1

KERTAS PENERANGAN BPP 203

1. PENGURUSAN MESYUARAT

Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan

menyelesaikan masalah yang timbul

Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang

dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan Mesyuarat yang

baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisas

Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.

2. TINDAKAN PRA-MESYUARAT

2.1 Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi

Jawatankuasa

2.2 Membuat tempahan bilik mesyuarat

Tempahan secara bertulis

Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai,

peralatan dan minuman ringan

2.3 Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan

Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat

Tentukan bilangan salinan kertas kerja

Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat

2.4 Menghantar surat jemputan mesyuarat

Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat

Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis

pakaian

Agenda Mesyuarat

Agenda adalah perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Isi dan kandungan agenda

ditetapkan melalui perbincangan antara pengerusi dan setiausaha sebelum dicetak dan

diedarkan kepada ahli mesyuarat. Agenda boleh disusun dalam berbagai-bagai bentuk dan

bergantung kepada keperluan dan jenis mesyuarat. Apa yang perlu ada di dalam agenda

adalah seperti berikut:-

Perutusan pengerusi

Pengesahan minit mesyuarat yang lepas

Perkara-perkara berbangkit

Pembentangan kertas kerja

Hal-hal lain

2

Penutup

2. 5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat

Bilik bersih dan kemas

Tempat duduk mencukupi

Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara

2. 6. Menentukan kehadiran

Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir

Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

2. 7. Perbincangan pra mesyuarat

Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi

menyelesaikan masalah

2. 8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat

Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi

tepati masa

Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

3. TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

3. 1. Setiausaha dan urus setia perlu datang awal, membawa semua peralatan yang diperlukan

di bilik mesyuarat.

3.2. Meletakkan papan penunjuk arah ke tempat mesyuarat supaya ahli mesyuarat mengetahui

lokasi sebenar mesyuarat dijalankan.

3.3 Pastikan tempat duduk teratur dan mengikut susunan yang betul.

3.4. Pastikan ahli menandatangani buku daftar kehadiran.

3.5. Menyemak, meluluskan buku daftar kehadiran.

3.6. Mesyuarat hendaklah dijalankan mengikut agenda.

3.7. Usul yang dikemukakan perlu ada sokongan dan perlu mendapat persetujuan ahli melalui

undian sebelum tindakan atau pindaan dibuat.

3.8 Segala perbincangan dan maklumat yang dikemukakan hendaklah diminitkan oleh

setiausaha atau pencatat minit.

Catatan minit mesyuarat

Senarai kehadiran mesyuarat

Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat

Keputusan yang dibuat

Tindakan susulan yang perlu diambil

3

4. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Selepas mesyuarat, setiausaha perlu melakukan perkara yang berikut;

4.1. Bilik Mesyuarat dikemaskan .

4.2. Memungut kembali dokumen atau laporan yang digunakan dalam mesyuarat

4.3. Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan draf minit mesyuarat dan seterusnya

menyediakan minit mesyuarat untuk diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat sebelum

mesyuarat seterusnya diadakan.

4.4. Menyimpan segala surat mesyuarat yang diterima ke dalam fail.

5. CONDUCT OFF THE JOB TRANING

Menyediakan peluang latihan kerja di luar kepada kakitangan anda membolehkan mereka untuk

memberi perhatian yang lebih kepada aktiviti-aktiviti latihan. Mengadakan bengkel, seminar

atau acara di lokasi yang berbeza membolehkan pekerja memberi tumpuan kepada

pembelajaran kemahiran baru, pengetahuan dan tingkah laku tanpa gangguan telefon

berdering, mesej segera atau pemberitahuan e-mel. Mengendalikan acara off-site boleh

menyimpulkan dengan majlis atau anugerah pensijilan yang diberikan oleh pakar industri,

membuat sesi latihan satu peristiwa yang tidak boleh dilupakan yang membawa kepada pekerja

yang lebih baik kepuasan, semangat dan kesetiaan. Mengukur keberkesanan latihan off-the-

kerja melibatkan peserta menilai kepuasan, penyimpanan, on-the-kerja prestasi dan impak

perniagaan

Off the job traning adalah pemerolehan kemahiran kerja-kerja berkaitan di lokasi di luar

daripada tempat kerja, seperti sebuah kolej atau universiti, bengkel, atau kemudahan latihan.

