Topik 3 Teknologi Maklumat dan Strategi...

� PENGENALAN

Pembangunan kemudahan teknologi adalah berkaitan rapat dengan objektif-objektif perniagaan sesebuah organisasi. Ini dibuktikan melalui penyelidikan mengenai keperluan maklumat untuk meningkatkan hasil-hasil organisasi. Oleh itu, kemudahan teknologi maklumat adalah berkaitan rapat dengan struktur

TTooppiikk

33

� Sokongan Teknologi Maklumat dan Strategi dalam Organisasi

Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menerangkan seni bina dan infrastruktur teknologi maklumat;

2. Menerangkan tiga jenis struktur organisasi untuk organisasiperniagaan;

3. Menganalisa hubungan antara sesebuah organisasi dan teknologimaklumat;

4. Menilai langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengurusanteknologi maklumat;

5. Membincangkan penggunaan teknologi maklumat dalam strategiorganisasi; dan

6. Membincangkan strategi di peringkat perniagaan dan sokongansistem maklumat.

HASIL PEMBELAJARAN

� TOPIK 3 SOKONGAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN STRATEGI DALAM ORGANISASI

60

organisasi dan berdasarkan fungsi-fungsi utama sesebuah organisasi. Ini diperluaskan lagi kepada sokongan yang disediakan oleh teknologi maklumat dalam memenuhi dan meningkatkan strategi organisasi. Dalam topik ini, anda akan didedahkan pada konsep-konsep strategi perniagaan seperti pengurusan strategik, model rantaian nilai Porter, pengurusan rangkaian bekalan, strategi peringkat industri dan bagaimana konsep-konsep ini berkaitan dengan sistem maklumat.

STRUKTUR PEMODALAN SYARIKAT

Hari ini, maklumat merupakan satu faktor penting dalam menentukan kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi. Dalam hal ini, objektif-objektif sesebuah organisasi perlu memasukkan penggunaan yang mahir dan pengurusan maklumat supaya ia boleh berfungsi dengan berkesan untuk mencapai pengeluaran yang optimum. Keperluan maklumat organisasi ditunjukkan dengan jelas berdasarkan analisa keperluan maklumat. Dari satu perspektif, kemunculan teknologi adalah dalam bentuk aplikasi IT seperti perisian yang memerlukan persekitaran yang sesuai untuk membolehkannya berfungsi. Dalam usaha untuk mencapainya, suatu seni bina maklumat yang sesuai adalah diperlukan. Seni bina maklumat adalah pemetaan mengenai keperluan maklumat organisasi, petunjuk arah, pengurusan dan pelaksanaannya, untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Kesedaran dan pelaksanaan infrastruktur teknologi maklumat ini memerlukan infrastruktur sokongan yang melibatkan beberapa peralatan dan perisian. Kita dapat melihat hubungan ini seperti yang digambarkan dalam Rajah 3.1.

3.1

TOPIK 3 SOKONGAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN � STRATEGI DALAM ORGANISASI

61

Rajah 3.1: Hubungan antara keperluan organisasi dan seni bina teknologi maklumat dan

infrastruktur maklumat


62

Lihat Rajah 3.1 dengan teliti. Bolehkah anda melihat, secara umumnya, kesan hubungan ini ke atas pendekatan untuk membangunkan seni bina maklumat dan penggunaan teknologi maklumat dalam organisasi? Perancangan teknologi maklumat dan penggunaan teknologi maklumat bermula dari peringkat atas. Penggunaan teknologi mesti bermula dengan analisa keperluan organisasi dalam konteks perniagaan yang diceburi organisasi tersebut. Ia juga mesti menyokong perancangan perniagaan dan objektif organisasi. Oleh itu, proses mereka bentuk teknologi maklumat melibatkan pengguna semasa dan masa hadapan serta juga kakitangan pengurusan dan perancangan di dalam organisasi. Ia bukanlah cuma tugas pakar teknologi semata-mata. Hanya di penghujung proses mereka bentuk seni bina maklumat, suatu teknologi akan dipilih untuk menyokong proses-proses operasi.

MEMAHAMI STRUKTUR ORGANISASI

Memahami struktur organisasi adalah penting bagi mengetahui peranan teknologi maklumat dalam sesebuah organisasi. Organisasi biasanya distruktur berdasarkan pembahagian unit-unit yang lebih kecil untuk memudahkan fungsi-fungsi pentadbiran dan pengurusan. Pembahagian ini boleh dilakukan berdasarkan lokasi, fungsi dan ciri-ciri lain. Faktor-faktor penting yang mempengaruhi struktur organisasi adalah saiz dan lokasi. Kedua-dua faktor ini bergantung pada jenis perniagaan yang diceburi organisasi tersebut, sama ada dalam bentuk perkhidmatan yang ditawarkan atau pengeluaran barangan dan ciri-ciri syarikat sama ada ia beroperasi secara tempatan atau global.

