PENDIDIKAN JASMANI

PENGELOLAAN DAN PENGURUSAN

PENSYARAH : ENCIK SYIBIN BIN JAAPAR

AHLI KUMPULAN : SHERNA SUFINA BINTI SAHADAN NORMAH ALAM

KUMPULAN 11

PERANCANGAN DAN PENGURUSAN PENDIDIKAN LUAR

PRA-PELAKSANAAN

PENYEDIAAN KERTAS KERJA

PENGURUSAN SURAT-MENYURAT

PENYEDIAAN BUKU PROGRAM

PENGURUSAN ALATAN DAN KELENGKAPAN

PELANTIKAN JAWATANKUASA DAN PENGAGIHAN TUGAS

AHLI

JAWATANKUAS

A

PERANAN

Pengarah

Program / Projek

- Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.

- Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.

- Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatankuasa dalam

melaksanakan tugas atau aktiviti.

- Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada

pihak yang berkenaan.

- Bertanggungjawab menentukan hala tuju program pendidikan luar.

Timbalan

Pengarah

- Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.

- Memangku tugas pengarah semasa ketiadaanya.

Kem

Komandan

- Menyelaras dan menguruskan semua aktiviti yang berkaitan dengan

perlaksanaan pendidikan luar.

- Mengadakan taklimat kepada peserta

- Orang yang membuat keputusan penting ketika melaksanakan aktiviti

pendidikan luar.

AHLI

JAWATANKUASA

PERANAN

Setiausaha

- Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.

- Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.

- Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.

- Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan.

- Memanggil ahli jawatankuasa untuk bermesyuarat.

- Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang

berkenaan.

- Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.

- Mewujudkan kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan AJK.

- Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.

- Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

Timbalan

Setiausaha

- Membantu setiausaha dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.

- Memangku tugas setiausaha semasa ketiadaannya.

Bendahari

- Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan

- Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk program

- Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik program.

- Menyimpan semua resit, baucer-baucer, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang

berkaitan dengan pengurusan kewangan.

- Menjaga dan menguruskan harta benda bagi program dengan baik.

- Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.

- Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi

perlaksanaan program.

- Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau kedua-duannya sekali.

AHLI

JAWATANKUASA

PERANAN

Jawatankuasa

Alatan/ Teknikal

- Menyimpan rekod alatan kumpulan seperti khemah, periuk, parang ,pisau dan sebagainya.

- Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.

- Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan kumpulan.

- Bertanggungjawab terhadap alatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan.

Jawatankuasa Atur

Cara / Buku

Program

- Menyediakan atur cara bagi penyampaian hadiah.

- Menjemput dan mendapatkan senarai VIP dan jemputan yang sepatutnya hadir pada hari penyampaian

hadiah.

- Menyediakan acara sambutan kedatangan VIP, penyambut tetamu dan segala persiapan untuk keperluan

sambutan.

- Mendapatkan Pengacara Majlis (MC) bagi setiap kategori atau keseluruhan kategori dan menyediakan

draf teks MC.

- Menyediakan satu buku program bagi aktiviti-aktiviti yang akan dilaksanakan semasa program dijalankan.

Jawatankuasa

Makanan dan

Minuman

- Menyediakan bajet dan jenis makanan atau hidangan ringan yang perlu disediakan bagi jawatankuasa

sepanjang program berlangsung.

- Mendapatkan katerer jika perlu yang boleh menawarkan harga yang berpatutan untuk keperluan

makanan dan minuman.

- Menyediakan bajet bagi setiap kumpulan peserta.

- Memberi nasihat kepada kumpulan peserta terhadap hidangan makanan.

- Membuat tempahan dan memaklumkan jenis makanan serta jumlahnya.

- Bertugas menyediakan hidangan jamuan makanan kepada pihak-pihak yang berkaitan dan memastikan

tiada petugas dan AJK yang ketinggalan.

- Memastikan kebersihan tempat makan.

- Mengemaskan dan membersihkan tempat makan, ,makanan yang berlebihan dan sebagainya.

- Menyediakan plastik sampah.

AHLI

JAWATANKUASA

PERANAN

Jawatankuasa

Protokol

- Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika perasmian atau penutup

- Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.

- Menyambut tetamu, para jemputan dan peserta mengarahkan ke tempat duduk yang sepatutnya.

- Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan VIP di dalam dewan.

- Menjaga kawalan peserta.

Jawatankuasa

Promosi/Publisiti

- Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta tentang sesuatu projek

atau aktiviti.

- Membuat poster-poster dan menyediakan kain rentang untuk mempromosikan sesuatu projek atau

aktiviti.

Jawatankuasa

Persiapan/Keceriaan

- Memastikan perjalanan program lancar dan tapak program sentiasa bersih serta selesa.

- Membuat back-drop untuk pentas bersesuaian dengan sesuatu projek atau aktiviti.

