MESYUARAT PEMBUKAAN AUDIT DALAM ISO 9001:2015

TAKLIMAT WAKIL PENGURUSAN

17 September 2017Bilik Mesyuarat,

Perpustakaan UTM(Bangunan Perpustakaan Sultanah

Zanariah)

1.0 FOKUS AUDIT DALAM 2017

1. Menyemak kepatuhan SPK Perpustakaan UTM menepati elemen dalam versi baru ISO 9001:2015 sebagai persediaan audit ‘Surveillance SIRIM padaNovember 2017.

2. Menyemak tindakan NCR dan OFI Audit Dalam 2016 termasuk Audit SIRIM

3. Elemen dalam versi baru ISO 9001:2015 yang ditekankan iaitu pengurusan risiko.

4. Penambahbaikan berterusan dalam proses kerjayang telah dibuat

3.1. DOKUMENTASI INDUK 1 Manual Kualiti37 Prosedur - (6 Mendiri, 31 Aktiviti)• Prosedur Maklumat Berdokumen - P(MD)/7.5.3• Prosedur Kawalan Produk Tidak Memenuhi Keperluan -

P(PTMK)/8.7• Prosedur Pembekalan Luar Perpustakaan - P(PL)/8.4• Prosedur Audit Dalam - P(AD)/92.2• Prosedur Tindakan Pembetulan - P(TPB)/10.1• Prosedur Pengurusan Risiko - P(PR)/6.1

2.0 DOKUMENTASI ISO 9001:2015

3.0 DOKUMENTASI ISO 9001:2015

3.2 BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN1. Prosedur Latihan - P(L)/7.1.22. Prosedur Mengurus Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan - AKT(P)/8.43. Prosedur Pengurusan Bangunan - AKT(PB)/7.1.3

3.3 BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER1. Prosedur Mengurus Perolehan Jurnal dan Media Elektronik - AKT(JME)/8.42. Prosedur Mengurus Perolehan Buku dan Bahan Pandang Dengar -

AKT(BPD)/8.43. Prosedur Penyenggaraan dan Pemuliharaan Bahan dan Alat Media -

AKT(PPP)/7.1.3

3.4 BAHAGIAN KATALOG, HADIAH & PERTUKARAN1. Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan - AKT(MB)/8.5.22. Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Hadiah - AKT(BH)/8.4

3.0 DOKUMENTASI ISO 9001:2015

3.5 BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT & PENYELIDIKAN1. Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan

Perpustakaan - AKT(MP)/8.2.12. Prosedur Penerbitan Buletin dan Buku Panduan Perpustakaan -

AKT(PBPP)/8.23. Prosedur Pengurusan Permohonan dan Pembekalan

Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL) - AKT(ILL)/8.5.14. Prosedur Pengendalian Insentif Penerbitan Universiti -

AKT(PIP)/8.5.15. Prosedur Perkhidmatan Pangkalan Data Langganan -

AKT(PD)/8.5.16. Prosedur Program Pendidikan Pengguna - AKT(PP)/8.5.1

3.6 BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI1. Prosedur Menguruskan Peminjaman dan Pemulangan Bahan -

AKT(PPB)/8.5.12. Prosedur Mengurus Penyusunan Bahan - AKT(PEN)/8.5.13. Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan - AKT(PBP)/8.5

3.0 DOKUMENTASI ISO 9001:2015

3.7 PENTADBIRAN PRZS

1. Prosedur Pengurusan Bangunan - AKT(PBRZS)/7.1.33.8 BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN SIRKULASI

1. Prosedur Pengendalian Maklumbalas PerkhidmatanPerpustakaan - AKT(MPRZS)/8.2.1

3.9 BAHAGIAN REPOSITORI METADATA

1. Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR - AKT(IR)/8.5.22. Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas -

AKT(BK)/8.4

3.0 DOKUMENTASI ISO 9001:2015

3.10 BAHAGIAN AUTOMASI1. Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyelenggaraan ICT -

AKT(PMMP)/7.1.32. Prosedur Penyelenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan

Perkomputeran - AKT(PMPP)/7.1.3

3.0 DOKUMENTASI ISO 9001:2015

3.11 PSZ Kuala Lumpur1. Prosedur Pengurusan Permohonan dan Pembekalan Perkhidmatan

Inter Library Loan (ILL) - AKT(ILLKL)/8.5.12. Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan -

AKT(MPKL)/8.2.13. Prosedur Mengurus Peminjaman dan Pemulangan Bahan -

AKT(PPBKL)/8.5.1

4. Prosedur Mengurus Penyusunan Bahan - AKT(PENKL)/8.5.15. Prosedur Mangkatalog dan Memproses Bahan - AKT(MBKL)/8.5.26. Prosedur Mengurus Perolehan Buku dan Bahan Pandang Dengar -