3.2

AKTIVITI 3.1

1. Lawati laman web General Electric (www.ge.com) dan bandingkannya dengan laman web Kodak (www.kodak.com). Carikan perbezaan antara objektif organisasi kedua-dua laman web ini.

2. Rancangkan satu pendekatan untuk membangunkan sebuah seni bina maklumat dari peringkat bawah iaitu dengan melihat pada teknologi semasa yang boleh didapati. Kemudian, cadangkan pembangunan teknologi maklumat yang boleh menggunakannya. Selepas itu, bandingkannya dengan pendekatan yang dibincangkan sebelum ini.


63

Sesebuah organisasi biasanya memiliki sebuah ibu pejabat di mana di situlah terletaknya lokasi untuk membuat dasar, perancangan strategik dan analisa prestasi syarikat. Menuruni ke peringkat lebih bawah, syarikat ini boleh dibahagikan kepada beberapa bahagian yang boleh ditempatkan di beberapa kawasan yang berbeza. Bahagian-bahagian ini kemudiannya akan dibahagikan kepada beberapa unit. Di dalam organisasi yang tidak memiliki banyak cawangan di tempat-tempat yang berbeza, pembahagian boleh dilakukan berdasarkan fungsi iaitu satu bahagian yang mewakili sesuatu fungsi. Unit terkecil yang menjalankan fungsi utama organisasi dikenali sebagai jabatan. Biasanya, sesebuah organisasi dibahagikan kepada beberapa jabatan seperti berikut (terdapat kemungkinan lebih banyak jabatan):

(a) Akaun;

(b) Kewangan;

(c) Jualan dan Pemasaran;

(d) Pengurusan pengeluaran dan operasi;

(e) Pengurusan sumber manusia; dan

(f) Sistem maklumat.

3.2.1 Jenis-jenis Struktur Organisasi

Terdapat banyak jenis struktur organisasi. Secara amnya, kita boleh bahagikan struktur-struktur berbeza ini ke dalam tiga bentuk:

(a) Tradisional atau berhierarki;

(b) Berasaskan projek;

(c) Matriks atau multidimensi. Mari kita lihat pada struktur-struktur ini secara terperinci. (a) SStruktur Tradisional atau Berhierarki

Struktur berhierarki adalah struktur asas yang paling luas digunakan dalam organisasi pada hari ini. Dalam struktur ini, peranan strategik dan perancangan diletakkan pada tahap tertinggi, sementara pengeluaran dan pelaksanaan diletakkan di tahap yang lebih rendah. Anda boleh melihat struktur ini sepertimana digambarkan dalam Rajah 3.2.


64

Rajah 3.2: Contoh sesebuah struktur organisasi berhierarki Dalam struktur berhierarki ini, organisasi dilihat sebagai satu struktur di mana tahap tertinggi memiliki lebih kuasa dan autoriti berbanding mereka di tahap yang lebih rendah. Bilangan tahap adalah berbeza dalam kalangan organisasi yang berdasarkan matlamat-matlamat organisasi. Trend yang diterima pakai hari ini adalah untuk mengurangkan bilangan tahap seminimum yang boleh. Ini bermakna lebih kuasa dan autoriti akan diberikan pada tahap yang seterusnya dalam sesetengah keadaan. Hasil dari ini akan menyebabkan lebih banyak maklumat perlu disediakan pada tahap yang lebih rendah supaya keputusan boleh dilakukan dengan lebih berkesan.

(b) SStruktur Berasaskan Projek Dalam struktur berhierarki, pembahagian segmen secara umumnya adalah berdasarkan kawasan atau zon (bahagian). Jika bahagian ini dibuat berdasarkan jenis produk utama atau perkhidmatan (sekiranya syarikat itu menawarkan perkhidmatan), ia dikenali sebagai struktur organisasi berasaskan projek. Lihat pada Rajah 3.3 untuk mendapat gambaran umum tentang struktur jenis ini.


65

Rajah 3.3: Contoh struktur organisasi berasaskan projek

Sebuah pasukan yang ditubuhkan untuk sesuatu projek kadangkala boleh bersifat tetap dan ad hoc atau sementara berdasarkan tempoh projek tersebut. Dalam struktur ini, fungsi-fungsi asas utama untuk organisasi seperti kewangan, akaun, pemasaran dan pengeluaran biasanya diletakkan di bahagian bawah kumpulan atau bahagian berdasarkan projek.

(c) SStruktur Matriks atau Multidimensi Secara umumnya, struktur matriks adalah berdasarkan projek, Namun perbezaan yang ketara dengan struktur yang lain adalah ahli-ahli kumpulan boleh terdiri daripada pelbagai projek yang berlainan; sementara itu, struktur berasaskan projek mengehadkan ahli-ahli dalam projek untuk sebuah kumpulan tunggal. Rajah 3.4 menunjukkan satu contoh struktur matriks. Dalam contoh tersebut, setiap kumpulan diletakkan di bawah dua pegawai atasan (ketua bahagian dan pengurus).

