Post on 10-Oct-2019
1
SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT DAERAH DAN TANAH JASIN
MS ISO 9001:2008
PROSEDUR KUALITI
PENGURUSAN REKOD KUALITI
PDTJ/PK ( T )-06
JAWATAN TANDATANGAN
PEMBANTU TADBIR (PENTADBIRAN)
JAWATAN TANDATANGAN
WAKIL PENGURUSAN
NO. SALINAN TERKAWAL :
SENARAI EDARAN
No. Salinan Terkawal Penerima
1. Pegawai Daerah Jasin
2. Wakil Pengurusan
3. Pegawai Dokumen
4. Ketua Audit Dalam
5. Pembantu Tadbir Tertinggi (Tanah)
6. Pembantu Tadbir Kanan (Tanah)
7. Pembantu Tadbir Kanan (Pendaftaran)
8. Pembantu Tadbir Kanan (Hasil)
9. Penolong Jurutera (Pembangunan Fizikal)
10. Pembantu Tadbir Kanan (Pembangunan Masyarakat)
11. Pembantu Tadbir Kanan (Pentadbiran dan Kewangan)
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 2/12
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 3/12
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menghuraikan kaedah bagaimana cara rekod ini dikenalpasti, dikumpul, diindeks, mudah cari, simpan, selenggara dan dilupus.
2.0 SKOP Prosedur ini meliputi pengurusan semua rekod kualiti bagi membuktikan
keberkesanan sistem kualiti. Rekod kualiti yang dikeluarkan dan diselenggara oleh warga PDTJ menjadi bukti objektif yang perlu untuk :-
v Menepati keperluan system pengurusan kualiti yang didokumenkan
sebagai manual kualiti, prosedur dan arahan kerja v Menepati keperluan dan tanggungjawab terhadap pelanggan v Menepati keperluan piawaian MS ISO 9001:2008
3.0 RUJUKAN
3.1 PDTJ/MK- 1 : Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
3.2 Panduan Pengurusan Pejabat
: Bab 3 - Surat Menyurat Bab 4 - Fail Memfail Bab 5 - Memelihara dan Menyimpan Rekod – Rekod Kerajaan
3.3 Surat Pekeliling Am : Bil.1 Tahun 1970 – Mengadakan suatu kumpulan laporan-laporan rasmi di Arkib Negara.
: Bil.1 Tahun 1997 – Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan
3.4 Akta Arkib Negara No.44/1996
3.5 Arahan Keselamatan
3.6 Peraturan – Peraturan yang dikeluarkan oleh PDJ (jika ada)
3.7 Panduan Sistem Fail bagi Agensi-Agensi Kerajaan oleh MAMPU
3.8 Arahan Perkhidmatan bab IV & V : Memelihara dan menyimpan rekod-rekod kerajaan
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 4/12
4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN
4.1 PDJ : Pegawai Daerah Jasin
4.2 KPPD(T) : Ketua Penolong Pegawai Daerah (Tanah)
4.3 KPPD(P) : Ketua Penolong Pegawai Daerah (Pembangunan)
4.4 PPT : Penolong Pegawai Tadbir
4.5 PT(SU) : Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)
4.6 PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi)
4.7 PT(W) : Pembantu Tadbir Kewangan
4.8 PAP : Pembantu Am Pejabat
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 5/12
5.0 PROSES KERJA
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
5.1 Penerimaan Dan Pendaftaran Surat (Mengikut Panduan Pengurusan Pejabat bab 3, Para 16 hingga 19 [a] dan Panduan Sistem Fail bagi Agensi-Agensi Kerajaan oleh MAMPU)
5.1.1 Surat-surat yang telah diminitkan oleh PT(S/U) dan dihantar oleh PAP kepada kerani fail perlulah diambil tindakan seperti berikut :-
PT(P/O) i) Baca tajuk surat, isi surat, bilangan rujukan
surat dan nama Agensi/Jabatan Penghantar untuk tindakan.
ii) Ambil tindakan dan dapatkan fail yang
berkenaan.
iii) Kandungkan surat berkenaan dengan memasukkan nombor bilangan surat mengikut turutan ke dalam kertas minit di hadapan bahagian dalam fail tersebut.
iv) Bagi surat dari Agensi/Jabatan penghantar hendaklah dikandungkan dengan warna merah, manakala surat keluar dari PDTJ dikandungkan dengan warna hitam atau biru.
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 6/12
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
v) Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail berkaitan tidak dapat dikesan segera, buka sampul kecil sebagai langkah sementara dengan nombor rujukan fail yang sama. Setelah diambil tindakan dan fail asal dijumpai, masuk sampul kecil dan isi kandungan sampul kecil sementara ke dalam fail asal.
