06 CBMS4303 Topik 2 -...

� PENGENALAN

Dalam topik ini, anda akan diperkenalkan pada konsep sistem, yang penting untuk pemodelan dan penyelesaian masalah. Topik ini akan memperkenalkan model yang boleh membantu pengurus dalam menyelesaikan masalah, iaitu, model fizikal, naratif, grafik dan matematik. Anda akan melihat lebih banyak butiran elemen model sistem umum yang termasuk sistem fizikal dan sistem konseptual. Anda juga akan diperkenalkan pada satu lagi elemen sistem dikenali sebagai standard. Secara umumnya, standard tahap prestasi dicapai oleh output sistem. Pengurus memastikan standard sistem itu dipenuhi dengan membandingkan output sistem dan standard. Tindakan boleh diambil jika output adalah lebih atau kurang daripada standard.

TTooppiikk

22

� Pengurus dan Konsep Sistem

HASIL PEMBELAJARAN

Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menerangkan pelbagai elemen sistem;

2. Menerangkan empat jenis model dan penggunaannya dalamperniagaan;

3. Membicangkan sistem model umum (sistem fizikal dankonseptual) dalam organisasi;

4. Menerangkan konsep penyelesaian masalah; dan

5. Menggunakan pendekatan sistem dalam penyelesaian masalah.

� TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM 32

PENGURUS DAN SISTEM

Dalam usaha untuk menyelesaikan masalah dengan cekap, pengurus perlu melihat firma sebagai satu sistem. Setiap sistem mempunyai konsep dan elemen yang boleh dilihat sama ada dari aspek umum atau khusus. Ini akan menjadikan ia lebih mudah bagi pengurus untuk melihat sistem keseluruhan atau sebahagian dari sistem itu secara terperinci, dan hubungannya dengan bahagian-bahagian lain dalam sistem. Sistem-sistem baru dibangunkan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang wujud dalam sistem semasa. Ayuh kita lihat konsep sistem dalam konteks sistem maklumat pengurusan. (a) AApakah itu Sistem? Sistem ditakrifkan sebagai sekumpulan elemen yang bekerja bersama

untuk mencapai satu objektif. Sebuah organisasi seperti firma, institusi atau jabatan adalah contoh sistem. Sebuah syarikat ditubuhkan dari beberapa elemen seperti manusia, perkakasan, perisian dan alat-alat yang bekerja bersama untuk mencapai matlamat firma.

(b) AApakah itu Elemen Sistem? Setiap sistem mempunyai kombinasi elemen yang berbeza. Secara umum,

sistem mempunyai elemen asas seperti objektif, mekanisme kawalan, input, transformasi dan output, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.1. Untuk sistem, sumber input berubah kepada sumber-sumber output. Mekanisme kawalan memantau proses transformasi bagi memastikan sistem mencapai objektif proses.

Rajah 2.1: Elemen-elemen sesuatu sistem

Untuk memahami dengan lebih baik, mari kita lihat beberapa contoh. Tubuh manusia mempunyai beberapa sistem yang mempunyai mekanisme kawalan.

2.1

TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM � 33

Perhatikan bagaimana sistem pernafasan kita menjadikan kita berpeluh dalam cuaca panas supaya kulit kita menjadi lebih sejuk, manakala bulu roma kita naik untuk memerangkap lebih banyak haba dalam cuaca sejuk. Adakah anda pernah mengalami keracunan makanan sebelum ini? Jika ya, anda akan ingat berapa kerap anda terpaksa pergi ke tandas, atau bagaimana anda muntah sepanjang hari ketika sistem penghadaman anda memuntahkan keluar toksin di dalam badan. Tindak balas berlaku kerana mekanisme kawalan di dalam sistem badan kita mengubah proses transformasi biasa. Dalam pembuatan kereta, contohnya, jika terdapat kekurangan dalam inventori kereta, pihak pengurusan akan memaklumkan sistem input untuk mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dikenal pasti. Sekarang lihat kembali pada Rajah 2.1. Dalam sesuatu sistem, mekanisme kawalan dihubungkan dengan gelung maklum balas (dalam aliran anak panah). Mekanisme kawalan memantau prestasi sistem dengan membandingkan isyarat maklum balas dengan objektif sistem. Jika output sistem mencapai objektif tersebut, maka sistem akan berada dalam keadaan yang stabil. Sekiranya berlaku hal yang tidak diingini apabila output sistem tidak memenuhi objektif sistem, isyarat yang dihantar ke input sistem supaya tindakan yang perlu boleh diambil untuk mengubah operasi sistem. Selepas anda memahami apa itu sistem dan juga elemen-elemen yang membentuk sistem ini, mari kita lihat kedua-dua jenis sistem. (a) SSistem gelung terbuka dan gelung tertutup Tidak semua sistem mempunyai mekanisme kawalan, gelung maklum

balas dan objektif untuk mengawal operasi mereka. Sistem tanpa mekanisme kawalan dikenali sebagai ssistem terbuka, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.2. Satu contoh ialah sistem maklumat yang secara automatik menjana laporan secara tetap tanpa pemantauan input, prestasi atau aktiviti.

Rajah 2.2: Sistem gelung terbuka

Sistem gelung tertutup mempunyai tiga komponen kawalan iaitu mekanisme kawalan, gelung maklum balas dan objektif, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.1. Contoh sistem ini adalah sistem kawalan bajet di sebuah organisasi di mana semasa pembentangan bajet, isu-isu yang disampaikan melalui sistem maklum balas dan setiap perbelanjaan dibandingkan dengan objektif melalui mekanisme kawalan.