Rajah 3.4: Struktur matriks � susunan ini membentuk rajah matriks


66

Kumpulan dalam matriks ini adalah satu kumpulan tetap yang diarahkan untuk menguruskan satu siri projek-projek khas. Satu masalah yang timbul dalam struktur jenis ini adalah kewujudan dua aliran arahan daripada dua pegawai atasan yang berbeza. Ini adalah kerana ciri-ciri asasnya adalah terdiri daripada lintasan arahan antara kumpulan yang berbeza.

PELAKSANAAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Melihat pada bentuk-bentuk struktur organisasi yang telah kita dibincangkan sebelum ini, kita boleh tentukan pelaksanaan teknologi maklumat berdasarkan tahap unit-unit dalam organisasi. Jadual 3.1 menunjukkan beberapa contoh sokongan teknologi maklumat yang boleh diberikan oleh sistem maklumat untuk setiap tahap dalam organisasi.

Jadual 3.1: Tahap-tahap Sistem Maklumat

Tahap Ciri-ciri

Tahap Jabatan Kerjasama beberapa program kecil yang dibangunkan oleh setiap jabatan untuk menyokong fungsi-fungsi jabatan yang lain. Ini meliputi sistem maklumat pengurusan sumber manusia dan sistem maklumat akaun.

Tahap Kilang Kerjasama antara sistem maklumat jabatan. Secara amnya, ia membolehkan satu sambungan antara jabatan untuk dilaksanakan bagi membolehkan para pekerja bekerja bersama-sama menggunakan sesebuah sistem komputer.

Tahap Bahagian Kerjasama antara sistem maklumat pengilangan

Tahap Perusahaan Kerjasama antara sistem maklumat bahagian.

Tahap Organisasi Sistem maklumat yang lebih besar dan lebih kompleks yang boleh menyediakan satu sambungan sistem maklumat antara organisasi. Sistem ini membolehkan maklumat yang sama digunakan oleh pelbagai organisasi yang berbeza.

3.3

SEMAK KENDIRI 3.1

Senaraikan jenis-jenis struktur organisasi dan bandingkannya dariperspektif struktur yang paling sesuai pada masa yang diberikan.


67

PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Hari ini, kepentingan teknologi maklumat kepada kebanyakan organisasi tidak dapat dinafikan. Walau bagaimanapun, tidak semua pelaksanaan atau penggunaan teknologi maklumat dalam kebanyakan organisasi atau syarikat perniagaan memberi hasil seperti yang diharapkan. Terdapat banyak kes berlaku ketika pergantungan pada teknologi maklumat tanpa sebarang bentuk pengurusan teknologi maklumat yang menyeluruh telah mengakibatkan kesan-kesan negatif seperti pengurangan keuntungan dan pergolakan operasi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti harian. Sebagai contoh, kegagalan teknologi maklumat yang disebabkan oleh operasi di lapangan terbang Hong Kong baru yang terpaksa dihentikan selama beberapa hari. Satu kejadian yang hampir sama juga pernah dialami oleh syarikat Hershey Foods di Amerika Syarikat pada tahun 1999 apabila kegagalan teknologi maklumat yang baru dipasang telah mengakibatkan kerugian dan penurunan keuntungan berjumlah lebih daripada 20 juta Dolar Amerika semasa suku ketiga tahun tersebut. Senario ini telah menjadikan isu pengurusan teknologi maklumat menjadi sangat kritikal. Secara umum, tujuan pengurusan teknologi maklumat adalah untuk menstabilkan teknologi supaya ia boleh diakses dan pada masa yang sama membolehkan teknologi untuk disesuaikan dengan perubahan dan keperluan yang melampaui sempadan. Ayuh kita sekarang teruskan perbincangan kita mengenai aspek-aspek pengurusan teknologi maklumat.

3.4.1 Matlamat Pengurusan Teknologi Maklumat

Secara ringkasnya, matlamat pengurusan teknologi maklumat boleh dibahagikan kepada dua bahagian:

(a) MMemastikan teknologi yang berterusan dalam keadaan yang stabil Kestabilan diukur berdasarkan ketekalan dan kebolehpercayaan. Ketekalan membolehkan teknologi digunakan dengan antara muka yang seragam di mana sahaja ia diakses. Kebolehpercayaan pula merujuk pada keupayaan teknologi untuk menjamin prestasinya pada waktu tertentu adalah sama seperti pada waktu lain.

(b) MMemastikan bahawa teknologi boleh disesuaikan mengikut perubahan

yang berlaku Dalam mengejar kemajuan, perubahan tidak dapat dielakkan. Teknologi perkakasan dan perisian komputer secara relatifnya berubah dengan

3.4


68

pantas. Perubahan ini akan menimbulkan masalah kepada pengguna sekiranya pengurusan dan perancangan yang sewajarnya tidak dilaksanakan. Persoalan yang timbul di sini ialah bagaimana seseorang boleh menguruskan keperluan teknologi maklumat mengikut perubahan? Jawapannya adalah kesemua perubahan dalam teknologi perlulah dijangka dan dirancang dengan lebih awal.

