PROSEDUR PENGURUSAN STOR AM PADAT-PS-05 9001:2008 PERBADANAN ADAT MELAYU DAN WARISAN NEGERI SELANGOR...

ISO 9001:2008

PERBADANAN ADAT MELAYU DAN WARISAN NEGERI SELANGOR

No. Dokumen : PADAT-PS-05

No. Pindaan : 01

PROSEDUR PENGURUSAN STOR AM

Tarikh Kuatkuasa : 10.06.2011

Mukasurat : 1 dari 10


PADAT-PS-05

ISO 9001:2008



No. Pindaan : 01




REKOD PINDAAN

Bil. Pindaan Tarikh Mukasurat Keterangan Ringkas Pindaan

1.

01

31/5/2011

MS 4

Pindaan kepada perkara 3.1.2 (ii) dikeluarkan perkataan “oleh stor”

ISO 9001:2008



No. Pindaan : 01




1.0 TUJUAN :

Prosedur ini bertujuan bagi memastikan peraturan ini dilaksanakan mengikut

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009.

2.0 SKOP :

Prosedur ini menggariskan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan bagi

memastikan pengurusan stor kerajaan dapat dilaksanakan secara teratur, cekap

dan berkesan.

3.0 MENGENALPASTI TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

3.1 Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan adalah meliputi :

3.1.1 Penerimaan

Pembantu Tadbir Stor akan menerima perolehan yang dibuat oleh

Jabatan seterusnya memastikan proses penerimaan dilaksanakan

untuk memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi :

i. Setiap barang-barang stor yang diterima hendaklah menepati

spesifikasi yang ditetapkan

ii. Menepati kualiti dan kuantiti

iii. Sempurna dan baik

3.1.2 Merekod Stok

i) Semua stok yang diterima hendaklah direkodkan

dengan mematuhi penggunaan rekod seperti berikut :

ISO 9001:2008



No. Pindaan : 01




a) Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 b) Kad Petak KEW.PS-4

ii) Penggunaan warna kad seperti berikut :

a) Kad Kawalan Stok berwarna putih b) Kad Petak berwarna hijau

iii) Setiap penerimaan direkodkan dengan dakwat merah dan

pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam/biru di

Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

iv) Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 hendaklah

disediakan

3.1.3 Penyimpanan

i) Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan

mengambil kira faktor keselamatan, kemudahan

pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor

ii) Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik

untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan

lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa

ISO 9001:2008



No. Pindaan : 01




3.1.4 Pengeluaran

Pembantu Tadbir Stor hendaklah bertanggungjawab terhadap

pengeluaran pesanan seperti berikut :

i) Stok hanya boleh dikeluarkan atas pemesanan melalui

Borang Permohonan Keperluan Pejabat PADAT (42)

iii) Pengeluaran melebihi sepuluh (10) kuantiti atas kategori

yang sama hendaklah diluluskan oleh PT/PPT

iv) Borang PADAT (42) yang diterima hendaklah dicatatkan

pengeluarannya di Kad Petak KEW.PS-4

3.1.5 Pemeriksaan Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan di Stor. Ketua Jabatan

hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan

stor yang diperiksa dengan mematuhi perkara-perkara berikut :

3.1.5.1 Pemeriksa Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai

yang tidak terlibat dengan dengan stor yang

diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah

mematuhi perkara-perkara berikut :

i) Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun

ke atas semua stok secara 100% mulai 1

Oktober tahun semasa

ISO 9001:2008



No. Pindaan : 01




ii) Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada

sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan

kebenaran Pegawai Pemeriksa

iii) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan

dalam Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor

KEW.PS-14

3.1.5.2 Verifikasi Stor

Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab melantik

pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan

Verifikasi Stor yang mempunyai pengetahuan atau

pengalaman dalam pengurusan stor terdiri daripada

sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai dari

Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta

Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf dan tempoh

pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun

i) Verifikasi Stor hendaklah dilaksanakan selepas

pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa

sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali

sebelum berakhir 31 Disember

ii) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok

secara 100% bagi menentukan jumlah stok

fizikal adalah tepat dengan baki di Kad

Kawalan Stok

ISO 9001:2008



No. Pindaan : 01




iii) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak

boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau

hampir luput tempoh penggunaan diambil

tindakan pelupusan

iv) Melengkapkan semua butiran maklumat dan

mengesahkan KEW.PS-14

v) Melaporkan pengurusan stor secara

keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok,

penerimaan, merekod, penyimpanan,

pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/

verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan,

kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan

menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan

Pengurusan Stor KEW.PS-15

3.1.6 Keselamatan Dan Kebersihan

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai

bagi Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor serta

mempunyai ciri-ciri berikut :

i. Sentiasa berkunci dan hanya Pembantu Tadbir Stor serta

pegawai yang berkenaan dibenarkan masuk

ISO 9001:2008



No. Pindaan : 01




ii. Terhindar daripada bahaya banjir atau bahang matahari dan juga

selamat daripada ancaman makhluk perosak

iii. Mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat

penghawa dingin, exhaust fan atau kipas angin

iv. Dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai

dan memadai seperti water sprinkler

v. Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher perlu ditempatkan

di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan

Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa

vi. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah

dilaksanakan secara berkala

3.1.7 Pelupusan

i) Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang

didapati rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh

digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi

keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok,

pemeriksaan stok atau verifikasi stor

ii) Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang

ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

yang sedang berkuat kuasa

ISO 9001:2008



No. Pindaan : 01




3.1.8 Kehilangan dan Hapus Kira

i) Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan

apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam,

kesusutan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan

yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan yang sedang berkuatkuasa

iv) Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian,

penipuan, atau kecuaian pegawai awam

iii) Pegawai Tadbir hendaklah menyediakan Laporan Hapus

Kira Kekurangan Stok KEW.PS-21 dengan merujuk di

ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di

KEW.PS-14

iv) KEW.PS-21 hendaklah diluluskan oleh Ketua Jabatan

v) Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak

diperlukan bagi kes kekurangan stok yang bernilai rendah

kecuali sesuatu kehilangan melibatkan jenayah

vi) Ketua Jabatan hendaklah melaporkan kesemua kes

kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan

Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok

KEW.PS-22

ISO 9001:2008



No. Pindaan : 01




4.0 Tanggungjawab Pegawai Tadbir

4.1 Memastikan laporan pengurusan stor dibincangkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Dan Akaun (JPKA)

4.2 Mengemukakan Laporan Tahunan berikut dihantar ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya :

i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13)

ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)

iii) Laporan Tahunan KeseluruhanPengurusan Stor (KEW.PS-15)

iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16)

v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)

vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

Disediakan oleh (Tandatangan)

Disemak oleh (Tandatangan)

Diluluskan oleh (Tandatangan)

Nama

:

Nama

:

Nama

:

Jawatan : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh :

Tarikh :

PROSEDUR PENGURUSAN STOR AM PADAT-PS-05 9001:2008 PERBADANAN ADAT MELAYU DAN WARISAN NEGERI SELANGOR...

Documents

Transcript of PROSEDUR PENGURUSAN STOR AM PADAT-PS-05 9001:2008 PERBADANAN ADAT MELAYU DAN WARISAN NEGERI SELANGOR...