(b) SSistem Terbuka dan Tertutup

Kebanyakan sistem yang wujud adalah sistem terbuka. Satu contoh ialah

sistem pengundian pilihan raya yang mengambil kira input daripada pengundi di seluruh negara dan mengumumkan keputusan kembali kepada mereka.

Sebaliknya, sistem tertutup tidak disambung pada persekitarannya. Anda

mungkin telah menjalankan satu eksperimen sains di dalam makmal semasa zaman sekolah anda. Adakah eksperimen itu bersambung ke elemen-elemen alam sekitar di luar makmal? Jika jawapannya tidak, maka sistem yang dijalankan di makmal tertutup dan jauh adalah satu contoh baik tentang sistem tertutup.

(c) SSubsistem

Satu sistem mempunyai banyak peringkat. Sebagai contoh, badan manusia memiliki pelbagai sistem seperti sistem pernafasan dan sistem penghadaman, seterusnya mempunyai banyak subsistem yang boleh dibahagikan kepada sel tunggal. Sebagai contoh, satu sistem di klinik mempunyai banyak subsistem, yang boleh dibahagikan kepada bentuk yang paling mudah. Sistem dalam klinik mungkin mempunyai subsistem pendaftaran, temujanji dan rawatan perubatan. Rajah 2.3 menunjukkan satu sistem yang mempunyai banyak subsistem.

Sistem terbuka adalah sistem yang disambungkan pada persekitarannya melalui aliran sumber-sumber.

Subsistem adalah sistem yang bersambung pada persekitaran melalui aliran sumber.


Rajah 2.3: Sistem dan subsistem

(d) SSistem Super Sistem super adalah sistem yang lebih besar yang terdiri daripada banyak

subsistem. Sebagai contoh, sebuah subsistem jabatan adalah sebahagian daripada sistem super universiti. Sistem fakulti juga membentuk sebahagian daripada sistem super universiti.

(e) SSistem Fizikal dan Sistem Konsep

Sistem konseptual wujud sebagai satu idea dalam fikiran pengurus, graf, kertas atau penyata data yang dirakam pada skrin.

Sistem fizikal adalah satu sistem yang berasal dari elemen-elemenfizikal yang ketara. Contoh sistem fizikal adalah firma perniagaan yangterdiri dari manusia, bahan binaan, perkakasan dan peralatan pejabat.

Sistem konseptual adalah satu sistem yang menggunakan sumberkonsep yang tidak dapat dilihat secara fizikal untuk mewakilisistem fizikal.


Mari kita ambil pembuatan sebagai contoh. Pembuatan adalah sistem fizikal. Ia terdiri daripada manusia, bahan mentah dan mesin yang bekerja bersama-sama untuk mencipta produk. Walau bagaimanapun, data dan maklumat yang disimpan dalam sistem ini adalah sistem konseptual yang mencerminkan sistem fizikal. Melalui sistem konseptual pembuatan, pengurus boleh mengenal pasti kuantiti bahan mentah yang digunakan, urutan proses transformasi, pekerja yang mengendalikan operasi perkilangan, kuantiti dan destinasi produk siap setiap hari, mingguan atau bulanan. Lebih banyak penjelasan tentang sistem fizikal dan konseptual akan dibincangkan dalam subtopik 2.3. Kepentingan Pandangan Sistem Pandangan sistem adalah cara bagaimana kita melihat isu, masalah atau peristiwa dalam konteks sesuatu sistem. Pandangan itu melihat pada operasi perniagaan sebagai satu sistem yang merupakan sebahagian daripada persekitaran yang lebih besar. Pandangan sistem memberi manfaat kepada pengurus dengan:

(a) Mengulas lanjut mengenai kerumitan struktur dan kefungsian organisasi dengan konsep sistem super dan subsistem;

(b) Mengenal pasti objektif dan hala tuju organisasi;

(c) Menentukan bagaimana komponen sistem perlu bekerjasama antara satu sama lain untuk mencapai objektif organisasi;

(d) Mengenal pasti hubungan antara organisasi dan persekitarannya; dan

(e) Mengutamakan nilai maklum balas maklumat yang boleh dicapai dari sistem gelung tertutup.

Pada pendapat anda, apakah hubungan antara pengurusan dan sistem maklumat pengurusan?

SEMAK KENDIRI 2.1


MODEL

Model ialah perwakilan perkara seperti objek, konsep atau aktiviti nyata yang dikenali sebagai entiti. Model digunakan untuk mewakili masalah, yang perlu diselesaikan dalam bentuk yang mudah difahami. Jenis-jenis model dan kegunaannya adalah seperti berikut: (a) JJenis Model Model boleh dikelaskan kepada empat jenis � fizikal, naratif, grafik

dan matematik.

(i) MModel Fizikal Model fizikal ialah perwakilan entiti tiga dimensi, yang dapat dilihat

dengan mata kasar. Biasanya, entiti dimodelkan semula pada skala yang lebih kecil daripada yang sebenar. Contoh model fizikal biasanya digunakan dalam persekitaran perniagaan seperti rumah atau model kereta.

(ii) MModel Naratif Model naratif digunakan oleh pengurus untuk menerangkan entiti

melalui komunikasi lisan dan bertulis. Melalui penjelasan itu, penonton dapat memahami butir-butir entiti. Model ini adalah model yang paling popular kerana ia merangkumi setiap aspek komunikasi perniagaan.