3.4.2 Mengurus Organisasi Teknologi Maklumat

Trend dalam mengurus organisasi teknologi maklumat syarikat hari ini adalah dengan menerima pakai satu gabungan antara infrastruktur kawalan berpusat dan tidak berpusat. Pembangunan ini selaras dengan perubahan dalam trend pengkomputeran. Perubahan pada bentuk teknologi teragih ini telah menyebabkan struktur organisasi dalam menguruskan teknologi maklumat juga menjadi teragih. Penggunaan sistem teragih telah menyebabkan sumber-sumber komputer diagihkan pada sistem komputer yang berbeza dalam platform pengkomputeran. Sebagai contoh, pangkalan data tidak lagi diletakkan dalam komputer kerangka utama berpusat; sebaliknya, ia boleh diletakkan dalam pelayan komputer di jabatan yang berlainan dari komputer pelanggan yang mengakses pangkalan data. Ini menyebabkan kakitangan sokongan IT ditempatkan di jabatan-jabatan yang berlainan dan ini mengakibatkan perubahan struktur pengurusan teknologi maklumat yang lalu.

3.4.3 Fungsi Organisasi Teknologi Maklumat

Apakah tugasan atau fungsi sesebuah organisasi teknologi maklumat? Ia diringkaskan di dalam Rajah 3.5.


69

Rajah 3.5: Fungsi-fungsi sesebuah organisasi teknologi maklumat

3.4.4 Bentuk Pelaksanaan Organisasi Teknologi Maklumat

Lihat pada Rajah 3.6 yang menggambarkan bentuk-bentuk pelaksanaan organisasi teknologi maklumat.

Rajah 3.6: Struktur sokongan teknologi maklumat


70

Dalam persekitaran perniagaan hari ini, banyak bentuk pelaksanaan struktur sokongan teknologi maklumat digunakan (rujuk pada Rajah 3.6). Ini termasuklah:

(a) Jabatan Dalaman Penubuhan jabatan teknologi maklumat tersendiri yang dilengkapi dengan fungsi khas bagi menyokong pelaksanaan teknologi maklumat dalam syarikat.

(b) Syarikat Subsidiari Penubuhan syarikat subsidiari teknologi maklumat sebagai entiti perniagaan berasingan yang mempunyai dua fungsi � menyokong pelaksanaan keperluan teknologi maklumat dalaman dan pada masa yang sama, menyediakan perkhidmatan dalam bentuk perniagaan kepada syarikat-syarikat luar.

(c) PPenswastaan Penswastaan perkhidmatan sokongan teknologi maklumat kepada syarikat-syarikat luar yang dikenali sebagai penyepadu sistem. Syarikat-syarikat ini menawarkan perkhidmatan dalam pelbagai bentuk seperti:

(i) PPembekal Perkhidmatan Aplikasi (ASP), kebiasaannya memberi tumpuan pada keperluan perkhidmatan sesebuah syarikat yang berkenaan dengan perisian termasuk pangkalan data, perancangan sumber syarikat dan perhubungan pelanggan.

(ii) PPembekal Perkhidmatan Perniagaan (BSP) yang membangunkan perisian Internet yang boleh dibeli menerusi teknologi Web.

(iii) PPembekal perkhidmatan internet (ISP) iaitu syarikat yang menyediakan perkhidmatan menyambung para pelanggan ke Internet dan perkhidmatan yang berkaitan.

(iv) PPembekal perkhidmatan borong (WSP) yang menyediakan pakej aplikasi berkumpulan yang diagihkan menerusi Internet.

Dalam subtopik berikutnya, kita akan membincangkan aspek-aspek bagaimana teknologi maklumat boleh digunakan untuk menyokong strategi organisasi perniagaan.


71

PENGGUNAAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DALAM STRATEGI ORGANISASI

Perancangan strategik adalah „saraf‰ sesebuah organisasi terutamanya entiti perniagaan yang bersaing dalam ekonomi berasaskan pengetahuan. Sejauh mana organisasi boleh bertahan dengan persaingan adalah bergantung pada perancangan strategik yang cekap dan berkesan. Sistem maklumat boleh membantu para pengurus untuk melaksanakan pengurusan strategik dengan baik. Sekarang, kita akan meneruskan perbincangan mengenai konsep pengurusan strategik, model rantaian nilai Porter, pengurusan rantaian bekalan, strategi peringkat industri dan sistem maklumat yang meliputi daya saingan dan ekonomi rangkaian. Anda perlu tahu bahawa setiap sistem maklumat yang dibincangkan dalam modul ini adalah bersepadu dalam setiap satunya. Sistem maklumat boleh menyelesaikan permasalahan organisasi. Perancangan strategik yang berkesan boleh menyepadukan sistem-sistem maklumat dalam sesebuah organisasi.

