6 Isu Isu Penemuan Audit 1

PENGAUDITAN PENGURUSAN

ASET DAN STOR KERAJAAN

WAN BINTI HASAN

CAWANGAN AUDIT DALAM

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

ISU-ISU

PENEMUAN AUDIT

TUJUAN

Menjelaskan skop pengauditan yang

digunakan untuk menyemak pengurusan

aset dan stor kerajaan

Berkongsi ilmu berhubung dengan isu-isu

penemuan audit untuk dijadikan panduan

dan checklist dalam melaksanakan

pengurusan aset dan stor kerajaan

Definisi Aset (Am)

Aset bermaksud harta benda kepunyaan

atau milikan atau di bawah kawalan

Kerajaan yang dibeli atau yang disewa

beli dengan wang Kerajaan, yang

diterima melalui sumbangan atau hadiah

atau diperolehi melalui proses

perundangan.

Jenis Aset Kerajaan

Aset Alih

(PP 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan

Aset Alih Kerajaan-TPA)

Aset Tak Alih

(DPAK masih dalam bentuk deraf)

Aset Hidup

Definisi Aset Alih:

Aset Alih bermaksud aset yang boleh

dipindahkan dari satu tempat ke satu

tempat yang lain termasuk aset yang

dibekalkan atau dipasang bersekali

dengan bangunan.

GROUPINGS OF MOVEABLE ASSETS

(Kumpulan Aset Alih)

Capital Assets

(Harta Modal)

Inventory

(Inventori)

PROSES PENGURUSAN

ASET ALIH

P E N E R I M A A N

P E N D A F T A R A N

P E N G G U N A A N , P E N Y I M P A N A N &

P E M E R I K S A A N

P E N Y E N G G A R A A N

P E L U P U S A N

K E H I L A N G A N & H A P U S K I R A

P E N G AU D I TA N

B E R DA S A R K A N I N D E K S

A K AU N TA B I L I T I

1. Kawalan Umum Bil Perkara Disemak Kriteria Rujukan

1.1. Jawatankuasa

Pengurusan Aset Alih

Kerajaan

Ditubuhkan; Pengerusi dilantik; Pegawai Aset dilantik Setiausaha; Ahli dilantik; Bermesyuarat setiap 3 bulan; Agenda mesyuarat ditetapkan; Bincang perkara yang

ditetapkan;

Minit mesyuarat disediakan dalam tempoh 3 hari;

Minit mesyuarat disemak dan diluluskan oleh Pengerusi;

Hasil mesyuarat dilaporkan kepada JPKA;

Tindakan susulan diambil dan berkesan.

PP 5/2007 PKPA Bil. 2/91


1.2. Unit Pengurusan Aset Unit Pengurusan Aset diwujudkan; Mengurus perlantikan Pegawai

Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan

Jawatankuasa Penyiasat;

Menjadi Urusetia kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih

Kerajaan;

Menguruskan pelupusan, kehilangan dan hapus kira;

Menyelaras penyediaan Laporan (Laporan Harta Modal & Inventori,

Laporan Pemeriksaan Harta Modal

& Inventori, Laporan Pelupusan Aset

Alih Kerajaan dan Laporan

Tindakan Surcaj/Tatatertib);

Mengemukakan laporan ke Pegawai Pengawal/

Perbendaharaan sebelum 15 Mac

tahun berikutnya.

PP 5/2007


1.3. Pegawai Aset Dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal;

Setiap PTJ mempunyai seorang Pegawai Aset;

Pegawai Aset peringkat Ibu Pejabat diberi

tanggungjawab sebagai

Setiausaha Jawatankuasa

Pengurusan Aset Alih

Kerajaan;

Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai Aset

mempunyai tugas dan

tanggungjawabnya

sebagai Pegawai Aset.

PP 5/2007 PKPA Bil. 8/91 PKPA Bil. 2/91

2. Penerimaan Bil Perkara Disemak Kriteria Rujukan

2.1. Pegawai Penerima

Aset

Dilantik untuk menerima dan mengesahkan aset yang

diperolehi;

Setiap PTJ mempunyai Pegawai Penerima;

Bertanggungjawab memastikan aset/bekalan pejabat diterima

menepati spesifikasi, kualiti dan

kuantiti sebenar;

Bertanggungjawab memastikan aset diterima beserta Surat

Jaminan dan manual

penggunaan dan

penyenggaraan (jika berkaitan);

Senarai Tugas dan Fail Meja Pegawai Penerima mempunyai

tugas dan tanggungjawabnya

sebagai Pegawai Penerima.

PP 5/2007 PKPA Bil. 8/91 Tatacara

Pengurusan Stor

2. Penerimaan Bil Perkara Disemak Kriteria Rujukan

2.2. Peraturan

Penerimaan

Pegawai Penerima memeriksa dengan teliti semua penerimaan aset/bekalan

pejabat;

Pegawai bertauliah sahaja (memiliki kepakaran dalam bidang tertentu)

menjalankan pemeriksaan teknikal

bagi memastikan ia menepati

spesifikasi yang ditetapkan;

Aset/bekalan pejabat hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang

atau diuji serta merta sebelum

pengesahan penerimaannya;

Bagi pengesahan terimaan yang tidak dapat dilakukan dengan serta merta

perlu dicatatkan Diterima dengan

syarat ianya disahkan secara

diperiksa, dikira, diukur, ditimbang

atau diuji;


Pengurusan Stor

2. Penerimaan (samb..) Bil Perkara Disemak Kriteria Rujukan

2.2. Peraturan

Penerimaan

Bagi penerimaan bekalan pejabat, Borang Terima Barang

hendaklah disahkan dan

direkodkan dalam Kad Kawalan

Stok (KEW. 300-J3) dan Kad

Petak (KEW.300-J4);

Jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti, Borang

Laporan Penerimaan Aset Alih

Kerajaan KEW.PA-1 disediakan;

Borang KEW.PA-1 hendaklah disahkan dan ditandatangani oleh

Ketua Jabatan;

Borang KEW.PA-1 hendaklah dihantar dengan serta merta

kepada agen penghantaran atau

syarikat pembekal;


Pengurusan Stor

2. Penerimaan(samb..)

Bil Perkara Disemak Kriteria Rujukan

2.2. Peraturan

Penerimaan

Aset hendaklah diterima beserta Surat Jaminan, dan manual

penggunaan dan

penyelenggaraan, jika ada;

Pegawai Penerima atau pegawai diberi kuasa mempunyai salinan

kontrak untuk dirujuk semasa

menerima aset.


Pengurusan Stor

3. Pendaftaran Bil Perkara Disemak Kriteria Rujukan

3.1. Urusan Pendaftaran Aset didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari

tarikh pengesahan

penerimaan;

Daftar Harta Modal (KEW.PA-2), Daftar

Inventori (KEW.PA-3) dan

Buku Daftar Pergerakan

Harta Modal/Inventori

(KEW.PA-6)

diselenggarakan;

Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan

Senarai Daftar Inventori

(KEW.PA-5)

diselenggarakan;

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor

3. Pendaftaran (samb) Bil Perkara Disemak Kriteria Rujukan

3.1. Urusan Pendaftaran Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 dikemukakan

kepada pihak atasan setiap

tahun (PTJ - Jabatan -

Kementerian);

Bagi pendaftaran melalui sistem komputer, format

daftar yang sama diguna

pakai, dicetak dan

ditandatangan oleh Ketua

Jabatan sendiri;

Bagi bekalan pejabat, terimaan perlu direkodkan ke

Kad Kawalan Stok (KEW.

300 J3) dan Kad Petak

(KEW.300 J4);

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor

3. Pendaftaran (samb..) Bil Perkara Disemak Kriteria Rujukan

3.1. Urusan Pendaftaran Semua daftar/kad diselenggarakan dengan

lengkap dan kemas kini;

Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7) diselenggarakan;

Cop pengesahan pendaftaran dibuat ke atas

punca maklumat (inbois atau

delivery order) yang

berkaitan;

Daftar Aset dikemaskinikan apabila berlaku

penambahan/penggantian/

penaiktarafan, pemeriksaan,

pelupusan atau hapus kira.

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor


3.2. Penyimpanan Daftar

KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 disimpan dalam fail kulit keras;

Fail disimpan di dalam kabinet berkunci;

Buku KEW.PA-6 disimpan di dalam kabinet berkunci;

Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan

disimpan di lokasi dengan kemas

dan teratur;

KEW.PA-7 disediakan dalam 2 salinan, satu disimpan dengan

teratur, kemas dan mengikut

nombor siri oleh Pegawai Aset

dan satu salinan oleh pegawai

yang bertanggungjawab;

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor


3.2. Penyimpanan Daftar

Bagi bekalan pejabat dan item stor, Kad Kawalan Stok

(KEW. 300 J3) perlu

disimpan di unit yang

menjaga stor pejabat dan

Kad Petak (KEW.300 J4)

atau Kad Padanan Barang-

barang disimpan bersama

bekalan untuk merekod

terimaan, keluaran dan baki

stok.

KEW.PA-7 disimpan dengan teratur, kemas dan mudah

dilihat di lokasi;

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor


3.3. Pelabelan Aset

Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara

melabel, mengecat atau emboss

bagi menunjukkan tanda Hak

Kerajaan Malaysia (HKM) dan

nama Kementerian/Jabatan;

Tanda pengenalan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai

pada aset berkenaan (bagi

kenderaan penyamaran dan

risikan, ia hendaklah ditanda di

tempat yang tidak mudah

dilihat);

Semua aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran;

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor


3.3. Pelabelan Aset

Nombor Siri Pendaftaran disediakan mengikut susunan

seperti Kod Kementerian,

Jabatan/Bahagian dan

Kumpulan Aset, Tahun

Pembelian dan Nombor Siri;

Kod Kementerian/Jabatan/Bahag

ian adalah berdasarkan

sistem fail yang dikeluarkan

oleh MAMPU.

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor

4. Pengunaan, Penyimpanan & Penyenggaraan


4.1. Penggunaan

Aset diguna bagi tujuan rasmi sahaja;

Aset diguna mengikut fungsi sebenar seperti yang

terdapat dalam

manual/buku panduan

pengguna dan mengikut

tujuan asal pembeliannya;

Aset dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan

berkelayakan;

Penggunaan aset direkodkan;

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor



4.1. Penggunaan

Pengeluaran bekalan pejabat dan barangan stor adalah

teratur (Baucar Pemesanan-

Pengeluaran Barang-barang

disediakan, setiap

pengeluaran diakui terima dan

stok fizikal adalah bersamaan

dengan baki dalam Kad

Petak);

Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang

Aduan Kerosakan Aset

(KEW.PA-9);

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat

kebenaran bertulis daripada

Ketua Jabatan dan

dipulangkan semula sebaik

selesai penggunaannya atau

mengikut tempoh kelulusan.

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor



4.2. Penyimpanan

Aset dan item stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai;

Aset dan item stor yang sangat menarik atau bernilai tinggi

disimpan di tempat yang

berasingan/mempunyai kawalan

keselamatan yang lebih ketat;

Aset dan item stor sentiasa di bawah kawalan pegawai yang

bertanggungjawab;

Pegawai yang bertanggungjawab memahami tindakan surcaj di

bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur

Kewangan boleh diambil

terhadapnya untuk apa-apa

kekurangan, kerosakan atau

kehilangan aset dan item stor.