(iii) MModel Grafik Pernahkah anda mendengar ungkapan bahasa Inggeris "a picture

paints a thousand words" (suatu gambar memberi gambaran ribuan perkataan)? Model grafik digunakan untuk menggambarkan entiti melalui graf, carta, bentuk, simbol dan garisan. Selain daripada perniagaan, model grafik juga digunakan dalam reka bentuk sistem maklumat. Anda pasti akan ingat model grafik yang digunakan dalam analisis sistem dan reka bentuk. Antara contoh model grafik adalah Gambar Rajah Aliran Data (DFD), Gambar Rajah Hubungan Entiti (ERD), carta aliran dan struktur carta.

(iv) MModel Matematik Model matematik adalah formula atau persamaan matematik yang

terdiri dari beberapa pembolehubah dan pemalar. Bagaimanakah anda mengira keuntungan jualan? Anda boleh mengira keuntungan melalui formula yang mudah dengan menambah nilai-nilai dalam persamaan berikut:

Untung = Jualan � Kos

2.2


Pengurus perlu terus memantau situasi selepas penyelesaian tersebut

telah dilaksanakan bagi memastikan ia boleh menyelesaikan masalah seperti yang diharapkan. Jika ralat berlaku, tindakan pembetulan perlu diambil untuk membetulkan keadaan.

(b) KKegunaan Model Empat model yang kita bincangkan sebelum ini menjadikan pemahaman dan

komunikasi lebih mudah. Ini kerana entiti itu dikemukakan dalam bentuk yang mudah. Model boleh digunakan secara berasingan atau digabungkan bersama untuk disesuaikan dengan keadaan. Sebagai contoh, model matematik mempunyai kelebihan kerana ia dapat meramalkan masa depan.

SISTEM MODEL UMUM

Sistem model umum telah diperkenalkan untuk membolehkan penggunaan yang mudah dari konsep sistem maklumat oleh pelbagai organisasi. Elemen model umum adalah asas untuk sistem maklumat di setiap organisasi. Jika anda boleh memahami konsep asas sistem model umum, anda boleh memahami dengan mudah keseluruhan konsep sistem model umum dan struktur organisasi. Anda hanya perlu menambah atau mengubahsuai model sistem umum dengan jenis

2.3

Layari laman web http://en.wikipedia.org/wiki/Entity-relationship_ model dan http://en.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram. Berdasarkan lamanweb tersebut, bincangkan perincian mengenai cara Gambarajah Aliran Data.

AKTIVITI 2.1

Berdasarkan empat jenis model, bangunkan gambar rajah yangmenghubungkan semua model. Bandingkan rajah dengan rakankursus anda.

AKTIVITI 2.2

Jika anda seorang pengurus, apakah kegunaan model untuk anda?

SEMAK KENDIRI 2. 2


semasa sistem maklumat dan struktur organisasi apabila menganalisa dan mereka bentuk sistem maklumat.

2.3.1 Sistem Fizikal

Sistem fizikal firma mengubah sumber input kepada sumber-sumber output, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.4. Sumber input diekstrak dari persekitaran, diproses untuk membentuk sumber output dan kemudian kembali ke persekitaran yang sama. Sejak interaksi wujud di antara firma dan persekitarannya melalui sumber-sumber fizikal, sistem fizikal firma boleh diklasifikasikan sebagai sistem terbuka. Jika kita melihat contoh proses mengeluarkan minyak masak, kita boleh bayangkan bagaimana sumber-sumber input seperti minyak sawit diproses untuk minyak masak. Minyak kelapa sawit diekstrak dari persekitaran firma manakala minyak masak dipasarkan kepada pelanggan yang tinggal dalam persekitaran.

Rajah 2.4: Sistem fizikal firma

Selain dari aliran bahan ini, terdapat jenis aliran lain seperti aliran kakitangan, aliran mesin dan aliran kewangan. (a) AAliran Bahan Input bahan seperti bahan mentah dan komponen yang disediakan oleh

pembekal. Bahan-bahan yang disimpan di dalam gudang atau kedai-kedai sebelum diproses. Selepas menjalani proses transformasi, bahan-bahan yang akan ditukar menjadi produk dan disimpan di gudang sebelum dihantar atau dipasarkan kepada pelanggan.

(b) AAliran Kakitangan Aliran kakitangan merujuk kepada aliran tenaga kerja. Kakitangan diambil

melalui agensi perekrutan atau melalui pengumuman dalam media cetak dan elektronik. Permohonan kerja adalah satu proses yang dijalankan oleh jabatan sumber manusia. Kakitangan baru kemudiannya dihantar ke pelbagai jabatan dalam firma di mana mereka dilatih dan didedahkan dengan skop kerja supaya mereka boleh berfungsi dengan baik dalam kerja mereka.

Terdapat beberapa kakitangan yang bekerja sehingga persaraan sementara

yang lain boleh meletakkan jawatan lebih awal. Dalam kedua-dua kes, kakitangan akan kembali ke persekitaran mereka.


(c) AAliran Mesin Aliran mesin menerangkan bagaimana jentera dibekalkan dan digunakan

dalam firma itu. Ia kemudian kembali ke persekitaran apabila ia tidak boleh berfungsi lagi dan digantikan dengan yang baru. Komputer, pencetak, mesin pendua dan faksimili adalah antara mesin yang digunakan dalam sesebuah firma.

(d) AAliran Kewangan Aliran kewangan bermula dengan pihak-pihak berkepentingan seperti

bank atau individu membiayai operasi firma. Tunai juga diperoleh daripada pelanggan, dengan menjana hasil bagi firma itu. Tunai kemudiannya dikembalikan ke persekitaran untuk membayar balik pinjaman, untuk tujuan pelaburan atau diberikan sebagai derma.

