PENGURUSAN No. Semakan: 04 - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/eISO/docs/20160810165750sok Prosedur P009...
Transcript of PENGURUSAN No. Semakan: 04 - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/eISO/docs/20160810165750sok Prosedur P009...
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 1/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara pembayaran kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ), pembekal, pelajar dan stafsambilan.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi semua bayaran yang tidak melalui pesanan belian/ tuntutan kepada PTJ, pembekal, pelajar, staf sambilan, bayaran lebihan kepada penaja dan pelajar dan juga bayaran antara PTJ dengan menggunakan kaedah jernal.
3.0 TANGGUNGJAWAB
Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
http://1pp.treasury.gov.my
Pengurusan Wang Awam (WP)
Perintah – perintah Am
Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM
Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2013
Pelaksanaan Peraturan dan Kaedah Tempahan Tiket Secara Atas Talian
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 2/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
Batching : Baucar-baucar dikumpul mengikut Payment Entry
(tidak melebihi 5 baucar) Payment Entry : Laporan Transaksi Baucar
KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PA : Penolong Akauntan Pentadbir : Pegawai UPM yang bergred 41 dan ke atas di bawah Skim
Perkhidmatan SSM Pembekal : Syarikat atau individu yang telah melaksanakan perolehan
bekalan/perkhidmatan/kerja/kepada Universiti PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan keatas di bawah
Skim Perkhidmatan SSM PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan PPPTJ : Pembantu Pentadbir yang terdiri daripada pegawai UPM yang
bergred 40 dan kebawah, di bawah Skim Perkhidmatan SSM di Pusat Tanggungjawab
Pusat Kos : Kod Pusat Tanggungjawab SAGA : Standard Accounting For Government Agencies
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 3/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
6.0 PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
6.1 Mula
Pemohon
6.2
6.2.1
Hantar Dokumen Hantar Dokumen kepada PTJ mengikut kategori berikut bagi urusan pembayaran dan juga tempahan tiket ke Pejabat Bursar Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi seperti yang tertera di lamansesawang http://www.bursar.upm.edu.my/
Bil.
Jenis Pemohon
Dokumen
1. Pembekal Invois /Nota Hantaran
2. PTJ i) Surat Arahan Pembayaran atau
Borang Arahan Pengeluaran Invois / Pelarasan Antara PTJ (SOK/KEW/BR045/AKN)
3. Staf sambilan
Borang-borang tuntutan. Rujuk Lampiran 1 pada Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR)
4. Pelajar
i) ii) iii)
Surat arahan bayaran daripada penaja. Rujuk Garis Panduan Pengagihan Bayaran Dari Penaja Dan Pelajar (OPR/BEN/GP010/BYR)
Atau Borang Tuntutan Perjalanan Dan Pelbagai Untuk Pelajar (SOK/KEW/BR048/BYR) Borang Tuntutan Bayaran Program Khidmat Pelajar
(SOK/KEW/BR034/BYR)
6.1 Mula
6.2 Hantar Dokumen Tuntutan
A A1
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 4/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
5.
Pegawai Cuti Belajar
i) Surat arahan bayaran daripada Pejabat Pendaftar. Rujuk Garis Panduan Pembayaran Elaun Biasiswa Cuti Belajar (SOK/KEW/GP015/BYR)
6.
Tempahan Tiket
Rujuk Garis Panduan Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Secara Online
(SOK/KEW/GP027/BYR)
6.2.2 Bagi pembayaran yang menggunakan peruntukan penyelidikan dan akaun amanah, tuntutan perlu dibuat selewat-lewatnya dalam tempoh 3 bulan selepas aktiviti tamat.
6.2.3 Bagi pembayaran yang menggunakan peruntukan belanja mengurus, tuntutan hendaklah dibuat dalam tahun semasa bagi mengelakkan perbelanjaan dikenakan pada peruntukan tahun berikutnya.
PPPTJ 6.3
6.3.1
Terima Dokumen Tuntutan dan Kenalpasti Pelanggan Terima dokumen tuntutan daripada pemohon mengikut kategori pelanggan seperti di para 6.2.1 dan cop tarikh terima pada dokumen tersebut.
PPPTJ 6.4
6.4.1
Semak Dokumen Tuntutan Semak dokumen tuntutan berpandukan Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR).
PPPTJ 6.5
6.5.1
Pengesahan dan Kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab
Serah dokumen tuntutan dan dokumen sokongan yang telah disemak kepada KPTJ atau pegawai yang diberikuasa untuk pengesahan dan kelulusan.