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor



4.3. Pemeriksaan

Aset/Verifikasi Stok

Sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa/Lembaga Verifikasi Stok

dilantik secara bertulis oleh

Pegawai Pengawal;

Pemeriksaan aset (fizikal, rekod dan penempatan) dilaksanakan

sekurang-kurangnya satu (1) kali

setahun;

Verifikasi stok dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan;

Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan

Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)

disediakan dengan lengkap dan

dikemukakan kepada Ketua

Jabatan;

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor



4.3. Pemeriksaan

Aset/Verifikasi Stok

Laporan Verifikasi Stok dikemukakan kepada Ketua

Jabatan/Pegawai Pengawal;

Ketua Jabatan mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11

bersama Sijil Tahunan

Pemeriksaan Harta Modal dan

Inventori (KEW.PA-12) kepada

Pegawai Pengawal.

PP 5/2007 Tatacara

Pengurusan Stor



4.4. Penggunaan

Kenderaan Jabatan

4.4.1. Pegawai Pengangkutan

Pegawai Pengangkutan dilantik; Pegawai Pengangkutan mempunyai

sijil dalam bidang kejuruteraan

motor sekiranya pejabat

mempunyai lebih daripada 20 buah

kenderaan khas jabatan;

Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Pengangkutan.

Pegawai Pengangkutan hendaklah menyediakan fail sejarah bagi

setiap kenderaan.

PP 2/1980



4.4. Penggunaan

Kenderaan Jabatan

4.4.2. Kawalan Penggunaan

Kenderaan

Buku Log diselenggara untuk semua kenderaan (kecuali

kenderaan khas pegawai);

Buku Log diselenggara dengan kemas kini dan lengkap;

pembelian minyak direkodkan

dalam Buku Log;

Buku Log disemak oleh Pegawai Pengangkutan;

Penggunaan minyak dikawal oleh Pegawai Pengangkutan

melalui Cerakinan Bulanan

Penggunaan Bahan Api yang

disediakan;

Penggunaan minyak adalah munasabah.

PP 2/1980



4.4. Penggunaan

Kenderaan Jabatan

4.4.3. Kenderaan Khas Pegawai Kelulusan bertulis diperolehi dpd Ketua

Jabatan ke atas jumlah penggunaan

minyak bagi sebulan;

Kiraan penggunaan minyak adalah betul (jarak rumah ke pejabat X 4 trip X 25

hari 6) dan berasaskan 1 liter /6 km;

Pembelian minyak setahun tidak melebihi

had yang ditetapkan/ diluluskan;

Pegawai Kenderaan membuat kiraan bagi menentukan amaun minyak yang

terlebih pakai setiap hujung tahun dan

tuntut balik amaun daripada pegawai

bertanggungjawab;

Tuntutan perjalanan rasmi oleh pegawai (selain daripada perjalanan rumah ke

pejabat) adalah berdasarkan kepada

kadar yang betul (1 liter /6 km).

PP 2/1996 PP 6/1999



4.4. Penggunaan

Kenderaan Jabatan

4.4.4. Kawalan Kad Inden

Minyak Buku Rekod Pergerakan Kad Inden

diselenggara dengan lengkap dan

kemas kini;

Kad Inden Minyak disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa

(kecuali Kad Inden Kenderaan Khas

Pegawai) melainkan ada keperluan

mengisi minyak; Resit pembelian

minyak disimpan dan dikumpul oleh

pemegang kad;

Penyata pembelian atau penyata kad disemak kepada salinan resit

dan disahkan oleh pemegang kad

sebelum bayaran dilakukan;

Laporan Analisis Kenderaan dikaji untuk mengesan sebarang

perbelanjaan luar biasa dan tidak

seragam dgn bulan biasa.

PP 2/1996 PP 6/1999



4.4. Penggunaan

Kenderaan Jabatan

4.4.5. Kawalan Kad Elektronik

Bagi Pembayaran Tol

Daftar Penggunaan Kad "Touch N Go" diselenggara dengan lengkap,

kemas kini;

Daftar disimpan dengan selamat; Kad disimpan oleh Pegawai

Kenderaan setiap masa (kecuali

Kad Kenderaan Khas Pegawai )

melainkan ada keperluan

mengunakannya;

Daftar Penggunaan Kad "Touch N Go" diselenggara oleh pemandu

dengan lengkap dan kemas kini;

Daftar Penggunaan Kad diserah kepada Pegawai Kenderaan untuk

ditandatangani selepas sahaja

selesai menjalankan tugas.

PP 8/1999

5. Penyenggaraan


5.1. Peraturan

Penyenggaraan

Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyenggaraan (KEW. PA-13)

dengan lengkap dan kemas kini;

Program penyenggaraan dirancang dan disediakan;

Program penyenggaraan dilaksana mengikut jadual yang telah ditetapkan

melainkan sesuatu aset itu memerlukan

penyenggaraan segera;

Setiap penyenggaraan direkodkan dengan betul dan lengkap dalam Daftar

Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-

14);

Menyelia dan memantau penyenggaraan yang dilakukan pihak swasta bagi

memastikan syarat-syarat yang ditetapkan

dalam perjanjian dipatuhi;

Program penyenggaraan dinilai bagi memastikan matlamat program tercapai.

PP 5/2007

5. Penyenggaraan


5.2. Penyenggaraan

Kenderaan

Kenderaan disenggara mengikut tempoh yang ditetapkan;

Kos penyenggaran dan pembaikan direkodkan dalam

fail kenderaan dan daftar harta

modal;

Kenderaan disimpan dengan selamat dan di bawah

perlindungan atau di depot

kenderaan;

Kenderaan sentiasa dalam keadaan bersih dan boleh

digunakan.