2.3.2 Sistem Konseptual

Anda telah diperkenalkan pada komponen sistem mekanisme kawalan sebelum ini menerusi topik ini. Kewujudan komponen ini membolehkan sistem untuk mengawal output bagi memenuhi objektif sistem. Jenis sistem ini dikenali sebagai sistem gelung tertutup. Sebaliknya, satu sistem yang tidak mempunyai mekanisme kawalan dikenali sebagai sistem gelung terbuka. Di kebanyakan firma, pengurusan merupakan mekanisme kawalan yang mengawal prestasi sistem. Pihak pengurusan memerlukan maklumat, kebiasaannya laporan bertulis dan dokumen lain yang berkaitan untuk mengawal firma itu. Laporan pengurusan terdiri daripada laporan input, transformasi dan output maklumat yang membantu pengurus untuk menilai prestasi firma. Rajah 2.5, 2.6 dan 2.7 menunjukkan contoh laporan input, transformasi dan output.

Bagaimanakah mekanisme kawalan dihubungkan dengan aliran sumber bagi membolehkan pemantauan kemajuan dan pembangunan sistem? Bincangkan.

AKTIVITI 2.3


Rajah 2.5: Laporan pembekal memberikan maklumat input

Rajah 2.6: Laporan status tugas yang memberikan maklumat transformasi

Rajah 2.7: Laporan jualan memberikan maklumat output


(a) DDimensi maklumat Pengurus menilai output yang dihasilkan oleh pemproses maklumat yang merangkumi empat dimensi maklumat:

(i) RRelevan Maklumat adalah relevan jika kandungan memenuhi keperluan

masalah yang dihadapi. Pengurus boleh mendapatkan maklumat yang relevan tanpa sebarang sokongan dari maklumat tidak relevan yang lain.

(ii) TTepat Maklumat mestilah tepat dan tanpa berlaku kesilapan. Ia adalah

penting terutamanya apabila ia melibatkan isu-isu berkaitan dengan gaji, pinjaman dan bil. Unjuran dan prestasi laporan masa depan juga hendaklah dikemukakan dengan tepat dengan menggunakan maklumat yang tepat.

(iii) PPada Masanya Maklumat mesti sentiasa ada pada masa ia diperlukan. Maklumat

lepas dan terkini boleh membantu pengurus membuat keputusan yang lebih baik.

(iv) LLengkap Maklumat mesti menyeluruh dan lengkap tetapi tidak berlebihan

sehingga ke tahap menjadi tidak relevan pada masalah yang sedang diselesaikan.

(b) SStandard

Pengurus memerlukan maklumat yang boleh menerangkan apa yang dicapai oleh jabatan atau unit dan prestasi standard yang perlu dipatuhi. Anda sudah tahu bahawa setiap sistem mesti mempunyai objektif, yang merupakan matlamat keseluruhan yang perlu dicapai.

Setiap sistem mempunyai sekurang-kurangnya satu objektif. Objektif-

objektif dinyatakan secara umum dan sesuatu yang lebih spesifik mesti ditentukan untuk mengukur sama ada objektif sistem dapat dicapai.

Standard adalah ukuran prestasi firma dan dinyatakan dari segi termatertentu dan dapat diukur secara kuantitatif dalam bentuk wang,nombor, peratusan dan sebagainya.


Sebagai contoh, objektif syarikat adalah untuk menyampaikan perkhidmatan cemerlang kepada pelanggan; standard prestasi perlu ada kurang daripada 10 aduan setiap bulan. Objektif sebuah universiti adalah untuk melahirkan graduan yang berkaliber tinggi; standard prestasi adalah untuk memastikan bahawa 10 peratus daripada graduan memperolehi ijazah kelas pertama dan 20 peratus daripada graduan mendapat A dalam projek akhir mereka. Pengurus membandingkan firma standard dan prestasi firma untuk mengawal sistem fizikal. Perbezaan antara kedua-duanya akan mengesahkan sama ada tindakan perlu diambil. Rajah 2.8 menunjukkan standard sebagai elemen tambahan sistem fizikal. Oleh itu, sistem konseptual mengawal sistem fizikal dengan menggunakan tiga komponen penting, iaitu pengurusan, pemproses maklumat dan standard.

Rajah 2.8: Standard prestasi disampaikan kepada pengurusan dan pemproses maklumat

(c) TTeknik Pengurusan Terdapat dua teknik pengurusan yang membantu pengurus untuk

melaksanakan tugas-tugas mereka dengan cekap dan berkesan. Ia adalah pengurusan melalui pengecualian dan faktor-faktor kejayaan kritikal (CSF).

Hubungkan kesemua empat dimensi maklumat dengan keberkesananpelaksanaan standard dalam firma. Bentangkan jawapan anda semasatutorial anda.

SEMAK KENDIRI 2.3


(i) PPengurusan melalui Pengecualian Teknik ini digunakan apabila pengurus mengambil tindakan hanya

jika aktiviti yang berlaku keluar dari prestasi dan norma yang ditetapkan. Oleh itu, selagi aktiviti firma berada dalam parameter prestasi, firma itu dianggap sebagai stabil. Teknik ini dilaksanakan dengan membandingkan standard sebenar dan prestasi sistem yang dihasilkan oleh pemproses maklumat. Sebagai contoh, jumlah bilangan kipas yang dihasilkan ditetapkan antara 500 hingga 800 unit sehari; pengurus akan melakukan tindakan susulan jika pengeluaran tidak mencapai sasaran ini. Pengurusan dengan teknik pengecualian boleh dilaksanakan oleh sistem maklumat berasaskan komputer (CBIS). Oleh itu, pengurus boleh memberi tumpuan berkesan kepada tugas-tugas lain.