5.2 Prosedur Pendaftaran Fail
PT(P/O) 5.2.1 Wujudkan doket/buku daftar fail mengandungi
objek utama dan nombor daftar
5.2.2 Kelaskan fail seperti berkut :-
i) Fail Umum ; (terbuka)
ii) Fail-fail terperingkat iaitu Rahsia Besar,
Rahsia, Sulit dan terhad
5.3 Pendaftaran Fail Umum Baru
5.3.1 Baca kandungan surat tersebut (maksud/tujuan)
5.3.2 Baca doket fail/rekod dalam buku daftar fail
mengikut objek nama dan nombor daftar
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 01
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015
MUKASURAT : 7/12
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
5.3.3 Ambil kulit fail berwarna putih dan beri nombor rujukan fail di sebelah kanan dan tajuk fail tersebut dan masukkan kertas minit
5.3.4 Kandungkan surat berkenaan atau salinan surat di atas kertas minit dengan dakwat biru atau hitam. Jika ada tindakan, serahkan kepada pegawai yang berkenaan dan rekod dalam doket dan kulit fail
5.4 Membuka Fail Sampul Kecil
PT(P/O)
5.4.1 Sampul kecil dibuka kerana :-
i) Fail asal tidak dapt dikesan kerana
digunakan pegawai ;
ii) atau lebih daripada seorang pegawai mengambil tindakan ke atas fail yang sama
5.4.2 Pastikan rujukan fail yang diberi mengikut
yang asal
5.4.3 Setelah diambil tindakan atau fail asal dijumpai, masukkan sampul kecil sementara ke dalam fail asal. Catatkan di kertas minit bilangan kandungan sampul kecil berkenaan
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 8/12
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
5.5 Nombor Rujukan Fail
5.5.1 Difailkan mengikut indeks sistem fail seperti
berikut : PDJ(UP)/XXX/NNN/YYY
PDJ
(UP) Nama Jabatan
XXX Klasifikasi Fail (Kandungan)
PT(P/O) NNN Turutan Susunan Fail
YYY Kulit/Bilangan Jilid Fail
*tambahan bergantung kepada unit- unit
5.6 Pergerakan Fail
5.6.1 Catat semua pergerakan fail yang diedarkan kepada pegawai di dalam Doket Pergerakan Fail (Am 89) dan di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-perkara yang perlu dicatat adalah :-
i) Nama Penerima Fail
ii) Tarikh fail diedarkan
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
5.7 Penyimpanan Fail (Mengikut panduan Pengurusan Pejabat Bab 5, Para 8 dan 9, Arahan Keselamatan Para 58 – 60)
5.7.1 Fail-fail umum disimpan di dalam bilik fail
mengikut susunan nombor fail (sistem kod)
5.8 Pelupusan Fail dan Rekod – Rekod Kualiti
5.8.1 Mengenalpasi dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif dan rekod rujukan mengikut tempoh luput ditetapkan
PT(P/O)
5.8.2 Memastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun tarafkan kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan
5.8.3 Menyusun rekod-rekod untuk dimusnahkan
dengan teratur mengikut siri seperti borang berikut :-
i. Jadual pelupusan rekod (Arkib 1/08)
ii. Borang Permohonan Bagi Pemusnahan
Rekod Awam (Arkib 2/08)
iii. Borang Permohonan Bagi Pemusnahan
Rekod Kewangan Dan Perakaunan (Kewangan-Arkib 4/08)
iv. Borang Permohonan Bagi Pemindahan
Rekod Awam (Arkib 11/08)
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 9/12
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 10/12
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
v. Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
(Arkib 12/08)
vi. Penentusahan Pemusnahan Rekod
Kewangan Dan Perakaunan (Kewangan-Arkib 13/08)
vii. Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod) (Arkib 5/08)
5.8.4 Tempoh lupus fail adalah seperti berikut :-
PT(P/O) i. Fail Terbuka – 5 tahun
ii. Fail kewangan – 7 tahun
iii. Fail tanah – 21 tahun (Minima)
5.8.5 Memajukan dua senarai pemindahan rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan Penilaian
5.8.6 Terima kembali dokumen yang telah di serah daripada Arkib Negara Malaysia untuk tindakan pemusnahan
5.8.7 Rekod-rekod tamat tempoh yang ingin dimusnahkan perlulah mendapat pengesahan Ketua Jabatan.
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -
MUKASURAT : 11/12
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
5.8.8 Antara cara-cara pemusnahan adalah seperti
berikut :- i. Jualan melalui sebutharga
ii. Dibakar ; atau
PT(P/O) iii. Cara lain yang sesuai (seperti diperincih
atau ditanam)
5.8.9 Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia setelah dibuat pelupusan/pemusnahan. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir untuk semakan rekod-rekod yang dipindahkan dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan
PEJABAT DAERAH
DAN TANAH JASIN
PENGURUSAN
REKOD KUALITI
NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 06
TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009
NO. PINDAAN : 01
TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 9 APRIL 2015
MUKASURAT : 12/12
6.0 REKOD KUALITI
BIL
NO. RUJUKAN NAMA REKOD TEMPOH
SIMPANAN
6.1 - Fail Terbuka 5 Tahun
6.2 - Fail Kewangan 7 Tahun
6.3 - Fail Tanah 20 Tahun
6.4 - Fail Peribadi 20 Tahun