PP 2/1980 PP 6/1999

6. Pelupusan


6.1. Lembaga

Pemeriksa

Pegawai Pengawal melantik Lembaga Pemeriksa berdasarkan jawatan dengan

menggunakan borang KEW.PA-15;

Perlantikan tidak melebihi 2 tahun; Keanggotaan Lembaga Pemeriksa adalah

sebagaimana ditetapkan;

Lembaga Pemeriksa menyedia jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan

(Unit Pengurusan Aset);

Pemeriksaan dilakukan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh

Jabatan;

Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17);

Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai;

Menandatangani KEW.PA-17 dan kemukakan kepada Urusetia Pelupusan.

PP 5/2007

6. Pelupusan


6.2. Sebelum

Pelupusan

Pelupusan aset mekanikal, teknikal, elektrikal dan elektronik perlu ada

Perakuan Pelupusan (KEW.PA-16)

yang disediakan oleh JKR atau

Jabatan yang mempunyai woksyop

sendiri atau khidmat pakar-pakar

khusus dalam peralatan tertentu;

Pelupusan perkakasan komputer perlu mempunyai Perakuan Pelupusan

yang disediakan oleh Pegawai Sistem

Maklumat Kementerian/Jabatan;

Perakuan Pelupusan disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai

pengalaman sekurang-kurangnya 3

tahun dan tidak terlibat dengan

pengurusan aset berkenaan;

PP 5/2007

6. Pelupusan


6.2. Sebelum

Pelupusan

Nilai aset di Perakuan Pelupusan sah digunakan untuk tempoh 1

tahun sahaja. Sekiranya melebihi

satu tahun, Kementerian/Jabatan

perlu mendapat pengesahan nilai

semasa yang baru;

Urusetia Pelupusan Aset menyemak dan memastikan

dokumen sokongan daripada

Laporan Lembaga Pemeriksa

lengkap;

Urusetia Pelupusan memohon kelulusan daripada Kuasa

Melulus;

Urusetia memohon kelulusan daripada Kuasa Melulus dengan

kadar segera.

PP 5/2007

6. Pelupusan


6.3. Tatacara

Pelupusan

Kaedah pelupusan seperti jualan (sebut harga, lelong & tender),

jualan sisa, tukar barang, tukar

beli, tukar ganti, pindahan,

hadiah dan musnah dibuat

dengan teratur;

Pelupusan dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari surat

kelulusan;

Pelanjutan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa

Melulus 2 minggu sebelum tamat

tempoh pelupusan;

Kelulusan terbatal sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat

diselesaikan selepas tempoh

pelanjutan (perlu kelulusan baru);

PP 5/2007

6. Pelupusan


6.3. Tatacara

Pelupusan

Permohonan pinda kaedah pelupusan dikemukakan kepada

Kuasa Melulus sebelum tamat

tempoh kelulusan pelupusan;

Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) dan

Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19)

disediakan;

KEW.PA-19 dikemukakan kepada Kuasa Melulus;

Tindakan semasa melaksanakan pelupusan diambil sebagaimana

ditetapkan.

PP 5/2007

7. Kehilangan dan Hapuskira


7.1. Pengurusan

Kehilangan

Pegawai melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta;

Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau

yang menjaga aset atau yang mengetahui

kehilangan berlaku, melaporkan kepada

Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu

kehilangan diketahui;

Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal (KEW.PA-28) dan kemukakannya beserta

Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal

dan Perbendaharaan dalam tempoh 2 hari

bekerja;

Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada KSU/SUK, Akauntan Negara, Ketua

Audit Negara dan wakil tempatan Ketua

Audit Negara.

PP 5/2007

7. Kehilangan dan Hapus kira


7.2. Pengurusan

Hapus Kira

Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara bertulis (KEW.PA-29) oleh

Pegawai Pengawal dalam

tempoh 2 minggu dari tarikh

Laporan Awal;

Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat adalah sebagaimana

ditetapkan;

Laporan Akhir (KEW.PA-30) disediakan oleh Jawatankuasa

Penyiasat dalam tempoh 2 bulan

dari tarikh pelantikan (walaupun

Laporan Hasil Penyiasatan Polis

belum diperolehi);

PP 5/2007

7. Kehilangan dan Hapus kira


7.2. Pengurusan

Hapus Kira

Laporan Akhir dikemukakan dengan dokumen sokongan yang

lengkap kepada Urus Setia

Kehilangan dan Hapus Kira (Unit

Pengurusan Aset) yang akan

mengemukakannya kepada

Pegawai Pengawal; Laporan

Akhir yang lengkap dengan syor

dan ulasan Pegawai Pengawal

dikemukakan kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan

dari tarikh Laporan Awal

dikemukakan;

Kuasa melulus hapus kira adalah teratur;

Tindakan selepas kelulusan adalah teratur.

PP 5/2007

ISU-ISU PENEMUAN AUDIT

Akauntabiliti Sektor Awam

Akauntabiliti dalam sektor awam boleh ditakrifkan sebagai satu kewajipan dan tanggungjawab

anggota perkhidmatan awam untuk menjalankan tugas-tugas yang diamanahkan secara cekap, beretika dan mematuhi undang-undang serta

peraturan-peraturan yang ditetapkan.

Pesanan Kerajaan Lewat Dikeluarkan

BIL.