(ii) FFaktor Kejayaan Kritikal (CSF) Teknik pengurusan yang menggunakan konsep yang sama dengan

pihak pengurusan melalui pengecualian dikenali sebagai faktor kejayaan kritikal (CSF). CSF merupakan teknik yang digunakan oleh pengurus untuk mengenal pasti beberapa faktor utama yang membawa kejayaan kepada sesuatu fungsi. Biasanya, organisasi menentukan beberapa CSF yang perlu tercapai sepenuhnya. CBIS menyokong CSF dengan menghasilkan maklumat bagi pengurus.

CSF dan pengurusan melalui pengecualian adalah sama dari segi

penekanan pada bahagian-bahagian tertentu sistem berbanding seluruh sistem. Perbezaannya ialah CSF kekal berterusan dalam jangka panjang manakala pengurusan melalui pengecualian boleh berubah mengikut masa.

2.3.3 Persekitaran

Dalam model sistem umum, sumber mengalir ke dalam firma dari persekitaran dan akan kembali ke persekitaran selepas proses transformasi. Persekitaran melengkapkan model sistem umum, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.9. Sumber fizikal memasuki proses fizikal dan sumber konseptual (maklumat dan data) memasuki pemproses maklumat yang akan disimpan atau digunakan oleh pengurus. Ia juga boleh mengalir ke atau dari persekitaran.


Rajah 2.9: Sistem model umum sebuah firma

2.3.4 Penyelesaian Masalah

Pengurus akan membuat beberapa keputusan semasa menyelesaikan masalah. Membuat keputusan adalah sesuatu tindakan yang diambil berikutan keputusan atau strategi yang dianggap sebagai penyelesaian yang lebih baik untuk masalah. Pembangunan sistem adalah berkait rapat dengan aktiviti-aktiviti penyelesaian masalah dalam perniagaan atau peluang untuk menggunakan sistem maklumat untuk meningkatkan kecekapan organisasi. Sistem maklumat boleh banyak membantu organisasi untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti harian serta mempercepatkan dan memudahkan proses membuat keputusan pihak pengurusan. Pertama, kita perlu memahami konsep penyelesaian masalah sebelum belajar tentang kaedah untuk pembangunan sistem. Rujuk Jadual 2.1 untuk istilah penting yang berkaitan dengan penyelesaian masalah.

Jadual 2.1: Terma Penting dalam Penyelesaian Masalah

Terma Penerangan

Masalah Satu keadaan yang tidak diingini atau situasi kompleks yang akan membawa kepada kesan negatif.

Penyelesaian Masalah Proses atau aktiviti yang dijalankan untuk mengatasi masalah atau untuk merebut peluang supaya kesan negatif dapat dielakkan.


Keputusan Hasil yang telah dipersetujui untuk merancang langkah dan tindakan seterusnya.

Masalah atau Tanda Sumber masalah.

(a) EElemen Penyelesaian Masalah Untuk penyelesaian masalah yang lebih baik, pengurus harus berurusan

dengan beberapa elemen. Elemen-elemen penyelesaian masalah yang harus dikenal pasti ditunjukkan dalam Rajah 2.10.

Rajah 2.10: Elemen-elemen penyelesaian masalah

Standard menunjukkan keadaan yang dikehendaki, iaitu prestasi yang

perlu dicapai oleh firma, manakala maklumat menunjukkan keadaan semasa, iaitu, pencapaian sebenar firma itu. Pengurus mesti mencapai kedua-duanya untuk mengetahui sekiranya masalah wujud. Masalah berlaku apabila terdapat perbezaan antara standard dan maklumat.

Pada pendapat anda, mengapa perlu penyelesaian untuk masalah dirancang dengan teliti dan apakah komponen-komponennya?

SEMAK KENDIRI 2.4


Masalah akan berlaku apabila prestasi sebenar adalah lebih tinggi atau lebih rendah daripada standard. Oleh itu, masalah boleh memberi kebaikan atau keburukan kepada firma. Ia mungkin lebih baik untuk memberikan standard yang lebih tinggi untuk mengekalkan prestasi yang baik. Sebaliknya, jika prestasi firma tidak boleh mencapai standard, kita perlu menyiasat sebab-sebab mengapa masalah ini berlaku.

Apabila masalah itu dikenal pasti, pengurus perlu menentukan beberapa

penyelesaian alternatif dengan menggunakan maklumat daripada kakitangan lain atau pengalamannya sendiri.

Sistem maklumat boleh digunakan untuk menilai setiap penyelesaian

alternatif. Penilaian perlu mengambil kira sebarang kekangan di dalam dan di luar firma.

Masalah-masalah yang sering dihadapi oleh sesebuah organisasi berlaku kerana dua sebab, iaitu:

(i) PPengaruh dalaman: Ini mungkin berpunca dari kakitangan atau sumber manusia, pengurusan bekalan bahan mentah dan lain-lain.

(ii) PPengaruh luar: Sebagai contoh, keadaan politik sesebuah negara atau dunia, kestabilan ekonomi, dasar-dasar kerajaan, pesaing, pembekal dan pelanggan.

(b) MMasalah dan Simptom Perbezaan antara masalah dan simptom perlu difahami. Simptom adalah

keadaan yang berlaku akibat daripada masalah. Pengurus sentiasa boleh melihat simptom berbanding kepada masalah ini. Untuk memahami punca masalah, simptom perlu dikaji dengan teliti.