3.5.1 Apakah itu Pengurusan Strategik?

3.5

Pengurusan strategik ialah pengurusan yang boleh mengubah objektif, operasi, produk, perkhidmatan dan hubungan persekitaran sesebuah organisasi dalam usaha untuk membantu organisasi mencapai kelebihan berdaya saing. Secara amnya, sistem maklumat strategik boleh melakukan perkara yang sama.

SEMAK KENDIRI 3.2

1. Apakah dua objektif utama pengurusan teknologi maklumat?

2. Bincangkan tiga aspek penting dalam pengurusan teknologimaklumat.

3. Terangkan empat fungsi organisasi teknologi maklumat.

4. Bezakan antara perkhidmatan sokongan teknologi maklumatperibadi yang berikut:

(a) ASP (c) ISP

(b) BSP (d) WSP


72

Satu sistem pengurusan yang berkesan boleh membantu sistem maklumat organisasi. Sistem maklumat strategik boleh digunakan pada setiap tahap organisasi dan ia adalah lebih komprehensif dan terperinci berbanding dengan sistem lain. Sistem maklumat strategik menukar cara firma mengendalikan perniagaan dan urus niaga dengan mendalam dan terperinci. Secara umumnya, tidak ada sistem strategik yang lengkap. Apa yang ada hari ini adalah beberapa sistem yang beroperasi pada tahap strategik yang berbeza, sama ada di peringkat perniagaan, firma atau industri. Sistem-sistem ini bergabung untuk membentuk sesuatu yang dikenali sebagai sistem maklumat strategik.

3.5.2 Strategi Semasa Peringkat Perniagaan dan Model Rantaian Nilai

Di peringkat perniagaan, persoalan utama adalah "Bagaimanakah sesebuah organisasi bersaing di pasaran?" Pasaran di sini mungkin merangkumi pasaran kenderaan, papan mikrocip atau kabel. Strategi-strategi generik di peringkat ini adalah seperti berikut:

(a) Menjadi pengeluar kos rendah;

(b) Membezakan antara produk dan perkhidmatan;

(c) Mengubah skop persaingan dengan membawa pasaran memasuki pasaran global; dan

(d) Mengurangkan penembusan pasaran dengan menumpukan pada pasaran-pasaran niche yang lebih kecil.

Pada pendapat anda, bagaimanakah seseorang kakitangan sokongan menyumbang idea dan kepakaran untuk menjadikan organisasi lebih berdaya saing dalam pasaran?

AKTIVITI 3.2

Bayangkan bahawa anda bekerja dalam sebuah agensi pengambilan pekerja. Pada pendapat anda, adakah anda fikir pekerja sokongan perlu mengetahui arah tuju strategik organisasi? Kenapakah anda berkata demikian?

SEMAK SENDIRI 3.3


73

3.5.3 Penggunaan Teknologi dalam Rantaian Nilai

Model yang biasa digunakan di peringkat perniagaan adalah model rantaian nilai Porter. Model tersebut mencadangkan aktiviti-aktiviti yang khusus dalam perniagaan yang mana aktiviti-aktiviti ini adalah strategi-strategi berdaya saing yang boleh digunakan dengan sebaik mungkin. Model rantaian nilai boleh membantu dalam meningkatkan kekuatan daya saing dengan mengenal pasti titik tumpuan kritikal dan pengaruh tertentu di mana teknologi maklumat boleh digunakan secara berkesan dalam mengukuhkan kedudukan dalam persaingan. Model ini melihat organisasi sebagai satu rangkaian pada aktiviti-aktiviti asasi yang boleh meningkatkan nilai pada produk dan perkhidmatan firma tersebut. Sekarang, sila rujuk pada Rajah 3.7 yang menunjukkan hubungan antara aktiviti dalam model rantaian nilai Porter.

Rajah 3.7: Penggunaan teknologi dalam model rantaian nilai Porter


74

Sekarang, bolehkah anda memahami tentang idea rantaian nilai Porter? Dengan melihat pada Rajah 3.7, anda boleh ketahui aktiviti-aktiviti yang sebenarnya boleh dikategorikan sebagai: (a) AAktiviti Utama

Aktiviti utama adalah aktiviti yang berkaitan dengan pengeluaran dan pengedaran produk dan perkhidmatan yang mewujudkan nilai untuk pelanggan. Aktiviti-aktiviti ini termasuk logistik, operasi, jualan dan pemasaran.

(i) AAktiviti Logistik merujuk pada penerimaan dan penyimpanan barangan untuk proses pengedaran sehinggalah ke aktiviti pengeluaran.

(ii) AAktiviti Operasi merujuk pada perubahan input sehingga ke produk siap.