PESANAN KERAJAAN NOTA HANTARAN

TEMPOH LEWAT AMAUN (RM) NO. TARIKH PADA/ SBLM NO. TARIKH

1 24,002.04

L100080257

11.04.08

10.06.08

23267622 01.04.08 10 hari

23005994 27.03.08 15 hari

2 43,524.60

L100080260

11.04.08

10.06.08

23005990 27.03.08 15 hari

23050218 28.03.08 14 hari

3

23,262.00

L100080292

11.04.08

10.06.08

23080461 28.03.08 14 hari

24722318 23.04.08

23005993 27.03.08 15 hari

4 75,621.30

L100080124

03.04.08

02.06.08

23005997 27.03.08 7 hari

23737984 03.04.08

5 11,068.50 L100080261 11.04.08 10.06.08 23006001 27.03.08

15 hari

6 21,913.60

L100080565

30.04.08

14.07.08

25017706 29.04.08 1 hari

25512213 07.05.08

7 45,050.40 L100080286 11.04.08 10.06.08 23005999 27.03.08

15 hari

8 29,760.50 L100080285 11.04.08 10.06.08 23005996 27.03.08

15 hari

Penghantaran Bekalan Melebihi

Tempoh

BIL.

PESANAN KERAJAAN INVOIS

TEMPOH LEWAT

{a -b} 60 hari AMAUN

(RM) NO.

TARIKH

(a)

PADA/

SBLM NO.

TARIKH

(b)

BUKAN UBAT (27499)

1. 10,140.00 504607 13.04.07 15.05.07 2236 22.09.07 102

2. 7,000.00 206846 05.04.07 30.04.07 3771 12.07.07 38

3. 2,750.00 204634 23.06.06 Julai 06 2025 05.09.06 14

4. 9,855.00 204121 24.05.06 Jun 06 0291 25.07.06 2

5. 1,680.00 204106 Mei 06 Mei 06 0290 25.07.06 31

UBAT (27401)

6. 13,485.00 P 87 18.07.07 06.09.07 07751 11.10.07 25

7. 60,000.00 P 157 23.07.07 26.09.07 P07/12703 25.09.07 4

8. 93,087.50 P 43 13.07.07 20.09.07 25403 28.09.07 17

9. 75,294.00 P 153 23.07.07 26.09.07 D1015397-1 02.10.07 11

10. 167,013.00 P 9 28.06.07 26.07.07 00008018 31.07.07 16

11. 33,566.40 P 31 05.07.07 31.08.07 P07/11505 06.09.07 3

12. 14,700.00 203559 13.04.06 Mei 06 P06/06289 28.06.06 16

13. 76,000.00 203835 08.06.06 Julai 06 00620 09.08.06 2

KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 Tidak Lengkap

Bil. No. Siri/Butiran Tarikh Diterima Lokasi Harga

(RM)

Maklumat Yang Tidak

Direkodkan

1. JKN/KED/032502/I/10/001-003 Rak Besi 4 Tingkat

20.05.10

Unit Rekod 990.00 x 3 Penempatan (nama pegawai

dan tandatangan)

2. JKN/KED/032502/I/10/004-008 Patient Locker Wad Perempuan 2,000.00 x 5 Pemeriksaan (tarikh, status aset,

nama pemeriksa dan

tandatangan 3. JKN/KED/032502/I/10/009-011 Link Chair Plastic 13.05.10 Jabatan Pesakait Luar 1,140.00 x 3

4. JKN/KED/032502/I/10/019-026 One Step Chair Series 20.05.10 Pentadbiran 2,126.00 Penempatan (nama pegawai

dan)

5. JKN/KED/032502/H/10/016 Syringe Pump 16.08.10 Wad Bersalin 2500.00 Penempatan

( tandatangan pegawai)

Jumlah 21,018.00

KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW.PA-3 Tidak Dijumpai

KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 Ditandatangan oleh Pegawai Aset

Senarai Inventori (KEW.PA-5) Tidak Dikemaskini

Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7)

Tidak Disediakan Dalam 2 Salinan

Tidak Terdapat Di Lokasi

Borang Aduan Kerosakan Aset Tidak Digunakan (KEW.PA-9)

Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan

Penyelenggaraan (KEW.PA-13) Dan Daftar Penyelenggaraan

Harta Modal Tidak Disenggara (KEW.PA-14)

Pengurusan Kenderaan

Ruangan Di Buku Log Tidak Diselenggarakan Dengan

Lengkap

Buku Log Tidak Disemak Setiap Akhir Minggu dan

Diperiksa Setiap Bulan

Ceraikinan Penggunaan Bulanan Bahan Api Tidak

Disediakan

Keratan Asal Buku Log Tidak Diceraikan

Daftar Penggunaan Kad Touch N Go Tidak Mengikut Format

Resit Minyak Hendaklah Ditulis Dengan Dakwat Kekal

Pengurusan Stor

Barang Bertarikh Luput Tidak

Menggunakan Kad Petak (KEW.PS-4)

Berwarna Merah Jambu

Keadaan Stor Perubatan Tidak Selamat

Peralatan yang dibeli tidak dapat digunakan kerana tidak diuji / dibeli tanpa cukup komponen

Unit Rehabilitasi- Isokinetic Upper Dan Lower Tidak Digunakan Disebabkan

Peralatan Tidak Lengkap

Makmal Patologi - Fume Cabinet Tidak Boleh

Digunakan Kerana Tidak Diuji

53

Penghawa Dingin Rosak Di Stor Ubat, tiada tindakan untuk membaik pulih mengganti dengan unit baru

Butiran Spesifikasi

Harga Tawaran RM

Spesifikasi Yang Dibekalkan

Kerja membekal dan memasang top cabinet gantung dari kemasan nyatohply serta kelengkapan 3 unit

