1.0 Isu-isu utama

1.1 : Isu Berkaitan Dengan Perancangan.

Cabaran persekitaran yang tidak menentu dan sentiasa berubah

menuntut organisasi merangka proses perancangan yang teliti dan

munasabah. Ini memerlukan usaha mencari dan menilai pelbagai

alternatif melalui penggubalan strategi yang terbaik untuk

merealisasikan wawasan, misi dan objektif yang ditetapkan.

Perancangan yang strategik merupakan aspek utama dalam

menetapkan hala tuju organisasi supaya segala strategi dan

perkhidmatan yang diberikan sentiasa kemas kini, relevan dan

memenuhi aspirasi semasa.

Kehidupan manusia tidak sunyi dari sebarang aktiviti. Ada yang

menamakannya tugasan, rutin harian, pekerjaan dan sebagainya. Ada

yang dilakukan secara bersendirian, berkumpulan ataupun melibatkan

satu pasukan. Ia berlaku di mana-mana sahaja dari sekecil aktiviti

individu, keluarga, masyarakat setempat hingga ke organisasi tempat

bertugas. Malah ada yang melibatkan skala yang besar hingga ke

peringkat nasional dan antarabangsa. Sebagai contoh yang berlaku

ketika Pelaksanaan Pemberian Bantuan Awal Persekolahan, di mana

ketika itu Jabatan Restu menjadi tuan rumah dalam pelancaran

tersebut, jelas kegagalan Ketua Unit Kewangan, En. Mohammad Bin

Mat Top gagal melaksanakan arahan tersebut dengan baik

sehinggakan hingga saat akhir aktiviti tidak berjalan seperti yang

dijadualkan kerana kelewatan mengeluarkan wang Bantuan Awal

persekolahan itu dari bank berdekatan dan mengambil masa terlalu

lama untuk mengeluarkan wang itu di bank cawangan lain.

Seharusnya perkara ini tidak boleh berlaku kerana ia melibatkan

pelaksanaan peringkat negeri dan mendapat liputan luas media massa.

Harus kami tegur juga disini dengan sikap pegawai bawahan yang

kurang ambil berat dalam memberikan kerjasama sepanjang tempoh

program berjalan. Ada diantara pegawai langsung tidak mengendahkan

apa yang berlaku walaupun sudah sedia maklum bahawa program

tersebut adalah program jabatan, oleh kerana terlalu mementingkan

sikap peribadi yang disebabkan oleh perselisihan antara sesama

mereka.

Apa sahaja pekerjaan, tugasan dan perkara yang seumpamanya

memerlukan perancangan. Apakah pengertian dan takrif umum

perancangan? Menurut Kamus Dewan Bahasa ‘merancang’ ditakrifkan

sebagai ‘proses merencanakan atau mempersiapkan’. Dari sudut

akademik, memetik dari buku Pengantar Pengurusan oleh Jaafar

Muhammad, Robbins & Coulter (1999) mentakrifkan perancangan

sebagai ‘proses yang melibatkan pentakrifan objektif dan matlamat

organisasi, mewujudkan strategi keseluruhan untuk mencapai

matlamat-matlamat dan membangunkan rancangan yang menyeluruh

untuk menyelaras dan mengintegrasikan semua aktiviti dalam

organisasi’. Proses perancangan jika diuruskan dengan baik dapat

membantu organisasi mencapai prestasi yang lebih baik kerana

perancangan adalah adalah proses yang berorientasikan hasil dan

membantu mewujudkan gerak kerja untuk mencapai prestasi tertinggi

di dalam organisasi. Proses perancangan dapat membantu pihak

pengurusan tertinggi organisasi untuk memastikan perkara yang paling

utama mendapat perhatian terlebih dahulu dan pelan perancangan

juga boleh dijadikan sebagai asas untuk memudahkan pihak

pengurusan tertinggi organisasi untuk membuat penilaian dan

mengukur prestasi keseluruhan organisasi. Perangkaan pelan

perancangan membolehkan pelbagai jenis sumber disusun dan

diagihkan ke seluruh organsasi. Proses perancangan juga

membolehkan organisasi mengenalpasti masalah dan merangka cara

untuk menghadapinya dan juga akan dapat membantu organisasi

mengurus masanya dengan baik.

Segolongan daripada organisasi-organisasi besar di beberapa

negara telah pun menerima hakikat bahawa pekerja adalah aset

terpenting mereka. Mengikut prinsip ini, tenaga pekerja anda dapat

membantu memajukan dan meningkatkan prestasi organisasi.

Teknologi adalah penting. Tetapi ia tidak dapat mengambil alih peranan

pekerja anda. Aset-aset lain seperti kewangan, bangunan, alat-alat,

teknologi dan sebagainya hanya bernilai jika pekerja menggunakan

kebijaksanaan dan kepakaran mereka dalam pengurusannya. Apakah

langkah yang organisasi anda akan ambil mengenai perkara yang

sangat penting ini?