(iii) AAktiviti Jualan dan Pemasaran termasuklah usaha mempromosi dan menjual produk dan perkhidmatan organisasi.

(b) AAktiviti Sokongan

Aktiviti sokongan diperlukan untuk memastikan aktiviti utama boleh dilaksanakan dan ini termasuklah infrastruktur organisasi (pentadbiran dan pengurusan), sumber manusia (pengambilan, penggajian dan latihan), teknologi (meningkatkan proses produk dan pengeluaran) dan perolehan (untuk mendapatkan input). Organisasi memperolehi kelebihan daya saing dalam perniagaan sekiranya dapat menyediakan lebih produk atau perkhidmatan yang lebih berharga, atau jika boleh menyediakan produk dan perkhidmatan pada nilai yang sama tetapi pada harga yang lebih rendah kepada pelanggan. Sistem maklumat strategik boleh memberi impak strategik dengan membantu firma menghasilkan produk dan perkhidmatan pada kos yang lebih rendah berbanding pesaing yang lain; atau boleh membantu menghasilkan produk atau perkhidmatan pada kos yang sama tetapi dengan nilai yang lebih tinggi.

3.5.4 Produk dan Perkhidmatan Sistem Maklumat

Organisasi boleh mewujudkan jenama yang cemerlang dengan mencipta produk dan perkhidmatan baru yang mudah dibezakan daripada produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh pesaing-pesaing yang lain. Produk dan perkhidmatan baru tidak boleh ditiru oleh pesaing sedia ada atau pesaing yang berpotensi. Pengeluar telah mula membangunkan sistem maklumat untuk


75

membangunkan produk dan perkhidmatan yang boleh diubah suai untuk memenuhi keperluan pelanggan. Perniagaan boleh membangunkan skop baru untuk pasaran mereka dengan membezakan fokus iaitu dengan mengenal pasti sasaran khusus untuk setiap produk dan perkhidmatan supaya kedua-duanya boleh memberi perkhidmatan yang terbaik. Syarikat boleh menawarkan produk dan perkhidmatan yang lebih baik pada sasaran yang khusus berbanding dengan produk dan perkhidmatan sedia ada yang ditawarkan oleh para pesaing. Sistem maklumat boleh memberi kelebihan daya saing kepada firma-firma dengan menghasilkan data untuk meningkatkan teknik-teknik jualan dan pemasaran. Sistem maklumat tersebut menganggap maklumat sebagai sumber yang boleh digunakan oleh organisasi untuk meningkatkan margin keuntungan dan mengawal pasaran. Ia juga membolehkan organisasi untuk menganalisa corak pembelian, citarasa dan keutamaan oleh para pelanggan mereka supaya organisasi boleh beriklan dan memasarkan secara terus dalam pasaran yang lebih fokus. Perisian alatan perlombongan data dapat mencari corak data dari sekumpulan data yang besar sementara menggunakan garis panduan untuk membuat sesuatu keputusan. Data boleh dikumpul dari sekumpulan besar sumber maklumat seperti urus niaga kad kredit, data pembelian dari titik jualan dan data demografi dari laman-laman web. Syarikat-syarikat boleh mengumpul data secara dalaman atau membeli data daripada organisasi lain. Melalui penilaian corak pembelian pelanggan, syarikat-syarikat boleh menentukan gambaran terperinci mengenai minat pembelian, membina hubungan dengan para pelanggan dan menyediakan produk dan perkhidmatan tertentu.

3.5.5 Pengurusan Rangkaian Bekalan dan Sistem Maklum Balas Pengguna Yang Berkesan

Pengurusan inventori boleh memberi beban kepada organisasi. Apabila barang-barang disimpan di dalam gudang atau pekerja tidak digunakan sepenuhnya, firma perlu menanggung kos tanpa memperolehi sebarang pendapatan. Bagi mengatasi masalah ini, banyak organisasi mengguna teknologi maklumat untuk menghapus atau mengurangkan inventori. Sesebuah sistem maklumat untuk pengurusan strategik adalah baik untuk para pembekal. Pembekal boleh memantau spesifikasi produk, penjadualan kilang dan komitmen pelanggan untuk memastikan inventori yang mencukupi. Apabila sistem inventori ini beroperasi dengan lancar, kecekapan dan kemudahan ini


76

akan menghalang pelanggan vendor mereka daripada membeli daripada pesaing mereka. Rajah 3.8 menunjukkan hubungan antara strategi di pelbagai peringkat perniagaan.