1,200

Tiada

Kerja membekal, memasang dan menyiapkan railing cubical track dari jenis heavy duty 2 unit

2,000

Railing biasa

Kerja pemasangan 1 unit mandian shower/pemanas air bagi tandas luar

200

Tiada

Membekal peralatan yang diperlukan dalam bangunan Set Televisyen 29 beserta Rak 1 unit Kettle & tea set 1unit Typist chair 1 unit Magnetic White Board 1 unit Delivery Bed 2 unit

Lump sum 15,000 Tiada Tiada Tiada Tiada

1 unit sahaja

Pembayaran telah dibuat walaupun pembekal tidak membekalkan sebagaimana harga tawaran

Hanya 1 unit Delivery Bed dibekalkan

berbanding 2 unit mengikut spesifikasi kerja

Mesin X-Ray Mesin NIBP

Aset yang dibeli pada tahun 2010 dan 2011 masih tidak

dilabel dengan tanda HKM dan nombor siri pendaftaran

57

Ubat Mahal Di Simpan Ditempat Yang Terbuka / Tanpa Kawalan

58

Stok Luput Pada Okt 2006 Disimpan Bersama Stok Yang Tarikh Luputnya Pada April

2009

Stok Branula 16g Luput Masih Disimpan Bersama

Stok Boleh Guna.

Stok Usang Yang Bercampur-campur

59

Dua Mesin Pencetak Yang Rosak Belum Dilupuskan

Peralatan Komputer Yang Tidak Digunakan Lagi Dan Masih Belum

Dilupuskan

Barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi tidak Dibuat Proses Pelupusan

60

Bekalan Ubat Masih Belum Direkod Disusun Di Tepi Dinding Stor Ubat

Barangan Stor Tidak Direkod

Makmal Patologi - Autoclave (Laboratory Steam

Sterilizer) Tidak Boleh Digunakan Kerana Rosak Sejak

Dibekalkan

Makmal Patologi - Peti Sejuk 2 Pintu (Sanyo) Tidak Boleh

Digunakan Kerana Rosak Sejak Dibekalkan

Tidak Boleh Digunakan

Tidak Boleh Digunakan

Dewan Bedah - Dewan Yang Masih Belum

Beroperasi

Unit Pensterilan Dan Suci Hama - 2 Unit Autoclave Tidak Boleh

Digunakan

Tidak Didaftarkan Dan Tidak Digunakan

9 Unit Mesin Blower Stihl - SR420 Mist Blower Yang Masih Tersimpan Di Stor

Mesin Penyembur MX-20 Masih Belum Digunakan Dan Disimpan Di Bilik Exibit

Penerimaan Di Stor Tidak

Direkod Segera

Gambar 1 Gambar 2

Sebahagian bekalan ubat yang diterima dan masih belum direkod telah disusun di tepi

dinding stor Ubat.

Tempoh Memperakui Terimaan

perakuan terhadap spesifikasi bekalan yang

diterima tidak dibuat dengan segera

Setiap penghantaran oleh pembekal dicatat ke

dalam daftar terimaan yang disediakan dan

pengesahan dibuat terhadap item, kuantiti dan

tarikh luput bagi tujuan rekod

Perbandingan dibuat terhadap perbezaan tarikh

memperakui terimaan pesanan dan tarikh invois

pembekal dan bukan tarikh invois diterima kerana

sebahagian dokumen sokongan yang disemak tidak

dicopkan dengan tarikh sebenar invois diterima

Bekalan Diterima Tanpa Pesanan

Kerajaan (LPO)

Setiap barang yang diterima masuk akan

direkodkan maklumat dalam daftar terimaan

seperti tarikh diterima, Nombor Pesanan Kerajaan,

pembekal dan kuantiti

ada penghantaran ubat yang direkod tanpa

merujuk kepada Nombor Pesanan Kerajaan

Tempoh Tarikh Luput

Mengikut terma perjanjian kontrak pembelian ubat

(Jadual A), bekalan ubat yang dibekalkan mestilah

mempunyai tarikh luput sekurang-kurangnya 24

bulan

Bagaimanapun, pihak stor boleh menerima ubat

yang dibekalkan oleh pembekal sekiranya tarikh

luput tidak kurang dari 6 bulan

Pihak hospital perlu memastikan penggantian

dibuat oleh pembekal ke atas baki yang telah

mencapai tarikh luput penggunaannya sekiranya ia

tidak sempat digunakan dalam tempoh tersebut

Stor Surgikal (Bukan Ubat)

Lokasi stor yang terletak di ruangan bawah tanah

dan mempunyai pintu masuk yang sempit

menyukarkan proses memunggah dan mengedar

bekalan bukan ubat yang biasanya dibungkus

dalam kotak yang besar. Kekurangan ruang dan

rak penyimpanan juga menyebabkan kotak bukan

ubat disusun di sepanjang laluan keluar masuk stor.

Keadaan lantai stor yang terletak di bahagian

bawah tanah juga tidak sesuai bagi tempat

penyimpanan barangan bukan ubat kerana

sentiasa berair

Stor Surgikal (Bukan Ubat)

Gambar 3 Gambar 4

Lantai yang berair dan kotak bukan ubat /rak stok yang ditempatkan di kiri dan kanan laluan masuk ke Stor Surgikal

Keadaan Dalam Stor Surgical

Stor Ubat Sempit

Ruangan Penyimpanan Stor Ubat Ruang Penerimaan/Pengeluaran Ubat

Pintu masuk utama Stor Ubat juga berada di tengah bangunan. Kotak

ubat terpaksa dipunggah dari jalan secara manual ke stor kerana laluan

sedia ada tidak sesuai untuk penggunaan troli. Ruang penyimpanan

yang sempit juga menyebabkan susunan sesuatu item ditempatkan di rak

berasingan

Aspek Keselamatan

Stor ubat dan bukan ubat hanya mempunyai satu

pintu keluar dan masuk

Susunan kotak ubat dan bukan ubat di kiri kanan

laluan keluar/ masuk menyempitkan laluan utama

tersebut

Lokasi dan penempatan stor yang tidak berpusat

Halangan Di Laluan

Stor Gas yang terdapat di hadapan Wad Perubatan Lelaki dan laluan ke Lif. Peralatan yang

terbiar di laluan tersebut dan tong gas yang diletakkan berhampiran Lif.