Jawatankuasa

Disiplin/ Keselamatan

- Memastikan keselamatan di dalam kawasan aktiviti terjamin.

- Memastikan setiap aktiviti yang dijalankan selamat dan berjalan lancar.

- Sentiasa bersedia jika terdapat kemalangan atau sesuatu yang tidak diingini

- Merancang aktiviti kawalan malam.

- Membawa beberapa unit kelengkapan perubatan seperti “first aid”

Jawatankuasa

Pendaftaran atau

peserta

- Menguruskan pendaftaran pelajar sebelum bertolak dan memastikan jumlah peserta mencukupi.

- Mengurus, menerima atau menyenaraikan nama peserta dalam sesuatu projek.

Jawatankuasa

Pendidikan

- Merancang modul integrasi mata pelajaran dalam pendidikan luar berdasarkan objektif.

- Merancang atau menetapkan masa bagi program pendidikan.

AHLI

JAWATANKUASA

PERANAN

Jawatankuasa

Kerohanian

- Merancang dan melaksana aktiviti kerohanian termasuk solat, kuliah subu dan kuliah magrib.

- Membuat giliran iman dan bilal bagi setiap solat.

- Memastikan peserta bukan Islam mengamalkan ajaran agama masing-masing dan diberi kuliah moral.

- Menyediakan satu malam penghayatan kepada peserta.

Jawatankuasa Aktiviti

Darat & Aktiviti Laut

- Membuat aktiviti darat dan aktiviti laut dalam pelaksanaan program.

- Memastikan aktiviti-aktiviti yang dirancang berjalan dengan lancar.

- Memastikan alatan yang diperlukan dalam melakukan aktiviti selamat digunakan.

Jawatankuasa

Pengangkutan

- Membuat tempahan kenderaan sama ada bas atau van untuk kegunaan sebelum, semasa dan selepas

sesuatu aktiviti atau projek dijalankan,

- Membuat penjadualan perjalanan bas untuk kegunaan serta rujukan pegawai yang terlibat bagi

kegunaan pemandu, urus setia dan peserta.

Jawatankuasa

Fotografi

- Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran menerusi saluran media aktiviti

cetak mahupun elektronik

- Menggunakan kamera atau video-cam bagi merakamkan aktiviti atau projek.

- Menjadi jurukamera sepanjang sesuatu program berlangsung.

Jawatankuasa

persembahan

dan

pertandingan

- Mendapatkan juri atau peserta bagi sesuatu aktiviti atau projek yang

dijalankan.

- Merancang persembahan, tujuan program atau memastikan sesuatu aktiviti

atau projek berjaya disempurnakan

- Merekod atau mencatat setiap keputusan yang telah dibuat oleh para juri.

Aktiviti perundingan dalam membincang sesuatu yang tersurat dan tersirat

bagi mencapai satu keputusan.

Bertujuan untuk mengumpul idea dan menyatukan fikiran bagi membina

keputusan.

Contoh siri mesyuarat :

(1) Mesyuarat pelantikan jawatankuasa perancangan menentukan dasar

pendidikan luar dan pembinaan kertas kerja

(2) Mesyuarat pemurnian kertas kerja

(3) Mesyuarat pelantikan ahli jawatankuasa program pendidikan luar

(4) Mesyuarat sebelum pelaksanaan program

(5) Mesyuarat pendaftaran peserta.

Mesyuarat perancangan

Penyediaan kertas kerja

Format Kertas Kerja

Tajuk Kertas Kerja - ringkas & bermakna

Tujuan Kertas Kerja - maklumat, kelulusan atau perbincangan - objektif & matlamat dinyatakan

Penerangan tentang projek - butiran spt ( tarikh, masa, tempat, sasaran , yuran) dinyatakan.

Jawatankuasa pelaksana - butiran minit mesyuarat induk, senarai penuh jawatankuasa, peranan dan bidang tugas jawatankuasa pelaksana.

Anggaran Perbelanjaan - Anggaran pendapatan serta perbelanjaan secara terperinci.

Susun atur atau atur cara : tentatif program yang terperinci dari awal hingga akhir (atur cara perasmian dan penutup ) disediakan.

Peserta : kumpulan sasaran yang akan menyertai program ini dinyatakan

Tindakan :cadangan jurulatih dan fasilitator yang terlibat yang dirancang.

Sokongan : Rujuk keseluruhan kertas kerja kepada penasihat yang berkaitan

Mendapatkan kelulusan dari Pihak Pengurusan

Menyediakan Jadual Tindakan Tentatif

Penyediaan kertas kerja

Pengurusan surat menyurat

SURAT KEBENARAN

SURAT PEMBERITAHUAN & MEMOHON BANTUAN

Surat Kebenaran Ibu Bapa Penjaga. Kandungan : - Masa- Tarikh- Tempat aktiviti- Persetujuan perjanjian pelepasan tanggungjawab- Nombor telefon

Surat Kebenaran Pemilik Tapak Perkhemahan. Kandungan :

- Sama seperti surat kebenaran ibu bapa- Harapan bantuan dari pihak penganjur kepada pemilik

tapak perkhemahan.