Rajah 3.8: Strategi peringkat perniagaan


77

3.5.6 Strategi Peringkat Industri dan Sistem Maklumat: Daya Saingan dan Ekonomi Rangkaian

Firma-firma terdiri daripada beberapa industri seperti automotif, telekomunikasi, penyiaran televisyen dan industri perhutanan. Persoalan strategik di peringkat ini ialah "Bagaimana dan bila untuk bekerjasama dengan syarikat lain dalam industri yang sama?" Majoriti penganalisis strategik menekankan persaingan tetapi data boleh diperolehi apabila terdapatnya kerjasama dengan syarikat-syarikat lain dalam industri yang sama atau firma-firma yang berkaitan dalam industri. Sebagai contoh, firma boleh bekerjasama untuk membangunkan piawai industri dalam industri-industri tertentu; mereka boleh bekerjasama untuk membangunkan kepekaan pelanggan dan bekerja dalam kumpulan bersama-sama vendor untuk mengurangkan kos.

3.5.7 Perkongsian Maklumat

Baru-baru ini, banyak syarikat telah menggunakan sistem maklumat untuk mencapai kelebihan strategik dengan menyertai perkongsian dengan firma lain, di mana melalui perkongsian ini, semua firma bekerjasama dalam berkongsi maklumat atau perkhidmatan. Perkongsian ini biasanya merupakan perkongsian maklumat rakan kongsi di mana dua atau lebih firma berkongsi data untuk memperoleh kelebihan bersama. Perkongsian ini membolehkan firma untuk mendapatkan pelanggan baru, membuka peluang baru untuk jualan bersilang dan menetapkan sasaran produk sebagaimana digambarkan dalam Rajah 3.9.

Rajah 3.9: Perkongsian maklumat


78

Mereka akan berkongsi untuk membeli perkakasan dan perisian. Kadangkala, pesaing tradisional boleh memperoleh manfaat dari perkongsian ini. Di peringkat industri, dua jenis model analisa telah digunakan:

(a) Model daya saingan; dan

(b) Ekonomi rangkaian. Mari kita bincangkan model-model analisis tersebut secara terperinci. (a) MModel Daya Saingan

Dalam model daya saingan, sesebuah firma mungkin menghadapi pelbagai cabaran dan peluang, iaitu cabaran daripada pesaing baru yang memasuki pasaran atau produk dan perkhidmatan daripada syarikat lain yang mengambil alih kedudukan firma tersebut. Di samping itu, terdapat kuasa penentuan harga oleh para pelanggan, pembekal dan pesaing tradisional industri yang perlu ditangani. Kelebihan dalam persaingan dapat dicapai dengan meningkatkan keupayaan firma untuk mengendalikan pelanggan, pembekal, produk gantian dan perkhidmatan, kemasukan baru pesaing ke dalam pasaran yang mana ini mungkin membawa perubahan kepada imbangan kuasa antara firma dan pesaingnya dalam industri.

(b) EEkonomi Rangkaian Strategi kedua yang berguna di peringkat industri adalah ekonomi rangkaian. Dalam ekonomi rangkaian, apabila ada pelanggan baru, kos sut tidak akan meningkat, manakala keuntungan sut akan meningkatkan. Nilai penggunaan telefon atau sistem Internet akan meningkat dengan adanya lebih ramai pengguna. Kos yang terlibat dalam menguruskan sesebuah stesen televisyen yang mempunyai 1,000 pengguna dan 10 juta pengguna adalah sama. Dari perspektif ekonomi rangkaian, teknologi maklumat boleh digunakan secara strategik. Firma boleh mengguna laman web untuk mewujudkan sebuah komuniti pengguna seperti pengguna yang mahu berkongsi pengalaman mereka. Ini akan mewujudkan pengguna setia dan satu hubungan yang baik dengan mereka.


79

3.5.8 Penggunaan Internet dalam Perniagaan

Menerusi pelbagai perkhidmatan yang disediakan melalui Internet, organisasi akan menikmati manfaat dan juga peluang seperti berikut:

(a) Perhubungan global untuk syarikat atau perusahaan untuk berkembang dan mengurus cawangan antarabangsa dan unit perniagaan;

(b) Pengurangan dalam kos komunikasi dan kos perniagaan;

(c) Fasilitasi komunikasi dan penyelarasan;

(d) Penyebaran maklumat pantas;

(e) Promosi dagang dan perniagaan elektronik;

(f) Pemasaran interaktif. Internet membolehkan organisasi berinteraksi dengan pelanggan secara terus menerusi kumpulan perbincangan dalam talian, sistem papan buletin, soal selidik elektronik, senarai e-mel, berita elektronik dan mel elektronik; dan

(g) Fasilitasi pelaksanaan kolaboratif strategik antara organisasi dan pelanggan, pembekal, perunding, kontraktor atau pesaing.

