PROSEDUR No. Rujukan KUALITI PENGURUSAN · PDF filemesyuarat kaji semula prosedur kualiti...

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.(P).07

MESYUARAT KAJI SEMULA

PENGURUSAN

Muka Surat

:

1/10

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

UNIVERSITI TEKNOLOGI

MARA

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.(P).07


PENGURUSAN

Muka Surat

:

2/10



MARA

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Pindaan

No. Para

Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

15 Nov 2016

02 4-9

Pindaan nama jawatankuasa dan setiausaha mesyuarat

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.(P).07


PENGURUSAN

Muka Surat

:

3/10



MARA

KANDUNGAN MUKASURAT

1.0 Objektif

4

2.0 Skop 4

3.0 Rujukan

4

4.0 Definisi

4

5.0 Singkatan

5

6.0 Tanggungjawab dan Tindakan

6

7.0 Rekod Kualiti

9

8.0 Lampiran

10

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.(P).07


PENGURUSAN

Muka Surat

:

4/10



MARA

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan mesyuarat kaji

semula pengurusan dilaksanakan secara terancang dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Atasan UiTM semasa merancang

dan melaksanakan mesyuarat kaji semula pengurusan.

3.0 RUJUKAN

JENIS DOKUMEN LOKASI RUJUKAN

Manual Kualiti UiTM

Seksyen 5.6 - Kaji Semula Pengurusan

5.6.1 - Am

5.6.2 - Input Kaji Semula

5.6.3 - Output Kaji Semula

InQKA MK.UITM.01

4.0 DEFINISI

4.1 Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

Mesyuarat yang bertujuan untuk mengkaji semula keberkesanan

perlaksanaan sistem pengurusan kualiti UiTM.

4.2 Mesyuarat Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan (JKSP)

Mesyuarat yang bertujuan untuk membantu MKSP dengan meneliti

semua laporan berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dan membuat

rumusan kepada Wakil Pengurusan (WP) yang akan

membentangkannya di dalam MKSP.

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.(P).07


PENGURUSAN

Muka Surat

:

5/10



MARA

5.0 SINGKATAN

NC - Naib Canselor

TNC - Timbalan Naib Canselor

MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

JKSP - Mesyuarat Jawatankuasa Kaji Semula Pengurusan

UiTM - Universiti Teknologi MARA

MEU - Majlis Eksekutif Universiti

WP - Wakil Pengurusan

TP - Timbalan Pendaftar

PPK - Penolong Pendaftar Kanan

PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab

LAD - Laporan Audit Dalam

AMP - Aduan dan Maklumbalas Pelanggan

LAL - Laporan Audit Luar

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.(P).07


PENGURUSAN

Muka Surat

:

6/10



MARA

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

A. Tindakan Sebelum MKSP

WP

1. Rancang dan tetapkan jadual MKSP pada awal tahun.

WP

2. Maklumkan perancangan kepada TP Canseleri dan PNC

InQKA.

PNC InQKA

3. Rancang dan tetapkan jadual JKSP pada awal tahun

PPK INQKA

4. Maklumkan perancangan kepada TP Canseleri dan PTJ

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.(P).07


PENGURUSAN

Muka Surat

:

7/10



MARA

PNC InQKA

5. Sediakan agenda JKSP merangkumi perkara-perkara

berikut :

i. Laporan Audit Dalam.

ii. Laporan Audit Luar

iii. Aduan dan Maklum balas Pelanggan.

iv. Prestasi proses dan dan keakuran produk – Kawalan

Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi.

v. Status Tindakan Pencegahan dan Pembetulan.

vi. Tindakan susulan daripada Kaji Semula Pengurusan

yang lepas – Minit MKSP.

vii. Perubahan yang memberi kesan kepada Sistem

Pengurusan Kualiti UiTM.

viii. Cadangan untuk penambahbaikan.

ix. Status pencapaian objektif Kualiti UiTM.

PPK INQKA

6. Keluarkan notis mesyuarat kepada semua ahli sekurang-

kurangnya 14 hari bekerja sebelum mesyuarat.

PPK INQKA

7. Kumpulkan daripada PYB semua laporan lengkap seperti

yang dinyatakan dalam Seksyen 5.6.2 Manual Kualiti.

B. Pengendalian Mesyuarat

PNC InQKA

8. Mempengerusikan mesyuarat

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.(P).07


PENGURUSAN

Muka Surat

:

8/10



MARA

PYB

9. Bentangkan laporan yang dinyatakan pada 5(i) hingga

5(ix).

PPK INQKA

10. Catat perbincangan dan hasil mesyuarat

PPK INQKA

C. Tindakan Selepas Mesyuarat JKSP

11. Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam tempoh 30

hari bekerja dari tarikh mesyuarat.

12. Rekodkan sesalinan minit mesyuarat dan laporan yang

diterima dalam fail berkenaan.

13. Merumuskan hasil mesyuarat dan bentangkan kepada

WP

D. Pengendalian Mesyuarat MKSP

NC

14. Mempengerusikan mesyuarat MKSP

WP

15. Membentangkan rumusan hasil mesyuarat JKSP kepada

MEU yang bertindak sebagai ahli MKSP

Pengarah Sistem

Kualiti dan Kecemerlangan

Operasi

16. Catat perbincangan dan hasil mesyuarat

E. Tindakan Selepas MKSP

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.(P).07


PENGURUSAN

Muka Surat

:

9/10



MARA

Pengarah Sistem

Kualiti dan Kecemerlangan

Operasi

17. Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam tempoh 30

hari bekerja dari tarikh mesyuarat serta satu salinan

kepada PNC InQKA

18. Rekodkan sesalinan minit mesyuarat dan laporan yang

diterima ke dalam fail berkenaan.

7.0 REKOD KUALITI

BIL. JENIS/

REKOD RUJUKAN LOKASI

TEMPOH

SIMPANAN

1. Fail Minit Mesyuarat

Jawatankuasa Kajian Semula

Pengurusan

DRK.UiTM.

JKSP.01

InQKA 3 Tahun

2. Fail Minit Mesyuarat Kaji Semula

Pengurusan

DRK.UiTM.

MKSP.01

InQKA 3 Tahun

PROSEDUR

KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK.UiTM.(P).07


PENGURUSAN

Muka Surat

:

10/10



MARA

8.0 LAMPIRAN

8.1 Carta Alir Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

(DL.UiTM.MKSP01)

8.2 Contoh Format Minit MKSP (DL.UiTM.MKSP02)

8.3 Contoh Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti

(DL.UiTM.MKSP03)

8.4 Contoh Laporan Penemuan Hasil Audit

(DL.UiTM.AD04)

8.5 Contoh Log/Laporan Tindakan Pencegahan

(DL.UiTM.TPCGH02)

8.6 Contoh Log/Laporan Tindakan Pembetulan

(DL.UiTM.TPMBT02)

PROSEDUR No. Rujukan KUALITI PENGURUSAN · PDF filemesyuarat kaji semula prosedur kualiti...

Documents

Transcript of PROSEDUR No. Rujukan KUALITI PENGURUSAN · PDF filemesyuarat kaji semula prosedur kualiti...