Pekerja boleh menerima latihan off-the-kerja untuk meningkatkan kualiti kerja mereka atau

memenuhi piawaian baru, dan mereka juga boleh mencari ia keluar jika mereka mahu

memohon untuk jawatan yang lebih tinggi kedudukan atau menjadikan diri mereka lebih

pekerjaan pada masa hadapan. Majikan boleh menaja latihan ini atau memerlukan ia dan

membayar untuk itu, dalam beberapa kes. Pada orang lain, ia mungkin boleh untuk

mendapatkan bantuan dengan yuran, teks, dan perbelanjaan lain melalui agensi kerajaan.

Dalam Off the job traning pekerja boleh menerima hari cuti dari kerja untuk meneruskan latihan,

atau mereka mungkin perlu membuat perkiraan di luar waktu mereka untuk mendapatkan

latihan mereka. Latihan boleh termasuk kelas, demonstrasi, syarahan, simulasi, dan banyak

sumber-sumber lain. Ia mungkin menyediakan pelatih dengan kemahiran langsung atau tidak

langsung pelajaran yang boleh menjadi berharga dalam kerja mereka. Penyelia boleh gred atau

menilai pelajar dan memberi maklum balas kepada prestasi dalam latihan mereka.

Kadang-kadang Off the job traning diperlukan. Anggota bomba, misalnya, perlu untuk

mengambil bahagian dalam latihan biasa di luar tempat kerja tetap mereka untuk mengasah

kemahiran mereka dan belajar tentang teknik memadam kebakaran baru. Ini boleh termasuk

terbakar amalan, pendidikan kelas, dan simulasi. Sebaliknya, golongan profesional seperti

4

jururawat boleh memilih untuk mengambil off-the-kerja latihan untuk meningkatkan kemahiran

mereka. Jururawat unit penjagaan intensif, sebagai contoh, mungkin mengambil kelas atas

kematian dan mati jadi dia lebih baik boleh menjadi pesakit beliau.

Kebaikan dan keburukan Off Latihan

Kelebihan

Ini jenis latihan mendapat pekerja dari persekitaran kerja mereka ke tempat di mana

kekecewaan dan kesibukan kerja mereka dihapuskan. Ini persekitaran lebih tenang boleh

membantu pekerja untuk menyerap maklumat lebih kerana mereka berasa kurang di

bawah tekanan untuk melaksanakan.

Boleh menjadi sumber untuk membekalkan maklumat terkini, trend semasa, kemahiran

dan teknik-teknik untuk contoh undang-undang semasa pekerjaan atau undang-undang

syarikat dan peraturan lain, perisian komputer semasa atau teknologi berkomputer atau

prosedur pentadbiran yang lebih baik / inovatif. Kemahiran baru boleh dibawa balik dan

digunakan di dalam syarikat.

Pakar-pakar dalam bidang masing-masing akan meliputi kursus-kursus ini, dan ini

bermakna bahawa latihan untuk kakitangan akan diajar kepada standard yang munasabah.

Seperti kursus-kursus yang diadakan secara luaran, syarikat kami tidak akan mempunyai

kos tambahan yang ditanggung akibat peralatan tambahan atau ruang tambahan.

Menghantar pekerja di kursus boleh membantu untuk membuat pekerja berasa lebih

bernilai kerana mereka akan berasa seolah-olah mereka menerima latihan yang berkualiti.

Seperti banyak kursus atau seminar menjemput pekerja membentuk syarikat-syarikat lain

untuk hadir, ini akan membenarkan pekerja untuk rangkaian dan mungkin perniagaan

drum-up.

Kelemahan

Bergantung kepada kursus, kos keseluruhan boleh membuktikan agak mahal contohnya;

banyak kursus mungkin memerlukan bermalam di sebuah hotel jika kursus tersebut adalah

di luar kawasan atau kursus itu sendiri boleh membuktikan untuk menjadi mahal kerana

tahap kepakaran atau peralatan perlu untuk menyampaikan kursus.

Oleh kerana tidak ada cara sebenar untuk mengetahui kebolehan kedua-dua sebagai

pelatih dan pengetahuan subjek mereka rakyat menyampaikan kursus latihan luar, tidak

ada jaminan bahawa kemahiran yang mencukupi pengetahuan akan menjadi pemindahan

atau berharga.

5

Kelajuan pembelajaran yang berbeza daripada individu yang biasanya dipaksa untuk

kemajuan pada kadar kompromi.

Tidak semua pelajar akan bermula pada pengetahuan yang sama atau tahap kemahiran

dan terdapat risiko bahawa mereka bermula pada tahap terendah, jika akaun tidak diambil

ini, akan hilang dari awal.