AKT(BKL)/8.47. Prosedur Pengurusan Bangunan - AKT(PBKL)/7.1.38. Prosedur Program Pendidikan Pengguna - AKT(PPKL)/8.5.1

3.0 DOKUMENTASI ISO 9001:2015

4. PERANCANGAN AUDIT DALAM DAN AUDIT SURVEILLANCE SIRIM 2017

4.1 PENDEKATAN AUDIT DALAM

1. Fokus kepada Pengurusan Risiko Proses dan Peluang yangboleh diambil (Opportunities)

2. Menyemak semua cadangan tindakan pengurusan risikoyang didaftarkan di Dashboard Pengurusan Risiko bagitiap proses dan memberi maklumbalas dimanaberkenaan.

3. Menggunakan pendekatan Proses dengan melihat kepadakeseluruhan proses berkaitan.

4. Tidak menghadkan skop audit kepada proses yangmempunyai prosedur sahaja.

5. Hasil audit melibatkan proses lain terlibat denganmerujuk clause berkenaan dan diberikan tanggungjawabkepada Ketua Bahagian dimana proses berlaku.

6

4.2 LAPORAN STATUS AUDIT PENSIJILAN SEMULA ISO 9001:2015

1. NON-CONFORMITY (MINOR) - 1Melibatkan clause :

- 4.1 (understanding the organization and its context)- 4.2 (understanding the needs and expectations of interested parties)

Tindakan WP:Keperluan kepada clause ini telah dibuat pembetulan dandilaporkan kepada pihak juruaudit SIRIM pada 16 November 2016.STATUS : SELESAI

2. OPPORTUNITIES FOR IMPROVEMENT (OFI) – 7Clause terlibat :

6.1 - Actions to address risks and opportunities6.2.2 - Quality objectives and planning to achieve them6.3/8.2.4/8.5.6 - Planning of changes/Changes to requirements for products and services/Control of changes7.1.3 - Infrastructure7.1.6 - Organizational knowledge8.4/8.4.2 - Control of externally provided processes, products and services/Type and extent of control9.3.2/9.3.3 - Management review inputs/review outputs

4.2 LAPORAN STATUS AUDIT PENSIJILAN SEMULA ISO 9001:2015

6.1 Actions To Address Risks And Opportunities•The organization has identified risks at respective processes, however opportunities at respective processes has yet to be identified, wherever applicable. Tindakan : Semua KB dan Pemilik Proses perlu melihat semulaJadual Pengurusan risiko dan tambahbaik dimana Opportunities boleh dikenalpasti.STATUS : DALAM TINDAKAN BERTERUSAN

• Risks and issues referring to Organisation context (clause 4.1) has not been identified clearly-refer to non-conformity MMZ-01

Tindakan WP : Perincian telah dibuat dan didokumenkan dandilapor semula kepada SIRIM.STATUS : SELESAI.

4.2 LAPORAN STATUS AUDIT PENSIJILAN SEMULA ISO 9001:2015

6.2.2 ( c ) : Quality objectives and planning to achieve them

• Organisation has not clearly determine who will be responsible on the quality objectives.Tindakan MR : Penanggungjawab bagi tiap Objektif Kualiti telahdimasukkan dalam Lampiran 1: Objektif Kualiti di Manual Kualitidimana Ketua Bahagian dan Pemilik Proses adalahbertanggungjawab dalam pencapaian objektif tiap proses. STATUS : TERBUKA DAN BERTERUSAN

4.2 LAPORAN STATUS AUDIT PENSIJILAN SEMULA ISO 9001:2015

6.3/8.2.4/8.5.6 : Planning of Changes/Changes to requirements for products and services/Control of changes• The Organisation has yet to demonstrate the ‘changes’ are

made in a planned manner and changes are reviewed and controlled.

Tindakan WP : KAI Perpustakaan yang disemak dari masa kesemasa akan mengenalpasti sebarang keperluan perubahanmembabitkan produk dan perkhidmatan Perpustakaan.STATUS : TERBUKA DAN BERTERUSAN

4.2 LAPORAN STATUS AUDIT PENSIJILAN SEMULA ISO 9001:2015

7.1.3 : Infrastucture

• Fire extinguishers in Perpustakaan Raja Zarith Sofiah found last services date on 23/06/2015. However, organisation has requested the external service provider. i.e. Pejabat HartaBina to attend to this matter.