Sebagai contoh, doktor akan mengkaji simptom untuk mengetahui punca

penyakit. Dalam nada yang sama, pengurus perlu mengkaji simptom untuk apa jua keadaan seperti pengurangan jualan; masalah sebenar adalah mengapa jualan telah berkurangan.

Kekangan dalaman adalah sumber terhad dalam firma.

Kekangan luaran merujuk pada kekangan dari persekitaran firmayang menghadkan aliran sumber-sumber ke dan dari firma itu.


(c) SStruktur Masalah Masalah mempunyai struktur yang mempengaruhi cara ia diselesaikan.

Sebagai contoh, persamaan "untung = jualan � kos" dapat menjelaskan sebab keuntungan firma meningkat atau menurun.

Beberapa masalah tidak difahami oleh pengurus dan ia dikenali sebagai masalah tidak berstruktur. Masalah tingkah laku manusia adalah satu contoh jenis masalah ini.

Kebanyakan masalah yang sering dihadapi oleh pengurus adalah gabungan masalah berstruktur dan tidak berstruktur.

Satu contoh adalah pilihan untuk menghasilkan produk baru. Walau bagaimanapun, beberapa elemen seperti kos dan kuantiti bahan mentah, pembekal dan kos promosi boleh diterangkan dengan jelas. Namun beberapa elemen seperti penerimaan pelanggan dan peratusan keuntungan adalah sukar untuk dianggarkan. Ketiga-tiga jenis masalah diringkaskan dalam Rajah 2.11.

Masalah separa berstruktur mempunyai bahagian-bahagian elemen atau hubungan yang difahami dan bahagian-bahagian yang tidak difahami.

Masalah tidak berstruktur adalah masalah yang tidak mempunyai elemen atau hubungan yang difahami oleh penyelesai masalah.

Masalah berstruktur adalah masalah yang mempunyai elemen-elemen tertentu dan hubungan antara elemen dapat difahami dan dilihat dengan jelas.


Rajah 2.11: Tiga jenis masalah

Penyelesaian masalah bukan tugas pengurus sahaja. Ia adalah tanggungjawab semua pihak, terutamanya individu yang pakar dalam bidang yang berkaitan dengan masalah.

Bagaimana masalah boleh dikenal pasti dalam sebuah firma? Bincangkan.

SEMAK KENDIRI 2.5


PENDEKATAN SISTEM

Pendekatan sistem adalah panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan masalah dengan memastikan bahawa masalah ini boleh difahami, penyelesaian alternatif dikenal pasti dan penyelesaian yang dipilih adalah berkesan. Lihat Rajah 2.12 untuk melihat fasa yang terlibat dalam penyelesaian masalah.

Rajah 2.12: Pendekatan sistem dalam penyelesaian masalah

2.4

Bagaimana pendekatan sistem membantu menyelesaikan sesuatu masalah? Bincangkan.

AKTIVITI 2.4


FASA PERSEDIAAN

Langkah-langkah dalam fasa ini tidak perlu dilaksanakan secara berurutan. (a) LLangkah 1 � Lihat Firma sebagai Sistem Anda mesti bayangkan firma sebagai satu sistem dengan menggunakan

konsep sistem umum. Anda mesti memetakan firma anda menggunakan model sistem umum.

(b) LLangkah 2 � Kenal Pasti Sistem Persekitaran Anda mesti kenal pasti persekitaran firma yang terdiri daripada pelanggan,

pembekal, pesaing, pemilik atau pemegang saham, kesatuan, komuniti kewangan, kerajaan dan masyarakat global.

(c) LLangkah 3 � Kenal Pasti Subsistem dalam Firma Subsistem dalam firma itu boleh dilihat dari pelbagai aspek. Jabatan atau

unit dalam firma boleh dilihat sebagai subsistem, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.13.

Rajah 2.13: Jabatan-jabatan dalam firma sebagai subsistem

Subsistem dalam firma juga boleh dilihat sebagai peringkat pengurusan. Subsistem ini mempunyai hubungan "atasan dan bawahan" dan dihubungkan dengan aliran maklumat keputusan dan keputusan. Keputusan dan perintah yang dibuat oleh pengurusan tertinggi disalurkan ke seluruh organisasi. Oleh

2.5


itu, pengurus boleh melihat kepentingan maklumat yang lebih jelas melalui hierarki pengurusan ini. Apabila pengurus melihat firmanya sebagai sistem yang terdiri daripada beberapa subsistem, beliau telah memahami konsep sistem dan mencapai objektif fasa. Pada peringkat ini, pengurus bersedia untuk menggunakan pendekatan sistem dalam menyelesaikan masalah.

FASA PENTAKRIFAN

Apabila sesuatu masalah dikenal pasti, pengurus boleh mendapatkan bantuan daripada penganalisa untuk menerangkan dan membantunya memahami masalah tersebut. Penganalisa mempunyai kepakaran untuk mengenal masalah, yang tidak ditakrifkan dengan jelas, kepada spesifikasi dalam bentuk model, dokumentasi dan gambar rajah untuk sistem baru atau dinaik taraf. Beberapa kaedah pengumpulan maklumat seperti temubual dan pemerhatian boleh digunakan oleh pengurus untuk memahami masalah tersebut. Fasa ini terdiri daripada dua langkah utama, yang termasuk berterusan dari peringkat sistem ke subsistem dan analisis bahagian sistem mengikut urutan tertentu. (a) LLangkah 4 � Meneruskan dari Peringkat Sistem ke Subsistem Apabila pengurus mahu memahami masalah, beliau akan memulakan

analisis sistem di bawah tanggungjawabnya. Sistem ini terdiri daripada firma atau salah satu unit firma. Analisa ini akan terus mengikut hierarki sistem, dari satu tahap ke tahap yang lain. Anda harus ingat bahawa sistem boleh wujud di setiap peringkat firma dan analisis boleh dimulakan di mana-mana subsistem dalam firma itu.