Sesebuah perusahaan boleh mendapat manfaat sepenuhnya daripada Internet dalam hubungan organisasinya dengan mengguna semua kemudahan yang disediakan menerusi Internet untuk menyambung semua halaman dalam laman webnya di peringkat global, manakala intranet boleh digunakan untuk menghubungi syarikat subsidiarinya yang berada di lokasi lain. Ekstranet boleh direalisasikan sepenuhnya untuk membentuk hubungan dengan rakan-rakan kongsi yang lain. Penggunaan Internet dalam perniagaan telah membantu dalam mewujudkan berjuta-juta perniagaan baru yang beroperasi pada kos modal yang minimum tetapi mampu mencapai pasaran global. Ia juga membantu organisasi untuk menjimatkan kos dalam komunikasi dalaman dan luaran. Bagaimanakah ini boleh berlaku? Ia dilakukan melalui beberapa bentuk penggunaan Internet yang kreatif dan produktif. Rajah 3.10 menunjukkan secara ringkas mengenai penggunaan Internet dalam perniagaan.

Adakah anda fikir negara-negara di dunia memerlukan blok perkongsian seperti Kesatuan Eropah atau Perundingan Ekonomi Asia Timur? Bincangkan.

AKTIVITI 3.3


80

Rajah 3.10: Penggunaan Internet dalam perniagaan (a) KKolaboratif Komunikasi Perusahaan

Ini adalah aplikasi yang menyokong komunikasi, penyelarasan dan kerjasama dalam kalangan ahli-ahli di dalam kumpulan bekerja atau pasukan perniagaan seperti pekerja dan perunding luar di dalam projek yang menggunakan Internet, intranet dan ekstranet untuk menyokong mel elektronik, persidangan video dan sebagainya.

(b) Dagang Elektronik (e-dagang)

Internet, halaman Web serta teknologi berasaskan Internet seperti intranet dan ekstranet menyediakan sambungan global antara syarikat, pelanggan dan pembekal. Mereka menggalakkan aktiviti-aktiviti perdagangan secara elektronik seperti pemasaran, pembelian, penjualan, dan sokongan produk dan perkhidmatan dilakukan menerusi web bekerja ini.

(c) Sistem Perniagaan Dalaman Aplikasi e-perniagaan untuk bekerja melalui Internet menyokong proses dan operasi perniagaan dalaman sesebuah syarikat. Sebagai contoh, seorang pekerja boleh menggunakan portal intranet maklumat perusahaan


81

untuk mengakses maklumat mengenai bilangan cuti yang masih ada setelah diambil atau memohon untuk bercuti. Syarikat juga boleh menyertai intranet melalui Internet dan ini memudahkan pekerja atau pihak pengurusan untuk mendapat maklumat tentang syarikat mereka di mana sahaja mereka berada.

(d) Forum Perbincangan Berasaskan Web Hari ini, perbincangan sesama pekerja boleh dilakukan melalui Internet. Mesej yang perlu dihantar kepada semua pihak boleh dilakukan dengan cepat dan cekap menerusi USENET, sebagai contohnya. Jawapan juga boleh diterima dengan kadar segera.

(e) Perlombongan Data dengan Alatan Carian Intranet Internet memiliki mekanisme pencarian data yang cekap melalui penggunaan pelayar. Teknologi ini membolehkan pengguna untuk mencari maklumat dengan menggunakan antara muka yang mesra pengguna.

� Keperluan untuk seni bina teknologi maklumat telah menjadi struktur

penyokong atau platform untuk melaksanakan sesebuah sistem maklumat.

� Matlamat teknologi maklumat adalah untuk memastikan kecekapan fungsi teknologi maklumat dan bersesuaian mengikut perubahan bagi mencapai objektif organisasi.

� Untuk menggunakan teknologi sedemikian untuk memperoleh manfaat strategik, organisasi memerlukan perancangan dan pengurusan yang berkesan.

� Penggunaan sistem pengurusan strategik mungkin memerlukan organisasi untuk menukar objektif-objektif perniagaannya; hubungannya dengan pelanggan dan pembekalnya; operasi dalamannya dan seni bina maklumatnya.

� Tiga jenis struktur organisasi adalah: tradisional atau berhierarki; berdasarkan projek dan matriks atau multidemensi.

� Apabila organisasi menjadikan sistem maklumat sebahagian daripada strategi korporatnya, struktur dalaman organisasi juga perlu diubah bagi mencerminkan pembangunan semasa.


82

� Para pengurus perlu menyusun semula semua proses organisasi supaya mereka boleh mengambil kesempatan ke atas kelebihan teknologi maklumat yang canggih. Perubahan tersebut akan membawa perubahan pada sempadan organisasi (dalaman dan luaran).

� Para pembekal dan pelanggan perlu berkomunikasi dengan rapat dan mungkin berkongsi tanggungjawab untuk memenuhi permintaan.

� Para pengurus perlu mencari satu mekanisme untuk menyelaras aktiviti-aktiviti firma mereka dengan pelanggan, pembekal dan lain-lain organisasi.

Seni bina maklumat

Struktur matriks

Struktur organisasi

Struktur berdasarkan projek

Infrastruktur sokongan

Struktur tradisional

Topik 3 Teknologi Maklumat dan Strategi...

Documents

Transcript of Topik 3 Teknologi Maklumat dan Strategi...