• Pest control activities are yet to be implemented in all Libraries (eg: Fumigation, pests eg termites, rats).

Tindakan KTK : Tindakan susulan bersama pihak PHB telah dibuatdan tindakan pemantauan perlu dibuat untuk memastikan tindakandiambil.Fire extinguishers telah diganti pada Ogos 2017 oleh PejabatHartabina.STATUS : SELESAI

4.2 LAPORAN STATUS AUDIT PENSIJILAN SEMULA ISO 9001:2015

7.1.6 : Organisational Knowledge

• The documented information (Manual Kualiti) of organisation has not clearly determine, identify and maintained the knowledge and be made available to the extent necessary.

Tindakan WP : Organizational knowledge telah dikenalpastidan disenaraikan (dokumentasi) di Manual Kualiti.STATUS : SELESAI

4.2 LAPORAN STATUS AUDIT PENSIJILAN SEMULA ISO 9001:2015

8.4/8.4.2 : Control of externally provided processes, products and services/ Type and extent of control• There was no clear signing off/or time out of contractors

retained in ‘Buku kehadiran kontraktor’ at Perpustakaan.

Tindakan KTK : Catatan Rekod keluar di Buku Rekod kehadiranKontraktor telah dilaksanakan.STATUS : SELESAI

4.2 LAPORAN STATUS AUDIT PENSIJILAN SEMULA ISO 9001:2015

9.3.2/9.3.3 : Management review inputs/review outputs

• Mesyuarat Semakan Pengurusan Bil 2/2016 of organization has yet to be aligned and reported as per clauses 9.3.2 and 9.3.3

Tindakan WP : Keperluan mesyuarat telahdiselaraskan mengikut keperluan clause berkenaan. (input dan output)STATUS : SELESAI

4.2 LAPORAN STATUS AUDIT PENSIJILAN SEMULA ISO 9001:2015

4.3 PERINGATAN BAGI AUDITOR DAN AUDITEE BAGI AUDIT DALAM

1. Bersedia untuk diaudit.2. Ambil serius proses audit yang dijalankan3. Berbincang untuk penambahbaikan4. Memaklumkan sebarang isu berbangkit supaya jelas semasa

dijatuhkan NCR/OFI5. Cadangan tidak perlu dimasukkan dalam Borang Audit. Memadai

direkodkan dalam catatan sahaja dan auditee boleh berbincangdengan Ketua Bahagian masing-masing untuk tindakan lanjut.

6. Menyemak semua Dashboard Pengurusan Risiko pada tiap proses dan menilai keberkesanan kawalan risiko sediada.

Persiapan Audit Surveillance 20177. Mengenalpasti sebarang peluang dari risiko yang timbul.

Contoh : Kekurangan bajet latihan memberi risiko staf tiadapeluang menjalani latihan.Peluang yang dikenalpasti adalah kepakaran stafdalaman dapat diketengahkan dengan mengadakan‘inhouse training’.

8. Menyemak Tindakan Kawalan Risiko yang melebihi 9 bulanuntuk membangunkan pelan kawalan dan pelaksanaanmitigasi dengan menyediakan pelan tindakan (contoh, carta perbatuan) – Jika berkenaan.

4.3 PERINGATAN BAGI AUDITOR DAN AUDITEE BAGI AUDIT DALAM

• Pelaporan audit perlu jelas dan difahami oleh auditee serta dengan Clause yang berkenaan. Perbincangan awalantara auditor dan auditee mengenai isu yang dibangkitkan boleh membantu.

• Ambil tindakan susulan mengikut jangkamasa yang ditetapkan. Boleh berunding dengan auditor jangkamasayang sesuai.

• Pantau tindakan susulan dan tutup jka telah selesai.

• Laksanakan audit dengan berhemah. Ikuti praktik olehJuruaudit SIRIM.

4.3 PERINGATAN BAGI AUDITOR DAN AUDITEE BAGI AUDIT DALAM

5.0 AUDIT SURVEILLANCE SIRIM 2017

PENGESAHAN SIRIM BAGI AUDIT SURVEILLANCE 2017 MELALUI MEL.RE: SURVEILLANCE AUDIT : ISO 9001 : 2015 Please be informed that the SURVEILLANCE Audit of your organization's management system has been scheduled as follows :

Date : 14/11/2017 TO 15/11/2017 Audit Team Leader : MARIAM MOHAMED ZIN – JOHOR BAHRUAuditor : SITI RAHMAH (DAY 2) – KUALA LUMPUR

Audit akan berlangsung selama dua (2) hari termasuk di PerpustakaanUTM Kuala Lumpur.