A
6.3 Terima Dokumen
Tuntutan Dan
Kenalpasti Pelanggan
6.5 Pengesahan dan Kelulusan Ketua Pusat
Tanggungjawab
6.4 Semak Dokumen Tuntuta
n
A1
B
Tid
ak
Len
gk
ap
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 5/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
PPPTJ
6.6
6.6.1
6.6.2
Hantar Dokumen ke Pejabat Bursar
Lengkapkan Daftar Format Daftar Penyerahan Dokumen Pembayaran (SOK/KEW/DF021/BYR) dalam dua (2) salinandan hantar bersama dokumen sokongan. RujukGarisPanduanPembayaranTanpaPesananBelian (SOK/KEW/GP014/BYR).
Pastikan dokumen tuntutan diserah ke Pejabat Bursar dalam tempoh 5 hari daripada tarikh terima tuntutan.
PTK 6.7
6.7.1
6.7.2
Terima Dokumen Terima dan cop tarikh terima pada Daftar Format Daftar Penyerahan Dokumen Pembayaran (SOK/KEW/DF021/BYR) dan muka hadapan dokumen tuntutan dari PTJ seperti di 7.2.1. Serah satu (1) salinan Daftar Format Daftar Penyerahan Dokumen Pembayaran (SOK/KEW/DF021/BYR) kepada PTJ untuk makluman.
PTK 6.8
6.8.1
6.8.2
Semak Dokumen Semak dokumen tuntutan dan dokumen sokongan. Tentukan jenis tuntutan dan rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) untuk tata cara semakan. Bagi bayaran tempahan tiket secara online,rujuk Garis Panduan Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Secara Sekiranya dokumen tidak lengkap, kembalikan kepada PTJ melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR) untuktindakanpembetulan.
6.6 Hantar Dokumen ke Pejabat Bursar
6.7 Terima
Dokumen
6.8 Semak Dokumen Tuntuta
n
C C1
B Ti
dak
Len
gkap
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 6/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
PTK 6.9
6.9.1
6.9.2
6.9.3 6.9.4
Kenalpasti Kaedah Bayaran Kenalpasti kaedah bayaran yang telah ditentukan oleh PTJ. Bagi pembayaran melalui Jernal/Bank Deraf / Pindahan Bank rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR). Bagi bayaran tempahan tiket secara online melalui kad korporat UPM, rujuk Garis Panduan Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Secara Online (SOK/KEW/GP027/BYR) Bagi pembayaran melalui cek/EFT, terus ke langkah 6.10
PTK/PA 6.10
6.10.1
6.10.2
Pendaftaran dan Kemaskini Invois Daftarkan invois / tuntutan ke dalam Sistem SAGA dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) Jika invois tidak dapat dikemaskini disebabkan peruntukan tidakmencukupi, kembali kelangkah 6.8.2 untuk tindakan pembetulan melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR).
PTK 6.11 Penyediaan Baucar Sediakan baucar bayaran dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR)
PK/PKA/PTK 6.12
6.12.1
6.12.2
Pengesahan Baucar Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan. Bagi baucar yang memerlukan pembetulan, kembali ke langkah 7.8 untuk semakansemula.
PK/PKA/PTK 6.13
6.13.1
6.13.2
Kelulusan Baucar Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan . Bagi baucar yang tidak diluluskan, kembali ke langkah 6.8 untuk tindakan semakan semula.
C
6.9 Kenalpasti Kaedah Bayaran
6.10 Pendaftaran dan Kemaskini
Invois
6.11 Penyediaan Baucer
6.12 Pengesahan
Baucer Tuntutan
6.13 Kelulusan
Baucer
D
C1 Ti
dak
Tid
ak
Ya
Ya
D1
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 7/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tid
ak
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
PTK 6.14
6.14.1
Batching Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) untuk tatacara batching.
PTK SEKSYEN KEWANGAN
PERAKAUNAN
6.15
6.15.1
6.15.2
Kemaskini Baucar Kemaskini baucar berpandukan Arahan Kerja Kemaskini Baucar (OPR/BEN/AK009/AKN). Bagi baucar yang ralat, kembali ke langkah 6.8 untuk semakan semula.
PTK SEKSYEN KEWANGAN
PERAKAUNAN
6.16
6.16.1
6.16.2
Penyediaan Dan PengedaranCek-EFT Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005). Bagi cek yang hendak dibatalkan/ diganti, rujuk Garis Panduan Permohonan Pembatalan Dan Mengganti Cek / Bank Deraf / Pindahan Bank (OPR/BEN/GP009/BYR).
