dan memastikan pelaksanaan IS selaras dengan keperluan perniagaan.

� Penyeragaman adalah sangat diperlukan untuk merancang dengan cekap sesuatu pelaksanaan IT. Penyeragaman membantu dalam menjimatkan kos dan peruntukan untuk latihan yang berkesan. Ia juga menghasilkan sokongan yang cekap.

� Perubahan organisasi mungkin berlaku ekoran penggunaan sistem maklumat dan perubahan ini kebiasaannya terbahagi kepada empat bahagian, iaitu automasi, prosedur yang rasional, penyusunan semula proses perniagaan dan anjakan paradigma.

� Tahap pengurusan berlainan memerlukan sokongan berlainan dan bersesuaian daripada sistem maklumat mereka.

� Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) secara asasnya berkaitan dengan proses mengumpul, memproses, menyimpan dan menghantar maklumat yang relevan untuk menyokong operasi pengurusan dalam mana-mana organisasi.

� Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS) digunakan semasa tahap operasi dan ia melaksana serta merekod urus niaga rutin atau harian dalam organisasi. Contoh-contoh untuk TPS adalah sistem penggajian, sistem pendaftaran, sistem permintaan pelanggan dan sistem keputusan peperiksaan.

SEMAK SENDIRI 4.3

Apakah objektif-objektif Sistem Pemprosesan Urus Niaga?


Penyusunan semula proses perniagaan

Perancangan sistem maklumat

Sistem Maklumat Pengurusan (MIS)

Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS)

Topik Integrasi Sistem 4 Maklumat dalam...

Documents

Transcript of Topik Integrasi Sistem 4 Maklumat dalam...