Masalah utama yang dihadapi oleh Jabatan Restu dalam

mencapai program ini berjaya adalah dari segi masalah kakitangan

organisasi iaitu berkaitan dengan pengambilan kakitangan untuk

mengisi jawatan kosong. Oleh sebab kakitangan yang ada tidak

mencukupi untuk menjalankan segala aktiviti yang berkaitan dengan

kewangan. Pengurusan pekerja berhubung-kait dengan aktiviti-aktiviti

lain yang perlu dilaksanakan oleh organisasi.

Perkara-perkara seperti pemasaran, pengeluaran, perakaunan,

kewangan, kajian dan pembangunan, dan pengurusan sistem

maklumat adalah penting. Fungsi pengurusan pekerja adalah untuk

membantu meningkatkan keberkesanan aktiviti-akitiviti ini. Sebagai

contoh strategi perancangan sumber manusia harus digunakan di

dalam pengurusan di Jabatan Restu. Organisasi-organisasi

menjalankan aktiviti-aktiviti setiap hari berasaskan kepada objektif-

objektif yang dirancang. Objektif-objektif pengurusan tenaga manusia

adalah sejajar dengan objektif keseluruhan organisasi. Ini memberi

keberkesanan kepada semua urusan sumber manusia. Ia bertujuan

untuk menjayakan perancangan strategik organisasi. Perancangan

strategik adalah perlu di dalam pengurusan tenaga manusia yang

mana ia dikaitkan dengan pencapaian misi dan objektif-objektif

organisasi. Ini memerlukan sumber-sumber seperti kewangan,

hartanah, alat-alat, teknologi dan sebagainya. Sumber manusia dengan

kebolehan dan pengetahuan mereka adalah sumber utama anda yang

boleh membantu mencapai kejayaan organisasi anda. Tanpa pekerja,

tidak ada organisasi yang mampu melaksanakan apa-apa aktiviti.

Organisasi tidak mempunyai banyak pilihan jika ia ingin terus bersaing

dalam suasana perkhidmatan yang semakin menjadi rumit dan

kompetitif. Pekerja anda akan dapat membantu dalam aspirasi ini.

1.1 Saranan Terhadap Isu berkaitan dengan perancangan.

Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang

menyatupadukan usaha mereka supaya mencapai matlamat yang

dikehendaki. Bagaimana pengurusan tenaga manusia dapat

menyumbangkan untuk menjayakan pencapaian objektif-objektif

organisasi? Perancangan strategik perlu digunakan dalam pengurusan

perkara-perkara seperti berikut:

1. Pengambilan pekerja hendaklah mengikut keperluan semasa oleh

organisasi atau dalam jangka pendek atau jangka panjang. Ia juga

berasaskan kepada kemajuan teknologi dan saingan daripada

organisasi-organisasi lain. Globalisasi dan kebolehan sumber

tenaga pekerja yang berasal dari negara-negara lain perlu

diambilkira. Jabatan Restu perlu menentukan bilangan dan kualiti,

kepakaran, kebolehan dan pengetahuan pekerja yang diperlukan.

2. Kenaikan pangkat hendaklah diuruskan dengan mengesan pekerja

atau eksekutif yang sangat sesuai dengan mengambilkira

kemahiran, pengetahuan, keupayaan dan tingkahlakunya. Bagi

jawatan eksekutif, kualiti lain seperti kepimpinan adalah berkaitan.

3. Gaji dan kemudahan-kemudahan adalah diurus untuk menarik

bakal pekerja yang berkebolehan, mengekalkan atau meningkatkan

motivasi pekerja, dan mempengaruhi mereka untuk kekal dalam

perkhidmatan. Setiap kali ada di antara pekerja anda yang

meletakkan jawatan, Jabatan Restu akan kehilangan kepakaran

serta pengetahuan. Juga tidak ada jaminan bahawa Jabatan Restu

akan dapat cari pengganti yang berkebolehan. Aktiviti pengambilan

pekerja memakan masa dan melibatkan kos.

4. Pengurusan prestasi pekerja dihubungkaitkan dengan produktiviti

pekerja dan juga produktiviti organisasi. Proses pengurusan

prestasi perlu disediakan dengan teratur dan dilaksanakan secara

sistematik. Penilaian prestasi adalah salah satu daripada langkah-

langkah dalam proses pengurusan prestasi. Ia adalah salah satu

daripada perkara-perkara yang terpenting.

Penyatuan usaha hendaklah wujud di dalam sesebuah

organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan.