Penyimpanan Ubat Yang Telah

Luput

Hypodermic needle yang telah luput yang disimpan di troli ubat dan 11 kotak Endotracheal Tube

yang telah luput ditemui dalam bilik stor di Wad Surgical (Male)

Kaedah Simpanan Stok Yang

Tidak Sistematik

Disimpan secara bercampur tanpa membezakan tarikh luput stok

tersebut. Tiada tanda atau pengasingan dibuat bagi memastikan

ubat/bukan ubat yang hampir luput digunakan terlebih dahulu

Item yang bercampur tarikh luput terutama yang ditempatkan

dalam/atas troli ubat boleh menyebabkan sistem MDKD/tarikh

luput tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan. Kaedah ini juga

boleh menyebabkan item yang lewat tarikh luput digunakan terlebih

dahulu berbanding item yang hampir luput. Kesilapan boleh berlaku

sekiranya kakitangan bertugas tidak melihat tarikh luput sebelum

menggunakan ubat atau bukan ubat kepada pesakit

Tiada Pengasingan

Item ubat/bukan ubat yang disimpan bercampur dan ditempatkan di atas troli ubat.

Gambar 17 Gambar 18

Contoh ubat/bukan ubat yang disimpan secara bercampur dalam troli ubat dan yang terdapat

dalam bilik rawatan

Penjenisan & Pengkelasan

Barang Tidak Dibuat

Gambar 19 Gambar 20

Stor wad yang tidak mengambilkira faktor susun atur yang sistematik

Gambar 21 Gambar 22

Contoh stor wad yang disusun dengan kemas dan memudahkkan pergerakan walaupun ruang

stor adalah terhad

PENGELUARAN

Baki Awal Tahun Kad Petak Tidak Sama Dengan

HIS

Baki Fizikal Stok Berbeza Dengan Baki HIS dan

Kad Petak (B.S. 9/Kew.300-J)

BIL NAMA DAN KOD ITEM UNIT/PACK BAKI HIS BAKI KAD PETAK BAKI FIZIKAL

1. Ceftriaxone 1g Inj

07.0410.07 Pack of 50 Vials 1,025 8,320 811

2. Desferrioxamine Methanesulfon 0.5g Inj

03.0601.01 Pack of 10 Vials 14,705 8,730 237

Semak silang yang dibuat antara kad petak

dengan Item Movement Report dari sistem HIS yang

menunjukkan terdapat kelewatan merekod

pergerakan ubat ke dalam kad petak berbanding

HIS. Tempoh masa yang diambil bagi merekod

pergerakan adalah antara 10 hingga 79 hari.

Perbezaan tersebut ditunjukkan melalui transaksi

terakhir pada kad petak dan penyata HIS

Tempoh Masa Bagi Merekod

Pergerakan Stok

BIL. NAMA DAN KOD ITEM

HIS KAD PETAK

BEZA HARI NO. RUJUKAN TARIKH NO. RUJUKAN TARIKH

1.

Desferrioxamine Methanesulfon

0.5g Inj

03.0601.01

N015045159 27.02.08 N01546343 16.05.08 79 hari

2. Metformin HCL 500mg Tab

02.2406.01 N015045267 04.03.08 23005997 17.04.08 13 hari

3. Syringe Disposable 10ml

12.3651.05 NO15046197 28.04.08 - 08.05.08 10 hari

4. Mask Surgical Disposable 3 Ply

10.2401.01 NO05046192 28.04.08 - 08.05.08 10 hari

Penggunaan Kad Petak/Kad Bin

Contoh stor yang tidak mempunyai/meletakkan kad petak pada item stok bagi tujuan merekod

pergerakan stok tersebut.

Tiada Tapisan Stok Yang Diinden

Secara amalannya, pihak stor akan membekalkan

semua keperluan yang disenaraikan oleh pemohon

tanpa semakan lanjut sama ada item tersebut

diperlukan oleh unit/wad berkenaan. Keadaan ini

menyebabkan sebahagian item yang diinden dari

Stor Integrasi tidak digunakan dan hanya disimpan

dalam stor wad sehingga melebihi tempoh tarikh

luput.

PELUPUSAN

Rekod Ubat Luput Tidak Disediakan

Ubat yang telah luput akan dikembalikan oleh

wad/unit ke Bahagian Farmasi bagi tujuan pelupusan.

Ubat tersebut akan disimpan dalam kotak dan

ditempatkan di Stor Farmasi

Tiada daftar disediakan bagi merekod jenis dan

kuantiti ubat yang dikembalikan ke stor

Tiada maklumat dan kawalan sekiranya berlaku

kehilangan atau salah guna terhadap ubat yang telah

luput dalam tempoh

ubat yang telah mencapai tarikh luput juga tidak

disimpan di tempat khas

Ubat yang dikembalikan oleh wad disimpan dalam kotak dan diletakkan di tepi laluan antara rak ubat.

Ubat telah luput yang disusun di tepi rak ubat bersama barangan lain.