Pertama, pengurus mengkaji status firma dalam perspektif hubungannya

dengan persekitaran. Antara persoalan yang dikaji ialah:

(i) Sama ada firma itu mempunyai hubungan yang seimbang dengan persekitarannya;

(ii) Sama ada aliran ke dan dari persekitaran firma berlaku seperti yang sepatutnya; dan

(iii) Sama ada sistem itu mencapai objektifnya dalam mengeluarkan produk dan perkhidmatan untuk persekitarannya.

2.6


Kemudian, pengurus menganalisa sistem dari aspek subsistem. Setiap subsistem akan dikaji untuk melihat sama ada ia berfungsi bersama dengan subsistem yang lain untuk mencapai matlamat sistem.

Secara ringkas, langkah ini bertujuan untuk mengenal pasti subsistem yang

bermasalah supaya masalah tersebut dapat diatasi. (b) LLangkah 5 � Analisis Bahagian dari Sistem Mengikut Urutan Tertentu Elemen-elemen sistem dianalisa mengikut urutan tertentu apabila

pengurus mengkaji setiap peringkat sistem. Urutan disusun mengikut keutamaan ini (contohnya, 1 akan dianalisa sebagai pertama, diikuti dengan 2, 3 dan sebagainya) ditunjukkan dalam Rajah 2.14. Dari ini, masalah dalam elemen kelima tidak boleh diselesaikan jika ada masalah dalam elemen keempat.

Rajah 2.14: Urutan-urutan elemen sistem yang dianalisa

(i) EElemen pertama Menilai sstandard. Standard untuk prestasi sistem ditentukan dalam

bentuk kuantitatif tertentu seperti jumlah, peratusan dan kewangan. Elemen-elemen standard dianalisa untuk memastikan kriteria berikut dipenuhi sepenuhnya:

� Mempunyai nnilai yang sah. Standard ini sepatutnya selaras dengan objektif sistem dan mampu untuk mengukur prestasi sistem. Sebagai contoh, jika objektif sistem ialah untuk mengurangkan kos, penggunaan komponen IT yang canggih adalah standard yang tidak sesuai.

� RRealistik. Jika kita menetapkan keuntungan pada 50%, kita mungkin tidak dapat mencapainya jika perniagaan itu baru bermula atau jika kita telah mencapai keuntungan 10% selama ini.


� MMudah difahami oleh individu-individu yang bertanggungjawab melaksanakannya.

� BBoleh diukur dalam unit yang jelas. Sebagai contoh "kos minimum" tidak begitu jelas seperti "kos pengurangan sebanyak 15% dalam penggunaan tenaga kerja dan 20% dalam penggunaan kertas".

(ii) EElemen kedua Bandingkan ooutput sistem dengan standard. Apabila ia telah

ditentukan bahawa standard telah dipenuhi, pengurus akan menilai output sistem dengan membandingkannya dengan standard.

Seperti yang dinyatakan di atas, masalah wujud apabila terdapat

perbezaan antara output dan standard. Jika output lebih rendah daripada standard, punca pada masalah ini akan dikaji. Jika output melebihi standard, standard mungkin perlu ditingkatkan bagi memastikan pencapaian yang baik berterusan.

(iii) EElemen ketiga Menilai ppengurusan. Pengurusan dan struktur organisasi adalah

dinilai secara kritikal dari pelbagai aspek. Antara aspek pengurusan yang dianalisa adalah kualiti dan kuantiti kerjasama antara pasukan, sama ada bilangan pengurus adalah mencukupi dan juga kemahiran dan keupayaan pengurus. Struktur organisasi juga dinilai untuk melihat jika ia menyumbang kepada masalah ini. Jika perlu, struktur organisasi boleh diubah dengan menambah unit baru atau menukar struktur pentadbiran.

(iv) EElemen keempat Melalui ppemproses maklumat. Maklumat yang tidak dapat dihubungi

atau tidak mencukupi mungkin wujud walaupun pengurusan yang sedia ada cukup baik. Jika masalah wujud, sistem maklumat perlu dinilai semula untuk menyediakan maklumat yang diperlukan.

(v) EElemen kelima Menilai iinput dan sumber input. Jika tidak ada masalah dengan

empat elemen pertama, sistem konseptual disahkan bebas daripada masalah. Masalah berlaku dalam sistem fizikal. Satu soal selidik dijalankan berdasarkan sumber-sumber fizikal dalam elemen input dan sumber-sumber yang mengalir ke dalam elemen input dari persekitaran. Sebagai contoh, adakah gudang menyimpan bahan mentah mencukupi dan pembekal menyediakan bahan-bahan mentah berkualiti yang baik?


(vi) EElemen keenam Menilai proses transformasi. Prosedur dan proses yang tidak lengkap

boleh menjejaskan transformasi input ke output. Kecekapan proses transformasi boleh ditingkatkan dengan bantuan teknologi seperti robot, mesin dan komputer.

(vii) EElemen ketujuh Menilai ssumber output. Ini merujuk pada output atau produk akhir

yang dihasilkan. Tumpuan diberikan pada sumber fizikal dalam elemen output seperti gudang yang menyimpan barangan siap, tenaga manusia dan mesin yang datang di bawah jabatan penghantaran dan pengangkutan.