SURAT KEBENARAN

3 tujuan utama :

1- memberitahu pelaksanaan aktiviti di kawasan jagaan pihak tersebut.

2-memohon kebenaran untuk menjalankan aktiviti

3-memohon bantuan dari segi keselamatan Ditujukan kepada :- Balai Polis – mengadakan rondaan yang kerap- Jabatan Laut – guna khidmat untuk menerangkan tentang taman

laut- Jabatan Perhutanan – menggunakan khidmat renjer hutan bagi

menerangkan tentang flora dan fauna yang terdapat

di hutan simpanan- Jawatankuasa Kampung – aspek keselamatan aktiviti pendidikan

luar- Jabatan Kesihatan – bantuan kecemasan sekiranya berlaku

kecemasan.

SURAT PEMBERITAHUAN & MEMOHON BANTUAN

Penyediaan buku program

TAJUK/PROGRAM RASIONAL PROGRAM

NAMA PERASMI OBJEKTIF PROGRAM

LOKASI KUMPULAN SASARAN

TARIKH RINGKASAN PERATURAN

PROGRAM

MASA SENARAI PESERTA

KATA-KATA ALUAN JADUAL WAKTU

NAMA JAWATANKUASA PENGHARGAAN

KANDUNGAN

MERANGKA JADUAL AKTIVITI

Terdapatnya kemudahan asas di kawasan aktiviti

Mengambil kira kawasan perkhemahan

Pastikan aktiviti tersebut mempunyai masa rehat, refleksi dan ibadah yang cukup

Menyusun aktiviti bersesuaian dengan masa dan persediaan :Kayak / kembara : waktu pagi

Latihan dalam kumpulan : petang

Aktiviti perlulah bervariasi dan saling berkaitan antara satu dengan yang lain.

Memeriksa keupayaan peralatan sebelum memulakan aktiviti.

Keupayaan dan kepakaran fasilitator dan jurulatih perlu dilihat

Peraturan programPERKARA GARIS PANDUAN

DISIPLIN -Patuh semua arahan, tepati masa, berpakaian kemas dan bertingkah laku baik sebagai pelajar.

LARANGAN -Dilarang mengambil dadah, menghisap rokok, bermain judi, membawa barang kemas yang berharga serta bentuk alat hiburan (radio,gitar)

KESELAMATAN DAN

KESIHATAN

-Dilarang turun ke laut tanpa kebenaran, merayau di kawasan hutan ,utamakan keselamatan diri, laporkan masalah kesihatan kepada pengelola , kenal pasti nada wisel yang dibunyikan.

KEBERSIHAN

KAWASAN KHEMAH

-Bina khemah di tapak yang telah ditetapkan, dilarang membuang sampah, sentiasa menjaga kebersihan kawasan perkhemahan, jangan simpan makanan dalam khemah, dan jangan jemur pakaian pada tali khemah

KHEMAH -Alat-alat keperluan lengkap disediakan sebelum mendirikannya, elak kasut dan stoking disimpan di dalam khemah

DAPUR ATAU

TEMPAT MASAK

-Tempat masak perlu jauh dari khemah, padam api bila tidak digunakan,Pinggan hendaklah dibasuh dan disusun di tempat khas

AM -Elak membuang air di merata tempat,melaporkan sebarang kemalangan kepada pihak berkuasa dengan segera, patuhi segala arahan dan mempunyai buku log bagi setiap kumpulan

Pengurusan alatan dan kelengkapan

Khemah Cangkul Parang Pengetuk Kotak pertolongan cemas Tali karmentel

Helmet Tali Lampu khemah Mancis Generator

Senarai alatan kumpulan

Pengurusan alatan dan kelengkapan

Topi Baju lengan panjang Seluar panjang Kemeja T Pakaian trek Stoking Baju hujan But atau kasut Pakaian dalam

Alat mengemas diri Tuala Baldi Life jacket Pancing Pakaian Alatan sembahyang Ubat-ubat peribadi

Senarai alatan peribadi

Pengurusan alatan dan kelengkapan

Beras Gula Kopi The Mi segera Biskut Sardin

Acar sayur Cili boj Bawang Kacang tanah Asam boi Ikan masin

Senarai bahan mentah

Pengurusan alatan dan kelengkapan

Alat memasak Kain pencuci Berus dan serbuk

pencuci Plastik membasuh Pencedok air Baldi

Penapis Periuk nasi Cerek Kuali Pisau

Senarai alatan memasak