Hubungan di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu

bergerak dengan sempurna, tersusun dan berkesan. Penyelarasan

melalui peraturan dan prosedur yang dibuat dapat meningkatkan

hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan

antara individu dengan individu yang lain

Dalam mencapai matlamat organisasi perancangan teliti itu

memainkan peranan yang penting bagi memastikan matlamat

organisasi tercapai. Dari segi pemerhatian, kita dapat lihat mengapa

program yang dibuat tadi tidak berjaya sepenuhnya. Pencapaian

matlamat organisasi pula adalah bergantung kepada dua elemen iaitu

elemen kemanusiaan dan elemen bukan kemanusiaan. Elemen

kemanusiaan adalah seperti akauntabiliti dan komitmen terhadap

organisasi. Manakala elemen bukan kemanusiaan seperti proses,

polisi, struktur dan teknologi. Kedua-dua elemen ini akan

mempengaruhi tingkah laku dalam organisasi sama ada secara

individu atau kumpulan terhadap pencapaian organisasi (Abd. Aziz,

2003). Perancangan itu juga membawa maksud bagaimana sistem

pengurusan itu mencapai matlamatnya (Certo, 1997: 134). Namun satu

definisi menyeluruh telah diberikan oleh Hellriegel dan Solcum (1996 :

139) di mana ia menyebut perancangan itu merupakan proses formal

yang merangkumi aktiviti memilih misi dan matlamat, membentuk

matlamat bahagian, memilih strategi dan taktik untuk mencapai

matlamat, memperuntukkan sumber (wang, manusia, peralatan) dalam

mencapai matlamat. Bagi memastikan kemajuan dan kejayaan

sesebuah organisasi, antara aspek penting tingkah laku organisasi

yang biasa dikaji ialah gelagat organisasi pekerja. Gelagat organisasi

ini adalah berkait dengan persekitaran organisasi yang dikenali sebagai

iklim organisasi. Ini kerana menurut Ostroff (1993) iklim organisasi

mempengaruhi tingkah laku individu terhadap organisasinya. Gelagat

organisasi ini juga mempunyai kaitan dengan gelagat

kewarganegaraan organisasi, yang biasanya dikenali sebagai gelagat

sukarela.

Di dalam falsafah pengurusan melalui objektif atau Management

By Objectives (MBO) memberi penekanan terhadap penetapan objektif

yang dipersetujui antara pengurus dan kakitangan. Dalam konteks isu

permasalahan yang berlaku adakah pengurus dan kakitangan

mementingkan perancangan? Kami dapat lihat disini ia tiada. Hanya

dengan berbekalkan beberapa info yang diberi oleh pejabat negeri,

mereka gunakan untuk melaksanakan program. Bagaimana ini boleh

berjaya? Sebelum sesebuah program dilaksanakan hendaklah mereka

memastikan objektif utama program tersebut dan bagaimana untuk

mengurusnya. Mereka perlu menjadikan MBO sebagai asas utama

dalam aktiviti motivasi, penilaian dan pengawalan (Mondy dan

Premeaux, 1995: 158). Konsep yang diperkenalkan oleh Peter Drucker

dalam tahun 1954 dalam buku bertajuk “ The Practice Of

Management”. MBO menekankan konsep membuat perancangan

secara rasional, teratur dan jelas.

Jika mereka mengamalkan konsep ini sudah tentu program yang

mereka jalankan akan baik dan lancar. Ia memberi penekanan kepada

pencapaian dan hasil untuk diukur sebagai kecenderungan dalam

peningkatan dan keberkesanan organisasi. Ini bermakna semua orang

perlu terlibat bagi menjayakan objektif yang dirancang. Buang sifat

mementingkan diri yang ada. Ini kerana MBO bergantung kepada

penyertaan aktif kesemua peringkat organisasi. Jika semua bersikap

rasional dan positif serta membuang sikap yang boleh mempengaruhi

kejayaan organisasi sudah tentu program akan berjalan lancar.

Tidak hanya pada program sudah tentu objektif, misi dan visi

organisasi tercapai. Ia memerlukan sokongan daripada peringkat

atasan iaitu dari peringkat negeri mahupun ibu pejabat. Mereka

seharusnya memantau perjalanan organisasi ini agar boleh membuat

penilaian terhadap tahap kecekapan yang ada. Terdapat empat tahap

perlaksanaan MBO (Monday & Premeaux (1995 : 159) iaitu :

1. Menetapkan objektif dan pelan jangka masa panjang

organisasi

2. Menetapkan objektif jangka pendek yang spesifik.

3. Ketua Dan Subordinat perlu menetapkan piawaian bagi

prestasi individu iaitu dalam pelan tindakan.

4. Selepas pelan tindakan diambil hasil perlu dinilai.

5. Sekiranya ada kepincangan tindakan penambahbaikan perlu

diambil.

Ke lima lima proses di atas menunjukkan halatuju yang

berkesan untuk mencapai matlamat dalam organisasi. Semua orang

yang terlibat harus tahu dan perlu tahu agar mereka sedar

tanggungjawab mereka terhadap organisasi. Segala tindakan yang

dijalankan pasti akan berjaya jika mereka faham tentang misi yang

telah ditetapkan oleh kementerian. Kenapa perlu ada sikap

mementingkan diri sendiri jika mereka faham tentang misi kementerian

itu sendiri.