Antara jenis ubat yang dimasukkan ke dalam bin kuning bagi tujuan pelupusan

Peralatan Belum Dilupuskan

Mesin yang telah mendapat sijil BER tapi masih belum dilupuskan bersama peralatan lain

Gambar 33

Peralatan yang tidak dapat dipastikan sama ada masih berfungsi atau sebaliknya

Tidak Dibuat Pelupusan

Kolej Kejururawatan Bas Yang Menunggu Proses Pelupusan

88

PENGURUSAN PERALATAN DI SEBUAH

HOSPITAL

Peralatan Perubatan bernilai

RM438,933 telah dibayar

walaupun barang-barang tersebut

masih belum diterima

BEKALAN TANGKI AIR BAGI PROJEK SISTEM TADAHAN

AIR HUJAN (STAH)

A. FAKTA/LATARBELAKANG KES:

Tangki air telah dipohon menggunakan nama kampung yang

tidak wujud dan tangki tersebut didakwa telah dijual kepada

penduduk kampung lain.

B. RUMUSAN PENEMUAN:

Bekalan tangki air sebanyak 116 unit bernilai RM34,200 telah

dipohon dan diluluskan bagi kawasan yang tidak wujud dan

sebanyak 40 tangki telah diagihkan. Selain itu juga, sebanyak

11 tangki tidak dapat dikesan agihannya.

PEROLEHAN BEKALAN PEJABAT DI HOSPITAL


Seorang Pembantu Tadbir N17 telah memalsukan tandatangan pegawai atasannya untuk

meluluskan pesanan kerajaan.


1. Pegawai tersebut telah memalsukan tandatangan 2 pegawai atasannya bagi 30 pesanan kerajaan

bernilai RM290,002 dalam tempoh 2 bulan bagi perolehan toner.

2. Pegawai tersebut telah membuat 2 cara pembelian toner secara simultaneously iaitu dengan

mengikut sistem yang sedia ada dan diluar sistem tersebut tanpa sebutharga.

3. Perolehan toner sebanyak RM268,204 dibayar tanpa menerima bekalan.

4. Perbelanjaan membeli toner yang berjumlah RM268,204 di mana kuantiti toner adalah 3,646 unit

toner bagi kegunaan 51 printer dalam 1 tahun 2 bulan (dari maksud pembelian tersebut dapat

diproratakan seolah-olah penggunaan unit toner bagi setiap printer adalah sebanyak 71 unit toner

bagi 1 tahun 2 bulan) adalah perbelanjaan tidak berhemah

PENYALAHGUNAAN PERALATAN PERUBATAN


Sebuah hospital telah membelin 2 unit Patient Monitor With

Battery Model Philip melalui pesanan tempatan bertarikh

21 Jun 2006 dengan harga RM35,600 dan didaftarkan


Pemeriksaan fisikal mendapati satu unit telah ditempatkan di

Wad 25 manakala satu unit lagi telah diambil oleh salah

seorang kakitangan dan ditempatkan di rumahnya sebaik

sahaja barang itu diperolehi.

PENYELEWENGAN DALAM PEROLEHAN

ASET DI HOSPITAL

Jumlah kos untuk membaikpulih pintu (pemasangan pintu baru) berjumlah RM53,600 juga diuruskan secara pembelian terus iaitu tanpa sebutharga.

Pembelian Stainless Steel Flower Pot Basin berjumlah RM48,000 (40 unit @ RM1,200) tidak mempunyai implikasi yang efektif bagi mencantikkan kawasan hospital berbanding dengan harga yang terlalu mahal. Sehingga tarikh audit cuma 7 unit yang diguna sejak ia dibeli pada Dengan itu, keperluan membeli stainless steel flower pot adalah perbelanjaan yang tidak berhemah. Disamping itu, 9 unit flower pot basin berjumlah RM10,800 tidak ditemui.

Retractable Canvas yang dibina untuk tempat makan bagi seminar bernilai RM40,000 yang dipasang, tiada cost benefit dan tidak pernah digunakan sehingga ke tarikh audit (3 Tahun). Hospital telah pun dilengkapi dengan auditorium serta tempat makan yang luas diluar auditorium tersebut.

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAN (SAP) PELAKSANAAN

INTEGRITY PACT DALAM PEROLEHAN KERAJAAN

Mencegah rasuah dalam perolehan kerajaan

Menghendaki semua Agensi Kerajaan memasukkan

peringatan mengenai kesalahan rasuah dalam Arahan

kepada Petender/Penyebut Harga dan klausa

pencegahan rasuah dalam perolehan kerajaan ke dalam

teks perjanjian berkaitan kontrak perolehan kerajaan

Semua agensi kerajaan dikehendaki melaksanakan

Integrity Pact dalam perolehan masing-masing

berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Integrity Pact

Dalam Perolehan Kerajaan

S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31

JLD. 29 SK.2(13)

Tujuan

Mengelak petender/penyebut harga daripada

menawar atau memberi rasuah

Menghendaki petender/penyebut harga melaporkan

sebarang kesalahan rasuah kepada Pihak Berkuasa;

dan

Memastikan Kerajaan tidak menanggung unnecessary

costs dalam pelaksanaan urusan perolehan

RUMUSAN

Memastikan wujudnya elemen SIKAP

Supervision

Interest

Knowledge

Attitude

Procedure

PESANAN

BETULKAN YANG BIASA

BIASAKAN YANG BETUL

SEKIAN,

TERIMA KASIH

Keterangan lanjut :

[email protected]

Wan 03-8883 2173

Hely 03-88832202

Azlina 03-88832185

Azizi 03-88832175

6 Isu Isu Penemuan Audit 1

Documents

Transcript of 6 Isu Isu Penemuan Audit 1