LAPORAN PENEMUAN AUDIT PEMANTAUAN DAN...
Transcript of LAPORAN PENEMUAN AUDIT PEMANTAUAN DAN...
LAPORAN PENEMUAN AUDIT PEMANTAUAN
DAN NAIKTARAF SIRIM TAHUN 2018
MESYUARAT PENGURUSAN SUMBER AIR DAN HIDROLOGI
(MPSAH) BIL.1/ 2019
20 Februari 2019
Bilik Mesyuarat BPSAH
BAHAGIAN PENGURUSAN
SUMBER AIR DAN HIDROLOGI
1. Pada 5-7 September 2018, pihak BPSAH telah mengadakan Audit Pemantauan dan Naiktaraf Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001 : 2008 kepada ISO 9001: 2015. Audit tersebut telah dilaksanakan oleh pihak SIRIM QAS Sdn Bhd.
PELAKSANAAN AUDIT PEMANTAUAN
DAN NAIK TARAF SISTEM
PENGURUSAN KUALITI (SIRIM)
2. Antara pejabat-pejabat yang telah dipilih untuk di audit bagi tahun 2018 adalah seperti berikut :
i. Bahagian Pengurusan Sumber Air Dan Hidrologi ii. JPS Negeri Pulau Pinang iii. JPS Negeri Selangor iv. JPS Negeri Pahang v. JPS Negeri Terengganu
3. Hasil penemuan daripada Audit Pemantauan Dan Naiktaraf SIRIM tersebut, Sistem Pengurusan Kualiti bagi Perkhidmatan Pengurusan Data Hidrologi Untuk Rangkaian Hidrologi Nasional Di JPS Malaysia telah mendapat :
0 Ketakakuran / NCR (Non- Conformance Report)
8 Peluang Penambahbaikan
4. Sistem Pengurusan Kualiti bagi Perkhidmatan Pengurusan Data Hidrologi Untuk Rangkaian Hidrologi Nasional Di JPS Malaysia juga telah berjaya dinaiktaraf daripada :
ISO 9001 : 2008 kepada ISO 9001 : 2015
5. Nombor pendaftaran Pensijilan ISO 9001:2015 juga telah ditukar kepada sistem penomboran baru yang telah diperkenalkan oleh pihak SIRIM
No. Pensijilan Lama : AR 4551
No. Pensijilan Baru : QMS 01778
LAPORAN
TERPERINCI
PENEMUAN
AUDIT
PEMANTAUAN DAN
NAIKTARAF SIRIM
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
PELUANG PENAMBAHBAIKAN
No Pejabat Klausa Butiran Tindakan diambil
1. BPSAH 9.3.2 Kajian Semula Pengurusan Beberapa agenda di bawah tidak dibincangkan dengan jelas di dalam minit mesyuarat MKSP : 1) Maklumbalas daripada pihak
berkepentingan 2) Perubahan terhadap isu dalaman dan
luaran 3) Keberkesanan tindakan mengatasi
risiko 4) Pencapaian perkhidmatan luar
Keputusan Audit Kualiti Dalaman tidak dibincangkan secara menyeluruh memandangkan sesetengah JPSN tidak sempat mengadakan audit dalaman
1. Pihak UPM telah membuat pindaan terhadap prosedur PK(P)-01 – Kajian Semula Pengurusan mengikut keperluan ISO 9001 : 2015
2. Pihak UPM telah mengedarkankan jadual pelaksanaan Audit Kualiti Dalaman bagi tahun 2019 dan setiap JPSN perlu mematuhi jadual audit tersebut.
PELUANG PENAMBAHBAIKAN
No. Pejabat Klausa Butiran Tindakan diambil
2. BPSAH 9.1.3 Prosedur bagi Analisa Data PK(P)-10 telah dibangunkan namun tidak memenuhi keperluan ISO 9001:2015
Proses pindaan dokumen tersebut dalam tindakan
3. BPSAH/ JPSN
6.1 Pelan risiko telah dibangunkan dihampir kesemua proses, namun ianya tidak termasuk punca/isu yang menyebabkan objektif kualiti tidak tercapai di beberapa negeri
Prosedur Pengurusan Risiko PK(P)-13 telah dipinda dan setiap JPS Negeri perlu melaksanakan pelan pengurusan risiko di pejabat masing-masing.
4. BPSAH/ JPSN
9.2 Liputan audit berkenaan pengurusan risiko tidak ditunjukkan dengan jelas di dalam nota audit
Pihak BPSAH mengambil maklum dan akan menekankan isu ini kepada pihak auditor pada masa hadapan.
5. JPS Terengganu
7.1.5 Pihak BPSAH Negeri telah membangunkan Buku Inventori Peralatan bagi memantau status kalibrasi peralatan secara manual. Walaubagaimanapun, ianya boleh ditambah baik kerana masih terdapat peralatan yang tidak didaftarkan di dalam inventori tersebut. Cth : Sensor hujan di Stesen Kg. Menerong
JPS Terengganu mengambil maklum berkaitan perkara ini.
PELUANG PENAMBAHBAIKAN
No. Pejabat Klausa Butiran Tindakan diambil
6. JPS Terengganu
7.2 (c) Penilaian keberkesanan latihan telah dibuat berdasarkan Borang Penilaian (BPSAH-DK-BPKURSUS), namun , tahap penilaian (skala 1-3) tidak direkodkan dengan jelas.
Pihak JPS Terengganu telah mengambil maklum perkara ini dan semua borang tersebut akan di isi dengan betul pada masa hadapan.
7. JPS Pahang 8.1 Penyediaan Jadual Pemungutan Data Hidrologi Tahunan (JPDHT) telah dilaksanakan oleh pihak BPSAH Negeri sebelum 15 Januari. Walaubagaimanapun, pengagihan salinan jadual tersebut kepada KPPK UPM sebagaimana keperluan prosedur tidak jelas ditunjukkan
Pihak JPS Pahang telah mengambil maklum perkara ini. Pada tahun 2019, JPS Pahang telah menghantar Jadual Pemungutan Data Hidrologi Tahunan ke BPSAH melalui surat bertarikh 5 Disember 2018.
PELUANG PENAMBAHBAIKAN
No. Pejabat Klausa Butiran Tindakan diambil
8. BPSAH & JPSN
6.1 Berdasarkan Pelan Risiko 1 hingga 16 dan minit mesyuarat Pengurusan Risiko (MPR Bil.1/2018), organisasi telah mengenalpasti dan menyenaraikan risiko-risiko, kawalan sedia ada, tahap risiko dan langkah rawatan (jika perlu) secara menyeluruh walaupun situasi, impak dan kawalan yang diperlukan berbeza di setiap negeri. Adalah disarankan supaya Pelan Pengurusan Risiko disesuaikan dengan situasi di setiap negeri/JPSN atau di BPSAH itu sendiri.
Prosedur Pengurusan Risiko PK(P)-13 telah dipinda dan setiap JPS Negeri perlu melaksanakan pelan pengurusan risiko di pejabat masing-masing.