6.17 Tamat
D
6.14 Batching
6.16 Penyediaan Dan Pengedaran
Cek-EFT
6.15 Kemaskini
Baucer
D1
6.17 Tamat
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 8/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
7.0 REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1.
Buku Daftar Batching Baucar/Jernal
PTK
PTK
Pejabat BURSAR 1 Tahun
Pengurus Zon/Ketua
Seksyen
2.
(Baucar Pembayaran Asal)
PTK Seksyen Kewangan
Perakaunan
PTK
Pejabat Bursar
7 Tahun
Arkib Negara
3.
SOK/KEW/DF021/BYR Daftar Format Daftar
Penyerahan Dokumen Pembayaran
PTK
PPPTJ
PTK
PPPTJ
Pejabat Bursar/PTJ
1 Tahun
PTJ
PK
4.
SOK/KEW/LP006/BYR Laporan Pemantauan Tempoh
Penyerahan Dokumen Pembayaran Tanpa Pesanan Belian Ke Pejabat BURSAR.
PPPTJ
PPPTJ
1 Tahun
PK
5.
OPR/BEN/DF030/BYR Daftar Format Memo
Pembetulan Dokumen Kewangan
PTK
PTK
Pejabat Bursar
1 Tahun
PK
6.
OPR/BEN/DF047/BYR Daftar Format Arahan
Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek
PTK
PTK
Pejabat Bursar
1 Tahun
PK
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 9/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
7. UPM/BEN/ (ZON/SEKSYEN) - Fail Daftar Bank Deraf/
Pindahan Bank
Salinan Borang Permohonan Bank Deraf/Pindahan Bank
(Baucar pembayaran) bank deraf
SOK/KEW/BR037/BYR Borang Permohonan Bayaran Melalui Bank Deraf/Pindahan Bank
(asal)
Salinan Bank Deraf
PTK
PTK
Pejabat Bursar
1 Tahun
PK
8. UPM/BEN/(ZON/SEKSYEN)/JERNAL Jernal Adjustment
Salinan dokumen pembayaran (PTJ)
PKA/PTK
PKA/PTK
Pejabat Bursar
1 Tahun
PK
9. UPM/BEN/LBCB/KOD PTJ/NO. KP: Fail Individu Cuti Belajar/
Cuti Sabatikal
Surat Tawaran Cuti Belajar/ Cuti Sabatikal
Arahan bayaran Elaun Biasiswa daripada Pejabat pendaftar
Salinan Baucar Bayaran (Bagi Bayaran Melalui Bank Deraf atau Cek Sahaja)
PKA/PTK
PKA/PTK
Pejabat Bursar
Sehingga tamat
tempoh kontrak
Jawatankuasa
Pelupusan
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 10/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
OPR/BEN/DF031/BYR Daftar Format Penyata
Rekod Biasiswa Pegawai
SOK/KEW/DF023/BYR Pengakuan
Penerimaan Biasiswa Pegawai (Bank Deraf)
atau
Pengakuan Penerimaan Melalui E-
OPR/BEN/DF032/BYR Payment Advice (jika
berkaitan) –(jika maklumat byrn tlh dimasukkan dalam
borang bank deraf/TT tidak perlu mengisi
borang berikut)
OPR/BEN/DF058/BYR Bayaran Cuti Belajar/Cuti Sabatikal
Lain-lain dokumen berkaitan
10. UPM/BEN/(ZON/ SEKSYEN)-OSPOS
Fail bayaran Melalui OSPOS
Penyata Bayaran Biasiswa Pegawai UPM (Aktif)
PKA/PTK
PKA/PTK
Pejabat Bursar
7 tahun
PK
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 11/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
11
UPM/BEN/SKP/KOD PENAJA
Fail Penaja
UPM/BEN/SKP/BANK/BIL Surat arahan kepada bank
UPM/BEN/SKP/FDRP Fail Daftar Resit Penaja
UPM/BEN/SKP/BS Bank Slip
OPR/BEN/DF036/BYR Laporan Status Bayaran Kepada Pelajar Mengikut Penaja
PTK
PTK
Pejabat Bursar
2 tahun
PK
PENGURUSAN
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009
Halaman: 12/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN
Tarikh: 18/08/2016
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
8.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan
Disemak
Dilulus/ diluluskan
semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama
Untuk Satu Persijilan Bendahari WP 03/01/2011
02 01 SOK:Kew 08/2011
Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011
Bendahari WP 22/08/2011
02 02 SOK:Kew 02/2014
Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2014
Bursar WP 18/07/2014
02 03 SOK:Kew 01/2015
Mesyuarat Pengurusan kali ke-4/2015
Bursar WP 05/06/2015
02 04 SOK: Kew 02/2016
Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016
TPKD TWP 18/8/2016