FASA PENYELESAIAN

Fasa penyelesaian berkisar mengenai penentu alternatif penyelesaian, pemilihan penyelesaian terbaik dan pelaksanaannya. (a) LLangkah 6: Kenal Pasti Penyelesaian Alternatif Beberapa alternatif yang berbeza dikenal pasti untuk menyelesaikan masalah

yang sama untuk mendapatkan penyelesaian terbaik. Pengurus biasanya menggunakan pengalaman lepas atau gerak hati dalam langkah ini.

Pengurus sentiasa menyelesaikan masalah secara berkumpulan. Kumpulan

ini menggunakan kaedah sumbang saran untuk mencari idea-idea untuk menyelesaikan masalah. Adakah anda masih ingat Reka Bentuk Aplikasi Bersama (JAD) dalam modul SSADM? Ini adalah kaedah formal yang boleh digunakan dengan bantuan fasilitator.

Apakah yang akan berlaku jika perniagaan anda sedang menghadapi

masalah kewangan? Apakah penyelesaian alternatif? Anda boleh: (1) mendapatkan pinjaman; (2) meningkatkan jualan dengan menawarkan diskaun dan promosi, atau (3) mengurangkan tenaga manusia.

(b) LLangkah 7- Penilaian Penyelesaian Alternatif Setiap alternatif mesti dinilai menggunakan kriteria penilaian yang sama,

iaitu peringkat alternatif boleh digunakan untuk menyelesaikan masalah dengan cara yang terbaik mungkin dan sejauh mana alternatif memenuhi objektif sistem. Penilaian boleh dianggap sebagai cara untuk mencari kebaikan dan keburukan setiap alternatif.

2.7


(c) LLangkah 8 � Pilih Penyelesaian Terbaik Langkah seterusnya selepas penilaian alternatif adalah memilih

penyelesaian terbaik. Mintzberg mengenal pasti tiga kaedah yang boleh digunakan oleh pengurus untuk tujuan ini.

(i) Analisa alternatif dinilai secara sistematik dengan mempertimbangkan kesan alternatif ke arah matlamat organisasi.

(ii) Pertimbangan � Proses pemikiran pengurus. Sebagai contoh, seseorang ketua jabatan menggunakan pengalaman dan gerak hati untuk membuat keputusan sama ada rayuan daripada pelajar yang hampir akan diusir perlu diterima atau ditolak.

(iii) Tawar-menawar � Perbincangan antara sekumpulan pengurus. (d) LLangkah 9 � Melaksanakan Penyelesaian Satu penyelesaian dicapai sebaik sahaja tindakan tertentu telah

dilaksanakan. Sebagai contoh, selepas keputusan untuk mendapatkan pinjaman dibuat, prosedur untuk memohon pinjaman itu patut dimulakan.

(e) LLangkah 10 � Susulan untuk Memastikan Penyelesaian Berkesan Pengurus mesti terus memantau situasi selepas penyelesaian dilaksanakan

untuk menentukan sama ada masalah itu telah diselesaikan. Jika apa-apa yang tidak diingini berlaku, tindakan perlu diambil untuk membetulkan keadaan.

Fasa penyelesaian adalah fasa terakhir dalam pendekatan sistem. Padapendapat anda, apakah tindakan yang boleh diambil sekiranyapenyelesaian tidak ditemui?

SEMAK KENDIRI 2.6

1. Takrifkan yang berikut:

(a) Standard

(b) Masalah 2. Apakah kelebihan model? Apakah kelebihan model matematik

berbanding dengan model lain?

SEMAK KENDIRI 2.7


� Model ialah perwakilan objek, konsep atau aktiviti sebenar, yang dikenali

sebagai entiti.

� Terdapat empat jenis model, iaitu fizikal, naratif, grafik dan matematik.

� Sistem model umum boleh digunakan untuk menganalisa pelbagai jenis organisasi.

� Model ini mempunyai standard yang menentukan prestasi sistem yang perlu dicapai dan pemproses maklumat yang menghasilkan maklumat untuk prestasi sebenar firma.

� Maklumat yang dihasilkan harus mempunyai empat dimensi penting, iaitu relevan, ketepatan, ketepatan masa dan kesempurnaan.

� Maklumat ini boleh digunakan oleh pengurus untuk melaksanakan dua teknik pengurusan � Pengurusan Melalui Pengecualian dan Faktor Kejayaan Kritikal.

� Masalah wujud apabila terdapat perbezaan antara maklumat daripada standard dan pemproses maklumat. Pengurus menyelesaikan masalah yang memberi kesan kepada firma itu sama ada dengan cara yang positif atau negatif.

� Masalah dikelaskan sebagai berstruktur, separa berstruktur dan tidak berstruktur.

� Pendekatan sistem boleh digunakan oleh pengurus apabila menyelesaikan masalah. Pendekatan sistem terdiri daripada tiga fasa, iaitu fasa penyediaan, definisi dan penyelesaian. Setiap fasa mempunyai langkah-langkah tertentu yang boleh digunakan sebagai panduan.

3. Elemen-elemen sistem model umum yang manakah memberikanmaklumat yang diperlukan? Terangkan keadaan semasa.

4. Apa atau siapa yang perlu menyelesaikan masalah berstruktur,

masalah tidak berstruktur dan masalah separa berstruktur? 5. Jelaskan kaedah-kaedah yang digunakan untuk memisahkan firma

kepada subsistem.


Masalah berstruktur

Masalah separa berstruktur

Masalah tidak berstruktur

Model

Sistem

Subsistem

06 CBMS4303 Topik 2 -...

Documents

Transcript of 06 CBMS4303 Topik 2 -...